Curs: Managementul eficient al şedinţelor

Module: Managementul eficient al şedinţelor

Unitate: Managementul şedinţelor

O pregătire bună a şedinţelor şi o agendă clar definită, contribuie în

mare măsură la succesul desfăşurării şedinţei, adică la atingerea
obiectivelor definite din partea participanţilor. Principala precondiţie
pentru gestionarea eficientă a şedinţelor este respectarea anumitor
reguli de bază, care ar trebui aplicate chiar şi în situaţiile şedinţelor
informale.

Normele şi procedurile prestabilite pentru desfăşurarea şedinţelor ar

trebui să asigure atingerea unora dintre principalele obiective:

toate obiectivele definite, care vor să se atingă prin şedinţă,

trebuie abordate cu cât mai puţin timp irosit şi costuri cât mai
mici,
în timpul şedinţelor trebuie asigurată o ambianţă care va
asigura ca toţi participanţii să contribuie maxim la eficienţa
şedinţei,
eliminarea obligaţiilor din ordinea de zi şi impunerea unui
consens tuturor participanţilor indiferent de circumstanţe;
normele şi procedurile conducerii unei şedinţe trebuie să
asigure şi timp suficient pentru ca participanţii să-şi exprime
dezacordurile şi diferitele opinii, care în cele din urmă, de
regulă, rezultă decizii foarte bune,
prevenirea apariţiei conflictelor şi a neînţelegerii între membrii
grupului la nivel personal. Dacă în timpul şedinţei apar conflicte
personale între aceștia, conducătorul şedinţei are, în acest caz,
la dispoziţie mecanisme care îi vor asigura rezolvarea
conflictelor într-un mod rapid şi eficient,
obţinerea unicităţii grupului care este prezent la şedinţă,
precum şi coordonarea activităţilor tuturor membrilor săi.

© Copyright Link group 1 / 13

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

Imaginea 2.1

Exemplu

Vom face acum o comparaţie între două poveşti. Prima este despre
călătoria cu trenul, iar cealaltă despre călătoria cu o canoe.

Călătoria cu trenul – o persoană conduce trenul. Pasagerii stau în

spate şi se bucură de călătorie ca observatori pasivi. Dacă observă
vreo problemă, ei vor avea încredere în conductor şi vor aştepta ca el
să rezolve problema respectivă, pe când ei nu vor face nimic.
Pasagerii nu îndrăznesc să-l întrebe orice pe conductor, indiferent
dacă acesta nu este atent în timpul conducerii sau a adormit.
Pasagerii nu vor să rişte ca cineva să se supere pe ei şi nici să
distrugă armonia călătoriei. Vă aminteşte o astfel de călătorie de ceea
ce vedeţi la şedinţele la care participaţi? Câţi observatori pasivi aţi
văzut până acum la şedinţe?

© Copyright Link group 2 / 13

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

Călătoria cu o canoe – o persoană manevrează cârma pentru a putea

să se ajungă la destinaţia dorită cu o canoe. Pe lângă faptul că există
o persoană care manevrează, toate celelalte persoane găsite în
canoe, au vâsle şi trebuie să le folosească dacă vor să ajungă la
destinaţie. Dacă doar unul dintre pasageri încetează să folosească
vâslele, canoe se va roti. Fiecare persoană participă activ şi niciuna nu
este observator pasiv. Vă aminteşte o astfel de călătorie de ceea ce
vedeţi la şedinţele la care participaţi? Câţi participanţi sunt activi şi
entuziasmaţi la şedinţe?

În mediul corporativ tradiţional, rolul primar pentru conducerea

şedinţei în direcţia adecvată îl are liderul şedinţei. Dacă şedinţa se
desfăşoară cu succes, acesta este cel care a contribuit la aceasta şi
invers, îşi asumă vinovăţia pentru o şedinţă care nu a fost organizată
cu succes.

Imaginea 2.2

Scopul exemplului anterior nu era discreditarea rolului de conducător.

