Dezvoltarea capacitilor pentru

bugetare bazat pe performan n Moldova

Bugetarea bazat pe
performan
-monitorizare i evaluare
Instruire extins pentu APC
Mai 2013

Obiectivele trainingului
De a nelege rolul procesului de evaluare a
performanelor i monitorizrii performan ei
programei bugetare
De a obine cunotinele corespunztoare n
vederea aplicrii n practic a acestora

Coninutul sesiunii de training

Scurt introducere n procesul de
monitorizare, evaluare i deosebirile dintre
aceste dou procese
Metodologia i tehnicile de monitorizare a
performanei
Raportul de performan

Scurt introducere n procesul de

monitorizare i evaluare

Monitorizare si evaluare
Faza final a ciclului BBP

Relaia dintre
planificare i
monitorizare
Planificarea fr monitorizare
este inutil i monitorizarea
fr planificare lipsit de
sens
Planificarea stabilete cursul,
iar monitorizarea asigur ca
lucrurile s evalueze n
direcia corect
5

Ce reprezint monitorizarea?
Cuvnt latin monere = a avertiza

Evaluare de rutin a activitilor n

desfurare
Colectarea sistematic de date pentru
indicatori specifici
Instrument de corectare a devierilor n
implementarea programului
Instrument de gestiune a programului care
furnizeaz informaii pentru evaluare
6

De ce s monitorizm?
Pentru a analiza progresul n raport
obiectivele stabilite
Pentru a identifica eventuale abateri de la
planurile stabilite
Pentru a corecta rapid devierile n cadrul
implementrii programului
Pentru a furniza informatii (input) pentru
evaluare
7

Caracteristicile principale ale procesului

de monitorizare
Proces continuu
Proces dinamic
Orientat spre viitor
Proces corectiv
Este o funcie atotcuprinztoare
Consolideaz gndirea i vigilena permanent

Poziia n cadrul matricei logice a

Programului
Indicator de rezultate
Indicator de eficien
Indicator de produse
(output)
Monitorizarea performanelor

Trebuie stabilit cel puin un indicator

pentru fiecare obiectiv
9

Ce reprezint evaluarea?
Instrument de msurare a succesului
impactului programului
De ce s evalum?
Pentru a furniza informaii n vederea stabilirii
prioritilor politicilor
Pentru a imbunti alocarea resurselor
Pentru a spori calitatea interveniilor
Pentru a raporta cu privire la realizri (altfel
spus, responsabilitate)
10

Cnd s punem n aplicare evaluarea ?

nainte de lansarea proiectului (evaluarea ex-ante)

La mijlocul proiectului
La sfritul proiectului
Peste un anumit timp dup finalizarea proiectului
(evaluarea ex-post pentru identificarea impactului)
n orice moment n care apare un rezultat nea teptat
care necesit o investigaie ulterioar
Dac ntr-o perioad ndelungat de timp nu exist
mbuntiri, iar motivul este incert

11

12

Ce controlm

Ce influenm n mod direct

Ce influenm n mod indirect

Efecte
Monitorizare

Estimarea progresului implementrii n

scopuri manageriale
Evaluare

Analiza rezultatelor i impactului la nivel de destinatar

13

Monitorizarea tehnici i metodologie

14

Evoluia tehnicilor de monitorizare

1. Sistemul Monitorizare i Evaluare
(M&E) bazat pe ieiri (output)

Sistem M&E classic sau de implementare

Se concentreaz pe PRODUSEE proiectului
(OUTPUTS)
Rspunde la ntrebri de genul aceasta a
fost realizat
Au fost mobilizate intrrile (input)?
Au fost obinute produsele (output)
scontate?
Au fost ntreprinse i finalizate activitile
stabilite?
15

Evoluia tehnicilor de monitorizare

2. Sistem M&E bazat pe rezultate

Se concentreaz pe REZULTATELE
proiectului
Furnizeaz factorilor de decizie informaii
referitoare la reuita sau eecul proiectului
Produsele au fost obinute. Ce reprezint
acest fapt?
Ajut la identificarea rspunsurilor
urmtoarelor ntrebri
Care este scopul programului?
A fost realizat acest scop?
Cum poate fi ilustrat realizarea
scopului?
16

Procesul de monitorizare

17

Cine va monitoriza?
APC=Autoritate Public Central

18

Ce va fi monitorizat?
Indicatori de performan selectai cu precizie
cheia succesului pentru monitorizarea
performanelor
Urmeaz a fi realizat n strns dependen
cu definirea adecvat a scopului i
obiectivelor
Indicatorii se stabilesc pentru toate nivelele:
produse (output), rezultate i de asemenea
eficien
19

Ce va fi monitorizat?
Indicatori de produse (output) o sarcin relativ
uoar (msurarea tradiional a serviciilor
realizate)
Indicatorii de rezultate trebuie s rspund la
ntrebrile:
Cum vor fi percepute succesele sau realizrile?
Suntem n direcia realizrii rezultatelor scontate?

