SNMD-Manual Administratori de Aplicatie

Manual pentru instruirea
administratorilor de aplicatie
Etapa de Instruire a administratorilor si utilizatorilor sistemului

informatic SNMD: August - Octombrie 2022
Nr. Contract finantare: RO – POC No. 8/2.3.1/11.07.2019

Nr. Contract achizitie: 23296 / 10.08.2021
Proiect:
Denumire Sistemul
contract: Național de
Servicii de Management
Dezvoltare privind
și Implementare Dizabilitatea
a Soluției Informatice,
inclusiv furnizarea de Echipamente și Software de Bază
Obiect contract:
(SNMD)
Achiziția publică de Servicii de Dezvoltare și Implementare a
Soluției Informatice, inclusiv furnizarea de Echipamente și
Software de Bază, in cadrul proiectului “Sistem Național de
Management privind Dizabilitatea (SNMD)”
Faza contract: Instruirea administratorilor si utilizatorilor sistemului informatic
Achizitor: Autoritatea Națională pentru Protecția Drepturilor Persoanelor cu
Manual administrare aplicatii - Pagina 1 din 224
Dizabilități (ANPDPD)
Prestator: S&T Romania SRL
Competitivi impreuna!
Proiect cofinantat din Fondul European de Dezvoltare Regionala prin Programul Operational Com-
petitivitate

CUPRINS
1. INTRODUCERE.......................................................................................................................................................
1.1 CURICULA DE CURS.....................................................................................................................................................5
2. PREZENTAREA ARHITECTURII FUNCŢIONALE SI TEHNICE A SISTEMULUI INFORMATIC SNMD. PREZENTAREA
MODELULUI LOGIC FUNCTIONAL SI DE DATE A SOLUŢIEI.................................................................................................
3. PREZENTARE MODUL MANAGEMENT..................................................................................................................
3.1 - EVIDENȚA PERSOANELOR.........................................................................................................................................11
3.2 - EVIDENȚA ANGAJAȚILOR..........................................................................................................................................16
3.3 - EVIDENȚA ASISTENȚILOR PERSONALI...........................................................................................................................18
3.4 - EVIDENȚA MEMBRILOR COMISIILOR............................................................................................................................19
3.5 - EVIDENȚA CENTRELOR PENTRU PERSOANE CU DIZABILITĂȚI.............................................................................................22
3.6 - EVIDENȚA PERSONALULUI DIN CENTRELE PENTRU PERSOANE CU DIZABILITĂȚI.....................................................................24
3.7 - SCHIMBAREA DATELOR LOCAȚIEI CURENTE...................................................................................................................27
3.8 - GESTIUNEA BILETELOR/LEGITIMAȚIILOR DE TRANSPORT..................................................................................................28
3.9 - ÎNCHIDERE/DESCHIDERE LUNA...................................................................................................................................30
3.10 - VERIFICARI.......................................................................................................................................................32
4. PREZENTARE MODUL ADMINISTRARE, PARAMETRIZĂRI ŞI CONFIGURĂRI............................................................
4.1 GESTIONAREA NOMENCLATOARELOR IN SOLUTIA INFORMATICA SNMD..............................................................................36
4.2 ADMINISTRAREA DREPTURILOR DE ACCES PE MENIURI;.....................................................................................................39
4.3 ALOCAREA ROLURILOR SI GRUPURILOR LA UTILIZATORI;....................................................................................................42
4.4 GESTIONAREA PARAMETRILOR DE SISTEM;.....................................................................................................................45
4.5 DEFINIRE TIPURI DE DOCUMENTE;...............................................................................................................................46
4.6 DEFINIRE ATRIBUTE MASTER;......................................................................................................................................48
4.7 ADAUGARE ATRIBUTE MASTER PE DOCUMENTE..............................................................................................................49
4.8 GESTIONARE CALENDAR;............................................................................................................................................51
4.9 GESTIONARE PERIOADE CONTABILE / FISCALE;................................................................................................................54
4.10 ADMINISTRARE VALABILITATE CERTIFICATE;...............................................................................................................56
4.11 GESTIONAREA UNITATI ORGANIZATIONALE;..............................................................................................................58
4.12 VIZUALIZARE LOG-URI SYSTEM;...............................................................................................................................59
5. PREZENTARE MODALITATE CONFIGURARE SI LUCRU CU SISTEMUL DE VIDEOCONFERINTA...................................
PRERECHIZITE................................................................................................................................................................... 61
5.1 ADAUGARE SEDINTE..................................................................................................................................................61
5.2 TRANSMITERE INVITATIE SEDINTA................................................................................................................................63
5.3 ACCESARE CAMERE...................................................................................................................................................65
5.4 ADMINISTRARE UTILIZATORI.......................................................................................................................................66
5.5 ADMINISTRARE GRUPURI........................................................................................................................................... 69
5.6 ADMINISTRARE CAMERE............................................................................................................................................74
6. OPTIUNI DE ADMINISTRARE A COMPONENTELOR PORTAL INTERN/EXTERN ȘI SERVER WEB.................................
6.1 ADMINISTRARE COMPONENTA PORTAL INTERN/EXTERN..................................................................................................80
6.1.1 ADMINISTRARE PAGINI.........................................................................................................................................80
Seturi de pagini........................................................................................................................................................80
Tipuri de pagini........................................................................................................................................................80
Adăugarea unei pagini de conținut..........................................................................................................................81
Adăugarea unei pagini de widget............................................................................................................................82
Adăugarea unei pagini secundare...........................................................................................................................83
6.1.2 ADMINISTRARE NAVIGARE.....................................................................................................................................84
Navigarea implicită..................................................................................................................................................84
Meniuri de navigare personalizate..........................................................................................................................84
Navigarea în portal..................................................................................................................................................85

6.1.3 ADMINISTRARE CONȚINUT.....................................................................................................................................89
Adăugare fragmente de pagină...............................................................................................................................90
Adăugare Conținut web de bază..............................................................................................................................91
Utilizarea widgeturilor pe o pagină de conținut.......................................................................................................94
6.3 ADMINISTRARE COMPONETA SERVER WEB....................................................................................................................96
6.3.1 CE ESTE UN SERVER WEB?.....................................................................................................................................96
6.3.2 CUM SE CONFIGUREAZĂ ?.....................................................................................................................................96
6.3.3 PORNIREA ȘI OPRIREA SERVERULUI WEB...................................................................................................................96
6.3.4 LOCAȚIA FIȘIERELOR LOG.......................................................................................................................................97
6.3.5 SCRIPTURI AUTOMATIZARE....................................................................................................................................97
7. ADMINISTRARE COMPONENTA APLICATIVA DE BAZA A SNMD.............................................................................
7.1 MODUL GESTIONARE DOCUMENTE ȘI DOSARE..............................................................................................................98
Liste de valori...........................................................................................................................................................98
Definire atribute principale (master)......................................................................................................................101
Exemple de definire a atributelor, în funcție de tipul LOV-ului...............................................................................106
Clase de documente...............................................................................................................................................108
Tipuri de documente..............................................................................................................................................112
Administrare foldere (directoare) și fișiere.............................................................................................................122
Creare documente și directoare din șablon............................................................................................................133
7.2 MODUL RAPORTARE AFERENTĂ EIP...........................................................................................................................143
7.2.1 Definire de rapoarte noi în aplicație........................................................................................................143
7.2.2 Definire rapoarte SQL..............................................................................................................................143
7.2.3 Administrare drepturi de executie pentru fiecare raport.........................................................................144
7.2.4 Programare rapoarte...............................................................................................................................146
7.3 MODUL REGISTRATURA...........................................................................................................................................150
Meniu: Registratura > Administrare registre.........................................................................................................150
7.4 MODUL FLUXURI DE LUCRU CU DOCUMENTE...............................................................................................................156
7.5 ADMINISTRARE COMPONENTA CAPTURA....................................................................................................................160
7.6 MANAGEMENT ARHIVA FIZICĂ DE DOCUMENTE............................................................................................................163
Adaugare documente............................................................................................................................................163
Arhivare................................................................................................................................................................. 163
Stergere................................................................................................................................................................. 164
8. PREZENTARE FUNCTIONALITATI SI ADMINISTRARE COMPONENTA GESTIONARE INCIDENTE (HELP DESK)...........165
8.1 CONECTAREA IN APLICATIE.......................................................................................................................................165
8.2 INREGISTRAREA UNUI INCIDENT.................................................................................................................................169
8.3 PRELUAREA UNUI INCIDENT PENTRU REZOLVARE...........................................................................................................174
8.4 VIZUALIZAREA DETALIILOR INCIDENTULUI.....................................................................................................................175
8.5 EDITAREA UNUI INCIDENT........................................................................................................................................177
8.6 MODIFICARE CATEGORIE INCIDENT.............................................................................................................................177
8.7 MODIFICARE STATUS INCIDENT.................................................................................................................................178
8.8 ADAUGAREA UNUI COMENTARIU...............................................................................................................................180
8.9 TRANSFERUL INCIDENTELOR......................................................................................................................................181
8.10 TRIMITEREA MANUALA A NOTIFICARILOR................................................................................................................182
9. PREZENTARE FUNCTIONALITATI SI ADMINISTRARE MODULUL RAPORTARE AVANSATĂ......................................185
9.1 ACCESARE MODULULUI DE RAPORTARE AVANSATA............................................................................................................185
9.2 PANOUL DE ADMINISTRARE..........................................................................................................................................185
9.3 CREAREA RAPOARTELOR..............................................................................................................................................192
9.4 VIZUALIZAREA ȘI EDITAREA RAPOARTELOR.......................................................................................................................196
10. PREZENTARE FUNCTIONALITATI SI ADMINISTRARE COMPONENTA DE ADMINISTRARE A UTILIZATORILOR..........200
11. SESIUNE INTREBARI SI RASPUNSURI - DISCUTII APLICATE (TESTARE HANDS-ON).................................................224
12. TESTAREA PARTICIPANTILOR (TEST GRILA)......................................................................................................... 224

1. Introducere
1.1 Curicula de curs
Ziua 1
 Introducere
 Prezentarea arhitecturii funcţionale si tehnice a sistemului informatic SNMD. Prezentarea
modelului logic functional si de date a soluţiei
 Prezentare Modul Management
- Evidența persoanelor, evidența angajaților, evidența asistenților personali
- Evidența membrilor comisiei de adulți sau copii
- Evidența centrelor pentru persoane cu dizabilități
- Evidența personalului din centrele pentru persoane cu dizabilități
- Schimbarea datelor locației curente
- Gestiunea biletelor/legitimațiilor de transport
- Închidere/deschidere luna
- Rețineri automate/restante automate
- Verificari
Ziua 2
 Prezentare Modul Administrare, Parametrizări şi Configurări
- definirea și actualizarea fluxurilor de date, fișiere și documente
- definirea și actualizarea listelor de documente necesare pentru fiecare tip de solicitare/dosar
- definirea de câmpuri noi
- grila oficiilor poștale
- zilele de sărbătoare
- configurarea fișierelor de import (verificare) de la alte instituții
- definire surse de venit
- cauze de sistare/invalidare
- drepturile/prestațiile sociale, cuantumurile acestora cu istoric pe perioadă de timp precum și
grila de drepturi
- arborele organizațional
- definirea de partiții și zone
- import și export comisie
- import bilete/legitimații transport
- arhivare log modificări
- arhivare plăți
- configurarea utilizatorilor
- configurarea valorilor implicite pentru a facilita operarea mai rapidă
- configurarea parametrilor folosiți la calcule sau la alte operații
- configurarea incrementărilor pentru numerele de documente
- configurări pentru diferitele exporturi / importuri de date în alte formate
- definirea de noi atribute/informaţii ce se doresc a fi capturate și înregistrate
- modificării parametrilor ce afectează toate operaţiile automate ale aplicaţiei

- configurarea drepturilor asupra operaţiilor şi câmpurilor pentru fiecare utilizator al aplicaţiei
în parte
- modificarea arborelui organizaţional subordonat DGASPC
Ziua 3
 Prezentare modalitate configurare si lucru cu sistemul de videoconferinta
 Optiuni de administrare a componentelor Portal intern/extern, server de aplicatie si server
web
 Administrare Componenta aplicativa de baza a SNMD
 Prezentare functionalitati si administrare Componenta gestionare incidente (help desk)
 Prezentare functionalitati si administrare Modulul raportare avansată
 Prezentare functionalitati si administrare Componenta de administrare a utilizatorilor
 Sesiune Intrebari si raspunsuri - discutii aplicate (testare hands-on)
 Testarea participantilor (test grila)

2. Prezentarea arhitecturii funcţionale si tehnice a sistemului informatic
SNMD. Prezentarea modelului logic functional si de date a soluţiei
„Sistemul Național de Management al Cazurilor pentru Persoanele cu Dizabilități” („SNMD”) a fost
dezvoltat ținând cont de prevederile legislative în vigoare și de procesele și procedurile existente la
nivelul structurilor locale (DGASPC) și centrale (ANPD).
Din punct de vedere funcțional, cea mai mare parte a funcționalităților existente la nivelul aplicațiilor
din cadrul fiecărei DGASPC sunt incluse în noul sistem și, totodată au fost adăugate noi
funcționalități pentru optimizarea proceselor de lucru.
Proiectul este implementat la nivelul celor 41 de DGASPC-uri județene, 6 DGASPC-uri ale
sectoarelor Bucureștiului și la nivelul ANPD.
Nodul central este instalat la STS și administrat de ANPD.
Sistemul informatic SNMD îndeplinește următoarele funcționalitati majore:
 Sistem complet de gestiune a procesului de înregistrare și gestionare a dosarelor persoanelor
adulte și copiilor cu handicap, a centrelor rezidențiale și nerezidențiale, a asistenților personali;
 Capabilități de înregistrare în format electronic a documentelor componente ale dosarului per-
soanei adulte și copilului cu handicap (de ex Cererea-tip de evaluare în vederea încadrării în grad
de handicap);
 Bază de date centrală națională a tuturor dosarelor și persoanelor cu handicap și a asistenților per-
sonali;
 Colectarea uniformă de informații cu privire la dosarele și persoanele cu handicap (adulți și
copii);
 Sistem electronic de comunicare cu persoanele cu handicap referitor la starea dosarelor și a altor
solicitări;
 Posibilitatea cetățenilor de a transmite solicitări către ANDPDCA, CSEPAH și DGASPC-uri, in-
clusiv CEPAH și CPC, prin intermediul unui portal, fără a mai fi necesară prezența fizică la
sediul acestor instituții și informarea acestora cu privire la stadiul rezolvării solicitării lor;
 Capabilități de generare și procesare a documentelor necesare efectuării plății drepturilor cuven-
ite persoanelor adulte cu handicap și a asistenților personali.
 Generarea automată a documentelor de plată în funcție de modul de plată (mandate poștale, or-
dine de plată către Trezorerie, virament bancar, casierie);
 Evidența și decontul automat al biletelor de transport interurban și a legitimațiilor de transport ur-
ban local;

 Sistemul este strâns interconectat cu aplicațiile/sistemele informatice ale altor instituții (Trezore-
ria, ANPIS, CNPAS, Poșta, Primării) prin servicii WEB (API REST/JSON) către care transmite
informații solicitate de către acestea (de exemplu, informațiile necesare efectuării plăților
prestațiilor sociale și a facilităților) și cu aplicația de raportare și analiză de la nivelul ANPD
(aplicația RENPH) prin intermediul componentei de integrare de date.
 Generarea și tipărirea automată a documentelor necesare în comunicarea cu persoana adultă cu
handicap sau cu alte instituții (certificat de încadrare în grad de handicap, decizie de încadrare/
neîncadrare/reevaluare/îndreptare eroare materială emise de Comisia Superioară, certificat de ori-
entare profesională, etc).
Arhitectura funcțională a SNMD este prezentată în diagrama de mai jos:

Aplicația „SNMD” erte dezvoltată pe baza următoarelor componente software aplicative:
 Componenta aplicativă de bază a SNMD - Documenta Enterprise DMS cu următoarele mod-
ule:
 Modul Registratură
 Modul Captură
 Modul Gestionare Documente și Dosare
 Modul Fluxuri de lucru cu documente
 Modul management arhivă fizică de documente
 Modul de Raportare aferentă EIP
 Componenta Portal intern/extern – Mware Portal, Mware Portal SSO, Mware Portal MFA

 Componenta de integrare și transformare - Documenta Enterprise Integration and Transfor-
mation
 Componenta de gateway pentru servicii web - Documenta Enterprise Gateway
 Componenta pentru rularea aplicațiilor - server de aplicație - Mware Application Server
 Componenta de administrare a utilizatorilor - Symantec Identity Suite + Symantec Directory
 Modulul raportare avansată - BigConnect Answers
 Sistem videoconferinta - Documenta Enterprise Collaboration and Video Conferencing
 Componenta SGBD – Microsoft SQL Server
 Componenta gestionare incidente (help desk) - CA ServiceDesk
 Componenta de monitorizare a evenimentelor de securitate (SIEM) - RSA Netwitness
 Componenta de acces securizat al utilizatorilor privilegiați la echipamente și servere –
Symantec Privileged Access Manager Server Control (PAM Server Control)
 Componenta de backup - Dell Data Protection Suite
 Componenta de generare, mascare și administrare a datelor de test – CA Test Data Manager
(CA TDM)
 Componenta de prevenire a pierderilor de date – Symantec Data Loss Prevention
 Componenta de monitorizare aplicații și echipamente - DX Infrastructure Manager(DX IM),
DX Application Performance Management (DX APM)
Modelul logic și fluxul de date dintre componentele soluției este prezentat sunt prezentate în dia-
grama de mai jos:

3. Prezentare Modul Management
3.1 - Evidența persoanelor
- Utilizator persoane acceseaza sub-modulul <Management>;

- Acceseaza functionalitatea <Evidenta persoanelor>;
- Actioneaza buton <Adaugare>;

- Completeaza informatiile aferente persoanei din tab-urile specifice; (Tab <General>);
- Completeaza Tab <Adresa>;
- Completeaza Tab <Modalitate plata>;

- Completeaza Tab <Surse venituri>;

- Completeaza Tab <Informatii deces>;
- Completeaza Tab <Reprezentant legal/tutore>; (persoana asociata);

- Actioneaza buton <Salveaza>;
3.2 - Evidența angajaților


- Acceseaza functionalitatea <Evidenta angajatilor>;
- Vizualizeaza angajatii pe departamente, din cadrul dgaspc-ului;

3.3 - Evidența asistenților personali
- Acceseaza functionalitatea <Evidenta asistentilor personali> si vizualizeaza informatiile

asistentilor personali din sistem.

