Sunteți pe pagina 1din 75

Manual de utilizare

eKonom

www.altaway.ro

Cuprins
1.Introducere..............................................................................................................5 2.Instalare program....................................................................................................6 2.1.Instalare monopost ........................................................................................... 6 2.2.Instalare in retea ..............................................................................................6 2.3.Alte observatii legate de instalarea programului ....................................................7 2.4.Actualizarea automata de la o versiune la alta ...................................................... 8 3.Notiuni de baza in programul eKonom................................................................... 10 3.1.Baza de date ...................................................................................................10 3.2.Magazie ......................................................................................................... 10 3.3.Validare / Devalidare ....................................................................................... 10 3.4.Utilizator ........................................................................................................11 3.5.Grup de utilizatori ........................................................................................... 11 3.6.Context ..........................................................................................................11 3.7.Linia de comanda ............................................................................................ 13

3.7.1.Generalitati ........................................................................................................... 13 3.7.2.De ce linie de comanda ? ........................................................................................ 13 3.7.3.Cum trebuie inteleasa forma comenzilor ....................................................................13

3.8.Raport ........................................................................................................... 14 3.9.SQL Structured query language..........................................................................15

3.9.1.Definitie ................................................................................................................ 15 3.9.2.Scurt istoric ...........................................................................................................15 3.9.3.SQL si eKonom ...................................................................................................... 15

3.10.Categorie contabila ........................................................................................16 3.11.Cod secundar ................................................................................................17 3.12.Politica de pret ..............................................................................................17 3.13.Ecranul principal ............................................................................................17 3.14.Descarcare de gestiune (PAMP, LIFO, FIFO) ...................................................... 18

3.14.1.LIFO ................................................................................................................... 18 3.14.2.FIFO ................................................................................................................... 19 3.14.3.PAMP .................................................................................................................. 19

3.15.Motorul de coerenta .......................................................................................19 3.16.Limbajul script eks..........................................................................................20

3.16.1.Generaliti........................................................................................................... 20 3.16.2.Forma comenzilor...................................................................................................20 3.16.3.Rolul limbajului eks.................................................................................................22

4.Administrare si configurare program..................................................................... 23 4.1.Baze de date ...................................................................................................23

4.1.1.Crearea unei baze de date .......................................................................................23 4.1.2.Modificarea datelor despre firma .............................................................................. 23 4.1.3.Dublarea unei baze de date ..................................................................................... 24 4.1.4.Eliminarea unei baze de date ................................................................................... 25 4.2.1.Adaugare grup de utilizatori .....................................................................................25 4.2.2.Drepturi pe grupuri de utilizatori .............................................................................. 26

4.2.Utilizatori si grupuri de utilizatori .......................................................................25

4.2.2.1.Vizualizarea drepturilor pe un grup ...................................................................................... 26 4.2.2.2.Eliminarea unui drept pe un grup .........................................................................................26 4.2.2.3.Adaugarea unui drept pe un grup ........................................................................................ 26

4.3.Variabilele de configurare .................................................................................26 4.4.Incarcarea programului ....................................................................................27 4.5.Configurarea programului cu ajutorul ecranului config...........................................28 4.6.Configurarea rapoartelor .................................................................................. 29

4.6.1.Fisierele frc............................................................................................................ 30

altaway 2002-2005

4.6.2.Comanda repo ....................................................................................................... 31

4.7.Configurare ALTE OPTIUNI..................................................................................33

4.7.1.Configurare eticheta din dreptul campului..................................................................34 4.7.2.Configurare tip camp.............................................................................................. 35 4.7.3.Configurare masca de culegere date......................................................................... 35 4.7.4.Legarea unui camp generic de un tabel..................................................................... 35

5.Utilizare program...................................................................................................37 5.1.Articole ..........................................................................................................37 5.2.Introducerea stocului initial .............................................................................. 39 5.3.Realizarea unei facturi client .............................................................................41 5.4.Realizarea unui aviz de expeditie .......................................................................42 5.5.Realizarea unei note de receptie ........................................................................43

5.5.1.Realizarea unei NIR cu distribuirea transportului in pretul de achizitie.............................43

5.6.Realizarea unei incasari client ...........................................................................44 5.7.Realizarea unei plati furnizor .............................................................................44 5.8.Sincronizarea de date ...................................................................................... 45

5.8.1.Configurarea punctului de lucru si a punctului central ..................................................45 5.8.2.Devalidarea si revalidarea in modul de lucru sincronizat .............................................. 47 5.8.3.Situatia in care s-au efectuat mai multe exporturi fara import ...................................... 47 5.8.4.Sincronizarea preturilor de vanzare si a caracteristicilor articolelor ................................ 47

5.9.Devalidarea si revalidarea ................................................................................ 47 5.10.Comenzi clienti / furnizori ...............................................................................50 5.11.Afisarea tabelelor .......................................................................................... 52 5.12.Crearea politicilor de preturi ............................................................................56

5.11.1.Filtrarea inregistrarilor ...........................................................................................54 5.11.2.Exportul unui fisier in vederea publicarii pe Internet .................................................. 55 5.12.1.Mecanismul politicilor de preturi ............................................................................. 56 5.12.2.Exemplu: discount 10% pentru clientii dintr-o categorie ............................................ 56 5.12.3.Trimiterea marfii catre alte puncte de lucru la PAMP .................................................. 57 5.12.4.Testarea politicilor de pret ..................................................................................... 57 Coduri PI...............................................................................................................57 Lucrul cu registru de casa........................................................................................58 Configurarea programului pentru a genera inregistrari in registru de casa...................... 59 Utilizarea RC pentru a introduce inregistrari cu TVA si valoare neimpozabila................... 59

5.13.Registru de casa.............................................................................................57
5.13.1 5.13.2 5.13.3 5.13.4

5.14.Gestiunea productiei........................................................................................60

5.14.1. Definirea unui articol de tip productie....................................................................... 60 5.14.2. Crearea unei note de productie............................................................................... 60

5.14.2.1. Precizarea articolelor ce urmeaza a fi produse.......................................................................60 5.14.2.2. Stabilirea necesarului notei de productie.............................................................................. 61 5.14.2.3. Generarea bonurilor de consum.......................................................................................... 61 5.14.2.4.Finalizare notei de productie................................................................................................61

5.15.Sistem de lucru cu avansuri..............................................................................62 5.16.Devize............................................................................................................64

5.16.1.Completarea devizului.............................................................................................64 5.16.2.Manopera..............................................................................................................64 5.16.3.Scaderea reperelor din gestiune............................................................................... 64 5.16.4.Campurile generice pe deviz.................................................................................... 65 5.17.1.Generalitati........................................................................................................... 67 5.17.2.Studii de caz..........................................................................................................67

5.17.Gestiunea cu amanuntul...................................................................................67

5.17.2.1.Caz simplu de gestiune amanunt fara stoc.............................................................................67 5.17.2.2.Gestiune la amanunt cu urmarire stocuri...............................................................................68

6.Structura tabelelor.................................................................................................69 6.1.Consideratii generale ....................................................................................... 69 6.2.Articole ..........................................................................................................69

6.2.1.carti artimag lcarti ............................................................................................ 69 6.2.2.articont .................................................................................................................70

Manual de utilizare eKonom

6.2.3.catarti .................................................................................................................. 71 6.2.4.lprod .................................................................................................................... 71 6.2.5.lcod2 .................................................................................................................... 71 6.2.6.blocaje ................................................................................................................. 71

6.3.Solduri clienti si solduri furnizori ....................................................................... 71 6.4.Documentele .................................................................................................. 73 6.5.Stivele de devalidare si revalidare ..................................................................... 73 6.6.Mecanismul de comenzi ....................................................................................73 6.7.Fisierul log miscari stocuri ................................................................................74 6.8.Politicile de preturi .......................................................................................... 74

6.3.1.csoldec csoldef ....................................................................................................71

altaway 2002-2005

1.Introducere
eKonom este un program de gestiune comerciala primara, registru de casa si gestionare a productiei realizat de firma Altaway Timisoara.

In mare programul eKonom realizeaza urmatoarele operatiuni de baza:


Note de receptie Miscari de stocuri Facturi furnizori Bonuri de consum Comenzi furnizori Facturi clienti Avize de expeditie Comenzi clienti Incasari clienti Devize Note de productie Note de transfer Registru de casa Gestiune en-gros/en-detail Legatura la casa de marcat

Manual de utilizare eKonom

2.Instalare program
Programul eKonom se livreaza sub forma unui singur fisier setup.exe, care realizeaza instalarea programului si a componentelor necesare rularii programului. Pentru a incepe instalarea, pe majoritatea sistemelor este de ajuns sa introduceti CD-ul in unitate, urmand ca programul de instalare sa se declanseze automat.
2.1.Instalare monopost

Prin instalare monopost se intelege o instalare pe un singur calculator cu bazele de date stocate local. O astfel de instalare se realizeaza implicit dupa rularea programului setup.exe, deci, dupa ce programul a fost instalat, el poate fi direct pornit si utilizat.
2.2.Instalare in retea

Prezentarea procedurii de mai jos presupune ca programul a fost instalat in locatia implicita adica in c:\program files\altaway\ekonom In cazul in care se doreste ca datele sa fie stocate pe un server sau se doreste accesarea unor date aflate pe un alt calculator in retea se va proceda in felul urmator:

Se afla exact calea unde se afla datele exemple:


\\server\ekonom_data \\gestionar\shares\ekonom_data j:\ekonom_data

Se editeaza fisierul c:\program files\altaway\ekonom\config\ekonom.ini, unde la sectiunea [CALEDATA] se face modificarea ca in exemplul de mai jos :

Configuratie implicita locala monopost [CALEDATA] .\..\ekonom_data Configuratie lucru cu date din retea [CALEDATA] \\server\ekonom_data Directorul ekonom_data la care se face referire mai sus contine toate datele esentiale din ekonom cum ar fi:

bazele de date modelele de listare tabelul de utilizatori si drepturi de utilizatori modelele de liste etc.

altaway 2002-2005

In schema de mai jos este prezentat modul in care trebuie privita o instalare a programului pe o retea.

De asemenea este important ca variabila de configurare retea sa fie setata pe valoare TRUE. Pentru a realiza aceasta configurare se acceseaza meniul: Comenzi -> Configurare generala unde se alege Alte optiuni - Retea Prin aceasta configurare se activeaza practic motorul de semaforizare din program. Aceasta componenta a programului ne asigura de faptul ca in timpul scurt cat un utilizator scrie ceva in retea (exemplu: face o validare) nici un alt utilizator nu va avea acces la date in mod scriere. Pentru a intelege exact mecanismul variabilelor de configurare citeste capitolele 4.1 si 4.2.
2.3.Alte observatii legate de instalarea programului

In cazul in care programul va rula pe o statie configurata in rezolutia 800X600 este de preferat ca in fisierul c:\program files\altaway\ekonom\config\ekonom.ini sa se modifice clauza [SHOWTOOLBARTEXT] din valoarea implicita TRUE in valoarea FALSE. Prin aceasta eliminam textele de pe butoanele din bara de intrumente si deci pe ecran vor incapea toate butoanele.

Manual de utilizare eKonom

2.4.Actualizarea automata de la o versiune la alta

Programul ekonom dispune de un modul de actualizare automata. Acest modul poate folosi ca sursa pentru actualizare atat internetul cat si un CD ce contine pachete de actualizare. In primul rand vor fi explicate cateva notiuni cu care lucreaza sistemul de actualizare automata:
pachet = un fisier cu extensia EKP avand structura standard de fisier arhiva ZIP in care se gasesc cateva fisiere ce vor inlocui actualele fisiere realizand astfel imbunatatirea programului ekonom sau corectarea unor erori. Pentru mai multe detalii despre structura fisierelor EKP vezi fisierul EKONOM_UPDATE\citeste.txt. directorul EKONOM_UPDATE = In cazul in care se lucreaza cu programul ekonom intr-o retea de calculatoare este esential ca pachetele sa fie descarcate o singura data dupa care acestea sa fie instalate automat pe toate calculatoarele din retea. In cazul in care nu se respecta aceasta este posibil sa se ajunga la rezultate nedorite. Directorul EKONOM_UPDATE trebuie privit la fel ca si directorul EKONOM_DATA. Pentru mai multe detalii vezi capitolul 1.2. Configurarea directrorului comun de stocare a pachetelor de actualizare se face prin modificarea fisierului config\ekonom.ini. Acest fisier este unic pentru fiecare program client deci configuratia trebuie realizata pe fiecare statie in parte. UPDATEMASTER = Un singur program client dintre cele aflate in retea trebuie sa aiba dreptul de a modifica fisierele din EKONOM_DATA. Pentru a configura un program ca fiind master de actualizare se editeaza tot fisierul config\ekonom.ini prin modificarea clauzei UPDATEMASTER din TRUE in FALSE sau invers. ATENTIE: Un singur calculator din retea trebuie sa joace acest rol in caz contrar se poate ajunge la rezultate nedorite.

Mecanismul de actualizare este impartit in doua etape izolate total intre ele: 1. Descarcarea pachetelor 2. Instalarea pachetelor

In momentul in care la lansarea in executie programul gaseste un pachet nou in directorul EKONOM_UPDATE sistemul de actualizare realizeaza instalarea acestuia. Daca sunt de exemplu 3 programe ekonom intr-o retea si in directorul EKONOM_UPDATE se descarca un pachet nou programele se vor actualiza fiecare, pe rand, la lansarea in executie. Daca se instaleaza o alta statie in retea cu programul ekonom la prima lansare acesta va instala pe

altaway 2002-2005

rand toate pachetele din directorul EKONOM_UPDATE si deci se va aduce pe sine la o versiune total compatibila cu restul clientilor. Acestea fiind spuse mai avem nevoie de o metoda simpla pentru a obtine in directorul EKONOM_UPDATE ultimele pachete disponibile. Pentru aceasta avem la indemana mai multe metode intr-un utilitar specializat numit pach ce poate fi lansat prin accesarea meniului Utilitare -> Actualizare automata program. Utilitarul de descarcare pachete are o interfata simpla cu cateva optiuni la fel de simple: Actualizare internet utilitarul va descarca pachetele de pe serverul firmei altaway Actualizare CD sau locala utilitarul va descarca fisierele de pe un CD sau dintr-un director precizat ce se poate afla pe harddisk sau intr-o locatie pe retea.

Manual de utilizare eKonom

3.Notiuni de baza in programul eKonom


3.1.Baza de date

Baza de date este o colectie de tabele stocate in fisiere distincte, tabele ce au diverse legaturi intre ele prin campuri numite cheie. In eKonom putem spune ca o baza de date este gestiunea unei firme. Daca, de exemplu, doriti sa tineti gestiunea pentru doua sau mai multe firme veti crea cate o baza de date pentru fiecare firma in parte.
3.2.Magazie

In cazul in care in cadrul firmei exista mai multe gestiuni, este necesara crearea unei magazii pentru fiecare din acestea. Intr-o baza de date nou creata exista implicit doar magazia centralizare care, dupa cum ii spune si numele, este de fapt o magazie virtuala ce contine situatii centralizatoare. In acest fel putem sti in orice moment stocul unui articol intr-o anumita magazie, dar si stocul total din firma. Exista posibilitatea de a se crea o magazie pentru un sofer al unei firme ce transporta marfa. Pentru a transfera marfa dintr-o magazie in alta se vor utiliza notele de transfer. In programul eKonom, a fi conectat la o magazie inseamna doar ca programul va propune implicit crearea documentelor in magazia respectiva. In cazul in care suntem conectati, de exemplu, la magazia magazin1 si dorim sa facem o factura client in magazia magazin2 nu este nici o problema, inainte de a apasa butonul creare in ecranul de facturi clienti se selecteaza in partea dreapta sus magazia dorita. Identic se procedeaza cu orice tip de document ce trebuie creat. Pentru a schimba magazia curenta se va accesa meniul Comenzi -> Schimbare magazie.
3.3.Validare / Devalidare

Pentru ca documentele introduse in programul eKonom sa-si produca efectul (exemplu: sa scada marfa din stoc, sa scada soldul clientului, etc) ele trebuie validate. Momentul in care se valideaza un document este momentul in care acesta este emis. Validarea se face de regula prin apasarea tastei F9, atunci cand avem in fata ecranul de culegere date. Ecranele de culegere de date contin de regula un buton Validare pozitionat in partea de jos dreapta a ecranului. In programul eKonom validarile sunt reversibile in ordinea inversa in care ele au fost efectuate. Daca, de exemplu, dorim sa devalidam un document va trebui sa devalidam absolut toate documentele validate dupa acesta. Devalidarea unui document va avea intodeauna acelasi efect ca si validarea acestuia, dar in sens opus. Daca, de exemplu, validarea unui document are ca efect scaderea din stoc, atunci devalidarea documentului va avea ca efect cresterea stocului.

10

altaway 2002-2005

3.4.Utilizator

Un utilizator este o persoana care are un nume de utilizator si o parola valida cu ajutorul careia poate accesa bazele de date din programul eKonom. Fiecare utilizator poarta raspunderea operatiunilor efectuate, acestea fiind inregistrate in fisierele de istoric ale programului eKonom. In mod implicit, dupa o instalare noua, programul are un singur utilizator creat, avand numele root si parola asahi. Utilizatorul root este un utilizator de tip administrator. Utilizatorii de tip administrator sunt caracterizati de faptul ca au toate drepturile si pot executa orice comanda, inclusiv comenzi destructive cum ar fi, de exemplu, eliminarea unei baze de date. Un utilizator care nu este de tip administrator, trebuie sa faca parte dintr-un grup de utilizatori, el preluand automat drepturile grupului din care face parte. In mod implicit programul nu are nici un grup de utilizatori, deci pentru a crea utilizatori cu drepturi restranse, la inceput trebuie creat un grup iar mai apoi se creaza utilizatori in respectivul grup.
3.5.Grup de utilizatori

Dupa cum ii spune si numele, un grup de utilizatori grupeaza sub acelasi nume mai multi utilizatori ce au aceleasi drepturi de utilizare in programul eKonom. S-a recurs la aceasta solutie pentru mai multa usurinta in administrarea drepturilor de utilizare in programul eKonom. In acest fel configuram o singura data drepturile de utilizare a mai multi utilizatori iar mai tarziu avem posibilitatea sa inscriem un nou utilizator intr-un sablon de drepturi de utilizare deja existent. Un utilizator nu poate face parte din mai multe grupuri in acelasi timp. Apartenenta unui utilizator la un grup se stabileste in momentul in care acesta este creat. In momentul in care modificam drepturile de utilizare ale grupului de utilizatori, automat se modifica drepturile de utilizare ale tuturor utilizatorilor ce fac parte din acesta.
3.6.Context

Un context in programul eKonom este reprezentat de un anumit format al meniului si un anumit format al barei de instrumente (toolbar). Fiecare context serveste unui scop anume deoarece avem nevoie de unelte diferite in functie de ceea ce dorim sa facem. Pentru a schimba contextul curent vei accesa meniul Comenzi de unde selectezi contextul in care doresti sa lucrezi. Cele doua contexte de baza sunt : contextele main sau Contextul principal si contextul admin sau Administrare program. Cu ajutorul contextului main se poate intra in orice alt context iar cu ajutorul contextului admin se administreaza programul. Administrarea programului se refera aici la crearea, eliminarea sau modificarea de baze de date, magazii, utilizatori, grupuri de utilizatori, modificare drepturi, etc.