20

Domeniul de aplicare a monitorizrii

Estimarea eficacitii generale
Modul n care aciunile ntreprinse (spre exemplu: activitile)
au fost eficiente n raport cu realizarea obiectivelor
Compararea valorilor reale cu valorile planificate a
indicatorilor de performan
Compararea rezultatelor obinute cu cele planificate

Formularea propunerilor i luarea deciziilor n vederea

soluionrii problemelor identificate

21

Regula nr.1
Considerai indicatorii de monitorizare de la bun nceput
Regula
Regula nr.
nr. 2
2
ncepe
ncepeii cu
cu analiza
analiza situa
situaiei
iei
Ilustrai toate datele oficiale disponibile aferente subiectului
programului (nvmnt public, nvmnt liceal i gimnazial)
Date statistice cantitative
Analize calitative

Afiai seriile cronologice ( dinamica)

Identificai tendinele, modificri de tendine
ncercai s explicai contextul, relaia i interdependenele
Identificai problemele de baz i cauzele
Formulai recomandri i soluii

22

Regula
Regula nr
nr.. 3
3
Colabora
Colaboraii cu
cu diverse
diverse pr
prii implicate,
implicate, considera
consideraii
necesit
necesitile
ile acestora
acestora de
de informa
informaii
ii

Aciunile persoanelor interesate beneficiarilor sau celor ce particip n

procesul activitilor
Studenii, profesorii, prinii, managerii nvmntului gimnazial i liceal

Sentimentul proprietii este la fel important

ntrebri n identificarea corespunztoare a beneficiarilor
Cine sunt participanii de baz implicai n program?
Cum pot fi ele clasificate? (spre ex.: ONG-uri, grupuri de interes)

Convocarea beneficiarilor, prezentarea rezultatelor analizei situa iei

Elaborarea unei liste a problemelor i necesit ilor informa ionale ale beneficiarilor
Metode: brainstorming, interviuri structurate, chestionare
Metode avansate: Vizualizare, Arborele problemei

23

Regula
Regula nr
nr.. 4
4
Opera
Operaii cu
cu informa
informaia
ia furnizat
furnizat de
de pr
prile
ile implicate
implicate

Responsabilitatea final de proiect i revine managerului de program.

Programul nu trebuie vzut prin prisma listei de dorine a persoanelor
interesate, ci trebuie s contribuie la creterea calitii servicilor
Sortarea i tergerea informaiilor, evitarea duplicitii datelor
Reformularea preocuprilor identificate de ctre persoanele interesate
n afirmaii poteniale de mbuntire a rezultatelor
Permite identificarea a priori a direciei i destinaiei
Afirmaiile pozitive ajut la obinerea consensului politic, a unei mai mari
legitimiti
Fiecare afirmaie trebuie s se refere la un singur rezultat, acest fapt fiind
crucial n stabilirea indicatorilor
Folosete doar problemele existente, nu eventuale, imaginare sau viitoare

24

Regula
Regula nr
nr.. 5.
5. Utiliza
Utilizaii matricea
matricea logic
logic pentru
pentru
monitorizarea
monitorizarea indicatorilor
indicatorilor

Ipotezele logice sunt foarte importante

Etapa I:

Etapa III:

Etapa II:

IMPACT
REZULTATE

IPOTEZE*

produse (OUTPUT)

IPOTEZE*

APOI

ACTIVITI

IPOTEZE*

DAC

I
Reinei!

Scopul monitorizrii rezid de asemenea n efectuarea corectrilor n activit i i posibile obiective,

indicatori, atunci cnd sunt depistate ca fiind gre it setate. Cu toate acestea, scopul trebuie s
rmn valabil i neschimbat pe tot parcursul implementrii programului/ sub-programului
25

Deplasarea necesitilor informaionale n ierarhia

obiectivelor

26

n decizia cu privire la informaia ce urmeaz a

i monitorizat i evaluat, inei cont de:
Includei informaie operaional suficient pentru a stabili
dac resursele sunt utilizate optimal i calitatea opera iunilor
este bun

Planificarea i urmrirea activit ilor

Management financiar
Gestiunea echipamentului
Managementul resurselor umane
Managementul contractelor

Identificai informaia care s explice progresul

Identificai impacturile involuntare pozitive i negative n
vederea ntreprinderii aciunilor de ajustare necesare
27

Planificarea aspectelor eseniale ale

procesului de colectare a datelor
Elementele eseniale ale planului de regul
includ:
Definiii detaliate pentru fiecare indicator,
Sursa i metoda de colectare a datelor ,
Frecvena i graficul colectrii de date,
Identificarea celor responsabili pentru colectarea,
analiza i raportarea datelor.
28

Metode de colectare a datelor

Recensminte i sondaje,
Statistici naionale
Studii elaborate de partenerii de dezvoltare
Chestionare
Interviuri
Examinare documentar

Pot fi surse interne si externe

29

Cum gestionm problema deficitului de

informaii?