3.4 - Evidența membrilor comisiilor
- Utilizator Persoane acceseaza sub-modulul <Management>;

- Acceseaza functionalitatea <Evidenta membrilor comisiei>;
- Acceseaza functionalitatea <Pentru definire persoana apasati aici>;
- Cauta departamentul din care face parte membrul comisiei;
- Acceseaza <Evidenta membrilor comisiei>;

- Acceseaza <Pentru acordare roluri apasati aici> pentru alocare rol unui membru din comisie;
- Cauta rolul folosind filtrele de cautare puse la dispozitie, actioneaza click-dreapta si

acceseaza functionalitatea <Acordare rol>;
- Actioneaza buton <Adaugare>, selecteaza utilizatorul din lista de valori si actioneaza buton
<Salveaza>;

3.5 - Evidența centrelor pentru persoane cu dizabilități

- Acceseaza functionalitatea <Evidenta centrelor>;
- Verifica centrele si informatiile aferente centrelor accesand butonul <Editeaza>;

3.6 - Evidența personalului din centrele pentru persoane cu dizabilități

- Acceseaza functionalitatea <Evidenta personalului din centre>;
- Selecteaza centrul pentru verificarea/vizualizarea personalului si actioneaza tab-ul <Personal

centre>;

- Vizualizeaza personalul din centre;
- Actioneaza buton <Adauga> pentru adaugarea unei persoane intr-un centru;
- Introduce CNP-ul persoanei, completeaza informatiile aferente si actioneaza buton

<Salveaza>;

3.7 - Schimbarea datelor locației curente
- Acceseaza functionalitatea <Administrare unitate proprie>;

- Vizualizeaza si Editeaza unitatea proprie;
3.8 - Gestiunea biletelor/legitimațiilor de transport


- Acceseaza functionalitatea <Gestiunea biletelor / legitimatiilor de transport>;
- Vizualizeaza biletele si informatiile aferente acestora, editeaza biletele, genereaza serii si/sau
reseteaza secventa;

3.9 - Închidere/deschidere luna
- Administrator de sistem acceseaza sub-modulul <Administrare, parametrizare si
configurari>;
- Acceseaza functionalitatea <Perioada contabile / fiscale>;

- Completeaza informatiile aferente lunii contabile;

3.10 - Verificari
3.10.1 Verificari specifice – certificate suprapuse

- Acceseaza functionalitatea <Certificate suprapuse>;

- Verifica daca exista informatii in raport;
3.10.2 Verificari specifice – decizii duble

- Accseaza functionalitatea <Decizii duble>;
3.10.3 Verificari specifice – persoane cu CNP eronat

- Acceseaza functionalitatea <Persoane cu CNP eronat>;

4. Prezentare Modul Administrare, Parametrizări şi Configurări
4.1 Gestionarea nomenclatoarelor in solutia informatica SNMD
- Administratorul de sistem acceseaza sub-modulul <Administrare, parametrizare si
configurari>;
- Majoritatea nomenclatoarelor au aceeasi structura si accesul acestora se face doar din sub-
modulul de administrare.
- Nomenclatoarele au impact asupra tuturor sub-modulelor din solutia informatica SNMD.

- Acceseaza nomenclatorul dorit pentru adaugare/actualizare informatii;
- Selecteaza nomenclatorul;

- Actioneaza buton <Editare> sau <Adaugare>;
- Completeaza informatiile aferente structurii nomenclatorului si actioneaza buton

<Salveaza>;

4.2 Administrarea drepturilor de acces pe meniuri;
- Administratorul de sistem acceseaza sub-modulul <Administrare, parametrizare si
configurari>;

- Acceseaza <Alocare meniuri>;
- Cauta meniul folosind filtrele de cautare pentru acordarea accesului la grupuri;
- Actioneaza click-dreapta si selecteaza functionalitate <Drepturi acces>;

- Actioneaza buton <Adaugare> pentru oferirea accesului la sub-modulul CEPAH
(conform exemplu);
- Selecteaza grupul din lista de valori si actioneaza buton <Salveaza>;

4.3 Alocarea rolurilor si grupurilor la utilizatori;
- Administrator acceseaza sub-modulul <Administrare, parametrizare si configurari>;
- Acceseaza functionalitatea <Roluri>;
- Cauta rolul folosind filtrele de cautare puse la dispozitie, actioneaza click-dreapta si

selecteaza functionalitatea <Acordare rol>;

- Actioneaza buton <Adauga> la sectiunea <Grupuri> sau <Roluri>;
- Selecteaza din lista de valori utilizatorul (pentru rol) si grupul (pentru grup) si actioneaza
buton <Salveaza>;

- Actualizeaza rolul pentru avizarea din pasul selectat;

4.4 Gestionarea parametrilor de sistem;
configurari>;
- Acceseaza functionalitatea <Administrare parametrii de sistem>;

4.5 Definire tipuri de documente;
configurari>;
- Acceseaza functionalitatea <Definire servicii – tipuri documente>;

- Acceseaza buton <Adaugare>;
- Completeaza campurile obligatorii specifice tipurilor de documente;

4.6 Definire atribute master;
configurari>;
- Acceseaza functionalitatea <Atribut master>;

- Completeaza informatiile aferente si actioneaza buton <Salveaza>;
4.7 Adaugare atribute master pe documente.

configurari>;

- Acceseaza functionalitatea <Atribut documente>;

- Actioneaza buton <Adaugare atribut master> pentru adaugarea acestuia pe tipul de
document;
- Cauta atributul, il selecteaza si actioneaza buton <Selecteaza>;
4.8 Gestionare calendar;

configurari>;

- Acceseaza functionalitatea <Calendar>;

- Completeaza ziua si tipul;

4.9 Gestionare perioade contabile / fiscale;
configurari>;
- Acceseaza functionalitatea <Perioada contabile / fiscale>;

- Completeaza informatiile aferente lunii contabile;

4.10 Administrare valabilitate certificate;
configurari>;
- Acceseaza functionalitatea <Administrare valabilitate certificate>;

- Actioneaza buton <Editeaza> si/sau <Adaugare>, actualizeaza/completeaza informatiile
si actioneaza buton <Salveaza>;

4.11 Gestionarea Unitati organizationale;
configurari>;
- Acceseaza functionalitatea <Unitati organizationale>;

- Verifica/actualizeaza informatiile unitatii (dgaspc-ului);
4.12 Vizualizare log-uri system;

configurari>;

- Acceseaza functionalitatea <Vizualizare log-uri>;
- Verifica log-urile din sistem folosind filtrele de cautare puse la dispozitie;

5. Prezentare modalitate configurare si lucru cu sistemul de videoconferinta
Prerechizite
Autentificarea in solutia de Videoconferinta se va face utilizand urmatoarele credentiale:
User: admin
Parola: Colanda1!
Dupa introducere credentiale se actioneaza butonul <Sign in>
5.1 Adaugare sedinte

- Administrator videoconferinta poate planifica o noua sedinta:
- Acceseaza <Calendar>;
- Se actioneaza click pe ziua in care dorim sa planificam sedinta;

- Completam informatiile necesare
- Selectam tipul de sedinta

- Selectam optiunea pentru transmitere notificari si setare parola
- Sedinta poate fi ulterior vizualizata in calendar
5.2 Transmitere invitatie sedinta

Administrator videoconferinta transmite invitatia pentru sedinta catre participanti:
- Selecteaza sedinta din calendar si actioneaza butonul <Enter>

- Selecteaza <Actions> -> <Send invitation>
- Se completeaza informatiile necesare: subiect, participanti, mesaj, perioada validitate sedinta

si se actioneaza butonul <Send>

5.3 Accesare camere
1. Administrator videoconferinta poate accesa camerele deja existente:
- Actioneaza optiunea <Rooms> -> <Public Rooms>;

- Actioneaza butonul <Enter> aferent camerei dorite
2. Pentru transmitere invitatie se urmeaza pasii de la punctul 2) - <Actions> - <Send invitation>
5.4 Administrare utilizatori

1. Administrator Videoconferinta poate adauga alti utilizatori pentru videoconferinta;
- Selecteaza optiunea <Administration> - <Users>

- Se completeaza datele din partea dreapta a ecranului
- Salveaza datele

- Noul utilizator se poate vizualiza in lista

1.1 Administrare grupuri
1. Administrator Videoconferinta poate administra grupurile de persoane, avand

posibilitatea de a adauga, a actualiza sau a sterge un grup.
- Acceseaza optiunea <Administration> - <Groups>
- Administrator Videoconferinta poate adauga un grup de persoane;

- Actioneaza butonul +

- Completeaza datele din partea dreapta a ecranului
- Salveaza datele

- noul grup poate fi vizualizat in partea stanga a ecranului

- Administrator Videoconferinta poate modifica un grup de persoane;
- Selecteaza un grup si adauga utilizatori cu optiunea <Add user>
- Salveaza datele
- Administrator Videoconferinta poate sterge un grup

- Selecteaza grupul si actioneaza butonul X

- Actioneaza <OK> pentru confirmarea stergerii
- Grupul a fost eliminat, acesta nu mai este disponibil in lista

1.6 Administrare camere
Administrator Videoconferinta poate administra camerele, avand posibilitatea de a adauga, a

actualiza sau a sterge o camera.
- Acceseaza optiunea <Administration> - <Conference rooms>
- Administrator Videoconferinta poate adauga o camera;

- Actioneaza butonul +
- Completeaza datele din partea dreapta a ecranului

- Salveaza datele

- noua camera poate fi vizualizata in partea stanga a ecranului

- Administrator Videoconferinta poate modifica o camera;
- Selecteaza o camera si modifica datele acesteia

- Salveaza datele
- Administrator Videoconferinta poate sterge o camera

- Selecteaza camera si actioneaza butonul X
- Actioneaza <OK> pentru confirmarea stergerii

- Camera a fost eliminata, aceasta nu mai este disponibila in lista

2. Optiuni de administrare a componentelor Portal intern/extern și server
web
2.1 Administrare Componenta Portal intern/extern

2.1.1 Administrare pagini
Paginile portalului sunt folosite pentru a afișa conținut utilizatorilor.
Seturi de pagini
Există două seturi de pagini: Pagini publice și Pagini private. Tabelul de mai jos arată comparativ
caracteristicile celor două seturi de pagini:
Comportament Pagini publice Pagini private
✔
Vizibil pentru utilizatorii
neautentificați
✔
Vizualizarea necesită autentificare
și abonarea in portal
✔ ✔
Șablon de URL distinct
Tipuri de pagini
Există următoarele tipuri de pagini: Pagini de conținut și Pagini de widget.
Paginile de conținut
Paginile de conținut oferă o interfață de utilizator convenabilă pentru gestionarea și editarea
conținutului și designului paginii. Cu paginile de conținut, puteți utiliza elemente configurabile de tip
drag-and-drop gata construite sau puteți dezvolta propriile elemente pentru a crea experiența de
utilizator dorită. De asemenea, paginile de conținut permit și widget-uri, pentru a adăuga
funcționalitate dinamică unei pagini de conținut, integrând bloguri, wiki-uri, forumuri și multe altele.
Paginile de conținut sunt construite în principal folosind fragmente de pagină. Fragmentele de pagină
sunt elemente de pagină extensibile, reutilizabile, care includ componente editabile, cum ar fi text,
imagini și link-uri, pe care le puteți mapa și la conținutul disponibil.
Pagini de widget
O pagină widget este o pagină cu un aspect stabilit care permite afișarea widgeturilor (portletilor).
Widgeturile pot fi simple și utilizate doar pentru afișarea conținutului sau pot adăuga funcționalități
interactive și dinamice paginii, cum ar fi widgetul de tip forumuri (Message Boards).
Tabelul de mai jos arată comparativ unele dintre diferențele dintre o pagină de conținut și o pagină
widget:
Caracteristică Pagini de conținut Pagini widget
✔ ✔
Abilitatea de a adăuga widget-uri
✔
Experiențe personalizate in portal

Machetare ușoară și editare de
conținut ✔
Machete personalizate avansate
✔
Coloane personalizabile de
utilizator ✔
Adăugarea unei pagini de conținut

Pașii de mai jos descriu cum să adăugați o pagină nouă în portal și să configurați opțiunile generale.
1. Din meniul principal din partea stângă, alegeți Generator de site-uri → Pagini site-uri
2. În secțiunea Pagini site-uri, faceți clic pe butonul Nou ( ), apoi faceți clic pe Pagină pub-
lică.
3. Alegeți tipul de șablon pe care îl doriți pentru pagină:
a. Necompletat, pentru a începe o pagină de conținut de la zero,
b. un șablon de pagină personalizat pentru a crea o pagină de conținut bazată pe un
șablon predefinit
i. alt tip de pagină sub titlul Alte, cum ar fi o Aplicație pagină completă sau
Pagină widget
ii. un șablon de pagină listate în meniul Șabloane globale.

4. Introduceți un nume.
5. Configurați setările rămase pentru pagină, apoi faceți clic pe Adăugare pentru a crea pagina.
Adăugarea unei pagini de widget

2. În secțiunea Pagini site-uri, faceți clic pe butonul Adăugați ( ) de lângă o pagină existentă
(de exemplu, Legislație), apoi faceți clic pe Adaugă Pagină. De asemenea, puteți face clic pe
butonul Adăugați ( ) din partea dreaptă sus a paginii Pagini pentru a crea o pagină de nivel
superior.
3. Alegeți tipul de șablon numit Pagină widget
4. Introduceți un nume, apoi faceți clic pe Adaugă pentru a crea pagina

5. Configurați setările rămase pentru pagină, apoi faceți click pe butonul Salvează.
Urmează să adăugați widget-uri pe pagină. Pentru asta, urmați pașii descriși în capitolul Error:
Reference source not found Error: Reference source not found  Error: Reference source not
found.

Adăugarea unei pagini secundare
Paginile pot fi create, de asemenea, într-o manieră ierarhică prin crearea de Pagini secundare.
Paginile secundare pot fi utile dacă aveți mai multe pagini care pot fi organizate în categorii.
Puteți naviga printre paginile unei ierarhii de site cu aplicația Hartă site.
Paginile secundare (copil) se pot adăuga în două moduri:

1. Prin secțiunea de Pagini
2. Prin meniul Arbore Pagină ( )
Pentru a adăuga o pagină secundară prin ecranul Pagini, urmați acești pași:
1. Accesați Generator de site-uri → Pagini site-uri din meniul principal din partea stângă a
ecranului.
2. Faceți clic pe butonul Adăugați ( ) de lângă o pagină existentă. De asemenea, puteți face
clic pe butonul Nou ( ) din partea dreaptă sus a paginii Pagini site-uri pentru a crea o pag-
ină de nivel superior.
3. Urmați pașii standard pentru crearea unei pagini, așa cum este descris mai sus.
Pentru a adăuga o pagină copil prin meniul Page Tree, urmați acești pași:
1. Faceți clic pe Arbore Pagină ( ) în Meniul principal din partea stângă a ecranului.
2. Selectați Adăugați o pagină secundară din meniul Acțiuni ( ) de lângă o pagină existentă
pentru a crea o pagină secundară imbricată pentru aceasta.
3. Urmați pașii standard pentru crearea unei pagini, așa cum este descris mai sus.