Scopul este evidenţierea unei serii de beneficii în cazul în care liderul
deleagă responsabilităţi şi sarcini participanţilor, cu scopul de a obţine
o şedinţă reuşită. Avantajele delegării responsabilităţilor pentru

© Copyright Link group 3 / 13

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

succesul şedinţei organizate sunt:

angajaţii vor oferi un feedback liderului, privind competenţele

de conducere a şedinţei,
participanţii la şedinţă vor putea să conducă şedinţa în cazul
absenţei liderului,
la şedinţe va fi o atmosferă creativă şi constructivă,
se construieşte o atmosferă de echipă în întregul grup, ceea ce
ajută liderul să alcătuiască o echipă cât mai bună,
participanţii participă activ la şedinţe, pregătesc prezentări şi
poartă discuţii,
la şedinţe se iau decizii mai bune datorită participării active a
tuturor celor prezenţi.

Conducerea unei şedinţe

Şedinţa trebuie neapărat să înceapă la ora specificată în invitaţie,

indiferent dacă sunt sau nu prezenţi toţi participanţii. Situaţia în care
se aşteaptă participanţii care întârzie poate rezulta nemulţumire din
partea celor care au venit la timp, ceea ce va avea drept consecinţă
întârzierea la şedinţe a unui număr tot mai mare de participanţi.
Aceasta se va baza pe un singur fapt: toţi participanţii vor considera
ora specificată în invitaţie ca o informaţie irelevantă, ştiind că şedinţa
va începe în orice caz cu întârziere.

La începutul şedinţei, conducătorul ar trebui să explice participanţilor

scopul acesteia. Pe lângă aceasta, în acest moment, liderul ar trebui să
încerce să obţină un consens între toţi participanţii, privind obiectivele
care trebuie atinse în cadrul şedinţei.

În ciuda faptului că toţi participanţii au primit şi agenda împreună cu

invitaţia la şedinţă, liderul ar trebui încă o dată să publice agenda la
începutul acesteia. Acesta este momentul în care toţi participanţii pot
da anumite propuneri în legătură cu extinderea agendei sau cu

© Copyright Link group 4 / 13

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

modificarea unuia dintre punctele acesteia.

Imaginea 2.3.

Dacă acest lucru nu este anterior definit, trebuie aleasă persoana care
va conduce şedinţa, precum şi cea care va scrie raportul. În timpul
alegerii conducătorului şedinţei, trebuie evitată o eroare deseori
apărută, care se reflectă asupra alegerii persoanei care ocupă cea mai
înaltă funcţie şi care va avea rolul liderului. O astfel de alegere poate
rezulta o eficienţă mai slabă a şedinţei, iar acest lucru este posibil din
două motive. Primul motiv se reflectă asupra faptului că persoana care
ocupă cea mai înaltă funcţie în companie nu trebuie să fie, de regulă,
persoana care va fi cea mai capabilă să asigure funcţionarea eficientă
a şedinţei. Al doilea motiv presupune situaţia în care persoana care
ocupă cea mai înaltă funcţie este liderul, care poate rezulta ca
participanţii la şedinţă să se abţină de la comentarii şi propuneri pe
care conducătorii le consideră ca având o conotație negativă.

Înainte de începerea primului punct din agendă, participanţii ar trebui

să determine regulile de bază pe care le vor respecta pe durata
şedinţei. Aceste reguli pot fi publicate de conducătorul şedinţei, însă în
practică s-a demonstrat că o soluţie mult mai bună ar fi situaţia în care
stabilirea regulilor se face printr-un consens al tuturor participanţilor,
desigur, dacă acest lucru este posibil. La şedinţele care se repetă, nu
este necesară stabilirea regulilor de fiecare dată, deoarece acestea se
cunosc. Acest lucru este valabil pentru şedinţele zilnice sau
săptămânale ale echipelor. Toţi participanţii sunt familiarizaţi cu scopul

© Copyright Link group 5 / 13

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

şedinţei şi cu rezultatele acesteia.

