Acord de Servicii de Asistență Tehnică (RAS) pentru Evaluarea

Sistemului de Achiziții Publice și continuarea sprijinului în

implementarea Strategiei naționale în domeniul achizițiilor
publice
încheiat intre Banca Mondiala si ANAP

Proiect finanțat prin Programul Operațional

Capacitate Administrativă (cod SMIS 126949 – cod
SIPOCA 625)
 Circumstante imprevizibile (art. 221 alin. 1 lit. C)

Atunci cand apar circumstante pe care o autoritate diligenta nu le-ar fi putut prevedea
Conditii cumulative:
Circumstantele imprevizibile se refera la situatii care nu puteau fi
anticipate/prevazute (= imposibil de controlat) pana la data limita de transmitere
a raspunsului AC la solicitarile de clarificare adresate de catre potentialii
ofertanti; SI
Modificarea nu afecteaza caracterul general al contractului; SI
Cresterea pretului nu depaseste 50% din valoarea contractului initial (ajustata la
momentul aprobarii modificarii)

Exemple:
degradare accentuata a structurilor, nefireasca avand in vedere locatia/zona sau ca
urmare a unui accident;
Inundatii / alunecari de teren atipice pentru zona (fenomene neobisnuite)
Prelungirea duratei de executie a lucrarilor (i.e., emitere tarzie a autorizatiilor =
incetinirea progresului fizic al lucrarilor)
Modificari de acte normative / normative tehnice = devina necesara modificarea
cerintelor tehnice ale produselor/serviciilor/lucrarilor
 Circumstante imprevizibile (art. 221 alin. 1 lit. c)

Nu se accepta:

Lipsa de experienta a AC/lipsa cunostintelor de specialitate in domeniul achizitiei

Cooperare deficitara la nivelul AC/cu factorii de decizie/interesati
Planificare defectuoasa
Pregatire neadecvata a modului de atribuire a contractului

Pragul valoric de 50%:

Modificarile prevazute de art. 221 alin. 1 lit. b si c = modificari de sine statatoare
Valoarea cumulata a tuturor modificarilor realizate in conditiile art. 221 alin. 1 lit. b si c nu
trebuie sa depaseasca pragul de 50% din valoarea contractului initial (ajustata, dupa caz)
Valoarea celorlalte modificari permise de lege nu impacteaza procentul de 50% prevazut
mai sus
 Inlocuirea contractantului (art. 221 alin. 1 lit. d)

Cauza Pressetext C-454/06

Conditii:
Ca urmare a unei clauze de reviuire (i.e., prin care tertul sustinator preia indeplinirea
obligatiilor contractuale ale contractantului initial)
Drepturile si obligatiile contractantului initial rezultate din contract sunt preluate, ca
urmare a unei succesiuni universale / cu titlu-universal in cadrul unui proces de
reorganizare, inclusiv prin fuziune sau divizare, achizitie sau insolventa, de catre un alt
operator care indeplineste criteriile de calificare si selectie stabilite initial, cu conditia ca
aceasta modificare sa nu presupuna alte modificari substantiale ale contractului si sa nu
se realizeze cu scopul de a eluda aplicarea procedurilor de atribuire ;
Autoritatea contractanta isi asuma obligatiile contractantului fata de subcontractantii
acestuia, respectiv acestia fata de autoritatea contractanta.

Variatiuni:
Inlocuirea unui membru dintr-un consortiu
Inlocuirea liderului de consortiu
Inlocuirea expertilor cheie
 Modificari nesubstantiale (art. 221 alin. 1 lit. e)
Conditii cumulative:

