CNFPPP Rasnov

PLANUL DE MONITORIZARE A IMPLEMENTĂRII PROIECTULUI

(sustenabilitatii proiectului,dupa caz)

Denumire proiect: „Formare Profesionala pentru Dezvoltarea Personalului SPO”

Finanțator: FSE prin Programul POSDRU 2007-2013
Solicitant: Centrul Național de Formare Profesională a Personalului Propriu Râșnov
Parteneri:

1. Generalităţi

Monitorizarea vizează o analiză periodică a resurselor, activităţilor, rezultatelor şi indicatorilor proiectului şi constituie
un instrument de management în implementarea acestuia.

2. Principalele obiective ale monitorizarii proiectului:

 Să se verifice dacă fondurile sunt utilizate în scopurile pentru care au fost acordate şi în conformitate cu termenii
financiari şi non-financiari ai contractului
 Să furnizeze echipei de management a proiectului informaţii cu privire la progresul implementării şi la
problemele întâmpinate

3. Principalele tipuri de monitorizări

Tipul de monitorizare Rol Frecvenţă

Monitorizarea Identificarea progresului înregistrat în implementarea proiectului Lunar

tehnică
Monitorizarea Identifică conformitatea financiară cu obiectivele şi bugetele stabilite Lunar
financiară în contractul de finanțare
Monitorizarea Analiza la faţa locului de desfăşurare a activităţilor a conformităţii Lunar
fizică dintre infomraţiile din rapoartele tehnice şi financiare şi situţia
concretă .

4.Etapele monitorizării
   Activitatea de monitorizare cuprinde 4 etape:
Etapa Conținut

Pregătirea Studierea proiectului și a dosarului de contractare. Studierea Manualului beneficiarului și a

Instrucțiunilor Autorității de Management, precum şi a documentelor de autonormare
folosite de către parteneri;Pregătirea instrumentelor de monitorizare , discutarea lor cu
partenerii şi aprobarea utilizării în cadrul proiectului.

Colectarea datelor Se realizează prin completarea instrumentelor de monitorizare și realizarea de fotografii,

discuţii cu specialiștii proiectului, studierea documentelor experților ( contracte, fișe de
pontaj, rapoarte individuale, fişe de furnizare a serviciilor etc.), studierea Rapoartelor
Tehnico Financiare și a celor de audit.
Analiza rezultatelor Presupune prelucrarea tuturor datelor culese, centralizarea, interpetarea și compararea
rezultatelor cu planul de implementare.

Elaborarea Se realizează de către monitor în funcție de cerințele rezultate /tipuri de instrumente și se

raportului de înaintează la managerul proiectului.
monitorizare

1
CNFPPP Rasnov

4.Documente de monitorizare

Tipul documentelor
5.1. Calendarul lunar al activităţilor (Anexa 1 la Planul de monitorizare)
Proces de Cine elaborează: Se elaborează de către fiecare asistent manager pentru activităţile în
elaborare și care partenerul la care este angajat şi-a asumat rolul de organism de implementare.
conținut Termen limită: în ultimele 5 zile lucrătoare din luna în curs pentru luna viitoare .
La cine se trimite : calendarul lunar de implementare se trimite la expertul evaluare,
monitorizare
Conținut: detalii despre toate activităţile, subactivităţile, evenimentele,întâlnirile, sosirile
experților interni și externi și ale beneficiarilor proiectului.La baza elaborării acestui
instrument de monitorizare se află proiectul , Planul activităţilor şi rezultatelor și
eventualele modificări ulterioare generate de acte adiționale și notificări.
Modalități de Monitorul proiectului culege săptămânal informațiile prevăzute în instrument și lunar, pe
utilizare baza celor constatate, realizează un Raport de progres pe care-l înaintează la cei 4
asistenţi manager, în primele 5 zile lucrătoare din luna următoare lunii de raportare.
Valorificarea Fiecare asistent manager, în baza informațiilor și soluțiilor propuse de monitor, stabiliește
informațiilor din măsurile de corecție care se impun pentru partenerul la care este angajat, iar dacă acestea
instrument depășesc nivelul atribuțiilor lui, realizează o Notă informativă pentru managerul proiectului.
Nota informativă se depune la secretariatul proiectului în cel mult 5 zile lucrătoare de la
data primirii Raportului monitorului şi prin grija secretarului proiectului se arhivează
electronic şi pe suport de hârtie. Este document relevant la RTF pentru persoanele
implicate .
Tipul documentelor
5.2. Lista de verificare a conţinutului dosarul beneficiarului (Anexa 2 la Planul de monitorizare )
Stabilirea Conținutul dosarului beneficiarului se stabiliește de către echipa de management în
conţinutului primele 15 zile de la demararea implementării, pe baza cerințelor proiectului și a
prevederilor legale specifice fiecărei activități la care participă beneficiarii.
Modalități de Fiecare beneficiar va avea un Dosar personal care va cuprinde toate documentele
organizare şi personale și materiale relevante elaborate/completate de către acesta, aşa cum rezultă
păstrare din Anexa 3 la prezentul Plan de monitorizare. Responsabilitatea organizării documentelor
în dosar revine coordonatorului fiecărui program de formare profesională. Dosarele de
păstrează la sediul de implementare a proiectului. Fiecare partener va lua măsurile
necesare pentru a multiplica un exemplar din documentele beneficiarilor pe care trebuie
să le arhiveze în calitate de furnizor de formare profesională pentru programele asumate.
Valorificarea Dosarul beneficiarului asigură documentele relevante care dovedesc aparteneţa
informațiilor din beneficiarilor la grupul ţintă, pecum şi legalitatea serviciilor primite.Documentele din
instrument dosarul beneficiarului se depun ca şi documente justificative la Raportul Tehnico
Financiar.

