Diagrama Gantt (numită și grafic de implementare fizic și financiar) este un instrument

deosebit de important în managementul proiectelor, fiind necesar în cadrul proiectelor

finanțate din fonduri nerambursabile. Diagrama Gantt permite evidențierea grafică a activităților
desfășurate, a bugetului alocat implementării proiectului și a orizontului de timp estimat. Cu
ajutorul său, se pot obține informații despre stadiul fizic de realizare al activităților și despre
eventualele depășiri de termen.

Activitățile pe care trebuie să le desfășori în cadrul unui proiect au trei caracteristici

importante:

 au un rol bine determinat, asigurând atingerea obiectivelor specifice stabilite;

 consumă resurse fizice și umane;
 au o dată de începu și o dată de încheiere.

Planificând activitățile din cadrul proiectului, managerul va putea primi răspunsuri la

întrebările următoare:

 ce trebuie făcut?
 ce sarcini trebuie îndeplinite în cadrul fiecărei acțiuni?
 ce resurse sunt necesare pentru îndeplinirea fiecărei sarcini?
 care sunt datele de început și de încheiere a sarcinilor?
 cine va asigura implementarea sarcinilor?

Cum se planifică activitățile în cadrul unui proiect

 1. Fă o listă a tuturor activităților pe care le vei avea de realizat

Mai întâi, va trebui să faci o listă a tuturor activităților pe care proiectul tău le presupune.
Include aici obținerea avizelor și autorizațiilor ce îți vor fi necesare la finalul
implementării, atunci când vei dori să începi activitatea. De asemenea, trebuie să ții cont
de procedurile birocratice impuse în ghidul solicitantului și cerute, de asemenea, prin
contractul de finanțare.

În cadrul oricărui proiect vor fi două tipuri de activități:

Activitățile obligatorii sunt cele specifice liniei de finanțare și decurg din normele metodologice
de implementare ale programului. Ele sunt comune tuturor proiectelor și nu le vei putea evita,
existând chiar prevăzute proceduri de penalizare sau rezilierea contractului de finanțare dacă nu
sunt realizate. Iată câteva exemple:

 semnarea contractului de finanțare;

  organizarea procedurilor de achiziție;
 organizarea comunicării și publicității în cadrul proiectului;
 depunerea cererilor de plată/rambusare;
 întocmirea rapoartelor de progres.

Pe de altă parte, nu există două proiecte identice, chiar dacă au fost depuse în aceeași perioadă și
solicită finanțare prin intermediul aceluiași program. Aceste activități sunt specifice fiecărui
proiect și sunt stabilite de către beneficiar:

 bținerea de avize și autorizații;

 realizarea unor lucrări de construcții;
 achiziția de echipamente și instalații;
 achiziția de echipamente IT și soluții software;
 crearea unui site de prezentare;
 crearea de locuri de muncă;
 obținerea unui credit bancar.

2. Ordonează activitățile în ordine cronologică și stabilește dependențele dintre activități

După ce ai stabilit care sunt activitățile pe care proiectul tău le va parcurge, va trebui să le
ordonezi cronologic. Stabilește ce activități se întâmplă la începutul demarării implementării și
ce activități se vor desfășura la sfârșitul acestei perioade. De asemenea, este important să
stabilești dacă demararea unor activități este dependentă de finalizarea altora. Spre exemplu, nu
vei putea realiza lucrări de construcții fără a fi obținut în prealabil autorizația de
construire și nu poți cere decontarea unei cheltuieli decât în momentul în care ea a fost
efectuată.

3. Alocă resurse fiecărei activități

Următorul pas în întocmirea unei planificări eficiente a activităților necesare implementării

proiectului ar fi alocarea resurselor necesare. Pentru a fi alocate, acestea trebuie să fie
bugetate, indicându-se sursele de finanțare necesare. Resursele necesare implementării unui
proiect sunt:

 resursele financiare;
 resursele materiale;
 resursele umane;
 resursele de timp;
 resursele informaționale.

 4. Stabilește cât durează fiecare activitate
 Implementarea proiectului trebuie să se întîmple în termenul maxim pe care finanțatorul
îl oferă prin ghidul solicitantului, iar respectarea acestei condiții necesită ca fiecare
activitate în parte să aibă stabilită un termen de finalizare. Nerespectarea termenelor
 intermediare în cadrul derulării activităților va determinna întârzieri în demararea altora,
astfel că întregul proiect poate fi afectat.

Planifică termene rezonabile și asigură-te că ai ținut cont de alți factori care îți pot influența
proiectul:

 condițiile meteo, dacă ai de desfășurat activități în aer liber;

 venirea iernii, dacă trebuie să realizezi lucrări de construcții;
 termenele legale pentru eliberarea diverselor avize și autorizații;
 durata de timp pentru analiza dosarului de creditare, înainte de obținerea unui împrumut
necesar pentru cofinanțare;
 termenul pentru recrutarea și selecția personalului, dar și pentru instruirea lui, înainte de
crearea efectivă a locurilor de muncă în cadrul proiectului;
 etc.

După alocarea resurselor fiecărei activități prevăzute a fi desfășurată, poți întocmi bugetul
proiectului, însumând costurile tuturor activităților din diagrama Gantt a proiectului.

După parcurgerea tuturor pașilor de mai sus, diagrama Gantt va arăta astfel: