UNIVERSITATEA : „LUCIAN BLAGA” – SIBIU

FACULTATEA : ŞTIINTE ECONOMICE

SPECIALITATEA : CONTABILITATE ŞI INFORMATICĂ DE GESTIUNE

CONTABILITATE FINANCIARĂ

PROIECT

Prof.Conf.Dr.: Jucan Cornel

Realizat de :
Enescu (Burlăcescu) Ioana-Andreea
Burlăcescu Marian

2016
 NOŢIUNI TEORETICE

Controlul financiar reprezintă o activitate de verificare a modului de respectare a

legislaţiei financiare, cu scopul de a preveni angajarea de cheltuieli fără justificare economică
şi de a asigura profit în folosirea resurselor materiale, financiare şi de muncă. Eficienţa
reflectă anumite forme de manifestare concretă a principiului raţionalităţii în activitatea
economică. Criteriile de eficienţă exprimă necesitatea ca factorii angrenaţi să fie utilizaţi în
condiţii optime, ceea ce înseamnă că rezultatele obţinute să fie superioare eforturilor depuse.
Controlul financiar contribuie la creşterea eficienţei atât a propriei activităţi, cât şi a
instituţiilor controlate, apelând la metodele şi tehnicile sale proprii. Dacă se aplică diferenţiat,
aceste metode pot aduce performanţe mai bune.
Controlul financiar nu se rezumă la ceea ce se petrece în întreprindere şi nu se
limitează la perimetrul acesteia. El vizează în egală măsură, relaţiile financiare ale unităţilor
patrimoniale cu exteriorul, cu mediul economic, administrativ şi social în care acestea îşi
desfăşoară activitatea.
Controlul financiar se realizează numai cu ajutorul indicatorilor valorici, de către
organe proprii ale unităţilor patrimoniale, dar mai ales prin intermediul unor organe
specializate din afară, aparţinând statului sau altor organisme publice.
Necesitatea controlului financiar constă în faptul că reprezintă un mijloc de prevenire
a faptelor ilegale, de identificare a deficienţelor şi de stabilire a măsurilor necesare pentru
intrarea în legalitate. Acesta reprezintă o sursa de informare folosită în desfasurarea activităţii
managerului general.
Managerul entităţii publice trebuie să cunoască şi să aplice funcţiile controlului în
fundamentarea deciziilor pentru viitor, respectiv de: prevenire, constatare a situaţiei,
perfecţionare, reglare a activităţii şi de corectare a dereglărilor, prevedere sau previzională,
coercitivă şi reparatorie.
Controlul financiar deţine un loc important, determinat de posibilităţiile pe care le are
de a culege informaţii directe de la sursă şi a le pune la dispoziţie într-un timp relativ scurt, în
acelaşi timp contribuind şi la aplicarea deciziilor pe toate treptele organizatorice, la
ameliorarea situaţiilor create în urma deciziilor adoptate sau aplicate eronat.
Scopul elaborării lucrării constă în faptul că doreşte să tragă un semnal de alarmă
asupra locului şi importanţei ce i se cuvine de drept controlului financiar în economie.
 Controlul financiar este, în esenţa lui, o parte (o formă sau o varietate) a controlului
economic, limitat la sfera raporturilor financiare şi de credit. La rândul lor, toate problemele
ce fac obiect al controlului economic au, într-un fel sau altul, consecinţe sau implicaţii
financiare, astfel încât ele trebuie urmărite şi sub aspectul aporturilor pe care îl aduc la
desfăşurarea eficientă a muncii, la obţinerea unor rezultate financiare pozitive. Între controlul
economic şi cel financiar există nenumărate apropieri şi interferenţe, ceea ce face ca
activităţile specifice lor să nu poată fi, în toate cazurile, precis delimitate.
Consideraţiile de mai sus ne conduc la ideea că, în economia noastră naţională, se
exercită de fapt şi de drept un control economic-financiar, care cumulează atât prerogativele
controlului economic, cât şi pe cele ale controlului financiar. Mai mult decât atât, sfera de
cuprindere a controlului economic-financiar depăşeşte adesea perimetrul mişcărilor de valori
şi al relaţiilor economice exprimate în bani; multe acţiuni de control au în vedere aspecte
tehnico-economice, sociale sau administrative, precum şi raporturile economico-juridice ale
unităţilor de orice tip. În asemenea cazuri, controlul utilizează forme şi procedee ale
controlului tehnic, metode socio-statistice şi analize comparative, folosind în procesul
conducerii pentru orientarea strategică şi tactică sau pentru realizarea unor obiective de ordin
calitativ.
Din punct de vedere practic-aplicativ, controlul economic-financiar are ca domeniu de
manifestare perimetrul foarte întins al economiei naţionale, viaţa economică în ansamblul său,
privită prin prisma corectitudinii şi eficienţei, atât din unghiul de vedere al gospodăririi,
utilizării sau cheltuirii resurselor, al onorării obligaţiilor faţă de societatea reprezentată prin
Stat, cât şi din perspectiva sistemelor de calcul, comunicare şi raportare a informaţiilor
financiarcontabile. Un control obiectiv, eficient, poate contribui la integrarea factorilor de
progres în ceea ce priveşte organizarea intregii activităţi.
Eficienţa reflectă anumite forme de manifestare concretă a principiului raţionalităţii în
activitatea economică. Criteriile de eficienţă exprimă necesitatea ca factorii angrenaţi să fie
utilizaţi în condiţii optime, ceea ce înseamnă ca rezultatele obţinute să fie superioare
eforturilor depuse. În cazul controlului financiar, eficienţa acestuia este determinată de
contribuţia pe care o are în prevenirea şi eliminarea disfuncţionalităţilor, în perfecţionarea
organizării şi conducerii procesului decizional şi în sporirea eficienţei întregii activităţi
economice. Opinia noastră este că eficienţa controlului financiar trebuie apreciată nu prin
volumul prejudiciilor descoperite şi sancţiunilor aplicate, ci, eventual, prin volumul creanţelor
încasate, al debitelor şi creditelor soluţionate, al stocurilor disponibile valorificate ca urmare a
măsurilor dispuse după finalizarea verificărilor. Astăzi se apreciază că în măsura în care se va
pune accentul pe prevenirea abaterilor, pe recomandarea prevederilor ce reglementează
domeniul controlat, eficienţa controlului va fi în consecinţă mai mare. Eficienţa controlului
financiar este determinată de legătura permanentă între cele două direcţii de acţiune, şi
anume: între cea preventiv-operativă şi cea de valorificare imediată a constatărilor făcute.
În opinia noastră controlul are scopul de a semnala, încalcarea principiilor de
legalitate, eficienţă, eficacitate şi economicitate ale managementului financiar şi să facă
posibilă luarea masurilor corective adecvate fiecărui caz, să stabilească responsabilitatea
organelor vinovate, să recupereze pagubele sau să prevină abaterile în viitor.
Controlul nu este o activitate în sine, fără scop şi finalitate, pe planul relaţiilor sociale,
din contră el are întotdeauna un rol activ, de reglare a actului decizional, el indică modul în
care cel ce are responsabilităţi în cadrul ierarhiei sociale, a aplicat în luarea deciziei, cele mai
adecvate soluţii, dacă acesta corespunde scopului pentru care a fost emisă.

