GHID

Sustenabilitate: modul de continuare a proiectului/a efectelor proiectului după încetarea

finanţării prin POSDRU; acesta este argumentat cu măsurile preconizate a fi aplicate în
cadrul proiectului sau după încheierea implementării proiectului pentru a se asigura faptul
că progresul sau beneficiile realizate pentru grupul ţintă vor fi garantate în viitor.

Sustenabilitatea proiectului În această subsecţiune vă rugăm să descrieţi modalitatea

prin care este asigurată sustenabilitatea proiectului propus de dumneavoastră, continuarea
activităţilor după finalizarea finanţării nerambursabile, precum şi posibilitatea de
transferare/multiplicare a rezultatelor proiectului la alte niveluri. În acest sens, vă rugăm să
descrieţi clar modul în care este asigurată o posibilă transferare a activităţilor/rezultatelor
proiectului către alt grup ţintă/alte sectoare/multiplicare, precum şi modul în care rezultatele
proiectului dumneavoastră pot fi incluse în politicile şi strategiile integrate; indicaţi sursa
ulterioară de finanţare (fonduri proprii, fonduri externe, pentru realizarea proiectului nu este
necesară o altă finanţare). Este esenţial ca, în calitate de solicitant, încă din etapa de pregătire
a
42
proiectului să aveţi o strategie clară pentru continuarea proiectului după finalizarea finanţării
nerambursabile. Pot fi avute în vedere criterii precum:
în cadrul proiectului au fost atinse obiectivele şi au fost obţinute rezultatele pentru care s-a
obţinut finanţare nerambursabilă şi nu se va mai solicita o finanţare viitoare;
au fost identificate alte surse de finanţare pentru proiect;
proiectul include operaţiuni şi activităţi pentru a asigura continuarea, valorificarea,
abordarea integratoare a rezultatelor după finalizarea proiectului;
rezultatele proiectului pot fi transferate la diferite niveluri (sectorial, regional, local,
instituţional) sau pot fi integrate în politicile şi strategiile instituţiei solicitantului şi/sau
partenerilor, politici şi strategii locale, regionale sau naţionale;
structurile proiectului vor funcţiona după finalizarea proiectului din punct de vedere
instituţional şi financiar şi/sau rezultate/activităţi ale proiectului pot fi integrate instituţional
după
încetarea finanţării FSE.

CONTRACT

ART. 6
Drepturile şi obligaţiile părţilor
A. Drepturile şi obligaţiile Beneficiarului
(14) Beneficiarul are obligaţia de a păstra toate documentele originale (şi în copie
conform cu originalul documentele partenerilor), inclusiv documentele contabile,
privind activităţile şi cheltuielile eligibile în vederea asigurării unei piste de audit
adecvate, în conformitate cu regulamentele comunitare şi naţionale. Toate
documentele vor fi păstrate 3 (trei) ani de la închiderea oficială a POSDRU 2007 -
2013.
(15) În cazul nerespectării prevederilor alin. (14), Beneficiarul este obligat să
restituie întreaga suma primită, aferentă Proiectului, reprezentând asistenţa
financiară nerambursabilă din cofinanţarea FSE, precum şi cofinanţarea aferentă
alocată din fonduri de la bugetul de stat, inclusiv dobânzile şi/sau penalităţile
aferente calculate conform legislaţiei în vigoare.
(16) Beneficiarul este obligat să declare pe propria răspundere şi să se asigure în
permanenţă că finanţarea obţinută pentru implementarea Proiectului nu se
suprapune cu alte finanţări primite de la bugetul de stat sau din alte bugete ale
Comunităţii Europene, conform prevederilor Ghidului solicitantului.
(17) Beneficiarul şi partenerii se obligă să menţină destinaţia bunurilor şi/sau
echipamentelor achiziţionate şi lucrărilor efectuate în cadrul Proiectului pe o
perioadă de cel puţin 3 (trei) ani după finalizarea perioadei de implementare a
Proiectului. În cazul nerespectării acestei obligaţii, Beneficiarul se obligă să
restituie AMPOSDRU/OI POSDRU delegat contravaloarea echipamentelor
achiziţionate şi lucrărilor efectuate în cadrul Proiectului, în termen de maximum 30
de zile de la data constatării de către AMPOSDRU sau OI POSDRU delegat a
încălcării acestei obligaţii de către Beneficiar.