Exemplu

Înainte de începerea şedinţei, liderul trebuie să rezolve problemele şi

nelămuririle participanţilor la şedinţă sau, în general, problemele şi
nelămuririle din cadrul companiei, deşi aceste subiecte nu se află în
agenda şedinţei.

Înainte să începem cu primul punct din agendă, trebuie să clarificăm

câteva nelămuriri. În perioada anterioară s-a ajuns la un schimb de e-
mailuri neplăcute care au fost copiate tuturor. Unii dintre voi ați
acuzat conducerea companiei că nu era sinceră cu angajaţii şi ați avut
suspiciuni în ceea ce priveşte modul în care conducem compania.

Trebuie să discutăm despre motivul care a cauzat suspiciune şi

neîncredere şi să lămurim toate neclarităţile înainte de a continua cu
tema acestei şedinţe. Vă propun să discutăm despre aceasta
aproximativ 30 de minute, iar apoi să revenim la tema şedinţei.
Sunteţi de acord?

Vom începe cu tine, Ion. Cum ar arăta versiunea ta a poveştii şi de ce

crezi că în cadrul companiei există neîncredere şi neînţelegere?

Liderul este cel care iniţiază discuţia în ceea ce priveşte primul punct
din agendă.

© Copyright Link group 6 / 13

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

În timpul discuţiei, liderul are la dispoziţie trei moduri de bază prin care
poate orienta şi conduce şedinţa:

întrebările care au ca scop îndemânarea participanţilor să-şi

exprime opiniile; aceste întrebări se formulează în aşa fel încât
participanţii să nu poată răspundă la ele cu da sau nu, ci să îşi
exprime opinia sau atitudinea în ceea ce priveşte o anumită
problemă,
sumarul periodic, cu ajutorul căruia, în timpul şedinţei, se poate
analiza ceea ce s-a spus şi se pot trage concluziile asupra
discuţiilor participanţilor. În acest fel se evită trecerea la un alt
subiect care nu este actual şi asigură ca discuţia să se
desfăşoare în mod corect,
abordarea directă, cu ajutorul căreia liderul constată că se
discută despre o temă care nu este actuală şi avertizează
participanţii să revină la tema curentă.

Liderul

Conducătorul şedinţei este obligat, prin adresarea întrebărilor, să

motiveze participarea participanţilor mai timizi şi retraşi, însă şi prin
intervenţiile sale să împiedice ca în timpul şedinţei să domine
participanţii mai comunicativi.

În orice moment, liderul trebuie să fie pregătit să beneficieze de

posibilitatea sa de control a desfăşurării şedinţei, pentru a putea să
domine discuţia şi să o conducă în direcţia dorită, atunci când are
oportunitatea.

© Copyright Link group 7 / 13

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

Imaginea 2.4

Pe de altă parte, atunci când ia cuvântul în timpul unei şedinţe,

conducătorul trebuie să fie foarte atent şi să ia în considerare, în orice
moment, câteva detalii foarte importante:

nu trebuie să permită ca prezentarea sa să devină o prelegere,

trebuie să ia cuvântul atunci când în discuţie sunt implicaţi mai
mulţi participanţi; situaţia în care liderul vorbeşte chiar la
începutul discuţiei poate rezulta ca ceilalţi participanţi să fie
nesiguri în ceea ce priveşte exprimarea dezacordului în fața
acestuia,
informaţiile care pot fi esenţiale pentru continuarea discuţiei
trebuie comunicate imediat de lider, atunci când acesta
consideră că e momentul oportun,
sarcina conducătorului şedinţei este să-i încurajeze pe ceilalţi
participanţi să polemizeze atitudinile exprimate de el şi
exprimarea dezacordurilor participanţilor,
atunci când se face o remarcă, liderul trebuie să fie foarte
atent. El trebuie să evite să fie afectat de ceea ce spun
participanţii şi în niciun caz, nu trebuie, ca întreaga şedinţă, să
fie bazată pe un nivel personal,
conducătorul şedinţei nu poate critica public, în niciun caz,
participanţii din cauza comportamentului şi atitudinilor
acestora. Astfel de lucruri se fac întotdeauna foarte discret, în
comunicare directă, unu la unu, pentru că, în caz contrar, s-ar
putea ajunge la situaţia în care ceilalţi participanţi se retrag din
discuţie pentru că le este frică să nu ajungă într-o situaţie

© Copyright Link group 8 / 13

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

similară,
în timpul şedinţei, aveți întotdeauna în vedere şi semnalele
nonverbale pe care le transmite fiecare dintre participanţi.

Votarea se poate realiza într-un mod mai informal (dând din cap,
exprimând un dezacord sau un acord) sau formal (prin numărarea
voturilor pro sau contra, prin ridicarea mâinilor, prin votul secret pe un
petic de hârtie etc). Conducătorul şedinţei are obligaţia să contribuie la
luarea deciziei, indiferent dacă, pentru aceasta, este necesar un
consens, sau decizia se ia în aşa fel încât votează toate persoanele
prezente. Indiferent în ce mod se va organiza votarea, liderul are
obligaţia să publice rezultatul votării şi să-i familiarizeze pe toţi cei
prezenţi cu tot ceea ce implică decizia luată.

Pe baza tuturor celor spuse tragem foarte uşor concluzia că succesul

unei şedinţe depinde, în primul rând, de persoanele care organizează şi
conduc şedinţa. Sarcina lor este să determine direcţia şi modul în care
se va desfăşura şedinţa, să aibă grijă ca toţi participanţii şedinţei să
participe activ la aceasta, să stabilească priorităţile cărora le trebuie
acordată atenţie, ceea ce, în cele din urmă, rezultă o finalizare reuşită
a ședinței.

Conducătorul şedinţei trebuie să fie conştient, în orice moment, de

faptul că principala condiţie a unei şedinţe eficiente este ca liderul să
nu fie pus în centrul atenţiei în timpul şedinţei, acesta nu trebuie să fie
dominant, să-şi impună dorinţele, nevoile şi atitudinile. Sarcina
acestuia este să contribuie la o desfăşurare eficientă a şedinţei şi pe
lângă aceasta, să fie persoana care va conduce şedinţa în mod
obiectiv, în funcţie de obiectivele care se vor atinge. Un lider bun este
o persoană care serveşte grupului pe care îl orientează. Rolul acestuia
este să ajute participanţii să atingă obiectivul stabilit, să coordoneze
discuţia şi să o conducă în direcţia corectă, să clarifice orice neclarităţi,
să încurajeze participanţii, să promoveze entuziasmul şi atitudinea
pozitivă.

Trăsăturile conducătorului, comune în majoritatea bibliografiilor, sunt:

liderul trebuie să aibă o viziune şi să fie capabil să o transmită

© Copyright Link group 9 / 13

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

şi participanţilor la şedinţă,
trebuie să fie instruit pentru rezolvarea conflictelor care pot
apărea între participanţii la şedinţă,
trebuie să recunoască sentimentele participanţilor, care pot
apărea în timpul şedinţei (furia, dezamăgirea, teama) şi să fie
capabil să le orienteze în orice moment spre atingerea
obiectivelor şedinţei,
trebuie să aibă succes în găsirea soluţiilor de compromis,
trebuie să elimine în mod eficient toate certurile, deranjările şi
divergenţele între subiecte, care pot pune în pericol
desfăşurarea, dar în primul rând, obiectivul şedinţei.

Imaginea 2.5.

Dacă doreşte să conducă cu succes o şedinţă, liderul trebuie să fie

capabil să stabilească, în orice moment, un echilibru între numeroase
cerinţe care apar pe durata acesteia. Un lider bun nu va da ordine
niciodată participanţilor, el influenţează participanţii prin
comportamentul şi atitudinea sa şi îi orientează spre direcţia dorită.
Conducătorul trebuie să aibă grijă şi de respectarea agendei şedinţei,
însă, pe de altă parte, nu trebuie să permită să ignore o temă
importantă care nu se află în agendă, dar care este necesar să se
abordeze. Liderul trebuie să planifice foarte bine modul în care se va
desfăşura şedinţa, dar şi să fie pregătit să improvizeze în caz că este
necesar. Conducătorul şedinţei nu poate impune opiniile sale personale
participanţilor, pentru că activitatea sa de bază este încurajarea
participanţilor să-şi exprime ideile.

