SUPORT CURS PENTRU DISCIPLINA ARHIVISTICĂ ȘI

DOCUMENTARISTICĂ, AMA, anul II,

SĂPTĂMÂNILE 6, 7, 8, SEMESTRUL II, 2019-2020

STIMAȚI COLABORATORI, STUDIAȚI MATERIALUL

DIDACTIC ANEXAT, APOI RĂSPUNDEȚI
URMĂTOARELOR CERINȚE ÎN TERMENELE PRECIZATE:

1. Cu ce tipuri de documente operați dv. în activitatea cotidiană?

(Răspundeți în maxim 3-4 fraze).
(RĂSPUNSUL: PÂNĂ LA SFĂRȘITUL SĂPTĂMÂNII nr. 6, 30
MARTIE – 5 APRILIE)

2. Care din cele două tipuri de arhivă, clasică sau electronică, vi se

pare mai importantă? Motivați răspunsul!
(Răspundeți în maxim 4-5 fraze).
(RĂSPUNSUL: PÂNĂ LA SFÂRȘITUL SĂPTĂMÂNII nr. 7, 6 –
12 APRILIE)

3. Care activități vi se par cele mai dificile în munca de

secretariat? Motivați răspunsul!
(Răspundeți în maxim 5-6 fraze).
(RĂSPUNSUL: PÂNĂ LA SFÂRȘITUL SĂPTĂMÂNII nr. 8, 13
– 19 APRILIE)

AȘTEPT RĂSPUNSURILE DVS. PE MAIL!

CU MULȚUMIRI,
Gh. CALCAN
 DOCUMENTUL. TIPURI ȘI FORME DE PĂSTRARE
ARHIVISTICĂ A DOCUMENTULUI
Gheorghe Calcan

1. Definire

Termenul de document poate fi definit în numeroase forme. Generic,

documentul reprezintă un act prin care se atestă un fapt, se atribuie un drept
sau se recunoaște o obligație1.
Etimologic, termenul provine din cuvintele latine: documentum, act, act
oficial și docere, a învăța, a preda.
Evoluția timpului a produs o mare diversitate de existență a documentelor.
Inițial, au existat documentele scrise pe hârtie ori pe alte suporturi folosite în
cancelariile domnești ori instituționale. Este vorba despre categoria
documentelor tradiționale. În ultima perioadă (generic, după cel de al doilea
război mondial) au apărut si alte forme de realizare a documentelor, făcând loc
categoriei documentelor de tip modern.
Pentru a ilustra diversitatea, este foarte semnificativă însăși enumerarea
tipurilor de documente, care fac parte din Fondul Național Arhivistic, înscrise în
Legea Arhivelor Naționale (art. 2), și anume2:
- acte oficiale și particulare;
- acte diplomatice și consulare;
- memorii;
- manuscrise;
- proclamații;
- chemări;
- afișe;
- planuri;
- schițe;
- hărți;
1
https://dexonline.ro/definitie/document, accesat în data de 17 martie 2020.
2
Legea Arhivelor Naționale, nr. 16/1996, republicată în „Monitorul Oficial al României”, Partea I, Nr. 293/ 22
IV 2014, p. 8-15.
 - pelicule cinematografice;
- matrice sigilare;
- înregistrări foto, video, audio;
- înregistrări informatice (CD, DVD) etc.

Acestei enumerări cuprinsă în lege i se pot adăuga: inscripția, mărturia,

scrisoarea, dovada, cartea, interviul, literatura – document, scenariul - document,
teatrul- document etc. Curgerea timpului și evoluția tehnicii va diversifica
neîndoielnic, tipurile și formele de document.

Percepția documentului poate fi diferită de mediul din care provine, este

eliberat, ori se integrează un document. Astfel, documentele din mediul
administrativ și juridic au un caracter de actualitate și obligativitate evident, pe
când documentele integrate mediului arhivistic, au preponderent o valoare
documentar- științifică.