Cutai indicatori de alternativ (atunci cnd datele nu

sunt disponibile sau au un cost mult prea mare)
Spre ex.: msurarea reducerii bunstrii prin prisma numrului
bunurilor de lux (automobile, iphone)

Indicatorii furnizai de organizaii internaionale reprezint o

soluie n acest sens

Obiective PNUD de dezvoltare uman durabil (WDI);

Indicele de stabilitate financiar al FMI
Indicele de democraie al Freedomhouse
Indicele Corupiei al Transparency International
Indicele democraiei al Economic Intelligence Unit
Indicele competitivitii globale al Forumului Economic Global ,
Indicatori de dezvoltare rural Handbook, etc.
30

Raportul de monitorizare (de performan)

31

Msurarea Performanei Programelor

Guvernului

A defini

A raporta
A msura

32

Raportarea
Rapoartele de performan trebuie s le ofere managerilor de program o
privire de ansamblu coerent privind statutul actual de implementare a
programului i s-i ghideze n activitile de evaluare a programului
Sistemul de raportare trebuie s ilustreze ateptrile, rezultatele de facto
i s explice diferena dintre acestea
Managerii de program au nevoie de informaii detaliate privind situaia
iniial, situaia final, rezultate i eficacitate

33

Caracteristicile unui raport de

performan
Descrie structura, scopul i obiectivele programului.
Prezint tendinele perioadelor anterioare.
Prezint o varietate de indicatori-cheie de performan
pentru fiecare obiectiv major.
Face o comparaie ntre obiectivele stabilite i rezultatele de
facto.
Scoate n eviden divergenele.
Explic ntr-o form narativ cauzele acestor divergen e.
Prezint msurile de ameliorare sau rectificare ce urmeaz
a fi ntreprinse.
2008

2009

2010

2011

2012

201
3

2014

34

Informaia narativ-explicativ furnizat

mpreun cu rapoartele de performan
face o comparaie dintre perfomana atins, pe de o parte i
obiectivele stabilite, cheltuielile suportate, pe de alt parte
explic
cauzele divergenelor,
factorii care afecteaz divergenele (inclusiv modificrile
limitelor de alocare) i lacunele privind calitatea datelor .
propune msuri de ameliorare
prezint eventualele obstacole n calea spre ameliorare
35

Unele aspecte care necesit atenie n cadrul raportului de

performan
Ce informaii contextuale contribuie la nelegerea datelor?
Datele sunt clare?
Informaia prezentat n raport este clar?
Informaia coninut n raport este prezentat conform principiului comparativ?
Informaia coninut n raport este suficient pentru ca cititorul s poat nelege
urmtoarele aspecte:
contextul mai larg, n care se ncadreaz activitile programului, inclusiv
acei factori care influeneaz situaia iniial, situaia final, rezultatele;
nivelul performanei atinse i factorii care au influenat performana dat;
aciunile ntreprinse n urma informaiei raportate, ndeosebi n cazul n care
s-a nregistrat n mod neateptat o performan nalt sau sczut?

36

PERIOADELE DE RAPORTARE

Rapoartele de performan sunt ntocmite:

Semianual focusat pe indicatorii de produs si de
eficien
Anual accent pe indicatorii de rezultat

37

Exemplu: Raportul de monitorizare a performanei pe termen

mediu pentru administraia regional, Bratislava, 30 iunie 2011
Program 6
Drumuri
Subprogram 6.2 Reconstrucia drumurilor
Scop: Asigurarea practicabilitii drumurilor i stabilizarea condiiei tehnice a
acestora

38

Responsabili de raportare
Coordonarea rapoartelor de performan legate de
program sau subprogram - managerul de program
Colectarea i analiza datelor primare observatori n
cadrul instituiilor bugetare
Rapoarte semi-anuale i anuale de performan coordonator de monitorizare la ministerele de resort
Examinarea rapoartelor pentru a se asigura c resursele
alocate au fost utilizate eficient - Ministerul Finanelor

39