DESFASURAREA UNUI PROCES DE

AUDIT

Etape:

PLANIFICAREA I PREGTIREA AUDITULUI

ORGANIZAREA ECHIPEI DE AUDIT
EFECTUAREA AUDITULUI

Organizarea echipei de audit

se realizeaza de catre auditorul sef

sa fie compusa din oameni calificati

sa fie compusa din oameni independenti fata

de organizatia auditata

numarul membrilor echipei de audit va fi

stabilit in functie de volumul de informatie

care trebuie analizat

Organizarea echipei de audit

Sarcinile auditorilor sunt atribuite de ctre

auditorul ef (acesta trebuie s se asigure c
ele au fost nelese)

Organizarea echipei de audit trebuie s aiba

n vedere numrul de persoane care o
compun
auditul fcut de o singur persoan (solo)
auditul n pereche
auditul n echip

Auditul fcut de o singur persoan

se practic pentru organizaii mici, unde

sarcinile sunt reduse i pot fi ndeplinite de o

singur persoan

nu este recomandabil (subiectivitate si se pot

face presiuni
auditului)

care

pot

altera

rezultatul

Auditul n pereche

cel mai recomandat, datorit:

dimensiunilor reduse ale echipei

existenei posibilitii de completare reciproc a celor
dou persoane

n timp ce un auditor pune ntrebri i ascult

rspunsurile, cellalt observ ce se ntmpl
n jur

Auditul n echip

se folosete atunci cnd este auditat o

organizaie de dimensiuni mai mari

grupul de auditori s fie mprit n subgrupe

de cte doi auditori care s examineze

compartimente diferite ale organizaiei

cu acordul clientului i al auditatului, din

echip pot face parte i auditori n formare

EFECTUAREA AUDITULUI
activiti prevzute:

- Organizarea edinei de deschidere

- Examinarea

- Organizarea edinelor intermediare

- Elaborarea rapoartelor de audit

- Organizarea edinei de nchidere

ORGANIZAREA EDINEI DE
DESCHIDERE

Scop: se prezint modul de desfurare a

auditului

Documentele de lucru folosite:

planul auditului

diferite materiale de prezentare

Este condusa de auditorul sef care va prezenta:

participanii:

membrii echipei de audit

reprezentanii auditatului

scopul i obiectivele auditului

(scopul auditului NU ESTE ACELA DE A GSI

GREELI, CI DE A CONFIRMA EFICACITATEA

SISTEMULUI sau de a propune IMBUNATATIRI)

va detalia CINE si CE va face

va face trecerea n revist a metodelor,

procedurilor si cerintelor standard care

urmeaz a fi utilizate pentru efectuarea
auditului

va

prezenta modul de clasificare a

eventualelor aspecte negative ce vor fi
constatate
(va
explica
notiunea
de
neconformitate)

 Tot in sedinta de deschidere:

se vor stabili cile oficiale de legtur ntre
echipa de audit i auditat

se vor prezenta nsoitorii echipei de audit

se vor stabili reprezentanii auditatului care vor

semna rapoartele de neconformitate

se vor prezenta resursele i facilitile puse la

dispozitia echipei de audit

stabilirea programului edinelor intermediare

clarificarea altor detalii ale planului de audit si
semnarea acestuia de catre reprezentantul
organizaiei auditate

stabilirea programului edinei de nchidere

EXAMINAREA

Examinarea se efectueaz n dou etape:

Etapa 1: evaluarea documentaiei
Etapa 2: vizitarea organizaiei

Etapa 1

Obiectiv = verificarea concordanei dintre

documentele calitii i standardul ales ca

model de referin

In plus se analizeaz si:

raporturile auditurilor anterioare

recomandrile fcute cu ocazia acestora, pentru a
urmri activitile crora li s-au fcut recomandri
de
corecie
i
dac
au
fost
eliminate
neconformitile evideniate n timpul auditurilor
anterioare

Etapa 2

se efectueaz dup obinerea acordului de

vizitare a organizaiei auditate, din partea
conducerii auditatului

const n vizitarea organizaiei auditate cu

scopul de a constata gradul de conformitate
ntre practica curent din organizaia auditat i
prevederile din documentele calitii

Tehnici de evaluare
n timpul examinrii un auditor trebuie s

obin informaii eseniale cu ajutorul unui set

de ntrebri:
1. Ce ?
2. De ce ?
3. Cnd ?
4. Cum ?
5. Unde ?
6. Cine ?