Manual de utilizare eKonom

11

Pentru a schimba contextul cu ajutorul liniei de comanda, se utilizeaza comanda cnt. Daca, de exemplu, dorim sa intram in contextul Gestiune comerciala vom tasta comanda:

cnt gestcom
Din punct de vedere config\contexte. tehnic configurarea contextelor se afla in directorul

Configurarea unui context contine doua fisiere cu denumirea contextului, unul pentru configurarea meniului avand extensia mnu si altul pentru configurarea barei de instrumente avand extensia tlb. In cazul in care se doreste modificarea unui context, este de preferat sa nu se modifice fisierele respective ci sa se adauge un fisier avand denumirea de forma CONTEXT_user.mnu respectiv CONTEXT_user.tlb unde CONTEXT se inlocuieste cu denumirea contextului ce se doreste a fi modificat. Fisierele singure (fara pereche) sunt de regula fisiere incluse in alte contexte. Daca de exemplu exista un meniu care apare in toate contextele in mod identic, nu merita sa definim acel meniu in fiecare context in parte, ci se creaza un nou fisier cu extensia mnu dupa care acesta se include in contextele dorite cu clauza [INCLUDE]. *** Poriune din fiierul de configurare bara de instrumente RC.TLB *** [BUTON] BUTKey='rc' BUTStyle=0 BUTImage=26 BUTCaption = 'Reg Casa' BUTToolTip='Registru de casa' [/BUTON]
[BUTON] BUTKey='brow conturi' BUTStyle=0 BUTImage=38 BUTCaption = 'Conturi' BUTToolTip='Plan contabil' [/BUTON] [BUTON] BUTKey='imprccc' BUTStyle=0 BUTImage=73 BUTCaption = 'Import cont' BUTToolTip='Import conturi din contab' [/BUTON]

Mai jos este prezentat efectul ncrcrii poriunii de fiier prezentat mai sus.

12

altaway 2002-2005

3.7.Linia de comanda 3.7.1.Generalitati

Una dintre cele mai importante facilitati ale programului eKonom este fara indoiala linia de comanda. Prin linie de comanda se intelege casuta de text din partea de jos a ecranului principal unde programul accepta comenzi. In mod paradoxal pentru a se lucra cu programul eKonom nu este nevoie sa se afiseze nici o interfata de culegere de date. Orice operatiune poate fi efectuata direct cu ajutorul unei comenzi. Evident ca ar fi destul de dificil de lucrat doar cu ajutorul comenzilor dar este posibil. Fiecare actiune pe care o efectuam in program, fie ca este apelarea unui meniu sau salvarea unei fise dintr-un ecran de culegere date, are ca efect o comanda ce apare pe ecranul principal ca si cum ar fi fost tastata la linia de comanda. Cu alte cuvinte interfata cu utilizatorul in programul eKonom nu face altceva decat sa lanseze comenzi in spate.
3.7.2.De ce linie de comanda ?

Aceasta este fara indoiala o intrebare la care cu greu se poate da un raspuns. In principiu cei care sunt obisnuiti sa lucreze cu un astfel de instrument, vor fi incantati de idee, iar cei care nu sunt obisnuiti, vor afla cat de curand beneficiile lui.
3.7.3.Cum trebuie inteleasa forma comenzilor

Fara indoiala ca la prima vedere comenzile din eKonom pot parea foarte abstracte si imposibil de inteles, dar in cele ce urmeaza voi prezenta cateva lucruri comune ce caracterizeaza toate comenzile si care pot limpezi o serie de aspecte legate de limbajul programulu ekonom. Primul cuvant sau litera de dupa comanda se numeste parametrul principal. De exemplu la comanda cfc (facturi clienti) parametrul principal poate fi: v vizualizare, a adaugare, etc. Pentru afisarea ecranului de facturi clienti in modul vizualizare vom utiliza comanda:
cfc v

unde v este parametrul principal. Parametrul principal este unul singur iar daca este omis de regula se genereaza un mesaj de eroare.
Parametrii secundari sunt ceea ce urmeaza dupa cel principal. Caracteristica parametrilor secundari este aceea ca au in fata o liniuta -. Daca de exemplu dorim sa vedem pe ecran factura client cu numarul 111222 vom rationa in felul urmator:

Este vorba de o factura client deci am nevoie de comanda cfc; Doresc sa vizualizez deci parametrul principal va fi v; Dar nu doresc sa vad orice factura, ci doresc sa vad factura cu numarul 111222, voi include parametrul secundar -numar cu valoare 111222.

Manual de utilizare eKonom

13

Rezulta comanda de mai jos:

cfc v -numar 111222

Parametrul principal este intotdeauna unul singur iar parametrii secundari pot fi mai multi. Pentru a afla lista de parametrii ai unei comenzi se va utiliza comanda respectiva cu parametrul -h. Daca de exemplu dorim sa vedem lista de parametrii ai comenzii cfc (facturi clienti) vom utiliza comanda:
cfc -h Tips & Tricks

Daca dorim sa vedem pe ecran toate comenzile disponibile vom utiliza comanda info fara nici un parametru. Daca dorim sa vedem doar comenzile ce se refera la ceva anume, de exemplu la articole, vom utiliza un parametru generic ca in exemplul de mai jos:
info -| articole

ceea ce inseamna Afiseaza toate comenzile dar blocheaza liniile ce nu contin cuvantul articole. Pentru a vedea ultima comanda se apasa tasta sageata in sus. Astfel se poate naviga prin comenzile date anterior manual sau prin intermediul interfetelor. Alternativ se poate alege una dintre comenzile date mai inainte, cu click dreapta pe linia de comanda. Pentru a vedea ce scrie mai sus pe ecran se vor utiliza tastele SHIFT+PGUP apasate simultan de mai multe ori in functie de dimensiunile ferestrei. Utilizarea autocompletarii - Pentru a nu scrie toata comanda de fiecare data si pentru a evita greselile de tipar se utilizeaza tasta TAB. Se completeaza primele litere ale comenzii dupa care se apasa TAB. Daca inceputul de comanda completat deja este de la mai multe comenzi, programul completeaza ceea ce este corp comun intre toate comenzile ramase disponibile si afiseaza pe ecran lista de comenzi posibile. Daca inceputul de comanda nu poate fi decat dintr-o singura comanda, programul completeaza toata comanda si afiseaza lista de parametrii pe care-i primeste aceasta. Daca la apasarea tastei TAB nu se intampla nimic, atunci sigur ceva nu este in regula cu ceea ce ai tastat pana acum, deci cu inceputul comenzii. De exemplu pentru a crea o baza de date este de ajuns sa tastezi crea dupa care sa apesi tasta TAB ceea ce are ca efect completarea integrala a corpului comenzii createdb si afisarea listei de parametrii disponibili pentru aceasta comanda.
3.8.Raport

Un raport in programul eKonom este o modalitate de listare a unor date la imprimanta, intr-un anumit format. Exemple de rapoarte: modul in care este listata la imprimanta factura client, modul in care se listeaza la imprimanta inventarul.

14

altaway 2002-2005

In general orice ecran de culegere date are unul sau mai multe rapoarte dedicate. De asemenea de fiecare data cand vizualizam un tabel cu ajutorul modulului brow avem la dispozitie doua rapoarte. Primul raport listeaza fisa inregistrarii curente iar cel de al doilea raport listeaza tabelul complet afisat pe ecran in acel moment. Ecranele de culegere date au 3 butoane dedicate pentru rapoarte. Butonul - Previzualizare pentru a vizualiza pe ecran raportul - Tiparire pentru a lista la imprimanta raportul si butonul - Model listare pentru a putea modifica forma raportului. Unele ecrande de culegere date nu contin explicit un buton Modificare model listare aceasta optiune gasindu-se in meniul ce se deschide la apasarea butonului Diverse.
3.9.SQL Structured query language 3.9.1.Definitie

SQL este este cel mai comun mod de a insera, a modifica, a sterge sau a interoga o baza de date.
3.9.2.Scurt istoric

In anul 1974 Donald Chamberlin si altii au definit limbajul SEQUEL (Structured English Query Language) in laboratoarele IBM. Limbajul a fost pentru prima oara implementat intre anii 1974-1975 de firma IBM si se numea SEQUEL-XRM. In anii 1976-1977 limbajul a fost revizuit si astfel a aparut SEQUEL/2, care a fost redenumit SQL. In anul 1977 a fost dezvoltat un nou prototip denumit System R tot de catre firma IBM. Acesta includea o mare parte din SEQUEL/2, aducandu-se un numar mare de modificari. In urmatoarea perioada, IBM si alti producatori au anuntat primele produse SQL cum ar fi: SQL/DS (IBM), DB2 (IBM), ORACLE (Oracle Corp.), DG/SQL (Data General Corp.), si SYBASE (Sybase Inc.). Din anul 1992 limbajul SQL este standard, ISO/IEC 9075:1992.
3.9.3.SQL si eKonom

Programul eKonom beneficiaza de o implementare partiala a limbajului SQL deosebit de utila, in special in procesele de depanare a bazelor de date. Daca ne uitam putin la structura simplificata a modului de lucru al programului eKonom, vom constata ca prin utilizarea limbajului SQL putem sari peste motorul de verificari de coerente al programului eKonom, avand astfel posibilitatea de a modifica, de a introduce sau de a elimina date fara a fi constransi de nimic. Aceasta presupune totusi o mare responsabilitate din partea utilizatorului care hotaraste sa utilizeze SQL in cadrul programului eKonom, deoarece el trebuie sa aibe cunostinte avansate despre program si despre structura datelor, cu alte cuvinte "Fa asta doar daca stii exact ce faci !"

Manual de utilizare eKonom

15

Cele 4 comenzi SQL implementate in programul eKonom sunt: select insert delete update

Pentru a utiliza aceste comenzi este deosebit de important sa cunosti structura bazei de date (tabelele existente si ce contin ele) precum si structura tabelelor cu care operezi. Pentru a afla aceste informatii vei utiliza comanda stru.
3.10.Categorie contabila

Din punt de vedere contabil, un articol este caracterizat de : un cont de cumparare, un cont de cheltuili si un cont de vanzari. In programul eKonom aceste conturi nu se stabilesc direct in fisa articolului, ci articolul este incadrat intr-o categorie contabila in cadrul careia se configureaza conturile respective. In mod normal configurarea categoriilor contabile se face in cadrul unei firme de catre contabil, urmand ca dupa aceea gestionarul sa incadreze articolele in diverse categorii contabile. Este mult mai simplu pentru un utilizator fara cunostiinte de contabilitate sa stabileasca faptul ca un articol se incadreaza in categoria contabila MARFA, decat sa stie faptul ca acesta are contul de cumparari 371MARFA. Pentru a accesa ecranul de configurare categorii contabile se va accesa meniul FISIERE -> CATEGORII CONTABILE . Mecanismul de relatii intre articole si conturi este prezentat in exemplul de mai jos:
Articol 1 Articol 2 Categorie contabila MARFA 371.MARFA 607.MARFA 707.MARFA

Articol 3 Articol 4 Articol 5 371.MP 607.MP 707.MP

Categorie contabila MATERII PRIME

16

altaway 2002-2005

In exemplul de mai sus avem 5 articole. Primele 3 articole fac parte din categoria contabila MARFA iar ultimele doua articole fac parte din categoria contabila MATERII PRIME. Asfel, Articol 1 va avea contul de cumparare 371.MARFA, contul de cheltuieli 607.MARFA iar contul de vanzare 707.MARFA. Daca mutam acest articol in categoria contabila MATERII PRIME, el automat isi schimba conturile cu cele de la categoria MATERII PRIME.
3.11.Cod secundar

Anumiti clienti, de regula clienti mari cum ar fi lanturile de supermagazine, au de multe ori pretentia de a primi facturi ce contin codul lor intern al articolelor. Evident ca este exclusa varianta de a schimba codurile de articole in functie de clienti, mai ales ca aceste coduri difera intre diversi clienti. Pentru rezolvarea acestei situatii a fost introdusa facilitatea de cod secundar. Prin mecanism se pot atasa articolelor coduri secundare pentru fiecare client in parte. exemplu, daca vom vinde un anumit produs clientului XXX, pe factura va apare listat de articol XCOD iar daca vom vinde acelasi produs clientului YYY, pe factura va apare de articol YCOD. acest Spre codul codul

Pentru a accesa ecranul de configurare coduri secundare se va utiliza meniul FISIERE -> CODURI SECUNDARE .
3.12.Politica de pret

Politica de pret reprezinta aplicarea unui anumit pret de vanzare la un produs in functie de anumite conditii. Aceste conditii pot fi dintre cele mai diverse: cantitatea vanduta, furnizorul produsului, clientul, categoria articolului, etc. Flexibilitatea politicilor de pret din programul eKonom provine tocmai din intalnirea celor doua elemente ce le compun: 1. Formula de evaluare a pretului de vanzare 2. Conditiile de aplicare a politicii. Ceea ce trebuie inteles in primul rand, este faptul ca o politica de pret nu se aplica neaparat asupra unui produs anume sau asupra unui client anume. Evident ca politicile de preturi pot fi utilizate si in acest mod dar ele permit abordari mult mai profesionale in rezolvarea problemei preturilor de vanzare. Se poate crea, de exemplu, o politica de pret care sa stabileasca faptul ca produsele dintr-o anumita categorie vor fi vandute la un pret cu 10% mai mic la clientii dintr-o anumita categorie. Formula de evaluare a pretului poate contine mai multe variabile si poate fi foarte complexa. De asemenea conditiile de aplicare a unei politici de pret pot fi dintre cele mai complexe. Subtilitatea politicilor de pret consta in faptul ca se poate crea un mecanism prin care preturile de vanzare sunt stabilite la nivel de management, degrevand utilizatorul obisnuit de responsabilitatea stabilirii pretului de vanzare.
3.13.Ecranul principal

In partea de sus a ecranului principal se gaseste meniul si bara de instrumente corespunzatoare contextului curent. Pentru a schimba contextul curent se acceseaza meniul Comenzi -> Contextul dorit.

Manual de utilizare eKonom

17

Aria de mesaje este portiunea centrala a ecranului unde se prezinta diverse informatii despre actiunile efectuate de program. In cazul in care in cadrul unei operatiuni apare o eroare, aria de mesaje va afisa eroarea pe un fond rosu. Aria de mesaje poate fi folosita pentru a afisa diverse informatii cum ar fi de exemplu afisarea listei de baze de date disponibile prin tastarea in partea de jos a ecranului a comenzii listdb. Pentru a derula in sus si in jos se poate folosi bara din partea dreapta sau rotita (scroll) de la mouse. De asemenea se poate folosi combinatia de taste SHIFT+PGUP respectiv SHIFT+PGDOWN . Pentru derularea stanga-dreapta se va folosi bara din partea de josdreapta a ecranului principal. Se poate derula stanga-dreapta cu ajutorul rotitei, tinant apasata tasta SHIFT. Linia de comanda (linia de text neagra din partea de jos a ecranului). Se foloseste pentru a trimite comenzi programului. Un exemplu practic de comanda simpla ce poate fi tastata este gcundo ce are ca efect devalidarea ultimului document validat. Pentru mai multe detalii citeste sectiunea linia de comanda. In partea de jos a ecranului principal pe bara de stare (statusbar) se gasesc urmatoarele informatii: 1. nume utilizator @ magazia curenta . Baza de date curenta 2. stare tasta INS 3. stare tasta NUMLOCK 4. stare tasta CAPSLOOK 5. data
3.14.Descarcare de gestiune (PAMP, LIFO, FIFO)

In functie de metoda de descarcare aleasa se stabileste costul marfii. Programul eKonom poate lucra cu orice metoda de descarcare de gestiune. In cele ce urmeaza acestea vor fi prezentate sumar. Alternativ cu aceste metode de descarcare (PAMP, LIFO, FIFO) programul eKonom permite si lucrul in mod SELECTIE LOT. Metoda de descarcare se stabileste la crearea unei baze de date si in mod normal ea nu trebuie schimbata pe perioada unui exercitiu financiar.
3.14.1.LIFO

Metoda LIFO (Last In First Out = Ultimul intrat primul iesit) In cazul in care exista mai multe loturi din aceleasi produs dar intrate la preturi diferite programul va scadea din stoc incepand cu ultimul intrat. Consideram urmatoarea situatie: Se receptioneaza cantitatea 3 din produsul X cu 100Lei Se receptioneaza cantitatea 3 din produsul X cu 200Lei Se vinde cantitatea 2 din produsul X cu pretul 300Lei In cazul in care se lucreaza cu metoda LIFO, programul va considera ca au iesit produsele din lotul al doilea deci pretul de achizitie al produselor vandute va fi 200Lei iar castigul va fi de 100Lei/produs.

18

altaway 2002-2005

3.14.2.FIFO

Metoda FIFO (First In First Out = Primul intrat primul iesit) In cazul in care exista mai multe loturi din aceleasi produs dar intrate la preturi diferite, programul va scadea din stoc incepand cu primul intrat. Consideram urmatoarea situatie: Se receptioneaza cantitatea 3 din produsul X cu 100Lei Se receptioneaza cantitatea 3 din produsul X cu 200Lei Se vinde cantitatea 2 din produsul X cu pretul 300Lei In cazul in care se lucreaza cu metoda FIFO, programul va considera ca au iesit produsele din primul lot, deci pretul de achizitie al produselor vandute va fi 100Lei iar castigul va fi de 200Lei/produs.
3.14.3.PAMP

Metoda PAMP (Pret de Achizitie Mediu Ponderat) In cazul in care exista mai multe loturi din aceleasi produs dar intrate la preturi diferite, programul va calcula pretul de achizitie al produselor vandute dupa formula de mai jos:

pret achizitie=

cantitate receptionata pret receptievaloare stoc cantitate receptionatacantitate stoc

Consideram urmatoarea situatie:


Se receptioneaza cantitatea 3 din produsul X cu 100Lei Se receptioneaza cantitatea 3 din produsul X cu 200Lei Se vinde cantitatea 2 din produsul X cu pretul 300Lei

In cazul in care se lucreaza cu metoda PAMP, programul va considera ca pretul de achizitie al produselor vandute va fi 150Lei iar castigul va fi de 150Lei/produs.
3.15.Motorul de coerenta

Motorul de coerenta este o componenta importanta a programului eKonom, el fiind o metoda suplimentara prin care programul se asigura de validitatea operatiunilor efectuate. In principiu orice operatiune trebuie sa fie aprobata de motorul de coerenta. In momentul in care se produce o validare ea se produce in mai multe etape dupa cum urmeaza:

se simuleaza in memorie toata operatiunea se lanseaza motorul de coerenta care verifica daca in urma efectuarii operatiunii rezulta sau nu o situatie corecta motorul de coerenta ia decizia daca sa accepte rezultatul sau nu.

