Sunteți pe pagina 1din 7

Aprobat de ctre CNC TB/SIDA

__ ________ 2011

Hotrre nr. ______

Procedura de supervizare general din partea Consiliului Naional de Coordonare TB/SIDA a


Programelor Naionale de control i profilaxie HIV/SIDA/ITS i de control i profilaxie a
tuberculozei, a programelor/proiectelor/granturilor externe care sprijin realizare Programelor
Naionale

Chiinu, 2011
Procedura de supervizare a PN i asistenei externe, n special a celei oferite de FG
Revizuit: 0

1. Procedurile prezente sunt elaborate n conformitate cu Ghidurile pentru propunerile i


aranjamentele fiduciare ce in de supervizarea granturilor/resurselor financiare oferite de
ctre Fondului Global, Recomandrile de funcionare ale CNC TB/SIDA, Cerinele de
eligibilitate ale CNC TB/SIDA.

2. Procedura ce urmeaz utilizeaz urmtoarele definiii:

Supervizare proces prin care se asigur c activitile sunt implementate n


conformitate cu planurile stabilite, se respect regulile i procedurile stabilite, se instituie
controale financiare, se ofer/elaboreaz recomandri instituiilor implementatoare,
partenerilor de implementare i recipienilor principali privind mbuntirea performanei,
se urmrete respectarea recomandrilor.

Instituii implementatoare orice instituie/organizaie public care este


responsabil de realizarea activitilor Programelor Naionale (n continuare PN) de control
i prevenire HIV/SIDA/IST i TB conform planurilor de realizare a PN.

Parteneri de implementare orice organizaie/instituie naional, altele dect cele


publice (societate civil, sector privat) sau internaional scopurile crora in de asigurarea
performanei PN i care particip la realizarea cu succes a PN.

Recipient Principal (n continuare RP) entitate legal, nregistrat pe teritoriul


Republicii Moldova i nominalizat ntr-un mod transparent de ctre Consiliul Naional de
Coordonare a Programelor Naionale de profilaxie i control a infeciei HIV/SIDA/ITS i de
control i profilaxie a tuberculozei (n continuare CNC TB/SIDA). Dup semnarea acordului
de grant cu Fondul Global, RP va implementa activitile susinute financiar prin grantul
oferit.

Tabel programatic de evaluare un instrument standard, n forma unui tabel, care


permite analiza datelor ce in de managementul programelor, performana programatic i
financiar.

3. Supervizarea general a programelor de ctre Consiliul Naional de Coordonare


TB/SIDA a programelor/proiectelor/granturilor externe, care sprijin realizarea
Programelor Naionale, este rolul primordial al CNC TB/SIDA.

4. Supervizarea presupune faptul c membrii CNC cunosc i neleg cum funcioneaz si


sunt implementate PN i proiectele de asisten ale acestora, urmresc progresul i
provocrile, ofer recomandri ctre instituiile implementatoare, partenerii de
implementare i RP privind mbuntirea performanei PN i proiectelor de asisten
extern.

5. Supervizarea se realizeaz conform unui plan de supervizare aprobat de ctre CNC


TB/SIDA la fiecare doi ani. Schimbrile planului sunt aduse la cunotina membrilor
CNC TB/SIDA de ctre Secretariatul CNC TB/SIDA, responsabil de facilitarea realizrii
planului de supervizare. Procesul de supervizare este monitorizat n conformitate cu
indicatorii de performan stabilii n cadrul procesului de elaborare a planurilor de lucru
ale CNC TB/SIDA la finele fiecrui an.

2
Procedura de supervizare a PN i asistenei externe, n special a celei oferite de FG
Revizuit: 0

6. Procedurile descrise n acest document devin obligatorii pentru toate instituiile


implementatoare i partenerii de implementare, la aprobarea acestora de ctre CNC
TB/SIDA.

