INFORMATICA

- suport de curs -

5.1. Introducere în Microsoft Word; Funcţii Word

TEMA 5
5.2. Prezentare interfaţă grafică
(2 ore) 5.3. Operaţiuni de bază asupra documentelor Word

5.1. Introducere în Microsoft Word; Funcţii Word

Aplicaţia Microsoft Word face parte din pachetul Microsoft Office, produs al
firmei Microsoft. Este un procesor de texte, dezvoltat sub sistemul de operare Windows
care permite crearea într-o maniera interactivă a unor documente şi păstrarea lor în
memoria externă a sistemului de calcul.
Procesoarele de text permit editarea de documente complexe, în care pot să
apară, pe lânga secvenţele de text, date organizate sub formă tabelară, reprezentări
grafice, elemente multimedia, de tipul imaginilor sau secvenţelor de sunet, elemente de
adresare de tip hyperlink, ce permit legarea logicĂ a mai multor documente între ele,
generând documente complexe de tip hipermedia (documente multimedia cu legaturi).
Odată instalat pe un sistem de calcul, Microsoft Word va genera în meniul Start,
o scurtătură (shortcut) către aplicaţia propriu-zisă ce poate fi lansată în execuţie.
Lansarea în execuţie:
Start -> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Word
Fişierele generate cu aplicaţia Microsoft Word vor avea extensia „.doc”, iar
vizual vor avea o pictogramă de forma
Sistemul de operare recunoaşte această extensie şi la lansarea în execuţie a
acelui fişier va deschide automat aplicaţia asociată adică Microsoft Word.
Funcţii Word
Aplicaţia Microsoft Word asigură următoarele funcţii pentru prelucrarea
documentelor:
· crearea documentului, prin introducerea datelor, în general, de la tastatură,
sau prin preluarea datelor generate de alte aplicaţii;
· editarea conţinutului documentului, prin modificare, adăugare sau ştergere, în
interiorul documentului;
 · generarea uneia sau a mai multor imagini ale documentului pe suportul de
memorie externă, sub forma unor fişiere cu extensia implicită „.doc”;
· definirea aşezării în pagină a documentului prin definirea marginilor paginii, a
dimensiunii paginii, a orientării paginii;
· definirea paragrafelor şi a alinierii în cadrul unui paragraf (alinierea la nivelul
rândului şi distanţa între rânduri);
· oferirea unui set de fonturi, pentru definirea aspectului setului de caractere;
pentru fiecare font pot fi selectate: stilul de afişare, dimensiunea lui şi anumite efecte
speciale de afişare;
· asigurarea imprimării conţinutului documentului, conform formatului de tipărire
definit;
· selectarea culorilor, a fundalurilor, a chenarelor, şi a altor elemente de
estetică a documentului;
· funcţii de localizare în document a unui enunţ, eventual şi de înlocuire a
acestuia cu un altul;
· funcţii de copiere sau de mutare a unor secvenţe din document la altă locaţie
din acelaşi document sau din altul;
· facilităţi speciale de scriere în pagina, de tipul notelor de subsol, antetului de
pagină, comentariilor ascunse;
· numărarea şi afişarea numărului de pagină, al tabelelor, al imaginilor, etc. din
document; gestionarea tabelei de cuprins şi a tabelei de index;
· validarea sintactică şi semantică a textului din document, conform unei limbi
selectate; inserarea în document, prin legare sau încastrare, a unor obiecte generate de
Word sau de alte aplicaţii (imagini), precum şi schimbul de date cu alte aplicaţi prin
conversia tipului de fişier (operaţii de import/export de date);

