Colegiul “Ștefan Odobleja” Craiova

Utilizarea abilităților de muncă în echipă

Examen de absolvire - Școala postliceală

Calificare: Tehnician în activități de secretariat

Absolvent: Cuțui Florina Milica

Îndrumător,
Prof. Munteanu Daciana
 CUPRINS

Argument
Capitolul I : Importanța muncii în echipă

Capitolul II : Persoanele din echipă

Capitolul III : Eficientizarea muncii în echipă

Apartenenţa la echipă
Claritatea sarcinii
Practici de muncă eficace
Soluţionarea conflictelor din cadrul echipei
ARGUMENT
Filosoful american Henry David Thoreau scria:
„Să formezi o echipă este doar începutul, să rămâi împreună este progresul, să lucrezi
împreună este succesul!”.
Nici că se poate mai adevărat!
Orice organizaţie funcţionează prin prisma resursei umane, iar de cele mai multe ori
aceasta este organizată în echipe. O echipă funcţionează în mod corespunzător atunci
când este coordonată de către un lider care are rolul de a delega responsabilităţi şi
sarcini fiecărui membru al echipei şi de a se asigura că fiecare membru conştientizează
importanţă apartenenţei la grup.
Este adevărat că munca în echipă presupune încredere, colaborare, respect şi
comunicare între membrii, factori care folosiţi cu tact conduc spre eficienţă şi totodată
aduc un plus de valoare organizaţiei.
Munca în echipă dă roade doar atunci când formaţiunea funcţionează precum un tot
unitar, atunci când toţi membrii echipei au un ţel comun. O echipă adevărată este
formată din persoane care se completează şi care se stimulează reciproc într-un mod
pozitiv.
Este adevărat că există job-uri care prin specificul lor nu necesită munca în echipă,
unde toate sarcinile şi îndatoririle pot fi îndeplinite de către un singur individ, dar de
cele mai multe ori până şi aceste job-uri necesită la un moment dat intervenţia uneia
sau mai multor persoane pentru ca obiectivul principal să fie concretizat.
 Capitolul I
IMPORTANŢA MUNCII ÎN ECHIPĂ

 Ce se înţelege prin echipă?

 Echipa – conform definiţiei din DEX – reprezintă un grup de oameni care, sub
îndrumarea unui şef, îndeplinesc în acelaşi timp o muncă sau o acţiune
comună. Pentru ca echipa să funcţioneze corespunzător trebuie să reunească
persoane care au trăsături complementare şi în acelaşi timp un scop comun.
 Orice echipă are un scop clar. Aceasta este diferenţa dintre o echipă şi un grup
care se întâlneşte întâmplător.
 Munca în echipă este capacitatea de a munci împreună pentru a realiza o idee
comună, capacitatea de a direcţiona realizările individuale spre obiectivele
organizaţionale.
 Este sursa ce le permite oamenilor obişnuiţi să atingă rezultate neobişnuite.
(Andrew Carnegie- Cel mai bogat om din lume în 1901)
 Putem investiga echipele în modalităţi diferite. O modalitate foarte utilă este
să ne imaginăm că echipa are propria viaţă. Tot aşa cum noi traversăm un
număr de etape în viaţa noastră, echipele urmează şi ele o serie de etape.
Înţelegerea acestor etape ne ajută să organizăm o echipă.
 Un management bun nu poate garanta succesul.
Tabelul de mai jos conţine câteva sugestii privind organizarea unor echipe cu o eficienţă crescută. Sugestiile pot să nu fie aplicabile în orice
situaţie.
 Capitolul II
PERSOANELE DIN ECHIPĂ

 Frecvent, atunci când plănuim munca în echipă, ne concentrăm asupra sarcinii şi ignorăm persoanele implicate.
Persoanele care conduc echipele fac aceasta frecvent pentru că este mai uşor să organizezi o sarcină decât să conduci
persoane. Dr Meredith Belbin este un gânditor de frunte în acest domeniu. Timp de câţiva ani a lucrat cu o echipă la
centrul Henley Management din MB, studiind modalităţile în care se comportă managerii de pretutindeni. În timpul
acestor exerciţii au fost evaluate comportamentul, personalitatea şi stilurile de gândire ale acestora, iar în final Belbin a
identificat ceea ce a definit drept roluri în echipă.