7. Procedura de supervizare este revizuit odat la 2 ani i urmeaz urmtoarele etape de


discutare: consultare n grupurile tehnice de lucru, avizare din partea instituiilor publice,
consultare prin pagina web, aprobare de ctre CNC TB/SIDA. n caz de necesitate
emergent, revizuirile se realizeaz la necesitate, dar este obligatorie respectarea
principiului discutrii i consultrii tuturor partenerilor interesai.

8. Supervizarea este unul din tipurile de monitorizare, concentrate pe guvernare i


nelegerea implementrii programelor/granturilor la nivel macro i nu necesit implicare
la nivel micro - responsabilitatea instituiei implementatoare/partenerilor de
implementare/RP.

9. Procesul de supervizare a PN i proiectelor de asisten extern se bazeaz pe principiile


transparenei, implicrii naionale (membrii CNC i non-membrii CNC), guvernrii
corecte i echitii, controlului pentru asigurarea performanei programelor, apartenenei
naionale, coordonrii i informrii reciproce asupra rezultatelor supervizrii.

10. Rolul de supervizare a PN i proiectelor de asisten extern se realizeaz pentru


urmtoarele arii: elaborare de documente de politici i propuneri de grant, avizare de
politici i propuneri de grant, negociere de grant, implementare de documente de politici,
inclusiv PN i granturi, coordonarea activitii donatorilor i alinierea tuturor la PN,
evaluri i revizuiri ale PN i ale granturilor, finalizarea granturilor.

11. Elaborarea programelor naionale, documentelor strategice i propunerilor de grant se


realizeaz prin implicarea tuturor partenerilor interesai, inclusiv celor care nu sunt
subieci ai CNC TB/SIDA i mecanismelor sale.

11.1 Documentele de politici strategice n domeniul TB i HIV/SIDA sunt elaborate de


instituiile responsabile de implementare n colaborare cu partenerii vizai. Proiectele de
documente, naintate pentru examinare i aprobate, trebuie s parcurg cel puin
urmtoarele etape de discutare i consultare:
Proiectul de document este consultat i discutat n cadrul grupului/(lor)
tehnic(e) de lucru specializat(e);
Procedura de avizare a documentelor de politici se conformeaz procedurilor
naionale existente, stipulate n legislaia naional;
n scopul asigurrii transparenei decizionale, proiectele de documente
strategice finale se plaseaz pe pagina web a Consiliului Naional de
Coordonare i instituiei responsabile cel puin pentru o perioad de 3
sptmni;
Toate comentariile i recomandrile sunt referite de ctre Secretariatul CNC
autorului documentului;
Varianta, care ncorporeaz recomandrile parvenite ca rezultat al procedurii de
avizare i consultare se plaseaz de ctre Secretariatul CNC TB/SIDA pe pagina
web pentru informare;

3
Procedura de supervizare a PN i asistenei externe, n special a celei oferite de FG
Revizuit: 0

Instituia responsabil promoveaz, la urmtoarea etap documentul spre


aprobare conform procedurilor stipulate n legislaia naional ctre CNC
TB/SIDA, apoi ctre Guvern;
Secretariatul CNC TB/SIDA plaseaz documentul final pe pagina web a
Consiliului Naional de Coordonare TB/SIDA.

