MP - Curs 2

Aspectele financiare ale proiectului se trateaza pentru fiecare in parte.

De obicei se face o finantare partiala, fiind o co-finantare din partea partenerilor consorţiului. Costuri
eligibile pentru proiecte:
Costuri directe: cheltuieli de personal, echipamente, cheltuieli de deplasare si diurna, subcontracte,
consumabile, utilizarea calculatoarelor, protectia intelectuala,ale cheltuieli specifice proiectului.
Costuri indirecte (regie): amortizari ale cladirilor, inchirieri, apa, energie electrica, asigurarea
securitatii bunurilor pe durata proiectului, cheltuieli de personal (pentru administrare,servicii de
asistenta etc), cheltuieli cu posta,telefon,fax.
Costuri neeligibile pentru proiecte: profit, costuri extravagante,comerciale,de desfacere, marketing,
vanzare, reclame, dobanzi,datorii restante, cheltuieli de divertisment, orice alte costuri legate de alte
proiecte.

MANAGEMENTUL COSTURILOR PROIECTULUI

Caracterizarea costurilor unui proiect

Managementul financiar al proiectului, ca element component al managementului proiectului, serveşte ca un

ghid pentru îndeplinirea obiectivelor de performanţă, costuri şi termene, de la prima fază/activitate a acestuia
şi până la sfârşitul proiectului.

Costul global cuprinde ansamblul costurilor relative ale produsului pe parcursul întregii duratei sale de viaţă
(ciclul său de viaţă). El exprimă valoarea actualizată a costurilor iniţiale de investiţii şi a costurilor ulterioare de
exploatare şi de întreţinere, pe perioada de viaţă economică a proiectului sau pe o durată convenită de timp.
Acestea sunt, de regulă:
• Costurile de cercetare-dezvoltare: numai 5% din costurile de viaţă a produsului sunt utilizate în
această fază, dar 80% din costurile ciclului de viaţă a produsului sunt fixate în această fază.
• Costurile de utilizare:
- În perioada de garanţie
Pentru a acoperi eventualele disfuncţionalităţi gestionate încă insuficient în etapele de dezvoltare şi de producţie,
furnizorul vinde produsul cu unul sau mai mulţi ani de garanţie. În această perioadă, toate slăbiciunile proiectului din
fazele de dezvoltare şi de producţie sunt suportate de către producător. Dacă există relaţii bune între furnizor şi client,
informaţiile primite de furnizor în această perioadă permit ameliorarea produsului şi a procedeelor de fabricaţie şi deci
reducerea costului produsului.

Pentru obţinerea rezultatelor de calitate a produsului propus a se realiza în cadrul proiectului cu caracteristici de

1
 MP - Curs 2

performanţă, termene şi costuri pentru parteneri, clienţi, utilizatori şi colectivitate este bine să se determine, de la început,
cât mai precis costul global al proiectului.
Atunci când toate elementele legate de ciclul de viaţă a produsului au fost identificate, se poate face repartizarea
între parteneri: ...Structura costurilor pentru proiecte
Managementul costului proiectului include procesele necesare pentru realizare activităţilor
proiectului, în vederea atingerii obiectivelor stabilite.
Managementul costului proiectului se referă, în primul rând, la costul resurselor necesare pentru realizarea
activităţilor proiectului.
El reprezintă efectul deciziilor cu privire la rezultatele proiectului. De exemplu, limitarea numărului şi duratei
reluărilor fazelor de proiectare are ca efect scăderea costului total al proiectului (reduce cheltuielile făcute de utilizator),
dar aceasta impune calitate şi performanţă, precum şi optimiazarea deciziilor. În multe aplicaţii, previziunile şi
prognozele financiare asupra rezultatelor proiectului sunt realizate în afara acestuia. În altele, proiectul include şi aceste
costuri.
Managementul costului proiectului trebuie să furnizeze informaţii financiare asupra stadiului proiectului în
orice moment (comandă, livrare, înregistrare) şi pentru orice partener implicat.
În proiectele mici, planificarea resurselor, estimarea costurilor şi bugetul sunt considerate ca un singur proces.

