Organizarea unui departament de relaii publice

Un departament de relaiile publice este condus de o persoan care cel mai adesea, este numit "directorul cu relaiile publice . Mai ales n cadrul corporaiilor mari, directorul poate deine titulatura mai lung de "vicepreedinte cu comunicrile corporaiei". n cazul din urm, responsabilitatea s se poate extinde i asupra supravegherii activitii de reclam i marketing. Departamentul este, cel mai adesea, mprit n secii i subsecii. Fiecare ef de secie rspunde n faa directorului. Fiecare secie are o arie specializat de responsabilitate, cum ar fi relaiile cu presa, cu investitorii, problemele comunitii. Organizarea tipic a departamentului de relaiile publice este este cea a Companiei Lockheed de Rachete i construcii Aerospaiale din Sunnyale, California, care are un personal format din 14 oameni. eful departamentului, numit director cu relaiile publice, este rspunztor n faa preedintelui. Un/o secretar/a i alte trei persoane sunt subordonate directorului. Acetia sunt: - eful biroului de tiri (rspunztor ce relaiile cu mass-media i ce relatrile de pres); - editorul ziarului angajailor "Star"; - eful cu problemele publice (responsabil n primul rnd cu relaiile cu guvernul i cu comunitatea). eful biroului de tiri are un asistent administrativ i 3 reprezentani cu relaiile publice care se ocup de tiri i contribuie cu articole (inclusiv personale) n "Star". eful cu problemele publice are un asistent administrativ i 2 persoane care lucreaz direct cu problemele comunitii din ntreaga zon a golfului San Francisco. General motors, una dintre cele mai mari corporaii din lume, are un personal de relaiile publice format din peste 300 de oameni i o mare varietate de denumiri de posturi, n funcie de dispunerea geografic i de sucursale. Fiecare sucursal, cum ar fi Buick i Saginaw Steering Gear Divizion, au propriul director de relaiile publice.. Exista nsa i corporaii cu cifre de afaceri de multe milioane de dolari care au departamente mici de relaii publice. Majoritatea functionarilor de relaiile publice activeaz n departamente compuse din cel mult 10 oameni. Personalul de relaii publice poate aciona n cadrul unei organizaii, n mod dispersat, astfel este greu de apreciat ct este de extins activitatea de relaiile publice. Unii pot activa n cadrul departamentului de marketing sau de personal, ca specialiti n comunicare ce se ocupa de circulare i brouri. Alii pot lucra n publicitate.

Firme de relaii publice

Firmele de relaiile publice au proliferat n S.U.A., direct proporional cu dezvoltarea afacerilor i industriei americane. Pe msur ce companiile s-au extins, devenind adevrate piee nfloritoare att pe plan intern ct i internaional n urma celui de-al doilea rzboi mondial, multe corporaii au simit nevoia existenei unor firme de relaiile publice care s le furnizeze experienta profesionitilor n comunicare. Ca dimensiuni firmele de relaiile publice variaz de la cele de personal format din 1-2 persoane, pn la gigani ca BURSON-MARSTELLER care are peste 1500 de angajai n ntreaga lume. Scopul serviciilor oferite de aceste firme clienilor lor variaz la fel de mult. Fie mari sau mai mici, ele au acelai obiectiv de a oferi consultan i, n msura n care clientul o dorete, de a realiza serviciile necesare punerii n aplicare a unui program asupra cruia firma i clientul au czut de acord. Firma de consultant poate activa fie ca un auxiliar la departamentul de relaii publice al unei organizaii, fie n calitate de conductor a ntregii activiti de relaii publice, n cazul n care nu exist un asemenea departament. Serviciile oferite Firmele actuale de consultan ofer mult mai multe servicii dect prima mare firm american, Publicity Bureau, nfiinat n 1900 la Boston. O adevrat firm de relaii publice ofer urmtoarele servicii: - instruirea personalului din executiv de a ine discursuri. Persoanele din conducerea executiv sunt instruite n privina activitilor legate de problemele publice, inclusiv n ceea ce privete aspectul, inut etc.; - cercetare i evaluare. Msurarea tiinific a atitudinilor i percepiilor publicului; - instrumente diversificate de comunicare. Modul de pregtire i distribuire a prezentrilor de diapozitive, casete video, brouri, circulare pentru informarea angajailor i alte materiale; - crize de comunicare. Consultan oferit conducerii privitor la ce trebuie s spun i s fac n cazuri grave, cum ar fi scurgerile de petrol sau retragerea de pe pia a unui produs cu probleme; - analiza mass-media. Mijloace de comunicare cele mai potrivite sunt luate n considerare pentru expedierea anumitor mesaje ctre un anumit segment de populaie; - relaii cu comunitatea. Conducerea este sftuit privitor la cile de a obine sprijinul public i oficial pentru proiecte de tipul construirii sau extinderii unei fabrici; - promovarea unui produs. Reprezentanilor li se d ocazia s vorbeasc n cadrul unor emisiuni radio sau T.V.; articole sau lucrri de art sunt boferite spre tiprire sau difuzare massmedia; - managementul evenimentelor. Se planifica i se in conferine de pres, festiviti de celebrare, simpozioane, conferine naionale etc.; - probleme publice. Se pregtesc materialele pentru audierile la guvern, pentru mrturiile depuse n faa comitetelor legislative i se realizeaz informri de probleme de fond; - comunicare cu angajaii. Se discut cu conducerea modaliti de a motiva angajaii i de mrire a productivitii; - poziia companiei. Se ofer sfaturi privind programele de identitate corporatist care stabilesc un loc pe piaa acelei companii i produselor sale;

- relaii financiare. Conducerea primete consultanta privind modalitile de evitare a prelurilor de ctre o alt firm, comunicare suficient cu acionarii, analiti de aciuni i investitorii.