1. Sfera de acţiune a controlului fiscal:

-relaţii financiare
-relaţii fiscale
-relaţii de credit
La nivelul unităţilor patrimoniale controlul financiar urmăreşte, între altele: „
 elaborarea bugetelor de venituri şi cheltuieli şi execuţia acestora;
 rentabilizarea tuturor activităţilor, produselor şi sectoarelor;
 sporirea acumulărilor băneşti şi asigurarea capacităţii de plată; „
 creşterea resurselor proprii de finanţare; „
 integritatea patrimoniului, prevenirea, descoperirea şi recuperarea pagubelor
suferite; „
 lichidarea cheltuielilor supradimensionate şi stoparea cazurilor de risipă;
 respectarea disciplinei financiare şi fiscale.

2. Obiectul controlului financiar

Obiectul controlului financiar îl formează actele şi operaţiunile emise sau înfăptuite de
agenţii economici, instituţiile publice, precum şi de alţi participanţi la viaţa economico-
financiară a statului.

3. Scopul controlului financiar „

  semnalarea abaterilor de la standardele acceptate şi încălcarea principiilor de
legalitate, eficienţă, eficacitate şi economicitate ale managementului financiar;
 face posibilă luarea măsurilor corective adecvate fiecărui caz; „
 stabileşte responsabilitatea organelor vinovate; „
 recuperarea pagubelor; „
 prevenirea abaterile în viitor.

4. Rolul controlului financiar

 asigură cunoaşterea modului de aplicare a deciziilor luate asupra gospodăririi
resurselor materiale şi băneşti;
 asigură integritatea avutului public şi privat;
 de a asigura realizarea veniturilor statului în conformitate cu legea bugetară

5. Eficienţa controlului financiar

Reflectă anumite forme de manifestare concretă a principiului raţionalităţii în
activitatea economică.
Criteriile de eficienţă exprimă necesitatea ca factorii angrenaţi să fie utilizaţi în
condiţii optime, ceea ce înseamnă ca rezultatele obţinute să fie superioare eforturilor depuse.
În cazul controlului financiar, eficienţa este deteminată de contribuţia pe care o are în
prevenirea şi eliminarea disfunctionalităţilor, în perfecţionarea organizării şi conducerii
procesului decizional şi în sporirea eficienţei întregii activităţi economice.

5.1.Componentele esenţiale ale unui control financiar eficient

 un cadru organizatoric, care să definească responsabilităţile tuturor celor cu
atribuţii de control;
 un cadru legislativ specific;
 un personal calificat, care să asigure realizarea actului de control.
Managerul entităţii publice trebuie să cunoască şi să aplice funcţiile controlului în
fundamentarea deciziilor pentru viitor, respectiv de:
 prevenire; „
 constatare a situaţiei; „
 perfecţionare; „
 reglare a activităţii; „
  corectare a dereglărilor; „
 prevedere sau previziune; „
 corectivă şi reparatorie.
Eficienţa activităţii analizate este raportul dintre totalul eforturilor depuse şi totalul
efectelor obţinute în urma acestora. De cele mai multe ori, însă, totalul efectelor obţinute este
format din efecte programate şi efecte secundare, care se încadrează sau nu în efectele
programate.
Raportul dintre eforturi şi efectele programate, mai mic decat raportul dintre aceleaşi
eforturi şi totalul efectelor, defineşte noţiunea de eficacitate.
În cazul în care efectele secundare se adaugă ansamblului efectelor programate,
eficacitatea activităţii analizate creşte deoarece raportul dintre totalul eforturilor depuse şi
totalul şi efectelor obţinute devine mai mic decât noul raport.
În cazul în care efectele secundare se încadrează în ansamblul efectelor programate,
dar nu sunt benefice, eficacitatea scade deoarece raportul dintre totalul efectelor depuse şi
totalul efectelor secundare negative devine mai mare decât raportul dintre totalul eforturilor
depuse şi totalul efectelor obţinute.

5.2.Cuantificarea eficienţei activităţii de control financiar

Se face prin prisma eforturilor materiale efectuate cu ocazia desfăşurării acesteia,
raportate la efectele, tot materiale, determinate ca total al amenzilor, recuperărilor de pagube
sau altor disponibilităţi materiale şi/sau băneşti stabilite şi încasate la diferite bugete.
Mai important pentru activitatea de control financiar se consideră că este de a se
determina eficienţa în planul calitativ pe care această activitate o aduce în sfera organizării şi
desfăşurării activităţilor care au facut obiectul acţiunii de verificare.
Această formă de eficienţă a activităţii de control financiar stabilită în planul calitativ
al desfăşurării activităţii economice globale se înscrie în contextul realizării funcţiilor
generale ale controlului, în special al funcţiei de îndrumare şi în cadrul acesteia, a
caracterului său formativ.