Tipul documentelor
5.3 Raportul Tehnico Financiar (Anexa 3 la Planul de monitorizare)

Instrument şi Se elaborează lunar de către fiecare partener folosind tipizatul standard al AM POS DRU.
proces de Rapoartele se trimit în format electronic, în primele 5 zile calendaristice din luna în curs
completare pentru luna încheiată, la expertul evaluare monitorizare pentru analiza conţinutului şi
relaţionarea informaţiilor cu documentele de implementare. În cazul în care se identifică
neconcoredanţe sau omisiuni de date, RTF se trimite la parteneru/partenerii în cauză
pentru compeltare, îmbunătăţire. RTF îmbunătăţit se retrimite în termen de 10 zile
calandaristice de la data primiri la secretarul proiectului care împreună cu asistentul
manager al partenerului 1 ( CERESS) unifică raportale în vederea definitivării RTF al
proiectului. Raportul Tehnico Financiar al proiectului se trimite la managerul proiectului
înainte cu 15 zile calendaristice de data înaintării Cererii de rambursare la AM POS DRU.
Managerul proiectului solicită, dacă este cazul, completări, clarificări .

2
 CNFPPP Rasnov

Tipul documentelor
5.3 .Registru Grup ţintă (Anexa 4 la planul de monitorizare)
Instrument şi Registru grup ţintă utilizat este cel prevăzut de instrucţiunile AM POS DRU. Completarea lui
proces de se face lunar de către fiecare partener pentru beneficiarii pentru care a furnizat servicii. În
completare primele 5 zile calendaristice din luna în curs, fiecare partener trimite în format electronic
registrul la secretarul proiectului. Unificarea registrelor se face de către secretar până în
data de 25 ale fiecărei lunii.
Valorificarea Secretarul proiectului preia din Registru grup ţintă informaţiile care pot fi transferate în
informațiilor din Anexa 10.
instrument
Tipul documentelor
5.5 Fişa de monitorizare a activităţilor, rezultatelor şi indicatorilor (Anexa 5 la Planul de monitorizare)
Instrument şi Fişa de monitorizare a activităţilor, rezultatelor şi indicatorilor este instrumentul de
proces de culegere lunară a datelor aferente procesului de implementare. Expertul evaluare
completare monitorizare culege datele necesare, le analizează şi elaborează Raportul de monitorizare
a stadiului de implementare ( Anexa 6) pe care-l înaintează la cei 4 asistenţi manager în
cel mult 10 zile după terminarea lunii de monitorizare. Aceştia în funcţie de abaterile
existente vor stabili măsuri de recuperare .

