Monitorizarea proiectelor finanțate

din Programul Operațional Regional 2014 -2020

 CUPRINS

1. CADRU LEGAL
 Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European si al Consiliului din 17 decembrie
2013 de stabilire a unor dispoziții comune privind Fondul european de dezvoltare regionala,
Fondul social european, Fondul de coeziune, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurala si
Fondul european pentru pescuit si afaceri maritime, precum si de stabilire a unor dispoziții
generale privind Fondul european de dezvoltare regionala, Fondul social european, Fondul de
coeziune si Fondul european pentru pescuit si afaceri maritime si de abrogare a Regulamentului
(CE) nr. 1083/2006 al Consiliului;
 Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 964/2014 al Comisiei din 11 septembrie 2014 de
stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European
și al Consiliului în ceea ce privește clauzele și condițiile standard pentru instrumentele financiare
 Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 821/2014 al Comisiei din 28 iulie 2014 de
stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European
și al Consiliului în ceea ce privește modalitățile detaliate de transfer și de gestionare a
contribuțiilor programelor, raportarea cu privire la instrumentele financiare, caracteristicile
tehnice ale măsurilor de informare și de comunicare pentru operațiuni, precum și sistemul pentru
înregistrarea și stocarea datelor
 Regulamentul de punere în aplicare (UE) nr. 1011/2014 al Comisiei din 22 septembrie 2014
de stabilire a normelor detaliate de punere în aplicare a Regulamentului (UE) nr. 1303/2013 al
Parlamentului European și al Consiliului cu privire la modelele de prezentare a anumitor
informații către Comisie și normele detaliate referitoare la schimbul de informații între
beneficiari și autoritățile de management, autoritățile de certificare, autoritățile de audit și
organismele intermediare
 Regulamentul (UE) nr. 1301/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 17 decembrie
2013 privind Fondul european de dezvoltare regională și dispozițiile specifice aplicabile
obiectivului referitor la investițiile pentru creștere economică și locuri de muncă și de abrogare a
Regulamentului (CE) nr. 1080/2006
 Acordul de Parteneriat 2014-2020;
 Decizia Comisiei Europene nr. C (2015) 4272/23.06.2015 de aprobare a Programului
Operațional Regional (POR) 2014-2020
 Hotărârea Guvernului nr. 15/2017 privind organizarea și funcționarea Ministerului Dezvoltării
Regionale, Administrației Publice și Fondurile Europene;
 Prevederile Acordului Cadru consolidat de implementare a POR 2014 -2020 încheiat între
MDRAPFE și Organismele Intermediare.
 ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ nr. 77 din 3 decembrie 2014 privind procedurile naţionale în
domeniul ajutorului de stat, precum şi pentru modificarea şi completarea Legii concurenţei
nr. 21/1996

2. CONSIDERATII GENERALE
Monitorizarea proiectelor reprezintă procesul continuu de colectare sistematica de informații
privind modul de desfășurare și rezultatele anumitor activități, analiza si utilizarea informației,
prin intermediul documentelor sau/și prin vizite pe teren, asupra derulării unui proiect.

Prin monitorizarea proiectelor, Autoritatea de Management și Organismele Intermediare se vor

asigura că există un management eficient al proiectelor, că activitățile proiectelor se desfășoară
în conformitate cu calendarul prevăzut în contracte, că se realizează (sau există premisele să se
realizeze) obiectivele, rezultatele și indicatorii prevăzuți în contractele de finanțare, că
proiectele respectă egalitatea de șanse și nediscriminarea, regulile ajutorului de stat (acolo unde
se aplică) și ale dezvoltării durabile, precum și celelalte condiționalități prevăzute în contractele
de finanțare specifice fiecărui prioritate de investiție.

Procesul de monitorizare incepe din momentul semnarii contractului de finantare si continua pe

tot parcursul perioadei de implementare a proiectului si pe perioada de 3/5 ani de la efectuarea
plății finale către beneficiar.

Rolul AM POR in procesul de monitorizare:

• Verificarea documentelor: Rapoarte trimestriale de monitorizare ale OI-urilor, Rapoarte de

vizită ale Organismelor Intermediare, Rapoarte de progres trimestriale ale Beneficiarilor și prin
verificarea în MYSMIS/SMIS2014+, în scopul urmăririi stadiului îndeplinirii indicatorilor proiectelor,
potrivit contractelor de finanțare,
• Vizite la fata locului, pe perioada de implementare și ex-post, la entitățile implicate în
implementarea proiectelor, potrivit prezentei proceduri;
• Verificarea performanței proiectelor fată de activitățile descrise prin Contractele de finanțare;
• Analizarea stadiului implementării proiectelor în vederea modificării/ suspendării / încetării
contractelor de finanțare;
 Colectarea sistematică de informații privind modul de desfășurare și rezultatele anumitor
activități, analiza și utilizarea acestor informații în scopul urmăririi stadiului îndeplinirii
indicatorilor proiectelor, precum și atingerii rezultatelor și obiectivelor, potrivit contractelor de
finanțare.

Rolul Organismelor Intermediare in procesul de monitorizare

Monitorizează îndeplinirea indicatorilor, atingerea rezultatelor și a obiectivelor asumate de către

Beneficiar în Cererea de Finanțare și anexele aferente, precum și modul în care beneficiarul
respectă prevederile contractuale specifice operațiunii finanțate.