1. ntrebarea CE ?

Ce (ar trebui sa faci) ?

permite compararea activitii pe care auditatul
o descrie, cu ceea ce este specificat

2. ntrebarea DE CE ?

De ce faci ?

Cu ajutorul acestei ntrebri, auditorul poate

stabili daca auditatul intelege ce ar trebui sa
faca si aplica sarcinile care i-au fost date

3. ntrebarea CND ?
Dup ce se afl Ce face ? i De ce face?, o

activitate, auditorul trebuie sa tie cnd sau n

ct timp se ndeplinete sarcina respectiv

4. ntrebarea UNDE ?
Un
element
important
l
constituie
localizarea n spaiu a anumitor activiti

10

5. ntrebarea CUM ?
Aceasta constituie o ntrebare prin care se
demonstreaz coninutul activitii examinate

De obicei oamenii tiu ce ar trebui sa fac, de

ce, cnd si unde, dar sunt situaii cnd nu se
acord suficient atenie i modului n care se
face acest lucru

Recomandari de intervievare

Intrebarile trebuie trebuie sa fie foarte clare

Nu se recomanda intrebarile capcana

Nu se recomanda intrebarile cu raspuns indus

(Nu-i asa ca faci analize regulate?)

Nu se recomanda intrebarile care contin

observatii ascunse (Sunteti de acord ca

aceasta este responsabilitatea d-voastra?)

11

 Nu se recomanda declaratii de opinie de genul

daca as fi in locul d-voastra, as sau de
genul V-am spus ca voi gasi acest

Intrebarea nu trebuie pusa pentru raspunsuri

de tip DA sau NU (raspunsuri putin

informative); Intrebarea trebuie formulata
incat raspunsul sa permita un anumit grad de
explicare

Sa nu se treaca de la un subiect la altul, fara

sa se incheie subiectul respectiv

Pauze in discutie (in aceste pauze auditatul poate

da informatii pe care nu le putem obtine altfel)

Daca se descopera o problema, auditorul trebuie sa

inteleaga daca este ceva izolat sau acea problema

este sistematica

La sfarsit auditorul trebuie sa ceara auditatului sa

probeze cu fapte cele relatate

Toate raspunsurile trebuie notate (notitele trebuie

sa fie clare, exacte, lizibile si complete)

12

Neconformitatea
= nesatisfacerea unei cerinte specificate

Clasificare:

Neconformitatea minora
Neconformitatea majora

Neconformitatea minora

scapari izolate sau sporadice

Exemple:

Abateri minore in implementarea unei proceduri corect

documentate
Inregistrari ale calitatii incomplete (cazuri izolate)
Cazuri izolate cand lipsesc aprobarile pe documente
Cazuri izolate de documente depasite

13

Neconformitatea majora

care identifica elemente grave (nefunctionalitatea

sistemului calitatii, implementare defectuoasa sau
chiar absenta sa)

Exemple:

nedifuzarea spre aplicare a documentelor calitatii

documentele calitatii nu sunt intocmite corespunzator
standardelor specificate si nu corespund politicii in
domeniul calitatii
implementare incompleta a procedurilor
nu exista inregistrari ale calitatii
existenta mai multor neconformitati minore
lipsa dovezilor obiective

Cotarea:

Exprima un indice de conformitate al situatiei

examinate, in momentul auditului, vis-a-vis de
dispozitiile prestabilite

Permite:

evaluarea nivelului de conformitate

ierarhizarea abaterilor de neconformitate
aprecierea imbunatatirii produsului

14

Barem de cotare: Demerit pe criteriu

indice de conformitate

(valoare de la 0 la 3)

numar de criterii de 0 x 100

numar de criterii auditate

15

Aprecierea starii globale a produsului

CLASIFICAREA

AUDITURILOR CALITII

16

n funcie de proveniena auditorilor

Auditurile interne

de prima parte
Auditurile externe
de secund parte
de ter parte

Auditurile interne

denumite audituri de prim parte

sunt efectuate de persoane din interiorul

organizaiei

scop = evaluarea aciunilor corective sau de

mbuntire a calitii

pot alctui baza pentru declaraia pe proprie

rspundere a conformitii

17

 Auditurile externe
de secund parte
de ter parte

Auditurile de secund parte sunt comandate

de pri care au interes n organizaie,
(clieni sau alte persoane n numele
acestora)