Prin acest mecanism programul se autoverifica si asigura atomicitatea operatiunilor. Pentru a opri motorul de coerenta este de ajuns ca in sesiunea curenta sa dam comanda:
set coerenta -valoare false

Manual de utilizare eKonom

19

Pentru mai multe detalii vezi subcapitolul Variabilele de configurare si Incarcarea programului din capitolul Administrare.
3.16.Limbajul script eks 3.16.1.Generaliti

Limbajul script eks expri operaiuni economice. Comenzile disponibile n limbajul eks realizeaz operaiuni de genul: Adaug un client cu anumite caracteristici; Adaug un document de tip factur client cu anumite caracteristici; Adaug o linie pe un anumit document. Limbajul eks reprezint o interfa ntre utilizator i logica economic a programului. Teoretic se poate utiliza programul doar prin comenzi tastate la linia de comand, nu este necesar utilizarea formelor de introducere a datelor. La rndul lor formele nu acceseaz tabelele, ci doar genereaz nite comenzi eks.
3.16.2.Forma comenzilor

Pentru interaciunea dintre programul central i module a fost creat un limbaj script. Forma comenzilor este urmtoarea:
comanda [parametru principal] [[-parametru1 valoare1] ... -parametrun valoaren]

n cele ce urmeaz se prezint pas cu pas crearea unor nregistrri prin limbajul eks. 1) Adugarea unui furnizor avnd codul DW i numele SC DW SRL
clf a -cod DW -nume SC DW SRL -furnizor DA -codfisc R56322321

2) Adugarea unor articole


ca a -cod GGBLACK -descriere GRANIT BLACK ca a -cod SGBLACK -descriere SEMIGRESIE BLACK ca a -cod CM -descriere CHIT DE ROST

3) Adugarea unui document de tip Not intrare recepie cu numrul 112 pentru a efectua recepionarea unor cantiti de marf primite de la furnizorul DW, marf nsoit de factura 456896. Prima linie va aduga antetul documentului dup care urmtoarele 3 linii de cod adaug pe document produsele recepionate.
cnir a -numar 112 -clfcod DW lcnir a -numar 112 -codcarti lcnir a -numar 112 -codcarti lcnir a -numar 112 -codcarti lcnir a -numar 112 -codcarti -nrfact 456896 -codmag DEPOZIT GGBLACK -cantitate 10 -pretft 120000 GGBLACK -cantitate 90 -pretft 125000 SGBLACK -cantitate 33 -pretft 80000 CM -cantitate 8 -pretft 50000

4) Validarea documentui creat.


valcnir 112

5) Vizualizarea documentului creat

20

altaway 2002-2005

cnir v -numar 112

Manual de utilizare eKonom

21

3.16.3.Rolul limbajului eks

Interaciunea cu baza de date prin programul ekonom se realizeaza strict prin limbajul eks. Fie ca utilizatorul introduce date intr-un formular care transmite comenzi in spate, fie ca programul ruleaza un script de sincronizare date toate caile duc catre acelasi punct central, interpretarea unor comenzi eks de catre modulele programului.

22

altaway 2002-2005

4.Administrare si configurare program


Toate explicatiile din acest capitol in care se face referire la o anumita optiune din meniu se refera la contextul administrare. Pentru a intra in contextul administrare se alege optiunea Comenzi -> Administrare sau se apasa combinatia de taste CTRL+F2.
4.1.Baze de date 4.1.1.Crearea unei baze de date

Pentru a crea o baza de date se alege optiunea Baze de date -> Adaugare baza de date. Pe ecran se afiseaza un formular care cere completarea unor informatii. Denumirea bazei de date se alege una cat mai scurta, cum ar fi, de exemplu, altaway. Crearea unei baze de date in ekonom are ca efect crearea unui director in
ekonom_data\var\

In rest programul eKonom nu mai tine nici un alt tabel in care sa memoreze bazele de date existente. Pentru a muta o baza de date de pe un calculator pe altul este suficienta copierea respectivului director in calea specificata mai sus, imediat dupa aceea programul vede ca are o baza de date noua. Daca doriti sa se adauge automat si o magazie depozit atunci se bifeaza optiunea Adauga si o magazie DEPOZIT. Aceasta optiune se foloseste de regula in cazul in care nu se doreste lucrul in sistem multimagazie dar evident trebuie creata cel putin o magazie pentru a se putea incepe lucrul. Ar fi indicat sa se bifeze si optiunea Afiseaza ecranul de configurare baza de date pentru a putea imediat dupa crearea bazei de date sa se completeze datele despre firma ta cum ar fi: denumirea, codul fiscal, contul, etc. Aceste date sunt importante deoarece ele apar pe toate listarile. La metoda de descarcare se selecteaza modul in care firma ta doreste ca acest lucru sa se realizeze. Pentru mai multe detalii vezi subcapitolul Descarcare de gestiune. Daca se doreste crearea unei baze de date din linia de comanda se poate face in felul urmator: 1. se creaza baza de date createdb MyDatabase 2. se adauga magazia depozit magazii a -cod depozit 3. se configureaza datele despre firma confsoc
4.1.2.Modificarea datelor despre firma

In cazul in care se doreste schimbarea datelor despre firma, cum ar fi, o modificare de cont in banca, se va utiliza optiunea Fisiere -> Societate.

Manual de utilizare eKonom

23

Alternativ se poate tasta comanda confsoc fara nici un parametru.


4.1.3.Dublarea unei baze de date

Dublarea unei baze de date are ca efect crearea unei alte baze de date identica cu cea curenta. Pentru a dubla o baza de date se utilizeaza comanda dbldb. Pentru a intelege exact ce se intampla cu dublarea bazelor de date vom explica pas cu pas schema de mai jos:

Consideram ca la data de 01.01.2002 se creaza baza de date Test. Se introduc date (se creaza articole, se valideaza documente, etc.) pana in data de 01.03.2002. In data de 01.03.2002 se efectueaza o dublare a bazei de date Test intr-o noua baza de date pe care o denumim Dublura. In continuare se lucreaza pe baza de date Test pana in data de 01.05.2002 . Acestea fiind cele intamplate, rezulta ca in data de 01.05.2002 avem doua baze de date. Prima este evident baza de date Test, care este la zi cu toate datele, iar a doua este baza de

24

altaway 2002-2005

date Dublura in care se afla incontinuare o replica a bazei de date Test la data de 01.03.2002. Comparativ cu operatiunile standard din alte programe, operatiune de dublare de baza de date ar putea fi comparata cu optiunea Save as ... unde dintr-un fisier cu numele X facem o copie identica cu numele Y. Principala utilizare a acestei facilitati este evident aceea de face copii de siguranta atunci cand avem de efectuat operatiuni riscante. De exemplu depanarea unei baze de date cu comenzi SQL ar trebui sa fie precedata de o dublare a bazei de date, pentru orice eventualitate. De asemenea uneori trebuie sa faci o operatiune dar nu esti sigur ca rezultatul pe care-l vei obtine este cel pe care-l doresti. In acest caz dublezi baza de date, te conectezi la noua baze de date, faci toate operatiunile riscante, verifici rezultatul iar daca este ceea ce te asteptai sa fie, te conectezi la baza de date buna si efectuezi si acolo operatiunile. In cazul in care esti un utilizator avansat poti chiar sa recurgi la solutia de a elimina baza de date buna dupa care se dubleaza baza de date test cu denumirea pe care o avea baza de date buna.
4.1.4.Eliminarea unei baze de date

Eliminarea unei baze de date se face cu optiunea Baze de date -> Eliminare baza de date sau cu ajutorul comenzii destroydb. Pentru a elimina direct din linia de comanda o baza de date cu numele MyDatabase, se va utiliza urmatoarea comanda:
destroydb MyDatabase ATENTIE: Eliminarea unei baze de date are ca efect stergerea definitiva si irecuperabila a tututor fisierelor ce compun o baza de date. Aceasta optiune trebuie utilizata cu mare atentie si este de preferat cu utilizatorii obisnuiti sa faca parte dintr-un grup ce nu are drept de executie pe comanda destroydb. 4.2.Utilizatori si grupuri de utilizatori 4.2.1.Adaugare grup de utilizatori

Pentru a adauga un grup de utilizatori se utilizeaza optiunea Grupuri de utilizatori -> Adaugare grup sau se tasteaza direct comanda addgroup fara nici un parametru. Pentru a adauga un grup direct din linia de comanda se tasteaza o comanda de forma:
addgroup MyGroup

In ecranul de adaugare grup de utilizatori exista cateva optiuni interesante. Prima dintre ele ar fi aceea ca putem crea un grup de utilizatori pronind de la un alt grup de utilizatori. Astfel creat un grup nou de utilizatori va prelua ca si punct de pornire exact drepturile grupului parinte. Evident ca dupa ce grupul a fost creat, i se pot modifica drepturile cele doua grupuri devenind independente unul de celalalt. Mai avem posibilitatea de a crea un grup de utilizatori cu toate drepturile incluse urmand ca dupa aceea sa eliminam din drepturi sau putem crea un grup care la inceput nu are dreptul de a executa nici o comanda iar dupa aceea adaugam rand pe rand doar comenzile care ne intereseaza.

Manual de utilizare eKonom

25

4.2.2.Drepturi pe grupuri de utilizatori 4.2.2.1.Vizualizarea drepturilor pe un grup

Pentru a vedea ce drepturi are un grup de utilizatori se tasteaza o comanda de forma: listwg MyGroup
4.2.2.2.Eliminarea unui drept pe un grup

Pentru a elimina dreptul unui grup de a executa comanda X vom utiliza o comanda de forma celei de mai jos:
chwr X -id 111 -a

Pentru a vedea ce ID are un grup se tasteaza comanda:


listgroup 4.2.2.3.Adaugarea unui drept pe un grup chwr X -id 111 -r 4.3.Variabilele de configurare

Comportamentul programului eKonom este influentat de starea anumitor parametrii. Daca de exemplu dorim ca programul eKonom sa nu mai afiseze mesajele pe ecran atunci trebuie sa schimbam starea variabilei messages din true in false. Pentru a schimba valoarea unei variabile de configurare se foloseste comanda set ca in exemplul de mai jos:
set messages -valoare false

ceea ce inseamna ca variabilei messages i se da valoare false. Pentru a vedea starea unei variabile se foloseste tot comanda set dar nu se mai da si parametrul valoare, ca in exemplul de mai jos:
set messages

Pentru a afisa mai multe informatii despre o variabila se foloseste comanda var. Daca dorim sa aflam mai multe despre variabila messages vom da comanda:
var messages

Pentru a vedea lista de variabile de configurare disponibile se utilizeaza tot comanda var fara nici un parametru. Astfel pe ecran vom primi lista de variabile in care se precizeaza:

tip variabila tipul de variabila, ce poate fi: logic adica doar true/false (orice alta valoare in afara de true este considerata false) numeric orice valoare numerica (orce valoare care nu este un numar este considerata 0) string orice sir de caractere

26

altaway 2002-2005

valoarea implicita - in cazul in care o variabila nu este configurata, ea se considera ca avand o anumita valoare. Daca de exemplu variabila messages nu are nici o valoare configurata, implicit ea este considerata false. valoare curenta valoarea pe care este configurata variabila in acest moment. In cazul in care in dreptul acestei coloane nu este nimic inseamna ca variabila nu este configurata.

Pentru a afla cum se poate configura ca la pornirea programului o variabila sa primeasca o anumita valoare citeste subcapitolul Incarcarea programului.
4.4.Incarcarea programului

Paragraful Variabilele de configurare prezenta modul in care anumite variabile setate pe o anumita valoare pot schimba comportamentul programului eKonom. Pentru a se inchide cercul ne trebuie un mecanism prin care sa putem seta aceste variabile pe valorile dorite la pornirea programului. Pentru aceasta exista 3 scripturi de baza:

allusers.eks - Principalul script de configurare este script-ul allusers.eks, acesta se executa la conectarea oricarui utilizator in sistem. El se afla in directorul: ekonom_data\scripts. Daca, de exemplu, imediat dupa lansarea programului se face click dreapta pe linia de comanda se pot observa comenzile ce deja au fost executate de ekonom in procesul de pornire; profile.eks Daca dorim ca anumite configuratii sa se produca doar pentru anumiti utilizatori putem edita script-ul ekonom_data\home\<utilizator>\profile.eks, acest script se executa la conectarea utilizatorului cu numele <utilizator>; dbconfig.eks In cazul in care anumite configuratii trebuie sa se produca doar daca se lucreaza pe anumite baze de date, atunci exista posibilitatea de a edita fisierul ekonom_data\var\<baza de date>\dbconfig.eks . Astfel de fiecare data cand un utilizator se conecteaza la <baza de date> se executa acest script si se produc anumite schimbari in sistem, daca este cazul.

Daca, de exemplu, utilizatorul laura doreste sa nu mai vada mesaje pe ecran se editeaza fisierul /ekonom_data/home/laura/profile.eks in care se introduce o linie de forma:
set messages -valoare false

Daca, de exemplu, toti utilizatorii vor ca la validarea unei incasari client programul sa nu mai distribuie platile atunci in fisierul /ekonom_data/scripts/allusers.eks se adauga linia:
set cplatic_distribuie -valoare false

Manual de utilizare eKonom

27

4.5.Configurarea programului cu ajutorul ecranului config

Pentru a putea configurara programul ekonom trebuie intelese cateva mecanisme prezentate din punct de vedere tehnic in capitolul de mai sus. Exista 3 niveluri de configurare: - configurare generala (se aplica indiferent de baza de date si de utilizator) - configurare baza de date (se aplica doar pentru o baza de date) - configurare utilizator (se aplica doar pentru un utilizator anume) Indiferent de nivelul de configurare de care discutam optiunile posibile raman aceleasi dar aplicarea lor difera. In 99% din cazuri este suficienta configurarea programului cu niste optiuni comune indiferent de baza de date sau utilizator. Pentru a accesa ecranul de configurare generala se alege optiunea: Comenzi -> Configurare generala In partea stanga exista o lista cu toate modulele configurabile din program. Prin modul se intelege de exemplu entitatea din program care se ocupa cu managementul articolelor sau a clientilor. De regula documentele au cate doua module, de exemplu pentru facturare exista doua module: cfc antete facturi si lcfc linii facturi clienti. Pentru a intelge sistemul vom lua un exemplu: (vezi figura de mai jos). Dorim sa configuram ecranul de articole astfel incat sa nu se permita crearea unui articol la care nu s-a precizat unitatea de masura. Va trebui in primul rand sa aflam care este modulul care se ocupa de articole. Accesand optiunea din meniu: Fisiere -> Artiole se observa ca programul lanseaza comanda: ca v Rezulta ca modulul responsabil de articole este ca. Se seleteaza modulul ca in lista din partea stanga Automat in partea de sus apare o scurta explicatie despre roulul modulului, in cazul nostru apare articole. Astfel avem certitudinea ca vom configura modulul corect. Odata cu selectarea modulului ce dorim sa-l configuram se populeaza si lista Optiuni modul unde vom selecta optiunea CA_UM_OBLIGATORIU. In partea de jos a ecranului apar acum: - O scurta explicatie despre rolul parametrului, in cazul nostru Daca este sau nu obligatorie completarea campului unitate de masura la articole - Un obiect de configurare care in cazul nostru este un checkbox cu doua optiuni bifat si debifat. - O lista cu variantele posibile Daca se bifeaza aceasta optiune nu vor mai putea fi create articole fara unitate de masura completata

28

altaway 2002-2005

In lista Module exista si Alte optiuni. Sub aceasta titulatura se afla ascunse toate optiunile generale care nu tin de un modul anume. De exemplu afisarea mesajelor pe ecran, procentul de tva implicit, etc.
4.6.Configurarea rapoartelor

Din punct de vedere al utilizatorului configurarea unui model de listare se realizeaza direct din program. De regula pe ecranul unde se culeg date exista un buton de listare la imprimanta iar la butonul DIVERSE de pe acel ecran se gaseste optiunea Modificare model de listare. Dupa deschiderea modelului utilizatorul are posibilitatea sa mute campurile existente, sa modifice expresile afisate sau sa adauge elemente noi. Pentru adaugarea unor noi campuri de multe ori este nevoie sa se cunoasca denumirea acelor campuri. Pentru asta se poate utiliza comanda stru. Cateva exemple de utilizarea a comenzii stru: stru Comanda stru fara nici un parametru afiseaza lista de tabele disponibile
stru cfc stru lcfc stru cnir -| tva

afiseaza structura tabelului facturi clienti afiseaza structura tabelului linii facturi clienti afiseaza campurile din tabelul note de receptie care contin in denumire sau in explicatie secventa de caractere tva

Manual de utilizare eKonom

29

Pentru pastrarea modelelor de listare programul eKonom foloseste doua directoare din ekonom_data si anume Reports si Reports_defaults. Directorul REPORTS_DEFAULTS contine modelele de listare implicite. Un model de listare nu ajunge in REPORTS decat in cazul in care este modificat. S-a creat acest mecanism pentru evitarea unei situatii neplacute in care actualizarea unui program ar schimba de exemplu modelul de listare al facturii client personalizate. In cadrul unei actualizari se vor modifica doar fisierele din REPORTS_DEFAULTS iar in caz ca acestea au fost personalizate ele se afla in REPORTS . Pentru fiecare model de listare exista 3 fisiere cu aceiasi denumire si extensii diferite:frt si frx sunt fisierele ce contin modelul de listare iar fisierele frc descriu mediul in care vor lucra acele modele de listare.
4.6.1.Fisierele frc