2.1.2 Administrare navigare
Navigarea în portal poate fi de la o navigare simplă și plată, până la un arbore ierarhic complex de
subpagini imbricate pe mai multe niveluri.
Pagina principală a portalului a fost construită cu un meniu principal în partea de sus a ecranului.
Acest meniu folosește o componentă de tip widget Meniu de navigare.
În continuare vom prezenta tipurile diferite de navigare care pot fi definite în portal.
Navigarea implicită
În mod implicit, organizarea paginilor și navigarea printre ele se face pe baza ierarhiei de pagini
publice definită în secțiunea Generator de site-uri → Pagini site-uri.
Meniuri de navigare personalizate

În unele cazuri, atunci când configurația implicită pe baza ierarhiei de pagini publice nu este
suficientă, puteți avea mai mult control sau flexibilitate cu privire la modul în care este definit și
afișat meniul de navigare al portalului. Pentru asta, puteți personaliza noi meniuri de navigare.

Folosind aceste meniuri de navigare, puteți crea o pagină de destinație unică sau chiar mai multe
meniuri de navigare: un meniu principal, meniuri secundare, meniuri de subsol și meniuri
personalizate.
Navigarea în portal
Navigarea în portal se face pe baza unui meniu de navigare personalizat.
Pentru a vizualiza și gestiona meniurile de navigare personalizate:

1. Faceți clic pe butonul de Meniu ( ) aflat în partea de sus a ecranului, apoi Generator de
site-uri → Meniuri de navigare.
Sunt afișate toate meniurile de navigare definite în portal.
Pentru a adăuga un nou meniu de navigare
1. Faceți clic pe butonul Adaugă ( ).

2. Introduceți un nume: (de exemplu: Test Navigare).
3. Faceți clic pe Salvează când ați terminat.

Noul meniu de navigare a fost creat și puteți atribui pagini noului meniu de navigare.

Există două moduri de a atribui pagini existente unui meniu de navigare: faceți clic pe butonul
Nou sau pe butonul Adaugă ( ).
1. Faceți clic pe Nou → Pagina.

2. Selectați paginile care vor fi incluse în acest meniu de navigare; în acest exemplu, vor fi in-
cluse paginile Legislație, Termeni și Condiții și Întrebări și răspunsuri.
3. Faceți clic pe Selectează atunci când ați terminat.

4. Verificați dacă noul meniu de navigare a fost creat.

Nu trebuie să creați nicio pagină înainte de a crea meniuri de navigare. Puteți crea mai întâi un meniu
de navigare și apoi alocați paginile mai târziu, când le creați. De exemplu, când accesați Generator
de site-uri → Pagini site-uri → Nou → Pagină publică, aveți opțiunea de a selecta meniul la care
doriți să adăugați pagina:
Pentru a dezactiva adăugarea automată de noi pagini la un meniu de navigare,
1. Faceți clic pe butonul Acțiuni ( ) de lângă meniul de navigare dorit (de exemplu, Test Navi-
gare), apoi Editează.
2. Faceți clic pe butonul Setări ( ).
3. Debifați caseta apărută.

4. Faceți clic pe Salvează când ați terminat.
Odată dezactivată, nu vi se solicită să adăugați pagina la acel meniu de navigare, când adăugați o
pagină nouă.

2.1.3 Administrare conținut
După ce ați definit structura portalului, ierarhia de pagini și modalitatea de navigare în portal, este
timpul să adăugați conținut paginilor.
Există mai mult tipuri de elemente de conținut:
- Fragmente de pagină - Fragmentele de pagină sunt elemente extensibile, reutilizabile, de tip
drag-and-drop, care sunt elementele de bază ale paginilor de conținut. Fiecare fragment este
construit folosind CSS, HTML și JavaScript. Împreună, Fragmentele definesc designul
paginii și oferă funcționalitate împreună cu widget-uri. Urmați pașii descriși în secțiunea Er-
ror: Reference source not found, pentru a afla cum să folosiți în pagini acest tip de conținut.
- Conținut web de bază – folosit pentru a afișa articole individuale de conținut html simplu,
cu elemente precum text formatat, liste de text, linkuri web, link catre documente încărcate in
Documente și Media, tabele, imagini, video. De asemenea, oferă caracteristici personalizabile
pe care le puteți activa pentru utilizatori, cum ar fi comentarii și opțiuni de tipărire.
- Documente și Media – fișiere încărcate în managerul de fișiere al portalului. Aceste fișiere
pot fi afișate în portleți care acceptă atașamente (de exemplu, conținut web, forumuri), pre-
cum și fragmente de pagină și widget-uri (de exemplu, Galerie media).
- Liste de date dinamice - afișează formulare create din seturi de câmpuri ale unui formular
(de exemplu, text, boolean, dată, butoane radio, meniuri de selectare etc.) și etichetele și
setările acelor câmpuri. Definițiile datelor servesc ca modele de date pentru o listă dinamică
de date. De exemplu, puteți crea o definiție de date cu trei câmpuri pentru o cerere de înregis-
trare naștere: unul pentru numele unui utilizator, unul pentru adresa de e-mail a acestuia și o
listă de UAT-uri pentru locul nasterii. Această definiție a datelor ar putea fi apoi utilizată pen-
tru fiecare formular de înregistrare nastere pe care îl creați.
- Formulare – pentru crearea formularelor prin care pot fi preluate date de la utilizatori, cum
ar fi sondaje simple cu una sau două întrebări sau formulare mai complexe, cu mai multe
pagini, care conțin reguli și liste populate de un serviciu web tip REST.
- Forumuri – Dacă este configurat, utilizatorii pot crea postări pe forum folosind widget-ul
Message Boards. Rețineți că poate exista un singur widget de forum pe pagină.
- Sondaje – folosit pentru crearea de sondaje către utilizatori.
- Wiki-uri – Portletul Wiki include un editor WYSIWYG cu text îmbogățit, urmărirea versiu-
nilor și capacitatea de a crea mai multe noduri wiki.

În secțiunile următoare sunt descriși pașii necesari pentru folosirea în pagini a diferitelor tipuri de
conținut. În afară de fragmentele de pagină, toate celelalte tipuri de conținut au câte un widget
asociat.
Adăugare fragmente de pagină

Puteți să vă creați propriul Fragment sau să utilizați un număr de fragmente care sunt disponibile
imediat.
Fragmentele de pagină sunt organizate în colecții. Colecțiile grupează fragmentele asociate, astfel
încât să le puteți gestiona cu ușurință. Fragmentele sunt accesibile prin aceste colecții atunci când
construiți o pagină de conținut.
Pentru a adăuga fragmente unei pagini existente:
2. Faceți clic pe meniul Acțiuni ( ) al unei pagini de conținut existente și selectați Editează.
3. Din bara laterală din dreaptă a paginii de conținut, selectați butonul Fragmente și widget-uri (
4. Alegeți panoul Fragmente. Puteți naviga după componente sau puteți utiliza câmpul Căutare
pentru a găsi un anumit element. Adăugați fragmentele dorite în pagină folosind drag-and-
drop.

5. Noile pagini de conținut încep goale și în starea Ciornă/Schiță. Pagina nu este vizibilă până
când nu o salvați. Faceți clic pe butonul Publică din dreapta sus pentru a face actualizările
disponibile pentru pagina live.
Adăugare Conținut web de bază

Crearea unui articol de bază de conținut web
1. Din meniul principal din partea stângă, navigați la Conținut → Conținut web.
2. Faceți clic pe butonul Nou ( ) și selectați Conținut web de bază (Basic Web Content).

3. Introduceți un titlu (obligatoriu) pentru noul articol și adăugați conținutul dorit în câmpurile
respective.
4. Când ați terminat, faceți clic pe Publică.

După ce creați un articol de conținut web, cel mai rapid mod de a-l afișa pe o pagină este folosind
widgetul Afișare Conținut Web.
2. Faceți clic pe meniul Acțiuni ( ) de lângă pagina pe care doriți sa o editați și selectați
Editează.
3. Din bara laterală din dreapta paginii de conținut, selectați Fragmente și widget-uri ( )
4. Selectați panoul Widgets

5. Plasați pe pagină cu drag-and-drop widgetul Afișare Conținut Web (puteți folosi opțiunea de
căutare pentru a regăsi rapid widgetul dorit)
6. Plasați cursorul peste widgetul Afișare conținut web pe care tocmai l-ati adăugat în pagină și
din meniul Acțiuni ( ) al widget-ului, selectați Configurare.
7. În Configurația de afișare a conținutului web, faceți clic pe Selectează din panoul Instalare.
8. În caseta de dialog numită Selectează Conținutul Web, faceți clic pe conținutul web pe care
doriți să îl adăugați.

9. (Opțional) Configurați opțiunile de configurare de afișare a conținutului web.
10. Faceți clic pe Salvează și închideți dialogul Afișare Conținut Web - Configurație.
11. Dacă doriți să publicați Pagina de conținut, faceți clic pe Publica.
Utilizarea widgeturilor pe o pagină de conținut

Widget-urile pot fi adăugate și pe o pagină de conținut, nu numai pe o pagină de widget.
Secțiunea Widgeturi pentru o pagină de conținut funcționează la fel ca meniul Adăugare pe o pagină
de widget. Apare lista completă a widget-urilor disponibile și le puteți adăuga pe pagină. Principala
diferență este că numai opțiunile principale de configurare pentru widget-uri sunt disponibile în
paginile de conținut.
Pentru a adăuga un widget la o pagină de conținut, urmați acești pași:
2. Faceți clic pe meniul Acțiuni ( ) al unei pagini de conținut existente și selectați Editează.
3. Din bara laterală din stânga a paginii de conținut, selectați Fragmente și widget-uri ( )
4. Deschideți panoul Widgeturi și nagivați printre widget-urile disponibile sau folosiți câmpul
Căutare pentru a căuta un widget după nume. De exemplu, căutați Forumuri.

5. Trageți widget-ul în coloana și rândul în care doriți să-l plasați.

2.2 Administrare Componeta server web
2.2.1 Ce este un server web?

Serverul web sau web server este serverul care stochează (găzduiește) pagini web și le pune la
dispoziția solicitanților prin protocolul HTTP. Și de dată aceasta relația server-client se bazează pe o
aplicație care este instalată pe server și care este programată să transfere paginile web găzduite.
Putem observa aici că ideea de web server presupune și noțiunea de hosting (găzduire), asta deoarece
serverul trebuie să dețină datele pe care urmează să le returneze la cerere.
Scopul acestui tip de server este în principal stocarea unui site web sau a mai multora, iar atunci când
un vizitator accesează acel website, serverul răspunde acelui vizitator afișându-i în browserul client
conținutul websiteului respectiv. Un astfel de server trebuie să fie capabil să răspundă la câteva zeci
sau sute de cereri simultan. Aceste servere web rulează softuri special concepute pentru a face
posibilă accesarea și administrarea siteurilor. Acest gen de programe sunt generic numite la randul
lor servere.
2.2.2 Cum se configurează ?

Serverul Web este configurat prin fișiere text simple. Aceste fișiere pot fi localizate într-o varietate
de locuri, în funcție de modul exact în care a fost instalat serverul. Dacă instalarea este implicită,
locația fișierelor de configurare este /usr/local/apache2/conf. Fișierul de configurare implicit este de
obicei numit httpd.conf. Și acest lucru poate varia în distribuțiile de la terțe părți ale serverului.
Configurația este adesea împărțită în mai multe fișiere mai mici, pentru ușurință în gestionare. Aceste
fișiere sunt încărcate prin directiva Include. Numele sau locațiile acestor sub-fișiere pot varia foarte
mult de la o instalare la alta, dar poate fi definită și o locație specifică serverului respectiv sau
specifică metodelor de administrare folosite.
2.2.3 Pornirea și oprirea serverului web

În locația de instalare implicită a serverului ce ar trebui să fie /usr/local/apache2 găsim directorul
bin . Aici avem executabilul apachectl ce este utilizat în a gestiona serverul web, astfel:
- Comanda /usr/local/apache2/bin/apachectl start pornește serverul web;
- Comanda /usr/local/apache2/bin/apachectl stop oprește serverul web;

- Comanda /usr/local/apache2/bin/apachectl graceful restarteaza serverul web fără a închide
conexiunile curente;
- Comanda /usr/local/apache2/bin/apachectl configtest testează configurația serverului web;
2.2.4 Locația fișierelor log

În locația de instalare implicită a serverului ce ar trebui să fie /usr/local/apache2 găsim directorul
logs. Aici este zona implicită în care serverul scrie fișierele standard de tip access.log sau error.log si
de asemenea alte fișiere log pentru diverse site-uri virtuale. Este de dorit ce pentru fiecare site virtual
să fie creat un director specific pentru fișierele lui de jurnalizare.
2.2.5 Scripturi automatizare

În funcție de sistemul de operare se poate automatiza pornirea și oprirea serverului web ca serviciu
de sistem. Un exemplu pentru linux este utilizarea utilitarului systemctl.

3. Administrare Componenta aplicativa de baza a SNMD
Caracteristici generale platformă Documenta DMS
Platforma Documenta DMS se constituie într-un sistem complet, End-To-End de tip Enterprise
Information Platform (EIP) și Management al Documentelor gestionând documentele de la
momentul intrării lor în organizație sau elaborarea lor de către departamentele sau persoanele
competente, înregistrarea lor, stocarea și indexarea lor automată pentru o regăsire facilă a
informațiilor și până la gestiunea arhivelor fizice ale organizațiilor utilizând locatori de arhivă fizică,
coduri de bare și nomenclatoare arhivistice avizate de către Arhivele Naționale. Stocarea
documentelor se poate face atât pe serverele beneficiarilor cât și pe servere locate în centre de date
securizate și autorizate de către MINISTERUL COMUNICAŢIILOR ŞI SOCIETĂŢII
INFORMAŢIONALE.
3.1 Modul Gestionare Documente și Dosare
Liste de valori
Acces: Administrare > Documente > Listă de valori (LOV)
Listele de valori sunt folosite în definirea atributelor, permițând utilizatorilor să folosească o valoare
predefinită în lista de valori. Aplicatia include liste de valori standard, configurate la initializare
(LOV_PERSOANA, LOV_TERT), insa se pot adauga si alte liste de valori, conform necesitatilor
specifice ale clientului.
Lista de valori LOV_PERSOANA
Este o lista de valori standard, de tip SQL, care aduce toate persoanele definite in organigrama.
Lista de valori LOV_TERT

Este o lista de valori standard, de tip SQL, care aduce toti partenerii configurati in aplicatie.

Atat lista de valori PERSOANA cat si lista de valori TERT trebuie sa fie configurate cu ID si
NUME:
Daca se configureaza altfel, aplicatia trimite un mesaj de avertizare:
Listele de valori sunt de 3 tipuri: LOV static, LOV dinamic, LOV SQL. Tipul utilizării LOV-ului se
selectează la definirea atributului.

