Înainte de a ajunge în Italia, ambasadorul desemnat trebuie sa fie binevenit la

autoritățile italiene: Scrisoarea de acreditare vine de obicei formulat prin ambasada

statului străin în Roma, care oferă la ceremonia diplomatică Curriculum vitae detaliat
noul șef al Misiunii. Noul șef de misiune primeste o atenție specială de la sosirea sa în
Italia .El este întâmpinat la aeroport sau,în funcție de mijloacele prin care a venit în
Italia, Ambasadorul a fost primit la gară, în port sau la graniță. În zilele imediat
următoare sosirii la Roma, are loc așa-numita vizită de curtoazie: oficialul diplomatic
se duce la Ambasadă. Cu această ocazie ei se prezintă copiile scrisorilor de acreditare.
Acestea sunt două scrisori distincte prima, de rechemare a Ambasadorului de ieșire, și
a doua numit de ambasadorul desemnat.Scrisorile de acreditare constituie primul act
al unui ambasador la Roma. E un moment important. În interviu se permite informarea
trăsăturilor mai evidente ale caracterului noul ambasador, pentru a colecta elemente
din trecutul său profesional și gândirea politică, întreabandu-l despre misiunea lui și
poartă instrucțiuni cu el în raport cu cele ale predecesorului său. Acest lucru permite
să informeze ministrul Afaceri Externe , unde el va fi primit de către Președinte a
Republicii Italiene pentru prezentarea scrisorilor de Acreditare. După interviul cu șeful
ceremoniei diplomatice a Republicii, ambasadorul poate stabili contacte inițiale cu
summitul politic și administrativ de la Ministerul Afacerilor Externe. Ca o formă de
respect pentru președinte, noul șef al misiunii ar trebui, în principiu, să prezinte o mare
stimă fața de guvern și autoritățile parlamentare. Noul ambasador se va abține de la
a emite interviuri publice sau declarații oficiale către presă.
Intrarea în funcţiune a şefilor de misiuni diplomatice şi a celorlalţi diplomaţi este
precedată de îndeplinirea unor formalităţi prevăzute de Convenţia de la Viena din
1961. În cazul ambasadorilor, se solicită acordul prealabil al statului acreditar, denumit
cerere de agrement. Acesta poate fi acordat sau refuzat, în cazul din urmă neexistând
obligaţia să se dea o explicaţie refuzului. O procedură similară se urmează între unele
ţări şi în cazul desemnării ataşaţilor militari, navali şi ai aerului, pentru care trebuie să
se ceară, în prealabil, aprobarea statului acreditar. Pentru ceilalţi diplomaţi, există
obligativitatea notificării numirii lor şi a datelor sosirii la post, precum şi cea a plecării.
Odată obţinut agrementul, agentul de misiun primeşte din partea şefului statului său
scrisori de acreditare, pe lângă şeful de stat al ţării unde este numit, prin care îi este
recomandat acestuia ca un reprezentant al său de încredere. Chiar de la sosirea sa în
Roma, noul ambasador se bucură, de regulă, de un prim gest de curtoazie diplomatică,
ce constă în salutarea sa la aeroport sau gară, în numele ministrului afacerilor externe,
de către directorul sau directorul adjunct al protocolului din Ministerul de Externe.
Dacă sosirea are loc cu autoturismul, reprezentantul ministerului îl vizitează pe
ambasador la reşedinţă pentru a-i ura bun venit. Aceeaşi formulă de salut este uzitată
şi în cazul in care, după o anumită oră a serii nu se obişnuieşte întâmpinarea la
aeroport sau la gară a ambasadorilor nou sosiţi la post şi chiar a altor categorii de
oaspeţi străini.