2. Tipuri de documente
Arhivistica identifică mai multe tipuri de documente, din care evidențiem3:

Actul autentic, reprezintă în sens juridic acel act care este scris,
cuprinzând formele legale de autenticitate: semnătura, pecetea/ștampila, unitatea
emitentă, numărul de înregistrare. In mod curent, fiecare dintre noi folosim în
activitatea cotidiană acte autentice (cartea de identitate, pașaportul, adeverința,
certificatul medical etc.);

Actul public, este documentul care angajează o autoritate din domeniul

dreptului public. (În sens diplomatic, un astfel de act este redactat de către o
autoritate publică într-o anumită formă/după un anumit tipic);

Actul privat, este un document care implică angajarea autorului, ori mai
multe părți tangente dreptului privat;

Bula (provine de la cuvântul latin bullia, ștampilă), este documentul emis

de către Cancelaria papalității care este autentificat printr-un sigiliu din metal ce
poartă numele de bulă;

Carta (Charta), este un act diplomatic, guvernamental scris pe un

pergament și autentificat printr-un sigiliu. În istoria umanității există o serie de

3
Prezentarea noastră are la bază viziunea autoarei Adina Berciu-Drăghicescu, din lucrarea Arhivistică, Curs
general, Editura Universității din București, 1997, p. 18-19.
astfel de documente importante (ex. Magna Charta Libertatum, 1215, element
fundamental al parlamentarismului englez; Carta drepturilor fundamentale ale
Uniunii Europene4 etc.);

Cererea, este actul prin care o persoană fizică ori juridică, sau o instituție
solicită un drept, avantaj, favoare, derogare, recunoaștere ori consolidare a unui
drept, atribuirea unor facilități etc. În mod uzual, fiecare dintre noi redactăm
astfel de documente: cereri de eliberare de adeverințe, cereri de eliberare de acte
de studii (diplomă), cereri de concediu etc. (Există un tipic al realizării cererii,
din care, în mod sumar precizăm: identitatea persoanei care face solicitarea,
formularea solicitării, semnătura și menționarea datei de redactare/depunere). În
afara cererilor personale, pot exista cereri colective (memorii), ori solicitări
instituționale;

Citația, este un act/ordin prin care se solicită, în mod imperativ,

prezentarea în fața unei autorități publice;

Diploma (cu caracter istoric), este un document imperial, redactată în

forme și formule diplomatice solemne care, de regulă, conferă anumite
privilegii, ori adoptă hotărâri destinate unor colectivități umane. De-a lungul
istoriei o serie de Diplome au rămas în conștiința colectivă (ex. Diploma
Cavalerilor Ioaniți, 1247, Diploma leopoldină, 1691 etc.).

Există și sensul contemporan al termenului de Diplomă, care reprezintă

un document tipizat, solemn care certifică absolvirea unei școli, dobândirea unei
calificări/ specializări, acordarea unui titlu științific etc.;

Mandatul, este un act emis de o autoritate publică prin care se conferă

anumite drepturi (de regulă bănești, mandat poștal).

Pot fi și alte sensuri și tipuri ale acestui termen/document. Astfel, poate fi

utilizat și sensul juridic al termenului de mandat (mandat de prezentare/ de
aducere a unei persoane în fața unei autorități). De asemenea, se poate utiliza
termenul și pentru un document de împuternicire/ transfer de reprezentare,
autentificat de notariat (mandat de reprezentare);

Misiva, reprezintă o scriere prin care o persoană fizică ori o autoritate

aduce la cunoștință o știre. Este un document cu oarecare valențe istorice. O
misivă poate fi spre exemplu, o notiță transmisă de un ofițer altui cadru militar
4
Proiect de Tratat de instituire a unei Constituții pentru Europa, Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene,
Luxemburg, 2008, p. 53 – 76.
în condiții deosebite (război). Și diplomații pot utiliza misive pe parcursul
derulării unor negocieri diplomatice (la o conferință de pace, de dezarmare etc.).
Nu putem exclude universul literar/ sentimental al utilizării unor misive;