Procedura

MISIUNILE DE VERIFICARE LA FAŢA LOCULUI EX-POST (efectuate în baza planului de

vizite de monitorizare privind asigurarea sustenabilităţii)

În conformitate cu prevederile Contractului de finanţare, beneficiarul are anumite obligaţii

şi după încheierea proiectului. În acest sens, Beneficiarul se obligă să menţină destinaţia, să
asigure exploatarea şi mentenanţa echipamentelor achiziţionate şi lucrărilor efectuate în cadrul
proiectului pe o perioadă de cel puţin 3 (trei) ani după finalizarea implementării activităţilor
proiectului. De asemenea, Beneficiarul are obligaţia de a păstra toate documentele originale (şi
in copie “conform cu originalul” documentele partenerilor), inclusiv documentele contabile,
privind activităţile şi cheltuielile eligibile în vederea asigurării unei piste de audit adecvate, în
conformitate cu regulamentele comunitare şi naţionale. Toate documentele justificative aferente
implementării proiectului vor fi arhivate si păstrate la sediul beneficiarului până la 31.12.2021 cu
posbilitatea prelungirii acestui termen până la inchiderea oficială a POSDRU.
Având în vedere aceste aspecte, CMP din cadrul DMR va efectua monitorizarea îndeplinirii
obligaţiilor contractuale ale beneficiarului după finalizarea proiectului. În acest sens, se vor
efectua misiuni de verificare la sediile beneficiarilor (intr-o perioadă de 3 ani de la finalizarea
proiectului), prin care se va urmări respectarea condiţiilor contractuale de către aceştia.

C.1 Elaborarea planului anual de misiuni de verificare Ex-Post

CMP va asigura cel puţin o vizită pentru toate proiectele, după incheierea perioadei de
implementare a acestora. Pentru a îndeplini această obligaţie, CMP va efectua misiuni de
verificare ex-post planificate.
În acest sens, CMP elaborează planul misiunilor de verificare ex-post, al cărui format
este prezentat în Anexa 31 - Structura Planului misiunilor de verificare Ex-Post, ce va
cuprinde toate proiectele aflate în directa responsabilitate a AM, ordonate după data finalizarii
perioadei de implementare, în ordine crescătoare.
Planul misiunilor de verificare ex-post se întocmeşte anual de către ofiţerii de
monitorizare, cu posibilitatea revizuirii acestuia si conţine o planificare a misiunilor care
urmează a se efectua, locaţia misiunilor, persoanele propuse să participe şi resursele financiare
necesare pentru efectuarea verificărilor.
Planul anual al misiunilor de verificare este insotit de o Nota de fundamentare (Anexa 32
Nota de fundamentare stabilire plan anual misiuni de verificare ex-post) în care este
prezentat scopul şi motivele selecţiei beneficiarilor cuprinşi în planul anual de misiuni de
verificare ex-post, care se aprobă de către directorul DMR.
Planul misiunilor de verificare ex-post este revizuit in permanenţă, pentru includerea
proiectelor contractate ulterior. Situaţia privind proiectele contractate este transmisă CMP de
Direcţia Contractare din cadrul AM.
Pe baza planificării misiunilor de verificare ex-post, Beneficiarii sunt înştiinţaţi cu cel
puţin 5 zile înainte de efectuarea vizitei, în vederea asigurării condiţiilor necesare efectuării
misiunii şi a disponibilităţii personalului implicat în asigurarea sustenabilităţii proiectului.
Beneficiarii sunt informaţi cu privire la scopul vizitei şi li se solicită punerea la dispoziţia
ofiţerilor de monitorizare a documentelor administrative şi tehnice ce urmează a fi verificate. De
asemenea, se solicită prezenţa unei persoane împuternicite din partea Beneficiarului care să
furnizeze informaţiile şi documentele solicitate.
În acest sens, Beneficiarul asigură disponibilitatea personalului relevant, precum şi a
documentelor justificative privind respectarea obligatiilor contractulale după încheierea
proiectului.
Având în vedere aceste aspecte, CMP din cadrul DMR va efectua monitorizarea
îndeplinirii obligaţiilor contractuale ale beneficiarului după finalizarea proiectului.
C.2 Avizarea planului misiunilor de verificare ex-post
Coordonatorul CMP verifică planul misiunilor de verificare ex-post şi:
- în cazul în care are observaţii, transmite planul către OVPF responsabili pentru a fi
modificat, specificând motivele respingerii/observaţiile şi recomandând măsurile ce ar trebui
adoptate în vederea îmbunătăţirii calităţii documentului.
- în cazul în care nu are observaţii, avizeaza planul misiunilor de verificare ex-post şi apoi il
transmite catre Directorul DMR pentru aprobare.