Modificarea nu introduce conditii care, daca ar fi fost incluse in procedura de

atribuire initiala, ar fi permis selectia altor candidati decat cei selectati initial /
acceptarea altei oferte sau ar fi atras si alti participanti la procedura de atribuire
Modificarea nu extinde in mod considerabil obiectul contractului
Un nou contractant inlocuieste contractantul initial (exceptie: 221 (1) lit. d)
Modificarea nu schimba echilibrul economic al contractului in favoarea
contractantului intr-un mod care nu a fost prevazut in contractul initial; de
exemplu:
Contractantul este platit mai mult pentru aceeasi prestatie;
Prestatia sa scade cantitativ sau calitativ, dar valoarea contractului ramane
aceeasi;
Are loc o imbunatatire a fluxului de numerar al contractantului fata de cel
prevazut initial (i.e., creste valoarea avansului / scade valoarea penalitatilor
contractuale sau a garantiei de buna executie etc.)
 Modificari nesubstantiale (art. 221 alin. 1 lit. e)
Exemple:
Introducerea / inlocuirea unui (nou) subcontractant in timpul implementarii K
Inlocuirea liderului asocierii prin preluarea acestei calitati de un alt membru al
asocierii / modificarea componentei initiale a consortiului
Membrii asocierii trebuie sa indeplineasca conditiile de calificare si
selectie
Modificarea procentelor asociatilor din valoarea K -> conditii:
Trebuie sa se asigure indeplinirea criteriilor de dalificare si selectie
Nu se afecteaza aplicarea factorilor calitativi de evaluare
Nu se modifica conditiile specific privind executarea K
Modificarea succesiunii fazelor de realizare a unor activitati, fara insa a afecta
calendarul general aprobat si agreat al K
Modificarea contului bancar / efectuarea platilor catre un alt asociat din
asociere
Ajustarea pretului K
Prelungirea duratei initiale a k atunci cand aceasta nu se datoreaza vreunei
actiuni/inactiuni a contractantului
 Modificari nesubstantiale (art. 221 alin. 1 lit. e)
Exemple:
Au loc modificari legislative sau au fost emise de catre autoritatile locale acte
administrative care au:
Ca obiect: Instituirea, modificarea sau renuntarea la anumite
taxe/impozite locale
Ca efect: cresterea/diminuarea costurilor pe baza carora s-a fundamentat
pretul contractului
Ca rezultat: ajustarea pretului chiar daca nu avem clauze de revizuire in K
AC va verifica:
Publicarea actului normative amintit mai sus dupa data de clarificare
Existenta/inexistenta unei clauze de revizuire aplicabile
Actul normative nu extinde in od considerabil obiectul contractului, dar are
effect asupra costurilor pe care s-a fundamentat pretul
Ajustarea se limiteaza la strictul necesar pentru a acoperi
cresterea/diminuarea acestor costuri
Nu sunt incidente situatiile ce genereaza o modificare substantiala a
contractului
 Modificari nesubstantiale (art. 221 alin. 1 lit. e)
Introducerea / inlocuirea unui (nou) subcontractant -> conditii
cumulative
Nu are impact asupra criteriilor de calificare si selectie raportat la momentul evaluarii
ofertelor (atunci cand un ofertant s-a bazat pe capacitatea subcontractantului)
Nu are impact asupra rezultatului aplicarii criteriului de atribuire raportat la momentul
evaluarii ofertelor (nu afecteaza algoritmul de evaluare)
Nu ne aflam in situatia in care anumite activitati trebuie prestate de catre un anumit
membru al ofertantului
Nu modifica pretul
Este strict necesara pentru indeplinirea contractului
Nu se schimba caracterul general al contractului / nu sunt afectate obiectivele principale
urmarite de AC sau cerintele de calitate sau performanta
Verificari suplimentare
Nu sunt incidente motive de excludere
Nu se ajunge intr-o situatie de conflict de interese
Subcontractantul are capacitatea tehnica si profesionala necesara pentru a indeplini partea de
contract pentru care este responsabil
 Modificari cu valoare scazuta (art. 221 alin. 1 lit. f)
Conditii cumulative:
Modificarea este mai mica decat pragurile corespunzatoare tipului de contract
prevazute de art. 7 alin. 1 din Legea 98/2016
Valoarea modificarii este mai mica de 10% din pretul contractului initial, in cazul
contractelor de servicii sau produse, respective mai mica de 15% in cazul contractelor
de lucrari
Modificarea nu adduce atingere caracterului general al contractului
Imprejurari:
Necesitatea implementarii unor optimizari legate de obiectul contractului
Introducerea de noi produse/servicii/lucrari similare cu cele ce fac obiectul contractului
initial si care sunt necesare atingerii rezultatelor si indicatorilor de performanta /
calitate ai contractului de achizitie initial
Adaptarea proiectului tehnic la realitatea din teren (i.e., schimbari de cote / pozitii) sau
schimbari de solutii tehnice punctuale
Necesitatea suplimentarii produselor/serviciilor/lucrarilor ce fac obiectul contractului si
care sunt necesare atingerii rezultatelor si indicatorilor de performanta / calitate ai
contractului initial
Atentie: se va lua in considerare valoarea cumulata neta a tuturor modificarilor
succesive
 Agenda, subiecte abordate
q Introducere, prezentare desfășurare workshop

q Procesul de management al contractului

q Instrumente: Planificarea MC

q Instrumente: Managementul activităților în cadrul contractului

q Instrumente: Administrarea documentelor contractului

q Instrumente: Gestionarea finalizării relației contractuale

q Instrumente: Evaluarea performanței procesului de achiziții

 GL: Clauzele contractuale și condițiile de materializare a
modificărilor contractuale

Obiective:
Identificarea surselor de informații pentru gestionarea modificărilor contractuale

Modalitate de lucru:
Analiza clauzelor contractuale referitoare la modificările contractuale și includerea acestora în planul de

management al contractului

Identificarea situatiilor, cuantificarea monetara si operarea modificarilor

Durată: 20 minute
Date de intrare:
Condițiile contractuale asociate unei proceduri derulate de autoritatea contractantă

Propunerea tehnică
Propunerea financiară

Prezentare rezultat
Transmitere la adresa de email ddragos@worldbank.org; vnicoara@worldbank.org