 Un rol în echipă este tendinţa de a te comporta, contribui şi interacţiona faţă de alţii într-un fel anume.

 Iniţial, a identificat opt roluri în echipă, dar mai apoi a adăugat un al nouălea – specialistul – care îşi aduce contribuţia
individuală prin cunoştinţe specifice. Unele informaţii referitoare la diversele roluri cât şi la contribuţia persoanelor aflate
în fiecare din cele nouă roluri sunt prezentate mai jos. Cele nouă roluri pot fi, de asemenea, puse în legătură cu
preferinţele indivizilor când acţionează, gândesc sau se concentrează asupra celorlalţi.
Rolul în echipă descrie tiparul caracteristic de comportament al unui membru al
echipei faţă de ceilalţi, ce poate ajuta sau împiedica eficienţa echipei. Identificarea
rolului pe care îl poate juca o persoană este importantă pentru că permite ca:
persoana care formează echipa, să facă alegeri mai bune în ceea ce priveşte componenţa
echipei;
individul să se cunoască mai bine astfel încât să poată să-şi organizeze punctele tari şi
slabe şi să lucreze mai eficient în echipă,
echipa să-şi adapteze felul în care răspunde cerinţelor sarcinii propuse.
În diversele etape din viaţa unei echipe persoanele cu roluri diferite în echipă pot să-şi
aducă o contribuţie specifică. În tabelul următor se prezintă rolurile în echipă în
diversele etape din viaţa unei echipe. Nu ar trebui să ignorăm contribuţiile potenţiale
ale persoanelor cu alte roluri în fiecare etapă. Faptul că un rol anume apare în mai
multe etape nu înseamnă că o persoană cu acest rol este mai importantă, pentru că
toate rolurile sunt deopotrivă importante pentru o muncă eficientă în echipă.
 Capitolul III
EFINCIENTIZAREA MUNCII ÎN ECHIPĂ

„De ce eşuează atât de multe echipe?”

Dacă reflectăm asupra aspectului pozitiv al acestei observaţii, ne punem întrebarea „Ce anume face eficientă o echipă?”
Diagrama prezintă unele din trăsăturile care se observăm în echipele eficiente:
Apartenenţa la echipă
În ceea ce priveşte componenţa echipelor, e necesar să existe o combinaţie de persoane
cu abilităţi diferite şi caractere diferite. Dacă sunt prea asemănătoare, crearea de noi
idei va fi limitată şi toată lumea va dori să joace aceleaşi roluri şi să îndeplinească
aceleaşi sarcini. Cu excepţia unei echipe foarte mici, va fi necesar un conducător.
Puteţi alege conducătorul sau puteţi lăsa unul să apară din rândul grupului. De
asemenea puteţi lucra cu echipe care se conduc singure şi care n-au nevoie de un
conducător.
Trebuie să ne asigurăm că membrii acesteia sunt trataţi egal, atât în cadrul echipei cât
şi de persoanele din afara acesteia. Membrii pot juca roluri diferite, de exemplu, în
general există un conducător, dar aceasta nu înseamnă că el este mai important decât
oricare alt membru al echipei. Această recunoaştere egală trebuie să se raporteze şi la
sex, capacitate intelectuală şi oricare din multele diferenţe ce caracterizează indivizii.
De asemenea mărimea echipei este importantă. Într-o echipă de până la şase membri
este probabil ca toţi să devină activ implicaţi. Cei mai tăcuţi nu vor fi dominaţi de
personalităţile mai puternice, iar aceia care nu doresc să muncească nu se pot ascunde
atât de uşor. În general, aceasta este mărimea ideală. Grupurile mai mari, de până la
zece persoane, cuprind adesea una sau două persoane care nu contribuie foarte mult,
dar care pot fi încă productive. În cele mai mari de atât observăm că mai puţini
vorbesc ori sunt realmente implicaţi activ şi un mic număr va domina activitatea
întreprinsă.
Odată ce au fost stabiliţi membrii echipei, aceştia trebuie să înveţe să lucreze
împreună.
Aspecte organizatorice:
urmăriţi varietatea în ceea ce priveşte componenţa echipei, luând în considerare
caracteristicile tehnice şi personale;
stabiliţi mărimea fiecărei echipe, ţinând minte că deşi „unde-s mulţi puterea creşte”, o echipă
mare poate implica multe persoane care vin şi pleacă şi conflicte mai dese;
plănuiţi-vă răspunsul privind identificarea unui conducător – nu uitaţi că puteţi dori să
schimbaţi prin rotaţie conducerea diverselor sarcini de către toţi membrii, pentru a ajuta fiecare
persoană să-şi formeze abilităţi de conducere;
stabiliţi cum anume veţi ajuta echipele să se strângă laolaltă pentru a munci eficace;
luaţi în considerare aranjamente pentru stabilirea unor contacte cu cei din afară;
acceptaţi-vă rolul de ghid şi mentor al echipei, dar nu de membru al acesteia şi hotărât nu de
conducător al echipei.