5.3.Îmbunătăţirea eficienţei controlului financiar

Este necesară optimizarea acţiunilor de control, pentru ca efectul economic să fie cât
mai sigur şi eficient obţinut şi să aibă drept consecinţă evitarea încălcării legii în viitor.
De asemenea ,urmărirea activităţii inspectorilor trebuie să conducă la o mai bună
folosire a timpului de lucru (eficacitatea acestora).
 Liniile de acţiune pentru punerea în practică a acestui obiectiv strategic, creşterea
eficienţei şi eficacităţii activităţii de inspecţie fiscală, sunt : ƒ
 Elaborarea programelor anuale, trimestriale şi lunare pentru organizarea şi
desfăşurarea activităţii de inspecţie fiscală pe baza rezultatelor analizei de risc
a contribuabililor şi a gradului de risc al zonelor teritoriale. ƒ
 Realizarea unor acţiuni de revizie fiscală pentru verificarea activităţii
structurilor teritoriale cu atribuţii de inspecţie fiscală, inclusiv a modului în
care sunt îndeplinite obiectivele prevăzute în programele de activitate.
Eficienţa controalelor fiscale este strâns dependentă de mai bună ţintire a domeniilor
contribuabililor cu risc ridicat de evaziune fiscală. De aceea, stabilirea planurilor de control va
trebui fundamentată pe o analiză de risc complexă, care să înlocuiască metodele de analiză
utilizate în prezent.
Liniile de acţiune pentru realizarea acestui obiectiv, utilizarea analizei de risc la
fundamentarea programelor de control, sunt următoarele: ƒ
 Dezvoltarea unui sistem de selectare a contribuabililor pentru control, bazat pe
indicatori de risc fiscal; ƒ
 Implementarea indicatorilor de risc fiscal, respectiv tehnici şi instrumente
pentru identificarea domeniilor cu risc fiscal mare şi a contribuabililor cu risc
mare; ƒ
 Crearea unei baze de date unice despre contribuabil; ƒ
 Dotarea cu aplicaţii care să permită un acces facil la sursele proprii de date sau
date atrase de la alţi deţinători de informaţii; ƒ
 Elaborarea unor proceduri pentru întocmirea programelor anuale de control
bazat pe analiza de risc; ƒ
 Identificarea condiţiilor specifice unor zone teritoriale şi elaborarea
programelor de control funcţie de gradul de risc specific zonei.
Urmare fenomenului de globalizare, se constată dezvoltarea companiilor
multinaţionale, tranzacţiile la nivel european şi mondial au luat amploare.
În cadrul acestor tranzacţii, între persoane afiliate, se identifică atât un risc fiscal – de
neimpunere, cât şi un risc al companiilor – de dublă impunere.
În vederea reglementării acestor situaţii, care pot conduce la un mediu de afaceri
dezechilibrat care împiedică atât dezvoltarea companiilor existente, cât şi a celor nou
înfiinţate, aplicarea normelor de determinare corectă a preţurilor de transfer reprezintă o
prioritate.

5.4. Căile prin care controlul financiar influenţează creşterea eficienţei economice
Prin acţiunile specifice, personalul de control financiar contribuie la sporirea eficienţei
activităţii din unităţile controlate. Se confirmă astfel principiile de bază care fundamentează şi
justifică exercitarea controlului financiar atunci când se vizează organizarea şi conducerea
întregii activităţi în condiţii de profitabilitate. Controlul financiar contribuie la sporirea
eficienţei propriei activităţi, dar şi a unităţilor controlate, utilizând procedeele şi tehnicile sale
consacrate. Acestea, aplicate diferenţiat, pot conduce la cele mai bune performanţe. Între ele
(după M. Cocoară, „Conceptul de eficienţă…”, Revista Controlul economic financiar, nr.
3/1999, pp. 19-20), pe cât de simple pe atât de eficiente, sunt următoarele:
a. Să nu se solicite informaţii şi situaţii inutile, care ar necesita timp şi uzură psihică,
în dauna activităţii curente.
b. Să se aibă în vedere că fenomenele şi procesele economice au loc şi se desfăşoară cu
un anumit grad constant de repetabilitate şi în cadrul aceloraşi faze se manifestă la toate
unităţile aproape aceleaşi deficiente, ceea ce ajută organele de control să le descopere mai
repede; deci să-şi sporească randamentul propriei activităţi.
c. Să se aplice metodele combinate de control adaptate la specificul şi particularităţile
activităţii controlate, ceea ce va permite selectarea succesivă, pe măsura examinării, a tuturor
categoriilor de disfuncţionalităţi.
În acest context, acelaşi autor (M. Cocoară) sugerează următoarele: ƒ
 în controlul cronologic al documentelor de casă şi bancă se va începe cu
examinarea jurnalelor zilnice ale conturilor 5121 „Conturi curente la bănci” şi
5311 „Casa în lei” şi apoi se vor cerceta selectiv documentele la acele operaţii
care par la prima vedere neclare; ƒ
 în momentul descoperirii oricăror deficienţe se vor consemna direct în cadrul
obiectivului ce urmează a fi tratat în documentul de control, fie pe carnetul
personal; ƒ
 pentru clarificarea aspectelor ce necesită discuţii, cei în cauză vor fi chemaţi la
interval de câteva zile, pentru a economisi timp, deoarece procedând astfel se
creează posibilitatea ca la o întrevedere să fie abordate mai multe probleme; ƒ
  pentru a avea posibilitatea efectuării unor intervenţii în perioada controlului, în
primele zile se vor analiza evoluţia şi structura conturilor de „debitori”,
„creditori”, „furnizori de mobilizări”, „furnizori debitori”, „avansuri de
trezorerie”, „sume în curs de clarificare”, „conturile de cheltuieli”; ƒ
 dacă se constată deficienţe care să necesite explicaţii scrise si întocmirea unor
note de constatare, se va proceda la întocmirea acestora imediat sau cel mult a
doua zi pentru a avea posibilitatea ameliorării situaţiei create prin măsuri
operative luate în timpul controlului; ƒ
 analiza, discuţiile şi concluziile cu conducerea unităţii se vor face în ultimele
zile, cu excepţia cazurilor grave de încălcare a legislaţiei, care sunt de natura
infracţiunilor ce vor fi discutate imediat; ƒ
 nu se recomandă a se aplica amenzi în primele zile, pentru a nu se crea
atmosferă tensionată; ƒ
 la stabilirea termenelor pentru întocmirea, prezentarea şi susţinerea machetelor
şi situaţiilor este recomandat să se ceară părerea celor ce le întocmesc, urmând
a fi acceptate, dacă se încadrează în limitele timpului afectat examinării
obiectivului respectiv. Urmărirea prezentării se va face în baza evidenţei
operative conduse în carnetul personal în care se va menţiona: macheta,
persoana şi ziua prezentării la discuţii.
d. Organele controlului financiar trebuie să evite crearea de stări conflictuale.