Aceste fisiere definesc doar mediul (tabele deschise, relatii, indexuri) in care va opera raportul. In cele din urma se prezinta modul in care poate fi alcatuit un astfel de fisier: Fisierul va fi impartit in mai multe sectiuni. Pentru a deschide un tabel se face o noua inregistrare de tip [TABEL] in care se includ variabilele: fisier - care defineste locatia dbf-ului ce urmeaza a fi deschis; index - indexul pe care se deschide tabelul (acest index trebuie sa existe in tabel). Pentru a stabili o relatie intre tabelele deschise se va face o noua inregistrare de tip [RELATION] care contine o linie dupa cum urmeaza: TABELBAZA / CAMP_TABEL_BAZA --> TABELSECUNDAR Pentru ca relatia sa functioneze corect trebuie ca tabelul secundar sa fie deschis si sa aibe activ indexul corespunzator variabilei din primul tabel. Pentru a permite alegerea dintre mai multe modele de listare ale raportului se foloseste clauza [SELECT] in loc de clauza [GENERAL] si se introduc rand pe rand toate rapoartele in formatul din exemplul de mai jos: *** Exemplu de configuratie ce poate utiliza doua rapoarte ***
[SELECT] raport = "lcatva" denumire = "Listare cu tva" [/SELECT] [SELECT] raport = "lcaftva" denumire = "Listare fara tva" [/SELECT]

Iata, spre exemplu, cum vom deschide tabelul articole indexat dupa cod, tabelul linii bonuri de consum si dupa aceea vom stabili intre ele o relatie bazata pe cod articol. Pentru a afla denumirea tabelului articole si denumirea tabelului linii bonuri de consum se tasteaza la linia de comanda:

30

altaway 2002-2005

stru

In acest moment pe ecran se afiseaza toata structura bazei de date cu toate tabelele si explicatii in dreptul fiecarui tabel. Totusi nu este convenabil sa luam rand pe rand fiecare linie, in schimb ar fi de preferat sa folosim facilitatea de filtrare a liniei de comanda si astfel vom da o comanda de felul urmator:
stru -| arti stru -| bon

Prima comanda va afisa pe ecran doar liniile ce contin cuvantul arti iar a doua comanda va afisa pe ecran doar liniile ce contin cuvantul cheie bon. Astfel identificam denumirile tabelelor care ne intereseaza. In continuare trebuie sa vedem ce structura au cele doua tabele. Pentru aceasta vom utiliza tot comanda stru iar ca si parametru principal vom da denumirea tabelului. De exemplu:
stru carti

va afisa structura tabelului carti. Pentru tabelul carti vom fi insa interesati si de indexurile disponibile. Pentru a afla ce indexuri are disponibile tabelul carti se va utiliza comanda:
stru carti -i

In acest moment avem toate informatiile necesare si vom scrie urmatoarele linii de configuratie in fisier:
[TABEL] fisier = " carti.dbf " index = "cod" [/TABEL] [TABEL] fisier = "lcbc.dbf " [/TABEL] [RELATION] lcbc / codcarti --> carti [/RELATION] 4.6.2.Comanda repo

Orice listare din programul ekonom are la baza lansarea comenzii repo. Daca de exemplu se doreste previzualizarea unei facturi (ex 111222) se va utiliza o comanda de forma celei de mai jos:
repo v -r cfc -c numar=111222

Sa analizam comanda de mai sus:

Manual de utilizare eKonom

31

Parametrul principal este v deci se doreste vizualizarea pe ecran; Parametrul secundar -r are valoarea cfc ceea ce inseamna ca se va utiliza fisierul de configurare repocfg\cfc.cfg; Conditia de listare este numar=111222 .

Programul se uita in fisierul de configurare cfc.cfg si constata ca exista mai multe modele de listare atasate acestui raport si ca urmare va afisa un ecran de selectie model listare. Inlocuind in comanda de mai sus parametrul principal v cu litera x, programul nu va mai face previzualizare raport ci va intra in editare raport. In realitate programul va porni utils.exe spunand acestuia ce model sa incarce pentru a fi editat. Dupa efectuarea modificarilor se salveaza cu combinatia CTRL-W. Acelasi rezultat se obtine si daca se apasa butonul Model listare de pe ecranul de facturi clienti.

32

altaway 2002-2005

4.7.Configurare ALTE OPTIUNI

Unele ecrane de culegere date contin cateva campuri intitulate Alte optiuni. Implicit aceste campuri nu au etichete si nu au nici o functionalitate dar ele pot fi personalizate in funtie de necesitatile utilizatorului. Pentru exemplificare vom lua un caz ipotetic in care dorim ca pe ecranul de articole se avem 3 campuri suplimentare personalizate, dupa cum urmeaza: - Latime Latimea cutiei. - Inaltime Inaltimea cutiei. - Reprezentant unde sa selectam din lista de reprezentanti codul responsabilului de acel articol Initial campurile arata ca in figura de mai jos:

Manual de utilizare eKonom

33

4.7.1.Configurare eticheta din dreptul campului

Vom incepe prin a configura etichetele campurilor. Pentru aceasta se acceseaza ecranul de configurare generala selectand din meniu Comenzi -> Configurare generala In partea stanga selectam modulul de articole ca, iar la Optiuni modul selectam CA_TAG1. In campul optiunii ce apare in partea de jos completam LATIME, ca in figura de mai jos:

La fel se procedeaza si pentru camporile TAG2 si TAG3. Se selecteaza optiunea CA_TAG3 si se completeaza INALTIME. Se selecteaza optiunea CA_TAG3 si se completeaza REPREZENTANT.

34

altaway 2002-2005

4.7.2.Configurare tip camp.

Dupa cum se precizeaza in exemplul de mai sus dorim ca primele doua campuri sa fie de tip numeric iar ultimul sa fie de tip caracter. Pentru a exprima aceste optiuni se selecteaza CA_TAG1_TIP si se selecteaza jos N. Pentru a exprima aceste optiuni se selecteaza CA_TAG2_TIP si se selecteaza jos N. Pentru a exprima aceste optiuni se selecteaza CA_TAG3_TIP si se selecteaza jos C.
4.7.3.Configurare masca de culegere date

Prin masca de culegere date se intelege lungimea campului. Masca se poate exprima cu ajutorul caracterelor 9 pentru numere sau X pentru caractere alfanumerice. Daca se doreste ca numerele sa aiba separatori si un anumit numar de zecimale se pot utiliza caracterele: , si .. Daca dorim ca utilizatorul sa poata introduce un numar intre -999,999 si 999,999 cu 2 zecimale com folosi o masca de forma: 999,999.99 Daca dorim ca utilizatorul sa poate introduce valori alfanumerice de maxim 10 caractere se va folosi o masca de forma: XXXXXXXXXX Cu acestea fiind spuse ne intoarcem la exemplul nostru unde primele doua campuri vor exprima niste numere iar cel de-al treilea camp va fi alfanumeric. Se selecteaza optiunea CA_TAG1_MASK si se completeaza 999,999,999.99 Se selecteaza optiunea CA_TAG2_MASK si se completeaza 999,999,999.99 Se selecteaza optiunea CA_TAG3_MASK si se completeaza XXXXXXXXXXXXXXX (15 x-uri) A sosit momentul sa verificam configuratiile. Pentru aceasta se acceseaza ecranul de articole unde se observa ca s-a schimbat ecranul si Alte optiuni arata ca in figura de mai jos:

4.7.4.Legarea unui camp generic de un tabel

Ne ramane de facut un ultim pas. Sa legam campul TAG3 de tabelul de reprezentanti. Cu ajutorul comenzii stru putem afla care este tabelul in care programul stocheaza reprezentantii. Se observa ca tabelul de reprezentanti se numeste repre. Pentru a vedea campurile disponibile vom utiliza comanda stru repre. Se observa ca prima coloana este cod. Aceasta este coloana de care ne com lega. Pentru aceasta: Se selecteaza optiunea CA_BROW3 si se completeaza REPRE Se selecteaza optiunea CA_TABEL3 si se completeaza REPRE Se selecteaza optiunea CA_VAR3 si se completeaza COD

Manual de utilizare eKonom

35

In acest moment totul este configurat corect iar campul generic TAG3 de pe articole se va comporta ca si orice alt camp in care se seleteaza o valoare. La trecerea prin camp daca se completeaza o valoare eronata programul afiseaza o lista pentru selectarea unei valori corecte, daca se completeaza caracterul ? si se tasteaza ENTER de asemenea se afiseaza o lista din care se poate selecta opriunea dorita.

36

altaway 2002-2005

5.Utilizare program
Acest capitol prezinta pas cu pas modul in care se lucreaza cu programul eKonom pornind de la urmatoarele premise:

programul este corect instalat pe calculator sau in retea; exista cel putin o baza de date si exista create toate magaziile sau cel putin o magazie depozit; utilizatorul este conectat la program; programul este conectat la o baza de date.

Daca aceste criterii nu sunt satisfacute vezi capitolul Administrare si Configurare program.
5.1.Articole

Fara indoiala ca in programul eKonom un rol central il au articolele. De intelegerea exacta a caracteristicilor articolelor depinde in mare masura o utilizare cu succes a programului. Pentru a ajunge in ecranul de articole vom utiliza meniul Fisiere->articole. In cele ce urmeaza vom trata pas cu pas fiecare element din acest ecran. In partea dreapta avem butoanele de manipulare care sunt clasice si de regula in programul eKonom ele se gasesc pe orice ecran de culegere date. Iata campurile ce caracterizeaza articolele:

Camp
Cod

Explicatie
O combinatie de cifre si litere ce identifica unic un articol. Nu pot exista doua articole cu acelasi cod dar pot exista articole avand aceiasi denumire dar cu coduri diferite. Se recomanda utilizarea unei reguli cat mai simple, de exemplu, primele litere din denumirea articolului. Cu cat se stabileste o regula mai clara si mai usor de urmat cu atat se simplifica mai mult munca de apoi. Sfat: Nu utilizati niciodata spatii, liniute de subliniere sau alte caractere speciale in codul articolelor, ele nu vor face decat sa va ingreuneze modul de lucru. Articolele in programul eKonom pot fi de difierite tipuri ele fiind tratate in funtie de tipul lor dupa cum urmeaza: altele sunt articole normale cel mai des utilizate; productie sunt articole ce au o reteta si pot fi produse pe baza unei note de productie; diferente sunt articole nerecomandate, ce nu au stoc si pot fi folosite in cazuri foarte exceptionale pentru diverse regularizari; servicii sunt articole ce nu au stoc si fisa de magazie si se folosesc pentru diverse situatii cum ar fi de exemplu manopera. ambalaje se utilizeaza la gestiunile de tip amanunt pentru a fi evidentiate separat in raportul de gestiune Procentul de TVA ce se aplica respectivului articol .

Tip

TVA

Manual de utilizare eKonom

37

Descriere

Descrierea articolului ce apare pe facturi, denumirea prietenoasa a produsului. Un camp mai rar utilizat unde poate fi completat codul de bare specific produsului. Codul furnizorului ce livreaza produsul - se completeaza doar daca este cazul si poate fi util in anumite conditii, de exemplu in utilizarea unor politici de preturi sau in generarea comenzilor catre furnizori. Denumirea furnizorului ce livreaza produsul. Acesta se preia automat dupa completarea campului de cod furnizor. Produsele trebuie incadrate intr-o categorie contabila. Pentru a adauga o categorie contabila pornind de la grila de culegere de date a unui articol apasa pe butonul + de la tastatura numerica din partea dreapta sau da click cu mouse-ul pe butonul cu semnul + de langa casuta de selectie a categoriei contabile. Aceasta informatie este utilizata de program pentru generarea jurnalelor de vanzare si de cumparare. De regula produsele comercializate de o firma se pot impartii in diverse categorii ce pot fi utile in realizarea unor statistici. De exemplu o firma care comercializeaza materiale de constructii ar putea fi interesata la un moment dat de cantitatea de gresie sau de cantitatea de faianta din stoc facand abstractie de tipul acestora. De asemenea categoriile de la articole pot fi utilizate si la aplicarea politicilor de preturi, deci este un camp deosebit de important si trebuie utilizat cat mai corect posibil pentru usurarea muncii. Un camp facultativ, pur informativ ce impreuna cu campul categorie ajuta la ierarhizarea reperelor. Unitatea de masura in care se lucreaza cu produsul. Este deosebit de importanta deoarece este utilizata si la listarea facturilor fiind obligatorie in gestiunea comerciala a oricarei firme.
Pretul de Achizitie Mediu Ponderat al produsului la zi. Acest camp nu poate fi modificat manual el fiind recalculat automat de program de fiecare data cand este cazul.

Cod de bare

Cod furnizor

Denumire furnizor Categorie contabila

Categorie

Subcategorie

UM

PAMP

Pret vanzare

Pretul de vanzare in lei fara taxe. Acesta este pretul implicit propus la vanzare. Exista metode mai avansate de stabilire a pretului de vanzare prin utilizarea politicilor de preturi.

38

altaway 2002-2005

Cantitate de comandat

Cantitatea care trebuie comandata azi catre furnizor pentru a satisface stocul maxim atunci cand s-a ajuns sub stocul minim. In cazul generarii unei comenzi furnizor, aceasta este cantitatea ce va fi luata in calcul. Acest camp nu poate fi modificat manual, el fiind calculat automat de catre program de fiecare data cand este cazul.

Reaprovizionare La nivel de management al unei firme se poate stabili pentru fiecare articol in parte un stoc de siguranta pentru a se evita situatia de a minim/maxim ramane fara un produs pe stoc. Pentru a afla mai multe despre intervalul de reaprovizionare citeste capitolul Comenzi clienti/furnizori. Stoc faptic Nu intotdeauna stocul scriptic coincide cu stocul faptic. Aceste situatii pot fi inregistrate in programul eKonom prin modificarea stocului faptic pe magazie. De asemenea stocul faptic este luat in calcul de fiecare data cand programul face o estimare a comenzii ce trebuie trimisa catre un furnizor. Dupa completarea unui anumit stoc faptic diferit de cel scriptic programul pastreaza respectiva diferenta pana ce aceasta este regularizata intr-un fel sau altul. De asemenea acest camp este util si la listarea inventarelor. Cu ajutorul acestui camp poate fi stabilit un pret de vanzare fix in valuta. Acest camp este deosebit de important daca utilizezi o lista de preturi in valuta iar pretul in LEI este mereu actualizat la cursul zilei. In momentul in care se introduce un nou curs valutar se poate bifa optiunea Recalcul pret lei caz in care programul schimba toate preturile in LEI ale articolelor. De asemenea pretul in valuta poate fi utilizat si pentru politicile de preturi, caz in care programul tine cont doar de cursul sau de estimarea cursului in data efectiva a documentului. Este o optiune ce permite marcarea unei promisiuni pe termen scurt pentru un client. De exemplu, se poate utiliza pentru cazul in care un client se intereseaza de existenta pe stoc a produsului, caz in care ar fi foarte neplacut ca pana la venirea clientului sa se epuizeze respectiva cantitate. Blocajele se efectueaza manual si ulterior se elimina manual cu ajutorul listei Detalii, unde pentru stergere vei utiliza butonul de tip cruciulita rosie. In cazul in care se doreste ca un anumit articol sa nu mai apara in listele de selectie articol din diverse module atunci se va bifa optiunea articol inactiv.

Pret in valuta

Blocaje

Articol inactiv

5.2.Introducerea stocului initial

In cazul in care firma care va gestiona activitatea cu ajutorul programului eKonom nu este nou infiintata, ea are cel mai probabil marfa in stoc si eventual are si solduri de recuperat de la clienti si de asemenea are datorii catre furnizori. In acest subcapitol ne vom ocupa de introducerea stocului initial.

Manual de utilizare eKonom

39

In acest caz primul lucru pe care trebuie sa-l avem la dispozitie este un tabel de forma

Cod articol

Descriere articol

Stoc

Pret

Valoare TOTAL

In cazul in care aveti mai multe gestiuni (mai multe magazii), ar trebui sa aveti un astfel de tabel pentru fiecare magazie in parte. In mod normal din contabilitate se poate afla valoarea stocului la data la care se incepe lucrul cu programul eKonom. In programul eKonom ar trebui sa se inceapa lucrul cu valoarea stocului din contabilitate. Stocul initial al articolelor se introduce cu ajutorul unui document de tip Miscare de stoc. Pentru a crea un nou document de tip Miscare de stoc se va utiliza meniul Intrari -> Miscari de stocuri sau se va tasta comanda cms. In acest moment pe ecran va aparea ecranul de miscari de stoc. Pentru a crea un nou document de miscare de stoc, ne pozitionam pe magazia dorita (in partea de sus dreapta a ecranului de miscari de stoc) si se apasa butonul Creare. Se va crea cate un document de stoc initial pentru fiecare magazie in parte. In cazul in care in baza de date curenta nu exista nici o magazie creata, nu se poate crea nici un document de miscare de stoc. Dupa ce a fost completata data, tipul (Stoc initial) si eventualele observatii, se salveaza antetul documentului si se trece la introducerea liniilor. Dupa salvarea antetului documentului de stoc intial, se activeaza cele 3 butoane din partea de jos a ecranului (Adauga F4, Sterge F8, Modifica F5). Cu ajutorul acestor 3 butoane operam asupra liniilor documentului. Deoarece baza de date este goala si nu avem inca definite articolele, le vom defini pas cu pas pe cele care au stoc initial chiar in timp ce vom crea documentul de stoc initial. Pentru a introduce prima linie se apasa tasta F4 si pe ecran va aparea fereastra de introducere linie. Prin introducerea unei linii se intelege ca vom spune programului: Articolul cu codul X are stocul Z si are pretul de achizitie Y. Prima informatie necesara este codul de articol. Deoarece nu stim codul de articol vom tasta ? in casuta pentru cod si vom primi lista de articole disponibile. Daca in lista care apare avem articolul ce dorim sa-l introducem, ne pozitionam pe acesta si apasam ENTER. Daca in schimb, cum este si cazul nostru, nu avem articolul in lista vom folosi combinatia de taste CTRL+N pentru a adauga un nou articol. In acest moment pe ecran avem formularul pentru articol. Se creaza articolul dupa care se apasa Exit. Pentru detalii despre crearea unui articol vezi subcapitolul Articole. Revenind la ecranul de Linii miscari de stoc constatam ca dupa selectarea codului articolului pe ecran au aparut cateva caracteristici ale articolului iar cursoul s-a pozitionat pe campul cantitate. Se introduce cantitatea existenta in stoc iar la campul Pret FT se introduce pretul de achizitie fara taxe al articolului.