11.2 Pentru aplicaiile ctre Fondul Global de combatere a SIDA, TB i malariei se


procedeaz dup cum urmeaz:
Se anun public iniierea procesului de elaborare a aplicaiei de ar ctre
Fondul Global, proces la care sunt invitate toate instituiile/organizaiile subieci
CNC, precum i non-membrii CNC. Anunul public reprezint o invitaie de
manifestare a interesului de participare la procesul de elaborare a aplicaiei.
Acesta este plasat pe pagina web a CNC TB/SIDA, inclusiv n mass-media.
Forma anunului este liber;
Organizaiile/instituiile interesate prezint Secretariatului CNC TB/SIDA n
termeni stabilii o not conceptual asupra activitilor propuse pentru a fi
ncadrate n propunerea de ar. Nota conceptual descrie n primul su capitol
cadrul general i situaia/descrie problema (pe jumtate de pagin), descrie
sumarul propunerii (maxim 3 propoziii), enun scopul i obiectivele
propunerii, rezultatele scontate (pe jumtate de pagin), elaboreaz un buget
preliminar al propunerii respective. Este recomandat ca nota conceptual s
conin nu mai mult de 2 (dou) pagini;
Notele conceptuale sunt prezentate Comisiei de Evaluare, instituita de ctre
Preedintele CNC la iniierea procesului de aplicare ctre Fondul Global.
Comisia de Evaluare este constituit din efii responsabili i secretarii
grupurilor tehnice de lucru prin indicaia Preedintelui CNC TB/SIDA. eful i
secretarul comisiei sunt desemnai de ctre Preedintele CNC TB/SIDA.
Membrii Comisiei, subieci ai Politicii reglementrii conflictelor de interese nu
pot participa la luarea deciziilor privind aprobarea notei conceptuale, care i
vizeaz direct sau indirect (conform stipulrilor Politicii respective);
Notele conceptuale acceptate se remit Secretariatului CNC TB/SIDA;
Grupurile tehnice de lucru, de asemenea, se implic in elaborarea propunerii;
Fiecare grup elaboreaz propuneri de aplicaii, care dup aprobare n cadrul
grupului se remit Secretariatului CNC TB/SIDA;
n cazul disensiunilor in cadrul grupurilor tehnice de lucru privind o intervenie
sau alta, propunerile respective se remit Comisiei de Evaluare pentru o decizie
final;
Scrierea propunerii este realizat de ctre o persoan, sau instituie responsabil.
Persoan sau instituia realizeaz aceast activitate la solicitarea CNC/sau grupurilor
tehnice de lucru. Persoana sau instituia este nominalizat prin consens n baza
competenelor i a experienei anterioare.
Secretariatul transmite notele conceptuale i propunerile grupurilor tehnice de
lucru persoanei sau instituiei care scrie propunerea;
Varianta de proiect final a propunerii la necesitate se discut n cadrul
grupurilor tehnice de lucru, obligatoriu se prezint Comisiei de Evaluare.
Varianta de proiect final a propunerii este plasat pe pagini web pentru
consultare larg cel puin pentru 2 sptmni;
Propunea este aprobat i semnat de ctre Consiliul Naional de Coordonare
TB/SIDA;

4
Procedura de supervizare a PN i asistenei externe, n special a celei oferite de FG
Revizuit: 0

Toi membrii CNC semneaz propunerile n patru copii. Copiile se pstreaz la


Ministerul Sntii, Secretariatul CNC TB/SIDA, Recipienii Principali,
Fondul Global;
Varianta integral final electronic este plasat pe pagina web a CNC TB/SIDA
i alte pagini web.

11.3 Nominalizarea Recipientului(ilor) Principal(i) este una din funciile de baz ale
membrilor Consiliului Naional de Coordonare.
Procedura de nominalizare a Recipientului Principal se realizeaz conform urmtoarelor
etape:
Decizia de a nominaliza Recipient(i) Principal(i) aparine Consiliului
Naional de Coordonare. Nominalizarea se realizeaz conform etapelor
prestabilite i aceast decizie trebuie s se regseasc n Hotrrea
Consiliului.
Secretariatul CNC TB/SIDA este responsabil de facilitarea procesului de
organizare a nominalizrii Recipientului (ilor) Principal(i) n conformitate
cu un plan aprobat de ctre CNC TB/SIDA.
CNC TB/SIDA urmrete etapele de nominalizare pentru a fi desfurate
conform planului stabilit.
Planul este unul flexibil, n dependen de fiecare aplicaie separat, dar
acesta trebuie s conin urmtoarele elemente obligatorii:
a) invitarea public de a participa la concurs (distribuit membrilor CNC, i
non-CNC prin mass-media, pagini web);
b) fiecare participant completeaz o form prestabilit de aplicare, conform
Anexei 11.3.1;
c) dosarele sunt colectate i nregistrate de ctre Secretariatul CNC TB/SIDA;
d) la expirarea datei limite de depunere a dosarelor, acestea sunt remise
Comisiei de Evaluare. Membrii Comisiei sunt semnatari ai declaraiei
conflictelor de interese. Comisia de evaluare este una independent i se
conformeaz prevederilor Politicii Reglementrii Conflictelor de Interese.
Aceast comisie este aceeai care evalueaz notele conceptuale n cazul
aplicrii ctre Fondul Global per rund/strategie;
e) Comisia de evaluare analizeaz dosarele conform criteriilor stabilite anterior
i descrise n forma de aplicare;
f) edinele Comisiei de Evaluare sunt documentate detaliat i iau forma
proceselor verbale semnate de Preedintele comisiei i secretar;
g) Procesele verbale trebuie s se ncheie cu recomandri privind
nominalizarea unei sau altei organizaii n calitate de Recipient(i)
Principal(i) i prezentarea argumentelor acestor recomandri.
Secretariatul remite membrilor CNC TB/SIDA formele de aplicare a tuturor
participanilor i procesul verbal al Comisiei de Evaluare cu cel puin 1 (una) sptmn
nainte de edina n care se va discuta i nominaliza Recipientul(ii) Principal(i).
Nominalizarea Recipientului(ilor) Principal(i) se realizeaz de ctre membrii CNC
TB/SIDA prin consens.