5.2. Prezentare interfaţă grafică

Când se lansează în execuţie procesorul de texte Microsoft Word, pe ecran
apare un document vid.
Structura ecranului este următoarea:
· Bara de titlu – este poziţionată în partea superioară a ecranului şi conţine
denumirea aplicaţiei (Microsoft Word), numele documentului şi cele 3 butoane
caracteristice unei ferestre Windows: minimizare, maximizare şi închidere fereastră.
 · Bara de meniuri – conţine totalitatea funcţiilor aplicaţiei, grupate sub forma
meniurilor derulante pe categorii:
- File - pentru deschiderea, închiderea, salvarea si tiparirea
documentelor, precum, şi pentru formatarea paginii de lucru;
- Edit - pentru operatii de editare, cum ar fi copierea sau mutarea
blocurilor de text sau a altor obiecte, cautarile si înlocuirile automate
etc.
- View - pentru schimbarea modului de vizualizare a documentului:
Page Layout (formatul paginii în care aceasta va aparea la tiparire),
vizualizarea ruler-ului si a barelor de instrumente, antete şi subsoluri,
de pagină, etc.;
- Insert - pentru inserari de obiecte predefinite (numere de pagini, data
si ora sistemului, simboluri, note de subsol etc.) sau de obiecte din
alte programe (imagini, grafice);
- Format - conţine optiuni de formatare care permit schimbarea modului
în care se prezinta textul, scriere pe coloane, creare de chenare sau
liste numerotate, căsuţe de text, stiluri de formatare predefinite, etc.
- Tools - contine optiuni pentru modificarea parametrilor predefiniti ai
programului Word si pentru verificarea ortografiei (Spelling), afisarea
dictionarului de sinonime si antonime (Thesaurus), etc.;
- Table - pentru crearea si formatarea tabelelor;
- Window - permite trecerea de la un document la altul (daca sunt
deschise mai multe documente simultan) sau rearanjarea lor;
- Help - pentru obtinerea de informatii ajutatoare.
Apelarea unei funcţii se face direct prin click stanga de mouse.
· Bare de instrumente, care permit realizarea rapidă a unor operatii, cu un clic
cu mouse-ul pe butonul dorit. O bara de instrumente contine un set de funcţii predefinite
sau stabilite de către utilizator, reprezentate de butoane cu simboluri sugestive. La
pozitionarea mouse-ului deasupra fiecarui buton se afiseaza numele operatiei careia îi
este acesta asociat. Interfaţa standard a aplicaţiei Microsoft Word conţine două bare de
instrumente şi anume:
- Bara de instrumente Standard, care contine butoane pentru operatiile
cel mai des folosite cu privire la documentul Word (deschidere,
salvare, tipărire documente; operaţiuni cu blocuri de text: copiere,
mutare, lipire, verificare lexico-grafică; inserare tabele, etc.)
 - Bara de formatare conţine funcţii apelabile prin butoane care permit
formatarea textului (tipul de caracter, marime font, stiluri de font,
alinieri paragrafe, utilizarea listelor, utilizarea culorilor pentru
caractere sau fond):
Majoritatea barelor de instrumente care nu se afiseaza implicit pe ecran vor
aparea automat la initierea activitatilor carora le corespund. Barele de instrumente sunt
mobile si pot fi deplasate cu mouse-ul sau pot fi activate explicit din View –Toolbars.
· Rigla - permite identarea şi alinierea paragrefelor prin intermediul
tabulatorilor (diviziuni în cm sau inch);
· Zona de lucru sau fereastra documentului - zona activă a ecranului unde se
creează documentul; aici se gaseşte prompterul de inserare (o bara verticala) care
indică poziţia curentă în document (locul în care se pot insera text, desene, imagini etc).
· Bare de defilare - permit derularea întregului conţinut al documentelor de
dimensiuni mari, care nu încap în întregime în fereastră. Derularea se poate realiza atât
orizontal cât si vertical, operând cu mouse-ul asupra butoanelor şi cursorului din bara
de defilare.
· Bara de stare - afiseaza informatii legate de starea aplicatiei. Ea este
împartita în trei zone. Prima zona afiseaza informatii despre textul vizibil în fereastra
(numarul paginii din document în care se afla cursorul de inserare - Page, sectiunea
curenta (Împartirea unui document în sectiuni se realizeaza prin comanda Break din
meniul Insert.) a documentului - Sec, numarul paginii curente/numarul de pagini din
document). Cea de a doua zona specifica pozitia cursorului de inserare în pagina
(distanta fata de marginea superioara de text a paginii - At, linia în care se afla cursorul
- Ln si coloana cursorului - Col). Cea de a treia sectiune contine cinci indicatori de mod
de lucru (REC, MRK, EXT, OVR, WPH).