2
 MP - Curs 2

Structura
costurilor
Date de intrare Instrumente şi tehnici Date de ieşire
proiectului
- Structura pachetelor de lucru - Consultarea experţilor - Resursele necesare
- Informaţii istorice - Identificarea alternativelor
Planificarea - Scopul exprimat - Software pentru managementul
resurselor - Resurse potenţiale deosebite de proiect
- Politice organizaţionale
- Durata estimată a activităţilor
- Structura pachetelor de - Estimări comparative - Costuri estimate
lucru/subproiectelor - Modelarea parametrilor - Fundamentarea estimărilor
- Necesarul de resurse - Estimarea costurilor activităţilor - Planul de management al
- Ratele unitare ale resurselor - Software pentru simulare şi costului proiectului
Estimarea - Estimarea duratei activităţilor statistici
costurilor - Disponibilitatea informaţiilor - Alte metode de estimare a
financiare costurilor
- Informaţii istorice
- Contabilizarea costurilor
- Riscuri
- Cost estimat - Instrument şi tehnici de - Cost de bază
- Structura pachetelor de lucru elaborarea bugetului
Elaborarea
- Planificarea proiectului ca termen
bugetului
de început şi de sfârşit
proiectului
- Planul de management al riscului
pentru proiect
Controlul - Cost estimat cumulat - Cost estimat revizuit
costurilor - Rapoarte de performanţă - Buget revizuit
- Realocări necesare - Sistemul de control al realocării - Acţiuni corective
- Planul de management al costului de resurse - Estimarea finală a
proiectului - Tehnici de control al costurilor costurilor proiectului
- Bilanţul activităţilor realizate - Finalizarea proiectului
- Planul de estimare adiţional - Baza de date privind
- Softuri pentru managementul de desfăşurarea proiectului
proiect

Documentele financiare ale proiectului

Toate documentele dintre contractor şi client, precum şi cele dintre contractor şi furnizorii şi subcontractorii săi
sunt documente oficiale în formă scrisă. Aceste documente sunt de mai multe tipuri:

1. Contractul de finanţare (contract)

Contractul de finanţare este încheiat de către finanţator sau autoritatea contractantă (beneficiar), în scopul
elaborării şi implementării proiectului, finanţat integral sau parţial de la bugetul de stat, din bugetele locale, din credite
extern garantate sau contractate de guvernul României, de către o persoană juridică de drept privat şi contractor.

3
 MP - Curs 2

Contractul de finanţare stabileşte:

- pătţile contractante. Acestea sunt: client (beneficiarul contractului), contractorii principali - persoane juridice şi
partenerii implicaţi în proiect - persoane juridice. Unul dintre contractorii principali este coordonatorul proiectului şi este
mandatat de parteneri să îi reprezinte în relaţiile cu finanţatorul.
- valoarea contractului de finanţare. Valoarea contractului este suma maximă prevăzută prin contract, la plata căreia este
îndreptăţit contractorul pentru executarea tuturor activităţilor prevăzute prin contract. Plăţile efectuate nu pot depăşi
sumele prevăzute în specificaţia financiară, nici în total şi nici pe capitole de cheltuieli. Pe parcursul derulării
contractului, dacă situaţia o impune, se pot face realocări între capitolele din bugetul proiectului, astfel încât suma tuturor
realocărilor să nu depăşească 15% din capitol, procent ce poate fi negociat cu finanţatorul.
- termenele limită de decontare a etapelor proiectului. Termenele limită se stabilesc fie prin indicarea unei date fixe, fie
prin indicarea duratei de la o dată de referinţă. Contractorul este obligat să înceapă execuţia serviciilor prevăzute în
contract nu mai târziu de 30 zile de la data de referinţă.
- subcontractarea. Contractorul poate subcontracta numai o parte din contract şi numai subcontractorilor menţionaţi în
contractul de finanţare şi numai după ce a obţinut aprobarea în scris, în acest sens, din partea autorităţii contractante.
Aprobarea autorităţii contractante privind cesionarea contractului unor terţe părţi nul exonerează pe contractor de
obligaţiile sale din contract. Este interzisă cesionarea contractului pentru garantarea creditelor bancare sau altor creanţe.
- obligaţii generale ale contractorului
- audit (Cuprinde auditul financiar şi tehnologic, verificarea tehnică a proiectului)
- documente de raportare
- legea aplicabilă. Cartea Europeană de Justiţie are sub jurisdicţia sa arbitrarea litigiilor între finanţator, pe de o parte şi
contractori, pe de altă parte, în ceea ce priveşte validitatea ...