OI-urile urmăresc stadiul implementării proiectelor gestionate prin:

- Verificarea documentelor: documente aferente implementării proiectului și corectitudinea
datelor și informațiilor din rapoartele de progres elaborate și transmise OI de către beneficiari
(inclusiv progresul fizic al proiectelor). În procesul de monitorizare OI verifică dacă datele
raportului de progres a beneficiarului sunt reale, că proiectul se implementează în conformitate
cu prevederile contractuale și respectă prevederile legislației naționale și comunitare. De
asemenea, OI verifică rezultatele raportate și urmărește evoluția în timp a indicatorilor stabiliți
prin contractul de finanțare.
- Vizite la fata locului: Scopul vizitei este de a verifica la fată locului progresul fizic al
proiectelor și acuratețea/corelarea datelor înscrise în rapoartele de progres, culegerea de date
suplimentare vizând stadiul implementării proiectului (probleme întâmpinate), precum și de a
asigura o comunicare adecvată cu beneficiarii proiectelor. De asemenea, vizitele la fata locului se
vor efectua ori de câte ori situația o impune (sesizări, interpelări, articole în presă, la solicitarea
AMPOR), inclusiv în vederea aprobării/respingerii propunerilor de modificare a contractelor de
finanțare transmise de beneficiari;
- Monitorizarea ex post: - se asigură că în conformitate cu prevederile art. 71 din regulamentul
CE 1303/2013, operațiunea păstrează contribuția din fonduri europene daca timp de 3/5 ani de la
efectuarea plății finale a proiectului, sau în termenul prevăzut de normele privind ajutorul de
stat, aceasta nu a înregistrat modificări substanțiale, precum şi monitorizarea îndeplinirii
indicatorilor post implementare.
- Redactarea Raportului Trimestrial de Monitorizare – prin care urmăresc progresul
implementării proiectelor la nivel regional, pe prioritate de investiție/axa prioritară; furnizează

3
informații pentru Raportul Anual de Implementare (conform procedurilor specifice prevăzute în
Manualul pentru programarea, monitorizarea si evaluarea POR);
- Încarcă în MYSMIS/SMIS2014+ date relevante reieșite din procesul de monitorizare

Toate documentele ce vor fi scanate si transmise in format electronic vor avea următoarea
denumire: Regiunea_PI_Cod SMIS _Nume Document (de exemplu NE_5.1_102476_Raport
Progres Trimestrial).

Fiecare proiect pentru care s-a semnat un contract de finanțare are desemnat un ofițer de
monitorizare pe toată perioada de valabilitate a contractului de finanțare (inclusiv perioada de
monitorizare ex-post).

3. ACTIVITATI DE MONITORIZARE

Actiuni ale Beneficiarului Termen

Depunerea Rapoartelor de progres Trimestrial, în format electronic (pe CD sau via e-mail),
în 5 zile lucrătoare de la încheierea trimestrului de
implementare
Pregatirea vizitelor de monitorizare OI POR Nord-Est va efectua vizite la fata locului astfel
(asigurarea disponibilitatii locatiei si încât cumulat într-un semestru va verifica toate
a documentelor, prezenţa proiectele gestionate. Beneficiarul va fi notificat in
personalului implicat în general cu 3 zile înainte de data vizitei. În situația în
implementarea Proiectului, precum care într-un trimestru de implementare a proiectului
şi a managerului Proiectului, pe Beneficiarul depune o cerere de rambursare, OI POR
întreaga durată a verificărilor) Nord-Est va putea realiza o singură vizită în scopul
monitorizării și al verificării cererii de rambursare prin
cele 2 compartimente ale sale.
Depunerea Rapoartelor privind Anual, atât în format de hârtie cât și electronic (pe CD
durabilitatea investitiei sau via e-mail), pe perioada post-implementare a
proiectului, în termen de 10 zile lucrătoare de la
încheierea anului post-implementare, calculat conform
contractului de finanţare, de la data efectuării plăţii
finale;
Asigurarea conditiilor pentru Anual; OI va efectua cate o vizita pe an la fiecare dintre
monitorizarea ex-post proiectele gestionate, în perioada de durabilitate.

3.1 Rapoarte de progres

Raportul trimestrial de progres (Anexa 2 Raport de progres al Beneficiarilor) – este întocmit de

beneficiar conform modelului standard și înaintat la intervale de câte trei luni de implementare
la Organismul Intermediar cu scopul de a prezenta în mod regulat informații tehnice și financiare
referitoare la stadiul derulării proiectului. Raportul de progres conține informații privind stadiul
implementării proiectului, modul de desfășurare a activităților prevăzute în Cererea de finanțare,
modificările Proiectului Tehnic, rezultatele obținute, indicatorii realizați până în momentul
raportării și probleme întâmpinate pe parcursul derulării, astfel încât, prin analiza acestor
informații de către ofițerii de monitorizare, să se asigure monitorizarea stadiului implementării.

Raportul trimestrial de progres este transmis la Organismul Intermediar în format electronic (pe
CD sau via e-mail), în 5 zile lucrătoare de la încheierea trimestrului de implementare; primul

4
raport de progres se va depune în primul trimestru de implememntare următor semnării
contractului de finanțare.