40

altaway 2002-2005

Observatie: Daca pana in prezent s-a lucrat in modul PAMP se introduce acel PAMP iar daca s-a lucrat intr-un mod de tipul FIFO sau LIFO se vor introduce pe rand cate o linie miscare de stoc pentru fiecare pret existent cu cantitatea corespunzatoare ca in exemplul de mai jos:

Cod articol
GZ GZ

Descriere articol
Gresie Z Gresie Z

Stoc
100 200

Pret
125000 200000

Valoare
12500000 40000000

Se procedeaza la fel pentru fiecare articol in parte. Dupa ce toate articolele au fost introduse si valoarea rezultata a documentului este identica cu valoarea stocului din contabilitate se valideaza documentul. Dupa validarea documentului articolele vor avea stocul din acest document. In acest moment am realizat operatiunea de introducere a stocului initial.
Observatie: Pot fi introduse mai multe documente de stoc initial, obtinandu-se in final o cumulare a acestora.

Documentul poate fi tiparit la imprimanta prin apasarea butonului Tiparire .


5.3.Realizarea unei facturi client

Pentru a crea o factura client se va accesa meniul Iesiri -> Facturi clienti. Pentru a crea documentul, va trebuie evident sa urmam cei 2 pasi de baza: 1. introducere si salvare antet 2. introducere linii pas cu pas Pentru a incepe introducerea facturii, inainte de orice se apasa butonul Creare. Primul camp ce trebuie completat este numarul de factura. In principiu, daca se introduce corect primul numar de factura, mai apoi programul propune pas cu pas urmatoarele numere. Pentru a forta o anumita regula in propunerea numarului de factura se poate utiliza comanda contor. Urmatorul camp ce trebuie introdus este data facturii. In mod normal programul preia automat data din sistem deci nu trebuie decat sa apasati ENTER. La campul scadenta programul pune implicit tot data sistemului dar, daca acest camp se lasa neschimbat in aceasta faza, el se va modifica automat dupa introducerea codului client. Fiecare client are atasat un numar de zile pana la scadenta (in fisa client) dar in aceasta faza programul lasa zero zile scadente pentru ca el inca nu stie carui client urmeaza sa i se faca factura. Modificarea acestei valori in aceasta faza spune programului ca nu trebuie sa mai preia intervalul specific clientului. Campul aviz nr nu trebuie completat manual deoarece el se completeaza automat in cazul in care o factura client este generata dintr-un aviz de expeditie. Reamintim aici ca o factura client generata dintr-un aviz de expeditie nu va scadea stocul ci doar va creste datoria

Manual de utilizare eKonom

41

clientului fata de tine, deoarece avizul de expeditie a scazut deja stocul in momentul in care a fost validat. Campul de observatii va lasa sa faceti orice remarca vis-a-vis de respectiva factura. Daca ceva este mai deosebit legat de respectiva factura, atunci acesta este locul unde se poate preciza acest lucru.
Reprezentant este agentul comercial care s-a ocupat de respectiva tranzactie. Atentie a nu se confunda reprezentantul cu delegatul care se completeaza in partea de jos a documentului.

In momentul in care se ajunge la completarea campului de cod client se poate tasta ? urmand ca programul sa nu puna la dispozitie lista de clienti si furnizori de unde se poate selecta clientul sau se poate crea unul nou. Restul datelor legate de client se preiau automat din fisierul de clienti in cazul in care acestea au fost corect introduse. Mai jos se poate preciza un anumit Rabat pe factura daca este cazul. Discount-ul poate fi stabilit valoric sau procentual. In momentul in care s-au terminat de introdus datele, se poate apasa butonul salvare . In cazul in care se doreste introducerea unui delegat in partea de jos, inainte de a apasa butonul salvare, se apasa butonul delegat si se completeaza datele legate de acesta. Optional, la campul de nume delegat se poate tasta ? urmand ca programul sa afiseze ultimii delegati ai respectivului client, in vederea selectarii unuia dintre ei. In configuratia standard programul preia automat ultimul delegat de la clientul caruia i se face factura. Programul poate fi configurat sa preia de exemplu ultimul delegat indiferent de client pentru cazul cand marfa este transportata de soferii firmei tale. Dupa apasarea butonului salvare avem antetul documentului salvat, deci urmeaza sa trecem la introducerea liniilor. In continuare vom lucra cu cele 3 butoane de sub grila Linii facturi client. Pentru a introduce prima linie din factura vom apasa tasta F4. In acest moment apare ecranul de introducere linie factura iar primul lucru care ni se cere este codul articolului vandut. Deoarece nu stim codurile de articole din memorie vom tasta ? si ENTER. In acest moment pe ecran avem lista de articole de unde trebuie sa selectam cu ENTER articolul pe care dorim sa il vindem. Pentru mai multe detalii legate de liste vezi capitolul Afisarea tabelelor. Dupa ce a fost selectat articolul dorit, cursorul sare automat pe campul cantitate. Se introduc pas cu pas toate datele si se apasa Salveaza, moment in care ecranul de linii articole dispare si in grila Linii facturi client apare prima linie introdusa. Dupa ce au fost introduse toate liniile, factura se valideaza cu tasta F9 sau cu butonul Validare din partea de jos a ecranului. Factura poate fi listata la imprimanta sau previzualizata pe ecran cu ajutorul butoanelor Tiparire sau Previzualizare. Exista mai multe modele de facturi predefinite dar, din pacate, diferentele intre modul de listare al fiecarui tip de imprimanta in parte, face imposibila crearea unor modele universal valabile. Totusi pornind de la aceste modele, se poate foarte usor ajunge la un model corect de listare. Pentru a modifica un model de listare se apasa butonul Model listare.
5.4.Realizarea unui aviz de expeditie

42

altaway 2002-2005

Prin aviz de expeditie se intelege un document cu ajutorul careia se trimite marfa catre un client, inainte de a se emite factura catre acesta. Tot cu ajutorul avizului de expeditie se poate trimite marfa catre alte puncte de lucru. Particularitatea in acest caz consta in faptul ca validarea documentului va avea ca efect scaderea marfii din stoc fara a incarca soldul clientului. Pentru a incarca soldul clientului se va proceda la generarea facturii client pornind de la avizul de expeditie validat. Pentru aceasta se va utiliza butonul > din imediata vecinatate a campului Factura. Validarea unei facturi client generata dintr-un aviz de expeditie are ca efect incarcarea soldului client dar nu mai scade marfa din stoc deoarece acesta operatiune s-a efectuat la validarea avizului de expeditie. Pentru a realiza un aviz de expeditie catre un punct de lucru se va bifa optiunea La pret de achizitie
5.5.Realizarea unei note de receptie

Pentru a realiza o nota de receptie se va utiliza meniul Iesiri -> Note de receptie. Modul de realizare este identic cu cel prezentat mai sus, se creaza si se salveaza antetul dupa care se introduc liniile pas cu pas. Validarea notei de receptie are ca efect incarcarea stocului. ATENTIE: Soldul furnizorului nu este afectat de aceasta. Pentru a incarca soldul furnizorului se va genera o factura furnizor pornind de la nota de receptie. Dupa validarea respectivei facturi furnizor se inregistreaza datoria fata de furnizor. Pentru a vedea lista cu soldurile furnizorilor se poate accesa meniul Intrari -> Solduri furnizori. Cu alte cuvinte marfa intra in stoc pe baza notei de receptie iar datoria fata de furnizor apare odata cu factura furnizor.
5.5.1.Realizarea unei NIR cu distribuirea transportului in pretul de achizitie

In cazul in care factura de transport se primeste separat si se doreste distribuirea transportului in pretul de achizitie al marfii se va proceda in felul urmator:

Pe antetul documentului se completeaza campul Valoare transport. In cazul in care se face o nota de receptie dintr-o factura externa, si deci s-a selectat o anumita valuta in partea de sus, se poate completa valoarea transportului in valuta. Se adauga linia normal pana se ajunge la campul Pret FT unde nu se completeaza nimic ci se apasa pe butonul I din partea dreapta a campului Pret in valuta. Alternativ se poate utiliza combinatia de taste ALT+I. Pe ecran apare un formular special de calcul al pretului de achizitie in situatii exceptionale. Pe formularul de calcul al pretului de achizitie se trece pretul de pe factura, fie el in lei sau in valuta. Urmatorul camp se completeaza cu valoarea totala a facturii furnizor, fara TVA, in lei sau in valuta in functie de modul de lucru. Programul are nevoie de aceasta valoare pentru a putea realiza distributia costului transportului proportional cu valoarea produselor. Daca este cazul in continuare se poate completa procentul de taxa si comision vamal. Programul cere valoarea totala a facturii furnizor doar la prima linie introdusa. La terminarea operatiunii de introducere a notei de receptie valoarea rezultata pe antetul documentului Total fara taxe trebuie sa fie egala cu: total factura furnizor + valoare transport, asta fiind si cheia de varificare.

Manual de utilizare eKonom

43

Observatie: Daca dupa introducerea notei de receptie se modifica valoarea transportului aceasta nu mai schimba cu nimic pretul produselor. In cazul in care se ajunge intr-o asfel de situatie se va reintra pe fiecare linie in parte pentru a se recalcula pretul de achizitie. 5.6.Realizarea unei incasari client

Pentru a realiza o incasare client se acceseaza meniul Iesiri -> Incasari clienti. In ecranul de incasari clienti se apasa butonul creare, se completeaza pas cu pas toate campurile, se salveaza documentul si apoi se valideaza. In momentul in care o incasare client este validata, ea se distribuie automat pe facturile ramase restante de la respectivul client. Daca nu va convine repartitia implicita facuta de program, ea poate fi modificata tot in ecranul de Incasari cu ajutorul celor doua butoane din partea de jos: Adauga si Sterge. Vezi in exemplul de mai jos. In momentul in care te afli pe campul Mod Plata unde urmeaza sa selectezi tipul documentului de plata, se poate utiliza prima litera de la respectivul tip fara a fi nevoie sa apelezi la mouse. Daca, de exemplu, dorim sa introducem un Ordin de plata este de ajuns sa tastam litera O atunci cand ne aflam pe campul Mod Plata si programul va selecta automat optiunea Ordin de plata. Pentru a modifica conturile si jurnalele modurilor de plata se poate utiliza optiunea Fisiere -> Moduri de plata.
Exemplu: Consideram ca avem clientul altaway care are de platit un sold initial de 100,000Lei si intre timp i s-a mai facut o factura de 200,000Lei. Daca, in acest moment, accesam meniul Iesiri->Solduri clienti si selectam clientul altaway, vom observa in dreptul lui un sold de 300,000Lei iar in tabelul de jos a ecranului vom observa distributia soldului pe documente, adica 100,000Lei sold initial si 200,000Lei Factura numarul X.

Daca introducem o incasare client de 250,000Lei si o validam programul o va repartiza in felul urmator: 100,000lei pe soldul initial si 150,000Lei pe Factura numarul X. Liniile de repartitie pot fi sterse si poate fi creat un alt mod de repartizare al incasarii client.
Observatie: Daca ne aflam pe ecranul de facturi clienti iar clientul doreste sa achite integral factura curenta prin numerar, se poate utiliza butonul chitanta, unde programul cere numarul de chitanta si data chitantei, urmand ca mai departe el sa genereze documentul de plata si sa-l repartizeze fortat pe respectiva factura indiferent de alte restante al clientului. 5.7.Realizarea unei plati furnizor

Mecanismul de plati furnizor este identic cu cel de la plati clienti, prin urmare prezentarea lui ar insemna repetarea subcapitolului de mai sus.

44

altaway 2002-2005

5.8.Sincronizarea de date

Cu ajutorul modulului de sincronizare de date se pot centraliza datele din mai multe puncte de lucru intr-un punct central. Exportul de date cu ajutorul modulului sincro garanteaza ca ordinea de validare a documentelor se va face exact ca la punctul de lucru si, astfel, se asigura coerenta evolutiei PAMP-ului intre cele doua sau mai multe puncte de lucru. Pentru ca sincronizarea sa functioneze corect trebuie respectate urmatoarele reguli:
5.8.1.Configurarea punctului de lucru si a punctului central

La punctul central trebuie create toate magaziile din toate punctele de lucru. Daca, de exemplu, sincronizarea se va face cu doua puncte de lucru pe care le vom numi Punct 1 si Punct 2, atunci in cadrul bazei de date din punctul central vor fi create magaziile Punct central, Punct 1 si Punct 2.

La Punct 1 se va crea o baza de date, indiferent cu ce denumire si in cadrul acelei baze de date se va crea Magazii punct1. Identic se procedeaza si la Punct 2, unde se creaza o baza de date si Magazii punct2. Categoriile contabile articole vor fi create in toate punctele de lucru. Valutele cu care se va lucra vor fi create in toate punctele de lucru.
Mod de lucru:

Se creaza articolele la Punct central; Se exporta fisierul articole la toate punctele de lucru; Se creaza miscarea de stoc initial pe fiecare magazie in parte; Se executa din fiecare magazie in parte un export sincronizare iar la Punct central se executa cate un import sincronizare de la fiecare punct de lucru.

Manual de utilizare eKonom

45

In acest moment la fiecare punct de lucru exista stocul initial iar la punctul central exista stocul initial pe fiecare magazie in parte. Se poate incepe lucrul propriu zis : facturare, incasari clienti, etc.
ATENTIE: Numerele de documente de miscari de stoc sunt unice indiferent de magazie, deci, pentru a nu aparea conflicte intre punctele de lucru pe fiecare punct de lucru, se va aloca o marja proprie de numere de documente de miscare de stoc. Daca, de exemplu, miscarea de stoc initial de la punctul central de lucru a primit numarul 1, atunci miscarea de stoc initial de la punctul de lucru 2 ar trebui sa poarte de exemplu numarul 10000 iar miscarea de stoc initial la punctul de lucru 3 ar trebui sa aiba numarul 20000. Numerele date sunt doar ca exemplu si se poate alege orice marja de numere pentru fiecare punct de lucru in parte. Aceiasi problema poate aparea si la numerele notelor de receptie si la numerele documentelor de incasare de tip ordin de plata.

In cazul facturilor client sau a chitantelor aceasta problema nu poate apare deoarece ele oricum sunt unice. La sfarsitul fiecarei zile sau la sfarsitul fiecarei saptamani se executa la punctele de lucru operatiunea de export sincronizare. Pentru aceasta se acceseaza meniul Utilitare -> Export sincronizare unde de regula se lasa perioada implicit propusa, adica pe intreg anul calendaristic in curs. Avand bifata optiunea Doar cele neexportate programul se va asigura ca fiecare document este exportat o singura data. Implicit programul este configurat sa genereze un fisier de configurare in calea:
c:\temp\sincro\<nume fisier sincronizare>.

In urma efectuarii exportului va rezulta un fisier ce trebuie trimis la punctul central. Denumirea fisierului este de fapt codificarea momentului in care s-a realizat exportul. Daca, de exemplu, se va realiza un export in data de 10/06/2003 la ora 12:00, denumirea fisierului propus va fi a2003ln6z10H12_00_00. In acest fel se va sti cu exactitate la ce moment a fost exportat fisierul. Denumirea fisierului nu are nici un fel de utilitate in functionarea corecta a sincronizarii ci este doar un indiciu ce se adreseaza utilizatorului. Pentru ca exportul sa functioneze trebuie ca directorul C:\temp sa existe iar utilizatorul curent sa aibe drept de scriere in el (problema drepturilor nu apare la sisteme de operare W95-98-Me). Fisierul rezultat poate avea dimensiuni destul de mari dar arhivat cu ajutorul oricarui program de genul: zip, arj, rar, etc. dimensiunile lui devin nesemnificative pentru viteza actuala a retelei Internet din Romania. Fisierul arhivat sau nearhivat se atasheaza unui e-mail si se trimite la punctul central. La punctul central se salveaza fisierul in directorul c:\temp\sincro\ dupa care din programul ekonom se lanseaza optiunea Utilitare -> Import sincronizare date. Pe ecran apare un dialog care cere utilizatorului sa selecteze fisierul ce se doreste a fi importat. Se selecteaza fisierul si se apasa butonul OK. In cele ce urmeaza importul de date va avea doua faze: importul documentelor si validarea cronologica a documentelor. La fiecare din cele doua faze utilizatorul va fi intampinat cu o intrebare la care va raspunde cu YES.

46

altaway 2002-2005

Din punct de vedere intern programul va simula la inceput in memorie importul de date iar daca apare o eroare pe parcursul importului toate modificarile efectuate vor fi derulate inapoi pana se ajunge la starea stabila a bazei de date inainte de inceperea importului. In caz nefericit se apeleaza la ajutor de specialitate pentru depistarea erorii. Daca se doreste, de exemplu, eliminarea unui document dintr-un fisiere de sincronizare, acest lucru se poate face cu ajutorul oricarui editor de texte gen notepad. Fisierele de sincronizare sunt de fapt fisiere script ekonom cu extensia eks ce contin comenzi ekonom. Fisierele de sincronizare contin si linii de comentarii astfel incat este simplu de depistat de unde incepe si unde se termina o comanda. Daca, de exemplu, se elimina o factura client dintr-un fisier de sincronizare, este obligatoriu sa se elimine si din partea de jos a fisierului linia ce ar urma sa valideze respectiva factura, in caz contrar fisierul nu va putea fi importat deoarece se va ajunge in cele din urma la respectiva linie iar acolo va apare eroare de tip document inexistent importul de date se abandoneaza iar toate operatiunile sunt derulate inapoi. Dupa efectuarea corecta a unui import programul redenumeste extensia fisierului importat din eks in old. Prin acest mecanism se asigura de faptul ca nu se va incerca niciodata importarea unor documente ce au fost deja importate. ATENTIE: Programul nu asigura sincronizarea documentelor de tip: Bon de consum, Miscare de stoc de tip iesire, Nota de productie sau Deviz.
5.8.2.Devalidarea si revalidarea in modul de lucru sincronizat

In cazul in care dintr-un motiv sau altul se ajunge la situatia ca la unul dintre punctele de lucru sa fie necesara o devalidare de documente deja sincronizate, aceasta va fi raportata la punctul central pentru a se efectua si acolo aceiasi operatiune. Devalidarile si revalidarile nu sunt luate in calcul de mecanismul de sincronizare de date.
5.8.3.Situatia in care s-au efectuat mai multe exporturi fara import

In cazul in care dintr-un motiv sau altul s-au executat mai multe exporturi de sincronizare fara ca la punctul central sa se efectueze sincronizarea, este neaparat necesar ca in momentul importului acesta sa se efectueze in ordinea cronologica a fisierelor.
5.8.4.Sincronizarea preturilor de vanzare si a caracteristicilor articolelor

In cazul in care la punctul central se ia decizia modificarii unor articole, a pretului sau a caracterisiticilor, sau se intampla sa se adauge un numar de articole ce evident nu apar inca in baza de date din punctele de lucru se poate recurge la un export de articole din punctul central catre punctele de lucru. Pentru aceasta la punctul central se va alege in programul ekonom optiunea Utilitare -> export sincronizare. Se bifeaza Exporta doar articolele si se apasa pe OK. Programul creaza in directorul C:\temp\sincro\ un fisier cu denumirea ARTICOLE<moment export> ce poate fi trimis prin e-mail catre punctele de lucru. La punctele de lucru se efectueaza operatiunea de Utilitare -> Import sincronizare ce va avea ca efect sincronizarea caracterisiticilor articolelor cu cele din baza de date de la punctul central si eventual adaugarea celor noi.
5.9.Devalidarea si revalidarea

Manual de utilizare eKonom

47

Pentru a putea lucra cu facilitatea de devalidare din programul eKonom este foarte important sa cunoasteti mecanismele ce guverneaza aceasta facilitate. Lucrul cu programul ekonom se desfasoara in principal prin crearea de documente si validarea documentelor. In urma operatiunilor de validare se produc schimbari in stocuri si solduri. Programul pastreaza un istoric cu toate documentele ce au fost validate pana in acel moment. Acest istoric il vom numi stiva de devalidare. Pentru a putea modifica un document ce a fost validat cu un anumit numar de zile in urma va trebui sa devalidam toate documentele validate pana in acel moment, sa modificam documentul, dupa care in aceiasi ordine sa revalidam toate documentele. Din fericire in eKonom exista un utilitar care face acest lucru pentru tine. In cele din urma vom urmari o schema pe care se va explica modul de functionare al devalidarii.