Moderator “share screen” + participant prezentare info

Ceilalți participanți: reflecție + feedback
 Sistemul de remedii

AC are dreptul de a denunța unilateral un contract de achiziție publica în perioada de

valabilitate a acestuia

AC are dreptul de a nu incheia contractul daca descopera viciul de ilegalitate in timp util

AC are dreptul de a suspenda procedura sau de a suspenda contractul - unilateral (dreptul

comun)

Anularea contractului – instanta de contencios administrativ – 6 luni/1 an

Litigii privind executarea contractului – instanta civila actionand ca instanta de contencios

administrativ

Despagubiri – 1 ani procecdura atribuire/ 3 ani executare contract

Arbitraj
 Încetarea contractului

AC trebuie să includa în contracte condiții care sa permită, dar să nu impună,

încetarea contractului în următoarele situatii (art. 223 din Legea 98/2016):
Contractul a fost "substanțial" modificat, necesitând o nouă procedura de atribuire

Curtea de Justiție a Uniunii Europene a decis că nu ar fi trebuit atribuit contractul

contractantului respectiv, deoarece s-a produs o încalcare gravă a obligațiilor sale

Operatorul economic ar fi trebuit exclus din procedura întrucât se află în una din situațiile

obligatorii de excludere la momentul atribuirii contractului

In aceste cazuri, se prevede un drept de denuntare unilaterala

AC poate urma dispozitiile dreptului comun (Codul Civil) privind incetarea

contractelor / constatarea nulitatii absolute a acestora
Cazuri specifice de încetare a contractului de
achiziţie publica

AC are dreptul de a denunța unilateral un contract de achiziție publica în perioada de

valabilitate a acestuia daca:
contractantul se afla, la momentul atribuirii contractului, în una dintre situațiile care ar fi
determinat excluderea sa din procedura de atribuire

contractul nu ar fi trebuit sa fie atribuit contractantului respectiv, având în vedere o încălcare grava
a obligațiilor care rezulta din legislația europeana relevanta şi care a fost constatata printr-o
decizie a Curții de Justiție a Uniunii Europene.

Dreptul de denunțare unilaterală trebuie introdus în condițiile contractuale cuprinse în

documentația de atribuire
 Anularea contractului in instanta
Articolul 58(1) Legea 101/2016:

a) autoritatea contractantă a atribuit contractul fără să respecte obligaţiile referitoare la publicarea unui anunţ de
participare,

b) atunci când autoritatea contractantă urmăreşte dobândirea execuţiei unei lucrări, a unui serviciu sau a unui produs,
fapt care ar încadra contractul respectiv în categoria contractelor supuse legislaţiei privind achiziţiile publice, (…) însă
autoritatea contractantă încheie alt tip de contract, cu nerespectarea procedurii legale de atribuire;

c) contractul/actul adiţional la acesta a fost încheiat în condiţii mai puţin favorabile decât cele prevăzute în propunerile
tehnice şi/sau financiare care au constituit oferta declarată câştigătoare;
d) nerespectarea criteriilor de calificare şi selecţie şi/sau a factorilor de evaluare prevăzute/prevăzuţi în cadrul anunţului
de participare care au stat la baza declarării ofertei câştigătoare, aceasta conducând la alterarea rezultatului procedurii,
prin anularea sau diminuarea avantajelor competitive;

e) contractul a fost încheiat înainte de primirea deciziei de soluţionare a contestaţiei de către Consiliu sau de către
instanţă sau cu nerespectarea deciziei de soluţionare a contestaţiei
f) Autoritatea contractantă a atribuit contractul în urma unei proceduri de atribuire care a făcut obiectul controlului ex
ante şi în care ANAP a emis un aviz conform condiţionat, iar autoritatea contractantă a derulat şi finalizat procedura de
atribuire fără a remedia abaterile constatate de ANAP.
 Masuri alternative
Articolul 58(1) Legea 101/2016:
(3) Prin excepţie de la prevederile alin. (2), în cazul în care instanţa consideră, după analizarea tuturor
aspectelor relevante, că motive imperative de interes general impun menţinerea efectelor
contractului, aceasta dispune, în schimb, sancţiuni alternative, după cum urmează:
a) limitarea efectelor contractului, prin reducerea termenului de execuţie al acestuia; şi/sau

b) aplicarea unei amenzi autorităţii contractante, cuprinsă între 2% şi 15% din valoarea obiectului contractului,
cuantumul acesteia fiind invers proporţional cu posibilitatea de a limita efectele contractului,

(4) La aplicarea sancţiunilor alternative instanţa are în vedere ca acestea să fie eficiente,
proporţionate şi descurajante.