In cazul în care beneficiarul nu a transmis raportul de progres, la termenul în care acesta trebuia
transmis, va fi notificat și i se va solicita transmiterea acestuia în termen de 3 zile lucrătoare de
la primirea notificării. În cazul nerespectării termenului, Organismul Intermediar va iniția o
vizită la fata locului.

In cazul în care ofițerul de monitorizare identifică deficiențe (necorelări între prevederile

contractului şi ultima raportare, sau raportul de progres este incomplet/ incorect completat),
Organismul Intermediar va transmite catre beneficiar o Scrisoare de clarificare, specificând
punctele care necesită clarificări, în vederea respectării contractului, sau după caz solicitând
refacerea raportului. Beneficiarul are obligaţia de a răspunde solicitării de clarificare în
termen de 3 zile lucrătoare de la data primirii scrisorii.

3.2 Vizitele de monitorizare

Scopurile vizitelor de monitorizare:

 identificarea problemelor care pot apărea în implementare și propunerea de măsuri de
remediere;
 verificarea stadiilor de implementare corelate cu ultimul raport de progres al beneficiarului;
 verificarea respectării prevederilor art. 71 Caracterul durabil al operațiunilor din
REGULAMENTUL (UE) NR. 1303/2013;
 asigurarea comunicării între OI/AM POR si Beneficiari
 la primirea unei notificări/act adițional din partea beneficiarului care se soluționează cu vizită
(OI).

 verificarea respectării clauzelor generale si a celor specifice din contractul de finanțare.

Vizitele la faţa locului contribuie la evitarea problemelor, prin identificarea timpurie a acestora,
precum și a oricăror dificultăți ce pot afecta implementarea proiectului.

Vizitele la faţa locului sunt stipulate în contractul de finanţare semnat între autoritatea de
management, organismul intermediar şi beneficiar, iar Beneficiarul este anuntat in scris cu privire
la data efectuării vizitei, in general cu 3 zile inainte de data vizitei, astfel încât persoanele
implicate in implementarea proiectului si managerul de proiect să fie disponibile şi să poată
participa la aceasta.

În situația în care într-un trimestru de implementare a proiectului Beneficiarul depune o cerere

de rambursare, OI va putea realiza o singură vizită în scopul monitorizării și al verificării cererii
de rambursare prin cele 2 compartimente ale sale.

In cadrul vizitelor la fata locului, personalul Organismului Intermediar va discuta cu beneficiarul

de finanțare nerambursabilă orice probleme existente sau care ar putea să apară, inclusiv
măsurile de remediere ale acestora. Se vor conveni asupra posibilelor îmbunătățiri care pot fi
aduse și/sau acțiuni rectificative care pot fi întreprinse. Daca personalul Organismului
Intermediar va considera necesar, va formula recomandări si va da termene clare de remediere a
problemelor, iar beneficiarul le va implementa în consecință și va transmite la final Organismului
Intermediar documentele care atestă rectificările, conform recomandărilor din raportul de vizita.

VERIFICAREA ÎNDEPLINIRII OBIECTIVELOR ȘI INDICATORILOR PROIECTELOR CU FINANȚARE POR

LA FINALIZAREA PERIOADEI DE IMPLEMENTARE

5
Beneficiarii sunt obligați să depună un Raport de progres final la momentul depunerii Cererii de
rambursare finală, dar nu mai tarziu de maxim 60 de zile calendaristice de la finalizarea
perioadei de implementare a proiectului.

Raportul de progres final se va depune la Organismul Intermediar în atenția Departamentului

responsabil de monitorizarea proiectelor și va fi însoțit de documente care certifică finalizarea
implementării proiectului, fără a se limita la:
 Declarația beneficiarului de confirmare a funcționalității proiectului. Un proiect poate fi
considerat funcțional, dacă proiectul este finalizat, respectiv activitățile prevăzute au fost
desfășurate efectiv și nicio altă activitate nu este necesară pentru finalizarea operațiunii,
lucrările sunt realizate și recepționate în conformitate cu cerințele prevăzute de legislația
națională, și dacă proiectul este în uz.
 Pentru contractele de lucrări:
- Garanția de bună execuție pentru lucrări;
- Procesele verbale de recepție la terminarea lucrărilor, însoțite de referatul proiectantului
și certificatul de audit energetic aferent, după caz;
- Certificatele de audit energetic
 Pentru contractele de furnizare echipamente:
- Declarațiile vamale (pentru bunuri de import), din alte țări decât cele membre UE;
- Procesele verbale de recepție ale bunurilor achiziționate;
- Procesele verbale de punere în funcțiunea a bunurilor achiziționate;
- Documente care atesta calitatea produsului
 Pentru contractele de servicii:
- Procesele verbale de predare/recepţie a serviciilor;
- Rapoartele de activitate/ audit.
 Pentru contractele de achiziționare mijloace de transport:
- Procesul verbal de punere in funcțiune/probe
- Procesele verbale de recepție

În toate cazurile, Beneficiarii sunt obligați să depună un Raport de progres final în termenul
prevăzut în contractul de finanțare - maxim 60 de zile calendaristice de la finalizarea perioadei
de implementare a proiectului.