Sunt oferite exemple despre LOV-uri în capitolul “Exemple de definire a atributelor, în funcție de
tipul LOV-ului”.
Opțiune adăugare
La acționarea butonului “Adăugare” se afișează următorul ecran, în care se completează câmpurile:
Nume: numele listei de valori, așa cum va apărea în

baza de date; se completează cu majuscule și se
folosește “_” în loc de spațiu dacă este compus din
mai multe cuvinte
Descriere: Descrierea listei de valori
Poziție: poziția listei de valori
Pentru adăugarea de valori în lista de valori se

acționează butonul “Adăugare” din tabela “Valori”:
În ecranul care se afișează se completează câmpurile:
Valoare: valoare nouă în lista de valori; se completează pentru

LOV static
Poziție: poziția la care să apară valoarea în lista de valori
SQL selecție: formula SQL care returnează valoarea, se
completează pentru LOV dinamic și LOV SQL

Valori coloană selecție: numele coloanei pe baza căreia se realizează selecția; se completează pentru
LOV SQL
Coloană afișare: numele coloanei ce trebuie afișată; se completează pentru LOV SQL
Opțiune Clonare
Se poate copia o listă de valori, împreună cu toate informațiile și setările aferente, prin selectarea
acelei liste de valori în listă și acționarea butonul “Clonare”. Copia va include în denumire numele
liste de valori inițiale și “(Copy)”.
Această opțiune este utilă în situația în care sunt necesare 2 liste de valori cu specificități similare. Se
clonează una dintre ele, iar la a doua doar se modifică ceea ce este diferit, în ecranul afișat la
acționarea icon-ului (editare) aferent.
Definire atribute principale (master)

Acces: Administrare > Documente > Atribute > Tabela Atribut master
Având ca obiectiv definirea și administrarea cât mai facilă a atributelor tuturor documentelor
organizației, Documenta DMS expune o bibliotecă principală de atribute, denumită generic Atribute
master. În această bibliotecă sunt definite toate atributele care apoi sunt legate/bifate pe diverse tipuri
de documente cu care se lucrează în companie. Se recomandă minimizarea numărului de atribute
conținute în biblioteca master, pentru o indexare și o regăsire facilă a documentelor. Câteva exemple
de atribute principale frecvent utilizate ar fi: DATĂ ÎNREGISTRARE, NUMĂR ÎNREGISTRARE,
VALOARE, TERȚ(Client sau Furnizor), PROIECT, LUCRARE, PERSOANĂ.
Atributele master sunt bifate spre a fi utilizate în tipurile de documente, unde pot suporta un proces
de particularizare. De ex., NUMĂR ÎNREGISTRARE poate avea eticheta modificată în NUMĂR
CONTRACT.
Pentru editarea informațiilor despre atribute, se accesează icon-ul (editare) corespondent fiecărui
atribut și se modifică/completează informațiile din ecranul afișat. Detalii despre informațiile care se
completează în acest ecran se regăsesc mai jos, la opțiunea “Adăugare atribut master”.
Opțiune adăugare
La acționarea butonului “Adăugare” se afișează următorul ecran:

In acest ecran se completează câmpurile cu următoarele informații:
Cod: codul atributului, așa cum va apărea în baza de date; se completează cu majuscule, daca este
alcatuit dintr-un singur cuvant, atunci se adauga la inceput “x” și se folosește “_” în loc de spațiu
dacă este compus din mai multe cuvinte
Etichetă: numele atributului, așa cum va apărea în aplicație
Tip dată: se selectează tipul datelor care vor fi introduse pentru acest atribut. Opțiunile sunt:
Boolean: selecție “Da” sau “Nu”
Dată: câmpuri de tip dată calendaristică
Numeric: câmpuri de tip număr
Text: câmpuri de tip text
Text area: câmpuri unde se introduce text
Lungime: lungimea atributului (numărul de caractere / cifre)
Precizie: se completează în situația în care atributul este de tip număr și are zecimale
Obligatoriu: se bifează dacă se dorește să fie un atribut obligatoriu
Valoare implicită: se completează cu o formulă SQL, dacă se dorește completarea automată a acestui
atribut cu informații dintr-un anumit câmp al bazei de date
Formulă SQL Semnificație
util.id persoană reprezintă ID-ul persoanei curent conectate
în sistem
Articolul Seria: _________ - Nr:__________ text standard static precompletat
SYSDATE data curentă
SYS_GET_USER nume utilizator curent conectat
to_char(sysdate, 'dd.mm.yyyy') data curentă în format dd.mm.yyyy
tvr_get_sef_it șeful departamentului de IT
'Randul: ' || mval($MNAME, $MID, rândul și raftul unui locator de arhivă extras
'xSEGMENT_CLADIRE') || ', ' || 'Raftul: ' || din pagini dinamice
mval($MNAME, $MID,
'xSEGMENT_RAFT')
150 valoare statică implicită

to_char(sysdate,'YYYY') anul curent
to_char(sysdate-15, 'mm.yyyy') data de acum 15 zile
'String' intre apostroafe text implicit
to_char(SYSDATE-365,'dd.mm.yyyy') data de acum un an
to_char(last_day(add_months(sysdate,-1)), ultima zi din luna precedenta
'dd.mm.yyyy')
to_char(trunc(next_day(sysdate - 7, 'mon') urmatoare vineri
+5),'dd.mm.yyyy')
util.get_username_by_idpers(util.id_persoana) username persoana curenta
to_char(sysdate, 'mm.yyyy') data in format luna.an. ex: 12.2019
to_char(sysdate, `dd.mm.yyyy) data in format 03.11.2019
SYS_GET_USER_NUME user name curent
CTERT.COD_IBAN codul IBAN al tertului
to_char(trunc(add_months(sysdate,- data de inceput a lunii anterioare
1),'MM'),'dd.mm.yyyy')
CTERT.COD_CUI codul CUI al tertului
Pentru valori implicite complexe, se va crea o funcție în baza de date, care se va putea utiliza în acest
câmp.
Cod cheie:
Cheie JSON:
Tip selecție: se selectează tipul de selecție/liste din care sunt extrase informațiile. Opțiunile sunt:
Text liber: în situația în care se introduce text
LOV static: în cazul în care este o listă cu valori fixe – ex: status: In lucru, Aprobat, Respins
LOV dinamic: în situația în care este o listă cu valori fixe, dar care se poate actualiza prin
adaugare de valori de către utilizator – ex: persoane de contact
LOV SQL: daca lista este definită ca o interogare în baza de date. – ex. Lista terților din baza
de date
Listă valori: se alege lista care returnează informațiile, în situația în care la câmpul anterior a fost
selectată una din opțiunile LOV static, LOV dinamic sau LOV SQL. Detalii despre Listele de valori,
modul de definire și configurare se regăsesc în capitolul “Liste de Valori”.
Document selectie: se selecteaza documentul secundar caruia ii este asociat atributul
Total: se completeaza formule de calcul
CTYPE: daca atributul se refera la persoana/tert/fisier/proiect/locatie, acesta se indexeaza prin
selectarea optiunii coresponzatoare dintr-o lista de valori predefinita (CPERS, CTERT, CFILE,
CPROJECT, CLOCATIE).
Poziție: poziția la care se află atributul. Se recomandă ca la atributele master să se completeze
“9999”, pentru a fi mai ușor de particularizat pe tip de document. La particularizare, se consideră
atributele în ordinea în care se dorește apariția lor și se completează poziția: 10, 20, 30 etc.
Pozitie lista: poziția la care se află atributul în ecranul principal (listă) pentru paginile definite
dinamic. Valoarea poate fi diferita de valoarea campului Pozitie.
Formulă calcul: se completează cu o formulă SQL, în cazul atributelor dependente
Formulă calcul Java: se completează cu o formulă Java, în cazul atributelor dependente
Validare avansata se completeaza cu o functie de validare custom care permite afisarea sau
ascunderea atributului in functie de valoarea altui atribut.
Ascuns: se bifează în situația în care nu se dorește ca atributul să fie vizibil utilizatorului
Selecție multiplă: se bifează în situația în care se dorește selectarea mai multor valori din LOV,
pentru atributul curent – ex: pe tipul de document “Solicitare IT” avem un atribut “Probleme

reclamate” definit ca selecție din LOV-ul cu următoarele valori: nefuncționare mouse, nefuncționare
tastatură, probleme imprimantă, probleme monitor, funcționare greoaie, internet, altele.
Nu copia la atasare: daca bifa este aplicata, nu se doreste preluarea intre fisiere a valorii atributului
atunci cand un fisier se anexeaza la un altul si amandoua au atributul curent.
Termen:
Vizibil listă: se bifează pentru a fi vizibil în ecranul principal (listă) pentru paginile definite dinamic.
Aplica format zecimal se bifeaza pentru a aplica un format zecimal acestui camp
Subfolder:
Selector nou:
ATENȚIE! Câmpurile a căror denumire are literele îngroșate (Bold) trebuie completate în mod
obligatoriu.
Opțiune vizualizare selecție atribut master

Acces: Administrare > Documente > Atribute > Tabela Atribut
La selecția unui atribut master în tabela „Atribut master”, se pot vizualiza în tabela “Atribut”
documentele la care a fost adăugat atributul selectat.
În practică apar situații în care, după definirea unui atribut master și setarea acestuia pe diverse tipuri
de documente, apare necesitatea modificării lui – de ex: trebuie mărită dimensiunea, trebuie schimbat
tipul de date ( a fost number și trebuie string) șamd.
Butoanele “Actualizează” și “Actualizează tot” ușurează propagarea actualizărilor pe tipurile de
documente copil.
Opțiunea “Actualizează” propagă modificările pe documentele selectate, iar “Actualizează tot” le
propagă pe toate documentele.
Hint: Se recomandă adăugarea de atribute generale și personalizarea acestora
pentru fiecare tip de document.
.
Opțiune Clonare
Se poate copia un atribut, împreună cu toate informațiile și setările aferente, prin bifarea acelui
atribut în listă și acționarea butonul “Clonare”. Copia va include în denumire numele atributului
inițial și “(Copy)”.
Această opțiune este utilă în situația în care sunt necesare 2 atribute cu specificități similare. Se
clonează unul, iar la al doilea doar se modifică ceea ce este diferit, în ecranul afișat la acționarea

icon-ului (editare) aferent. Detalii despre informațiile care pot fi editate se găsesc mai jos, la
Opțiunea adăugare.
Opțiune ștergere
Un atribut master se poate șterge doar dacă nu este configurat pe documente. Se bifează în listă
atributul dorit și se acționează butonul “Șterge”.
În situația în care atributul master este asociat tipurilor de documente, el trebuie întâi șters din
documente. Detalii în capitolul “Tipuri de documente”.
Exemple de definire a atributelor, în funcție de tipul LOV-ului

Vom considera tipurile de LOV-uri folosite pentru atribute ale tipului de document “Ofertă”.
LOV static
Ex. Pentru atributul Tip Licență, Tipul de document Ofertă
Atributul Tip licență va defini Tipul de licențiere. Se adaugă Lista de valori statică necesară
atributului, în ecranul LOV-uri:
Se adaugă apoi valorile “Server Documenta” și “Server propriu” în LOV, în tabela Valori a ecranului
LOV-uri:
În fereastra de definire atribut master se adaugă atributul “Tip licențiere”, în care este selectat tipul
LOV static și Lista de valori “Tip Licență” care returnează valorile fixe, introduse în ecranul LOV-
uri.

LOV dinamic
Ex. Pentru atributul Canal Media, Tipul de document Ofertă, care va fi folosit pentru completarea
canalului media prin care un client a auzit de produsul ofertat; această informație este utilă ulterior
companiei pentru realizarea de statistici privind eficiența tehnicilor de marketing.
Plecând de la prezumția că avem 2 valori fixe (Website și ziarul Adevărul), când adaugă oferte noi,
utilizatorii pot alege dintre cele 2 valori preexistente, sau, dacă este cazul, pot adăuga o nouă valoare,
de ex Ziarul financiar. Această valoare fiind ulterior disponibilă utilizatorilor pentru selecție.
Se adaugă Lista de valori dinamică necesară atributului, în ecranul LOV-uri:
Se adaugă apoi valori în LOV:

În fereastra de definire atribut master se adaugă atributul “Canal Media”, în care este selectat tipul
LOV dinamic și Lista de valori “Canal Media” care returnează valorile fixe, introduse în ecranul
LOV-uri, dar și valorile introduse de utilizator la completarea atributelor:
Clase de documente
Acces: Administrare > Documente > Clase documente
În acest ecran se pot gestiona categoriile mari de documente. În general, documentele sunt împărțite
pe categorii în funcție de departamentele sau activitățile din organizație. Pe lângă acestea, sunt
configurate și categorii speciale.

Pentru adăugarea unei noi categorii de documente se acționează butonul “Adăugare” și se
completează câmpurile din ecranul afișat:
Cod: denumirea clasei de documente, așa cum apare în

baza de date; se completează cu majuscule și se folosește
“_” în loc de spațiu, dacă este compus din mai multe
cuvinte;
Denumire: denumirea clasei de documente, așa cum apare
utilizatorului
Poziție: poziția clasei de documente în listă
Pentru a șterge o clasă de documente se bifează clasa

vizată în listă și se acționează butonul “Șterge”. Va fi
afișat mesajul de confirmare a ștergerii:
Drepturi de acces pentru clase de documente

Pentru gestionarea activității, se oferă drepturi de acces pe clasele de documente.

Se bifează clasa de documente pentru care se acordă drepturi de acces și se alege opțiunea “Drepturi
acces” din meniul contextual (click-dreapta pe clasă).
Odată afișat noul ecran, se vizualizează grupurile sau utilizatorii care deja au drept de acces pe clasa
respectivă de documente.
Pentru adăugarea de noi drepturi, se acționează butonul “Adăugare”, se selectează utilizatorul sau
grupul dorit și se acționează butonul “Salvează”.
Clasele de documente sunt disponibile utilizatorilor pentru regăsirea facilă a informației căutate, în
următoarele funcționalități/module ale aplicației:
- Creare document nou din șablon în web
- Windows explorer, vizualizare My document type
- Microsoft Outlook, setare tip de document
- Microsoft Office, creare document din șablon
Creare document nou din șablon în web: documentele din șablon sunt împărțite pe categoriile
configurate: Vânzări și HR.

Windows explorer, vizualizare My document type – documentele la care are acces un utilizator sunt
vizualizabile și pe categorii, conform configurărilor din aplicație:
Microsoft Outlook, setare tip de document: pentru salvarea în aplicație a documentelor primite pe
email, trebuie selectat tipul documentului de salvat. Tipurile de document sunt structurate pe
categorii:
Microsoft Office, creare document din șablon: se selectează documentul din șablon, după categoria
de care aparține, conform configurării. În exemplul oferit: categoriile sunt HR și Vânzări:

Tipuri de documente
Acces: Administrare > Documente > Tip documente
În cadrul claselor de documente, fișierele sunt organizate pe tipuri de documente, în funcție de
categoria actelor cele mai des utilizate în organizație. Ex: Factură proformă, Factură fiscală, Cerere,
Adeverință, Contract, Act Adițional, Ofertă etc. Pentru fiecare tip de document se setează atribute
(din atributele principale) și se personalizează conform specificului tipului de document.
Pentru editarea informațiilor despre tipul de documente, se accesează icon-ul (editare)

corespondent fiecărui tip de document și se modifică/completează informațiile din ecranul afișat.
Detalii despre informațiile care se completează în acest ecran se regăsesc mai jos, la opțiunea
“Adăugare (tip document)”.
Opțiune adăugare
Se acționează butonul “Adăugare” și se completează câmpurile din cele trei tab-uri: General,
Observatii, GDPR:
Tab General
Clasă document: se selectează clasa de document din listă

Cod: numele tipului de document, așa cum va apărea în baza de date; se completează cu majuscule și
se folosește “_” în loc de spațiu, dacă este compus din mai multe cuvinte;
Denumire: numele tipului de document, așa cum va apărea în aplicație
Resursa text: numele resursei se selecteaza din lista

Formulă denumire fișier: formula după care să se redenumească fișierul la care se atribuie acest tip
de document. Formula trebuie sa fie pusa intre apostroafe ‘…’, iar atributele se pun intre acolade
{..}. Exemplu: 'Referat de cumparare din {DMS_DATA} {XPERSOANA_ANGAJAT }{VAL_BUGET_LUNA}'
Hint: Formulele de denumire și descriere a documentelor și directoarelor se scriu
între apostroafe. În situația în care se includ atribute în formulele de denumire,
codurile acestora trebuie scrise exact la fel cum apar setate pe tipul de document.
.
Formulă descriere fișier: formula după care să se completeze câmpul de descriere al fișierului
Formulă denumire director: formula după care să se redenumească directorul, în situația în care tipul
de document este atribuit unui director
Formulă descriere director: formula după care să se completeze câmpul de descriere al directorului,
în situația în care tipul de document este atribuit unui director
Zile alerta: se precizeaza cu cate zile inainte de expirarea documentelor de acel tip sa se primeasca
alerta
Termen raspuns zile: se completeaza cu numarul de zile in care se asteapta o solutionare la
documentul respectiv.
Engine OCR: se selecteaza mecanismul OCR aplicabil tipului de document
Nivel de securitate: se selecteaza nivelul de securitate dorit. Acesta se configureaza in aplicatie
accesand Administrare > Utilizatori > Nivel de securitate.
Pozitie: se seteaza pozitia in lista tipurilor de documente.
Termen pastrare: se seteaza termenul de pastrare al tipului de document respectiv.
Variabile documente: se bifează pentru a fi completate atributele în documente
Cu versionare: tipul de document poate avea mai multe versiuni
Versiuni: numarul maxim de versiuni ce se stocheaza
Cod de bare: se bifează în situația în care se dorește generarea unui cod de bare pe document; codul
de bare generat este afișat în varianta de vizualizare în pdf
Stampila:
Cu generare:
EDI:
Locație implicită: se selectează directorul implicit în care să se salveze salveze documentele cu acest
tip
Nume icon: numele pictogramei care va fi afișată în pagina dinamică aferentă acestui tip de
document
Nr. înregistrări afișate: numărul de înregistrări afișate în paginile dinamice corespondente tipului de
document
Valabilitate: se trece perioada de valabilitate a documentelor cu acest tip (de la data – la data)
Activ: se bifează pentru activarea tipului de document
Auto Storage: daca se bifeaza, atunci toate documentele cu acel tip se stocheaza implicit in folderul
cu „Locatia implicita”
Autostorage folder sursa: prin activarea bifei, stocarea implicita in folderul cu „Locatia implicita” se
pastreaza si in situatia in care documentul se anexeaza la un altul; in caz contrar, documentul se muta
in folderul documentului la care s-a anexat
Pagina JSP:
Vizualizare directa:
Autostorage ca anexa: se bifeaza pentru a se stoca toate documentele cu acel tip ca anexe
Tab Observatii:
Se completeaza in campul text eventualele observatii asociate tipului de document:

Tab GDPR:
Se completeaza informatii asociate necesitatilor de conformare cu prevederile GDPR, respectiv:
Nivel GDPR: selectie din lista de valori
Scop prelucrare: selectie multipla din lista de optiuni
Identificare automata: selectie multipla din lista tipurilor de documente la care se doreste
identificarea automata

Blocheaza descarcarea: activarea bifei blocheaza descarcarea documentului, astfel incat acesta poate
fi consultat doar in regim de vizualizare
Opțiune atribute document

Acces: Administrare > Tip documente > buton Atribute document în ecran principal și opțiune
Atribute document în meniu contextual
Se acționează butonul, iar în fereastra afișată se pot vizualiza atributele deja selectate pentru tipul
respectiv de document sau se pot adăuga noi atribute prin acționarea butonului “Adăugare atribut
master”.
Opțiune adăugare atribut master – tabela Atribut
În ecranul de adăugare se bifează atributele master care se doresc a fi atribuite tipului de document și
se acționează butonul “Selectează”. Atributele pot fi căutate în listă după cod, nume, tip dată, tip
selecție sau LOV, prin completare în câmpul aferent fiecărei coloane.