48

altaway 2002-2005

Consideram ca avem urmatoarea stiva de devalidare, cu alte cuvinte consideram ca avem documentele de mai jos validate in ordinea respectiva. Cel mai vechi document validat se va afla in partea de jos:

Numar
Incasare client 898888 Factura client 444222 Factura client 111333 Nota de receptie 5 Factura client 111222
Nota de receptie 3

Data
23 ian 2003 22 ian 2003 21 ian 2003 20 ian 2003 15 ian 2003
11 ian 2003

Nota de receptie 2 Nota de receptie 1 Miscare de stoc nr 1

10 ian 2003 10 ian 2003 01 ian 2003

Constatam ca exista o greseala in nota de receptie numarul 3. Pentru a modifica nota de receptie, trebuie deci devalidate documentele de deasupra ei in ordinea de sus in jos. Pentru aceasta accesam optiunea Utilitare -> Devalidare documente, cautam in lista nota de receptie cu numar 3, o selectam si apasam Devalidare. Programul ne spune faptul ca daca va continua operatiunea va devalida un numar de 6 documente. Daca se accepta, urmeaza procesul de devalidare care poate fi urmarit pe ecran cat si pe bara de progres din partea dreapta jos a ecranului principal. Dupa terminarea operatiunii putem modifica in siguranta nota de receptie numarul 3 dupa care nu o validam ci o lasam nevalidata. Dupa cum se observa in partea de sus a utilitarului de devalidare, avem doua pagini: devalidare si revalidare. In acest moment ne intereseaza sa revalidam in ordine cele 6 documente care au fost devalidate. Pentru aceasta selectam pagina de revalidare Aici vom gasi o stiva de revalidare in forma de mai jos:

Numar
Nota de receptie 3

Data
11 ian 2003

Factura client 111222 Nota de receptie 5 Factura client 111333 Factura client 444222 Incasare client 898888

15 ian 2003 20 ian 2003 21 ian 2003 22 ian 2003 23 ian 2003

Si in acest caz stiva va fi parcursa de sus in jos astfel ca primul document ce urmeaza sa fie revalidat va fi nota de receptie cu numarul 3.

Manual de utilizare eKonom

49

Pentru a revalida cele 6 documente ne pozitionam pe ultimul document din lista si apasam butonul Revalidare. Programul ne comunica faptul ca daca vom continua operatiunea urmeaza sa se revalideze 6 documente iar daca apasam Yes se produce revalidarea. Procesul de revalidare poate fi urmarit atat pe ecran cat si pe bara de progres din partea de jos dreapta a ecranului pincipal. Dupa terminarea revalidarii stiva de revalidare ramane goala. In mod normal stiva de revalidare trebuie sa fie tot timpul goala.
5.10.Comenzi clienti / furnizori

In principiu sistemul de reaprovizionare este capabil sa ne spuna in momentul in care dorim sa achizitionam marfa de la un furnizor ce anume trebuie sa comandam. Toate acestea la un singur click de buton. Dar despre cum functioneaza sistemul, iata in cele ce urmeaza o descriere detaliata a mecanismelor ce guverneaza reaprovizionarea in ekonom. Pentru inceput sa ne intoarcem putin la fisa articolului. La un moment dat pe fisa articolului programul ne cere sa completam doua campuri aferente etichetei reaprovizionare. Primul camp este asa numitul stoc minim iar al doilea camp este stocul maxim. In momentul in care stocul unui produs scade sub cel minim programul declanseaza mecanismul de reaprovizionare si calculeaza cat anume trebuie comandat pentru a atinge stocul maxim. Sa ne uitam pe cele doua scheme de mai jos: In figura 5.10.1 stocul real se afla in intervalul dintre stoc minim si stoc maxim deci cantitatea de comandat pentru respectivul articol este 0. In figura 5.10.2 observam ca stocul real a scazut sub stocul minim deci cantitatea de comandat devine egala cu formula:
stocul maxim stocul real

deci in urma reaprovizionarii stocul urmeaza sa devina egal cu stocul maxim.

Stoc maxim Stoc real

Stoc maxim

Cantitatea de comandat Stoc minim Stoc real

Stoc minim

figura 5.10.1 cantitatea de comandat este 0

figura 5.10.2 cantitatea de comandat este egala cu stoc maxim stoc real

50

altaway 2002-2005

Ceea ce s-a prezentat pana acum a fost, intr-un fel, realitatea simplificata pentru a intelege mai usor mecanismul. In realitate programul eKonom in calculul cantitatii de comandat tine seama de:

comenzile furnizor neonorate blocajele din stoc stocul faptic (in cazul in care difera de cel scriptic) comenzi clienti.

Astfel daca stocul faptic se afla in intervalul [minim-maxim] dar intre timp un client comanda o cantitate ce duce stocul sub minim, automat se declanseaza mecanismul de reaprovizionare cu toate ca pe stoc inca mai este marfa peste stocul minim. Pentru a genera o comanda furnizor se merge la Intrari -> Comenzi furnizor, se creaza antetul documentului unde se precizeaza carui furnizor ii este adresata comanda dupa care se apasa butonul Generare. Pentru a vedea ce articole trebuie comandate exista in permanenta optiunea Statistici -> Articole de comandat.
Atentie: Pentru ca programul sa stie carui furnizor trebuie sa-i comande un anumit produs este necesar ca in fisa articolului sa fie completat corect campul cod furnizor.

Manual de utilizare eKonom

51

5.11.Afisarea tabelelor

In programul eKonom orice lista sau orice tabel este afisata prin intermediul modulului brow indiferent daca este vorba de o statistica sau este vorba de o lista din care trebuie selectat un articol sau un client. Exemple de comenzi brow brow ca brow cfc -for not validat brow cnir brow sc brow rc Afiseaza Afiseaza Afiseaza Afiseaza Afiseaza lista de articole lista de facturi nevalidate lista de note de receptie statistica de solduri clienti lista de inregistrari din registru de casa

Ecranul brow are o serie de butoane care vor fi prezentate in cele ce urmeaza: Intelegerea acestui modul este extrem de importanta pentru a putea utiliza programul la capacitate maxima.
Buton Semnificatie Inregistrare noua In functie de tabelul care este afisat se lanseaza ecranul specializat pentru adaugarea unei noi inregistrari. Daca, de exemplu, pe ecran se afla tabelul de articole, atunci apasarea acestui buton va avea ca efect afisarea ecranului de articole in modul creare. Scurtatura aferenta acestui buton este CTRL+N. Vizualizare inregistrare Indiferent de contextul in care este afisat un tabel, apasarea acestui buton are ca efect deschiderea ecranului specializat in contextul vizualizare. In mod normal daca este afisat un tabel si se apasa ENTER pe o inregistrare, efectul este identic cu afisarea acestui buton. In cazul in care tabelul se afla in modul selectie, atunci apasarea tastei ENTER pe o inregistrare este echivalenta cu selectarea inregistrarii. Eliminare inregistrare eliminarea unei inregistrari este precedata intodeauna de un mesaj de confirmare. Scurtatura: Delete. Cautare Cu ajutorul acestui ecran se deschide utilitarul de cautare inregistrare. Cautarea intr-un tabel poate fi facuta in functie de anumite criterii. Daca se doreste ca optiunea Sa inceapa cu sa fie bifata la afisarea ecranului de cautare, se poate seta variabila brow_inceapa pe true. Scurtatura: CTRL+F. Ordonare ascendenta Ordoneaza tabelul ascendent. Ordonare descendenta Ordoneaza tabelul descendent.

52

altaway 2002-2005

Buton

Semnificatie Transfer OLE in Excel Aceasta optiune realizeaza transferul imediat in Excel pentru ceea ce este afisat pe ecran. Intotdeauna pentru a efectua diverse statistici sau diverse operatiuni mai complexe este de preferat sa se utilizeze un program de calcul tabelar care este mult mai flexibil. Scurtatura: CTRL+O. Export intr-un fisier Orice tabel avem afisat pe ecran poate fi exportat in diverse formate pentru diverse programe cum ar fi de exemplu FOX2.6, Lotus sau chiar Internet Explorer. Filtrare Orice tabel poate fi filtrat pe anumite criterii. Pentru mai multe detalii vezi subcapitolul Filtrarea inregistrarilor. Scurtatura: CTRL+Q . Reincarca tabel Reincarca coloanelor. Scurtatura: F5.

tabelul

si

configuratia

Listare tabel Listeaza tabelul curent in functie de un anumit raport. Previzualizare raport Previzualizare pe ecran a tabelului curent in functie de un anumit raport. Listare fisa Listare la imprimanta a fisei inregistrarii curent selectate. Previzualizare fisa Previzualizare inregistrarii curent selectate.

pe

ecran

fisei

Suma Realizeaza totalul coloanei de tip numeric activa. Scurtatura aferenta acestui buton este CTRL+T (Total). Sortare avansata Permite sortari mai sofisticate pentru tabelele afisate. Un tabel poate fi ordonat de exemplu ascendent dupa data si apoi descendent dupa numar. Editare fisier de configurare Orice afisare de tabel se face in functie de un fisier de configurare care poate fi modificat direct prin apasara acestui buton.

Manual de utilizare eKonom

53

5.11.1.Filtrarea inregistrarilor

Prin filtrarea unui tabel se intelege vizualizarea doar a acelor inregistrari care sunt relevante pentru un scop anume. Daca, de exemplu, dorim sa gasim o factura a clientului avand codul altaway, nu are rost sa baleem vizual tot tabelul de facturi client, insa daca pe ecran vedem doar inregistrarile clientului altaway, putem balea acest tabel mai mic si sa gasim imediat ceea ce ne interseaza. Daca se apasa butonul filtrare inregistrare, pe ecran apare o grila de forma exemplului prezentat mai jos:
Descriere Op Valoare Op Valoare

Numar Data Valoare


Pe prima coloana sunt practic coloanele din tabelul pe care dorim sa-l filtram, dar de data aceasta ele sunt asezate pe verticala. In exemplul prezentat mai sus tabelul ce trebuie filtrat are 3 coloane (Numar, Data, Valoare). Vom considera in continuare 2 exemple: 1. Dorim sa vedem doar inregistrarile din perioada 01/06/2003 - 30/06/2003. Pentru aceasta vom completa tabelul de selectie in forma de mai jos:
Descriere Op Valoare Op Valoare

Numar Data Valoare


In partea de jos a ecranului de selectie inregistrari se gasesc doua casute de selectie: operator intre linii si operator intre coloane. La operator intre coloane se selecteaza si. Ceea ce am completat mai sus poate fi exprimat in felul urmator: Doresc sa vad doar facturile care au data mai mare sau egala cu 01/06/2003 si data mai mica sau egala cu 30/06/2003. Daca, in exemplul de mai jos, greseam si selectam operatorul intre coloane ca fiind sau atunci obtineam o aberatie din punct de vedere logic deoarece aceasta putea fi tradus Doresc sa vad doar facturile care au data mai mare sau egala cu 01/06/2003 sau data mai mica sau egala cu 30/06/2003. Analizand logica frazei de mai sus se constata ca oricum toate documentele satisfac cel putin unul dintre cele doua criterii deci fraza este adevarata pentru orice document ceea ce nu duce la nici o filtrare. 2. Dorim sa vedem inregistrarile care sunt in luna februarie 2005 sau care au valoarea mai mare de 1,000. Pentru a realiza aceasta se completeaza grila de selectie in felul urmator:

>=

01/06/2003

<=

30/06/2003

54

altaway 2002-2005

Descriere

Op

Valoare

Op

Valoare

Numar Data Valoare


Operatorul intre coloane: si Operator intre linii: sau Astel obtinem fraza logica: (Doresc toate facturile pentru care campul data este mai mare sau egal ca 01/02/2003 si data mai mic sau egal ca 28/02/2003) sau valoare mai mare ca 10,000,000.Observati si pozitia parantezelor. De mentionat este faptul ca daca, s-a facut o filtrare pe un tabel, atunci peste rezultatele obtinute se poate aplica o alta filtrare. Pentru a reincarca tabelul se va utiliza tasta F5.
5.11.2.Exportul unui fisier in vederea publicarii pe Internet

>= >

01/02/2003 1,000

<=

28/02/2003

Pentru a exporta un tabel in vederea publicarii pe Internet avem de urmat 2 etape: 1. selectarea inregistrarilor ce urmeaza a fi exportate; 2. realizarea exportului intr-un fisier HTML. Daca, de exemplu, se doreste publicarea partiala a fisierului de articole, in sensul ca nu se doreste publicarea articolelor fara stoc, dar nici a articolelor care nu au completata rubrica pret de vanzare se va proceda in felul urmator: 1. Se aduce in fata lista de articole Liste->articole. Cu ajutorul optiunii de filtrare inregistrari se pastreaza doar articolele care au stoc diferit de zero si pret de vanzare mai mare decat zero 2. Selectia odata realizata, tot ceea ce trebuie sa facem este ca din inregistrarile pastrate sa realizam un export in HTML. Pentru aceasta apasam butonul Exporta intr-un fisier aflat in imediata vecinatate a butonului de transfer in Excel dupa care completam pas cu pas optiunile de export:

in primul ecran vom selecta tipul fisierului ce dorim a fi exportat Internet Explorer HTML . Programul propune automat crearea fisierului c:\my documents\ export.html . Aceasta cale si denumirea fisierului poate fi schimbata prin apsarea butonului [...] din dreptul campului. Se apasa butonul Urmatorul; Pe ecranul al doilea se lasa bifata optiunea Vreau si alte optiuni; Urmeaza un ecran cu doua liste. In partea stanga sunt coloanele care mai sunt disponibile iar in partea dreapta coloanele ce urmeaza a fi exportate. In acest moment ar fi cazul sa deselectam anumite coloane, deoarece de regula nu dorim ca pretul de achitie mediu ponderat sa fie afisat pe Internet. Pentru a deselecta o coloana din cele selectate pentru export, aceasta se selecteaza in partea dreapta si se apasa butonul [<]. Alternativ ar fi solutia de a deselecta toate coloanele prin apasarea butonului [<<] dupa care pas cu pas se selecteaza coloanele dorite in ordinea dorita. La finalizarea selectiei coloanelor ce trebuie exportate se apasa butonul Urmatorul; Urmeaza optiunile de generare a tabelului HTML care se aleg in functie de organizarea website-ului firmei. Se poate alege un titlu pentru pagina, se poate alege

Manual de utilizare eKonom

55

o margine stanga, dreapta, se poate alege un anumit font si o anumita dimensiune a font-ului. La finalizarea selectiei optiunilor se apasa butonul Export; In momentul in care programul afiseaza mesajul Export complet apasati exit exportul este finalizat.