Dacă în termen de 5 zile lucrătoare de la data limită stabilită prin contractul de finantare,
raportul nu a fost transmis, OI va notifica in ziua următoare beneficiarul prin intermediul unei
adrese solicitând transmiterea de urgență a acestuia, într-un termen de maxim 3 zile lucrătoare.
Netransmiterea Raportului final de progres de către Beneficiar obliga Organismul Intermediar la
organizarea de urgență a unei vizite pe teren.

Vizita pe teren aferenta Raportului de progres final se va organiza în termen de 5 zile lucrătoare
de la finalizarea verificării de către ofițerii de contract a cererii de rambursare finală. La aceasta
vizita participa un reprezentant al departamentului responsabil de monitorizarea proiectelor şi
unul din departamentul responsabil cu verificarea cererilor de rambursare.

3.3 Depunerea Rapoartelor privind durabilitatea investitiei

Raportul de durabilitate al beneficiarului este întocmit de acesta, conform modelului standard și

este transmis la OI în format electronic (pe CD sau via e-mail) anual pe perioada post-
implementare a proiectului, în termen de 10 zile lucrătoare de la încheierea anului post-
implementare, calculat conform contractului de finanţare, de la data efectuării plăţii finale.
Raportul de durabilitate va prezenta situația investitei și atingerea indicatorilor de rezultat,
precum și sustenabilitatea proiectului.

6
OI poate solicita clarificări asupra acestui raport în caz în care sesizează neconcordanţe.

3.4 Asigurarea conditiilor pentru monitorizarea ex-post

Organismul Intermediar efectuează vizite la fata locului pe durata ulterioară implementării

proiectelor, respectiv în perioada de durabilitate, definită conform prevederilor contractuale
referitoare la Durata contractului, pentru a se verifica/asigura sustenabilitatea acestora. Se va
efectua cate o vizita pe an la fiecare dintre proiectele gestionate.

4. MODIFICAREA CONTRACTELOR DE FINANTARE

Părțile au dreptul, pe durata îndeplinirii Contractului de finanțare, de a conveni modificarea

clauzelor și/sau Anexelor acestuia, fie printr-un act adițional, încheiat în aceleași condiții ca și
contractul de finanțare, fie printr-o notificare, în condițiile prevăzute de contractul de finanțare.

4.1 Procedura generală de modificare a contractului de finanțare prin semnarea unui act
adițional la contractul de finanțare

Contractul de finanțare încheiat poate fi modificat în perioada de valabilitate a acestuia

(definită conform prevederilor contractuale referitoare la Durata contractului, respectiv 3/5
ani de la efectuarea plății finale) și în condițiile prevăzute de acesta.

Actul adițional poate fi inițiat de oricare dintre părțile semnatare.

a) Propunerea de modificare a contractului de finantare se face de Beneficiar: acesta va

transmite propunerea de act adițional spre verificare și avizare OI cu cel puțin 20 de zile
lucrătoare înainte de data la care se intenționează intrarea în vigoare, împreună cu toate
documentele justificative necesare si cu propunerea de act adițional în 3 exemplare originale,
datată, ștampilată și semnată de reprezentantul legal al Beneficiarului. Dosarul va fi opisat și
fiecare filă va fi numerotată. Pentru Actul Aditional si Opisul actului adițional se va completa
modelul furnizat.

În situația în care pe parcursul verificării, OI constată neconformități/neclarități cu privire la

modificările propuse, acesta va întocmi o solicitare de clarificare care va fi transmisă
Beneficiarului. Beneficiarul va răspunde acestei solicitări, urmând a relua și procedura semnării
propunerii de act adițional, dacă este cazul. Propunerea de act adițional corectată va fi
retransmisă OI, împreună cu răspunsul la solicitarea de clarificare și documentele justificative
suplimentare, acolo unde este cazul. Termenul necesar verificării documentației și avizării în
vederea aprobării actului adițional se suspendă până la primirea răspunsului la solicitările de
clarificare.

Dacă din analiza documentelor prezentate se impune o vizită la fața locului, OI / AMPOR va
efectua o vizita în teren în termen de 2 zile lucrătoare de la data primirii solicitării de act
adițional.

În situația în care se încalcă termenul minim de 20 de zile lucrătoare, pentru transmiterea

propunerii de modificare, Beneficiarul va transmite si o Notă de justificare a întârzierii.
Beneficiarul va fi direct răspunzător de consecințele nerespectării acestui termen, prin aceasta
înțelegându-se inclusiv neaprobarea actului adițional.

7
b) Propunerea de modificare a contractului de finantare se poate face direct de către OI în
condițiile prevăzute de contractul de finanțare.

c) Propunerea de modificare a contractului de finantare se inițiaza de către AM POR . În acest

caz, AM POR va notifica Organismul Intermediar despre propunerile de modificare a contractelor,
urmând ca acesta să informeze beneficiarul. Propunerea de act adițional va fi transmisă în 3
exemplare originale, datate, ștampilate și semnate de reprezentanții legali, având avizele interne
de la OI și beneficiar.

Actul adițional intră în vigoare la data semnării de către ultima parte, cu excepția cazurilor
în care prin actul adițional se confirmă modificări intervenite în legislația națională și/sau
europeană relevantă, cu impact asupra executării prezentului Contract, situații în care
modificarea respectivă intră în vigoare de la data menționată în actul normativ
corespunzător.

Principiile generale care stau la baza solicitării de modificare a contractului de finanțare, prin
act adițional, sunt următoarele:
 Actul adițional nu poate avea caracter retroactiv;
 Actul adițional nu poate produce schimbări în contract, care ar putea aduce atingere condițiilor
inițiale de acordare a finanțării sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al
solicitanților, în cadrul cererilor de propuneri de tip competitiv;
 Solicitarea unui beneficiar de modificare a contractului de finanțare trebuie să aibă rațiuni bine
întemeiate; nicio cerere de modificare a contractului nu se consideră automat acceptată de
către OI / AM POR!;
 OI trebuie să examineze motivele date și să respingă cererile care prezintă justificări
nefundamentate sau care nu respectă prevederile ghidurilor și/sau a legislației naționale
relevante;
 Modificările solicitate la contractul de finanțare nu vor afecta funcționalitatea și viabilitatea
economică a proiectului și vor respecta criteriile de eligibilitate și selecție;
 Proporțiile (procentele de finanțare) trebuie respectate în cazul suplimentării/reducerii
bugetului proiectului. Orice modificare a Contractului de finanțare sau a Proiectului nu poate în
nici un caz conduce la creșterea valorii finanțării nerambursabile și/sau a procentului pe care
aceasta îl reprezintă din valoarea totală eligibilă a Proiectului specificată in cadrul Condițiilor
generale. Modificarea valorii totale a proiectului se va putea realiza exclusiv prin contribuția
proprie, prin majorarea valorii neeligibile a Proiectului.
 Prelungirea perioadei de implementare a proiectului nu se poate realiza în nici un caz după
expirarea acesteia.
 Modificările contractului pot să fie efectuate numai în perioada de valabilitate a contractului și
nu pot fi efectuate retroactiv.
 Scopul Actului adițional trebuie să fie foarte strâns legat de natura proiectului acoperit prin
contractul inițial.

Următoarele cazuri pot face obiectul unui act adițional, fără a fi tratate în mod exhaustiv și
vor intra în vigoare numai după aprobarea și semnarea actului adițional de către AMPOR:

1) Modificarea bugetului proiectului1, fără a afecta obiectivul general/scopul proiectului;

Beneficiarul poate solicita diminuarea sau creșterea valorii proiectului indicată în Contractul de
finanțare, transmițând în acest sens o solicitare de act adițional către OI, însoțită de documente
justificative. Creșterea valorii proiectului poate avea loc exclusiv prin creșterea valorii neeligibile
fără a depăși limitele maxime specificate prin contractul de finanțare, în caz contrar proiectul
devenind neeligibil. Orice modificare se face cu menținerea proporțiilor dintre Valoarea eligibilă

1
Bugetul proiectului poate fi majorat numai până la limita maximă a bugetului prevăzut pentru prioritatea de
investiție din care se finanţează proiectul.

8
nerambursabilă din FEDR/ Valoarea eligibilă nerambursabilă din bugetul național/ Co-finanțarea
eligibilă a Beneficiarului așa cum sunt specificate în contractul de finanțare.
Beneficiarul este obligat să transmită, împreună cu solicitarea de act adițional și documente din
care să reiasă angajamentul acestuia că va asigura, din resurse proprii, fondurile suplimentare
necesare, precum și disponibilitatea acestor fonduri. Propunerea de modificare ce implică
majorarea valorii neeligibile trebuie să fie însoțită de un nou angajament legal al beneficiarului
cu privire la partea sa de contribuție (nouă Hotărâre a APL, organelor de conducere statutare
etc.)
Modificarea valorii totale a proiectului se va putea realiza exclusiv prin contribuția proprie, prin
majorarea valorii neeligibile a proiectului, fără a depăși limitele maxime specificate prin
contractul de finanțare, în caz contrar proiectul devenind neeligibil.
Orice modificare se face cu menținerea proporțiilor dintre Valoarea eligibilă nerambursabilă din
FEDR/ Valoarea eligibilă nerambursabilă din bugetul național/ Co-finanțarea eligibilă a
Beneficiarului așa cum sunt acestea specificate în Contractul de finanțare.
Sunt permise modificări și realocări ale valorilor între capitole de buget în situații excepționale,
temeinic justificate de beneficiar, în condițiile în care aceste modificări se fac peste limita a 10%
între capitolele bugetare, cu respectarea limitelor maxime ale capitolelor/liniilor bugetare acolo
unde este cazul și fără a afecta obiectivul general/scopul proiectului. În aceste situații,
beneficiarul va demonstra prin documente justificative oportunitatea și implicațiile noilor soluții
tehnice și financiare respectând criteriile de eligibilitate și selecție pentru care proiectul a fost
aprobat, încadrându-se în valoarea angajată prin contract. De asemenea, beneficiarul va
demonstra prin documente justificative că aceste modificări nu aduc atingere asupra termenelor
de execuție precizate prin cererea de finanțare. În cazul efectuării unor modificări asupra liniilor
bugetare, care au valori maxime impuse de prevederile regulamentelor comunitare sau legislației
naționale, sau de regulile de eligibilitate stabilite de AMPOR, modificarea poate fi făcută cu
condiția de a nu se depăși limita maximă impusă și fără a afecta obiectivul general/scopul
proiectului.