Opțiune editare atribut – tabela Atribut
Acces: Administrare > Documente > Tip documente > Atribute document > Tabela Atribut
Apoi se pot edita informațiile despre atribute, personalizându-se atributul master pentru tipul de
document curent.

Câmpurile care pot fi editate sunt: Etichetă, Doar citire, Ascuns, Selecție multiplă și vizibil listă.
Detaliile despre completarea / editarea acestor câmpuri se regăsesc la capitolul Definire Atribute
Principale (Master).
Opțiune Rol – tabela Rol

Acces: Administrare > Documente > Tip documente > Atribute document > Tabela Rol
În ecranul de gestionare a atributelor pentru tipul de document, în tabela Rol se pot adăuga rolurile
pe atributul selectat.
Se acționează butonul “Adăugare”. În ecranul afișat se selectează rolul căruia i se oferă acces pe
atributul curent și se acționează butonul “Salvează”.

Opțiune Flux permis
Acces: Meniu Tip documente > Opțiune Flux Permis în meniu contextual
Pentru fiecare tip de document se pot seta fluxurile pe care se poate transmite. Se accesează opțiunea
“Flux permis” din meniul contextual și se afișează ecranul de gestionare a fluxurilor permise pentru
tipul de document selectat în ecranul anterior.
Este afișată lista cu fluxurile deja permise pentru tipul de document selectat. Pentru adăugarea de noi
fluxuri, se acționează butonul “Adăugare”, se selectează noul flux în ecranul afișat și se acționează
butonul “Salvează”:
In consola dupa ce se incarca tipul de document pe care a fost setat acest flux, se click dreapta si
trimitere pe flux din meniul contextual:

La deschidere se observa ca fluxul vine implicit completat:
Opțiune Drepturi acces

Acces: Meniu Tip documente > Opțiune Drepturi Acces în meniu contextual
Pentru fiecare tip de document se pot seta drepturile de acces. Se accesează opțiunea “Drepturi
acces” din meniul contextual și se afișează ecranul se gestionare a drepturilor de acces pentru tipul de
document selectat în ecranul anterior.
Este afișată lista cu utilizatorii și /sau grupurile de utilizatori care au acces deja pe tipul de document
selectat. Pentru adăugarea de noi drepturi de acces se acționează butonul “Adăugare”, se selectează
utilizatorul sau grupul care se dorește a fi adăugat și se acționează butonul “Salvează”:

Opțiune sincronizare
Acces: Meniu Tip documente > buton Sincronizare în ecran principal și opțiune Sincronizare în
meniu contextual
Această opțiune este necesară în situația în care se modifică un tip de document care deja a fost
asociat documentelor/fișierelor. După modificare este necesar a se acționa butonul “Sincronizare”
pentru a fi actualizate modificările pentru toate documentele la care a fost deja asociat.
Este afișat un mesaj de informare:
În situația în care nu se realizează “Sincronizarea”, modificările vor fi disponibile doar pentru

documentele la care este asociat tipul de document după realizarea modificării.
Opțiune Clonare
Acces: Meniu Tip documente > Opțiune Clonare în meniu contextual
Se poate clona un tip de document, împreună cu toate informațiile și setările aferente, prin bifarea
acelui atribut în listă și accesarea opțiunii “Clonare” din meniul contextual. Copia va include în
denumire numele tipului de document inițial și “(1)”.
Această opțiune este utilă în situația în care sunt necesare 2 tipuri de document cu specificități
similare. Se clonează unul, iar la al doilea doar se modifică ceea ce este diferit, în ecranul afișat la
acționarea icon-ului (editare) aferent. Detalii despre informațiile care pot fi editate se găsesc mai
sus, la Opțiunea adăugare (tip document).
Opțiune Moștenire atribute
Acces: Meniu Tip documente > Opțiune Moștenire atribute în meniu contextual
Această opțiune permite preluarea atributelor setate pentru un alt tip de document. De asemenea,
această opțiune este utilizată și pentru paginile dinamice. Detalii se regăsesc la modulul
corespunzător.

Opțiune adăugare
Acces: Meniu Tip documente > Moștenire atribute
În ecranul afișat la selectarea opțiunii se completează câmpurile și se acționează “Salvează”:
Selectare părinte: tipul de document de la care sunt
preluate atributele
Locație document moștenire: se selectează locația
secțiunii tipului de document copil
Opțiunile sunt: Est, Nord, Sud, Vest
La varianta NORD/SUD, secţiunile vor apărea sub tipul
de document master, în ordinea introducerii.
La varianta EST/VEST, secţiunile vor apărea sub master
sub forma T (în paralel).
Poziție: – poziția documentului copil, la afișarea în ecran;
această opțiune este pentru paginile dinamice
Opțiune Aplică Moștenire

Se bifează moștenirea vizată și se acționează butonul “Aplică moștenire”. Va apărea următorul mesaj
de confirmare a acțiunii.
Opțiune Undo
Se acționează butonul “Undo” atunci când se dorește renunțarea la comanda anterioară.
Opțiune Șterge
Se bifează moștenirea vizată și se acționează butonul “Șterge”. Va apărea următorul mesaj de
confirmare a ștergerii:

Administrare foldere (directoare) și fișiere
Gestionarea oricărui tip de fișier
În aplicație pot fi gestionate fișiere de orice tip: documente, diagrame, imagini, file Excel, fișiere pdf,
arhive etc.
Principalele functionalitati de administrare a fisierelor se realizeaza cu ajutorul butoanelor din
meniurile Toolbar – sectiunea directoare si Toolbar – sectiunea fisiere, care au fost enumerate si
descrise in contextul prezentarii ecranului Consola.
Incarcarea unui fisier se initiaza cu ajutorul butonului , apoi se selecteaza fisierul si se aduce in
aplicatie, dupa care se completeaza detaliile si se salveaza:

Pentru editarea atributelor comune pe mai multe documente se actioneaza butonul
Trimiterea pe flux se face cu ajutorul butonului

Propietatile fisierului pot fi vizualizate si editate prin actionarea butonului
Mutarea in folder a unui fisier se face cu ajutorul butonului

Pentru a deschide fisierul local prin conector se utilizeaza butonul
Share link cu perioada de valabilitate pe fisier sau pe mai multe fisiere

Stergerea unui fisier
Structură ierarhică dosare

Acces: Consolă
Directoarele sunt structurate ierarhic, conform planului de clasificare a fișierelor.

În funcție de categoriile și tipurile documentelor, acestea sunt salvate în directoarele prestabilite.
Detalii despre aceasta se găsesc în capitolul “Tipuri de documente”, opțiunea “Adăugare (tip
document)”.
Creare director principal

Acces: Consolă
Pentru crearea unui director principal este necesar ca utilizatorul să fie administrator sau să aibă
drepturi speciale: rolul VSS_CRE_DIR. Acordarea acestui rol se realizează în meniul Administrare >
Utilizatori > Utilizatori > opțiune “Acordare rol” în meniu contextual > tabela “Roluri”. Detalii
despre acordarea acestui rol la capitolul “Administrare roluri”.
Pentru crearea unui director principal, se acționează click-dreapta pe unul din directoarele deja
existente în Consolă și se alege opțiunea “Creează librărie principală” din meniul contextual.

În ecranul afișat se completează numele noului director principal și se acționează butonul “Ok”:
Se afișează ecranul de proprietăți al directorului, în care se pot completa anumite câmpuri, astfel:
Tab General

Categorie documente: se selectează tipul de document ale cărui proprietăți le moștenește
Denumire: este autocompletat, fiind completat de utilizator într-un ecran anterior, de creare a
librăriei principale; se poate redenumi după completarea atributelor, în situația în care tipul de
document ales are setată formulă de denumire pentru director
Descriere: descrierea directorului nou creat; în situația în care tipul de document are setată formulă
de descriere pentru director
Restul câmpurilor sunt read-only, completate de către sistem.
Tab Atribute
În situația în care tipul de document selectat pentru directorul curent are atribute adăugate, acestea
vor apărea ca și câmp de completare cu valori aferente atributelor.
Dacă tipul de document are setată formulă de denumire și descriere director, trebuie completate
câmpurile corespondente atributelor utilizate în aceste formule de denumire.

- adaugare atribute cu valori implicite pe documentele incarcate in acest folder:
- adaugare tip document si atribute recursiv si subfolderele care sunt create in acest folder:

Tab drepturi acces
În acest tab se gestionează drepturile de acces pentru directorul nou creat. Se vizualizează drepturile
existente, se pot adăuga noi drepturi și se poate seta o parolă suplimentară pe directorul curent.
Detalii despre setarea unui nivel de securitate L2 se află la capitolul “Securizare dosare”.
Pentru adăugarea de noi drepturi de acces, se acționează

butonul “Adăugare” și se completează câmpurile:
Utilizator: se selectează utilizatorul

Grup: se selectează grupul
Citire: se bifează pentru drepturi doar de citire
Scriere: se bifează pentru drepturi de scriere
Complet: se bifează pentru drepturi complete
Restrictie Fișă: se bifează pentru drepturi doar de vizualizare a directorului, fără conținut
Recursiv: se bifează pentru ca drepturile setate pe director să se păstreze și pe conținut: subdirectoare
și
După completarea câmpurilor se acționează butonul “Salvează”.
Tab Index text

În acest tab se completează informația extrasă la OCR-izarea unui document, precum si textele
documentelor Word, Excel sau email. Tab-ul este utilizat în cazul documentelor.
Creare director nou

Acces: Consolă
Pentru crearea unui director nou, se selecteaza directorul in subordinea caruia se va crea noul director
si apoi se actioneaza butonul din sectiunea stanga de toolbar, cea asociata directoarelor.
În ecranul afișat se completează numele noului director și se acționează butonul “Ok”:

Se afișează ecranul de proprietăți al directorului, în care se vor completa câmpurile conform
indicațiilor de la capitolul “Creare director principal”.

Creare documente și directoare din șablon
Primul pas in lucrul cu sabloane de documente il constituie crearea de documente sablon
Creare librarie pricipala $MODELDOC

Acces: Administrare > Unitate > Configurare unitate > buton Initializeaza $MODELDOC
Se creeaza in structura de foldere libraria principala $MODELDOC, dedicata stocarii documentelor
sablon.
Dupa caz, se creeaza in cadrul $MODELDOC structura de subfoldere adecvata modelului de

business
Creare document sablon

Pentru crearea unui document sablon/document template/sablon se parcurg urmatoarele etape:
- Se creeaza in afara aplicatiei documentul sablon in format editabil (.doc, .docx, .xls, .xlsx,
etc.). Se definesc campurile-metadate, conform tipului de document la care urmeaza a se
asocia sablonul. Campurile-metadate se marcheaza prin plasarea codului metadatei intre
paranteze tip { } sau [ ]. (ex: Sablon REN - Referat de necesitate.docx)
- Se selecteaza ca destinatie unul dintre subfolderele librariei principale $MODELDOC si se

incarca documentul sablon in aplicatie, conform metodologiei de incarcare pentru documente.

- In ecranul de editare, tabul General, se selecteaza tipul de document caruia urmeaza a i se
asocia documentul sablon. In tabul Atribute se verifica ca atributele tipului de document core-
spund celor din documentul sablon si se selecteaza in campul Stocare optiunea Director
curent. In tabul Drepturi se selecteaza grupurile/utilizatorii care au drept de acces pe sub-
folderul respectiv

Drepturi de utilizare documente sablon
Acces: Meniu Administrare > Documente > Documente template
In ecranul accesat se selecteaza documentul sablon respectiv si apoi se adauga grupul care primeste
drept de utilizare pe documentul sablon.
Obs: Pentru incarcarea corecta a unui document din sablon, configurarea tipului de document va
trebui sa includa:
- Codul atributelor se se reflecte identic in sablonul
- Selectie Format vizualizare: FORM, HTML, WORD, EXCEL, PDF
- Bifa “Variabile documente” trebuie sa fie activata
Creare document nou din șablon
Acces: Consolă > Folders > Toolbar – sectiunea fisiere
Se selectează directorul în care se dorește salvarea documentului și se alege opțiunea “Document din
șablon” din meniul contextual sau se acționează butonul (Document din șablon) din Toolbar.

Se selectează șablonul care se utilizează și se acționează butonul “Next”.
Se afișează ecranul de proprietăți al documentului, tabul “Atribute”, în care se completează atributele

(metadatele) fisierului ce se creeaza, conform celor setate pentru tipul de document care a fost deja
setat pe șablon și se acționează butonul “Salvează”.

La această etapă, documentul a fost redenumit, după formula de denumire setată la tipul de
document, iar atributele au fost completate automat în interiorul documentului cu valorile aferente –
număr de înregistrare, data înregistrării, clientul:
Creare director din șablon

Acces: Consolă
Se selectează directorul în care se dorește crearea directorului din șablon și se alege opțiunea
“Director din șablon” din meniul contextual.

În ecranul de selecție se alege șablonul vizat:
Se afișează ecranul de proprietăți al directorului, tabul “Atribute”, în care se completează atributele

adăugate pe tipul de document asociat directorului șablon. Se pot completa doar atributele utilizate în
formulele de denumire și descriere director, în exemplul oferit fiind doar atributul xTerț, și se
acționează butonul “Salvează”.

La această etapă, s-a creat directorul din șablon personalizat, denumit după formula menționată în
tipul de document:
Deoarece directorul șablon conține un document șablon, la crearea directorului din șablon s-a creat
implicit în structura sa și un document din șablon. Pentru personalizarea acestuia se va proceda
conform detaliilor de la capitolul “Creare document din șablon”.
Comenzi rapide asociate directoarelor – meniu contextual directoare
Acces: click dreapta pe director selectat deschide meniu contextual
Aplicatia include comenzi rapide, usor de utilizat, pentru activitati asociate directoarelor: descarcare,
creare directa sau din sablon, manipulare (stergere, copiere, decupare, lipire), vizualizare proprietati,
localizare si accesare rapida

Descarca – descarca intreg directorul ca fisier .zip
Creeaza librarie principala – directorul nou creat se localizeaza direct in subordinea “SITE”
Creeaza director nou – directorul nou creat se localizeaza in subordinea celui selectat
Document din sablon – deschide procedura de creare din document sablon a unui document
nou, plasat in subordinea directorului selectat
Director din sablon – deschide procedura de creare din director sablon a unui director nou,
plasat in subordinea directorului selectat
Șterge – șterge directorul
Decupează – decupează directorul selectat, pentru lipire în altă locație
Copiază – copiază directorul selectat, pentru lipire în altă locație prin opțiunea “Lipește”
Lipește – lipește directorul sau documentul decupat sau copiat din altă locație. Optiunea se
afiseaza doar daca in prealabil s-a actionat comanda “Decupeaza”
Adauga la favorite – se adauga directorul in lista de favorite, pentru accesare rapida

Set home folder – seteaza folderul home pentru userul respectiv
Proprietati unitate – deschide ecranul de proprietati asociat folderului de unitate “SITE”
Proprietati – deschide ecranul de proprietati asociat folderului curent
Vizualizare date audit – deschide ecranul audit al modificarilor operate pe directorul curent
Comenzi rapide asociate fișierelor – meniu contextual fisiere

Acces: click dreapta pe fisier selectat deschide meniu contextual specific fisierele
Si pentru zona fisiere, aplicatia include comenzi rapide, usor de utilizat, pentru activitati asociate
fisierelor: descarcare, trimitere pe fax sau pe mail, semnare electronica, creare directa sau din sablon,
manipulare (stergere, copiere, decupare, lipire), OCR, trimitere pe flux, inregistrare, vizualizare
proprietati, localizare si accesare rapida.