12. Negocierea grantului


Dup aprobarea grantului de ctre Fondul Global, pe parcursul unui an (dac nu se ofer o
perioad de extindere), se semneaz cu RP un acord de grant. Chiar dac comunicarea, n marea
majoritate, se realizeaz ntre RP propui, Agentul Local al Fondului Global i Secretariatul FG,
membrii CNC urmeaz s urmreasc procesul de negociere i s monitorizeze schimbrile care

5
Procedura de supervizare a PN i asistenei externe, n special a celei oferite de FG
Revizuit: 0

au loc. CNC trebuie s cunoasc completamente acordul de grant nainte ca acesta s fie semnat,
astfel nct toi membrii s accepte activitile cheie, intele, bugetul programului.
n acest sens se vor asigura urmtoarele activiti:
Remiterea acordului de grant nainte de a fi semnat tuturor membrilor CNC pentru o
perioad de cel puin 2 sptmni;
Membrii CNC au dreptul s solicite explicaii asupra unei schimbri sau alta fa de
propunerea iniial. Secretariatul va asigura ca membrii CNC interesai vor primi rspuns
la ntrebrile sale;
Secretariatul CNC TB/SIDA va plasa pe pagina web varianta final a propunerii n
conformitate cu acordul de grant semnat.

13. Implementarea PN/granturilor


La faza de implementare a granturilor se utilizeaz urmtoarele instrumente:

13.1 Raportare cu referire la performana Programelor i granturilor;


a) Rapoartele ce in de performana programatic i financiar a Programelor
Naionale/granturilor se prezint n cadrul edinelor CNC TB/SIDA de ctre Coordonatorii
Programelor Naionale i Recipieni Principali. Dou din edinele ordinare ale CNC TB/SIDA
se focuseaz pe aceste subiecte;
b) Membrii CNC TB/SIDA iau act de aceste rapoarte i prezint recomandri privind
mbuntirea performanei Programelor/granturilor;
c) Recipienii Principali prezint rapoartele trimestriale narative i financiare Secretariatului
CNC TB/SIDA pentru plasarea acestora pe pagina web;
13.2 Managementul Programelor/granturilor, performana programatic i
financiar se realizeaz utiliznd Tabelul Programatic de Evaluare analizat de ctre Comisia
Naional de Experi. conform Anexei 11.4.1;
Componena, activitatea acesteia este descris n Manualul Operaional, punctul 5.1.14,
pagina 11.
13.3 Monitorizarea operaional a realizrii Programelor Naionale i granturilor
prin Grupurile Tehnice de Lucru. Componena, activitatea, monitorizarea deciziilor luate n
cadrul grupurilor tehnice de lucru sunt descrise n Manualul Operaional, p. 5.3
13.4 Realizarea vizitelor n teren. Vizitele n teren sunt planificate la nceputul fiecrui
an, n cadrul primei edine a CNC TB/SIDA. Pentru fiecare an se stabilete un numr de vizite
n teren, nu mai mic de dou, cel puin una pentru fiecare recipient principal. Scopul i
instituia/prestatorul de servicii vizitate pot fi propuse de membrii CNC, sau la recomandarea
Secretariatului dup coordonarea cu membrii CNC. Pe parcursul a doi ani, fiecare membru CNC
trebuie s viziteze o organizaie sau prestator de servicii. Vizita se ncheie cu un raport. Raportul
este prezentat n cadrul edinei CNC i ulterior se plaseaz pe pagina web a CNC TB/SIDA.