Notița, reprezintă un act scris care afirmă/ atestă sau face mărturie despre
existența unui fapt. Poate exista și sub alte variante: forma unor rezumate/ schițe
realizate în cadrul unor întrevederi; notița poate rezuma ori face referință la un
subiect mai larg; poate atesta, ori certifica provizoiu, uneori informal, fără
implicarea juridică a unei autorități instituționale, un fapt sau un drept etc.;

Ordonanța, reprezintă o dispoziție scrisă a unei autorități publice

administrative (ordonanțe ale guvernului), ori judecătorești;

Placarda, un afiș (de multe ori scris pe materiale dure, carton, tablă,
lemn, plastic etc.), cu rol de ordonanță ori proclamație cu scopul de difuzare spre
cunoaștere de către un grup mai mare de persoane. Placarda a fost utilizată și în
scopuri propagandistice/publicitare, de difuzare a unor slogane ale unui partid
sau asociații. În prezent, locul acesteia a fost luat de către banner;

Procesul verbal, un înscris/document oficial în care se consemnează sau

descrie un fapt, o realitate, o consemnare, o descriere a unor discuții. În mod
cotidian, cu toții „operăm” cu procese verbale, atunci când realizăm/semnăm un
proces verbal al unei ședințe, reuniuni, întruniri la nivelul unei asociații etc. Pot
exista și procese verbale de consemnare/descriere a unei contravenții. Realizarea
unui proces verbal conține câteva elemente obligatorii: prezentarea
subiectului/subiecților la care se face referire, a scopului realizării, a acțiunii de
fond, semnătura participanților, data întocmirii etc.;

Rezoluția, reprezintă redactarea unei decizii adoptată de o instituție ori de

către o persoană înzestrată cu autoritate. Poate fi și soluționarea unei cereri;

Scrisoarea, un document scris menit a înștiința pe cineva, destinatar

particular ori instituțional. Atunci când un document are un grad de
adresabilitate mai larg (pentru un grup de persoane), și un act de înștiințare (de
achitare a unor obligații, spre exemplu) poate lua forma unei scrisori;

Scrisoarea închisă, este un document căruia i se asigură măsuri

suplimentare de transmitere a unei informații confidențiale/ secrete. Este un
document oficial căruia i se aplică un sigiliu;
 Scrisoarea deschisă, reprezintă documentul destinat informării unui
public mai larg. De regulă, documentul este publicat, tocmai pentru a se difuza
cât mai larg informația către un public țintă. Scrisoarea deschisă este utilizată de
unii lideri politici, ori personalități ale vieții publice pentru a transmite anumite
puncte de vedere, cu scopul influențării opiniei publice, ori pentru a explica o
anumită atitudine;

Titlul, document oficial care acordă un drept (ex. titlul de proprietate).

Documentele din cadrul Arhivelor Naționale pot fi folosite în condiții

speciale, precizate în Legea Arhivelor Naționale (Cap. IV)5.

3. Forme de păstrare arhivistică a documentelor

Arhivistica operează cu documente păstrate în diferite forme. Cele mai
întâlnite dintre acestea sunt următoarele6:

Conceptul, este acea formă care pregătește documentul final/original. In

vorbirea curentă poartă denumirea de ciornă. Pot exista mai multe ciorne/
variante de lucru până la adoptarea formei definitive. Păstrarea acestora este
foarte importantă cercetării științifice. În cazul operelor literare, artistice, se
poate observa evoluția gândirii și a viziunii pe parcursul creației până la
obținerea formei finale (variante ale unor poezii, piese de teatru, schițe, tablouri
etc.). Acest proces de cercetare este interesant și în cazul adoptării legilor,
hotărârilor, decretelor;

Originalul, este forma autentică a documentului, cu elementele de

autenticitate aferente (semnătură, pecete, ștampilă, număr de înregistrare).
Originalul este considerat forma cea mai completă a documentului, nu este
imitație și nu este făcut după un model. (În istorie există variante originale,
atunci când un domnitor reînnoiește un act într-o domnie ulterioară. Tot
originale sunt considerate și actele confirmate/reînnoite de urmașii unui
domnitor);

Copia, reprezintă o formă de păstrare a unui document. Pot exista mai

multe forme/tipuri de copii: a) copia autentică (certificată de o autoritate,
constituie redarea/reproducerea în integralitate a documentului original); b)