Firmele de relaii publice, mari sau mici, par s se aglomereze n marile centre urbane din S.U.A. La nivel internaional, firmele de relaii publice sau ageniile lor oficiale se regsesc n cea mai mare parte a marilor orae ale lumii. Burson -Marsteller, de exemplu, are birouri n Toronto, Montreal, San Juan, Paris, HongKong, Kuala Lumpur, Singapore, Tokyo, Melbourne, Sidney, San Paolo. Structura unei firme de consultant O firm mic de relaii publice poate s fie format doar din proprietar (preedintele) i un asistent (vicepreedintele), ajutai de o secretar. Firmele mai mari sunt structurate astfel: preedinte; vicepreedinte executiv; supraveghetor -sef al operaiunilor; director cu operaiile; personal de secretariat; funcionari.

Organizarea firmei Ketchum Public Relations din San Francisco este una tipic. Preedintele i are biroul la reprezentan din New-Zork a firmei, astfel c vicepreedintele executiv este directorul de la sediul firmei "mama" din San Francisco. Un vicepreedinte cu vechime este director asociat al departamentului operativ. Urmeaz, n ordine, mai muli vicepreedini care se ocupa ndeosebi de proiecte speciale. Supraveghetorul ef se ocup de o problem major sau de mai multe probleme mrunte. Directorul cu operaiile, subordonat direct de supraveghetorul ef, se afl n contact direct cu clientul i se ocup de cea mai mare parte a activitii zilnice. La captul listei se afl directorul adjunct cu operaiile, care realizeaz o munc continu de ntreinere, ntocmind liste pentru mass-media, adunnd informaii i redactnd ciornele relatrilor de pres. Un proaspt absolvent de colegiu ncepe, de obicei, ca director adjunct cu operaiile. Dup ce i-au nsuit tipicul activitilor desfurate de firm i i-a demonstrat priceperea, n 6-18 luni poate promova n postul de director cu operaiunile. Dup 2-3 ani, adesea, acesta poate ajunge supraveghetor ef. Executivul, la nivel de vicepreedinte sau mai sus, este adnc implicat n activitatea de vnzare a serviciilor firmei. Pentru a prospera, o firm trebuie s caute permanent noi afaceri, s ofere noi servicii clienilor obinuii. n acest sens, conducerea superioar a firmei caut posibili clieni, pregtete propuneri i face prezentri de noi afaceri. n acest domeniu n care concurena este acerba, o firm care nu reuete s-i vnd serviciile va eua n mod sigur. Firmele organizeaz, adesea, echipe menite s serveasc un client care are un program complex de activitate. Unul din membrii acestei achipe poate, de exemplu, s organizeze "un turneu" prin intermediul mass-media, prin care un reprezentant al organizaiei respective este prezentat n ntreaga ar prin intermediul emisiunilor TV cu discuii n direct. Un altul poate supraveghea ntregul material care se adreseaz presei i care cuprinde nouti, articole tematice, mape coninnd tiri, fotografii i informaii importante, iar un al treilea se poate axa pe presa comercial sau poate organiza evenimente speciale.

O alt modaliate o poate constitui formarea unei echipe cu experien ntr-un anumit domeniu. Firmele mari se ocup de angajarea de personal cu pregtire n domenii ca: dreptul, afacerile, stiinta, ziaristic, ingineria i marketingul, pentru ca, n funcie de cererile unui client, s aib personalul specializat necesar formrii unei echipe. O echip format din persoane cu pregtire diferit poate avea o capacitate mai bun de nelegere a complexitii necesitilor unui client i poate veni cu idei creatoare. Dac respectivul client este o firm productoare de calculatoare care are un produs nou i are nevoie s strng capital, echipa care se va ocupa de problema poate fi alctuit din oameni cu pregtire n domeniile: inginerie, drept, marketing, ziaristic. Acesta este modul de lucru al firmei Regis Mckenna Public Relations. O treime din personalul su are pregtire n electronic, iar celelalte dou treimi sunt reprezentate de specialiti n marketing i relaii publice. Parctica modern a relaiilor publice, care pune accentul pe consultan conducerii, soluionarea problemelor i adoptarea strategiilor, nu mai face loc ideii nvechite potrivit creia toat lumea trebuie s aib o pregtire n ziaristic.

http://www.scritube.com/sociologie/psihologie/comunicare/Structuri-in-organizarearelat221524235.php ( site accesat la ora 21:19 n data de 11.12 2012) Referine bibliografice: Argyris, Chris, (1983) ,Organizaional Behavior, A Managerial Wiewpoint, The Dryden Press, NewYork Chelcea, Septimiu, (1998), Memorie i identitate, construcie social, n Memorie social i identitate naional, Editura I.N.I. Iacob, Lumini, (1997), Comunicarea - fora "gravitaional" a cmpului social , n "Comunicarea n cmpul social", Universitatea "Al. I. Cuza", Iai Massie, Joseph L., (1987), Esentials of Managemen, fourth edition, Prentince Hall, New Jersey Papahagi, Marian (interviu), (1999) , Occidentul, Sudul i Balcanii, n Dilem, nr.310, anu lVII, 15-21 ianuarie

Drgan Andreea Grupa 1 Publicitate