Claritatea sarcinii
Trebuie să ne asigurăm că sarcina este clară pentru toţi. Aceasta n-ar trebui să se limiteze la a le
spune doar în ce constă. Trebuie să le permitem să se gândească la ea şi să pună întrebări pentru
clarificare. Aceasta nu numai că le va furniza informaţii concrete, ci le va şi permite să
stabilească o viziune mai clară în privinţa sarcinii şi a ceea ce ar trebui să realizeze. Ca punct de
pornire pentru informarea echipei, furnizaţi-le o privire de ansamblu asupra sarcinii înainte de
a intra în detalii amănunţite. Dacă încercaţi să prezentaţi fiecare aspect în detaliu, membrilor
echipei le poate fi dificil să vadă lucrurile în ansamblu. În acest scop adesea se dovedeşte de
folos ilustrarea printr-o diagramă a unor sarcini mai ample sau mai complexe.
Implicarea membrilor echipei
Ca o echipă să funcţioneze cu succes, membrii ei ar trebui să fie complet dedicaţi
finalizării sarcinii şi realizării obiectivelor. Ei trebuie să sprijine procesul şi produsul
muncii în echipă.
Realizarea unui consens şi asumarea sarcinii de către fiecare membru al echipei este
foarte importantă, atât în vederea succesului muncii în echipă cât şi a dezvoltării
fiecărui membru. Aceasta se realizează în etapele „dezbateri” şi „reguli” din viaţa
unei echipe.
Poate fi necesar să ajutăm echipa să realizeze un echilibru între absorbţia şi
menţinerea individualităţii membrilor. Competiţia dintre membrii unei echipe
joacă rar un rol într-o muncă în echipă eficace. Aceştia trebuie să devină camarazi,
astfel încât să fie conştienţi de prezenţa celuilalt, să-şi ofere sprijin şi să aibă grijă
unul de celălalt, şi să-şi împartă munca echitabil într-o manieră care să promoveze
eficacitatea.
Echipa trebuie să stabilească o împărţire clară şi echitabilă a rolurilor şi sarcinilor.
Amintiţi-vă că am stabilit că ar fi bine poate să alocaţi rolurile astfel încât să
dezvoltaţi capacitatea fiecărui membru de a juca diversele roluri.
Dacă echipa dă dovadă de lipsă de coerenţă, poate fi necesar să introducem
consolidarea echipei, să permitem sau să încurajăm o pauză destinată unor
transformări interne realizate de membri sau chiar să intervenim şi să realizăm
reorganizarea echipelor. Aceasta ar trebui să fie percepută ca o ultimă încercare,
întrucât este recunoaşterea eşecului echipelor cum au fost iniţial concepute.
Aspecte organizatorice
 veţi fi plănuit apartenenţa la echipe astfel încât membrii acestora să poată lucra împreună, dar gândiţi-vă
la folosirea consolidării echipei în sprijinul acestui proces;
 nu uitaţi că procesul de fuzionare poate să nu pară o activitate productivă, dar este necesar pentru
munca eficace;
 aveţi în vedere posibilitatea ca echipele să fie reorganizate, dar faceţi aceasta numai în ultimă instanţă.