5
Legea Arhivelor Naționale ..., p. 11 - 12.
6
Prezentarea folosește clsificarea autoarei Adina Berciu-Drăghicescu, op. cit., p. 17-18.
copia figurată (care rezumă conținutul documentului original. Copia figurată nu
este și nu se autentifică. Ea poate avea o valoare documentară, informativă.); c)
copia liberă (realizată de orice persoană și neautentificată. În contemporaneitate
cu toții realizăm uzual astfel de copii prin xeroxare: acte de identitate, cursuri,
referate etc. Până la apariția mijloacelor moderne de copiere, copiile libere se
realizau manual, prin transcriere.); d) traducerile sunt considerate tot un tip de
copie;

- Documentul/Actul fals, nu poate fi considerat document. Aceste acte au

fost create pentru a înșela, cu scopul obținerii unor privilegii. În rândul
documentelor false, unele dintre acestea sunt false în integralitate, altele
sunt false doar parțial, amestecând lucruri reale cu lucruri false. Ele au
relevanță în cercetarea istorică7. (Realizarea de acte false este pedepsită cu
severitate de legile penale).

Documentele din cadrul Arhivelor Naționale, se păstrează în condiții

speciale, precizate în Legea Arhivelor Naționale (art.12)8.

7
Pentru aprofundarea tematicii abordate în paginile de față recomandăm consultarea lucrării autorilor Ramona
Păcuraru, Monica Sachelaru, Bogdan-Florin Popovici, Dicționar arhivistic, Editare electronică: Bogdan-Florin
Popovici, 2009, (https://www.artgraph.ro/Dictionar%20Arhivistic.pdf, accesat în data de 18 martie 2020).
8
Legea Arhivelor Naționale ..., p. 9.
 ARHIVA CURENTĂ
Gheorghe Calcan

Arhiva este locul în care se păstrează documentele. Această activitate se

practică încă din antichitate. Evident, ea s-a perfecționat și profesionalizat de-a
lungul vremii. Astăzi există instituția Arhivelor Naționale9, cu sediul în
București, care are filiale în toate județele țării10. Întreaga activitate legată de
crearea, păstrarea și folosirea documentelor este reglementată prin Legea
Arhivelor Naționale11.
La rândul său, fiecare instituție își are propria arhivă. Fiecare instituție își
păstrează propriile documente, în conformitate cu prevederile legale.
Documentele de interes național sunt depuse la Arhivele Naționale (filialele
județene). Instituțiile mari, au o structură complexă, cu mai multe secții,
compartimente, structuri etc., care la rândul lor sunt creatoare și deținătoare de
documente.
Așadar, și Universitatea Petrol-Gaze din Ploiești își are propria arhivă.
Cum știm, Universitatea este alcătuită din mai multe facultăți, fiecare având la
rândul său câte un compartiment (secretariat) creator și deținător de documente.
Secretariatele operează cu documentele curente/ uzuale, necesare activității
cotidiene. Acestea sunt păstrate în Arhiva curentă.

Arhiva curentă

Arhiva curentă reprezintă totalitatea documentelor care se găsesc în cadrul

unui compartiment/secretariat, necesare activității cotidiene. Documentele aflate
în compartimentul secretariat sunt de o mare diversitate și complexitate. Dacă
vom merge pe exemplul activității din universitate, pentru a avea o reprezentare
cât mai aplicată, într-un secretariat se găsesc: tipizate adeverințe, tipizate
diplome, dovezi diplome eliberate, documente venite din partea ministerului,
hotărâri venite din partea rectoratului și senatului universității, decizii adoptate