Activitatea de control financiar depinde în mod esenţial de factorul determinant şi

absolut indispensabil, în realizarea sa, elementul uman. „În nicio altă activitate economică
factorul uman nu joacă un rol atât de important în realizarea, în condiţii optime şi de eficienţă,
obiectivelor propuse, ca în activitatea de control. Aceasta, deoarece prin natura sa activitatea
de control, general şi în mod deosebit controlul financiar, oferă celui ce o exercită o poziţie
ascendentă faţă de cel controlat, poziţie care poate deveni deosebit de dăunătoare dacă este
folosită în mod abuziv sau distructiv. Pe de altă parte, sistemul de interese în care în mod
automat şi aproape involuntar este implicat orice controlor financiar, indiferent de structura şi
nivelul verificării, poate avea asupra acestuia influenţe de natură să dăuneze efectuării
controlului în condiţiile stricte ale prevederilor legale şi în conformitate cu cerinţele a priori
stabilite prin programele de control”(Pereş et al., 2005, p. 322). În abordarea problematicii
eficienţei controlului financiar vom pleca de la formula eficienţei, necesitate invocată de
specialişti consacraţi ai domeniului în cauză.

Raportul dintre eforturi şi efectele obţinute în urma acestora se exprimăprin următoarea

relaţie:
re = C (1)
Te
unde:
re = eficienţa activităţii analizate; C = totalul eforturilor depuse; T e = totalul efectelor obţinute.

Definită astfel, eficienţa activităţii analizate este maximă atunci când raportul (r) este
minim. Eficienţa poate fi exprimată şi prin raportul invers (r'e):
1
r'e = (2)
re

În acest caz eficienţa este maximă atunci când (r'e), definit ca raport între efecte şi
eforturi, este maxim. Totalul Te al efectelor obţinute prin realizarea unei activităţi economice
se exprimă, sintetic, prin următoarea relaţie matematică:

Te = ∑i=1n E(i) (3)

i=1
unde:
E(i) = efectul (i) obţinut;
n = numărul total al efectelor.

În practică, este posibil ca acest total al efectelor să se identifice cu numărul efectelor

programate şi atunci eficienţa (re) este egală cu eficacitatea (ref):

re = ref (4)

De cele mai multe ori, însă, totalul efectelor obţinute este format din efecte
programate şi efecte secundare, care se încadrează sau nu în efectele programate. Raportul
dintre eforturi şi efectele programate, mai mic decât raportul dintre aceleaşi eforturi şi
totalul efectelor, defineşte noţiunea de eficacitate. În cazul în care efectele secundare se
adaugă ansamblului efectelor programate, eficacitatea activităţii analizate creşte, deoarece
raportul:
 Ref =C (5)
Te
devine mai mic decât noul raport

C
r'ef = (6)
Te +Tep
unde:
r'e = eficacitatea reală;
ref = eficacitatea programată;
Tep = totalul efectelor care se încadrează în totalul efectelor programate.
Creşterea efectivă a eficacităţii este dată de diferenţa:
r = ref −r'ef (7)
În cazul în care efectele secundare se încadrează în ansamblul efectelor programate, dar nu
sunt benefice, eficacitatea scade deoarece raportul r'ef = C/Tn

devine mai mare decât raportul re = C/Te

unde
Tn = totalul efectelor secundare negative.

6. Consolidarea controlului financiar

Utilizarea fondurilor publice este o zonă de risc din punct de vedere al ocaziilor de
indisciplină financiară şi evaziune.
Liniile directoare, care vor conduce la consolidarea controlului financiar în viitor, au în
vedere mai buna gestionare a acestei activităţi, prin următoarele acţiuni:
 Elaborarea unui sistem de evaluare pe bază de indicatori a controalelor
financiare de fond sau tematice;
 Dezvoltarea instrumentelor de gestiune a activităţii de control;
 Elaborarea metodologiilor şi procedurilor pentru control financiar adaptate la
diversitatea agenţilor economici controlaţi;
 Elaborarea de ghiduri informatice de uz intern (cu idicatori economici,
caracteristici, etc.) pe ramuri, subramuri şi activităţi economice;
 Elaborarea unui ghid al controlului financiar;
  Implementarea unor proceduri informatizate destinate pregătirii şi
fundamentării controlului financiar şi pe baza datelor din dosarul fiscal al
contribuabilului.

7. Concluzii
Controlul constituie un atribut esential, o componenta a funcţiei economico-
organizatorice şi a celei cultural-educative a statului.
Un procedeu de control complex care oferă o imagine clară şi reală asupra desfăşurării
activităţii economice este analiza economico-financiară, deoarece cercetează, din punct de
vedere cantitativ şi calitativ, într-un interval de timp bine determinat, întreaga activitate
economico-financiară a entităţii economice.
Economia nu poate fi organizată şi condusă fără exercitarea unui control sistematic din
partea statului.
 STUDIU DE CAZ

1. Controlul recepţiei bunurilor (mărfuri, materii prime, materiale)

Dintre principalele obiective ale controlului financiar de gestiune există unul care se referă
la existenţa, păstrarea şi paza bunurilor patrimoniale ale agenţilor economici. Cum recepţia
mărfurilor reprezintă punctul de plecare a întregii activităţi de aprovizionare,de stocare şi
ulterior de vânzare a mărfii respective este de la sine înţeles că un control de gestiune este
necesar să cuprindă şi controlul recepţiei bunurilor intrate în patrimoniu.

 Controlul prin sondaj

În urma hotărârii luate de Consiliul de administraţie s-a decis ca prin sondaj să fie
controlată recepţia mărfurilor la unul din magazinele firmei S.C. MERCUR S.A. A fost
formulată în scris această hotărâre şi au fost numite persoanele care vor fi însărcinate să fie
membre în comisia de control. Acest lucru se poate vedea în figura nr. 1.