(5) Acordarea de despăgubiri nu reprezintă o sancţiune alternativă adecvată în sensul alin. (3).
(6) În cazul încălcării dispoziţiilor privind termenul legal de aşteptare prevăzut pentru încheierea
contractului, instanţa decide, după analizarea tuturor aspectelor relevante, constatarea nulităţii absolute
totale/parţiale a contractului/actului adiţional la aceasta şi dispune repunerea părţilor în situaţia
anterioară sau, dacă este suficient, dispune sancţiuni alternative, precum cele prevăzute la alin. (3).
 Exceptia de la anularea contractului

Articolul 58^1(1) Legea 101/2016:

Prevederile art. 58 alin. (2) lit. a) nu sunt aplicabile atunci când autoritatea contractantă,
considerând că se încadrează în una dintre situaţiile prevăzute de legislaţia privind
achiziţiile publice, în care are dreptul de a nu transmite spre publicare un anunţ de
participare/participare simplificat/concesionare, a procedat după cum urmează:

a) a publicat în mod voluntar în SEAP şi în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene un anunţ

pentru asigurarea transparenţei, prin care îşi exprimă intenţia de a încheia contractul
respectiv.

b) a încheiat contractul respectând, din proprie iniţiativă, prevederile art. 59 alin. (1),
termenele curgând în acest caz de la data publicării anunţului prevăzut la lit. a).(2)
Managementul/Gestionarea riscurilor (1/2)
Scop: creșterea impactului pozitiv și scăderea impactului negativ asupra realizării obiectivelor stabilite.

Facilitează derularea procesului de achiziție publică cu identificarea și monitorizarea acțiunilor care elimină /
reduc posibilitatea de apariție a unor potențiale probleme.
Sprijină recunoașterea, evaluarea și prioritizarea potențialelor probleme și a efectelor acestora
Activitate esențiala pentru facilitarea si adoptarea deciziilor și acțiunilor pentru a controla în mod adecvat
riscul, care include:
analiza riscurilor - identificarea tuturor problemelor potențiale care pot interveni în legătură cu o
activitate și estimarea probabilității apariției
evaluarea riscurilor - evaluarea impactului potențial a riscului asupra autorității contractante
atenuarea riscurilor – administrarea si reducerea impactului, având în vedere probabilitatea de apariție
si consecințele
 Managementul/Gestionarea riscurilor (2/2)
Inițiat în etapa de planificare a procesului de achiziție
Actualizat în etapa de MC cu măsuri clare de gestionare a
riscurilor.
În registrul riscurilor:
Se adaugă:
riscurile noi care pot apărea in etapele următoare,
starea riscurilor asociate etapelor/activităților anterioare;
Se realizează evaluarea riscurilor în funcție de:
probabilitatea apariției riscului;
impactul potențial asupra rezultatelor Contractului;
Se stabilesc măsuri preventive / de remediere pentru
gestionarea riscurilor;
Se documentează:
riscurile identificate în implementarea Contractului,
evaluarea riscurilor
măsurile de remediere a acestora
 Masuri de îmbunătățire continuă
Stabilite în directa legătura cu:
condițiile contractuale
beneficiile ce urmează a fi obținute și comunicate prin intermediul Caietului de
sarcini/Documentului descriptiv.
Adresează:
modul de realizare efectivă a activităților Contractului;
îmbunătățirea indicatorilor de performanță/calitativi prin raportare la obiectul
Contractului.
Date de intrare (exemplificare):
Condițiile contractuale:
condițiile în care se realizează modificări sau revizuiri ale Contractului;
Surse primare de informații la nivel de Autoritate Contractantă:
schimbări semnificative în ceea ce privește misiunea și/sau obiectivele AC care afectează
contractele aflate în implementare;
evoluția necesităților AC pe parcursul perioadei de implementare a Contractului;
schimbările organizatorice la nivelul parților;
 Masuri de îmbunătățire continuă
Surse de informații externe, asociate contextului în care se implementează Contractul:
modificări legislative:
– în domeniul achizițiilor publice,
– în domeniul obiectului Contractului
– alte modificări legislative relevante (ex. modificarea salariului minim pe economie);
schimbări asociate progresului tehnologic;
modificări la nivelul mediului economic care afectează:
– calitatea rezultatelor anticipat a fi obținute în Contract și
– prețul Contractului (ex. evoluția indicelui prețurilor de consum, a prețurilor producției
industriale, evoluția prețurilor materiilor prime cotate la bursele de mărfuri etc.)
Oportunități de îmbunătățire a modului în care se derulează implementarea Contractului (ex.
gestionarea corectă a modificărilor) -> prin monitorizarea implementarii contractului:
Rapoarte de monitorizare frecventa, in baza jaloanelor (milestones) stabilite ->
Motivarea contractantului pentru identificarea de alternative, in vedere imbunatatirii KPIs
si a cresterii valorii obtinute de catre AC
Masuri de îmbunătățire continuă
 Clauze “value engineering”
Actiuni / activitati ce pot fi folosite pe perioada de implementare a contractului,
pentru a imbunatati rezultatul lucrarilor/serviciilor prestate sau calitatea produselor
furnizate (in special in cazul achizitiilor inovative), si care pot aduce o reducere a
costurilor/pretului contractului
Pot reprezenta o modalitate de motivare a contractantului
In achizitiile inovative sau in proiectele pe termen lung in special includerea unor
clauze de tip „value engineering” pot motiva contractantul sa-si imbanateasca solutia
oferita in mod constant, generand astfel reduceri de cost pentru AC, atunci cand
economiile realizate de catre AC se intorc in „prime” sau „castiguri” pentru
contractant
Conditie: includerea acestor clauze trebuie sa fie facuta de la inceput in documentatia
de atribuire
Un exemplu de clauza de tip „value engineering” se regaseste in HG 1/2018 (Clauza
37.11 – Propunere de Modificare initiata de catre Antreprenor)
 Clauze “value engineering”
„Antreprenorul poate transmite oricand Supervizorului o propunere scrisa care (in
opinia Antreprenorului), daca va fi aprobata, (i) va urgenta terminarea lucrarilor, (ii)
va reduce costul executiei, intretinerii si exploatarii lucrarilor, (iii) va imbunatati
eficienta sau valoarea lucrarilor finalizate sau (iv) din alte considerente va fi in
avantajul Beneficiarului.
Propunerea va fi elaborata pe cheltuiala Antreprenorului si va include:
O descriere a activitatilor ce vor fi implementate sau a masurilor ce vor fi luate si a
programului de executie aferent;
Orice ajustare necesara a duratei de executie/planului de lucru sau a oricaror obligatii ale
Antreprenorului rezultate din acest contract;
Orice ajustare a valorii contractului;
Masura in care propunerea corespunde sau nu cu prevederile contractului/normativelor;
Masura in care propunerea corespunde sau nu cu prevederile autorizatiei de construire”.
Etc.
 Motivarea contractantului
Se realizează in limitele Condițiilor contractuale și poate viza, după cum este prezentat în Contract:
acordarea stimulentelor pentru performanță;
aplicarea penalităților, daunelor interese și solicitarea de plată a prejudiciului (acolo unde este
aplicabil)

