TEMA 2.

BUGETUL PROIECTULUI

2.1 Planificarea resurselor financiare ale proiectului

2.2 Elementele și etapele de întocmire a bugetului.

2.3 Diagrama Cantt în managementul proiectelor

2.1 Planificarea resurselor financiare ale proiectului

Planificarea resurselor se realizează datorită rarităţii resurselor, ceea ce
necesitatea determinării cantităţii şi perioadei în care trebuie utilizate. Această
raritate poate să conducă chiar la necesitatea modificării proiectului în situaţia în
care resursele necesare nu sunt disponibile în cantitatea necesară sau în perioada
dorită iniţial.
Planificarea resurselor are la bază identificarea constrângerilor proiectului.
Acestea pot fi:
 tehnologice, care se referă la faptul că anumite activităţi se pot derula doar
în condiţiile în care alte activităţi au fost deja realizate;
 de resurse, ceea ce presupune lipsa unor resurse adecvate la un anumit
moment sau costuri prea mari pentru obţinerea resurselor adecvate într-un anumit
moment, ceea ce generează necesitatea derulării unor activităţi secvenţial şi nu în
paralel, cu efectul întârzierii finalizării proiectului;
 fizice, determinate de condiţii contractuale sau de mediu.
Din punct de vedere al constrângerilor, proiectele pot fi clasificate astfel:
 proiecte cu constrângere de timp, situaţie în care utilizarea unor resurse
suplimentare poate readuce proiectul în graficul de execuţie;
 proiecte cu constrângere de resurse, caz în care nu pot fi furnizate cantităţi
suplimentare de resurse.
Scopul planificării resurselor este acela de a conduce la întârzieri minime în
ceea ce priveşte realizarea proiectului. Pentru planificarea resurselor se utilizează
informaţiile furnizate de o serie de surse:  structura activităţilor descompuse
(WBS), document care identifică elementele proiectului care implică utilizarea de
resurse.
Cu cât proiectul este mai complex, cu atât sarcina de a realiza estimarea
resurselor este mai dificilă. Cu toate acestea, planificarea unui proiect nu se poate
considera încheiată fără a se găsi soluții la problema alocării resurselor necesare.
Există două metode de programare a resurselor:
 programare cu timp limitat - în care resursele sunt nelimitate, dar
termenele sunt fixe; această metodă apare atunci când respectarea
 termenului de livrare este foarte importantă încât managerul de proiect
este dispus să facă tot ce este Reţea de formare profesională pentru
administraţia publică locală 15 necesar pentru a-l respecta;
 programare cu resurse limitate - în care resursele sunt limitate, dar
termenele sunt flexibile; această metodă apare în momentul în care
managerului de proiect nu i se permite să angajeze noi persoane, să
plătească ore suplimentare, să recurgă la servicii din exterior şi, prin
urmare, toate aceste constrângeri impun ca data de finalizare să fie mai
flexibil

Dacă din punct de vedere al condiționărilor de tip procedură (temporale)