© Copyright Link group 10 / 13

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

UVOS_02 - Managementul eficient al

şedinţelor
1. Liderul solicită participanţilor anumite comenzi care trebuie
îndeplinite până la viitoarea şedinţă.
a) adevărat
b) fals
2. Dacă liderul vrea să critice un participant la şedinţă şi să-i
ofere un feedback, privind comportarea şi munca sa, aceasta
ar trebui să o facă:
a) la şedinţă, când sunt prezenţi toţi participanţii, pentru ca
fiecare dintre participanţi să poată spună dacă este de acord
cu liderul
b) exclusiv după şedinţă
c) în timpul ședinței, comunicând cât mai discret cu
participantul respectiv, căruia vrea să-i dea un feedback
3. Alegeţi răspunsul corect.
a) Liderul ar trebui să stimuleze conflictele între participanţi
cu scopul obţinerii unui schimb de opinii cât mai bun
b) Temele care nu se găsesc în cadrul agendei nu pot fi
abordate la o şedinţă
c) Conducătorul şedinţei are obligaţia să contribuie la luarea
deciziei
4. Alegeţi răspunsul corect.
a) Conducătorul şedinţei ar trebui să fie o persoană care
ocupă cea mai înaltă funcţie în companie
b) Problemele şi nelămuririle între participanţi se rezolvă la
sfârşitul şedinţei
c) În timpul şedinţei, întotdeauna, trebuie să avem în vedere
şi semnalele nonverbale pe care le trimite fiecare dintre
participanţi
d) Liderul nu ar trebui să prezinte toate informaţiile, ci să
lase grupul să tragă singuri anumite concluzii
5. Momentul în care participanţii pot adăuga puncte
suplimentare în agenda şedinţei este:
a) participanţii nu pot schimba agenda şi nici nu pot schimba
temele din aceasta

© Copyright Link group 11 / 13

Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

b) cu şapte zile înainte de începerea şedinţei, când

participanţii pot trimite anumite propuneri liderului
c) în momentul în care începe şedinţa
d) după abordarea primului punct din agendă
6. Liderul:
a) ar trebui să fie în centrul atenţiei în timpul şedinţei
b) ar trebui să conducă şedinţa prin modul care îi corespunde
cel mai bine
c) ar trebui să asigure implicarea tuturor participanţilor
d) nu ar trebui să fie în centrul atenţiei
7. Avantajele delegării responsabilităţilor sunt:
a) angajaţii vor oferi un feedback liderului, privind
competenţele de conducere a şedinţei
b) angajaţii vor fi mai productivi la locul de muncă dacă nu
sunt prezenţi la şedinţă
c) la şedinţe se vor lua decizii bune
d) liderul va avea mai puţine obligaţii

© Copyright Link group 12 / 13

 Curs: Managementul eficient al şedinţelor
Module: Managementul eficient al şedinţelor
Unitate: Managementul şedinţelor

1. Liderul solicită participanţilor anumite comenzi care trebuie

îndeplinite până la viitoarea şedinţă.
b
2. Dacă liderul vrea să critice un participant la şedinţă şi să-i
ofere un feedback, privind comportarea şi munca sa, aceasta
ar trebui să o facă:
b
3. Alegeţi răspunsul corect.
c
4. Alegeţi răspunsul corect.
c
5. Momentul în care participanţii pot adăuga puncte
suplimentare în agenda şedinţei este:
c
6. Liderul:
c, d
7. Avantajele delegării responsabilităţilor sunt:
a, c

© Copyright Link group 13 / 13

Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)