UNIVERSITATEA LUCIAN BLAGA SIBIU

CIG FAGARAS ANUL III

Problematica de ansamblu a controlului intern

REFERAT

DOINA SONIA CARSTEA

INTRODUCERE

Termenul de „control intern” este definit de Cartea Alba a Comisiei Europene ca

„totalitatea politicilor si procedurilor concepute si implementate de catre
managementul organizatiei pentru a asigura: atingerea obiectivelor acelei organizatii
intr-un mod economic, eficient si eficace, respectarea regulilor externe si a politicilor
si regulilor managementului, protejarea bunurilor si a informatiilor, prevenirea si
depistarea fraudelor si greselilor, precum si calitatea documenterlor de contabilitate si
producerea in timp util de informatii de incredere referitoare la segmentul financiar si
de management”.

Termenul „control intern” provine din limba engleza „internal control” care inseamna
de fapt „a detine controlul”, asadar semnificatia acestei expresii nu poate fi asimilata
cu o forma traditionala de verificare sau control, dar aceastanici nu poate fi exclusa.
Asadar, definirea acestui termen in Romania este: „ansamblul formelorde control
exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere in
concordanta cu obiectele acesteia si cu reglementarile legale, in vederea asigurarii
administrarii fondurilor in mod economic, eficient si eficace; acesta include, de
asemenea, structurile organizatorice, metodele si procedurile.”

Principiile generale ale controlului intern pot fi enumerate in urmatorul fel:

a) Este adaptat dimensiunii, complexitatii si mediului specific entitatii;

b) Vizeaza toate nivelurile de conducere si toate activitatiile/operatiunile;

c) Este construit cu acelas instrumentar in oricare entitate publica;

d) Finalitatea sa consta in asigurarea rezonabila ca obiectivele vor fi atinse;

e) Costurile aplicarii controlului intern nu trebuie sa depaseasca beneficiile

rezultate din acesta;

f) Este guvernat de regulile minimale de management, cuprinse in standardele

de control intern.

Pentru a se putea realiza construirea unui sistem de control intern intr-o institutie
publica, este necesara asigurarea unor premise. Mai intai se cere construirea, prin
ordin a managerului entitatii publice, a grupului de lucru care va avea ca sarcina
elaborarea noului sistem de control intern al entitatii. Echipa de lucru trebuie sa fie
formata din persoanele cu functie de conducere, deoarece acestea sunt cel mai bine
informate si detin competente profesionale adecvate.In al doilea rand, se impune ca
instruirea membrilor responsabili de coordonarea activitatiilor sa fie pe baza
standardelor de control intern pentru entitatiile romane, aprobate prin Ordinul
Ministerului Finantelor Publice nr 946/2005 pentru aprobarea codului controlului
intern.

Erorile sau insuficientele care ar putea fi gasite in functionarea unei entitati publice se
vor gasi intotdeauna in neconcordanta unuia dintre instrumentele de control intern
impuse de conducere. Din aceasta cauza, membrii care au primit sarcina construirii
sistemului de control intern vor putea crea sau modifica acele instrumente ce permit
detinerea unui bun control asupra bunei functionari a entitatii. Asadar acest
instrument de control intern poate fi definit ca fiind orice procedeu sau actiune
stabilite si implementate de catre conducerea entitatii.

Instrumentul de control intern poate fi grupat in sase „familii”:

1. Obiectivele entitatii publice;

2. Mijloacele entitatii publice;

3. Sistemul informational al entitatii publice;

4. Organizarea entitatii publice;

5. Procedurile entitatii publice;

6. Controlul la nivelul entitatii publice.

Obiectivele entitatii publice sunt rezultatele pozitive pe care conducerea incearca

sa le obtina sau efectele negative care se incearca a fi evitate. Obiectivele generale
ale controlului intern, particularizate de conducatorul acesteia, vor fi cuprinse intr-un
document de politica si strategie (precis si clar formulat), ce va fi aprobat de intregul
comitet de conducere si adus la cunostinta intregului personal.

Mijloacele entitatii publice sunt, de obicei, ansamblul resurselor umane, financiare

si materiale, privite in corelatie cu realizarea obiectivelor. Toti membriicare ocupa o
functie de conducere, trebuie sa-si formeze instrumentele de control care sa asigure
resursele necesare atingerii obiectivelor.