- proprietate industrială şi intelectuală, publicitate şi confidenţialitate - planul de implementare tehnologică. Acesta

reprezintă specificaţia de exploatare a rezultatelor proiectului. El nu se referă doar la aspectele tehnice ale rezultatelor, ci
şi la potenţialul de exploatare a rezultatelor generate de proiect şi modalităţile de exploatare a acestui potenţial
(dezvoltare industrială, standarde, norme şi reglementări, implicaţii asupra mediului, sănătăţii, condiţiilor de muncă,
şomaj, beneficii economice prin proiecte noi, contracte de licenţă, contracte de producţie, contracte de marketing, de
franciză, joint venture).
- responsabilităţi. Stabileşte responsabilităţile părţilor contractante în ceea ce priveşte pierderile, pagubele sau
prejudiciile aduse pe perioada execuţiei contractului.
- rezilierea contractului sau a unui partener. Pentru motive tehnice sau economice majore care afectează proiectul într-o
manieră substanţială şi când poate fi aplicată forţa majoră.
- condiţii de plată
2. semnăturile şi limba în care s-a redactat contractul.

Contractul de parteneriat

Contractul de parteneriat reprezintă acordul ferm scris, între parteneri, care cuprinde condiţiile referitoare la
parteneri şi planul de realizare a proiectului.
El reprezintă, din punct de vedere juridic, un contract economic şi conţine o detaliere a contribuţiei efective a
fiecărui partener, ca eforturi financiare, materiale şi resurse umane, în fiecare etapă de realizare a proiectului, fiind
rezultatul deciziei manageriale a partenerilor la contract.

3. Bugetul proiectului sau Devizul cadru

Bugetul unui proiect prezintă totalitatea resurselor financiare prevăzute pentru realizarea obiectivelor acestuia,
provenite din finanţare de la autoritatea contractantă şi de la partenerii de contract. Bugetul poate fi sub forma unui deviz

4
 MP - Curs 2

cadru antecalcul sau postcalcul. El se repartizează pe etapele de realizare ale proiectului, prezentate în protocolul de
colaborare.

CHELTUIELI INDIRECTE
Un capitol important al bugetului, atât ca valoare cât şi ca indice al eficienţei organizatorice a contractorului îl
reprezintă cheltuielile indirecte, denumite curent regie de proiect.
Din punct de vedere financiar, regia efectivă a proiectului este diferită de regia generală a contractorului. Ea
reprezintă suma cheltuielilor indirecte efectuate strict pentru susţinerea activităţilor desfăşurate pentru realizarea
proiectului. Decontarea regiei se face pentru fiecare etapă de realizare a proiectului şi constă în suma cheltuielilor
indirecte efectuate pentru susţinerea activităţilor care s-au efectuat în etapa respectivă.

Cheltuielile indirecte reprezintă costurile generale indirecte calculate conform destinaţiei acestor cheltuieli astfel:
energie, apă, servicii telefonice, administraţie, management, amortizare clădiri (echipamente), impozit clădiri şi teren,
întreţinere, taxe poştale, instruire personal.

Nu fac parte din acestea cheltuielile execepţionale şi financiare.