existența activităților paralele este corectă logic, putând exista oricâte activități
care se desfăşoară în acelaşi timp, dacă nu se intercondiționează între ele,
neexistând nicio diferență între zilele proiectului. Totodată din punct de vedere
practic, este clar că o zi în care se desfăşoară în acelaşi timp 10 activități este
mult mai intensă din punct de vedere al organizării şi aprovizionării cu
resurse decât o zi în care se desfăşoară o singură activitate. Deci, dacă se ține
cont doar de condiționările temporale pot apărea dezechilibre foarte mari în
desfăşurarea proiectului şi/sau pot apărea zile în care necesarul de resurse ar
fi mai mare decât disponibilul acestora.
Din cele spuse mai sus, se desprinde faptul că există cel puțin două probleme
importante legate de resursele unui proiect:
problema alocării resurselor, în care se încearcă programarea activităților în
aşa fel încât în nici o zi să nu se depăşească disponibilul din nici o sursă;
problema nivelării resurselor, în care se încearcă programarea activităților în
aşa fel încât în toate zilele să se folosească cam aceeaşi cantitate de resurse (sau,
altfel spus, suma variațiilor de la o zi la alta să fie minimă).
De menționat, că analiza cele două probleme de mai sus apar în general
pentru resurse refolosibile, care nu se consumă în timp, adică cele care, după
terminarea activității la care au fost alocate, se pot folosi la altă activitate.
Resursele de acest tip sunt în principal forța de muncă şi maşinile şi utilajele.
Resursele necesare pentru derularea unui proiect sunt diverse (materiale,
umane sau financiare), putându-se identifica o legătură strânsă între obiectivele
proiectului şi resursele necesare pentru implementarea acestuia. Planificarea
resurselor se face ținând cont atât de factorul cost, cât şi de factorul timp. Resursele
materiale, tehnice mai performante sau un personal mai numeros pot grăbi
executarea unor sarcini, dar duc, de regulă, la costuri mai ridicate.
Categoriile de resurse necesare pentru derularea unui proiect sunt:
1 Resursele umane Ce competențe sunt necesare?
- personal Ce competențe sunt disponibile și cât timp sunt
specializat în disponibile?
management de De ce au nevoie pentru a putea derula corect proiectul?
proiect Ce asteapta de la participarea la realizarea proiectului?
2 resursele de timp Cit timp este necesar pentru aplicarea proiectului?
- timpul Care sint constringerile?
disponibil pentru Care sint activitatile cu durate mari?
activitățile
ocazionate de
derularea
proiectului
resursele Cât va costa aplicarea proiectului?
financiare: Ce resurse financiare sunt disponibile? Vor fi cheltuite
resurse necesare eficient?
pentru pregătirea Care sunt costurile utilitaților necesare?
propunerii de Dar costurile administrative?
proiect și
cofinanțarea
necesara pentru
derularea
proiectului
resursele Ce materiale sunt necesare?
materiale: Ce materiale sunt disponibile?
echipamente, Care este valoarea raportului cost/benefiu?
materiale, spații şi Ce echipamente sint necesare si care sint disponibile?
alte resurse Care sint costurile imobilizarii acestora?
necesare Ce cerinte legale, administrative, etc. trebuie respectate?
Ce proceduri specifice trebuie respectate?
resurse
tehnologice:
metode,
tehnologii şi
proceduri de
lucru

2.2 Elementele și etapele de întocmire a bugetului.

 Bugetul proiectului reprezinta proiecția fînanciară a activităților acelui
proiect. Bugetul se detaliaza pe capitole de cheltuieli, în functie de activitatile
descrise în proiect si de cerințele fînantatorului. Orice buget presupune o buna
cunoastere a proiectului, în detaliul activitatilor, astfel încat realizarea lui sa fie cat
mai realista si mai exacta, pentru a fi eliminate situatiile de supra-bugetare sau sub-
bugetare.
Resursele financiare sunt sumele de bani disponibile / necesare/ desemnate
pentru un scop anume, anterior definit.
Bugetul atribuie valoare financiară activităţilor proiectului, planificarea
generală desfasurandu-se în concordanţă cu cea a bugetului. Acţionează de
asemenea şi un instrument de control al resurselor financiare, orice abatere fiind
luata în considerare.
Bugetarea este valoarea a ceea ce ai cheltuit, vei cheltui sau intenţionezi să
cheltuieşti pentru un anume scop.
Managementul costului de proiect include totalitatea proceselor necesare
pentru ca un proiect să fie desfăşurat în limitele bugetului aprobat.
Avand in vedere importanta bugetului în cadrul unui proiect pentru
obtinerea unei finantari nerambursabile el trebuie tratat cu seriozitate si
construit cu atentie.
Principii cheie ale bugetului:
 bugetul este un instrument pentru conformare financiară: acest lucru
înseamnă că sumele prevăzute de buget reprezintă limite de cheltuit;
 bugetul este o unealtă de planificare și control: acesta ajută la controlarea
cheltuielilor și la verificarea progresului implementării în etapa de raportare
financiară;
 este important ca bugetul să reflecte cât mai exact toate cheltuielile
previzionate conform activităților finanțate;
 bugetul va fi reflectat în raportul financiar: cheltuielile efective pentru
implementarea obiectivelor și activităților planificate și convenite vor fi prezentate
în raportul financiar și vor fi comparate cu cheltuielile estimate inițial în buget
Finantatorul are nevoie de informatii precise, concise şi la obiect, care sa îi
poata oferi o imagine de ansamblu a directiei pe care o vor lua fondurile sale
precum si a altor surse de finantare.
Elemente pentru planificarea resurselor
 1. Structura de divizare a muncii: identifica disponibilitatile si
activităţile proiectului care vor avea nevoie de resurse şi aceasta reprezintă prima
intrare la planificarea resurselor.
2. Documentari: privitoare la ce fel de tipuri de resurse au fost solicitate
pentru lucrări similare pe proiectele anterioare şi dacă sunt disponibile.
3. Declaraţia de intenţie: conţine justificarea şi obiectivele proiectului,
amândouă fiind considerate explicite pe perioada planificării proiectului.
4. Descrierea fondului de resurse: cunoştinţe despre resursele (oameni,
echipamente, material) potential disponibile necesare pentru planificarea
resurselor.
5. Politici organizaţionale: referitoare la organizarea echipei si la
achizitionarea ce trebuie realizată pe perioada planificării resurselor.
Datorita multiplelor functii pe care le indeplineste, bugetul original trebuie sa
fie clar, logic si prezentat în mod detaliat.
Cel mai important lucru intr-un buget este ca el sa surprinda în detaliu nevoile
financiare ale proiectului. Pentru aceasta, analiza trebuie sa se efectueze la
nivelul activitatilor si sarcinilor.
Pentru a ajunge la un buget final al proiectului sunt necesari patru pasi:
a. defalcarea proiectului in activitati consumatoare de resurse;
b. calculul resurselor pentru fiecare activitate;
c. estimarea costurilor;
d. prelucrarea datelor si intocmirea bugetului.