S.C. MERCUR S.A. Data: 15 martie 2016

NOTĂ INTERNĂ

În urma şedinţei din data de 15 martie 2016, Consiliul de administraţie a hotărât ca în

data de 05 aprilie 2016 să se efectueze controlul recepţiei mărfurilor la magazinul «Negoiu ». Se
instituie comisia de control formată din:

Domnul Burghelea Ciprian preşedinte

Domnul Niculescu Stefan membru
Doamna Radu Mariana membră

Controlul recepţiei mărfurilor va începe în data de 2 aprilie 2016 şi va dura 2 zile.

Procesul verbal de control va fi întocmit de Niculescu Stefan în maxim 3 zile de la data încheierii
controlului.

Director, Vizat,
Neagu Sebastian CONTABIL ŞEF,

Figura nr.1 - Decizia pentru controlul recepţiei mărfurilor

 În data de 5 aprilie 2016, comisia a început controlul recepţiei mărfurilor inopinant la
magazinul “Negoiu”.

Acest control a constat practic în:

 Verificarea faptică a mărfii prin numărarea acesteia produs cu produs sau unde era
cazul prin numărarea mărfii prin sondaj (unde existau furnizori care au adus cantităţi
mari de marfă)
 Verificarea recepţiei cantitative a mărfii prin cântărirea acesteia
 După numărarea/cântărirea mărfii, se verifică documentele de intrare respectiv
cantitatea înscrisă în documentul care însoţeşte marfa (factură fiscală, aviz de însoţire
a mărfii) şi se compară dacă corespund cantităţile faptice cu cele scriptice. În cazul în
care marfa nu a fost livrată în întrgime se verifică dacă receptionerul a semalat acest
lucru şi deci dacă a făcut menţiunea în factură că marfă nu a ajuns conform cantităţii
înscrisă în factură.
 S-a verificat dacă pe documente există semnătura de primire a mărfii, clar, citeţ, cu
numele complet al celui care a recepţionat marfa
 S-a verificat marfa din punct de vedere calitativ (aspect fizic plăcut, ambalaje
corespunzătoare şi intacte, marfă nedegradată la transport etc.)
 S-a verificat dacă marfa nu este venită expirată de la furnizor
 A fost verificat dacă nu cumva furnizorul aduce altă marfă; alta decât cea din comandă
dar la acelaşi preţ de intrare
 A fost verificată marfa care este din import (furnizorul importă această marfă nu o
produce el), dacă are traduceri în limba română pentru instrucţiunile de folosire a
acestei mărfi
 A fost verificat circuitul mărfii în depozit; dacă aceasta poate fi sustrasă uşor în timpul
aranjării acesteia în depozit ori pe traseu până în magazin (la raft)
 Au fost verificate condiţiile de depozitare a mărfii; dacă acestea corespund din punct
de vedere al normelor fito-sanitare (să nu fie depozitate direct pe pardoseală, produsele
uşor degradabile să fie depozitate corespunzător, etc).
 A fost verificat modul în care este menţinută ordinea şi curăţenia în depozit.

Rezultatele controlului recepţiei bunurilor materiale

 În urma controlului efectuat în data de 5 aprilie 2016, comisia de control a întocmit un
proces verbal de constatare în care s-au consemnat toate aspectele interne constatate.

Raportul arăta astfel:

S.C. MERCUR S.A. Data: 7 aprilie 2016

PROCES VERBAL DE CONSTATARE

În conformitate cu nota internă din 15 martie 2016 s-a efectuat controlul recepţiei mărfurilor la
magazinul “Negoiu”. În urma controlului s-au constatat următoarele aspecte:
 Recepţia mărfurilor are loc în condiţiile prevăzute de legea referitoare la normele fito-sanitare
care trebuiesc respectate în cazul depozitării produselor în magazii, depozite etc. S-a constatat
că produsele alimentare sunt depozitate separat de cele nealimentare, nu exista marfă depozitată
pe jos ci numai în rafturi special amenajate etc.
 Calitatea mărfii era conform standardelor impuse de lege dar mai ales conform exigenţei
clienţilor (aspect fizic plăcut, în termen de valabilitate, etc)
 Produsele de import aveau traduceri în care erau trecute reţeta produsului modul de utilizare a
acestora şi contraindicaţiile date de specialişti acolo unde este cazul
 În urma verificării documentelor de însoţire a mărfii s-a constatat că recepţionerul a semnat de
primire pe fiecare document în parte
 S-a consemnat că în ziua controlului recepţiei au existat doi furnizori care nu au avut pe produse
trecut termenul de valabilitate al acestora. În acest caz recepţionerul a refuzat marfa .
 La verificarea cantitativă a reieşit faptul că recepţia bunurilor a fost corectă (cantitatea din
factură a corespuns cu cantitatea totală cântărită)
Noi, membrii comisiei de control declarăm că recepţia bunurilor la magazinul “Negoiu” se
efectuează corect din punct de vedere al recepţiei în depozit şi că vom controla în perioada
următoare documentele de intrare/ieşire a mărfii din gestiune.

