FAZE OPERAŢIONALE PENTRU CREAREA UNUI DEPARTAMENT

DE INGINERIE CLINICĂ SAU A UNUI SERVICIU REGIONAL DE

MENTENANŢĂ BIOMEDICALĂ

Aceste faze sunt următoarele:

I. Colectarea informaţiilor
II. Definirea obiectivelor
III. Evidenţierea criteriilor de înfiinţare
IV. Enumerarea mijloacelor necesare
V. Analiza pieţei şi planul de marketing
Si, in plus, enumerarea investiţiilor iniţiale necesare.

În continuare se va prezenta succint conţinutul fiecărei faze.

I. Colectarea informaţiilor

În primul rând trebuie determinată suprafaţa deservită(km 2), apoi, numărul spitalelor
conţinute în suprafaţa amintită, distanţa dintre ele, care ar fi plasarea optimă a unui serviciu de
mentenanţă, numărul paturilor corespunzătoare fiecărui spital, precum şi numărul
echipamentelor medicale(ordonate în funcţie de complexitatea acestora).
În al doilea rând trebuie procurate şi studiate legile şi normele referitoare la
echipamentele medicale(de ex. Ordinul 1662/2007).
Alte informaţii necesare sunt cele care se referă la caracteristicile pieţei(vor fi detaliate
ulterior).

II. Definirea obiectivelor

Pentru un departament de inginerie clinică(DIC) propriu unui spital obiectivele coincid

cu misiunile general acceptate, studiate anterior.

1
 Pentru un serviciu de mentenaţă regional obiectivele pot fi, de exemplu, menţinerea şi
repararea unor dispozitive medicale ieşite din garanţie, sau chiar mai vechi, dar pentru care
există manuale de service sau de utilizare.

III. Evidenţierea criteriilor de înfiinţare

Un număr minim de 700 paturi justifică înfiinţarea unui DIC cu 7 persoane angajate,
adică 1 inginer+5 tehnicieni(2 mecanici + 3 electricieni) + 1 administrativ.

Pentru un spital de 1000 paturi care sprijină 250.000 locuitori/500 km 2 se impun 10-12
persoane,1-2 ingineri+8 tehnicieni + 1-2 administrativi.

Pe de altă parte înfiinţarea unui centru de mentenanţă necesită investiţii şi ulterior se

poate genere profit. Din acest motiv se va urmări structura simplificată a unui
PLAN DE AFACERI.

Este esenţial să se reţină faptul că planul scris de afaceri nu este acelaşi lucru cu afacerea
propriu zisă, ci reprezintă numai o interfaţă între iniţiatorul unei idei de afaceri şi potenţialii
investitori.
Planul de afaceri trebuie să respecte un format standard, familiar oamenilor de afaceri.

a) Coperta

Se includ informaţii scurte şi pertinente privind afacerea implicată; există şi un

angajament de confidenţialitate pentru cei care citesc materialul prezentat.

b) Rezumatul introductiv

Se prezintă pe scurt oportunitatea de afaceri descoperită şi se descrie strategia de acţiune

adoptată; în funcţie de o sumară prezentare a pieţei se indică şi modul de abordare.

Este piaţa în creştere? Dacă nu, ce se poate întreprinde pentru a o crea sau dezvolta?
Care este „target”-ul sau nişa de piaţă aleasă? Care este oferta de servicii propusă? Care este
proiecţia financiară a viitoarelor activităţi, adică intrările şi ieşirile de bani?

2
 De asemenea potenţialul investitor este interesat de competenţa şi abilităţile echipei în
care îşi investeşte banii, precum şi de cuantumul capitalului pe care îl va investi echipa în
aceiaşi afacere.

c) Cercetarea şi analiza pieţei

 Este cea mai importantă etapă în pregătirea planului de afaceri;

 Cercetarea şi analiza pieţei hotărăsc strategia şi resursele alocate;
 Se descriu cât mai detaliat clienţii serviciului, cercetându-se tendinţele sociale, economice,
de morbiditate, politice, demografice, etc;
 Se compară serviciile proprii cu cele ale concurenţilor prezentându-se punctele tari şi cele
slabe ale acestora;
 Se identifică fiecare consumator major; se realizează prognoze privind incasările pentru
primii 3 ani.