!Orice modificare a bugetului proiectului prin diminuarea valorii totale sau prin modificarea
unei linii bugetare, realizate prin semnarea unui act adițional, nu reprezintă o confirmare a
eligibilității cheltuielilor ce se vor deconta pe liniile bugetare respective.

!Nu va fi majorată valoarea finanțării nerambursabile acordate.

2) Prelungirea duratei de implementare a proiectului.

Prelungirea duratei de implementare nu se poate realiza în nici un caz după expirarea acesteia,
așa cum rezultă aceasta din contractul de finanțare. Termenul limită de implementare nu poate
depăși 31 decembrie 2023.
În cazul solicitărilor de prelungire a termenului de execuție a investiției/ prelungirea duratei de
implementare a proiectului, se impune prezentarea printr-un memoriu justificativ detaliat a
cauzelor care au dus la nerespectarea termenelor prevăzute în Contractul de finanțare, precum și
noul grafic de implementare tehnică și financiară a proiectului și o copie a contractului cu
executantul lucrării/furnizorului/prestatorului (după caz).
În cazul în care se solicită prelungirea perioadei de implementare, beneficiarul are obligația de a
transmite solicitarea de act adițional în timp, astfel încât să se ia în calcul o eventuală
respingere/solicitare de clarificări.

3) Schimbarea componenței parteneriatului este permisă doar dacă sunt îndeplinite

următoarele condiții cumulative:
a) este confirmată printr-un act adițional, încheiat în condițiile prezentului contract de
finanțare,
b) schimbarea respectivă este determinată de retragerea unuia sau a mai multor parteneri, și

9
c) partenerii se angajează să preia toate drepturile și obligațiile ce reveneau, prin Acordul de
parteneriat, partenerului retras, inclusiv obligația de a asigura, din resurse proprii, întregul
cuantum al cofinanțării eligibile și neeligibile pentru Proiect.
În acest caz, Beneficiarul este obligat să transmită, împreună cu cererea de modificare a
contractului de finanțare, și documentele din care să reiasă acest angajament, precum și
asigurarea fondurilor necesare.

! Se va avea în vedere ca schimbarea componenței parteneriatului să nu conducă la alterarea

criteriilor de eligibilitate și selecție pentru care proiectul a fost aprobat.

4) Revizuirea unor indicatori/rezultate anticipate/activități.

Pe perioada de implementare a proiectului pot apărea situații neprevăzute care să conducă la
necesitatea întocmirii unei propuneri de act adițional. Asemenea situații vor fi foarte bine
justificate de către beneficiar.
În cazul propunerilor de acte adiționale care au ca obiect reducerea valorii indicatorilor ce
urmează a fi atinsă prin proiect, valoarea totală eligibilă a Proiectului va fi redusă
proporțional.

!Orice modificare a indicatorilor/rezultatelor anticipate din cadrul proiectului prin

diminuarea acestora, realizate prin semnarea unui act adițional, nu va conduce în nici un caz
la diminuarea sau afectarea scopului/obiectivului general al proiectului și a criteriilor de
eligibilitate și selecție pentru care proiectul a fost aprobat.

5) Alte cazuri prevăzute în contractul de finanțare, referitor la modificarea prin act

adițional.

4.2 Procedura specială de modificare a contractului de finanțare prin notificare

Aceasta poate fi inițiată de către AM POR, Organismul Intermediar sau de Beneficiar.

Prin excepție de la procedura de modificare a contractului de finanțare prin act adițional, acesta
poate fi modificat printr-o notificare adresată AMPOR/OI în următoarele situații:
a) modificări intervenite în bugetul estimat al proiectului, în limita a 10% între capitole
bugetare, stabilită de AM/OI prin respectarea tratamentului egal la nivelul Programului
Operațional, având în vedere că acele capitole bugetare implicate în modificare trebuie să
respecte limitele mai sus menționate, cu justificarea motivelor care au condus la aceasta;
b) modificări intervenite în bugetul estimat al proiectului, în cadrul aceluiași capitol
bugetar, între tipurile de cheltuieli;
c) înlocuirea sau introducerea de membri noi în echipa de implementare a Proiectului;
d) modificarea graficului de activități fără să depășească perioada de implementare a
proiectului;
e) modificarea graficului de rambursare a cheltuielilor eligibile;
f) alte situații prevăzute în Condițiile Specifice din Contractul de finantare.

Notificările vor intra în vigoare și vor produce efecte juridice din a 11-a zi de la data înregistrării
la AM/OI, cu excepția situațiilor descrise în contractul de finanțare, cărora li se aplică alte
termene. Notificările vor fi semnate de către reprezentantul legal al Beneficiarului sau de către
persoana împuternicită în acest sens, de către acesta, în conformitate cu prevederile legale în
vigoare.

Prin excepție de la prevederile generale privind modificarea contractului de finanțare prin

încheierea unui act adițional, AMPOR are dreptul de a modifica unilateral prin notificare

10
următoarele anexe: 6 – Condiții de rambursare și plată a cheltuielilor, 8 - Măsuri de informare și
publicitate, 9 – Monitorizarea și raportarea, 14 - Formulare și alte documente relevante.