Sistemul informational al entitatii publice poate fi regasit la nivelul oricarei

activitati din cadrul entitatii, care prin ansamblul poate forma un subsistem al
sistemului de control intern. Asadar sistemul informational reprezinta totalitatea
procedeelor, metodelor si mijloacelor folosite la nivelul entitatii considerat a fi un
ansamblu de culegere, prelucrare, sistematizare si transmitere a datelor si
informatiilor in cadrul entitatii.

Organizarea entitatii publice reprezinta instrumentele de control intern prin care se

poate realiza o functie a managementului. O organizare adecvata poate intotdeauna
sa ofere un bun control asupra activitatilor din cadrul unei entitati publice, cu alte
cuvinte nu putem detine controlul decat asupra a ceea ce este organizat.

Organizarea, ca functie manageriala este formata dintr-un ansamblu de masuri,

reguli, tehnici si operatiuni prin care conducerea poate stabili componentele
procesuale ale entitatii publice cu scopul de a realiza obiectivele propuse.

Procedurile entitatiilor publice sunt etapele ce trebuiesc urmate in realizarea

sarcinilor, exercitarea competentelor si angajarea responsabilitatilor. Acestea trebuie
sa fie: scrise, simple si specifice, actualizate in mod permanent in functie de evolutia
reglementarilor si aduse la cunostinta tuturor membrilor din cadrul unei entitati
publice.

Controlul la nivelul entitatii publice este feedback-ul procesului managerial,

impulsul actiunilor manageriale continue, care rezulta din compararea rezultatelor cu
obiectivele si care determina cauza abaterilor si ajuta la luarea unor masuri cu
caracter corectiv sau preventiv. Procesul managerial are ca suport exercitarea
continua a functiei de evaluare –control care nu mai este privita ca prerogativa
excusiva a unor persoane sau structuri de control ci este considerat ca fiind un
proces necesar in intreaga entitate.

Analizand toate aceste instrumente putem spune ca:

 Obiectivele sunt realizate in functie de activitatea care trebuie indeplinita;

 Obiectivele determina mijloacele care vor fi utilizate in vederea realizarii lor, in

cantitate, calitate si structura necesara;

 Mijloacele inseamna materializarea resurselor necesare, precis identificate,

care ofera garantia ca nimic nu a fost uitat si permite calcularea costurilor
procurarii acestora;
  Sistemul informational trebuie sa asigure colectarea, inregistrarea si
prelucrarea in momentul necesar, a unor informatii utile, fiabile si complete, in
scopul monitorizarii realizarii obiectivelor;

 Mijloacele precis identificate sunt implementate in componentele structurale

ale organizarii;

 Procedurile sunt luate in considerare pentru efectuarea controlului si

informatiile furnizate de sistemul informational;

 Instrumentele de control intern trebuie sa se supuna regulilor ce rezulta din

reglementarile legale sau din directivele interne.

Toate aceste cerinte vor constitui implementarea sistemului de control intern, care va
fi implementat de managerul entitatii publice. Doar prin folosirea acestor instrumente
de control, se poate ca sistemul de control intern sa se apropie de sistemul de
management al calitatii.

Standardele de control intern sunt un minim de reguli de management pe care

toate entitatiile publice trebuie sa le respecte, cu scopul de a crea un control
managerial uniform si coerent. Stabilirea sistemelor de control intra in
responsabilitatea managerului si trebuie sa aiba la baza standardele elaborate de
Ministerul Finantelor Publice. La elaborarea standardelor interne s-a tinut cont de
experienta in domeniu a Comisiei Europene, a Comitetului Entitatilor Publice de
Sponsorizare a Comosiei Treadway si a Institutului Canadian al Contabililor
Autorizati.

Standardele sunt grupate urmatoarele elemente ale controlului managerial:

 Mediul de control, care grupeaza problemele legate de organizare,

deontologie si integritate;

 Performanta si managementul rescurilor –subsumeaza problematica

managementului in legatura cu fixarea obiectivelor, planificare si performanta;

 Informarea si comunicarea sunt problemele ce tin de crearea unui sistem

informational si a unui sistem de rapoarte privind executia planului de
management, a bugetului si a folosirii resurselor.