Contractorul care utilizează full costs system îşi poate calcula cheltuielile generale astfel:
- pe bază reală, cu condiţia ca sistemul contabil să îi permită. Aceste cheltuieli generale pot include cheltuielile de
administraţie, de gestiune, amortizarea construcţiilor şi echipamentelor, apă, electricitate, telecomunicaţii, cheltuieli
poştale, consumabile de birou, atunci când nu sunt înregistrate drept cheltuieli directe.
- pe bază forfetară. În acest caz se aplică un procent, de exemplu 80% din cheltuielile directe de personal. Acest
procentaj poate fi modificat cu acceptul finanţatorului.
Pentru contractorul care utilizează additional costs system cheltuielile indirecte reprezintă, de regulă 20% din
totalul cheltuielilor directe, din care se scad serviciile subcontractate.

Eşalonarea plăţilor
Pentru urmărirea operativă a aspectelor financiare ale proiectului se utilizează documentul denumit eşalonarea
plăţilor, în care sunt cuprinse toate datele pentru fiecare pachet de lucru al proiectului, atât pentru recuperarea avansului
cât şi pentru restul de plată din tranşă. Acest document este strâns corelat cu planul de realizare a proiectului cât şi cu
protocolul de colaborare în care sunt menţionate contribuţiile partenerilor.
Modificările care apar pe parcursul realizării proiectului şi care afectează eşalonarea plăţilor trebuie anunţate de
către directorul de proiect printr-o notă, adresată finanţatorului, în care se solicită, justificat, modificarea valorii tranşelor
şi/sau a termenelor de plată.
Decontarea cheltuielilor

Data intrării în vigoare a proiectului de finanţare este data semnării contractului între cele două părţi, finanţator
şi contractor.
De regulă, finanţatorul îşi rezervă dreptul de a modifica valoarea contractului de finanţare, în funcţie de valoarea
sumelor alocate programului.
Contractorul este obligat să înceapă execuţia serviciilor prevăzute în contract, nu mai târziu de 30 zile de la data
intrării în vigoare.
Contractorul este cel care justifică decontarea cheltuielilor prevăzute în contract, nu mai târziu de 30 zile de la
data intrării în vigoare.
Contractorul este cel care justifică decontarea cheltuielilor în cadrul grupului de parteneri, în cazul în care aceşti

5
 MP - Curs 2

parteneri au dreptul la finanţare de la autoritatea contractantă.

Documentele justificative, anexate devizului postcalcul, trebuie să fie înregistrate în contabilitatea contractorului
în mod cronologic şi sistematic.

Contractorul şi partenerii sunt cei care răspund de înregistrarea cheltuielilor în contabilitatea proprie.

Eligibilitatea costurilor
Doar „costurile eligibile” pot fi luate în considerare pentru a fi finanţate. În consecinţă, bugetul reprezintă atât o
estimare a costurilor cât şi un plafon maxim al costurilor eligibile. Trebuie să se acorde o mai mare atenţie faptului că
aceste costuri eligibile trebuie să fie costuri rele şi nu pot lua forma unor sume globale.
Vor fi finanţate acele propuneri care la procesul de verificare care precede semnarea contractului nu apar
probleme ce necesită schimbări ale bugetului. În urma acestei verificări se pot cere clarificări şi, unde este cazul, pot
conduce la propunerea reducerii bugetului de către finanţator.
Pentru a fi considerate eligibile în contextul proiectului, să fie incluse în contract şi să fie în concordanţă cu
principiile unui management financiar sănătos, în particular valoare pentru bani şi eficienţa costurilor:
- să fie efectuate în timpul duratei execuţiei proiectului şi după semnarea contractului;
- în cazul în care au fost efectuate, să fie înregistrate în registrul contabil, să fie identificabile şi verificabile şi să
poată fi susţinute cu documente originale;
- costurile indirecte sunt eligibile numai dacă nu includ costuri alocate altor capitole de...