Descarca – descarca fisierul, intr-una din optiunile Vizualizare sau Editare
Document din sablon – deschide procedura de creare din document sablon a unui document
nou, plasat in directorul in care ne aflam
Șterge – șterge fisierul selectat
Decupează – decupează fisierul selectat, pentru lipire în alt folder, prin opțiunea “Lipește”
Copiază – copiază fisierul selectat, pentru lipire in locatia curenta sau in alta
Lipește – lipește directorul sau documentul decupat sau copiat din altă locație. Optiunea se
afiseaza doar daca in prealabil s-a actionat comanda “Decupeaza”
Adauga OCR –
Marcheaza ca nearhivabil –
Trimitere pe flux –
Inregistrare document in Registratura –
Proprietati – deschide ecranul de proprietati asociat folderului curent
Vizualizare date audit – deschide ecranul audit al modificarilor operate pe directorul curent

3.2 Modul Raportare aferentă EIP
3.2.1 Definire de rapoarte noi în aplicație
Acces: Meniu Rapoarte > Rapoarte
Modulul de rapoarte permite administratorilor aplicaţiei să definească, să programeze și să
ruleze rapoarte bazate pe nevoile specifice organizațiilor. Rapoartele sunt create pe baza unei
declarații SQL şi a selectiei coloanelor care vor fi afisate.
3.2.2 Definire rapoarte SQL

Utilizatorii cu drepturi pe acest meniu pot sa defineasca in aplicatie noi rapoarte, accesand
meniul Rapoarte > Rapoarte si alegand butonul “Adaugare”.
În ecranul nou deschis putem vizualiza toate campurile ce trebuie completate pentru a defini un
raport in aplicatie.

 Nume: se completeaza numele raportului.
 Modul: se completeaza zona de adresabilitate a raportului ex: HR, Financiar
 Document: se selecteaza tipul de document, care va contine metadate cu parametrii
raportului.
 Activ: se bifeaza casuta daca se doreste ca raportul sa fie activ (disponibil).
 Categorie: selectie conform specificului organizatiei
 Tip grafic: se selecteaza tipul de grafic dorit.
 Pozitie: se completeaza pozitia pe care dorim sa o aiba raportul in lista.
 Nr inregistrari: cate inregistrari sunt afisate per pagina in raport
 Coloana sidepanel: este coloana care indica ID FISIER ce va fi preluata de side panel
pentru afisarea informatiilor despre fisier
 Fisier: aici se incarca fisierul Jasper pentru raportare
 SQL: codul SQL cu ajutorul caruia vor fi aduse datele interogate in raport.
Odata creat, un raport poate fi editat accesand iconita aflata in fata numelui raportului.
3.2.3 Administrare drepturi de executie pentru fiecare raport

Pentru a putea fi rulat un raport de catre anumiti utilizatori, acestia trebuie sa primeasca
drepturi de acces asupra respectivului raport.
Drepturile de executie pot fi acordate in doua feluri:
1) Click dreapta pe raport si apoi se alege „Drepturi”.

In pagina nou deschisa, se selecteaza „Adaugare” din partea dreapta sus, dupa care se aleg
utilizatorii sau grupurile de utilizatori pentru care se doreste acordarea accesului.
2) Selectand raportul dorit si apoi optiunea „Drepturi” din pagina principala a raportului si apoi
urmand aceiasi pasi ca la punctul precedent.

Daca se doreste ca un utilizator sa nu mai poata avea drepturi asupra unui raport, se bifeaza
respectivul user si apasa butonul „Stergere”.
3.2.4 Programare rapoarte

Generare coloane raportare
Coloanele pot fi generate in aplicatie din doua locuri:
1) Click dreapta pe raport si apoi se alege „Coloane Raport”.
In pagina nou deschisa, se selecteaza „Genereaza coloane” din partea dreapta sus, dupa care se
aleg coloanele pe care utilizatorul doreste sa le vizualizeze in raport si se apasa „Salveaza”.

Dupa ce coloanele au fost generate, utilizatorul are posibilitatea de a le customiza in functie de
necesitati. Spre exemplu poate schimba numele acestora sau seta ordinea de afisare a coloanelor in
raport.

Daca se doreste ca in raport sa nu mai apara o anumita coloana, se selecteaza coloana
respectiva si se apasa butonul „Stergere”.
2) Selectand raportul dorit si apoi optiunea „Coloane raport” din pagina principala a raportului
si apoi urmand aceiasi pasi ca la punctul precedent.

Import/Export rapoarte
Aplicatia Documenta DMS permite atat importul de rapoarte cat si exportul acestora in format
XML.
1) Pentru a importa un raport in format XML se acceseaza meniul Rapoarte > Rapoarte si se
alege “Import XML” din partea dreapta sus, dupa care se incarca raportul dorit.

2) Pentru a exporta un raport in format XML, se selecteaza raportul ce se doreste exportat dupa
care se actioneaza butonul “Export XML”.
3.3 Modul Registratura

Meniu: Registratura > Administrare registre
Registrele identificate se definesc in ecranul de administrare registre
Pentru adaugare – actionam butonul „Adaugare”.

Numar curent se completaza cu numarul de la care se incepe numerotarea electronica.
- Intrari / Iesiri: ce permite registrul ca si inregistrare

- Editare manuala – numerele vor fi completate manual
- Pregenerare numar – numarul se aloca la apasare buton Adaugare in registratura. Daca nu
este bifat numarul se aloca doar dupa apasare buton Salvare inregistrare
- Director destinatie = in ce folder din arhiva electronica vor fi salvate documentele atasate la
inregistrari
- Relatii – permite transmiterea documentului doar catre departamentele / utilizatorii cu care
utilizatorul curent are definita o relatie in Administrare > Utilizatori > Organigrama – selectie
persoana > click dreapta: Relatii
In functie de bifa „Registru contracte” sistemul initiaza TAB-urile si COLOANELE din registre pe
principiul:
- Registru general / Registru de corespondenta (daca Registru Contracte este debifat)
- Registru de contracte / cu acte aditionale si acorduri cadru (daca Registru Contracte este
bifat)
Drepturile de acces pe registre / inregistrare

Se configureaza in acelasi meniu utilizand sectiunea de mai jos:

Nota – se pot da drepturi diferentiate de inregistrare: doar intrari, doar iesiri sau ambele.
Documente permise spre inregistrare
Se configureaza in acelasi meniu utilizand sectiunea de mai jos:
Nota: Daca nu se selecteaza nici un tip de document atunsi inseamna ca sunt permise spre
inregistrare toate tipurile pe care utilizatorul are drept in Administrare > Documente > Tip
documente
Cap de tabel registre
Se configureaza in acelasi meniu utilizand click dreapta > Configurare:

Cand nu avem nici o configurare efectuata apasam butonul: Date implicite
Sistemul genereaza datele implicite in functie de:

- Registru contracte/ da / nu
- Pregenerare numar: da/nu
Putem apoi interveni pentru setari specifice:

Sistemul prezinta peste 100 de campuri standard care se pot utiliza.
Sistemul prezinta si 25 de campuri specifice in care se pot configura emenetele specifice ale
registrului, daca ele nu sunta acoperite deja de campurile standard:
Cum configuram un camp specific?

Important: Apelam la campuri non-standard doar atunci cand nu exista un camp standard care poate
fi utilizat
Completam datele de baza la fel ca la cele standard:

Atribut => sistemul poate mapa (in sensul copierii bidirectioanale) valoare de pe o coloana din
registru cu valoarea unui atribut de pe documentul inregistrat.
La tip putem alege tipul de data:
Tipul de seelectie:
Text liber normal sau Lista de valori. LOV-uril se dfinesc in meniu Administrare > Documente >
Liste de valori.
Un LOV dinamic permite utilizatorului sa adauge noi valori in lista la inregistrare.
Efectele configurarilor se vad in meniu Registratura > Registratura
Nota: Pe perioada configurarilor, pentru eficienta, se recomanda lucrul in paralle cu 2 tab-uri in
browser:
1. Tab-ul de configurare
2. Tab-ul de lucru operator. Pentru vizualizarea efectelor configurarilor se pasa F5 / reload.

3.4 Modul Fluxuri de lucru cu documente
Administrarea fluxurilor de lucru se realizeaza in meniul Administrare – Proceduri de Lucru –

Proceduri de lucru:
In meniul care se deschide utilizatorul poate adauga un flux nou, apasand butonul Adauga:

In fereastra care se deschide utilizatorul completeaza informatiile relevante si apasa butonul
Salveaza:
Pentru adaugarea pasilor fluxului utilizatorul selecteaza fluxul si apasa butonul Design Flux:
In meniul care se deschide, pentru adaugarea unui pas nou utilizatorul apasa butonul adauga pas:
In fereastra din partea dreapta a ecranului utilizatorul completeaza informatiile relevante despre pasul
de flux dupa care apasa butonul Salveaza:

Sistemul confirma salvarea pasului:
Pentru adaugarea unui pas nou utilizatorul repeat pasii de mai sus.
Pentru crearea unei legaturi intre pasi utilizatorul apasa butonul Link:
Pentru adaugarea drepturilor de transmitere a documentelor pe flux utilizatorul selecteaza fluxul si

apasa butonul Drepturi executie:

In meniul care se deschide administratorul poate adauga utilizatori sau grupuri de utilizatori ce vor
avea drept sa transmita documente pe fluxul respectiv:
Pentru configurarea tipurilor de documente care pot fi transmise pe flux, administratorul selecteaza
fluxul si apasa butonul Documente premise:
In meniul care se deschide administratorul poate adauga tipuri de documente ce vor putea fi
transmise pe acest flux:
3.5 Administrare Componenta Captura

Pentru integrarea cu produsele din suita Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, etc.), cât și pentru instalarea
utilitarului de scanare a documentelor direct către Documenta DMS, se instalează pe stația de lucru aplicația
Documenta Capture, astfel:
Se descarcă kit-ul de instalare pentru Documenta Capture si se instalează:
Se va instala în folderul C:\Program Files (x86)\Infrasoft\Documenta Capture
Se accesează Documenta Capture (click pe shortcut-ul de pe Desktop sau căutare în lista de aplicații):

Se realizează autentificarea în aplicație (URL: http://10.0.1.45:8080/DMSWS) prin user și parola:
În Documenta Capture se fac următoarele configurări:

Accesare secțiunea Settings, click pe butonul Add și se completează următoarele câmpuri:
Local Folder: folderul local de pe stația de lucru unde vor fi salvate fișierele scanate;
DMS Folder: folderul din Documenta unde vor fi încarcate automat fișierele scanate;
Scanner: se selectează din listă scanner-ul care va fi utilizat pentru captarea documentelor. Acesta trebuie
instalat/conectat în prealabil pe stația de lucru;
Scan Format: formatului fisierelor scanate: PDF, BMP, GIF, JPG, PNG, TIFF. Se selectează din listă PDF;
Scan Option: Color , Grayscale, Black and white. Se selectează din listă Color.

3.6 Management Arhiva fizică de documente

Se acceseaza meniul > Administrare > Documente > Arhivare
Adaugare documente
Se acceseaza meniul > Arhivare >buton Adaugare
Arhivare
Se acceseaza meniul > Arhivare > buton Arhivare
Pentru arhivare se selecteza documentul si se acceseaza meniul “Arhivare”.

Stergere
Se acceseaza meniul > Arhivare > Stergere
Pentru stergere se selecteaza documentul si se apasa pe butonul “Stergere”

4. Prezentare functionalitati si administrare Componenta gestionare incidente
(help desk)
4.1 Conectarea in aplicatie
Accesarea aplicatiei de helpdesk se face dintr-un browser web la adresa:

https://test-helpdesk.snmd.local
Link-ul de acces este disponibil si din portalul intern.

Dupa conectarea in aplicatie se va deschide prima pagina a aplicatiei:
Figura 1 - Ecranul general al aplicației HelpDesk

Ecranul principal are două secțiuni:
• Secțiunea A ( Scoreboard) – utilizată pentru selectarea listelor cu sesizari grupate pe diferite
criterii
• Secțiunea B – utilizată pentru afisare listelor cu sesizari din listele disponibile in Secțiunea A
Semnificația listelor din Secțiunea A (scoreboard) este următoarea:
> Lista mea
 Incidente raportate: toate incidentele inregistrate de mine in aplicatie ( numele meu
apare pe incident in campul “Reported by” sau “Affected End User” )
 Incidente preluate: toate incidentele preluate de mine spre rezolvare ( numele meu apare
pe incident in campul “Assignee” )
 Incidente preluate in grupul meu: toate incidentele inregistrate, alocate grupului din
care fac parte si preluate de un analist membru al acestui grup
 Incidente nepreluate in grupul meu: toate incidentele deschise, alocate grupului din care
fac parte si nepreluate inca de un analist din cadrul acestui grup.

> Incidente
> Preluate
> Toate - Toate incidentele preluate de un analist
> Prioritate mare - incidentele care au fost preluate de un analist si au prioritate mare
> Prioritate medie - incidentele care au fost preluate de un analist si au prioritate medie
> Prioritate mica - incidentele care au fost preluate de un analist si au prioritate mica
> Nepreluate
> Toate - incidentele care nu au fost inca preluate de un analist
> Prioritate mare - incidentele care nu au fost preluate de un analist si au prioritate mare
> Prioritate medie - incidentele care nu au fost preluate de un analist si au prioritate
medie
> Prioritate mica - incidentele care nu au fost preluate de un analist si au prioritate mica
Conținutul Secțiunii B corespunde listei selectate din Secțiunea A, si va afisa toate

incidentele din categoria selectată, cu detaliile corespunzătoare. Campul Projected Violation din lista
reprezintă momentul de depăşire a SLA-ului (Service Level Agreement) daca este definit. In listele
de incidente numarul incidentului poate aparea colorat și anume:
• Portocaliu - pentru incidentele ale caror SLA urmeaza sa se atinga in cursul zilei curente
• Roșu - pentru incidentele care au deja SLA depasit
In pagina principala este disponibila si functionalitatea de cautare incidente. Pentru a cauta un
incident, exista urmatoarele posibilitati:
 Cautare dupa numar incident – analistul introduce numarul incidentului in campul din Figura
1, Secțiunea B, punctul 2
 Cautare după anumite criterii (filtrare) – analistul accesează butonul „Show Filter”,
reprezentat în Figura 1, Secțiunea B, punctul 1
Va aparea ecranul diferite criterii de cautare cu atribute disponibile pe incident.

Figura 2 - Filtrarea după anumite criterii
Dupa setarea criteriilor de selectie analistul poate sa:
1 – vizualizeze lista care corespunde criteriilor selectate ( prin apasarea butonului Search )
2 – exporte lista intr-un fisier Excel ( butonul Export )
Operațiunile obisnuite pe care analistul le poate efectua sunt:

 Inregistrarea unui incident
 Preluarea unui incident spre rezolvare
 Modificarea status-ului unui incident
 Adaugarea unui comentariu la un incident
 Transferul unui incident catre al analist sau echipa de suport
 Trimiterea de notificari

4.2 Inregistrarea unui incident
Analistul poate inregistra un nou incident accesind meniul File > New incident din Tab-ul
ServiceDesk al aplicatiei.
Se dechide pagina de detalii a unui nou incident

Se completeaza urmatoarele campuri:
Affected End User: reprezintă utilizatorul pentru care se inregistreaza incidentul. Acest camp
este obligatoriu de completat prin selectarea unui utilizator. Operația se efectuează prin accesarea
link-ului Affected End User.
Se va afisa fereastra de cautare utilizatori:
Se introduce numele utilizatorului si se apasa butonul Search. Se va afisa o lista de utilizatori care
corespund criteriului de cautare folosit.
Se selecteaza utilizatorul prin apasarea pe numele utilizatorului din lista.
Se va reveni in pagina de detaliu incident si se completeaza celelate campuri.