Informații care pot fi utilizate ca date de intrare:

informațiile privind monitorizarea și controlul realizării/executării activităților din Contract,
înregistrările din documentele schimbate între Contractant și Autoritatea Contractantă;
Condițiile generale și specifice privind obligațiile Contractantului și ale Autorității Contractante
din Contract;
Condițiile generale și specifice privind modalitatea de stabilire a penalităților, prejudiciilor și
daunelor interese, după caz, în Contract;
alte informații referitoare la realizarea activităților din Contract, inclusiv stimulentele pentru un
nivel ridicat al performanței

Forma de motivare a Contractantului trebuie să aibă la baza evidențe însușite de Autoritatea Contractantă
și Contractant și aprobate la nivel de Autoritate Contractantă.
Monitorizarea progresului activităților (1)
Activitate esențiala pentru buna desfășurare a MC,
Vizează aspectele operaționale ale relației dintre AC si contractant,
Nu trebui subestimată,
Necesita alocarea de resurse adecvate,
Una dintre responsabilitățile principale ale managerului de contract,
Implica stabilirea de proceduri clare, pentru a obține asigurarea că părțile înțeleg cine face ce, când face si cum face,

Monitorizarea progresului poate viza:

controlul costurilor,

procedurile de plata,

procedurile bugetare,

managementul resurselor și planificarea,

notificări, finalizarea sau rezilierea contractului,

raportarea

Aspectele supuse monitorizării trebuie documentate cu scopul de a:

înregistra noi riscuri apărute în realizarea activităților Contractului,

compara progresul activităților cu cel stabilit conform condițiilor contractuale și a planurilor de lucru acceptate,

înregistra rezultatele și beneficiile obținute ca urmare a derulării Contractului și a le compara cu cele stabilite prin Contract
 Monitorizarea progresului activităților (2)
Date de intrare utilizate in monitorizare:
Planul de lucru din Contract,

Raportul de început & Rapoarte de progres

Minutele întâlnirilor pentru analiza progresului activităților
Orice alte informații și documente stabilite prin Contract ca fiind relevante pentru evidențierea progresului
Informații din procedurile interne existente la nivel de AC ca parte a sistemului de control managerial intern;
Informațiile din Caietul de sarcini/Documentul descriptiv cu privire la responsabilitatea părților în ceea ce privește modalitatea
de organizare și derulare a întâlnirilor pentru urmărirea progresului

Instrumente suport (Ghidul Achizitiilor

Publice):
Planul de management al Contractului
Agenda întâlnirii
Minuta întâlnirii