Scop

evaluarea capacitatii furnizorului de a asigura

obinerea calitii cerute

Auditurile de ter parte sunt conduse de

organizaii
de
auditare
externe
independente
(cele
care
furnizeaz
certificarea conformitii cu cerinele ISO
sau diverse organisme independente sau
guvernamentale)

Scop

n vederea obtinerii sau mentinerii certificrii

sistemului calitii unei organizaii

18

Dup scopul n care sunt efectuate:

audit de supraveghere, prin care se verific

dac se
stabilite

asigur

respectarea

cerinelor

audit de pre-evaluare sau pre-audit, este un

audit de prim parte efectuat naintea

auditului de certificare

audit de certificare, este un audit de ter

parte
efectuat
organizaiei

scopul

certificrii

Auditarea pre-contractual
Obiective:
stabilirea gradului n care sistemul calitii
furnizorului poate satisface cerinele de calitate
punerea la punct a tuturor aspectelor
contractului (termene de livrare, calitatea
produselor, costul produselor etc.) n vederea
eliminrii unor posibile divergene pe parcursul
derulrii contractului

19

Auditarea
furnizorului
derulrii contractului

pe

parcursul

Obiectiv:

verificarea gradului n care sistemul asigur

satisfacerea cerinelor contractuale referitoare
la calitate

Auditarea cerut de organisme independente

sau guvernamentale

pentru a determina dac sistemul calitii permite

inerea sub control a produselor furnizate de
organizaie astfel nct s fie satisfcute cerinele
reglementate (ex: n ind. alimentar, ind.
farmaceutic, ind. produselor cosmetice etc.)
pentru certificarea sistemului calitii organizaiei
auditate

20

In functie de modul de abordare:

Audit in sensul fluxului (evaluarea incepe de la

comanda lansata de client pana la livrarea produsului)

Audit inversat (produsului gata de livrare ii este

urmarita evolutia in sens invers)

Audit mixt (se efectueaza evaluari in sensul fluxului

sau inversate insa fara sa fie axate pe un produs

specific)

Audit orizontal (elemente specifice ale unei organizatii

sunt examinate referitor la modul in care se aplica

unei game de produse)

n funcie de activitatile vizate:

auditul calitii produsului

auditul calitii procesului
auditul sistemului calitii

21

Auditul calitii produsului

Scop: evaluarea conformitatii caracteristicilor de
calitate ale unui produs finit sau in curs de
fabricatie cu cerintele clientului sau cerintele
specificate (standarde, specificatii tehnice etc.)

Frecventa de realizare:

pe baza unui plan de verificare, realizat de serviciul AC

la cererea beneficiarilor produsului, pentru a stabili
masurile
corective
in
vederea
eliminarii
neconformitatilor

Principalele

activitati
desfasurate
parcursul unui audit de produs:

pe

Examinarea produsului in raport cu:

documentele de referinta
materia prima materialele si echipamentele
utilizate
procesele implicate

Elaborarea raportului de audit

se specifica neconformitatile constatate

22

 Analiza neconformitatilor si determinarea

cauzelor care le-au produs

Stabilirea

imbunatatire

masurilor

corective

si

de

Supravegherea implementarii planului de

imbunatatire

Analiza rezultatelor obtinute

Tipuri de audit de produs

Audit de produs final presupune doar

examinarea produsului
incercari finale)

finit

(inspectii

si

Audit de produs complet urmareste

produsul finit (gata de livrare la client) dar si

diferitele stadii ale fluxului de fabricatie pana
la materiile prime si materialele de baza

23

 Observatii:

Auditul de produs se efectueaza in

completarea metodelor utilizate pentru

monitorizarea si masurarea produsului
(controlul calitatii)

Nu se admit in echipa de audit responsabili

cu controlul curent al produsului

24