Funcţia „pierdere a calităţii”

Funcţia „pierderea calităţii” permite cuatificarea, sub forma unor pierderi financiare, a consecinţelor pentru
producător şi pentru clienţii săi a nivelului calităţii unui produs. Potrivit acestui concept, pierderea apare nu numai dacă
produsul se află în afara specificaţiilor, dar ea apare în egală măsură şi dacă produsul este în interiorul toleranţelor.
Produsul cel mai bun se găseşte exact la valoarea nominală specificată.

Această funcţie indică drumul care trebuie urmat pentru îmbunătăţirea continuă: stabilirea valorii ţintă şi
diminuarea dispersiei pentru îmbunătăţirea calităţii reducând costurile.

Pentru a realiza aceasta se utilizează media valorilor (y i - yN)2 numită abaterea medie pătratică, unde yi reprezintă
valorile y1, y2, y3...yn măsurate pe n piese din lot sau eşantion.

Cum pregătim bugetul unui proiect?

În sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a proiectului din punct de vedere financiar.
Pregătirea unui buget detaliat şi realist permite o imagine mai clară a resurselor necesare atingerii obiectivelor
proiectului.
Astfel, bugetul atribuie valoare financiară activităţilor proiectului, planificarea generală a proiectului „mergând
mână în mână” cu cea a bugetului.

De asemenea, reprezintă şi un important instrument de control al resurselor financiare ale proiectului, orice
abatere trebuie luată în considerare.
Etape în realizarea bugetului:
• Planificarea activităţilor proiectului;

6
 MP - Curs 2

• Estimarea cheltuielilor în detaliu, pentru fiecare activitate şi subactivitate;

• Estimarea potenţialelor surse de venituri;
• Reconcilierea diferenţelor dintre cheltuieli şi venituri;
• Fluxul de numerar (bani pentru efectuarea plăţilor - sume, perioade).
• Aprobarea bugetului;
• Stabilirea unor proceduri de supraveghere permanentă a costurilor comparativ cu bugetul, după începerea
proiectului.
• Revizuirea şi actualizarea periodică a bugetului.

Recomandări privind întocmirea bugetului:

• Întocmirea unui buget corect va dura destul de mult, deci începeţi din timp;
• Consultaţi, la întocmirea bugetului, toate persoanele implicate în acesta. Veţi avea, astfel, mai multe şanse să fie
realist, şi, în plus, vă asiguraţi că el va fi înţeles şi acceptat în mod flexibil şi nu privit ca o măsură birocratică de
control.
• Bugetul trebuie să corespundă cu contractul de finanţare.

Se poate întâmpla ca finanţatorul să nu ofere suma totală pe care o considerăm necesară atunci când scriem
proiectul.
Aceasta poate avea 2 motive: fie nu am explicat acţiunea şi costul ei asociat destul de clar, fie că nu am calculat
corect fondurile necesare.
De menţionat ar fi estimarea contribuţiilor personale; este bine să ataşăm o prospectare a pieţei ce oferă produse
sau servicii similare, pentru a putea susţine estimările de preţ făcute.

Tipuri de buget:
a. Buget pe Categorii de Cheltuieli - grupează veniturile şi cheltuielile pe categorii.
b. Buget pe Categorii de Cheltuieli şi pe Activităţi - grupează cheltuielile pe categorii şi pe activităţi, în cadrul
acelui proiect.
Este tipul de buget cu care se operează atunci când se elaborează bugetul proiectului. Utilizându-l, ne putem
asigura de faptul că nu scăpăm din vedere nicio activitate şi nicio cheltuială.
c. Buget pe Surse - grupează cheltuielile pe categorii şi pe surse de finanţare care participă cu fonduri. Acest tip de
buget reprezintă, de obicei, forma sub care bugetul i se prezintă finanţatorului căruia i se
solicită fonduri, având în vedere faptul că orice finanţator doreşte să ştie cine mai susţine din punct de vedere financiar
proiectul respectiv şi în ce măsură. Dacă se doreşte o detaliere privind modul în care s-a ajuns să se prevadă sumele
aferente fiecărui tip de cheltuială, se poate ataşa şi bugetul de tip b, pe activităţi.
Bugetul proiectului/surse de finanţare
Detalierea costurilor proiectului pe fiecare categorie de cheltuială

Se vor completa cheltuielile previzionate de solicitant, în conformitate cu lista cheltuielilor eligibile stabilite în
Lista cheltuielilor eligibile aprobată prin ordin al ministrului economiei şi finanţelor. Pentru fiecare categorie de
cheltuieli menţionate în tabelul 4.1.