Tipul documentelor
5.6 . Raportul individual ( Anexa 7 )
Instrument şi Se va folosi tipizatul AM PS DRU ( Anexa 7). Fiecare salariat din cadrul proiectului va
proces de elabora raportul individual în primele 10 zile calendaristice din luna în curs pentru luna
completare anterioară şi îl va trimite la asistentul manager al partenerului pentru care prestează
servicii.
Tipul documentelor
5.7 Anexa 10
Instrument şi Anexa 10 se completează lunar de către secretarul proiectului pentru toţi beneficiarii care
proces de se regăsesc în Registrele grup ţintă primite de la parteneri.
completare
Valorificarea Anexa 10 se încarcă pe actionweb şi asigură datele necesare identificării beneficiarilor şi
informațiilor din stadiului de realizare a indicatorilor proiectului.
instrument

6. Documentele care se verifică în timpul procesului de monitorizare

Pus la dispoziţie Verificat Nesatisfăcător Comentarii

DOCUMENTE REFERITOARE LA MANAGEMENTUL PROIECTULUI

Contract de finanţare / Acte adiţionale

(addendum)

Documente pentru verificarea obiectivelor

proiectului
Documente privind managementul global
al proiectului ( planul de management,
contracte , convenții , acorduri, proceduri
de lucru, instrumente de monitorizare,
rapoarte ale experților, fișe de post etc.)
Documente privind participarea la
formare ( dosarul beneficiarului )
Publicaţii

FINANCIAR
Înregistrări contabile

3
 CNFPPP Rasnov

Fișe de pontaj

State de plată

Lista bunurilor achiziţionate în cadrul

proiectului
Facturi şi chitanţe
Extrase de cont
Materiale publicitare

Etichete cu sigla UE pe bunurile

achiziţionate în cadrul proiectului

7. Pregătirea documentelor de raportare tehnică

Activitatea de raportare aferentă componentei tehnice a proiectului, este asumată de către toţi partenerii care vor
manifesta responsabilitate crescută faţă reflectarea corectă şi unitară a activităţilor, rezultatelor şi indicatorilor în
documentele de raportare .
Documentele relevante pentru fiecare activitate au fost prevăzute detaliat în Planul activităţilor şi rezultatelor, iar
mai jos sunt prezentate detalii referitoare la circuitul documentelor :

Specificaţii Conţinut Forma în care se

predau
Dosarul Contract de muncă ( contract civil); Fişa de post; CV; Diplome studii şi Copii pe suport de
salariaţilor Certificate care susţin informaţiile din CV; Act de identitate; hârtie
Dosarul Anexa 1 – Formular de identificare a membrilor grupului ţintă ( originalul se Idem
beneficiarilor păstează la partenerul care a luat în evidenţă membrii grupului ţintă)
Registru Grup ţintă ( fiecare partener naţional pentru membrii grupului ţintă cu Format digital (Excel)
care a relaţionat în luna încheiată)
Fişa de autoevaluare a nevoilor de formare profesională Copii pe suport de
hârtie
Fişa de furnizare de servicii Idem
Copie după actul de identitiate (BI/CI) Idem
Copie după actul de studii (ultima forma de învăţământ absolvită) Idem
Copie după certificatul de naştere Idem
Copie după certificatul de căsătorie/sentinţă de divorţ (unde este cazul) Idem
Acte doveditoare / Declaraţie de apartenenţă la gr. ţintă Idem
Chestionar de evaluare a programului de formare Idem
Chestionar de evaluare a formatorilor Idem
Chestionar de evaluare a gradului de satisfacţie Idem
Autorizaţii Autorizaţia ca şi furnizor de formare pentru fiecare dintre programele de Scanată
formare profesională asumate
Documente Programa de pregătire Word doc.
de formare Suportul de curs Word doc.
Fişe cadru pentru exerciţiile practice Word doc.
Probe de evaluare a cursanţilor Word doc.
Instrumente pentru evaluarea programului Word doc.
Instrumente pentru evaluarea formatorilor Word doc.
Acordul CNFPA pentru desfăşurarea programelor în judeţul Braşov Scanată
Lista formatorilor Word doc.
Catalogul programului de formare Original
Notificarea pentru examen Copie
Probele pentru examenul de absolvire Word doc.
Documentele examenului Copii suport hârtie
Certificat de abasolvire Idem
Supliment descriptiv Idem
4
CNFPPP Rasnov

Documente Raport lunar de activitate pentru specialiştii care se regăsesc pe statele de plată Word doc.
de Raport Tehnico Financiar ( fiecare partener raportează activităţile desfăşurate) Idem
monitorizare Calendarul lunar de activităţi ( fiecare partener pentru activităţile asumate ) Idem
Fişa de monitorizare a activităţilor , rezultatelor şi indicatorilor ( fiecare partener Idem
care a avut activităţi în luna încheiată)
Raport de monitorizare ( expert evaluare monitorizare ) Idem

Expert evaluare şi monitorizare,