PROIECT SEMINAR ARHIVISTICA SI

DOCUMENTARISTICA
IOANITIU ROXANA
AMA, GRUPA 40907

1. Imaginați-vă că lucrați într-un secretariat! Realizați un proiect în care să descrieți

activitatea cotidiană pe care ați desfăsura-o! (Aproximativ 3-4 pag.)

Activitatea de secretariat este structurata in compartimente specializate si are o ampla

generalizare. Secretariatul in special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de
munca in societatea contemporana; secretariatul a obtinut astfel functii si roluri multiple si
complexe. Sub aspect practic, meseria de secretar a aparut si a functionat intotdeauna pe
langa factorii de decizie ai vietii economico-sociale.
Principalele functii care revin secretarului in prezent sunt urmatoarele: prelucrarea
informatiilor, documentarea, functia de reprezentare, functia de filtru si legatura pentru
solicitari de contacte cu conducerea si functia de asistare directa a managementului. Dupa
cum se poate observa, in activitatea de secretariat si in aceea a secretarelor (asistent manager)
predomina procesele informationale si decizionale, informatia oferind suportul pentru decizia
manageriala, iar comunicarea de informatii si de decizii ocupand o pondere importanta intr-o
organizatie.
Secretariatul este o ramura directa si indispensabila a conducerii, avand ca sarcina
crearea conditiilor necesare realizarii parincipalelor sale functii: organizare, coordonare,
control etc. Secretara trebuie sa creeze conditii optime pentru luarea deciziilor care reprezinta
actul esential al conducerii.
Imaginandu-mi ca lucrez intr-un birou notarial pe postul de secretara, activitatea
cotidiana pe care urmeaza sa o desfasor intr-o zi, intr-un interval de 8 ore, va incepe la ora
9:00 si se va incheia la ora 17:00. Munca secretarelor presupune un complex de activitati
precum: preluarea si transmiterea mesajelor, redactarea inscrisurilor dictate de sefi,
clasificarea documentelor, pregatirea corespondentei pentru expediere, inregistrarea
corespondentei, participare la discutii cu partenerii de afaceri, organizarea si asigurarea unei
bune functionari a arhivei unitatii etc.
O zi obisnuita de lucru la birou incepe cu citirea agendei, se verifica programul,

1
sedintele si sarcinile de indeplinit pentru ziua in curs. Dupa prioritizarea sarcinilor care
trebuiesc indeplinite pe parcursul zilei, se preia corespondenta. Astfel, dimineata se verifica
documentele primite, iar la sfarsitul programului se trimite, daca este cazul, corespondenta
catre oficiul postal, iar apoi catre destinatar. Astfel, sarcina mea este de a lectura si verifica
corespondenta pe baza borderoului de primire, de sortare si in final de inregistare in
“Registrul de primire corespondenta” al biroului, unde se completeaza datele expeditorului,
data si continutul documentelor. Se intocmesc raspunsuri pe baza documentarii prealabile
pentru solutionarea acestora, dupa care se prezinta la semnat corespondenta cu materialul de
baza necesar.
La ora 10:00 se incepe programul biroului cu publicul, asadar, rolul meu este de a
deschide mailul, de a porni linia telefonica, faxul si implicit de a raspunde solicitarilor aduse
de clienti. Secretara se ocupa de lucrarile de primire.
In biroul notarial intra un vizitator. Munca de primire intr-un cadru de birou presupune
primirea vizitatorilor si incercarea de a ii face pe acestia sa se simta confortabil. In general,
secretara directioneaza vizitatorii catre persoanele care acceseaza si sunt in masura sa ofere
rezolvare cerintelor acestora. Asadar, rolul meu este de a oferi o intampinare prietenoasa si
profesionala vizitatorului si de a afla motivul pentru care acesta solicita ajutorul biroului.
Motivul venirii fiind realizarea unei copii legalizate dupa un act de proprietate, personalul
biroului imi da misiunea de a realiza eu aceasta sarcina. Ofer un loc vizitatorului in sala de
asteptare, realizez o copie dupa actul necesar, dupa care merg in biroul Domnului Notar
pentru a semna si stampila copia realizata.
Dupa ce mi-am indeplinit sarcina iar in birou nu mai sunt alti vizitatori, accesez
e-mailul biroului si raspund solicitarilor venite online. Este primit un e-mail in care se cere o
programare pentru o intalnire cu Domnul Notar in vederea realizarii unui contract de partaj.
Sarcina mea este de a verifica programul, de a stabili o ora convenabila pentru intalnire si in
final actualizarea calendarului de evenimente.
Pe parcursul zilei am primit apeluri de la clienti si asociati de afaceri. Am comunicat
informatiile clientilor, scriind cate o nota telefonica pentru fiecare apel. In nota telefonica se
specifica ora apelului, numar de telefon, persoana de contact si motivul apelarii. Aceste
documente sunt adaugate la dosarul fiecarui client si pastrate in arhiva biroului.
In arhiva, sarcina mea este sa pastrez dosarele asezate in functie de numarul dosarului
si de an; spre exemplu dosarul 34/2020. Fiind puse intr-o ordine bine stabilita, dosarele sunt
accesibile oricarui angajat. Este necesara pastrarea ordinii deoarece se opereaza cu un numar
mare de documente ce sunt clasificate dupa diferite criterii pentru a fi pastrate in siguranta.
In afara de dosare, voi tine evidenta si altor lucruri din companie.

2
 In concluzie, activitatea cotidiana pe care imi imaginez ca o voi desfasura in calitate de
secretara va avea loc intr-un mediu placut si confortabil in care se pune accent pe munca in
echipa si pe capacitatea de organizare. Avand la baza capacitatea de comunicare si buna
relationare cu oamenii din jur, in functia de secretara voi ajuta personalul si uneori vizitatorii
sau clientii efectuand sarcini pentru acestia. In plus, in aceasta functie voi indeplini si alte
activitati de rutina, care includ: anularea sau reprogramarea programarilor, comandarea
rechizitelor de birou, luarea de note in timpul sedintelor, mentinerea intalnirilor din calendar
si plan etc.
In acest proiect de seminar am incercat sa scot in evidenta sarcinile care i se atribuie
functiei de secretara si mi-am imaginat cum ar decurge in viziunea mea o zi obisnuita de
lucru intr-un birou.

3
 BIBLIOGRAFIE

1. A. Berciu-Draghicescu (coordonator). Manual de secretariat si asistenta manageriala,

ebooks.unibuc.ro
2. M. Garjens-Reuter. Manual de secretariat si asistenta manageriala, Editura Tehnica,
Bucuresti, 2001