9
Site-ul Arhivelor Naționale ale României poate fi consultat la adresa: http://arhivelenationale.ro/site/, accesat în
data de 18 martie 2020.
10
Site-ul Direcţiei Judeţene Prahova a Arhivelor Naţionale poate fi consultat la adresa:
http://arhivelenationale.ro/site/directii-judetene/prahova/, accesat în data de 18 martie 2020.
11
Legea Arhivelor Naționale, nr. 16/1996, republicată în „Monitorul Oficial al României”, Partea I, Nr. 293/ 22
IV 2014, p. 8-15.
de consiliul profesoral al facultății, registre de procese verbale, registre de
intrare-ieșire, registre de corespondență etc.
Evident, toate sunt necesare și asigură buna desfășurare a activității.
Secretariatul eliberează acte solicitărilor studenților și absolvenților, oferă date și
statistici, documente necesare adoptării deciziilor de către decanat, consiliul
profesoral etc. Se înțelege astfel, că buna organizare a acestor documente
reprezintă garanția eficienței activității zilnice. Îndosarierea și ordonarea
documentelor reprezintă o activitate de bază în arhiva curentă. Fiecare
secretariat își constituie dosare tematice care vor fi ordonate problematizat și
cronologic, pe ani. Avem de-a face cu ceea ce constituie, arhivă curentă
clasică.
În activitatea de constituire și de gestionare a arhivei curente clasice se
desfășoară următoarele activități:

- organizarea modului de realizare a registraturii,

- înregistrarea documentelor,

- stabilirea modului de completare a registrului de intrare – ieșire,

- stabilirea formularului de registru utilizat,

- stabilirea modului de repartizare a circuitului documentelor pentru a fi

rezolvate,

- stabilirea modului de organizare a arhivei curente (a dosarelor), a

spațiului și mobilierului adecvat,

- asigurarea unor programe informatice de evidență și gestionare a

documentelor.

Activitatea zilnică în secretariat se desfășoară aproape în totalitate cu

ajutorul calculatorului. Acest fapt a generat un al doilea mod de organizare și de
evidență al documentelor care a generat constituirea arhivei curente
electronice. Cu toții înțelegem importanța acestui salt, ca și responsabilitatea și
pregătirea adecvată necesară personalului care deservește compartimentul
secretariat. Nu trebuie scoasă din această ecuație dotarea corespunzătoare și cu
logistică cât mai nouă (preferabil de ultimă generație), a compartimentelor de
secretariat.
Arhiva curentă electronică trebuie să aibă la baza organizării ei aceleași
principii de responsabilitate, rigoare și ordine. Evident, locul dosarelor, al
rafturilor și dulapurilor este luat de fișiere și foldere.
 Arhiva curentă electronică prezintă marele avantaj că ea poate fi utilizată
de către beneficiari direct și de la distanță (prin intermediul internetului).
Evident, este vorba despre documente de interes general și public. Spre
exemplu, studenții pot studia pe site-ul facultății planurile de învățământ,
arhivate pe specializări și ani de studii12.
Cele două tipuri de arhivă curentă (clasică și electronică), nu se exclud.
Ele trebuie să existe concomitent. Fiecare își are rolul său de neînlocuit.

Din scurtele considerații formulate, deducem importanța existenței arhivei

curente, necesitatea bunei sale organizări, calitatea personalului angajat și
dotarea tehnico-materială corespunzătoare a instituției.

12
Site-ul Facultății de Litere și Științe, din Universitatea Petrol-Gaze din Ploiești, este următorul:
https://www.upg-ploiesti.ro/ro/fls, accesat în data de 18 martie 2020.
SECRETARIATUL. ORGANIZARE ȘI FUNCȚIONARE

Definire
Secretariatul poate fi definit ca un nucleu alcătuit din persoane autorizate,
abilitate cu funcții de execuție. Persoanele din cadrul secretariatului desfășoară
activități, au atribuții și sarcini individuale complexe. Acest grup de persoane
specializate sunt reunite sub o autoritate ierarhică (directori de secretariate, șefi
de serviciu, secretari șefi). Secretariatele sunt subordonate direct conducerii
instituției. Conducerea atribuie secretariatelor sarcini cu caracter permanent,
pentru realizarea lucrărilor specifice muncii instituției.
La nivelul Universității Petrol-Gaze din Ploiești, și a fiecărei facultăți este
organizat câte un serviciu de secretariat. Fiecare secretariat este coordonat de
secretarul șef. Secretarul șef al fiecărei facultăți este subordonat secretarului șef
al universității, și decanului facultății. Secretarul șef al universității este
subordonat rectorului.