5.12.Crearea politicilor de preturi 5.12.1.Mecanismul politicilor de preturi

Pentru a accesa politicile de pret se acceseaza meniul Fisiere-Politici de preturi. Politicile de preturi trebuie vazute ca o lista de forma celei de mai jos: Politici de preturi Politica1 Politica 2 Politica 3 Politica 4 In momentul in care se creaza o factura client sau un aviz de expeditie si se introduce un cod de articol si o anumita cantitate, urmeaza evaluarea politicilor de pret. Politicile de preturi se evalueaza de sus in jos pana cand conditiile de aplicare a unei politici de pret sunt satisfacute. In momentul in care aceste conditii sunt satisfacute, se evalueaza pretul de vanzare dupa care se paraseste lista de politici. Cu alte cuvinte prima politica de pret ce poate fi aplicata se aplica dupa care se paraseste evaluarea. Dupa cum se observa din paragraful anterior, ordinea politicilor de preturi este foarte importanta. Daca, luand exemplul de mai sus, se potriveste si politica Politica 2, dar se potriveste si Politica 4 atunci se va aplica practic doar Politica 2 iar programul nici nu mai evalueaza conditiile de aplicare a politicii cu numarul 4. In cele din urma vom lua cateva exemple de creare de politica de pret.
5.12.2.Exemplu: discount 10% pentru clientii dintr-o categorie

Consideram ca avem categoria de clienti preferati pentru care dorim ca pretul de vanzare sa fie cu 10% mai mic decat pentru restul clientilor. Iata ce trebuie facut pentru a implementa aceasta politica in programul eKonom. 1. Se acceseaza ecranul de politici de preturi Fisiere -> Politici de preturi; 2. Se apasa butonul Adaugare dupa care pe ecran apare ecranul de adaugare politica de pret. Se completeaza campurile dupa cum urmeaza: 1. La denumire politica nu conteaza din punt de vedere functional ce anume se completeaza dar este de preferat sa se dea un nume cat mai sugestiv, de exemplu preferati-10%; 2. Urmeaza introducerea formulei de evaluare a pretului. Dupa cum spuneam, dorim sa vindem produsele cu 10% mai ieftin deci formula de evaluare a pretului de vanzare ar fi: pret_vanzare * 0.9. In partea de jos a ecranului avem variabilele disponibile in calculul pretului de vanzare. Pentru a introduce formula de vanzare precizata mai

56

altaway 2002-2005

sus se face dublu-click pe variabila ARTICOLPRETFT_NUMAR dupa care in campul Formula de evaluare a pretului se mai adauga *0.9. In acest moment la campul formulei trebuie sa avem: ARTICOLPRETFT_NUMAR * 0.9. Se apasa butonul OK; 3. Pana acum am creat politica si am stabilit formula de evaluare a pretului de vanzare, urmeaza sa stabilim conditiile in care se va aplica aceasta. Selectam in lista politica nou creata si apasam butonul Conditii. Pe ecran apare un tabel cu conditiile de aplicare a politicii de preturi. In cazul in care nu exista nici o conditie de aplicare a politicii, programul interpreteaza ca aceasta politca trebuie aplicata tot timpul. Noi nu dorim asa ceva, pentru ca ar insemna ca vindem la orice client cu 10% discount, deci vom adauga o noua conditie. Pentru aceasta se apasa butonul Adauga sau se apasa tasta F4. La variabila se selecteaza CLIENTCATEGORIE_SIR , la operator se selecteaza =, lar la valoare se completeaza preferati aceasta fiind categoria de clienti pentru care dorim reducerea de pret.
Observatie: Daca dorim ca aceasta politica de pret sa nu se aplice chiar pentru toate articolele ci doar pentru articolele din categora gresie, tot ce trebuie sa facem este sa mai adaugam inca o conditie de aplicare a politicii de pret de forma: ARTICOLCATEGORIE_SIR = gresie Observatie: Daca dorim ca pretul de vanzare al unui articol sa fie pretul de vanzare in valuta inmultit cu cursul din ziua facturii vom introduce o formula de evaluare a pretului in felul urmator: ARTICOLPRETVALUTA_NUMAR * VALUTACURS_NUMAR 5.12.3.Trimiterea marfii catre alte puncte de lucru la PAMP

In cazul in care se lucreaza in modul de lucru sincronizat, deci avem in plus alte puncte de lucru, si dorim sa trimitem marfa catre aceste puncte de lucru, este important ca marfa sa iasa pe aviz de expeditie la pretul de achizitie. Daca, de exemplu, se lucreaza la PAMP, atunci este indicat sa se creeze o politica de pret care sa precizeze ca, daca codul clientului este egal cu cod punct de lucru , atunci pretul de vanzare sa fie ARTICOLPAMP_NUMAR . Aceasta politica de pret sa va aplica practic la crearea avizelor de exepeditie.
5.12.4.Testarea politicilor de pret

Este foarte importanta testarea politicilor de pret inainte sa ne bazam pe ele. Pentru aceasta se vor crea facturi care satisfac diverse politici de preturi dupa care se va testa aplicarea acestora. In momentul in care o politica de pret este aplicata, utilizatorul primeste un mesaj complet care-i precizeaza faptul ca politica cu numele X a fost aplicata deoarece au fost satisfacute conditiile Y, Z iar pretul de vanzare s-a obtinut din formula F. Cu alte cuvinte mecanismul politicilor de preturi este transparent si in consecinta usor de depanat.
5.13.Registru de casa 5.13.1 Coduri PI

Codurile PI (coduri plati incasari) sunt folosite pentru a crea modele de inregistrari. Un model de inregistrare bazat pe un cod PI presupune un cont, o descriere si un procent de TVA. Un exemplu de mod de plata ar fi incasarea de la un client pe baza de chitanta. Un astfel de mod de plata ar fi de forma:

Manual de utilizare eKonom

57

Cod: 02 (poate fi orice) Mod plata: Incasare Procent TVA: 0 Cont: 411*

In momentul in care am dori sa introducem o incasare client in registru de casa ar fi de ajuns sa selectam modul de plata cu codul 02 dupa care nu trebuie dacat sa selctam clientul de la care s-a incasat, sa precizam numarul de document si suma. In realitate incasarie client pe baza de chitanta se vor introduce in ecranul de Incasari clienti urmand ca programul sa genereze inregistrarea corespunzatoare in registru de casa.
5.13.2 Lucrul cu registru de casa

Pentru a incepe lucrul cu modulele de registru de casa trebuie in primul rand sa introducem soldul initial la ziua in care incepem lucrul. Pentru aceasta se porneste ecranul de registru de casa prin una din metodele: Se da comanda: rc Se selecteaza contextul: Contexte -> Registru de casa dupa care se apasa butonul Reg Casa. Implicit la pornirea modulului de registru de casa acesta selecteaza data de astazi. Pentru a introduce soldul initial si pentru a putea incepe completarea primei zi in registru de casa se creaza in ziua precedenta o inregistrare de tip Sold Initial. Implicit aceasta are codul 01. Activam ziua anterioara apasand tasta PRECEDENTA. In partea sus la campul DATA apare data de ieri. Pentru a crea o noua inregistrare in registru de casa se apasa tasta F4. Se completeaza codul PI: 01 sau se tasteaza ? si ENTER dupa care se selecteaza inregistrarea Sold Initial din lista. La suma incasata se completeaza soldul initial al primei zile de lucru dupa care se poate incepe lucrul normal cu registru de casa.
In cele ce urmeaza vom lua ca exemplu o plata furnizor: Pentru a introduce in registru de casa o plata furnizor ce nu are legatura cu gestiunea comerciala procedam in felul urmator:

se porneste registru de casa prin comanda: rc se selecteaza in partea de sus data pe care lucram se apasa F4 (apare ecranul de introducere inregistrare) la cod PI se completeaza ? si se apasa ENTER (apare lista de coduri PI) unde selectam codul 10 (plata furnizor). se apasa ENTER pe campul cont dupa care programul afiseaza lista de conturi furnizor din program de unde selectam furnizorul dorit. In caz ca acesta nu exista se apasa CTRL+N pentru a crea un cont nou. OBS: Daca furnizorul exista creat in gestiunea comerciala dar contul lui nu apare in planul de conturi se poate folosi utilitarul Import Conturi din Gestiunea Comerciala pentru a reimporta lista de conturi. se completeaza numarul chitantei si numrul facturii corespondente se completeaza suma platita se apasa salveaza.

58

altaway 2002-2005

5.13.3 Configurarea programului pentru a genera inregistrari in registru de casa

Daca dorim de exemplu ca chitantele pe care le inregistram in gestiunea comerciala sa genereze automat o inregistrare in registru de casa va trebui sa efectuam urmatoarea configurare. In meniul Fisiere se selecteaza Moduri de plata. Se face ENTER pe modul de plata CHITANTA . Se completeaza: Jurnal: 5311 Se bifeaza Generare inregistrare registru de casa La cod plata se tasteaza ? ENTER si se alege codul PI corespunzator. In configurarea implicita codul de plata furnizor implicit este 10. La cod incasare se tasteaza ? ENTER si se alege codul PI corespunzator. In configurarea implicita codul pi pentru incasari clienti este 02. Configuratiile acestea sunt implicite in eKonom deci programul genereaza inregistrarile de registru de casa automat dar intelegerea mecanismului este esentiala pentru a putea realiza configuratii mai deosebite.
5.13.4 Utilizarea RC pentru a introduce inregistrari cu TVA si valoare neimpozabila

In registru de casa exista posibilitatea de a introduce inregistrari mai speciale care genereaza inregistrari contabile compuse de forma celei prezentate mai jos:

Cont 3022 4426 3022 5311

Explicatie BON DE BENZINA TVA NEIMP COMBUSTIBILI

Debit 200 38 1

Credit

239

Pentru a realiza o astfel de inregistrare se creaza un cod PI de forma urmatoare: Cod = XX (exemplu 15) Explicatie = Bon benzina TVA = 0 Cont = 3022 Cont neimpozabil = 3022 Se creaza o linie in registru de casa de forma: Cod PI = XX Cont = 3022 Suma platita = 239 din care TVA = 38 neimpozabil = 1 Cont neimpozabil = 3022 Observatie: Aceste inregistrari au menirea de a genera inregistrari contabile din care sa se poata genera corect jurnalele de TVA. Pentru inregistrarile normale campurile de TVA , din care neimpozabil si Cont neimpozabil vor fi ignorate.

Manual de utilizare eKonom

59

5.14.Gestiunea productiei

Programul eKonom permite lucrul cu gestiunea productiei in mai multe sisteme: simplu (variabila de vonfigurare LNP_OF este pe FALSE) cu ordine de fabricatie (variabila de vonfigurare LNP_OF este pe TRUE) In cazul in care programul lucreaza in modul simplu in momenul in care se introduc articolele pe nota de productie acestea se iau direct din fisierul de articole. Poate fi produs oricand orice reper. In cazul ca se lucreaza in sistemul cu Ordine de fabricatie exista un curs clar pornind de la comanda client trecand prin productie si terminand cu factura client: 1. Apare cererea din partea unui client ce se reflecta prin introducerea unei comenzi client cu data si scadenta(data limita de livrare) 2. Pornind de la comenzile client se creaza Ordinele de fabricatie (Productie aprobata) 3. Pornind de la Ordinele de fabricatie se creaza notele de productie (Ceea ce se programeaza si se realizeaza concret). 4. Pornind de la nota de productie se genereaza bonurile de consum pentru materiile prime si nota de receptie pentru produsele finite. 5. Din lista Articole ramase de livrat se observa in permanenta ce anume se poate livra prin compararea cantitatii ramase de livrat cu stocul. Apasand ENTER pe una dintre inregistrari programul deschide comanda care a generat linia iar din respectiva comanda se poate genera factura client. Odata cu validarea facturii client se soldeaza comanda client si se inchide lantul.
5.14.1. Definirea unui articol de tip productie

Pentru a definii un articol ca fiind de tip productie este de ajuns ca in fisa articolului la campul TIP sa se selecteze PRODUCTIE. In acest moment putem merge la FISIERE -> RETETAR ARTICOLE PRODUCTIE unde putem definii din ce anume se compune articolul respectiv.
5.14.2. Crearea unei note de productie

Pentru a afisa ecranul de note de productie se acceseaza meniul INTERN -> NOTE DE PRODUCTIE. Se apasa butonul CREARE si se completeaza pas cu pas campurile. In campul LUCRARE se poate completa un cod de lucrare urmand ca mai apoi acest camp sa se exporte in bonurile de consum aferente in campul LUCRARE. Ulterior se pot face analize din meniul STATISTICI -> CONSUM PE LUCRARI unde putem filtra, de exemplu, totate consumurile efectuate pentru o lucrare anume. Exista posibilitatea ca pentru o anumita lucrare sa avem 3 note de productie si inca 4 bonuri de consum suplimentare situatie pe care o putem analiza din statistica precizata anterior. Crearea unei note de productie presupune efectuarea unor pasi descrisi in cele ce urmeaza:
5.14.2.1. Precizarea articolelor ce urmeaza a fi produse

In prima etapa se merge pe pagina DE PRODUS unde cu ajutorul butoanelor din partea de jos a ecranului se introduce pas cu pas ceea ce urmeaza a fi produs. In cazul in care se lucreaza in sistemul cu Ordine de fabricatie la apasarea butonului F4 pentru adaugarea unui articol progrmaul nu va afisa lista de articole ci lista de articole aflate in ordine de fabricatie si neintroduse inca in note de productie.

60

altaway 2002-2005

In cadrul notei de productie se poate preciza o cantitate programata si una realizata. Pentru a realiza ulterior o statistica cu programarile si realizarile zilnice se va utiliza listarea: Statistici -> Situatie programare zilnica din contextul Gestiunea productiei.
5.14.2.2. Stabilirea necesarului notei de productie

Fiecare articol ce urmeaza sa fie produs va avea un anumit necesar de materii prime. Accesand pagina NECESAR se poate utiliza butonul PRELUARE RETETE pentru ca programul sa genereze automat necesarul acestei note de productie. Acest necesar poate fi modificat schimband anumite materii prime cu altele echivalente, eliminand anumite materii prime sau adaugand altele noi. Dupa ce necesarul a fost stabilit cu succes se poate vizualiza un necesar cumulat prin accesarea paginii NECESAR CUMULAT.
5.14.2.3. Generarea bonurilor de consum

In pagina DISPONIBIL PENTRU CONSUM programul afiseaza ceea ce este disponibil in acest moment spre a fi consumat. In cazul in care se apasa butonul din partea de jos GENERARE BC el va genera un bon de consum in care vor fi prezente aceste materii prime. In cazul in care exista materii prime ce nu se gasesc pe stoc ele vor aparea automat in rubrica Articole ramase de comandat. Pentru mai multe detalii vezi capitolul Comenzi clienti / furnizori.
5.14.2.4.Finalizare notei de productie

In cazul in care tot necesarul a fost consumat se poate trece la receptionarea articolelor produse. Pentru aceasta se acceseaza pagina DE PRODUS unde se apasa butonul CALCUL PRETURI urmand ca programul sa stabileasca pretul de intrarea al articolelor produse conform cu materiile prime consumte pentru producerea acestora. Ultima faza este desigur generarea notei de productie care se face din pagina DOCUMENTE apasand butonul GENERARE NIR din partea de jos a ecranului. Dupa validarea notei de receptie procesul de productie este practic incheiat.

Manual de utilizare eKonom

61

5.15.Sistem de lucru cu avansuri

In cazul in care firma lucreaza intr-un sistem ce presupune achitarea de avansuri de catre client inainte de livrarea marfii se va lucra dupa urmatoarea schema:
1 Comanda client Generare factura de avans Factura de avans

2 Generare factura finala

3 Soldare automata comanda Factura de avans

In continuare se prezinta pas cu pas schema de mai sus. La venirea clientului se creaza un document de tip comanda client (Iesiri Comenzi clienti) unde se completeaza produsele comandate de client. Ca exemplu vom lua cazul in care un client comanda 1 mobila bucatarie avand codul MB1 si 2 fotolii avand codul FT3. Dupa cum se stie in acest moment produsele apar in listele de articole ramase de livrat si dupa caz la articole ramase de comandat (vezi capitolul Comenzi clienti/furnizori) In cazul in care se va percepe un avans pe produsele comandate se genereaza factura de avans. Pentru asta se apasa butonul de generare factura > din dreptul campului DOC de la caracteristici comanda in prima casuta se completeaza litera V iar in a doua casuta se completeaza numarul facturii de avans. Factura generata va fi de tip AV. Spre deosebire de facturile normale facturile de tip avans au tipul AV in casuta din fata numarului de document. La validarea unei facturi de tip AVANS programul schimba codul articolelor in codul AVANS si memoreaza codul original al produselor. Cu alte cuvinte facturile de avans pot fi oricand validate deoarece ele nu scad din stoc. Pentru ca facturile de tip AV sa poata fi validate trebuie sa existe un articol cu codul AVANS si acesta sa fie de tip SERVICII sau DIFERENTE. In cazul in care se doreste ca articolul utilizat de program pe post de articol de avans se modifica variabila de configurare CFC_COD_AVANS. Daca de exemplu se doreste ca articolul de avans sa fie articolul avand codul AVANSMOBILA se creaza articolul AVANSMOBILA si se adauga la fisierul de initializare allusers.eks linia:
set CFC_COD_AVANS -valoare AVANSMOBILA

Configurarea se poate realiza si din meniul Comenzi -> Configurare generala, se selecteaza modulul CFC iar la optiuni modul se selecteaza CFC_COD_AVANS si se schimba valoarea acestuia.

62

altaway 2002-2005

Pentru mai multe detalii vezi capitolele Variabile de configurare si Incarcarea programului. Dupa validarea facturii de tip avans se completeaza si campul In avans din statisticile Articole ramase de livrat, Articole ramase de comandat. In cazul in care clientul plateste pe loc avansul se poate utiliza sistemul de generare chitanta integrala din facturi clienti apasand pe ecranul facturii butonul CHITANTA. RESTRICTIE: Programul nu ia in calcul cazurile de plata partiala sau neplata facturilor de avans. In cazul unor astfel de situatii este de preferat ca acele facturi sa nu fie validate. Urmatoarea etapa a schemei este generarea facturii finale. Pentru aceasta se merge pe factura de avans si se apasa butonul DIVERSE de unde se alege optiunea GENERARE FACTURA FINALA. Factura finala va contine produsele ce vor fi livrate catre client si stornarea avansurilor aferente. Dupa validarea facturii finale se soldeaza comanda client si campurile de avansuri pentru articolele respective. RESTRICTIE: Pentru stornarea unei facturi de avans se va utiliza in mod obligatoriu tot optiunea de generare factura finala unde se vor elimina produsele si se vor lasa doar liniile de stornare avans. In orice etapa prezentata mai sus se poate interveni asupra documentelor, de exemplu dupa generarea facturii de avans din comanda se pot sterge sau modifica unele cantitati. De asemenea dupa generarea facturii finale se pot elimina anumite linii si genera ulterior intr-o alta factura pe masura ce se livreaza marfa. Pentru a vizualiza o situatie centralizata cu articolele de comandat/livrat/blocate/pe avans/etc se deschide ecranul de articole pe o anumita magazie si se apasa butonul Lista.

Manual de utilizare eKonom

63

5.16.Devize

Devizul este un document care nu afecteaza stocul in mod direct. Pentru a lansa ecranul de devize se acceseaza Intern -> Devize in contextul Gestiune comerciala sau in contextul Gestiunea productiei. Pentru a crea un nou deviz se apasa butonul CREARE se completeaza campul dupa care se apasa SALVEAZA.
5.16.1.Completarea devizului

In grila devizului se pot introduce diverse repere ce au fost consumate pentru o lucrare. Pentru aceasta se apasa tasta F4 sau se apasa butonul ADAUGA de sub grila. Daca se introduce un articol de tip ALTELE el este considerat material iar daca se introduce un articol de tip servicii el este considerat manopera.
5.16.2.Manopera

Exista 3 metode de lucru cu manopera care pot fi oricand combinate intre ele. 1.Pentru fiecare linie ce contine repere se poate introduce si o manopera aferenta . Daca se doreste introducerea pe deviz a unei situatii de genul: 10m teava / 50.000m si 100.000/m montaj se completeaza in ecranul de linie deviz campul pret manopera cu valoarea 100.000. 2.O alta metoda de lucru cu manopera este prin completarea direct in antet a numarului de oameni care au lucrat, numar de ore/om si pret/ora. 3.Se introduc in grila articole de tip SERVCII unde se completeaza pretul manoperei
5.16.3.Scaderea reperelor din gestiune

Exista doua metode de a scadea reperele din gestiune amandoua duc insa spre un singur document, bonul de consum. Prima metode de lucru este de a se completa un deviz dupa care se genereaza bonul de consum prin apasarea butonului BON CONSUM iar a doua metoda de lucru este de a se crea inainte bonurile de consum la care se completeaza campul lucrare cu un anumit text dupa care respectiva lucrare se poate prelua in deviz prin optiunea Preluare linii.