Informatiile (documentate) in legatura cu progresul activităților reprezinta date de intrare pentru continutul Documentului constatator emis de către AC
 Monitorizarea costurilor și a plăților
Utilizează ca date de intrare:
Propunerea Financiară, inclusiv Graficul de plăți actualizat
Clauzele contractuale de revizuire a prețului sau orice alte opțiuni
Minute ale întâlnirilor pentru analiza progresului activităților
Resursele puse la dispoziție de către AC si costul asociat acestora pentru realizarea
obiectului Contractului / monitorizarea / controlul / supervizarea modului de
implementare a Contractului;
Informații ce rezultă din activitatea de urmărire a progresului activităților;
Informații din procedurile interne existente la nivel de AC ca parte a sistemului de
control managerial intern.
Rezultat:
Documentarea corelației dintre stadiul progresului, stadiul plăților și al costului
asociat implementării Contractului
 Monitorizarea costurilor și a plăților
Aspecte care influențează complexitatea activității:
Modalitatea de exprimare a prețul Contractului (ex. preț fix ferm, preț fix cu ajustare, cost plus
procent fix, cost plus onorariu fix, etc)
Modalitatea de efectuare a plăților în Contract (ex. baza de foi de pontaj, liste de cantități, jaloane)
Riscurile transferate Contractantului prin intermediul clauzelor contractuale,
Tipul plații efectuate (plata in avans / parțiala / finala, etc)
Vizează:
Obținerea asigurării ca plățile se realizează în conformitate cu clauzele contractului si în timp util
pentru activitățile finalizate,
Evitarea generării unor costuri nejustificate la nivelul contractantului prin gestionarea nerezonabilă a
obligațiilor financiare ale AC
Adresează:
Efectuarea plăților conform clauzelor contractuale,
Implicațiile financiare ale modificărilor contractului, în ceea ce privește costurile și bugetul
disponibil,
Restituirea garanțiilor – de participare / buna execuție / avans – atunci când scopul pentru care au
fost prezentate nu mai exista
 Administrarea documentelor (1)
Implică:
existența unui registru al documentelor Contractului,
identificarea și trecerea în registru a tuturor documentelor,
specificarea și actualizarea versiunii fiecărui document (versiune aflată în lucru/finală,
aprobată/pentru care se așteaptă aprobarea, numărul versiunii documentului etc.)
Facilitează obținerea asigurării că:
părțile au în permanență acces la cele mai recente versiuni ale documentelor Contractului
toate documentele referitoare la Contract sunt corelate și într-o formă actualizată
controlul și distribuirea documentelor esențiale se realizează într-o manieră sistematică;
accesul la documentele Contractului este sigur în orice moment pe perioada implementării
Contractului și după terminarea acestuia
implică:
existenta unei proceduri pentru managementul documentelor, în special în cazul contractelor
complexe, în situațiile în care se anticipează modificări frecvente ale documentelor Contractului

Nota: În cazul în care Contractul include clauze prin intermediul cărora se stabilește posibilitatea realizării de modificări
la Contract, deși sunt incluse prevederi contractuale în acest sens, este recomandat să existe o procedură clară și
suficient de detaliată pentru administrarea documentelor Contractului, inclusă în Planul de management al
Contractului.
 Administrarea documentelor (2)
Aspecte vizate:
modul în care trebuie notificate/solicitate revizuirea sau modificarea Contractului (doar pentru modificările
nesubstanțiale) persoanei cu rol de decizie de la nivelul AC;
Controlul versiunilor, pentru a vedea evoluția în timp a documentelor (în special pentru Planul de management al
Contractului);
distribuirea documentului, pentru a verifica modul în care un document este utilizat şi reutilizat în diferite etape
din ciclul de viață a Contractului;
evaluarea impactului revizuirilor/modificărilor contractuale asupra clauzelor contractuale,
modul de prioritizare a revizuirilor/modificărilor contractuale,
revizuirea electronică a documentelor - adăugarea de comentarii la documente fără modificarea efectivă a
acestora
metodologia de aprobare a revizuirilor/modificărilor contractuale,
metodologia de control după punerea în aplicare a revizuirilor/modificărilor contractuale;
administrarea fluxului documentelor - controlul livrării documentelor către factorii interesați,
integrarea documentelor cu fluxul activităților din Contract - asocierea ciclului de viață a unui document cu roluri
în cadrul Contractului și la nivelul AC și cu etape din ciclul de viață a Contractului.
Rezultat: elaborarea, controlul şi distribuirea documentelor a fost realizată sistematic și prin
raportare la conținutul procedurilor interne pe toată perioada derulării Contractului, pe toată durata
de viață a Contractului.
 Colectarea informațiilor cu privire la
realizarea efectivă a activităților din Contract
Scop:
Furnizare date și informații pentru managementul Contractului
informații pentru emiterea Documentului constatator la finalizarea activităților din Contract,
Forma (în raport cu complexitatea, natura și durata contractului):
rapoarte/documente referitoare la rezultat:
intermediare și finale,
rapoartele pt. întâlnirile de monitorizare
rapoarte de progres - administrare operațională și managementul Contractului.

Implică:
colectarea, centralizarea, prelucrarea si administrarea:
rapoartelor și a documentelor
informațiilor privind nivelul de performanță;
comparație realizat vs. planificat - pentru aspectele relevante, pe baza cerințelor de raportare
incluse în planul de MC
 Colectarea informațiilor cu privire la
realizarea efectivă a activităților din Contract

Date de intrare:
prevederile Contractului - termenele de predare, natura și numărul de rapoarte
care trebuie transmise AC,
cerințe de raportare din Caietul de sarcini/Documentul descriptiv

Rezultat: colectare, procesare și comunicare cu acuratețe a detaliilor necesare pentru

fundamentarea informațiilor incluse în Documentul constatator ce trebuie emis la finalizarea

activitatilor.
 Diseminarea informațiilor către factorii
interesați
Scop:
Obținerea asigurării ca punctele de vedere ale tuturor factorilor interesați și ale
celor implicați direct în activitatea de implementare a Contractului au fost luate în
considerare in procesul decizional
Responsabil:
Administratorul de contract /echipa responsabilă de administrarea Contractului
Date de intrare:
Aspectele relevante din Contract din Planul de management al Contractului
Rezultat:
Comunicarea cu toți factorii interesați a fost realizată conform Planului de
management al Contractului.
 Studiu de caz 1: Necesitatea înlocuirii personalului pe
parcursul implementării contractului (1)

Autoritatea contractantă a încheiat un contract de prestări servicii intelectuale în baza legii nr. 98/2016

Crtieriul de atribuire utilizat a fost “cel mai bun raport calitate-preț”, iar unul dintre factorii de evaluare utilizați se
referă la punctarea experienței (număr de proiecte) a două poziții de experți cheie
Documentele justificative solicitate de la ofertanți prevedeau: recomandarea emisă de Beneficiarul serviciilor
prestate în care se preciza activitatea pe care a desfășurat-o, poziția în echipă, mențiunea că serviciile au fost
duse la bun sfârșit sau orice alt document din care sa reiasă cele menționate anterior

În executarea contractului apare necesitatea înlocuirii unuia dintre cei 2 experți cheie propuși.

Autoritatea contractantă este de acord cu înlocuirea personalului cheie și procedează la evaluarea propunerii
primite din partea Contractantului, acceptând ca dovadă a experienței documentele precizate anterior, inclusiv
documente care erau eliberate de către anagajatorii expertului respectiv, fără a fi confirmate de către Beneficiarul
servicilor prestate.

A procedat corect Autoritatea Contractantă atunci cand a fost de acord cu înlocuirea personalului, având în vedere
că experiența celor doi experți a fost utilizată ca factori de evaluare? A fost documentată suficient modificarea
realizată în perioada de implementare a contractului?
 Studiu de caz 1: Necesitatea înlocuirii personalului pe
parcursul implementării contractului (2)

Concluzii:
Autoritatea contractantă poate înlocui expertii cheie în cadrul unui contract de prestări servicii intelectuale
(art. 162 din HG nr. 395/2016)

Instrucțiunea nr. 1/2021 emisă de ANAP, art. 2 Clauze de revizuire (prevăzute în mod expres la nivelul
contractului) – inlocuirea unui expert cheie in cadrul unui contract de servicii intelectuale

Punctajele acordate sunt eronate pentru experții evaluați, algoritmii de evaluare fiind incorect aplicați prin
luarea în considerare de documente pentru contractele specificate ca și experiență similară, care nu respectă
cerințele impuse prin caietul de sarcini pentru experții cheie punctați ca și factori de evaluare