Activitatea secretariatului
Secretariatul desfășoară o activitate complexă. Evidențiem o parte din
acțiunile acestuia.

Activități specifice muncii secretariatului:

- preluarea și transmiterea documentelor primite;
- preluarea și transmiterea mesajelor telefonice;
- multiplicarea și redactarea înscrisurilor solicitate;
- clasarea documentelor;
- înregistrarea corespondenței;
- eliberarea documentelor solicitate;
- realizarea și difuzarea diferitelor anunțuri;
- postarea informațiilor pe site etc.

Activități prin care se duc la îndeplinire sarcinile și atribuțiile prevăzute în

fișa postului:
- documentare;
 - corespondență;
- protocol;
- asigurarea legăturii între compartimentele instituției etc.

Activități pe care le decid ori le realizează din proprie inițiativă:

- cursuri de perfecționare;
- instruirea și organizarea secretarilor din subordine etc.

Activități de reprezentare a șefilor:

- în cazul unor primiri oficiale;
- participarea la unele discuții cu partenerii etc.

Activități rezultate din prevederile Legii Arhivelor Naționale13.În cadrul

acestor obligații se înscriu: evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea,
utilizarea, depunerea documentelor la compartimentul de arhivă al instituției, și
după caz, la Arhivele Naționale. Prezentăm în continuare o parte din aceste
activități care se desfășoară la nivel de secretariat. (Prezentarea activităților
derulate la nivel de arhivă au fost prezentate la capitolul: Principalele activități
arhivistice).

- Evidența. Legislația arhivistică prevede obligația

creatorilor și deținătorilor de documente de a înregistra
toate documentele intrare, ieșire ori redactate pentru uz
intern14. Înregistrarea se realizează la registratura generală,
în registrul de intrări - ieșiri, având grijă ca numerele de
înregistrare atribuite documentelor să nu se repete.
Universitatea Petrol-Gaze din Ploiești are organizat
serviciul de registratură generală. Fiecare secretariat de
facultate, desfășoară la rândul său, operațiunile de
înregistrare.

- Înregistrarea. Operațiunea este foarte importantă. Atunci

când se înregistrează un document, putem considera că el
există în mod oficial. Așadar, înregistrarea poate însemna
și „actul de naștere al documentelor”. De felul în care se
înregistrează documentele, depinde însăși asigurarea
păstrării acestora. Atunci când o instituție are o organizare
complexă, cu mai multe structuri și creează un număr
mare de documente, acestea se pot înregistra la

13
Legea Arhivelor Naționale, nr. 16/1996, republicată în „Monitorul Oficial al României”, Partea I, Nr. 293/ 22
IV 2014, p. 8 - 15.
14
Art. 7 (Ibidem, p. 9).
 compartimentul care l-a emis. Înregistrarea documentelor
se efectuează în mod cronologic, în ordinea primirii sau
emiterii lor, începând cu data de 1 ianuarie, și până la 31
decembrie a fiecărui an. Se înscrie atât numărul de
înregistrare conferit de expeditor, cât și menționarea
departamentului la care se prezintă spre a fi înregistrat.
Înregistrarea se efectuează într-un registru de intrări – ieșiri.

Rubricația registrului de intrări – ieșiri:

- numărul de înregistrare;
- data înregistrării;
- nr. și data atribuite de emitent;
- numărul filelor documentului;
- numărul anexelor (dacă există);
- numele emitentului;
- rezumatul conținutului docum.;
- compartimentul căruia i s-a repartizat;
- data expedierii;
- modul de rezolvare/rezoluția;
- destinatarul.

- Constituirea dosarelor la nivel de secretariat presupune ca:

- fiecare compartiment să grupeze documentele pe
dosare în funcție de subiect, mod de rezolvare,
termen de păstrare;
- documentele să fie așezate în ordinea
cronologică a numerelor de înregistrare;
- să fie utilizate bibliorafturi pentru păstrarea
documentelor;
- la sfârșit de an, fiecare secretariat, compartiment
predă dosarele la compartimentul de arhivă al
unității (ordonate în interior, numerotate,
certificate, legate) pe baza proceselor verbale
specificate în lege15.