AMPOR va notifica Beneficiarul cu privire la rapoartele, concluziile și recomandările care au

impact asupra Proiectului acestuia, formulate de către Comisia Europeană și orice altă autoritate
competentă.

Organismul Intermediar va notifica Beneficiarul cu privire la orice decizie luată care poate afecta
implementarea Proiectului în termen de 5 zile lucrătoare de la emiterea deciziei respective sau
de la luarea la cunoștință a unei decizii transmise de AMPOR.

Prin excepție de la prevederile generale privind modificarea contractului de finanțare prin

încheierea unui act adițional, Beneficiarul poate efectua următoarele modificări:
a) modificări asupra liniilor bugetare care au limite maxime impuse de prevederile
regulamentelor comunitare sau naționale sau de regulile de eligibilitate stabilite de AM, cu
condiția de a nu depăși aceste limite maxime impuse. Aceste modificări intervenite în bugetul
estimat al proiectului, în limita a 10% între capitole bugetare, stabilită de AM/OI prin respectarea
tratamentului egal la nivelul Programului Operațional, având în vedere că acele capitole bugetare
implicate în modificare trebuie să respecte limitele mai sus menționate, vor fi transmise la OI,
spre avizare, cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de data la care modificarea respectivă este
intenționată a intra în vigoare. Modificările de buget devin aplicabile numai după avizarea
acestora de către OI. OI are obligația de a informa AM POR despre aceste modificări în termen de
maxim 5 (cinci) zile lucrătoare de la avizare, sub sancțiunea inopozabilității fată de AM POR a
acestor modificări;
b) modificări prin notificare asupra contractului de finanțare cu condiția să nu se afecteze
scopul/ obiectivul principal al Proiectului;
c) Beneficiarul poate actualiza, prin notificare, Anexa 4 –Graficul de rambursare/plată a
cheltuielilor în funcție de cererile de plată/rambursare decontate de AMPOR în termen de maxim
de 10 (zece) zile lucrătoare de la efectuarea plății de AMPOR;
d) modificări asupra Anexei 2 - Cererea de finanțare, punctele referitoare la Activitățile
proiectului și Calendarul activităților, atunci când aceste modificări vizează exclusiv planificarea
în timp a acestora precum și punctul referitor la Achizițiile derulate în cadrul proiectului, atunci
când vizează exclusiv planificarea în timp a achizițiilor, schimbarea tipului de procedură,
cumularea mai multor achiziții într-o singură procedură, separarea unei achiziții în mai multe
proceduri (cu respectarea prevederilor legislației în vigoare), cu condiția ca aceste modificări să
nu afecteze bugetul proiectului, perioada de implementare și să respecte prevederile
contractuale legale în vigoare. Modificările prevăzute în prezentul alineat vor fi aduse la
cunoștința OI și AM POR, în termen de maxim 5 (cinci) zile lucrătoare de la intrarea în vigoarea a
modificărilor, sub sancțiunea inopozabilității acestora fată de AM POR;
e) în situația în care constată că specificațiile tehnice menționate în Cererea de finanțare nu mai
sunt actuale, cu cel puțin 10 zile lucrătoare înainte de lansarea procedurii de achiziție. OI va
analiza impactul actualizării specificațiilor tehnice asupra contractului în vederea acordării
avizului său pe care îl va comunica Beneficiarului. Notificarea acestor situații are în vedere
respectarea prevederilor contractuale și pe cele ale Ordinului MFE nr. 1284/2016.
f) Beneficiarul este obligat să notifice AM POR/OI în scris și fără întârziere, asupra oricărei
modificări apărute în legătură cu datele sale de identificare sau ale reprezentanților săi, precum
și orice informație ce poate fi relevantă în relația sa cu AM POR, orice astfel de
modificare/informație fiind opozabilă AM POR doar de la data primirii notificării de către AMPOR.
Aceste informații se pot referi, dar fără a se limita la, orice împrejurare de natură economică sau
juridică, act sau fapt care ar modifica starea de drept sau de fapt existenta la momentul
încheierii Contractului de finanțare, (după caz) orice propunere de modificare a Actului
Constitutiv sau de divizare, fuziune sau altă procedură de restructurare organizatorică, inițierea
unei proceduri de reorganizare, de dizolvare sau lichidare, sau participarea la capitalul social al
altor societăți comerciale; orice modificare a obiectului sau naturii activităților comerciale

11
desfășurate; orice proceduri administrative, judiciare sau arbitrale inițiate împotriva sa, sau
iminente; iminența oricărui caz de neîndeplinire sau culpă, etc.;
g) Beneficiarul are obligația de a notifica OI/AM, în termen de maxim 10 zile lucrătoare de la
finalizarea contractelor de achiziție, cu privire la suma cu care s-a/s-au finalizat respectivele
contracte în vederea dezangajării fondurilor în conformitate cu prevederile prezentului contract
de finanțare. OI are obligația ca în termen de maxim 5 zile lucrătoare să informeze AM asupra
notificării beneficiarului cu privire la sumele rămase neutilizate în urma finalizării contractelor de
achiziție în vederea dezangajării fondurilor respective. În termen de maxim 10 zile lucrătoare de
la primirea notificării de la OI/Beneficiar, AM poate dezangaja, prin notificarea unilaterală,
fondurile rămase neutilizate ca urmarea a finalizării contractului/contractelor de achiziție din
cadrul prezentului contract.