Defalcarea proiectului în activitati care consumă resurse

Metoda cea mai simpla este analiza la nivelul out-put-urilor (rezultatelor
propruse), si realizarea unei liste de sarcini pentru fiecare dintre acestea.
Nu trebuie omise sarcini precum: realizarea documentatiei, instruirea
membrilor echipei, evaluari intermediare, revizuiri aduse proiectului, rapoarte etc.
Ignorarea unor astfel de sarcini poate sa duca la surprize neplacute pe parcursul
proiectului.

Calculul necesarului de resurse pentru fiecare activitate din proiect

Procesul de planificare a resurselor implica determinarea resurselor fizice
(oameni, instrumente, tehnici), a cantităţilor care ar trebui utilizate şi momentul
când ar trebui să îndeplinească activităţile proiectului.
 RESURSE LEGATE DE PERSONAL - pentru a calcula resursele legate de
personal, se fac referi în primul rand la volumul de munca exprimat în ore sau in
zile. Numarul de persoane angajate va rezulta abia mai tarziu, in functie de
resursele financiare alocate, sau de resursele umane disponibile.
RESURSE CARE NU SUNT LEGATE DE PERSONAL:
 echipamente (calculatoare, copiatoare, mobilier, etc.);
 consumabile (topuri de hartie, cartuse de imprimanta, diskete, CD-uri,
etc.) ;
 transport si diurna ;
 comunicatii (telefon, fax, posta, e-mail) ;
 publicatii (tiparire, editarea sau copierea unor brosuri, rapoarte, etc.) ;
 servicii contractate ;
 alte costuri .

Pasi de parcurs în elaborarea si urmarirea bugetului.

Stabilirea concreta a activitatilor proiectului

Evaluarea fînanciara a fiecarei activitati
Estimarea cheltuielilor cu personalul implicat în proiect
Estimarea cheltuielilor administrative aferente derularii proiectului
Stabilirea pe activitati a surselor proprii de fînantare
Respectarea formatului de buget impus de catre Finantator
Aprobarea bugetului (proiectului)
Repartizarea numerarului (cash flow-ului) bugetului pe perioade de timp
Ajustarea bugetului (notificarea economiilor realizate si realocarea lor daca
este necesar).