În activitatea de păstrare și formare a dosarelor este necesar utilizarea

nomenclatorului. Nomenclatorul se realizează de fiecare secretariat pentru
documentele proprii sub forma unui tabel în care se înscriu documentele grupate

15
A se vedea Anexele 2 și 3 din Legea Arhivelor Naționale, (Ibidem, p. 13 - 14).
pe probleme și termene de păstrare16. De existența nomenclatorului depinde
buna circulație și evidență a documentelor.
Se realizează astfel nomenclatorul dosarelor, sub forma unui tabel care
va cuprinde schema de organizare a unității arhivistice (dosare, registre, condici
etc.) Nomenclatorul dosarelor nu se modifică, decât atunci când se vor produce
modificări în structura instituției. În situația când vor apare noi compartimente în
cadrul instituției, nomenclatorul va fi modificat prin introducerea denumirii
acestora, și a dosarelor aferente.

Inventarierea dosarelor reprezintă operațiunea de luare în evidență a

unităților arhivistice, în urma căreia rezultă inventarul fondului (Fondul
Universității X, Fondul Facultății Y, Fondul Primăriei Z etc.), sau a colecției.
Această operațiune se poate realiza prin două metode: metoda directă și metoda
indirectă.
Prin metoda directă, inventarierea se realizează în mod direct, datele
fiind înscrise pe coperta dosarului și apoi în inventar. Majoritatea creatorilor de
arhivă utilizează această metodă. Pe lângă avantajul operativității, această
metodă prezintă și unele inconveniente. Dintre acestea, menționăm
manevrarea/mutarea de mai multe ori a documentelor și necesitatea unui spațiu
mai mare pentru desfășurarea acestei activități.
Prin metoda indirectă, inventarierea se realizează pe baza constituirii
unor fișe (cu datele de identificare aferente dosarelor). Dezavantajul consumului
mai mare de timp este compensat de avantajele acestei metode. Aceste avantaje
constau în faptul că fișele astfel constituite pot fi folosite cu ușurință pentru
realizarea unor fișiere tematice, ori cronologice, iar informațiile pot fi trecute cu
mai multă operativitate în calculator (fără a mai fi nevoie de manevrarea
dosarelor).

Predarea dosarelor la arhivă. Dosarele astfel constituite se depun la

compartimentul de arhivă al unității, pe bază de inventar realizat după modelul
anexat în Legea Arhivelor Naționale17.
Inventarul cuprinde toate dosarele cu același termen de păstrare, create în
cursul unui an, de către un compartiment de muncă. Astfel, fiecare
compartiment va întocmi tot atâtea inventare, câte termene de păstrare sunt
prevăzute în nomenclator, la compartimentul respectiv.
În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare
volum va primi un număr curent distinct.
Inventarele se întocmesc în trei exemplare pentru dosarele nepermanente
și în patru exemplare pentru dosarele permanente, dintre care un exemplar
rămâne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odată cu
dosarele la compartimentul de arhivă.
16
A se vedea Anexa nr. 1 din Legea Arhivelor Naționale, (Ibidem, p. 13).
17
Anexa nr. 2 din Legea Arhivelor Naționale, (Ibidem, p. 13 ).
 Evidența dosarelor și inventarelor depuse la compartimentul de arhivă al
unității se ține în registrul de evidență curentă, conform modelului inserat în
18
Legea Arhivelor Naționale .

Din cele prezentate, se poate observa complexitatea activității desfășurate

în secretariat. Pe lângă asigurarea condițiilor pentru desfășurarea activității
curente, și care este „la vedere”, secretariatele desfășoară o activitate plină de
responsabilitate în direcția păstrării și ordonării documentelor. Încă o dată, se
poate deduce calitatea umană și pregătirea profesională care trebuie să
caracterizeze personalul angajat în aceste compartimente.

18
Anexa nr. 4 din Legea Arhivelor Naționale, (Ibidem, p. 14 ).