Autoritatea Contractantă poate primi corecții financiare, în cazul proiectelor finantate din fonduri UE
nerambursabile
Studiu de caz 2: Contract de proiectare & execuție lucrări - HG
nr. 1/2018 (1)
69a.1. Notificarea Revendicării Antreprenorului - Notificarea va Înstiințare de Revendicare transmisă la data de
fi transmisă în termen de 30 de zile de la data apariţiei 13.03.2020
evenimentului sau situaţiei Eveniment revendicat – pandemia de COVID 19
declarată de OMS la data de 11.03.2020.
CERINȚĂ INDEPLINITĂ
69a.2. Detalierea Revendicării Antreprenorului Detaliere Revendicare transmisă la 06.07.2020
(i) În termen de 30 de zile de la data notificării Revendicării, CERINȚĂ NEINDEPLINITĂ
Antreprenorul va prezenta Beneficiarului detaliile Revendicării
sale
69a.2. Detaliile Revendicării Antreprenorului se bazează pe Nu au fost transmise informațiile
înregistrările zilnice, iar Antreprenorul trebuie să demonstreze CERINȚĂ NEINDEPLINITĂ
solicitările sale.
Antreprenorul va transmite înregistrările zilnice relevante, ca
făcând parte din detaliile Revendicării.
69a.2. În cazul unei Revendicări având ca obiect prelungirea Nu a fost transmis program de execuție revizuit ca
Duratei de Execuţie, Antreprenorul va prezenta un Program de urmare a efectelor evenimentului
Execuţie revizuit CERINȚĂ NEINDEPLINITĂ
69a.2. În cazul în care Antreprenorul solicită compensaţii Informațiile nu au fost menționate în Detalierea
financiare, acestea vor fi separate şi prezentate în mod detaliat Revendicării din data de 06.07.2020
după cum urmează: CERINȚĂ NEINDEPLINITĂ
(a) costuri legate de proiectarea şi execuţia Lucrărilor;
(b) costuri legate de cheltuielile indirecte cu şantierul; O parte a acestor informații, dar insuficient
(c) orice alte costuri şi pierderi (cheltuieli indirecte cu biroul detaliate, justificate, explicate au fost transmise în
principal, obligaţii financiare, pierderi de profit etc.). Detalierea Revendicarii din 27.11.2021, dar lipsesc
detaliile modului de calcul al intârzierilor.
CERINȚĂ NEINDEPLINITĂ
Studiu de caz 2: Contract de proiectare & execuție lucrări - HG
nr. 1/2018 (2)
69a.2. În situaţia în care Antreprenorul nu transmite CONDIȚIE DE RESPINGERE A REVENDICĂRII
compensaţiile financiare în mod separat, Revendicarea va fi INDEPLINITĂ
respinsă conform subclauzei 69c.1 [Admiterea/respingerea în
principiu de către Supervizor a Revendicării] şi Antreprenorul
este decăzut din dreptul de a solicita compensaţii financiare
Beneficiarului ca urmare a evenimentului sau situaţiei care
face obiectul Revendicării
69a.2. (iii) În situaţia în care Antreprenorul nu transmite CONDIȚIE DE RESPINGERE A REVENDICĂRII
detaliile în termenul de 30 de zile sau în termenul aprobat de INDEPLINITĂ
Supervizor, atunci Antreprenorul este decăzut din dreptul de a
primi orice prelungire a Duratei de Execuţie sau compensaţii
financiare ca urmare a
evenimentului sau situaţiei care face obiectul Revendicării.
69a.2. (iv) Dacă evenimentul sau situaţia este în derulare sau CONDIȚIE DE RESPINGERE A REVENDICĂRII
este un eveniment sau o situaţie continuă, Antreprenorul va INDEPLINITĂ
actualiza detaliile Revendicării la fiecare 30 de zile. În situaţia
în care Antreprenorul nu transmite detaliile în termenul de 30
de zile, se vor aplica prevederile paragrafului (iii) din prezenta
subclauză.

CE va decide Managerul de Contract din partea Autorității Contractante și cum va

fundamenta decizia sa în situația descrisă?
Studiu de caz 2: Contract de proiectare & execuție lucrări - HG
nr. 1/2018 (3)
Posibile concluzii ale Managerului de Contract:

Beneficiarul poate respinge pretențiile Antreprenorului pentru nerespectarea termenelor

contractuale și a condițiilor de formă ale revendicării.

Este posibil ca începând cu data de 15.03.2020 execuția lucrărilor și derularea contractului să fi fost
afectate de pandemia COVID 19

Efectele pot consta în întarzieri în execuție și costuri suplimentare pentru Antreprenor, pe care,
conform clauzelor 66 [Forța majora și denunțarea unilaterală], 35 [Prelungirea duratei de execuție] și
69 a [Revendicările Antreprenorului], acesta ar putea să le recupereze dacă Supervizorul și
Beneficiarul vor admite Revendicarea

Condiție - Antreprenorul să transmită un calcul detaliat al întârzierilor și al costurilor și justificări

solide pentru acestea, precum și impactul pe care întârzierile îl au asupra duratei de execuție și a
costurilor contractului
 Sugestii ....
... pentru lucrul in echipa la aplicarea metodelor/instrumentelor la
nivel de autoritate contractanta
Numirea unui facilitator pentru activitățile de grup
Responsabilitatea facilitatorului
Redefinirea obiectivelor aflate in sarcina grupului de lucru, asigurarea unei
percepții unitare
Implicarea tuturor membrilor grupului
Încadrarea in timp
Realizarea, in concordanta cu sarcinile a:
Documentarii rezultatelor
Dezvoltării unei imagini cat mai complete, dar nu foarte detaliate
Facilitatorul va contribui, de asemenea, si la realizarea activităților de
conținut din cadrul grupului
Reguli pentru prezentare rezultate grupuri de
lucru și reflecții în plen

Prezentare de către un reprezentant desemnat de grupul de lucru

Completări (dacă este cazul) de la colegii din grupul de lucru

Reflecție și feedback de la toți participanții

Concret, clar și punctual

Constructiv, cu enunturi pozitive și posibil negative

Întrebări pentru clarificarea feedback-ului

Fără contraziceri
Mulțumim pentru implicare !!!
Succes!