Assignee – analistul care preia incidentul spre rezolvare
Group - grupul de suport care este responsabil de rezolvarea incidentului.
OBSERVATIE ! Campul Group este completat automat de aplicatie in functie de Judetul
Utilizatorului Daca incidentul are completat un anumit grup atunci analistul din campul Assignee
trebuie sa faca parte din acel grup.
Incident Area – categoria incidentului. Se va selecta din lista arborescenta de categorii disponibila

Se selecteaza categoria Incident atunci cand se raporteaza o eroare, o disfunctionalitate, o problema
in functionarea unei aplicatii sau a unui serviciu.
Urgenta - stabileste nivelul de urgenta pentru incidentul respectiv.
Impact – Analistul stabileste care este impactul incidentului asupra activitatii utilizatorilor sau
asupra functionarii normale a aplicatiilor.

Summary - se completează pe scurt un sumar al incidentului
Description - se completeaza detaliile incidentului.
După completarea acestor campuri se poate apăsa butonul “Save”.

După salvare, fereastra de incident devine read-only. Se pot vizualiza toate detaliile introduse.
Pentru a modifica un atribut completat pe incident se intra in modul de editare prin apasarea
butonului “Edit”.

4.3 Preluarea unui incident pentru rezolvare
Dupa ce incidentele sunt inregistrate de utilizatori din interfata aplicatiei ele vor avea status-ul initial
“Deschisa” si vor fi alocate automat unui grup de analisti in functie de catagoria incidentului
( Incident Area )
Analistii din cadrul grupului vor primi o notificare prin email ca s-a inregistrat un nou incident.
Analistul poate prelua un incident din lista “Incidente nepreluate in grupul meu” disponibila in
Scoreboard.
Se apasa in lista pe numarul de incident si se deschide pagina de detaliu a incidentului.

Pentru a prelua un incident se apasa butonul “Preluare”
Pentru scurt timp apare o fereastra cu mesajul „Incident preluat”, după care se revine in pagina
de detaliu cu mesajul “Save successful”. Dupa ce se face un refresh la pagina de dataliu ( de exemplu
click dreapta > Refresh ) in campul Assignee va fi completat numele analistului.
OBSERVATIE ! Analistul care preia un incident trebuie sa fie membru al grupului trecut pe
incident.

4.4 Vizualizarea detaliilor incidentului
Dintr-o lista de incidente disponibila in Scoreboard (de exemplu lista Incidentele mele) se poate
vizualiza detaliile unui Incident prin apasarea pe numarul acestuia. Se va deschide pagina de detalii
incident.

In partea de jos, in tab-ul 1. Additional Information > 2. Attachments se pot vizualiza fisierele atasate
la tichet si se pot adauga noi fisiere/documente prin apasarea butonului Attach Documents
In tab-ul 2.Logs se poate vizualiza istoricul activitatilor efectuate pe incident (Activities )
Lista de activitati efectuate pe un incident afiseaza urmatoarele coloane

 Type - tipul activitatii ( inregistrare, adaugare comentariu, transfer, actualizare status, re-
zolvare, inchidere etc )
 Created by - cine a efectuat activitatea in aplicatie
 On - Data inregistratii activitatii
 Time Spent - durata inregistrarii activitatii in aplicatie
 Description - detalii cu descrierea activitatii/comentarii

4.5 Editarea unui incident
Editarea unui incident se efectuează prin click pe butonul Edit din fereastra de vizualizare detalii.
Se intra in modul de editare in care campurile se pot modifica.
Pentru finalizare editare se apasa butonul Save
4.6 Modificare categorie incident
In cazul in care categoria incidentului nu a fost aleasa corect de utilizator sau se doreste schimbare ei
se selectează incidentul, se intră in modul de editare prin apasarea butonului Edit si se selecteaza
apoi noua categorie din campul Incident Area.

4.7 Modificare status incident
În functie de progresul inregistrat in rezolvarea incidentelor acestea pot trece prin urmatoarele
statusuri:
1. Deschis
2. In lucru
4. In asteptare
5. In asteptare furnizator extern
6. Solicitare clarificari
7. Rezolvat
8. Inchis

Pentru schimbare status incident, din pagina de detaliu incident se apasa meniul Activities si se
selecteza Update Status
In pagina de actualizare status se alege noul status in lista “New Status”.

Se introduce un comentariu in campul “User description” si se apasa butonul “Save”
Daca se doreste ca aceasta activitate sa nu fie vizibila utilizatorului ci doar echipei de suport atunci
se bifeaza optiunea “Internal”

4.8 Adaugarea unui comentariu
Din meniul Activities al paginii de detaliu incident se alege opțiunea “Log Comment”
Se va deschide fereastra de adaugare comentariu si se completeaza campul User Description.

Pentru salvare comentariu se apasa butonul “Save”
Daca se selecteaza optiunea Internal, activitatea nu va fi vizibila pentru utilizatori, ci doar pentru
analisti.
Recomandare: Pentru a transminte noi informatii sau clarificari/comentarii care sa ajute la
rezolvarea incidentului se va utiliza aceasta activitate de Log Comment. Pentru a avea o trasabilitate
a activitatilor efectuate pe un incident nu este recomandata modificare prin editare a campului
Description din detaliile incidentului.

4.9 Transferul incidentelor
Din meniul Activities al paginii de detalii incident analistul poate alege opțiunea “Transfer”
Se va deschide o fereastra in care analistul poate schimba Grupul prin selectarea campului “New
Group” sau poate alege si un Analist din cadrul Grupului prin setarea campului “New Assignee”.
Optional, în campul User Description se poate introduce un comentariu ce va fi inregistrat pe

aceasta activitate de transfer incident.
Dacă se selectează opțiunea Internal, activitatea de transfer nu va fi vizibilă pentru utilizatori, ci doar
pentru analisti.

4.10 Trimiterea manuala a notificarilor
Aplicatia Helpdesk trimite catre utilizatori notificari prin email pentru activitatile efectuate pe
incident conform regulilor de notificare configurate in aplicatie ( inregistrare, actualizarea status,
actualizare comentariu, transfer ).
Dacă este necesar a se notifica suplimentar utilizatorul sau a se notifica mai multi utilizatori care au
fost afectați de incidentul respectiv, analistul poate selecta din meniul de activități opțiunea
Manual Notify.
Se va deshide o fereastra in care se vor selecta utilizatorii ce vor fi notificati. Se pot adauga contacte
prin apasarea campului Contact. Se cauta contactul si apoi se apasa butonul Add Contact. Contactele
selectate sunt afisate in partea dreapta a ferestrei la Selected Recipients
Se poate apoi schimba subiectul şi textul mesajului ce se doreste a fi trimis.

La apăsarea butonului Notify, textul va fi transmis prin email catre toți cei selectați.

5. Prezentare functionalitati si administrare Modulul raportare avansată
9.1 Accesare modulului de raportare avansata
Aplicația de raportare se accesează la adresa: http://test-analytics.snmd.local/
BigConnect Answers împreuna cu toate configurările sunt instalate pe mașina de pre-producție:

100.112.2.53
9.2 Panoul de administrare
Aplicația se poate accesa la adresa: http://test-analytics.snmd.local/

Panoul de mai jos reprezintă meniul central al aplicației de unde se poate naviga către ecrane
de administrare: user, aplicație, baza de date.
În ecranul „Account settings” se pot realiza acțiuni precum vizualizarea profilului, user-ului,
schimbarea parolei, dar și istoricul cu privire la autentificarea prezentului utilizator.

Exemplu: Vizualizarea profilului:
Exemplu: Schimbarea parolei:
Ecranul „Admin settings” permite acțiuni cu privire la sincronizarea bazei de date sau a
modelului de date, adăugarea unei surse de date noi, gestiunea utilizatorilor, gestiunea modului de
autentificare și este disponibil doar utilizatorilor de tip „Admin”.
Vizualizarea meniului folosind un utilizator fără drepturi de administrare:

Vizualizarea meniului folosind un utilizator cu drepturi de administrare:
În „Admin settings” -> „Settings” -> „Authentication” putem configura autentificarea să se realizeze
prin SAML.

În „Admin settings” -> „Databases” putem vedea baza de date conectată „raportare” (SQL Server).
Dacă navigam către „raportare”, vom vedea detaliile de conectare la baza de date. În cazul în
care se vor realiza modificări de conexiune la baza de date, vor fi necesare actualizări în acest
ecran.
Acțiunea “Sync database schema now” este folosita în dezvoltare, atunci când obiectele din baza
de date prezintă modificări de structură.

Acțiunea “Re-scan fields now” este folosită pentru a sincroniza manual datele din baza de date.
La apăsarea acestui buton, datele din „raportare” se vor importa în aplicație manual.
În „Admin Settings -> Data Model” putem vizualiza datele din baza de date, redenumi
câmpurile în funcție de cum ne dorim ca acestea să fie afișate în rapoarte, seta vizibilitatea în cadrul
aplicației, dar și tipul acestora. Prin „TYPE = Category”, acel câmp se poate folosi ca filtru tip
categorie în cadrul aplicației. Prin „TYPE = Creation timestamp”, acel câmp se poate folosi ca filtru
de data în cadrul aplicației.
În „Admin Settings” -> „People” putem vizualiza utilizatorii activi / inactivi, precum și crearea
altor utilizatori noi.
Pentru crearea unui utilizator nou se va folosi -> „Invite someone” -> „New user”

Fiecare utilizator nou se creează cu o parola temporară ce poate fi ulterior modificată din ecranul
următor:
Utilizatorii se pot edita după cum urmează:
Fiecare utilizator face parte dintr-un grup. În ecranul „Groups” se pot defini grupuri noi, precum și
modifica cele vechi.

Adăugarea unui utilizator într-un grup existent se realizează prin „Groups” -> Grup de interes ->
„Add members”:
În „Admin Settings” -> „Permissions” putem seta permisiuni la nivel de grup sau la nivel de
utilizator.
În vederea deconectării utilizatorului curent, vom folosi același meniu -> „Sign Out”

9.3 Crearea rapoartelor
Înainte de crearea unui raport, se creează un „Question” – un „query”
Pentru a crea un „question” trebuie să specificăm sursa de date raportare (tabela/view)

Presupunând că am ales tabela „dim_cereri”, următorul ecran se va deschide:
În cadrul acestui ecran, se pot realiza mai multe acțiuni. De exemplu, putem alege să facem
„JOIN” cu alta tabela:

Putem adăuga coloane pentru filtrare:
Putem adăuga metrici și grupa după anumite coloane (Exemplu: numărul de cereri distincte pe
judet)
Când toate configurările au fost realizate -> „Visualize” -> „Save”
Odată ce „Question”-ul a fost creat, putem merge la pasul următor – crearea rapoartelor.
Rapoartele se creează după cum urmează -> Se va selecta „New” -> „Dashboard”.

În cadrul raportului trebuie să adăugam „Question”-ul:
Vom selecta „Question”-ul dorit din lista predefinită:

9.4 Vizualizarea și editarea rapoartelor
Dacă dorim să căutam un raport sau un „question”, vom folosi funcționalitatea de „Search”:
Pentru a vizualiza un raport „dashboard” -> click stânga pe raportul de interes.

Daca dorim sa îl editam -> „Edit dashboard”
Dacă dorim să editam un filtru -> „Edit dashboard” -> click stânga pe filtru. În acest fel vom
putea modifica coloana în funcție de care se realizează filtrarea. Dacă dorim să schimbăm numele
filtrului, vom modifica în chenarul „Label”. După ce modificarea a fost realizată -> click „Save”.

Dacă dorim să adăugam un filtru nou -> „Add a filter”.
Se va deschide următorul chenar din care putem selecta filtrul dorit:
De exemplu putem selecta un filtru de tip „Time” în care vom alege „Date Range” pentru a
selecta un interval „start-end”:

După ce a fost adăugat, vom alege coloana în funcție de care se va realiza filtrarea.
Atenție: Coloanele nu vor fi disponibile în filtrul de tip „Time” dacă nu au fost realizate setările
corespunzător în Panoul de Administrare (Data Model)
Dacă dorim să reîmprospătăm manual:

6. Prezentare functionalitati si administrare Componenta de administrare a
utilizatorilor
Solutia CA Identity Manager ( IDM ) va asigura gestionarea utilizatorilor interni si drepturile

de acces ale acestora la componentele SNMD. Prin intermediul solutiei CA IDM se vor implementa
procesele specifice de creare conturi utilizatori interni, modificare drepturi de acces, dezactivare con-
turi utilizatori, modificare atribute profil utilizatori, schimbare/resetare parola. Prin integrarea IDM
cu componentele MWare Portal Extern si Documenta se va asigura inregistrarea utilizatorilor ex-
terni, administrarea drepturilor de acces si stocarea acestora in serverul LDAP CA Directory. Inregis-
trarea utilizatorilor externi se va face prin fluxuri specifice in Portalul extern SNMD si Documenta
integrate cu IDM.
CA Directory este un server LDAP ce asigura stocarea profilelor de utilizator interni si externi.
CA Directory foloseste standardul DISP pentru distribuție și replicare ceea ce va asigura o arhitec-
tură scalabilă si cu inaltă disponibilitate.
Distribuția este importantă pentru scalare.
Similar cu World Wide Web, distribuția permite oricărui număr de servere să partajeze și să-și
păstreze propriile informații. Cu toate acestea, spre deosebire de World Wide Web, gazdele de CA
Directory au un protocol de la server la server care le permite să coopereze pentru a furniza in-
terogări distribuite și o vedere unificată a întregii arhitecturi si informații din directory.
Aceasta înseamnă că, deși un arbore de informații de CA directory ar putea părea a fi o singură enti-
tate, poate fi de fapt împărțit și stocat în structuri separate.
Următoarea diagramă arată cum este distribuit un serviciu de directory în trei structuri:
Replicarea este importantă pentru recuperare in caz de defectiune și uneori pentru perfor-
manță. Replicarea are loc atunci când aceeași structura de directory există pe servere diferite. Acest
lucru este similar cu ideea de site-uri oglindă pe World Wide Web.
Următoarea diagramă arată modul în care un o structura de directory este replicata pe trei servere:
Replicarea implică copierea datelor. Ori de câte ori sunt copiate date, trebuie să vă asigurați că copi-
ile sunt sincronizate.

Componentele CA IDM si CA Directory sunt instalate in mediul de productie in arhitectura
de cluster activ-activ.
Caracteristicile principale pentru CA Directory sunt:
● Performanță mare de citire / scriere.
● Asigură o performanță ridicată și integritatea datelor prin replicare, ceea ce elimină necesi-
tatea modelelor master / consumer.
● Răspuns rapid la aplicații. Foloseste protocoalele X.500 pentru a oferi capabilitati interne de
comutare rapida si de rutare.
● Scalabilitate. Abilitatea de a distribui date pe mai multe servere ce permite soluției să suporte
un numar mare utilizatori fără degradare a performanței.
● Simplifică integrarea. Aplicația REST API compatibilă cu SCIM 2.0 simplifică integrarea ci-
clului de viață al utilizatorilor și grupurilor în aplicațiile de gestionare a identității
Organigrama
In cadrul CA Directory, informatia poate fi aranjata intr-o ierarhie, pentru a facilita navigarea
si cautarea ei. Acest lucru este util pentru liste de produse, servicii, personal, client, utilizatori care
pot fi grupati cu usurinta in categorii distincte.
Structurile organizationale pentru toate entitatile implicate ( ANDPDCA si DGASPC din
fiecare judet) vor fi gestionate prin intermediul componentei IDM si vor fi stocate ca si Organization
Unit in serverul LDAP CA Directory.

Pentru a vedea intreaga structura din cadrul proiectului, se poate folosi orice LDAP browser
si editor dupa preferintele utilizatorului. JXplorer este unul dintre cele mai cunoscute.
Structura SNMD prin JXplorer arata asa.

CA Identity Manager are mai multe subcomponente
● IDM Web Console – interfața web pentru utilizator interni cu drepturi administrative ( sefi
serviciu, administratori la nivel national ANDPDCA, administratori la nivel local DGASPC) .
In această interfață utilizatorii interi cu drepturi administrative vor gestiona cererile de creare
cont, modificare atribute, modificarea drepturi de acces, creare/modificare structuri organiza-
tionale, schimbare parole.
● IDM Server – Componenta centrala a solutie IDM. Toate operatiile, indiferent de modul de
creare ( interfata web, webservice) vor fi gestioante de această componentă. Va intermedia
conectarea cu CA Directory unde vor fi salvate profilele si drepturile de acces ale utilizato-
rilor
Caracteristicile principale pentru CA Identity Manager sunt:

● Ofera o imagine unitara a drepturilor de acces asociate unui utilizator
● Schimabrea drepturilor de acces se reflecta in schimbarea rolurilor asociate utilizatorilor re-

spectivi.