COMISIA DE INVENTARIERE SEMNĂTURILE

Burghelea Ciprian preşedinte
Niculescu Stefan membru
Neagu Sebastian membră

Figura nr.2 Procesul verbal de constatare a controlului recepţiei bunurilor

2. Controlul înregistrării documentelor de intrare/ieşire a mărfii din gestiune

 Controlul documentar
Controlul documentelor constă, în esentă, în aprecierea şi analiza unor operaţiuni şi
procedee economice pe baza documentelor justificative care le reflectă. Acesta se
efectuează cu caracter preventiv şi concomitent, integrat organic sistemului de organizare şi
conducere a evidenţei tehnic-operative .
 În cazul societăţii comerciale MERCUR S.A. acest control se va efectua în cadrul
compartimentului operare P.C.
Compartimentul este compus din operatorii de gestiune existenţi în cadrul fiecarui
magazin în parte şi depozit. Aceştia au sarcina de a introduce ori de a scădea marfa din stoc pe
baza documentelor fiscale corespunzătoare fiecărei operaţiune în parte. Fiecare operator are
experientă îndelungată cu baze de date de gestiune şi sunt conştienţi de importanţa
înregistrării corecte şi la timp a documentelor.
Este foarte important ca operatorii să deţină cunoştinţe de contabilitate primară pentru a
evita confuziile între documente (de exempu factură cu aviz) şi să ştie să facă diferenţa între
facturile de intrare şi cele de retur deoarece înregistrarea acestor documente are o influenţă
foarte mare asupra stocului de marfă iar inversarea acestora nu poate fi admisă.
Pe de altă parte nu este permis ca operatorul de gestiune să efectueze modificări în stoc
fără documente de justificare a acestei operaţiuni. În cazul în care nu există documente fiscale
este necesar să existe decizii interne de operare şi deci pe baza acestora operatorul poate
interveni asupra stocului dar numai pe baza unui document scris şi nu verbal.
Ca flux al circuitului documentelor este de semnalat faptul că acestea ajung mai întâi în
departamentul de operare după care acestea sunt predate la departamentul financiar-contabil
împreună cu documentele, N.I.R.-urile aferente acestora.
Operatorii de gestiune primesc documentele de la gestionarii care iau în primire marfa
(recepţionerii) după care introduc datele în calculator corespunzător fiecărui document în
parte, atât valoric cât şi cantitativ. În cazul în care există diferenţe între cantitatea din
documente şi cea recepţionată operatorul este anunţat de către gestionarul care a primit marfa
ce diferenţe există şi acesta este obligat să scrie pe documentul respectiv cantitatea reală
receptionată astfel încât operatorul să introducă datele corect în programul de gestiune.
Persoanele care operează datele în gestiune trebuie să se încadreze în timpul de lucru
aferent fiecărei operaţiuni în parte, astfel încât să nu îngreuneze munca altor departamente,
respectiv departamentul financiar-contabil care aşteapă aceste documente pentru a le arhiva
ori pentru a opera plăţile acestora etc.
Tot de operatorii de gestiune depind şi persoanele care hotărăsc preţurile de vânzare a
produselor care au fost introduse în stoc şi care urmează să fie duse la raft şi vândute. Aceate
persoane nu pot face nimic dacă factura de intrare nu a fost introdusă în timp util în gestiune.
O întârziere în acest sens duce la întârzieri de aprovizionare cu marfă la raft ceea ce nu poate
fi acceptat, clienţii trebuie să găsească întotdeauna ceea ce doresc şi nu numai.
 Nu se acceptă ca persoanele care aprovizioneză rafturile cu marfă să ducă marfa la raft
dacă acesteia nu i-a fost fixată preţul de vânzare deoarece este posibil ca în cazul în care a fost
dusă la raft fără a se verifica dacă preţul a fost calculat, marfa respectivă să fie vândută în
pierdere dacă furnizorul a modificat preţul de intrare, respectiv a crescut preţul din factură şi
acest lucru se vede foarte clar în momentul în care operatorul introduce în calculator factura
de la furnizor.
Este foarte important ca înregistrarea documentelor în gestiune să se execute corect atât
cantitativ, cât şi valoric. O înregistrare greşită a cantităţii de marfă duce la o încărcare sau o
diminuare a stocului cantitativă nereală iar o diferentă valorică duce la o imagine greşită
asupra stocului valoric al gestiunii ceea ce poate duce la erori în aprovizionarea cu marfă,
materii prime şi materiale. Totodată aceste înregistrări nereale duc la o informare greşită a
acţionarilor în momentul în care aceştia cer anumite rapoarte de gestiune iar rapoartele cu care
se lucrează provin dintr-o bază de date afectată de introducerea cu erori a documentelor.
De aceea este important ca periodic să existe un control asupra înregistrării datelor în
gestiune.
În ce priveşte controlul care a fost executat de către comisia numită de Directorul general
al societăţii, acesta a avut loc concomitent cu operarea facturilor de către operatori. Datorită
fluxului mare de documente ca trebuiesc operate la timp în cadrul acestui departament s-a
luat hotărârea ca operarea documentelor să nu fie oprită pe perioada controlului. Activitatea
din magazin nu trebuie să fie niciodată afectată de deciziile luate la “centru” cu atât mai mult
de executarea acestora.
Comisia de control a verificat toate documentele introduse în ziua precedentă astfel că au
fost cuprinse în cadrul controlului toate operaţiunile de modificare a gestiunii. În această
ordine de idei comisia a verificat următoarele documente:
 facturile de intrare de la furnizori; au fost verificate dacă:
- numărul fiscal a fost introdus corect
- s-a operat corect în baza de date denumirea furnizorului,
- totalul facturii corespundea cu totalul N.I.R.-ului,
- au fost introduse exact produsele din factură şi nu au fost inversate cu altele care au
acelaşi preţ de intrare dar care au coduri de bare diferite(această operaţiune a dus la
verificarea facturii produs cu produs)
- dacă s-a introdus data scadentă a facturii la plată (acest lucru este necesar pentru
departamentul financar-contabil)
- există semnătura gestionarului că s-a primit în totalitate marfa din factură
  facturile de retur de la furnizori; au fost verificate dacă:
- facturile au fost înregistrate în stoc cu minus (şi nu cu plus)
- numărul fiscal a fost introdus corect
- facturile de retur au specificat numărul facturii de intrare aferentă acesteia
(de genul “facură de retur la factura nr…..)
- cantităţile returnate au fost corect înregistrate
- dacă a fost introdusă data scadenţei facturii
- există semnătura gestionarului că a fost returnată marfa
- acorduldirectorului de magazin ca marfa să se scadă din gestiune etc
 avizele de intrare de la furnizori
Se înregistrează în avize marfa venită de la furnizorii care au avut greşită din punct de
vedere matematic (gresite la calcul), ori au fost alte probleme cu factura respectivă şi
furnizorul a lăsat marfă urmând să aducă în maximum 3 zile factura corectă (este vorba de
probleme de recepţie de exemplu când se doreşte să se primească doar o parte din marfă
cealaltă marfă nefiind corespunzătoare cerinţelor din punct de vedere calitativ ori nu are
termenul de valabilitate trecut etc).
În cazul avizelor se verifică:
- dacă în cazul în care o factură a fost greşită la calcul, N.I.R.-ul aferent acesteia este cu
valoarea corectă deoarece nu este bine ca în gestiune să intre la o valoare diferită de cea
reală, acest lucru poate duce la o diminuare a profitului în cazul în care de exeplu produsul
se vinde sub preţul de intrare
- dacă cantitatea din aviz corespunde cu cantitatea intrată în stoc
- dacă factura “cu probleme” este semnată de către gestionar şi dacă este clar specificată cauza
care a dus la decizia de a se primi o anumită marfă şi care este aceasta.În acest fel operatorul
de gestiune ştie ce trebuie introdus în stoc şi ce produse nu trebuiesc înregistrate.
- dacă este dat acordul Directorului de magazin în cazul unui refuz de marfă
- dacă (în cazul în care a fost primită o parte din marfă) sunt corect introduse valorile şi totalul
parţial al facturii este egal cu totalul N.I.R.-ului.
- dacă este corect introdus numărul fiscal al facturii greşite pentru a se cunoaşte exact factura
care a avut probleme la receţie
După înregistrarea facturilor în avize urmează ca în maxim 3 zile să vină furnizorul cu
factura corectă (modificată astfel încât să arate exact marfa recepţionată). În acest caz se
înregistrează în contabilitate factura corectă (se face tranfer din contul de avize în contul de
facturi şi se introduce numărul corect al facturii modificate de furnizor). Această factură
urmează să fie plătită cu numărul nou fiscal; cel al facturii corectate.
 Avizele de retur
În contul avizelor de retur se înregistrează facturile venite de la furnizori în urma
procesului verbal de retur de marfă întocmit de unitate, conform diverselor contracte cu
aceştia.
Practic în momentul în care agentul furnizorului aduce marfă, se întocmeşte în prezenţa
acestuia procesul verbal de restituire a produselor expirate sau degradate. În proces este
trecută cantitatea de produse la valoarea acestora de intrare în gestiune conform facturilor
aferente acestora la momentul respectiv. Agentului i se predă această marfă, însoţită cu
procesul verbal iar acesta are obligaţia de a veni în maximum 3 zile cu factura de retur.
În programul de gestiune se întocmeşte N.I.R. la procesul verbal în data ieşirii mărfii din
gestiune. În programul de contabilitate se întocmeşte notă contabilă în momentul sosirii
facturii de retur de la furnizor. Această notă contabilă se referă la tranferul valoric din contul
de avize în contul de “facturi intrate de la furnizori”şi se trece numărul fiscal al facturii de
retur. Nu se operează la valorile avizelor, deoarece acestea sunt valorile reale, ci numai la
numărul fiscal pentru a exista numărul facturii la plată.
Comisia de control verifică să nu existe procese verbale neînregistrate în gestiune,adică
marfa să fie restituită, dar operatorii să nu înregistreze aceste procese verbale şi astfel
marfa să nu fie scăzută din stoc.Aceasta verifică şi posibilitatea ca un proces verbal să fie
înregistrat de două ori în programul de gestiune. Pot exista şi astfel de cazuri în momentul in
care acelaşi proces verbal este introdus de două persoane (de ex operatorul din tura de
dimineaţă şi cel din tura de seară).