C.3 Aprobarea planului misiunilor de verificare ex-post

Directorul DMR verifică planul misiunilor de verificare ex-post şi:
- în cazul în care are observaţii, transmite planul misiunilor de verificare ex-post către
coordonatorul CMP pentru a fi modificat, specificând motivele respingerii/observaţiile şi
recomandând măsurile ce ar trebui adoptate în vederea îmbunătăţirii calităţii documentului.
- în cazul în care nu are observaţii, aprobă documentul şi îl transmite coordonatorului CMP.

Echipa de verificare pentru misiunile de verificare ex-post.

Echipa de verificare este formată din: OVPF de tip A şi OVPF de tip B.
Din cadrul echipei, în unele cazuri, pot face parte si alte persoane, cu aprobarea Directorului
DMR.

C.4 Informarea Beneficiarilor cu privire la organizarea misiunilor de verificare ex-post

OVPF de tip A elaborează scrisorile de informare a Beneficiarilor cu privire la organizarea
misiunilor de verificare ex-post şi le transmite coordonatorului CMP pentru semnare si
directorului DMR spre aprobare.
Scrisorile de informare a beneficiarilor privind misiunea de verificare ex-post au formatul
standard prevăzut în Anexa 19 – Scrisoare de notificare misiune de verificare.
Beneficiarii sunt înştiinţaţi cu 5 zile înainte de efectuarea vizitei, în vederea asigurării condiţiilor
necesare efectuării misiunii şi a disponibilităţii personalului implicat în asigurarea sustenabilităţii
proiectului.

C.5 Procesul de organizare a misiunilor de verificare ex-post

În vederea efectuării vizitei, OVPF de tip A si B analizeaza documentele care urmează a
fi verificate si pregătesc documentele necesare desfăşurării misiunea de verificare ex-post:
contract, acte adiţionale (dacă este cazul).
C.6 Efectuarea misiunii de verificare ex-post

OVPF de tip A si B se deplasează la sediul Beneficiarului/locul de implementare al

proiectului / locul de desfăşurare al activităţilor pentru a verifica conformitatea între situaţia
descrisă în cadrul contractului şi situaţia reală de la locul implementării proiectului.
Verificările la faţa locului ex-post vor viza în mod special următoarele elemente, fără a se
limita doar la acestea:
-Respectarea obligaţiilor prevăzute in cadrul contractului de finantare, după încheierea
proiectului;
-Respectarea obligaţiei menţinerii destinaţiei, menţinerea in exploatare şi mentenanţa
echipamentelor achiziţionate şi lucrărilor efectuate în cadrul proiectului pe o perioadă de cel
puţin 3 (trei) ani după finalizarea proiectului;
-Respectarea obligaţiei de a păstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile,
privind activităţile şi cheltuielile eligibile în vederea asigurării unei piste de audit adecvate, în
conformitate cu regulamentele comunitare şi naţionale. Toate documentele vor fi păstrate până
la 31.12.2021 cu posibilitatea prelungirii acestui termen până la închiderea oficială a POSDRU.