Se vor estima valoarea acestora, procentul eligibil şi valoarea eligibilă a fiecărei cheltuieli. De asemenea, trebuie
menţionate cheltuielile conexe şi cele neeligibile în cadrul proiectului.

Solicitantul va ţine cont de criteriile de eligibilitate a cheltuielilor şi stabilirea contribuţiei proprii, detaliate în
capitolul II al Ghidului, precum şi va include în cadrul acesteia a unei linii de „Alte cheltuieli” care are ca obiect

7
 MP - Curs 2

acoperirea eventualelor diferenţe de curs valutar peste estimările iniţiale. Rezerva va putea fi utilizată în implementarea
proiectului numai pe bază de justificare, transmisă AM/OI şi acceptată de acestea. Prin urmare, categoria de cheltuieli la
care se poate aplica este numai categoria cheltuielilor eligibile (capitolul III.3).

Linia „Consolidarea cursului de schimb” va fi în cuantum de maxim 10% din valoarea ajutorului financiar
nerambursabil şi se va cumula cu ajutorul financiar nerambursabil solicitat fără a se depăşi limita maximă a ajutorului
financiar nerambursabil solicitat sau orice altă limită specificată în prezentul Ghid.
Linia bugetară Alte cheltuieli va cuprinde cheltuielile neeligibile pe care solicitantul le consideră absolut
necesare implementării proiectului. La această linie vor fi completate numai coloanele 2 şi 8.

Surse de finanţare ale proiectului. Se vor detalia sursele de finanţare ale proiectului, completându- se valoarea
totală, cea eligibilă şi cea neeligibilă a proiectului, asistenţa financiară nerambursabilă solicitată, contribuţia
solicitantului, în numerar sau împrumut, în tabelul prezentat după cum urmează:
- valoarea totală - total cheltuieli implicate în realizarea întregului proiect (valoarea va include atât cheltuielile eligibile,
cât şi cele neeligibile)
- valoarea eligibilă - cheltuieli eligibile previzionate a fi realizate în cadrul proiectului - valoarea totală a proiectului din
care se scad cheltuielile neeligibile, dobânzi, cheltuieli conexe.
- valoarea neeligibilă - dobânzi, cheltuieli conexe, cheltuieli care sunt realizate înainte de semnarea contractului de
finanţare şi nu pot fi decontate în cadrul programului (cheltuielile care nu vor fi finanţate prin FEDR)
- contribuţia solicitantului - totalul sumelor pe care solicitantul le susţine. Acestea au în vedere partea de cofinanţare la
cheltuielile eligibile, cât şi cheltuielile neeligibile, conexe şi alte cheltuieli.
- asistenţa financiară nerambursabilă solicitată - cheltuielile se solicită a fi rambursate din fondurile structurale în
conformitate cu procentul eligibil;
- contribuţia în numerar - partea din contribuţia proprie a solicitantului care va fi suportată din numerar - împrumut -
partea din cheltuieli acoperită din surse bancare (partea din contribuţia proprie a solicitantului care va fi suportată din
împrumut contribuţia în numerar + contribuţia prin împrumut = contribuţia solicitantului)

Graficul cererilor de rambursare. Solicitantul poate depune una sau mai multe cereri de acordare a sprijinului financiar
nerambursabil. În acest sens este necesară precizare perioadei în care vor fi depuse aceste cereri şi activităţile care au fost
realizate.

Declaraţie. Se va semna, data şi se va trece numele şi funcţia reprezentantului legal, aceeaşi persoană care a semnat toate
documentele şi care este menţionată la pct. 1.3. din cererea de finanţare.

8
MP - Curs 2