d) Planul de marketing

 Trebuie inclusă o analiză cuprinzătoare privind evoluţia preţurilor produselor şi opţiunea

cantitate-preţ;
 Se examinează cei „4P” ai politicii de marketing(Kotler 1999): “product, place, price,
promotion ‘’

e) Planul de operaţii

 Se explică cum se alege amplasarea serviciului;

 Se explică în detaliu necesarul de spaţiu, partajarea acestuia, dotarea;
 Se fac referiri la personal, management, organizare, costul manoperelor orare.

f) Planificarea misiunilor
g) Riscuri şi probleme

Evidenţierea punctelor proprii slabe şi a riscurilor este o dovadă de seriozitate şi de

competenţă, întru-cât orice decizie este un compromis între oportunităţi şi constrângeri.

3
 h) Planificare financiară

Se realizează în corelaţie cu „Planificarea misiunilor” de către un economist şi cuprinde

3 părţi principale:
 Eşalonarea investiţiilor;
 Prognoza încasărilor;
 Calcularea costurilor lunare cu întreţinerea afacerii(chirii, salarii, etc).

IV. Definirea mijloacelor necesare

a. Spaţiile de lucru

Pentru un serviciu de mentenanţă de anvergură medie este necesar un spaţiu de cca 20

m2/persoană; nu se impune să fie dispus într-o zonă centrală sau cu „vad” comercial.
Spaţiul trebuie astfel împărţit încât să asigure existenţa următoarelor zone(camere)
obligatorii:
i. Zona de primire, unde se primesc dispozitivele medicale pentru mentenanţă;
ii. Zona de aşteptare unde se dispun aparatele planificate pentru intervenţie;
iii. Zona de lucru principală unde se execută toate operaţiile de mentenanţă
corectivă; are suprafaţa cea mai mare, cu acces direct către toate celelalte
camere şi conţine cel puţin patru mese de lucru(1,8m*1 m);
iv. Zona de aşteptare pentru aparatele care necesită o piesă sau un accesoriu de la
producător. La primire piesei aparatele revin în zona principală;
v. Zona de aşteptare pentru controale şi încercări; orice aparat reparat se
stochează în această zonă până trece în zona de lucru secundară;
vi. Zona de lucru secundară pentru controale şi încercări. Dacă un aparat nu trece
testele funcţionale, el revine în zona de lucru principală;
vii. Zona stocare echipamente măsură, control, testare;
viii. Zona de aşteptare pentru aparatele apte de a reveni în serviciu;
ix. Birou administrativ pentru şeful de serviciu şi secretară;
x. Bibliotecă divizată în 2 părţi. Una este pentru arhivarea documentaţiei
provenită din activitatea zilnică(bonuri de comandă, bonuri de intervenţie, etc).

4
 Cealaltă serveşte pentru păstrarea documentaţiei tehnice(cataloage, manuale,
liste de preţuri) şi comerciale;
xi. Magazie piese. Stocul de piese este redus şi nu conţine decât piesele esenţiale
pentru intervenţiile programate de mentenanţă preventivă.
xii. Microatelier mecanic. Se recomandă să conţină un strung de mecanică fină, o
freză de mici dimensiuni şi o maşină de găurit;
xiii. Grup sanitar.

Se recomandă şi amenajarea unei mici magazii pentru accesorii auto( cauciucuri,

lichide de spălare, uleiuri, etc), fără legătură cu zonele deja amintite.
Cu excepţia i, ix, xiii, celelalte camere trebuie să fie dotate cu rafturi pentru
depozitare.

b. Scule şi dispozitive de lucru

În cadrul serviciului trebuie să existe cel puţin un generator de semnal

dreptunghiular şi sinusoidal, o punte automată RLC, un transformator de separare, un
autotransformator.
Dotarea obligatorie a fiecărui tehnician conţine un osciloscop portabil cu 2
spoturi, un multimetru numeric, o sursă dublă reglabilă la 24Vcc, o staţie de lipire, o
trusă de scule.
Se recomandă achiziţia unui calculator personal sau laptop pe care să se instaleze
bazele de date sau un program de gestiune a mentenanţei asistată de calculator.
Având în vedere caracterul regional al serviciului de mentenanţă, pentru
deplasări şi transportul sculelor de lucru şi aparaturii sunt necesare cel puţin 2
autoturisme de tip break.

c. Echipamente de măsură, control, testare dedicate

Acestea fac parte din cartea de vizită a oricărui serviciu de mentenanţă

biomedicală şi sunt vitale pentru buna funcţionare a acestuia.
Achiziţionarea lor se poate face în paşi succesivi, în funcţie de specificul
sectoarelor de activitate abordate; pentru generaţii mai vechi preţurile sunt cu cca 25%
mai mici.

5
 d. Planificarea resurselor umane

Se pot distinge 3 tactici de acţiune privind politica de personal:

 Instruirea şi acreditarea la producători a personalului pe cheltuială
proprie; trebuie găsite metode pentru a preîntâmpina migraţia ulterioară
la alte firme;
 Recrutarea de personal de la reprezentanţii din România a firmelor
producătoare cu menţinerea sau creşterea retribuţiei;
 Autoinstruire pe parcurs, folosind absolvenţi ai unor facultăţi precum
electronică şi telecomunicaţii, automatizări şi calculatoare, bioinginerie,
cu o oarecare experienţă în întreţinere şi service; la angajare se dă o
probă practică urmărindu-se şi aptitudinile de a folosi manualele de
utilizare şi mentenanţă.

Structura minimală, de început, ar putea fi următoarea:

 1 şef pentru coordonarea activităţii şi procurarea contractelor de lucru;

 1 persoană pentru asigurarea mentenanţei curative(cea mai calificată);
 1 persoană pentru asigurarea mentenanţei preventive;
 1 persoană care să asigure transportul echipamentelor defecte în atelier şi efectuarea
unor mici reparaţii;
 1 persoană pentru preluarea comenzilor, legături cu vama, etc;
 1 contabil în regim part-time.

Cele 4 persoane productive ar putea realiza aproximativ 1000 intervenţii/an.

6
V. Analiza pieţei şi planul de marketing

Nici un serviciu de mentenanţă nu-şi poate asuma de la început întreaga paletă

de activităţi. În primă fază trebuie alese cel mult două, trei sectoare de activitate, care
să implice aparatură de complexitate redusă sau medie, pentru care să se poată angaja
mai uşor personal competent. Un obiectiv de bază ar fi după maxim 6 luni de la
demararea afacerii, serviciul să se poată întreţine singur.

Sunt utile următoarele recomandări:

 Nu se vor accepta echipamente numai pentru mentenanţă corectivă, din 2 motive:

- orice echipament care nu este menţinut preventiv îşi triplează
probabilitatea de defectare, iar costurile pentru reparare precum şi
duratele de indisponibilitate devin oneroase şi imprevizibile;
- structura costurilor pentru menţinerea corectă a unui dispozitiv medical
este de 30% pentru mentenanţă corectivă şi de 70% pentru cea
preventivă, iar fluxurile de încasări şi cheltuieli sunt previzibile.

 Intrucât defectările oricărui echipament medical survin aleatoriu în timp, la

momente de timp care nu se pot anticipa, nici un serviciu de mentenanţă nu-şi poate
permite luxul de a-şi bloca fondurile ca să se achiziţioneze piese sau subansamble.
Din acest motiv contractele cu clienţii trebuie sa stipuleze că, în situaţia
mentenanţei corective, piesele noi, de schimb, vor fi achiziţionate pe cheltuiala
acesora.
 După 1,5-2 ani, timp în care se va instrui şi acredita personalul necesar, se vor putea
aborda sectoare de activiate care pretind o tehnicitate mai înaltă.

Planificarea marketingului

Se vizeză 4 direcţii obligatorii:

a)
b)
c)

7
a ) Analiza echipamentelor medicale din zona geografică de interes

Analiza trebuie să fie cât mai amănunţită, pentru fiecare judeţ, pentru fiecare oraş
din judeţ, separat pentrul sectorul de stat şi pentru cel privat, urmărindu-se tipologia,
numărul şi firmele producătoare cele mai frecvente.
În cazul unităţilor de stat, foarte importantă pentru planificarea financiară a
serviciului este cunoaşterea bugetării medii pentru aparatele aflate în programe de
mentenanţă pentru spitale judeţene, municipale şi orăşeneşti.

b ) Analiza concurenţei

Raţiunea de a exista a serviciului de mentenanţă este de a-şi depăşi concurenţii în

ceea ce priveşte satisfacţia clienţilor. Este necesar a fi cunoscute, cu suficientă
precizie, următoarele aspecte:
o Care sunt sunt domeniile de activitate practicate de către serviciile concurente
şi pentru care unităţi sanitare anume, din aria de interes?
o Aceste servicii sunt abilitate şi acreditate pentru a prelua în mentenanţă
echipamente radiologice şi de imagistică?
Care sunt clauzele contractuale sensibile, apte de a influenţa clienţii, şi anume:
În cazul mentenanţei preventive:

- Cine plăteşte la început, consumabilele şi piesele de schimb?

- Ce întârzieri sunt acceptate pentru efectuarea lucrărilor?
- Cum se plătesc intervenţiile: pe lucrare sau pe ora de lucru?
- Pentru ambele situaţii, care sunt tarifele percepute(sunt lămuritoare cât mai
multe exemple).
- Cu ce întârzieri se achită prestaţiile efectuate?
- Există penalităţi pentru depăşirea timpilor de imobilizare a aparaturii? Sunt
stipulaţi aceşti timpi în contracte?
- Există clauze care să specifice modul de recuperare pentru cheltuielile de
deplasare ale serviciului de mentenanţă ?

Întrebările se menţin şi pentru mentenanţă corectivă ; in plus:

8
 - Cine plăteşte şi când, subansamblele care să le înlocuiască pe cele găsite
defecte?
- Cine răspunde de achiziţia acestora(vamă, formalităţi bancare, transport),
clientul sau serviciul de mentenanţă?
- Când se plătesc intervenţiile: la expirarea contractului, lunar sau trimestrial,
după repunerea în funcţie?

d) Colaborarea cu furnizorii

După ce se aleg sectoarele de activitate şi se cunoaşte tipologia echipamentelor

menţinute se vor contracta producătorii sau reprezentanţii acestora din România, cu
motivaţiile următoare:
- prezentarea serviciului ca nou sosit în domeniu;
- cunoaşterea politicilor de preţuri şi a modalităţilor de plată;
- cunoaşterea timpilor de livrare pentru a estima corect momentele de lansare a
comenzilor;
- realizarea unor condiţii avantajoase în contractele de furnizare.

e) Promovarea pe piaţă

Având în vedere specificitatea serviciului, reclama prin mass-media este puţin

recomandată; este mult mai oportună reclama directă, prin furnizarea către clienţii
ţintă a unei fişe de prezentare atent întocmite.

Această fişă trebuie să se refere la:

- sectoarele de activiate vizate;
- calificarea şi acreditarea personalului;
- gradul de dotare cu echipamente de testare dedicate;
- avantaje faţă de concurenţă(dacă există), fără nominalizarea acesteia;
- oferte de preţuri;

9
- date de localizare şi de contact.

ANEXĂ

Investiţii iniţiale necesare:

- costuri deschidere utilităţi ( energie electrică, gaz, apă);

- cost instalare post telefonic şi internet;
- cost telefoane mobile
- cost renovare-amenajare spaţiu;
- cost mobilier şi rafturi;
- cost strung, freză, maşină găurit (second hand);
- cost aparatură electronica (second hand);
- costuri staţii lipire, truse scule;
- autoturisme (second hand);
- costuri echipamente măsură, control, testare dedicate;
- cost instruire personal;
- costuri autorizare, acreditare;
- cost reclamă.

Costuri aferente funcţionării:

- chirie spaţiu;
- costuri utilităţi;
- costuri abonamente telefoane mobile;
- costuri auto(asigurări, întreţinere, etc);
- salarii;
- costuri deplasări.

10
11