C.7 Elaborarea Raportului misiunii de verificare ex-post

OVPF de tip A impreună cu OVPF de tip B elaborează raportul misiunii de verificare ex-
post pe baza constatărilor la faţa locului şi propun soluţii sau măsuri corective ce ar trebui
adoptate în vederea asigurării respectării obligaţiilor prevăzute în cadrul contractului de
finanţare, după încheierea proiectului.

Raportul misiunii de verificare ex-post este un document oficial, întocmit de către OVPF de
tip A impreuna cu OVPF de tip B din cadrul CMP, pe baza observaţiilor directe, a discuţiilor cu
reprezentanţii Beneficiarilor şi a documentelor prezentate şi verificate în cadrul misiunii de
verificare ex-post.
Raportul misiunii de verificare ex-post cuprinde o prezentare a următoarelor aspecte,
fără a se limita doar la acestea:
- respectarea obligaţiilor prevăzute in cadrul contractului de finanţare, după încheierea
proiectului;
- respectarea obligaţiei mentinerii destinaţiei, menţinerea in exploatare şi şi mentenanţa
echipamentelor achiziţionate şi lucrărilor efectuate în cadrul proiectului pe o perioadă de cel
puţin 3 (trei) ani după finalizarea proiectului;
- respectarea obligaţiei de a păstra toate documentele originale, inclusiv documentele
contabile, privind activităţile şi cheltuielile eligibile în vederea asigurării unei piste de audit
adecvate, în conformitate cu regulamentele comunitare şi naţionale. Toate documentele vor fi
păstrate până la 31.12.2021 cu posibilitatea prelungirii acestui termen până la închiderea
oficială a POSDRU;
In timpul desfăşurării misiunii de verificare ex-post, ofiţerul de tip A şi B completează
lista de verificare a aspectelor ce trebuie verificate in perioada de sustenabilitate – Anexa 33 –
Lista de Verificare a misiunii de verificare ex-post.
În urma misiunilor de verificare ex-post a proiectelor finalizate, OV de tip A si tip B din
cadrul CMP elaborează Raportul misiunii de verificare ex-post (Anexa 34) pe baza
constatărilor efectuate la faţa locului.
Problemele identificate în timpul misiunilor de verificare ex-post sunt înregistrate şi
expuse în mod corespunzător în raportul de vizita (Anexa 34), stabilindu-se metodele de
corectare-prevenire a acestora in cadrul tabelulul privind monitorizarea acţiunilor
subsecvente misiunii de verificare (Anexa 29).
Raportul misiunii şi Tabelul privind monitorizarea acţiunilor subsecvente misiunii de
verificare conţin pe lângă recomandările şi termenul pentru implementarea acestora.
Monitorizarea măsurilor corective se realizează de către ofiţerii de tip A şi B din cadrul
CMP prin anexa 29, completată de beneficiar în momentul implementării recomandării.
La finalul termenului convenit pentru implementarea recomandărilor se solicită
Beneficiarului dovezi ale realizării acestora. De fiecare dată când se consideră că o
recomandare nu este implementată în totalitate, se solicită elemente suplimentare şi/sau se
realizează verificări complementare.

C8. Aprobarea Raportului misiunii de verificare ex-post

Coordonatorul CMP verifică raportul misiunii de verificare ex-post şi:

