3.3.2.

FIŞĂ DE POST - REFERENT IMPORT-EXPORT

DENUMIREA POSTULUI: REFERENT IMPORT-EXPORT

RELAŢII IERARHICE: este subordonat Managerului Import-Export
RELAŢII DE COLABORARE: Cu personalul de execuţie al firmei, în special cu compartimentele:
Marketing-Vânzări, IT, Tehnic, Logistic, Contabilitate-Financiar
RELAŢII DE REPREZENTARE: reprezintă firma faţă de furnizori externi (în probleme de import-export),
companii de transport/comisionariat vamal, alte persoane cu care intră în contact în interes de serviciu.

SCOPUL POSTULUI: Titularul postului are rolul de a asigura relaţia directă în probleme de import-
export cu furnizorii alocaţi.

ACTIVITĂŢI PRINCIPALE:
1. ASIGURĂ APROVIZIONAREA CU MARFĂ DE LA FURNIZORII ALOCAŢI
2. REZOLVĂ PROBLEMELE APĂRUTE CU TRANSPORTATORII ŞI COMISIONARII VAMALI
3. RAPORTEAZĂ REZULTATELE ACTIVITĂŢII DE IMPORT-EXPORT

ATRIBUŢII PRINCIPALE (şi sarcini aferente):

1. Asigură aprovizionarea cu marfă de la furnizorii alocaţi
 Se documentează asupra datelor contractuale cu furnizorii şi aplică procedurile de lucru impuse
de aceştia
 Se documentează asupra produselor ce se aprovizionează de la furnizorii alocaţi. În cazul
produselor noi, solicită informaţii de la responsabilul de produs din departamentul Marketing
 Se documentează asupra procedurilor specifice de lucru ale firmei şi le aplică
 Se documentează la zi asupra tuturor tipurilor de documente implicate în operaţiunile de
import-export, regulilor internaţionale privind transportul de mărfuri, condiţiile de livrare,
condiţiile de plată, legislaţie vamală românească
 Procesează comenzile interne sosite din programul de gestiune, le transformă în comenzi
externe şi le transmite la furnizor
 Acordă prioritate comenzilor externe importante şi urgente
 Ataşează la comanda externă cu preţuri speciale acceptul scris primit de la furnizori pentru
respectivele preţuri şi le transmite împreună la furnizor
 Verifică confirmările primite de la furnizori şi le înregistrează în programul de gestiune în cel
mult 48 h
 Sesisează furnizorul despre orice eroare apărută în confirmările primite
 Informează responsabilul de produs despre eventualele probleme care apar în confirmările de
comandă primite de la furnizori: preţuri mai mari decât cele comandate, termene de livrare mai
mari decat cele obişnuite, produse neconfirmate din diverse cauze (obsolete, erori de procesare
la furnizor etc.), alte numere de cod confirmate decât cele comandate
3.3.2. FIŞĂ DE POST - REFERENT IMPORT-EXPORT

 Contactează furnizorul de câte ori este cazul pentru a solicita termene de livrare mai bune
decât cele confirmate
 Păstrează legătura cu furnizorii în ceea ce priveşte mărfurile comandate si nelivrate
 Actualizează în programul de gestiune orice informaţie privind modificarea termenelor de livrare
sau a preţurilor confirmate iniţial
 Solicită, primeşte, verifică şi înregistrează în programul de gestiune informaţiile despre livrarea
produselor comandate
 Solicită furnizorului comanda de ridicare de produse în cazul livrărilor EXW, transmite comanda
transportatorului agreat şi anunţă superiorul ierarhic în vederea negocierii tarifului de transport
 Informează operatorul de vamă despre livrare şi, dacă este cazul, solicită acestuia efectuarea
calculului de taxe vamale (în cazul în care referentul este în posesia facturii externe cu
destinatar firma)
 Traduce facturile ce însoţesc mărfurile (dacă este cazul) şi se asigură că documentele de
vămuire sunt complete şi corecte
 Informează superiorul ierarhic şi responsabilul Zone Libere despre livrările produselor
comandate, în cazul în care destinatarul este Firmă-Punct de lucru Zona Liberă
 Înregistrează în programul de gestiune informaţiile despre sosirea mărfurilor în vamă şi
finalizarea vămuirii
 Înregistrează factura externă în programul de gestiune, în fişierele specifice
 Urmăreşte, înregistrează şi avizează plata facturilor externe
 Urmăreşte concordanţa între situaţia contului furnizorului, cea primită de la furnizor şi cea
înregistrată în contabilitatea firmei. Informează şi rezolvă discrepanţele între cele trei situaţii ale
contului
 Urmăreşte primirea notelor de credit ce rezultă din procedurile pe care le iniţiază şi finalizează
 Primeşte, înregistrează, alocă şi informează despre notele de credit primite de la furnizor
 Transmite copii ale notelor de credit către responsabilul de produs, Managerului financiar şi
compartimentului Contabilitate
 Primeşte şi înregistrează DVI-urile (implicit, sosirea mărfurilor în magazie) în programul de
gestiune
 Înregistrează şi îndosariază DVI-urile originale în dosarele existente la compartimentul Financiar
 Informează superiorul ierarhic despre posibile viitoare situaţii de blocare a contului la furnizori
şi cauzele acestora
 Transmite la compartimentul Financiar facturile proformă şi solicită plata lor în avans
 Obţine de la furnizorii alocaţi diverse certificate solicitate de departamentul Marketing
 Completează documentele necesare obţinerii licenţelor de import (când e cazul)
 Înregistrează în programul de gestiune plăţile efectuate de compartimentul Financiar
 Preia atribuţii specifice Managerului import, la solicitarea acestuia
3.3.2. FIŞĂ DE POST - REFERENT IMPORT-EXPORT