14. Faza a doua pentru granturile FG i evaluarea la mijloc de termen a


Programelor naionale
Aceste etape nu sunt neaprat concomitente, dar este responsabilitatea CNC TB/SIDA s
aprecieze care este performana Programelor Naionale i a granturilor.
Evaluarea la mijloc de termen a PN este o responsabilitate a Coordonatorilor Programelor
Naionale, la fel ca i evaluarea la finalul fiecrui an i elaborarea planurilor anuale de activitate;
Acestea se realizeaz conform procedurilor existente la nivelul managementului de program
naional;
Aceste activiti trebuie s respecte principiul implicrii largi, participativitii i
transparenei. Discutarea, consultarea i aprobarea proiectelor de documente reieite din
evalurile la mijloc de termen se realizeaz conform procedurii descrise n punctul 11.1 al
prezentei proceduri;
6
Procedura de supervizare a PN i asistenei externe, n special a celei oferite de FG
Revizuit: 0

CNC pregtete cererea de finanare pentru faza a II. Acesta este un proces participativ i
trece prin aceleai proceduri descrise n p. 11.2 a prezentului document, cu excluderea
subpunctului ce ine de anunul public (etapa ce vizeaz notele conceptuale naionale).

15. Coordonarea donatorilor i alinierea la PN


Se vor utiliza urmtoarele instrumente pentru realizarea coordonrii naionale:
Prezentarea informaiei despre proiectele derulate de fiecare partener
implementator;
Aceast informaie este prezentat de ctre instituiile vizate Secretariatului CNC
TB/SIDA pn n luna februarie a fiecrui an urmtor conform unui formular
standard. Anexa 4
Secretariatul compileaz aceast informaie i o prezint membrilor CNC
TB/SIDA. Ulterior aceasta va fi plasat pe pagina web a CNC TB/SIDA;
Secretariatul compileaz pn n luna februarie a fiecrui an informaia ce ine de
creterea capacitilor, coordoneaz aceast informaie cu Departamentele de
realizare a PN, RP. Informaia compilat este plasat pe pagina web a CNC
TB/SIDA
La cererea Preedintelui, sau a 1/3 din membrii CNC, sau la dorina oricrui
partener, se prezint rapoarte de realizare/implementare a programelor
partenerilor
Fiecare partener de implementare prezint Secretariatului CNC TB/SIDA
rapoartele anuale n formatul existent al fiecruia dintre parteneri. La cererea din
partea membrilor CNC TB/SIDA, planurile anuale vor fi prezentate acestora sau
utilizate n scopurile raportrilor ctre instituiile internaionale, aplicrilor ctre
FG etc.
Coordonatorii PN prezint rapoartele narative remise Guvernului RM la
periodicitatea stabilit inclusiv i Secretariatului CNC TB/SIDA. Acestea vor fi
plasate pe pagina web a CNC TB/SIDA

16. Finalizarea granturilor


CNC este responsabil de finalizarea granturilor. CNC trebuie s aprobe planul i bugetul de
nchidere al grantului, inclusiv planul RP de distribuire al bunurilor. CNC aprob planul de
finalizare a granturilor.

Anexe:
Anexa 11.3.1 Forma de aplicare pentru poziia de Recipient Principal
Anexei 11.4.1 Form de Tabel Programatic de Evaluare