Practici de muncă eficace

Factorul major care duce la realizări sub aşteptări sau lipsă de eficacitate în munca în echipă este
comunicarea defectuoasă. Ceea ce este ironic este că poate am decis că dezvoltarea comunicării este unul
din motivele pentru care folosim munca în echipă.
O echipă eficace acceptă şi recunoaşte punctele tari şi slabe ale membrilor săi şi valorifică punctele tari ale
fiecărui membru. Membrii recunosc că este importantă contribuţia fiecărei persoane. Deşi este posibil să
nu fie de acord cu tot ceea ce spun sau fac ceilalţi, ei se respectă reciproc, recunosc drepturile celorlalţi de a
avea şi exprima opinii individuale. Apoi cad de acord cum să avanseze pe baza unui consens. De asemenea
ei recunosc şi apreciază faptul că performanţa combinată a unei echipe este mai semnificativă decât suma
contribuţiilor individuale.
Participanții trebuie să realizeze un plan de lucru. În cazul unei sarcini mai ample, aceasta presupune
etape clar identificate. Cu excepţia situaţiei în care sarcina este relativ scurtă, echipa trebuie să identifice
perioadele anume pentru finalizarea unor părţi ale activităţii sau pot depăşi cu uşurinţă timpul aflat la
dispoziţie.
O echipă eficace alocă sarcinile cu claritate şi identifică felul în care activităţile vor fi coordonate. Aceasta
poate presupune sisteme formale sau informale de raportare în cadrul echipei, în special în cazul unei
echipe mai mari sau atunci când echipa nu lucrează tot timpul în acelaşi loc.
Ţineţi întotdeauna minte că munca în echipă nu se realizează pur şi simplu automat,
aducând un grup de persoane laolaltă şi numindu-le echipă.
Se consideră că o echipă bine construită permite membrilor săi să se concentreze pe
valorificarea competenţelor individuale pentru a-şi creşte în timp eficienţa. O echipă
bine închegată este în măsură să sprijine un membru al acesteia aflat în impas, prin
motivarea acestuia oferind sprijinul moral şi direcționarea acestuia spre valorificarea
propriului potenţial şi conştientizarea obiectivelor. De altfel, tot aşa cum o echipă
unită poate să întărească o verigă slabă din lanţ sau să ajute un nou venit să se
adapteze totului unitar, sunt cazuri când datorită lipsei de încredere, a lipsei
desăvârşite a spiritului de echipă şi a intereselor centrifuge sau individuale, munca în
echipă să fie periclitată, iar valoarea organizaţiei să scadă. Acest lucru se întâmplă
când interesele individuale sunt mai presus de interesele şi scopul organizaţiei.
Munca în echipă nu este importantă numai şi numai pentru organizaţie, dar este
importantă şi pentru fiecare membru component al acesteia. O bună comunicare,
colaborare şi completare între membrii echipei duce la obţinerea de rezultate rapide,
calitative şi cantitative, reduce stresul şi îmbunătăţeşte inclusiv viaţa personală.
Marile organizaţii au optat pentru organizarea sesiunilor de training şi mai cu seamă
a team-building-uri prin care să faciliteze cunoaşterea reciprocă a membrilor echipei,
descoperirea reciprocă a atuurilor, a calităţilor şi a modului de gândire a fiecărui
membru al echipei, încurajând comunicarea şi deschiderea fiecărui membru al
echipei prin participarea la activităţi inedite, diferite de cele specifice locului de
muncă.
Vă mulțumesc pentru atenție!