nvare asistat

Descrierea sarcinilor generale pentru o secretar cu atribuii de casierie

pentru o clinic stomatologic

Student: Grigore Oana

 Secretara este un nod de maxim interes pentru toate procesele ce au loc ntr-o firm,
contribuind la buna desfurare a activitilor i la medierea relaiilor dintre clieni, angajai i
manager. Atribuiile sale sunt diverse, de aceea am ales s m axez pe secretariatul ntr-o clinic
stomatologic, unde pot fi identificate diferite activiti specifice ce au loc.

Atribuiile principale descrise n schemele de mai jos pot fi rezumate n:

1) Administrarea minim a sediului i a echipamentelor aflate n acesta

2) Organizarea dosarelor pacienilor
3) Gestionarea apelurilor telefonice
4) Controlul numerarului i al casei de marcat
5) Soluionarea diverselor probleme aprute

Paii pregtitori pentru desfurarea activitii sunt integrai n schema de mai jos, acetia
facilitnd accesul la cabinete i crearea mediului de desfurare a activitii. De asemenea,
detalieri multiple vor aprea pentru fiecare pas prezentat.

Dezarmarea sediului
Descuierea sediu lui
Pregtirea propriu-zis

Fig.1 Pai pregtitori pentru desfurarea activitii

2
 Dezarmarea sediului se realizeaz prin introducerea codului de siguran, urmat de
scanarea cartelei n dreptul senzorilor. Descuierea sediului se face de ctre secretar, prin
intermediul unei chei, ce se potrivete ncuietorii centrale.

Fig.2 Sistem de alarm cu senzori

Aceasta este un sistem de alarm hibrid, accesul n sediu fcndu-se pe baz de cod i de
cartel.

Pregtirea propriu zis este constituit din descuierea cabinetelor, inventarierea sumar a
aparaturii existente i a instrumentarului. O alt parte important o constituie aprinderea
luminilor, pornirea aparaturii, deschiderea ferestrelor i a sistemului de ventilaie. Cele din urm
pregtesc sediul pentru primirea pacienilor, crend un mediu ambiental plcut.

Contabilizarea sumar a principalelor echipamente tehnice i a instrumentarului

reprezint un pas foarte important, deoarece n cazul unui furt este esenial identificarea ct mai
rapid a obiectelor lips.

3
 n continuare sunt niruite operaiunile ce deservesc funcionarea armonioas a firmei la
nivel organizatoric. Acestea sunt structurate pe dou mari categorii, organizarea dosarelor i
gestionarea comenzilor.

Gestionarea comenzilor este un proces crucial, acesta asigurnd necesarul de materiale

necesare desfurrii muncii(exemplu: seringi, mnui chirurgicale, compozit, arcuri metalice),
dezinfectani sau obiecte de uz general(exemplu: erveele, ap). Tot aici se ncadreaz i
comunicarea cu furnizorii privind promoiile desfurate, comunicarea cu diferii parteneri.

Organizarea Gestionarea
dosarelor comenzilor
verificarea situaiei
pregtirea fielor
comenzilor de
pentru pacienii
materiale fcute
programai
anterior

pregtirea plasarea unor

formularelor goale comenzi prin telefon
pentru pacienii noi sau email

Fig.3 Schem organizare iniial

4
 Categoriile de mai jos sunt legate de relaionarea cu pacienii clinicii, n scopul familiarizrii
lor cu mediul, realizrii programrilor, a plii pentru serviciile de care au beneficiat.

primirea pacienilor i ndrumarea lor spre cabinete

gestionarea apelurilor telefonice

PACIENT
recepionare bilet cu suma i codurile procedurilor
aplicate

ncasarea contravalorii procedurilor

efectuarea unei alte programri

Fig.4 Relaionarea cu pacienii

Gestionarea apelurilor telefonice poate fi reprezentat de dou categorii: pacienii care

doresc s i fac o programare i nu au mai fost la clinic, pas n care este nevoie de stabilirea n
mare a investigaiilor ce ar fi necesare i pregtirea medical a doctorului. A doua categorie este
contactarea telefonic sau prin SMS a celor ce au deja programare, pentru a o confirma, n acest
fel evitnd golurile n program i cauzarea dezordinii.

Efectuarea unei alte programri se va face prin introducerea n baza de date a zilei
progrmrii, a numelui pacientului i a doctorului la care este programat. Programul Access este
folosit n acest caz.

Fig.5 Baz de date cu pacieni

5
 Plata pentru servicii se realizeaz prin introducerea codurilor n programul ForIT Forms
Light, alturi de cantitate, din care va rezulta bonul de cas, urmnd introducerea metodei de
plat, CASH sau cu cardul, prin POS.

CASH

Activare pltire prin POS

NCASARE
CARD(POS) Introducere card n POS
CONTRAVALOARE
Introducere PIN

Autorizare card i realizare

plat

Fig.6 Metode de plat

Fig.7 Formular bon de cas Fig.8 Pltire prin POS

6
 Pentru emiterea bonului de cas se folosete programul ForITforms, o soluie la
ndemn, cu un design minimalist, simplu de folosit. Se ncepe introducerea codului ce
corespunde procedurii realizate, sistemul afind o list cu mai multe coduri ce corespund cu
criteriul introdus. Se poate selecta apoi cantitatea sau se pot aduga alte proceduri.

Totodat, este afiat i TVA-ul, totalul de plat, existnd, dup cum se poate observa i
selectarea metodei de plat, prin card sau numerar.

Fig.9 Program ForIT Forms

Alte activiti ce i au cursul pn la ncheierea zilei unei secretare dintr-o clinic stomatologic
sunt:

1) Preluare i semnare pentru colete/pot sosite pentru firm

2) Comunicarea situaiilor generale a programrilor ctre doctori
3) Soluionarea mpreun cu managerul a unor probleme aprute pe parcursul zilei
4) Scoaterea raportului Z- verificarea situaiei din casa de marcat, ca aceasta s coincid cu
numerarul fizic existent
5) ndosarierea fielor i a documentelor ce au fost necesare, dispunerea lor n sertare, n
ordine alfabetic
6) Depozitarea numerarului n seif
7) nchiderea tuturor echipamentelor electrice, nchiderea luminilor i a sistemelor de
ventilaie
8) ncuierea i armarea sediului.