5.3. Operaţiuni de bază asupra documentelor Word

La intrarea în Word, pe ecran apare o fereastră cu un document nou, vid.
Editarea acestuia se poate face în mod uzual, iar în document va apărea tot ceea ce se
scrie. Operaţiile de bază care se pot executa asupra documentelor Word sunt
următoarele:
·crearea unui nou document;
·salvarea şi închiderea documentului curent;
·deschiderea unui document existent;
 ·modalităţile de tipărire a acestuia, precum şi de vizualizare a formei
tipăribile.
Crearea unui document nou într-un format uzual se poate face în orice moment
folosind butonul New de pe bară de instrumente, sau apelând funcţia New -> Blank
Document din meniul File.
Salvarea documentului curent (deschis în fereastra activă) pe suport magnetic,
în scopul utilizării lui ulterioare, se realizează prin intermediul comenzilor Save sau
Save As din meniul File sau prin realizarea unui click cu mouse-ul pe pictograma
corespunzătoare din bară de instrumente. Implicit Microsoft Word salvează
documentele în My Documents.
- Pasul 1: File -> Save (Save As)
- Pasul 2: În fereastra ce se deschide putem alege:
§ Locul unde vom salva documentul (Save in) – se alege din lista
activată prin săgeata locaţia, iar sub locaţie este afişat conţinutul
directorului selectat;
§ Numele fişierului (File Name);
§ Tipul fişierului (Save as type) – implicit este document word (.doc);
- Pasul 3: După completarea acestor informaţii se acţionează
click stânga de mouse pe butonul Save.
Dacă fişierul fusese salvat în prealabil şi se doreşte doar actualizarea lui
(acelaşi nume şi locaţie pe disc) este suficientă utilizarea comenzii Save.
Dacă se doreşte salvarea fişierului sub un alt nume, alt tip sau în alt director pe
disc, se va folosi comanda Save As care permite, prin intermediul unei ferestre de
dialog, specificarea noului nume şi/sau a noii localizări a fişierului.
Deschiderea unui document existent se realizează prin intermediul comenzii
Open a meniului File sau printr-un clic cu mouse-ul pe butonul corespunzător din bară
de instrumente standard. Se va deschide o fereastră de dialog care va permite
utilizatorului alegerea fişierului pe care doreşte să îl deschidă.
- Pasul 1: File -> Open (butonul Open de pe bară de instrumente standard)
- Pasul 2: În fereastra ce se deschide putem alegem locul unde vom căuta
fişierul (Look in) – se alege din lista activată prin săgeată, locaţia, iar sub
locaţie este afişat conţinutul directorului selectat;
- Pasul 3: După regăsirea fişierului, se selectează şi se
acţionează click stânga de mouse pe butonul Open.
 Se pot deschide simultan mai multe documente dar nu este recomandabil să se
abuzeze de această facilitate din motive de utilizare eficientă a memoriei. Pentru
deschiderea mai multor documente simultan se pot selecta deodată fişierele respective
din lista directorului curent, menţinând tasta CTRL apăsata şi efectuând clic cu mouse-
ul pe fiecare fişier în parte în fereastra Open (pentru fişiere afişate consecutiv, marcajul
se mai poate realiza cu click pe primul şi SHIFT+click pe ultimul).
Închiderea documentului curent se realizează prin intermediul comenzii Close a
meniului File. Dacă ultimele modificări din fişier nu au fost salvate înainte de lansarea
comenzii Close, utilizatorul va fi întrebat dacă doreşte sau nu să realizeze această
operaţie.
Tipărirea documentului curent se poate realiza cu setările implicite, folosind
butonul Print sau cu specificările dorite, prin intermediul comenzii Print din meniul File.
Fereastra de dialog corespunzătoare permite specificarea paginilor care se tipăresc din
documentul curent şi a numărului de copii. Pentru a tipări doar pagina curentă se va
selecta opţiunea Current Page din cadrul câmpului Page Range. Atunci când se doreşte
tipărirea anumitor pagini din document, aceste pagini vor fi specificate în cadrul
câmpului Pages, fiind separate cu caracterul virgulă (,). Dacă respectivele pagini sunt
consecutive şi deci formează un interval, acest interval se poate specifica prin semnul
minus (-).
Înainte de a realiza tipărirea unui document, se recomanda vizualizarea formei
în care va apărea acesta la imprimantă prin intermediul opţiunii Print Preview a meniului
File sau a butonului corespunzător din bară de instrumente standard.
Părăsirea editorului Word se poate realiza prin intermediul comenzii Exit a
meniului File sau utilizând butonul de închidere al ferestrei Word. Înainte de părăsirea
definitivă a editorului se recomanda salvarea şi închiderea tuturor documentelor utilizate
în sesiunea respectivă de lucru. În cazul în care exista fişiere nesalvate, utilizatorul va fi
întrebat dacă doreşte salvarea lor.