64

altaway 2002-2005

5.16.4.Campurile generice pe deviz

Devizul are in partea stanga jos 12 campuri generice care pot juca diverse roluri in functie de modul in care este configurat devizul. In continuare vom lua un exemplu. Dorim un camp de Alte cheltuieli cu manopera care sa reprezinta 10% din valoarea manoperei dintr-un deviz. Pentru aceasta se configureaza modulul deviz. Se selecteaza din meniu optiunea: Comenzi -> Configurare generala Se selecteaza modulul CDEVIZ Se configureaza optiunile: Optiune CDEVIZ_TAG1 CDEVIZ_TAG1_MASK CDEVIZ_TAGS_TOTALFT CDEVIZ_FORMULA1 CDEVIZ_TIP1 Valoare 10% manopera 999,999,999.99 TAG1 TAG1=NTOTALTFTG*0.10 N

Daca am fi fost in situatia de a adauga mai multe campuri generice la valoarea finala a devizului in loc de tag1 la CDEVIZ_TAGS_TOTALFT se pot folosi formule de genul tag1+tag2+tag5 Alte variabile care pot fi utilizate pentru configurarea campurilor generice sunt prezentate in tabelul de mai jos:

Variabila

Reprezinta

MTOTALTTIG MTOTALFTG NTOTALFTG NTOTALTTIG

Total materiale fara TVA cu tot cu CTA Total materiale cu TVA si CTA Total manopera fara TVA Total manopera cu TVA

In continuare se va prezenta un alt scenariu in care dorim ca in campul generic cu numarul 2 sa selectam un reprezentant din propria lista de reprezentanti (Fisiere -> Reprezentanti) Pentru aceasta avem nevoie de cateva informatii: Cum se numeste vizualizarea pe care dorim sa o utilizam? : Accesam ecranul de reprezentanti si apasam butonul lista: se observa ca in spate comanda pe care data este:
brow repre

Cum se numeste tabelul in care sunt stocate informariile despre reprezentanti? : Pentru aceasta se da comanda:
stru

Manual de utilizare eKonom

65

Pentru a gasi mai usor informatia se poate utiliza o filtrare a rezultatelor pe ecran de genul:
stru -| reprez Din rezultatul afisat observam ca tabelul se numeste repre.

Urmatoarea informatie de care avem nevoie este variabila pe care dorim sa o salvam din respectivul tabel in campul nostru generic: Pentru asta vom analiza structura tabelului repre prin comanda:

stru repre Hotaram ca vom utiliza campul nume

In acest moment avem toate informatiile necesare pentru a configura devizul. Comenzile de configurare vor fi urmatoarele:

Optiune cdeviz_tag2 cdeviz_brow2 cdeviz_tabel2 cdeviz_var2 cdeviz_tip2

Valoare Reprezentant repre repre nume C

66

altaway 2002-2005

5.17.Gestiunea cu amanuntul 5.17.1.Generalitati

Pentru a utiliza gestiunea cu amanuntul in ekonom se creaza magaziile de tip Magazie cu amanuntul. Spre deosebire de gestiunea en-gros, gestiunea cu amanuntul nu tine stocul reperelor controlul fiind realizat pe baza raportului de gestiune. Raportul de gestiune este un document emis zilnic, ce contine 4 elemente de baza: valoarea stocului la pret de vanzare la inceputul zilei valoare intrari valoare iesiri (rezulta) valoare stoc final Deoarece in viata reala de multe ori un sistem in care nu se urmaresc stocurile poate fi usor scapat de sub control si greu de gestionat programul ekonom permite lucrul in diverse sisteme combinate. Se poate de exemplu lucra cu stoc la anumite articole si fara stoc la alte articole.
5.17.2.Studii de caz 5.17.2.1.Caz simplu de gestiune amanunt fara stoc

Vom considera un caz simplu in care nu se tine stoc la nici un articol, si se utilieaza o caza de marcat neconectata la calculator pentru vanzare. Pentru gestionarea unei astfel de situatii se va proceda in felul urmator Pentru introducerea soldului initial pe raportul de gestiune se creaza o nota de receptie de la un furnizor fictiv pe un articol generic avand de exemplu codul MARFA. Atentie acest articol trebuie sa fie de tip fara stoc la amanunt. Pentru receptia marfurilor se vor utiliza normal note de receptie iar in cazul in care se doreste gestionarea soldurilor furnizor la fiecare nota de receptie se genereaza si factura furnizor corespunzatoare. Se listeaza nota de receptie pe modelul Nota de receptie amanunt. In aceasta situatie nici macar nu trebuie creat cate un cod nou pentru fiecare articol in parte ci se poate utiliza acelasi articol MARFA completandu-se de fiecare data descriere corecta. Iata cum ar arata o nota de receptie in acest caz:

cod articol

Descriere articol

cantitate

Pret vanzare

Valoare

MARFA MARFA MARFA MARFA

Apa minerala Suc Paine Ciocolata

100 20 100 300

100 200 100 100

10000 4000 10000 30000 54000

TOTAL LA PRET DE VANZARE

Pentru reflectarea vanzarilor se va introduce zilnic un bon simplu cu valoarea totala a raportului Z de la casa de marcat. Se completeaza in registru de casa alte inregistrari care nu se introduc in gestiunea de marfa cum ar fi: Bonuri de benzina, avansuri de trezorerie, depuneri numerar banca, etc.

Manual de utilizare eKonom

67

Se listeaza zilnic raportul de gestiune si registru de casa.

5.17.2.2.Gestiune la amanunt cu urmarire stocuri

Pentru exemplificare vom lua un caz mai complex. Vom considera ca se incepe lucrul data de 1 a unei luni, situatie in care exista 6 articole cunform tabelului de mai jos
Articol Stoc Pret vanzare Valoare stoc

A B C D

10 20 nu intereseaza nu intereseaza VALOARE STOC LA PRET VANZARE

100 200 30 10

1000 2000 Nu se stie Nu se stie 4500

Pentru a incepe lucrul avem nevoie de cele 4 articole. Se creaza articolele A si B la care nu se bifeaza optiunea fara stoc la amanunt si se creaza articolele C si D la care se bifeaza fara stoc la amanunt . In aceste conditii programul ekonom va tine evidenta stocului doar pentru articolele A si B. Se creaza o nota de receptie de la un furnizor fictiv in care se completeaza 3 linii dupa cum se arata in tabelul de mai jos. Data notei de receptie va fi cu o zi inainte fata de ziua inceperii lucrului pentru ca valorile sa fie considerate ca fiind stoc initial in data de 1.

Articol

cantitate

Pret vanzare

Valoare la pret de vanzare

A B C

10 20 1 VALOARE STOC LA PRET VANZARE

100 200 1500

1000 2000 1500 4500

Spre deosebire de cazul dinainte cand nu aveam nevoie de cate un cod pentru fiecare articol comercializat in acest caz situatia este alta. Avem nevoie de cate un cod de produs pentru fiecare articol al carui stoc dorim sa-l urmarim dar putem restul articolelor sa le grupam sub un cod generic ca in situatia de la cazul anterior. Vanzarile pot fi facute cu orice document: factura client bon de caza simplu (nu atinge stocul articolelor declarate cu stoc la amanunt) bon de casa defalcat (poate fi listat direct din program pe o casa de marcat) Se completeaza in registru de casa alte inregistrari care nu se introduc in gestiunea de marfa cum ar fi: Bonuri de benzina, avansuri de trezorerie, depuneri numerar banca, etc. Se listeaza zilnic raportul de gestiune si registru de casa.

68

altaway 2002-2005

6.Structura tabelelor
Acest capitol prezinta pe scurt principalele relatii care se fac intre diversele tabele dintr-o baza de date in programul eKonom. Aceste informatii sunt utile in general in procesul de depanare, configurare rapoarte sau vizualizari tabele(brow) ele neavand relevanta in utilizarea normala a programului.
6.1.Consideratii generale

In programul eKonom structura tabelelor este transparenta si poate fi oricand vazuta cu ajutorul comenzii stru. Comanda lansata fara nici un parametru afiseaza lista de tabele iar lansata cu un parametru afiseaza structura tabelului primit ca si parametru. Daca, de exemplu dorim sa vedem structura tabelului de clienti si furnizori vom da la inceput comanda:
stru

petru a vedea ce nume are tabelul de clienti si furnizori. Vom vedea ca tabelul se numeste clf. Mai departe pentru a vedea structura detaliata a tabelului vom utiliza comanda
stru clf

Pentru a vedea lista de indexuri pe tabelul de clienti si furnizori vom adauga si parametrul -i:
stru clf -i

Fiecare versiune de eKonom are propria structura de tabele. De regula intre versiuni diferentele nu sunt foarte mari. Structurile tabelelor sunt stocate in directorul ekonom_data\etc\dbstru. Pentru a lansa procedura de refacere a structurilor vom utiliza comanda
syncstru 6.2.Articole 6.2.1.carti artimag lcarti

Tabelul central de articole in care se stocheaza informatiile de genul: Descriere, Unitate de masura, Categorie - este tabelul carti. Pe urmatorul nivel se afla tabelul artimag. Acest tabel se afla in relatie cu tabelul carti in functie de codul produsului. In tabelul carti se afla cate o inregistrare pentru fiecare articol in fiecare magazie. Iata mai jos un exemplu in care avem 3 magazii si un produs cu codul codp aflat pe stoc in fiecare magazie. In tabelul artimag pe magazia mag1 nu apare nici o inregistrare pentru un produs care nu a existat niciodata in acea magazie.

Manual de utilizare eKonom

69

Carti Codp stoc central pamp central descriere unitate de masura

Artimag Mag1 Codp stoc pe mag1 pamp pe mag1 Codp stoc pe mag2 pamp pe mag2 Codp stoc pe mag3 pamp pe mag3

Mag2

Mag3

Mai exista si tabelul lcarti in care exista cate o linie pentru fiecare lot intrat pe respectivul produs. In tabelul carti se adauga cate o linie pentru fiecare NIR pe care intra respectivul produs. In momentul in care se realizeaza o vanzare programul scade din toate cele 3 fisiere:carti, artimag, lcarti.
Carti Codp stoc central pamp central descriere unitate de masura Lcarti NIR1 Codp pret achizitie nr nir/data cantitate cant ramasa Codp pret achizitie nr nir/data cantitate cant ramasa

NIR2

Pentru ca cele 3 tabele sa fie coerente, trebuie ca suma stocurilor din artimag sa fie egala cu stocul din carti. Daca in fisierul artimag in [magazia 1] avem stocul 5, in [magazia 2] avem stocul 10 iar in [magazia 3] avem stocul 15 atunci cu certitudine in carti in dreptul codului codp vom avea stocul 5+10+15 deci 30. In tabelul lcarti trebuie ca suma liniilor de pe codul codp sa fie tot egala cu 30. Aceasta coerenta este mentinuta riguros de motorul de coerenta care nu ar lasa sa se incheie o operatiune in cazul in care acea operatiune ar duce la o eroare de coerenta de stoc.
6.2.2.articont

Dupa cum se stie, fiecarui articol i se ataseaza cate o categorie contabila. Categoriile contabile sunt stocate in tabelul articont. In tabelul articont se afla cate o inregistrare cu o anumita categorie contabila pentru fiecare magazie in parte. Astfel, daca avem de exemplu categoria contabila marfa si structura bazei de date contine 3 magazii (mag1, mag2, mag3), atunci in tabelul articont ar trebui sa avem 3 inregistrari cu categoria contabila marfa, cate una pentru fiecare magazie.

70

altaway 2002-2005

Carti Codp cod categorie contabila

Articont MAG1 Cod categorie contabila cont: -cumparare -cheltuieli -vanzare Cod categorie contabila cont: -cumparare -cheltuieli -vanzare Cod categorie contabila cont: -cumparare -cheltuieli -vanzare

MAG2

MAG3

6.2.3.catarti

Fisierul de categorii de articole contine doar lista de categorii de articole utilizata in general pentru a oferi posibilitatea utilizatorului sa selecteze din mai multe variante categoria dorita prin utilizarea unei liste ascunse. Redenumirea unei categorii de articol are ca efect modificarea denumirii categoriei si in fisierul carti. Aceasta se intampla la modificarea denumirii categoriei cu ajutorul modulului specializat catarti.
6.2.4.lprod

Articolele de tip productie au reteta de producere. Retetele sunt stocate in tabelul lprod. In acest tabel avem doua coduri de articol. Prima coloana este cod codul produsului la care i se defineste reteta. Coloana codprod reprezinta codul produsului din care este compus articolul descris. Acest fisier nu are relevanta din punt de vedere al coerentei datelor.
6.2.5.lcod2

Acest fisier contine codurile secundare de articole. In acest fisier putem avea cate un cod secundar pentru fiecare client in parte. Pentru mai multe detalii vezi subcapitolele legate de codurile secundare. Acest fisier nu are relevanta din punt de vedere al coerentei datelor.
6.2.6.blocaje

Blocaje din stoc introduse de utilizatori sunt stocate in fisierul blocaje.


6.3.Solduri clienti si solduri furnizori 6.3.1.csoldec csoldef

Manual de utilizare eKonom

71

Soldul client sau furnizor este stocat in primul rand in fisierul clf. Acesta este fisierul de clienti si furnizori. In acest fisier exista cate un camp numeric pentru sold clienti respectiv sold furnizor. Fiecare document generator de inregistrari concludente pentru sold cum ar fi: facturi clienti, facturi furnizori are cate o linie in fisierul csoldec (clienti) respectiv csoldef (furnizori). In cazul in care se face o plata sau o incasare care nu este repartizata pe nici un document, atunci acest document are o linie corespondenta in fisierele de sold. Iata un exemplu menit sa lamureasca aceasta problema. In exmplul nostru consideram ca avem o factura client in valoare de 100,000 Lei si o plata in valoare de 75,000 Lei. Cele doua cazuri de mai jos sunt echivalente, dar primul caz prezinta situatia in care plata nu este repartizata pe factura, pe cand al doilea caz prezinta situatia in care plata este repartizata integral pe factura: 1. Plata nu e repartizata Cod Codclf Codclf Numardoc 555666 333 Descriere Fact client 555666 Rest de repartizat plata 333 75000 Debit Credit 100000

2. Plata este repartizata Cod Codclf Numardoc 555666 Descriere Fact client 555666 Debit 75000 Credit 100000

In ambele cazuri prezentate mai sus soldul clientului codclf este acelasi: 25000Lei. Fisierele csoldec si csoldef sunt modificate la validarea facturilor sau la repartizarea si derepartizarea documentelor de plata.

72

altaway 2002-2005

6.4.Documentele

In general toate documentele au doua tabele, unul pentru stocarea antetului si unul pentru stocarea liniilor. Relatia dintre cele doua tabele este intotdeauna numarul de document. In tabelul de mai jos este prezentata structura documentelor:
Document Antet Linii

Facturi clienti Note de receptie Miscari de stocuri Facturi furnizor Bonuri de consum Comenzi furnizori Comenzi clienti Avize de expeditie Incasari clienti Plati furnizori Deviz Note de productie Note de transfer
6.5.Stivele de devalidare si revalidare

Cfc Cnir Cms Cff Cbc Ccf Ccc Caviz Cplatic Cplatif Cdeviz Np Cntr

Lcfc Lcnir Lcms Lcff Lcbc Lccf Lccc Lcaviz Lcplatic Lcplatif Lcdeviz Lnp lcntr

Stiva de devalidare este tabelul stiva, iar stiva de revalidare este tabelul stivar. Pe langa aceste doua fisiere, in momentul in care un document de plata este devalidat, el noteaza in tabelul revlc respectiv revlf repartitia inainte de devalidare pentru ca modulele de validare plati si incasari sa poata repartiza platile exact cum erau repartizate, inainte de efectuarea devalidarii.
6.6.Mecanismul de comenzi

Atat in tabelul de articole principal carti precum si in tabelul de articole pe magazii artimag exista o serie de campuri speciale pentru tratarea comenzilor. Dupa cum se stie cantitatea de comandat se calculeaza in functie de:

stocul minim stocul maxim stocul faptic cantitatea blocata in stoc cantitatea aflata in comenzi clienti cantitatea aflata in comenzi furnizori

Toate aceste variabila au cate un camp corespondent in tabelele carti si artimag dupa cum urmeaza:

Manual de utilizare eKonom

73

Camp

Semnificatie

Minim Maxim Faptic Blocat Comc Comf

Stocul minim pe respectivul articol Stocul maxim pe respectivul articol Stocul faptic (poate sa fie diferit de stocul scriptic) Cantitatea blocata in stoc Cantitatea aflata in comenzi clienti nesoldate Cantitatea aflata in comenzi furnizori nesoldate

Modulele care modifica cantitatea de comandat modifica la inceput unul dintre campurile prezentate mai sus, dupa care refac calculul in campul decomandat. Exista un modul specializat care poate in orice moment sa recalculeze toate aceste valori din campurile prezentate mai sus: valccc. Comanda se lanseaza cu parametru codul articolului pentru care se doreste recalcularea cantitatii de comandat.
6.7.Fisierul log miscari stocuri

Fisierul log miscari stocuri mvsto este fara indoiala unul dintre cele mai importante fisiere din structura bazei de date ekonom. In acest fisier se adauga cate o inregistrare pentru orice fel de miscare efectuata asupra unui articol - fie ea factura client, nota de receptie, bon de consum, etc. Structura acestui tabel este destul de stufoasa dar cu ajutorul ei se pot efectua foarte multe statistici. Acest fisier are cateva caracterisitici dintre care cea mai importanta ar fi aceea de cheie de verificare. Totalul coloanei de cantitate din acest fisier va trebui tot timpul sa fie identic cu totalul campului stoc din fisierul de articole.
select sum(cantitate) from mvsto select sum(stoc) from carti

Pentru a verifica aceste coerente intre fisiere se poate utiliza scriptul coerenta care face diverse totaluri din mai multe tabele ce trebuie sa coincida:
run coerenta

Pentru a vedea fisierul mvsto se utilizeaza comanda:


brow mvsto

sau:
select * from mvsto 6.8.Politicile de preturi

74

altaway 2002-2005

Politicile de preturi sunt salvate in doua fisiere:


polpret lpolpret

Antetul unei politici de pret este salvat in fisierul polpret iar conditiile de aplicare sunt salvate in fisierul lpolpret. In realitate, dupa modificarea sau adaugarea unei conditii de aplicare, programul regenereaza expresia completa de evaluare a conditiilor de aplicare a politicii de pret pe care o salveaza in fisierul polpret. Practic in momentul in care se evalueaza conditiile de aplicare a politicii de pret, singurul tabel utilizat este tabelul polpret.

Manual de utilizare eKonom

75

Evaluare