în cazul în care are observaţii transmite raportul OV de tip A şi B responsabil pentru a fi
modificat, specificând motivele respingerii/observaţiile şi recomandând măsurile ce ar trebui
adoptate în vederea îmbunătăţirii calităţii documentului.
în cazul în care nu are observaţii, Coordonatorul CMP transmite raportul Directorului
DMR spre aprobare.
C9. Informarea Beneficiarului
OV de tip A transmite Beneficiarului Raportul misiunii de verificare ex-post, aprobat
de către Directorul DMR (în maxim 15 zile lucrătoare de la data efectuării vizitei), precum şi
anexa 29, dacă este cazul.
 In cazul in care există propuneri de remediere a unor deficienţe constatate in
cadrul vizitei, beneficiarul va avea obligatia remedierii acestora in termenul recomandat in
Anexa 29.
Beneficiarul primeşte Raportul misiunii de verificare ex-post şi Tabelul privind
monitorizarea actiunilor subsecvente misiunii de verificare (dacă este cazul) şi:
în cazul în care nu are observaţii (cu privire la Raport şi tabel) raportul se consideră
aprobat.
în cazul în care are observaţii cu privire la Raport şi/sau tabel), beneficiarul transmite
observaţiile, la AM în maxim 5 zile calendaristice de la data primirii.
OV de tip A şi B analizează observaţiile primite de la Beneficiar şi, în cazul în care
acestea sunt justificate, propun modificarea Raportului misiunii de verificare ex-post.
C10. Monitorizarea măsurilor corrective
După aprobarea Raportului misiunii de verificare ex-post, OV de tip A înregistrează
datele în SMIS în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data aprobării şi monitorizează
implementarea de către Beneficiar a măsurilor corective propuse în cadrul Raportului.
OV de tip B verifică şi validează aceste date în termen de 5 zile lucrătoare de la
introducerea lor dacă beneficiarul nu a depus observaţii sau în termen de 5 zile lucrătoare de la
primirea observaţiilor.
Monitorizarea măsurilor corective se realizează de către ofiterii de tip A si B din cadrul
CMP prin intermediul tabelului anexei 38, completată de către beneficiar în momentul
implementării recomandării.
La finalul termenului convenit pentru implementarea recomandărilor beneficiarul va
prezenta dovezi ale realizării acestora. De fiecare dată când se consideră că o recomandare nu
este implementată în totalitate, se solicită elemente suplimentare şi/sau se realizează verificări
complementare. (Anexa 30 – Scrisoare de solicitare documente)
În cazul în care beneficiarul nu duce la îndeplinire recomandările/măsurile corective, in
termenul prevazut in Anexa 29, OV de tip A si B completează sesizarea de neregulă, avizată de
directorul DMR si o transmit către Şeful SCSN, în conformitate cu procedura de Managementul
Neregulilor PO IX MN.

C11. Finalizarea dosarului misiunii de verificare ex-post şi arhivarea

Dosarul aferent misiunii de verificare ex-post este complet şi poate fi arhivat doar după
informarea beneficiarului cu privire la rezultatele vizitei si dupa monitorizarea masurilor
corective, daca este cazul.
Dosarul conţine următoarele documente:

 Anexa 19 – Scrisoare de notificare misiune de verificare ex-post ;

 Anexa 20 – Declaratia de impartialitate si evitare a conflictului de interese ;
 Anexa 34 – Raport misiunii de verificare ex-post ;
  Anexa 33 – Lista de Verificare misiune de verificare ex-post ;
 Anexa 29 – Tabelul privind monitorizarea acţiunilor subsecvente misiunii de verificare
ex-post ;
 Scrisoarea cu observaţii elaborată de beneficiar cu privire la observaţiile din Raportul
vizitei de monitorizare (daca este cazul).
 Anexa 30 – Scrisoare de solicitare a documentelor.
 Sesizarea de nereguli (dacă este cazul)
Toate documentele sunt transferate către arhiva Direcţiei Generale AM POSDRU, în
vederea constituirii dosarului aferent misiunii de verificare la faţa locului potrivit prevederilor
Capitolului 5.3 Metodologia de arhivare şi îndosariere, din cadrul Secţiunii I, Management şi
Organizare a Manualului de Proceduri Interne.
Termenul de pastrare a documentelor arhivate este de o perioadă de trei ani care urmează
încheierii programului operational, conform R1083/ 2006, art. 60, art. 90.