Recomandari privînd întocmirea bugetului:

Întocmirea bugetului trebuie facuta numai dupa ce a fost planificat proiectul

în cele mai mici detalii. Mai mult de atat, acesta trebuie întocmit impreuna cu
persoana care a scris cererea de fînantare si cu persoana care este propusa sa ocupe
functia de coordonator de proiect, în cazul în care acestea nu sunt una și aceeași
persoană. De asemenea, responsabilul fînanciar al organizatiei trebuie sa faca parte
dîn echipa care întocmeste bugetul deoarece, costurile legate de personal si de
admînistrare, nu pot fi estimate corect pe surse de fînanțare neavând imaginea
sistemică a organizatiei.
Bugetul trebuie sa fie cursiv, sa surprinda întocmai activitatile proiectului și
sa fie ușor de urmărit, fiecare activitate sa aiba o reflectie în buget.
Un buget al resurselor umane bine echilibrat nu depaseste 1/3 din valoarea
totala a bugetului. De asemenea, resursele umane se bugetează proportional cu
activitatile pe care le are de dus la îndeplînire fiecare membru al echipei de proiect.
În general, coordonatorul de proiect este bugetat 100%, ceilalti membri ai echipei
putand fi bugetați de la 20% pana la 80% pe toata durata proiectului sau doar
cateva luni, în functie de activitatile în care acestia sunt implicate;
Nu uitati cheltuielile administrative care este recomandat sa fie stabilite
tinundu-se seama de spațiul necesar derularii activitatilor, numarul de persoane
implicat în proiect, precum si ponderea bugetului proiectului în bugetul total al
organizatiei.
Cheltuieli aferente costurilor de telecomunicatii (posta), comisioane bancare,
transport local (abonamente si bilete) sunt cheltuieli de multe ori uitate de la
bugetare.
Nu uitaţi, de asemenea, să bugetați cheltuieli pentru activităţile manageriale –
care nu sunt direct legate de obiective, dar sunt necesare pentru buna desfasurare a
proiectului (monitorizarea, activitati de promovare, auditul fînanciar, etc);
Înaînte de a distribui cheltuielile pe categorii de buget, verificati cu atenţie
cerinţele fînantatorului ca să stiti exact la ce linie de buget sa încadrati fiecare
cheltuială, deoarece sunt nenumarate formulare de buget care contin note de subsol
cu detalii despre tipul de cheltuiala ce poate fi decontat la linia respectivă de buget.

Fiecare fînanţator are propriul format în care va cere sa prezentati bugetul

proiectului şi propria lista de categorii de cheltuieli. În tabelul de mai jos,
prezentam cele mai des întalnite capitole de buget si tipurile de cheltuieli aferente.
Ce trebuie sa avem în vedere la fiecare lînie în momentul bugetarii:

Capitol de buget – Tipuri de cheltuieli – Recomandări

Personal
salarii angajaţi permanenti în proiect
salarii colaboratori
taxe consultanta
impozitele şi taxele aferente
Nu omiteti impozitele si taxele aferente salariilor personalului permanent si pe
cele ale colaboratorilor. Verificati ce tip de contract agreaza Fînantatorul pentru a
sti cum bugetati (contract de munca, conventie civila, contract de prestari servicii
cu PFA/PJ)
 Cheltuieli cu sediul
chirie
utilităţi
comunicatii (telefon/fax, înternet)
întretînere echipamente
piese de schimb daca este cazul (pentru copiatoare, autoturisme etc)
Cheltuielile cu sediul se calculeaza în general, proportional cu marimea
proiectului comparativ cu întreaga activitate a organizatiei. Un procent des utilizat
este cel de 20% dîn totalul cheltuielilor admînistrative (chirie, utilitati, energie
electrica etc).

Cheltuieli de deplasare
transport local
transport între localitati
transport pe activitati
diurnă legala
costuri cazare si masa
Costurile de transport cu autoturismul se deconteaza în limita a 7,5 L/100 km
si e recomandat sa fie avut în vedere acest barem la momentul bugetarii. În ce
priveste costurile de diurna, masa si cazare trebuie stabilit dînaînte daca organizatia
acorda peste cheltuielile de cazare si masa si diurna legala. De retînut ca diurna
legala nu poate fi acordata decat în cazul persoanelor angajate cu contract de
munca si cu norma întreaga si ca aceasta se calculeaza multiplu de 24 de ore în
prima zi si multiplu de 12 ore în ultima zi de deplasare în cazul unei deplasari mai
lungi de o zi, iar în cazul unei zile de deplasare se calculeaza la 12 ore.