S.C. MERCUR S.A. Data: 11.04.2016

PROCES VERBAL DE RESTITUIRE

S.C. MERCUR S.A. prin gestionarul acesteia Ion Mihalache cu cartea de identitate seria R.X. nr.
523646 predă produsele:
 Rimel ………….….5 buc.
 Ruj ………….…….3 buc.
 Parfum………….....4 buc.
delegatului firmei “Maybelline”, cu numele Mihai Barbu cu buletin seria A.X. nr. 325672. Aceste
produse sunt restituite conform contractului nr. 340, încheiat în 01.01.2016 deoarece acestea au fost
degradate la precedentul transport .

Am primit, Am predat,
Mihai Barbu Ion Mihalache
 Figura nr. 3. Proces verbal de predare a mărfii degradate

 facturile de vânzare ; s-a verificat dacă:

- există comanda de la clientul respectiv
- preţul de vânzare este conform cu acordul acţionarilor
- cantitatea din factură este identică cu cantitatea din comandă
- produsele din factură sunt cele din comandă şi nu altele asemănătoare ca denumire dar
ca fond să fie altele
- existe semnătura gesionarului că a predat marfa clientului
- data şi denumirea clientului să fie corect introduse
 “degradările” – reprezintă marfa care s-a degradat în urma manipulării acesteia în
depozit şi în magazin. Acestea se scad în ziua respectivă, nu la o dată fixă deoarece se
vrea ca în orice moment stocul de marfă scriptic să fie conform cu cel real. Tot aici
sunt scăzute şi produsele deteriorate de către clienţii din magazin.
 În cazul degradărilor comisia a verificat dacă:
- există acordul scris al directorului de magazin să se scadă marfa din stoc
- există semnătura gestionarului că are la cunoştiinţă că podusele sunt degradate şi deci
nu mai pot fi vandute
- cantitatea scăzută să fie cea din raportul scris al gestionarului
- produsele să fie corect scăzute în sensul că este necesar să se scadă codul de bare de pe
produsul degradat şi nu altul din eroare
 Transferurile între magazine şi depozit Aici se verifică transferurile între magazine şi
cele dintre magazine şi depozit.
Se verifică în special dacă:
- există semnătura celui care a predat marfa (a gestionarului de la magazinul care trimite
marfa)
- există semnătura celui care a primit această marfă (a gestionarului de la magazinul
care primeşte marfa)
- este înregistrat corect furnizorul în baza de date din gestiune (numele magazinului de
la care s-a primit marfa)
 - sunt corect înregistrate codurile de bare de pe produse
- sunt introduse toate cantităţile din transfer
- cele două transferuri (de intrare şi de ieşire a mărfii) corespund ca valoare şi nu există
diferenţe care pot fi din cauza faptului că nu a fost înregistrată toată marfa ori că nu au
fost corect înregistrate valorile de intrare a mărfii
- sunt corect introduse produsele în gestiune la preţurile din transfer
- sunt înregistrate toate transferurile primite la recepţie şi nu au fost rămase
neînregistrate (acest lucru se verifică comparând transferurile ieşite din gestiunea
magazinului care a trimis marfa şi transferurile magazinului care a primit-o).
Această procedură se repetă pentru fiecare magazin în parte; practic se formează o relaţie
de legătură între magazine şi se verifică pe fiecare magazin pentru a fi siguri că nu există nici
un tranfer rămas neânregistrat ori înregistrat dar nu la magazinul care a primit marfa ci din
eroare poate fi înregistrat la orice alt magazin.În acest caz apar probleme de stoc la ambele
magazine.
Un lucru foarte important pentru departamentul financiar-contabil este ca soldul final al
contului de marfă din transferuri să fie zero. Practic ieşirile de marfă dintr-o gestiune să fie
egale cu intrările dintr-o altă gestiune astfel ca la finalul lunii în balanţă să fie cu valoare zero.
În cazul în care există sold în debit sau în credit, se verifică trasferurile pentru fiecare magazin
în parte tranfer cu transfer astfel încât să se găsească transferurile rămase neînregistrate în
unul din magazine. Acest lucru impune un volum mare de muncă în verificarea acestora în
gestiune deoarece există zece magazine şi depozit şi este necesar să se verifice toate relaţiile
dintre magazine sau dintre depozit şi magazine.În momentul în care au fost descoperite
erorile acestea se remediază imediat altfel nu poate fi inchisă luna în departamentul
contabilitate. Prin această verificare se menţine în acelaşi timp şi un control pe partea de
gestiune deoarece un tranfer rămas neoperat în gestiune atrage după el diferenţe de stoc la
prodesele aferente acelui transfer. Odată rezolvat acel transfer (transfere) se rezolvă şi
problema de stoc la produsele incluse în acesta. De fapt se rezolvă mai întâi problemele în
gestiune şi după aceea prin transfer de date se rezolvă în contabilitate.
 Rezultatele controlului înregistrării documentelor de intrare/ieşire din gestiune

În urma controlului Comisia de inventar a întocmit un proces verbal de constatare şi o

notă cu propuneri şi sugestii pentru a se evita eventualele erori din gestiune. Comisia a
întocmit aceste formulare în mai multe exemplare. Astfel aceasta a predat un exemplar
Directorului financiar şi câte un exemplar fiecărui acţionar din cadrul societăţii.

S.C. MERCUR S.A. Data: 12.04.2016

PROCES VERBAL DE CONSTATARE

În conformitate cu nota internă din 15 martie 2016, s-a trecut în faza a doua a controlului
de gestiune şi anume la controlul înregistrării documentelor de intrare/ieşire la magazinul
NEGOIU.
În urma controlului care a avut loc în departamentul operare P.C. au fost constatate
următoarele:
 în ce priveşte înregistrarea facturilor de intrare de la furnizori,s-a contatat că acestea
au fost înregistrate corect de către operatori
 la controlul facturilor de retur, au fost găsite două facturi cu numărul fiscal introdus
eronat în baza de date din gestiune. Au fost date imediat dispoziţii de modificare a
acestor facturi şi s-a constatat ulterior că au fost corectate.
 La controlul avizelor de intrare înregistrările au fost corecte
 La controlul facturilor de vânzare s-a constatat că marfa a fost scăzută corect din
stoc
 La controlul transferurilor între magazine s-a constatat că la unul dintre transferuri
(transferul nr.255467 din 11/04/16) deşi era consemnat faptul că nu a fost primită
marfa în totalitate, acesta a fost introdus în stoc cu cantitatea totală. Au fost date
dispoziţii să se efectueze transfer către unitatea care a trimis marfa cu minus pe
cantitatea nerecepţionată,urmând ca şi aceasta să efectueze N.I.R.conform
transferului primit.
Atasăm o notă cu propuneri pentru a solutiona aceaste probleme astfel încât acestea să
nu mai apară.

Comisia de control, Semnăturile,

Burghelea Ciprian preşedinte
Niculescu Stefan membru
Radu Mariana membră
Figura nr. S.C.
4 –Proces verbal
MERCUR de constatare privind controlul înregistrării
S.A. Data :documentelor
12.04.2016 în gestiune

NOTĂ INTERNĂ

În urma controlului efectuat în departamentul operare P.C.,au fost constatate nereguli în

înregistrarea corectă a datelor din gestiunea de mărfuri. De aceea noi Comisia de control vom
încerca să evităm apariţia unor astfel de probleme pe viitor şi vă sugerăm următoarele propuneri:

 în ce priveşte înregistrarea eronată a numărului fiscal la documente vă sugerăm ca

operatorii să nu fie solicitaţi la maxim şi de aceea vă propunem să mai angajaţi un
operator în cadrul acestui departament la magazinul “Universal Negoiu” unde este de
fapt volumul de muncă mai mare. Considerăm că aceste erori au apărut din cauza
faptului că operatorii nu fac faţă volumului mare de lucru.
 în ce priveşte înregistrarea transferurilor între gestiuni vă sugerăm ca operatorii să fie
supravegheaţi o perioadă de timp pentru a se vedea dacă această înregistrare a fost
făcută neintenţionat sau cu alte intenţii. Pentru acesta considerăm că este necesar ca
efectuarea controalelor la magazinul “Negoiu” să se efectueze mai des şi inopinat.

Comisia de control, Semnăturile,

Burghelea Ciprian preşedinte

Niculescu Stefan membru
Radu Mariana membră
 Figura nr. 5 - Notă internă cu propuneri din partea Comisiei de control

3. Concluzii

Controlul este un factor care contribuie la mentinerea activitatii în situatia normala, la

solutionarea cu inteligenta si competenta a problemelor privind dezvoltarea si modernizarea
economica si urmareste în principal functionarea unitatilor de productie la capacitate maxima,
cu adevarat pe criterii de eficienta si rentabilitate.
Întreprinderile au nevoie să-şi controleze activitatea lor sub diverse forme, iar controlul de
gestiune permite măsurarea rezultatelor şi asigurarea că obiectivele propuse sunt atinse.
Astfel, sistemul de control de gestiune este asociat cu un sistem de măsurare a performanţelor.
Controlul de gestiune trebuie să fie bazat pe responsabilitate şi adaptat destinaţiei sale.
Obiectul controlului este de a releva erorile, abaterile, lipsurile, deficientele pentru a le
remedia si de a le evita în viitor.
Concluziile care se deduc în urma controlului la magazinul NEGOIU sunt relativ
pozitive. Acest lucru este sustinut şi de faptul că lipsurile găsite în departamentul “cosmetice”
sunt relativ mici în comparaţie cu numărul mare de produse cu care se lucrează.