● In cazul in care un angajat este mutat pe o alta pozitie in organizatie, care implica schimbarea
drepturilor de acces, prin CA IDM i se revoca drepturile de acces si i se acordă drepturile
necesare pe noua pozitie.
● In cazul in care angajatul pleaca din organizatie CA IDM ii revocă toate drepturile de acces
pe care utilizatorul le are, astfel încât sa se previna tentativele de acces neautorizat.
Arhitectura logica IDM
Descriere fluxuri de administrare utilizatori

1. Flux 1 - Administrare utilizatori, drepturi de access, structuri organizationale
o Utilizatori intern cu roluri administrative in IDM efectueaza operații de adminstrare
utilizatori, roluri, drepturi de access și structuri organizaționale..
2. Flux 2 – Utilizatori interni – Selfservice
o Portalul intern va prezenta utilizatorului datele de profil si posibilitatea de a schimba
parola. Comunicarea Portal Intern – IDM va fi prin webservice (Flux WS Portal In-
tern – IDM)
3. Flux 3 – Utilizator extern. Utilizatorul va accesa portalul extern pentru:
o Creare cont utilizator extern. Se completează cererea, portalul extern validează
adresa de email via webservice către IDM (Flux WS Portal extern – IDM), va trimite
cererea către Documenta prin webservice (Flux WS Portal extern – Documenta), iar
din Documenta se va crea/actualiza contul in IDM prin webservice (Flux WS Docu-
menta – IDM)

o Modificare cont utilizator extern. Utilizatorul extern completează cererea de creare
cont, Portalul Extern va trimite cererea către Documenta prin webservice (Flux WS
Portal extern – Documenta), iar din Documenta se va actualiza contul in IDM prin
webservice (flux WS documenta – IDM)
o Vizualizare profil și schimbare parola. Portalul exterm va prezenta utlizatorului ex-
tern datele de profil si posibilitatea de a schimba parola prin apeluri webservice către
IDM (Flux WS Portal Extern – IDM)
4. Flux Resetare parola utilizator extern
o Atunci când utilizatorul exern nu mai cunoaște parola, va accesa linkul de resetare
parolă pus la dispoziție de IDM in pagina de conectare Portal Extern.
5. Flux IDM Intern
o IDM WebConsole – IDM Server . Operatiile realizate prin interfața web IDM Con-
sole sunt transmise către componenta IDM Server care va procesa cerererile conform
fluxurilor de aprobare si validare.
o IDM Server - CA Directory. Orice operație care ajunge in IDM Server și are ca final-
itate modificarea datelor de profil ale utilizatorului (creare cont, modificare cont,
modificare parola, modificare drepturi de acces, dezactivare/stergere cont) va duce la
actualizarea serverului LDAP prin fluxul IDM Server – CA Directory
Interfata web IDM pentru administratorii DGASPC este prezentata in imaginea de mai jos:
Aceasta poate fi accesata direct prin link-ul: https://test-idm.snmd.local/iam/im/idm sau din portalul
inter.
Pentru integrarile cu componentele Portal Extern, Portal Intern si Documenta IDM Server a pus la
dispoziție webservice-uri cu următoarele metode:
● Verificare email – va primi ca parametru o adresă de email și va returna dacă există sau nu un
cont de utilizator.

● Creare cont – va primi ca parametru o listă cu atribute de cont și va crea contul de utilizator
in CA Directory. Va intoarce un cod de raspuns
● Modificare cont – va primi ca parametru o listă cu atribute de cont și va actualiza contul afer-
ent adresei de email cu datele primite. Va intoarce un cod de raspuns
● Modificare parola – va primi 2 parametrii, adresa de email și parola si va seta noua parola in
CA Directory. Va intoarce un cod de raspuns daca operatia a fost cu succes sau nu.
● Dezactivare cont – va primi ca parametru adresa de email si va dezactiva in CA Directory
contul corespunzator.
Dupa cum se poate observa, interfata web pentru administratori este constituita din 5 sectoare dupa
cum urmeaza:
Datele mele:
Aici utilizatorul isi poate vedea datele profilului sau, isi poate modifica parola si isi poate vedea toate
task-urile sale.
In continuare vom trece prin fiecare task in parte.
- Schimbare Parola
Din aceasta fereastra utilizatorul isi poate schima parola prin completarea noi parole si confimarea ei.

- Profilul Meu
Din aceasta fereastra utilizatorul isi poate vedea toate datele din profilul sau, dar nu poate modifica
niciuna, aceasta pot fi doar vizualizate.
Pentru a vedea toate Rolurile si Grupurile de Access, utilizatorul va da click pe fereastra “Roluri si
Grupuri de Acces”:

- Task-uri de aprobat
Pentru utilizatorii de tip administratori DGASPC, task-urile de aprobare vor aparea atunci cand
acesta este delegat de catre cineva cu anumite atributii.
- Task-urile mele
Aici vor aparea implicit toate task-urile accesate de catre utilizator in ziua respectiva.
Daca utilizatorul doreste o vizualizare mai detaliata, perioade diferite si alte filtre, acesta va
accesa butonul de “Search Tasks” si se va deschide urmatoarea fereastra unde acesta poate face
operatiunile mentionate anterior.
Dupa ce utilizatorul isi aplica toate filtrele dorite, acesta apasa “Search” si ii sunt afisate toate task-
urile conform criteriilor alese.

Organizatii:
Aceasta sectiune include toate operatiunile care pot fi facute de catre un administrator DGASPC
asupra organizatiilor si structurilor:
- SNMD – Creare Organizatie/Structura
Dupa cum se poate observa si in interfata, toate campurile marcate cu “*” sunt obligatorii, iar
Organizatia Parinte este una dintre ele, de aceea facand click pe butonul “Browse” se deschide
urmatoarea fereastra de unde aceasta se si alege.

Din zona marcata cu albastru se poate face cautarea dupa diferite criterii cum ar fi Nume, Judet, Tip,
etc., iar dupa se alege organizatia dorita, se apasa butonul Selecteaza.
Se completeaza toate campurile corespunzator, iar la localitate se alege din lista localitatea dorita.
Dupa ce se completeaza toate campurile, aceasta se trimite la aprobare.

- SNMD – Modificare Organizatie/Structura
-
Se alege Organizatia/Structura care urmeaza a fi modificata si se apasa “Selecteaza”
Se editeaza campurile dorite si se salveaza.

- SNMD - Activare/Dezactivare Organizatie/Structura
Se alege Organizatia/Structura
Se bifeaza/dezactiveaza casuta Activa.

- SNMD - Vizualizare Organizatie/Structura
Se selecteaza Organizatia/Structura
Se vizualizeaza datele.

Cereri Utilizatori:
Aceasta este zona de utilizatori care sunt in scopul fiecarui administrator in parte.
De aici se Creaza, Activeaza/Dezactiveaza, Modifica, Vizualizeaza, Adauga/Retrag Roluri si
Drepturi de Access si se Reseteaza Parola pentru Utilizatori.
Se selecteaza utilizatorul.
Se bifeaza/debifeaza casuta Activ/Inactiv.

- SNMD – Creare Utilizator Nou
Se completeaza toate campurile obligatorii si cele optionale din prima fereastra, care reprezinta
datele, dupa care se trece la cea de-a 2-a, unde se aleg Rolurile si Grupurile de Acces.

Dupa ce sunt completate toate campurile si rolurile, se apasa pe “Finalizare” si cererea merge catre
aprobare.
Dupa ce aprobarea a avut loc cu succes, utilizatorul este creat in IDM si CA Directory.

- SNMD Vizualizare Utilizator
Se selecteaza utilizatorul.
Se vizualizeaza datele necesare din prima sau a doua fereastra. Nici un atribut nu poate fi modificat.

- SNMD – Modificare Utilizator
Se selecteaza utilizatorul
Se editeaza datele care urmeaza a fi modificate si se trimite la aprobare.

- SNMD - Adaugare/Retragere Roluri si Drepturi de Access
Se selecteaza utilizatorul
Din prima fereastra se vizualizeaza datele despre utilizator
Pentru a modifica Rolurile sau Grupurile de access, se acceseaza cea de-a doua pagina prin click, sau
se face click pe “Urmatorul”.
Din aceasta pagina se adauga/sterg roluri si grupuri de acces.

Vizualizare Grupuri si Roluri:
- SNMD – Vizualizare Grupuri de Access
Se selecteaza Grupul de Acces care se doreste a fi vizualizat.
In prima fereastra pot fi vizualizate datele despre grupul de access

In cea de-a 2-a fereastra pot fi vizualizati toti membrii acestui grup.
- SNMD – Vizualizare Roluri
Se selecteaza rolul
Se vizualizeaza informatiile despre Rol in prima fereastra

Se pot vedea toti membrii rolului.
Operatii Bulk:
La accesarea acestui task se deschide urmatoarea fereastra, unde se va incarca fisierul pentru bulk
Administratorul de aplicație la nivel ANDPDCA / DGASPC configureaza Load Client in vederea in-
carcarii automate a unui fisier csv/xml ce contine comenzi de creare utilizatori, modificare atribute
utilizatori, dezactivare utilizatori. In functie de configurarile facute incarcarea fisierului de comenzi
va genera catre un task de creare/modificare pentru fiecare linie din fisier. Acest task va urma pasii
de aprobare definiti pe task. Exista posibilitatea ( pentru importul initial de exemplu ) sa se
foloseasca un task care nu mai necesita aprobari.
Capul de tabel al fișierului este format din următoarele câmpuri:
▪ Nume
▪ Prenume
▪ Adresa email
▪ Denumirea organizatiei (DGASPC …)
▪ Structura organizatioanala ( Directie/Serviciu/Birou )
▪ Funcție
▪ Roluri (dacă un utilizator are mai multe roluri, acestea vor fi delimitate de opera-
torul #)
▪ Operație ( C- creare, M- modificare, D- dezactivare)
▪ etc ( lista completa de atribute necesare va fi detaliata in etapa de proiectare )
Procesul de incarcare fisiere va permite actualizarea bulk a informatiilor despre utilizatori si organi-
zatii.
Pentru acest proces se accepta doar fisiere CSV formatate astfel:

● Delimitator coloane – virgula (,)
● Separator text- ghilimele (“”)
In functie de tipul operatiei fiecare fisier csv ca avea urmatoare structura :

1. Pentru creare utilizator : Actiune ( creare ) / Nume / Prenume / Email /Telefon /Fax / Or-
ganizatie / cod structura organizationala / Functie / Roluri
2. Pentru modificare utilizator : Actiune ( modificare ) / Nume Utilizator / Nume / Prenume /
Email / Telefon / Fax / cod structura organizationala / Functie / Roluri
3. Pentru dezactivare utilizator : Actiune ( dezactivare ) / Nume Utilizator
Pasi de incarcare :
1. Administratorul acceseaza interfata IDM
2. Administratorul acceseaza taskul Bulk Loader
3. Incarca fisierul CSV
4. In prima pagina (Records Details) se vor defini:
o coloana ce contine actiunea ce va fi efectuata
o coloana ce contine identificatorul unic ( de exemplu pentru taskuri de modificare uti-
lizatori se va alege nume utilizator, pentru taskuri de modificare organizatie se va
alege ID Organizatie)
5. In a doua pagina (Actions Mapping), se va defini maparea actiune-task astfel:
o Obiectul principal va fi USER pentru operatii asupra utilizatorului si ORGANIZA-
TION pentru operatii asupra organizatiilor
o Pentru fiecare tip de task, actiune si obiect principal se va face maparea conform
tabelei de mai jos
Actiune Obiect Task
Creare Utilizator Creare Utilizator
Modificare Utilizator Modificare Utilizator
Dezactivare Utilizator Activeaza/Dezactiveaza Uti-
lizator
După ce se va apăsa butonul Submit se vor executa automat si in mod asincron taskurile definite an-
terior, unul cate unul, pentru fiecare linie din fisierul CSV.
Proces aprobare cereri
Cu exceptia cererilor de resetare/schimbare parola toate celelate cereri IDM vor fi supuse
unui proces de aprobare in 2 pasi (aprobare, avizare) conform documentului de analiza.
Dacă inițiatorul este același cu persoana care trebuie să aprobe la un pas, atunci acel pas este
aprobat automat. De exemplu dacă există situații când un Director inregistreaza o cerere ce creare
cont cererea va merge direct la pasul de avizare către administratorii ANDPDCA / DGASPC

7. Sesiune Intrebari si raspunsuri - discutii aplicate (testare hands-on)
8. Testarea participantilor (test grila)
Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziţia oficială a Uniunii Europene sau
a Guvernului României”
Competitivi împreună!
Proiect cofinanțat din Fondul European de Dezvoltare Regională prin Programul Operațional
Competitivitate

SNMD-Manual Administratori de Aplicatie

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

SNMD-Manual Administratori de Aplicatie

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual pentru instruirea

Etapa de Instruire a administratorilor si utilizatorilor sistemului

Nr. Contract finantare: RO – POC No. 8/2.3.1/11.07.2019

Manual administrare aplicatii - Pagina 2 din 224

Manual administrare aplicatii - Pagina 3 din 224

Manual administrare aplicatii - Pagina 4 din 224

1.1 Curicula de curs

Manual administrare aplicatii - Pagina 5 din 224

Manual administrare aplicatii - Pagina 6 din 224

Manual administrare aplicatii - Pagina 7 din 224

Arhitectura funcțională a SNMD este prezentată în diagrama de mai jos:

Manual administrare aplicatii - Pagina 8 din 224

Manual administrare aplicatii - Pagina 9 din 224

Manual administrare aplicatii - Pagina 10 din 224

Manual administrare aplicatii - Pagina 11 din 224

- Actioneaza buton <Adaugare>;

Manual administrare aplicatii - Pagina 12 din 224

- Completeaza Tab <Adresa>;

- Completeaza Tab <Modalitate plata>;

Manual administrare aplicatii - Pagina 13 din 224

Manual administrare aplicatii - Pagina 14 din 224

- Completeaza Tab <Reprezentant legal/tutore>; (persoana asociata);

Manual administrare aplicatii - Pagina 15 din 224

3.2 - Evidența angajaților

Manual administrare aplicatii - Pagina 16 din 224

- Vizualizeaza angajatii pe departamente, din cadrul dgaspc-ului;

Manual administrare aplicatii - Pagina 17 din 224

- Acceseaza functionalitatea <Evidenta asistentilor personali> si vizualizeaza informatiile

Manual administrare aplicatii - Pagina 18 din 224

- Utilizator Persoane acceseaza sub-modulul <Management>;

Manual administrare aplicatii - Pagina 19 din 224

- Acceseaza functionalitatea <Pentru definire persoana apasati aici>;

- Cauta departamentul din care face parte membrul comisiei;

- Acceseaza <Evidenta membrilor comisiei>;

Manual administrare aplicatii - Pagina 20 din 224

- Cauta rolul folosind filtrele de cautare puse la dispozitie, actioneaza click-dreapta si

Manual administrare aplicatii - Pagina 21 din 224

Manual administrare aplicatii - Pagina 22 din 224

- Verifica centrele si informatiile aferente centrelor accesand butonul <Editeaza>;

Manual administrare aplicatii - Pagina 23 din 224

Manual administrare aplicatii - Pagina 24 din 224

- Selecteaza centrul pentru verificarea/vizualizarea personalului si actioneaza tab-ul <Personal

Manual administrare aplicatii - Pagina 25 din 224

- Actioneaza buton <Adauga> pentru adaugarea unei persoane intr-un centru;

- Introduce CNP-ul persoanei, completeaza informatiile aferente si actioneaza buton

Manual administrare aplicatii - Pagina 26 din 224

- Acceseaza functionalitatea <Administrare unitate proprie>;

Manual administrare aplicatii - Pagina 27 din 224

3.8 - Gestiunea biletelor/legitimațiilor de transport

Manual administrare aplicatii - Pagina 28 din 224

Manual administrare aplicatii - Pagina 29 din 224

- Acceseaza functionalitatea <Perioada contabile / fiscale>;

Manual administrare aplicatii - Pagina 30 din 224

- Completeaza informatiile aferente lunii contabile;

- Actioneaza buton <Salveaza>;

Manual administrare aplicatii - Pagina 31 din 224

3.10.1 Verificari specifice – certificate suprapuse

- Acceseaza functionalitatea <Certificate suprapuse>;

Manual administrare aplicatii - Pagina 32 din 224

3.10.2 Verificari specifice – decizii duble

- Utilizator persoane acceseaza sub-modulul <Management>;

Manual administrare aplicatii - Pagina 33 din 224

- Verifica daca exista informatii in raport;

3.10.3 Verificari specifice – persoane cu CNP eronat