 Raportează săptămânal superiorului ierarhic situaţia aprovizionării cu marfă de la furnizorii

alocaţi
 Păstrează documentele justificative şi registrele
 Înlocuieşte temporar Managerului import de câte ori este solicitat
2. Rezolvă problemele apărute cu transportatorii şi comisionarii vamali
 Se informează la transportatorii/comisionarii vamali asupra datelor de sosire a mijloacelor de
transport
 Rezolvă orice problemă legată de documentele însoţitoare ale mărfurilor (împreună cu
transportatorii/comisionarii vamali, furnizorii şi operatorii de vamă)
3. Raportează rezultate ale activităţii de import-export
 Înregistrează informaţiile necesare în programul de gestiune
 Înregistrează situaţia achiziţiilor de la furnizor în programul de gestiune
 Prezintă superiorului ierarhic rapoarte de specialitate (la solicitarea acestuia)

RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:
Legat de activităţile specifice, răspunde de:
 Cunoaşterea datelor contractuale cu furnizorii alocaţi şi aplicarea procedurilor de lucru impuse
de aceştia
 Cunoaşterea produselor specifice furnizorilor alocaţi
 Cunoaşterea procedurilor specifice de lucru impuse în firmă
 Cunoaşterea în detaliu a tuturor tipurilor de documente implicate în operaţiunile de import-
export
 Cunoaşterea regulilor internaţionale privind transportul de mărfuri, condiţiile de livrare,
condiţiile de plată
 Cunoaşterea legislaţiei vamale româneşti
 Procesarea corectă şi transmiterea la timp a comenzilor externe
 Înregistrarea în timp util a informaţiilor despre confirmările de comandă externă, expediţii pe
drum, factura externă şi sosirea în magazie
 Încadrarea comenzilor în termenele de livrare estimate
 Ridicarea în timp util a mărfurilor de la furnizor (în cazul livrărilor EXW)
 Calitatea înregistrărilor în fişierele de lucru ale compartimentului Import
 Concordanţa între situaţia personală a conturilor şi situaţia furnizorului, respectiv a
compartimentului Contabilitate
 Primirea notelor de credit iniţiate şi finalizate
 Informarea la timp a superiorului ierarhic despre situaţii de blocare a contului
 Transmiterea în timp util a proformelor în vederea plăţii în avans
 Obţinerea la timp a diverselor certificate de la furnizorii alocaţi
3.3.2. FIŞĂ DE POST - REFERENT IMPORT-EXPORT

 Soluţionarea eficientă a problemelor cu documentele de vamă

 Calitatea şi prezentarea la termenele solicitate a rapoartelor de import-export
 Calitatea activităţii de import-export pe care o prestează
 Păstrarea documentelor justificative/registrelor în cadrul compartimentului cf. normelor în
vigoare

Legat de disciplina muncii, răspunde de:

 Îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate
 Păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de firmă
 Utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul firmei
 Respectarea prevederilor normativelor interne şi a procedurilor de lucru
 Adoptă permanent un comportament în măsură să promoveze imaginea şi interesele firmei
 Se implică în vederea soluţionării situaţiilor de criză care afectează firma

Aprobat,
Director General Titular de post DRU Director Departament

Data Dat Data Data

SPECIFICAŢIILE POSTULUI

NIVEL DE STUDII: medii (superioare economice, specializarea Comerţ Exterior constituie un avantaj)

CURSURI DE PREGĂTIRE: Legislaţie vamală

EXPERIENŢA:
ÎN SPECIALITATE: minim 2 ani
PE POST: preferabil 1 an

CUNOŞTINŢE NECESARE:
 Cunoaşterea în detaliu a tuturor tipurilor de documente implicate în operaţiunile de import-
export
3.3.2. FIŞĂ DE POST - REFERENT IMPORT-EXPORT

 Cunoaşterea regulilor internaţionale privind transportul de mărfuri, condiţiile de livrare,

condiţiile de plată
 Cunoaşterea legislaţiei vamale româneşti
 Cunoştinţe solide de comerţ internaţional
 Cunoştinţe bune de operare PC (MS Office)
 Limba engleză – nivel mediu/avansat (vorbit, scris, citit)
 Cunoştinţe primare de operaţiuni şi documente financiar-contabile

APTITUDINI ŞI DEPRINDERI NECESARE:

 Aptitudine generală de învăţare
 Aptitudini de comunicare şi de negociere

CERINŢE DE EXERCITARE:
 Inteligenţă de nivel superior
 Atenţie concentrată
 Spirit organizatoric
 Echilibru emoţional
 Capacitatea de a evalua şi a lua decizii prompte
 Capacitatea de a lucra cu oamenii
 Rezistenţă mare la stres

CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: responsabil, conformist, ordonat, eficient, practic

(preferinţă pt. activităţile ordonate, supuse regulilor, cu informaţii scrise sau numerice şi proceduri
neambigue, paralel cu plăcerea pentru lucrul cu oamenii şi orientarea către atingerea obiectivelor
organizaţionale).