Toate tipurile de notificări solicitate de Beneficiar vor fi transmise spre analiză și avizare către
OI. Dacă se constată că obiectul unei notificări nu respectă situațiile în care contractul poate fi
modificat prin notificare, OI/AMPOR pot solicita beneficiarului, în termen de 10 zile lucrătoare de
la primirea notificării, inițierea unui act adițional la Contractul de finanțare.

5. ÎNCETAREA ŞI SUSPENDAREA CONTRACTULUI DE FINANTARE

5.1 Încetarea contractului de finanțare

Încetarea contractelor cu finanțare POR se poate face:

1) pe întreaga perioadă de valabilitate a contractului de finanțare, la iniţiativa AM/OI în cazul
nerespectării de către beneficiar a prevederilor contractului

AM/OI poate decide rezilierea contractului fără îndeplinirea altor formalități, cu recuperarea
integrală a sumelor plătite, în următoarele cazuri:
a. În situația în care Beneficiarul nu a început executarea Contractului într-un termen de 6
(șase) luni de la data intrării în vigoare a Contractului de Finanțare în cazul în care AM/OI și-a
respectat obligațiile legale/contractuale;
b. În situația în care, ulterior încheierii Contractului, se constată că
Beneficiarul/Partenerii/Proiectul nu au îndeplinit condițiile de eligibilitate la data depunerii
cererii de finanțare;
c. Dacă Beneficiarul încalcă prevederile contractului de finanțare în sensul cesiunii totale sau
parțiale, novației, subrogației sau a oricărui alt mecanism de transmisiune și/sau transformare a
obligațiilor și drepturilor din contractul de finanțare
d. Dacă se constată faptul că Proiectul face obiectul unei alte finanțări din fonduri publice
naționale sau comunitare sau faptul că a mai beneficiat de finanțare din alte programe
naționale sau comunitare, pentru aceleași activități in ultimii 3/5 ani după caz
e. în alte situații în care se constată încălcarea prevederilor contractuale din Condițiile
Generale, Condițiile Specifice aplicabile POR 2014-2020 și din Condițiile Specifice fiecărei
priorități de investiție.

Încetarea contractelor de finanțare are loc:

- la solicitarea Organismelor Intermediare, Direcției Monitorizare Proiecte sau Direcției Autorizare
Proiecte / Alte direcții implicate, potrivit responsabilităților acestora din cadrul AMPOR, conform
prevederilor contractului de finanțare;
- la solicitarea Beneficiarului.

2) prin acordul parților, dacă este cazul.

5.2 Suspendarea contractului de finanțare

12
Suspendarea contactului de finanțare poate avea loc în următoarele situații:
(1) La solicitarea uneia din părțile contractului, în cazul îndeplinirii prevederilor
legale/contractuale referitoare la cazul de forță majoră. Executarea Contractului este
suspendată de la data apariției cazului de forță majoră pe toată perioada de acțiune a acesteia,
fără a prejudicia drepturile ce se cuvin părților.
(2) Beneficiarul este obligat să informeze AM/OI despre orice situaţie care poate determina
încetarea sau întârzierea executării Contractului de Finanțare, în termen de maximum 5 (cinci)
zile lucrătoare de la data luării la cunoştinţă despre o astfel de situaţie, urmând ca AM sa decidă
cu privire la oportunitatea suspendării contractului de finanțare.
(3) La solicitarea OI/AMPOR ori de cate ori devin incidente clauzele contractuale
corespunzătoare, în următoarele cazuri:

a. De către AM/OI, la solicitarea beneficiarului, in cazul insuficientei fondurilor.

Beneficiarul poate solicita suspendarea și în cazul în care AM/OI nu dispun de fonduri pentru
transferul acestora către beneficiar (procesul de plată se va suspenda până când conturile AM
după caz /OI sunt alimentate cu sumele aferente fondurilor necesare). Suspendarea sau
prelungirea implementării proiectului, se va face pentru aceeași perioadă, fără a se depăși
perioada de finalizare a programului aferent. În acest caz, suspendarea se va face de către
Direcția Autorizare Program și va notifica OI și toate direcțiile implicate din cadrul AMPOR .
b. De către AM in cazul incidentei articolului 8 din OUG 66/2011. “Autoritățile cu competente în
gestionarea fondurilor europene au obligația să sesizeze de îndată DLAF și organele de urmărire
penală în cazul constatării unor indicii de fraudă sau de tentativă de fraudă(...)”. În acest caz,
suspendarea se va face de către SCNA și va notifica OI și toate direcțiile implicate din cadrul
AMPOR.
c. De către AM/beneficiar in caz de forța majoră. În acest caz, suspendarea se va face de către
Direcția Monitorizare Proiecte și va notifica OI și toate direcțiile implicate din cadrul AMPOR.

Informatiile furnizate in cadrul acestui material sunt in conformitate cu procedurile si

reglementarile in vigoare la aceasta data.

Este posibil ca o parte din informatiile si documentele prezente sa fie modificate, drept
pentru care va recomandam consultarea Organismului Intermediar pe toata durata
implementarii proiectului.

13