 Activitati de control –documentarea aupra procedeurilor, continuitatea

operatiunilor, inregistrarea exceptiilor, separarea atributiilor si supravegherea;

 Auditarea si evaluarea –dezvoltarea capacitatii de evaluare a controlului

managerial, cu scopul de a asigura perfectionare continuitatii acestuia.

Pe ansamblu, standardele şi referintele principale asociate constituie pachetul

reprezentativ al normelor de reglementare - Codul controlului intern, care guverneaza
obiectivele, organizarea si functionarea sistemelor de management financiar si
control (control intern) la entitatile publice.

Evaluarea instrumentelor de control intern

Prin fixarea obiectivelor generale, managerii entitatiilor publice vor putea sa identifice
factorii de reusita sau conditiile care trebuie sa existe pentru ca obiectivele sa poata
fi realizate, si ca urmare sa formeze un sistem de control intern eficient, definind intr-
o prima faza, instrumentele generale de control intern, care sa poata tine sub control
riscurile functionarii globale a entitatii. Elementele de referinta in evaluarea
instrumentelor de control intern sunt standardele de management. Continand regulile
minimale de management ce trebuie urmate, este evident ca neaplicarea oricaruia
dintre aceste standarde constituie un risc important, pe care managerul si-l asuma, el
fiind responsabil de consecintele acestuia. Asadar, prin cerintele generale sunt
formulate, numai directiile în care trebuie orientate actiunile, în timp ce instrumentele
generale de control intern definesc actiunea concreta, stabilita de managerul entitătii
in aplicarea standardului.

Mentionam ca realizarea primei etape a metodologiei-cadru consta in parcurgerea

urmatoarelor faze de executie:

 Elaborarea chestionarelor de control intern;

 Formularea raspunsurilor la chestionarele de control intern;

 Identificarea riscurilor si estimarea nivelului de risc;

 Evaluarea propriu-zisa a instrumentelor generale de control intern;

 Intocmirea fiselor analitice si sintetice, continand rezultatele fazelor anterioare.

In formarea oricarui sistem de control intern al oricarei entitati publice trebuie sa se

tina seama si de detinerea unui bun control asupra tuturor activitatilor ce se
desfasoara in cadrul acesteia. Pentru ca acest obiectiv sa poata fi realizat, membrii
care au responsabilitatea perfectionarii sistemului de control intern trebuie sa isi
desfasoare activitatea folosind o metodologie de lucru adecvata.
Elaborarea programului de implementare a sistemului de control

In program va fi prevazuta aplicarea instrumentelor de control intern, continute de

fisele analitice, acordandu-se prioritate acelor instrumente care sunt inscrise in fisele
sintetice ce au fost elaborate pentru fiecare element-cheie al controlului intern. In
stabilirea succesiunii precise de implementare a instrumentelor de control intern se
va tine seama de urmatoarele:

 Ierarhia logica si functionala a elementelor-cheie;

 Corelatiile standardelor de management care apartin unui anumit element-

cheie;

 Masura in care anumite standarde de management determina detinerea unui

bun controlintern asupra unor activitati;

Pentru fiecare actiune prevazuta in programul de implementare este necesara

stabilirea de responsabilitati si competente individuale, dar si stabilirea unor
elemente realiste si precise de finalizare si raportare. Dupa ce a fost elaborat
programul de implementare, va fi prezentat si supus aprobarii managerului general al
entitatii publice.

Monitorizarea programului de implementare a sistemului de control

intern

Aceasta activitate va fi pusa in practica de managerul general, acesta asumandu-si

intreaga responsabilitate pentru buna functionare a acestei operatiuni. Abaterile de la
programul de implementare aprobat care vor fi anticipate sau constatate pe parcursul
executiei acestuia, va fi raportata imediat managerului general, care are obligatia
convocarii membrilor participanti, in vederea analizarii situatiei respective si adoptarii
masurilor preventive/corective ce se impun.

In cazul in care, pe parcursul executiei programului de implementare aprobat se va

propune modificarea partiala sau totala, managerul general va aproba modificarile
propuse, numai dupa obtinerea avizului necesar din partea membrilor grupului de
lucru.