Echipament
Calculatoare, imprimante, copiatoare, fax-uri, etc.
software, accesorii scumpe etc.
Justificarea achizitionarii echipamentelor este data de frecventa folosirii lor în
implementarea proiectului.

Consumabile
hartie de copiator
tonner
mape, dosare, pixuri, etc.
În ce priveste consumabilele în general, pe langa activitatea curenta a
proiectului, trebuie contabilizate si acele consumabile necesare derularii unor
activitati care presupun materiale suplimentare. Ex.: seminare, mese rotunde,
conferinte de presa etc.

Publicatii
Aranjarea în pagina
tehnoredactare
tiparire
Publicatiile sunt importante pentru promovarea rezultatelor proiectului.

Altele
comisioane bancare
cheltuieli postale
întretînere/constructie web-site
costuri de management organizational.
Web site-ul este un element cheie într-un buget, atunci cand ne referim la
vizibilitatea proiectului.
Concluzii:
bugetele se întocmesc după ce se cunosc toate activitatile proiectului
bugetele se întocmesc dupa ce se evaluează fînanciar activitațile proiectului
bugetele sunt oglinda fînanciară a proiectelor
bugetele trebuie sa respecte formatul standard al fînantatorului
bugetele cuprind contribuția fînantatorului si a aplicanului deopotriva
bugetele daca sunt întocmite realist, nu au nevoie de ajustări pe parcursul
derularii proiectului

Informație utilă pentru planificarea activităților proiectului și intocmire a

bugetelor.

2.3 DIAGRAMA CANTT ÎN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

CE ESTE DIAGRAMA GANTT?

Graficul Gantt este o metodă des întâlnită în managementul proiectelor.
Aceasta se prezintă sub forma unei diagrame cu bare orizontale care ilustrează
activitățile dintr-un anumit proiect, desfășurate în timp, indicând perioada de
începere și de finalizare, precum și durata acestor activități. De asemenea, într-o
schemă Gantt pot fi menționate și persoanele responsabile pentru îndeplinirea
sarcinilor. Diagrama Gantt a fost inventată de către inginerul și sociologul de
origine americană Henry Laurence Gantt în anul 1917. Gantt a desenat graficul
care îi poartă numele între anii 1910-1915, pentru a programa producția la o
companie din SUA.
Actual și încă foarte eficient, graficul Gantt reprezintă în esență un calendar al
activităților ce urmează să fie implementate într-un proiect, activități ce se
colorează cu o bară continuă, sarcină cu subsarcină. Cunoscută și sub denumirea
de Bar Chart, schema Gantt a fost probată în repetate rânduri din 1917 încoace și
încă a rămas la fel de relevantă pentru planificarea proiectelor și urmărirea
progresului acestora.
 
Rolul diagramei Gantt în managementul de proiect
Un proiect se definește ca o acțiune amplă menită să atingă un scop bine
definit. Principalele caracteristici ale acestuia sunt obiectivul, care neapărat trebuie
să fie SMART, activitățile și sarcinile, corelate logic și tehnologic, și procesul prin
care se stabilesc etapele proiectului și ordinea de execuție a acestora. În toată
schema, componenta “timp” este critică, pentru că degeaba știi ce vrei să faci, dacă
nu poți să determini și în cât timp vei realiza ceea ce ți-ai propus.
În acest sens, un grafic Gantt va permite evidențierea grafică a activităților
desfășurate, bugetului alocat implementării proiectului și orizontului de timp
estimat pentru îndeplinirea sarcinilor.
Schema Gantt ilustrează foarte clar stadiul unui proiect, cu ajutorul său fiind
obținute informații despre timpul alocat sarcinilor și eventualele depășiri de
termen. Este un instrument de analiză și planificare, accesibil, care prezintă timpii
de început și de încheiere, dar și durata activităților. Un grafic Gantt ajută la
rezolvarea interdependenței temporale a sarcinilor, înțelegerea și urmărirea
proiectului deoarece multe activități se desfășoară concomitent și deseori trebuie să
preceadă activități ulterioare.
 
