Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Rezervarea electronică este o formă foarte modernă fiind una din aplicaţiile informaticii
în industria hotelieră. Este un serviciu nou oferit clientelei, caracterizat prin viteza deosebită cu
care se operează rezervarea în acest sistem, permiţând-se o mai bună utilizarea capacităţii de
cazare.
Rezervarea la un hotel, de multe ori, necesită prea multă preocupare şi timp din partea
clientului, în special în perioadele de timp când fluxurile turistice sunt intense şi găsirea unei
camere libere este dificilă. Datorită introducerii rezervării electronice a fost rezolvată şi această
problemă.
În ţările unde se practică rezervarea electronică, după efectuarea cererii răspunsul soseşte
în următoarele 5-10 secunde. În cazul în care rezervarea dorită nu este posibilă, se poate propune
un alt hotel de acelaşi calibru. Deci acest sistem este satisfăcător pentru client şi eficient pentru
hotel.
Rezervarea electronică asigură o mai bună ocupare a camerelor, punând hotelul, prin
intermediul calculatorului în legătură directă cu piaţa potenţială. Hotelurile sau alte unităţi de
cazare sunt legate în sistemul electronic de rezervare printr-un terminal sau telex/telefon.
Rapiditatea şi precizia operaţiilor de rezervare electronică, permite creşterea eficienţei şi
a gradului de rentabilitate pentru unităţile hoteliere. Rezervarea electronică se foloseşte în special
în cadrul lanţurilor hoteliere mari, cu capacitate de cazare mare şi clientelă diversificată.
În cadrul procesului de rezervare există următoarele cazuri speciale:
schimbarea datelor de rezervare se face în cazurile în care clientul schimbă data sosirii la
hotel, schimbare ce se comunică în general în scris prin fax/telex, sau prin telefon. În
baza noii rezervări, trebuie efectuate următoarele operaţii:
se caută comanda de la vechea dată de sosire;
se cercetează dacă este posibilă o nouă cerere de rezervare şi în caz afirmativ se
confirmă noua comandă, iar în caz negativ, se infirmă. Se va răspunde clientului
şi confirmarea sau infirmarea se anexează la noua comandă şi toate documentele
vor fi puse în dosarul de la noua dată de sosire.
anularea de rezervări reprezintă anularea unei comenzi şi în acest caz se caută comanda
veche se specifică “ anulat ” şi se anexează cererea de anulare. La cererea de anulare de
obicei nu se răspunde, decât în cazul în care confirmarea comenzii este condiţionată;
lista de aşteptare, în cazul unui hotel plin când apare imposibilitatea rezervării. În cazul
unui client permanent se poate propune o listă de aşteptare. Dacă nu se poate rezolva
spaţiu în hotel, se va găsi o altă unitate hotelieră şi se va anunţa din timp. Clientul tratat
în acest mod va reveni la acelaşi hotel în următoarea sa călătorie.
3.6.1. Sortarea
3.6.2. Distribuirea
Corespondenţa pentru hotel va fi înmânată imediat administratorului de hotel (această
corespondenţă cuprinde de obicei probleme profesionale, care nu suportă amânare).
Corespondenţa pentru pasagerii aflaţi în hotel, poate fi una obişnuită, care de obicei se
distribuie în căsuţe sau una specială care se înmânează numai personal, se înregistrează într-un
caiet special şi se transmite prin proces-verbal de la o tură la alta, distribuirea făcându-se în
funcţie de urgenţă şi de importanţă.
Corespondenţa pentru pasagerii care urmează să sosească se păstrează într-un fişier
alfabetic, după ce în prealabil se consumă registrul de comenzi dacă s-a făcut rezervare sau nu.
Fişierul alfabetic se consultă la fiecare sosire, iar dacă pasagerul este necunoscut (nu figurează în
registrul de comenzi) şi nu soseşte în ziua respectivă, corespondenţa se reexpediază.
3.6.3. Transmiterea de mesaje
Caracteristic activităţii de transmitere a mesajelor este faptul că acest serviciu se
consideră suplimentar şi se prestează fără taxare, fiind o atribuţie directă a lucrărilor comerciali.
Această activitate de transmitere a mesajelor este importantă deoarece duce la satisfacerea
exigenţelor pasagerilor prin respectarea personalităţilor lor şi prin păstrarea direcţiei asupra
vieţilor lor intime.
Datele obligatorii necesare transmiterii corecte a mesajelor cum sunt numele persoanelor
care îi caută pe pasageri, numele pasagerilor şi numărul camerelor, modalitatea prin care mesajul
trebuie să fie precise.
Modalitatea de completare a formularului este de asemenea un factor important în
desfăşurarea fără probleme a activităţii de transmitere a mesajelor.
Formularul trebuie să fie completat corect, citeţ şi inteligibil, la primire verificându-se toate
rubricile acestuia cum sunt: data, ora, numele pasagerului. Indicaţia dacă pasagerul este aşteptat
de asemenea la o oră şi un loc de întâlnire menţionat. Toate acestea se fac prin bifarea căsuţelor
cheilor servind, în mod vizibil, lucrătorului comercial.