Când trebuie realizată diagrama Gantt?
Graficul Gantt de realizare a etapelor și activităților unui proiect poate fi
întocmit în următoarele situații:
Pentru planificarea sau monitorizarea tuturor activităților dintr-un proiect,
Pentru a comunica planul sau stadiul în care se află un proiect,
Pentru obținerea unei imagini de ansamblu a suprapunerii activităților din
proiect,
Pentru a demonstra că anumite sarcini depind de îndeplinirea sarcinilor
anterioare,
Pentru a instrui la un nivel înalt secvența și durata sarcinilor sau proceselor
specifice ale unui proiect de construcție,
Pentru gestionarea proiectului și eliminarea problemelor de programare.
 
 Cum se realizează diagrama Gantt?
Diagrama Gantt este un instrument frecvent utilizat în managementul
proiectelor întrucât ajută la planificarea activităților și urmărirea progresului. Este
o matrice simplă, ușor de realizat, construită cu o axă orizontală ce reprezintă
durata totală a timpului pentru un proiect (ore, zile, săptămâni, luni) și o axă
verticală ce evidențiază sarcinile care alcătuiesc respectivul proiect. Pe lângă cele
două axe, schema Gantt conține și o zonă grafică cu bare orizontale pentru fiecare
activitate ce conectează simbolurile, timpii de început și de încheiere. Un grafic
Gantt poate fi realizat pe o foaie de hârtie, în programele Excel, Word sau
PowerPoint ori într-un soft specific managementului de proiect, de exemplu
Microsoft Project. Iată care sunt etapele de întocmire a diagramei Gantt:
Stabilește și enumeră activitățile care trebuie efectuate pentru a realiza
proiectul. Identifică durata de timp necesară pentru fiecare sarcină în parte și
stabilește succesiunea activităților. De asemenea, determină dacă există jaloane-
cheie (milestones), adică evenimente semnificative în desfășurarea proiectului.
Stabilește și enumeră activitățile care trebuie efectuate pentru a realiza
proiectul. Identifică durata de timp necesară pentru fiecare sarcină în parte și
stabilește succesiunea activităților. De asemenea, determină dacă există jaloane-
cheie (milestones), adică evenimente semnificative în desfășurarea proiectului.
Desenează o axă orizontală a timpului în partea superioară a paginii. Alege
unitatea de timp potrivită pentru proiect: ore, zile, săptămâni sau luni, cu diviziuni
egale ale unității de timp.
În partea stângă notează succesiv, pe orizontală, fiecare activitate din cadrul
proiectului în ordinea cronologică a efectuării ei și jaloanele identificate. Pentru
evenimentele care au loc punctual se desenează un romb în dreptul zilei/săptămânii
când trebuie să aibă loc, iar pentru activitățile cu durată mai mare de timp se
desenează o bară de-a lungul intervalului necesar. Ambele forme vor avea doar
contur deocamdată, nu vor fi umplute.
Pe măsură ce planul înaintează, se umplu romburile și barele desenate anterior
pentru a se indica finalizarea activităților. Dacă sunt și activități în curs de
desfășurare, atunci se estimează cât s-a parcurs din acestea și se va umple doar
cantitatea corespunzătoare din bară.
 
Exemplu de diagramă Gantt
Schema Gantt presupune determinarea activităților proiectului, estimarea
duratei de timp și planificarea sarcinilor. Un exemplu de grafic Gantt poate fi
construirea unui spital sau implementarea unui soft pentru evidența pacienților în
domeniul sănătății. Acest instrument este perfect pentru managementul proiectelor,
așa că poate fi utilizat în aproape orice domeniu de activitate.
 Să presupunem că o firmă de amenajări interioare urmează să renoveze un
apartament pe care proprietarul abia l-a cumpărat. În primul rând trebuie să
definim activitățile ce vor fi realizate în imobil, să stabilim durata de timp necesară
pentru fiecare în parte, succesiunea sarcinilor și persoanele responsabile pentru
îndeplinirea acestora. Iată un exemplu de diagramă Gantt foarte simplu și ușor de
efectuat: