Managementul Ciclului de Proiect

(PCM)
 « Managementul Ciclului de
Proiect (PCM) ».

Principalii promotori şi beneficiari ai conceptului au fost de la bun început

marile organisme finanţatoare internaţionale precum Banca Mondială, PNUD
(Programul Naţiunilor Unite pentru Dezvoltare), sau Comisia Europeană, care
sunt implicate în susţinerea financiară a unor ample programe de dezvoltare în
diverse regiuni ale lumii.

1992 – Comisia Europeana a adoptat Managementul Ciclului de Proiect -

un set de instrumente pentru elaborarea şi managementul proiectului, bazat pe
metoda de Analiză a Cadrului Logic (ACL), metodă care era deja larg folosită
de multe instituţii/organizaţii finanţatoare din lume şi încurajată de Organizaţia
pentru Cooperare şi Dezvoltare Economică (OCDE).

Obiectiv: imbunatatirea managementului actiunilor externe de cooperare prin

proiecte si programe de toate tipurile

Obiectiv central: reducerea saraciei

 Ciclul Proiectului
PROGRAMARE

EVALUARE IDENTIFICARE

IMPLEMENTARE FORMULARE

FINANTARE
 LFA si Ciclul Proiectului

Identificare: este folosit pentru a ajuta la analizarea

situatiei existente, investigarea relevantei ideilor
proiectului propuse si identificarea obiectivelor si
strategiilor potentiale;
Formulare: este folosita pentru a spijini pregatirea unui
plan de proiect cu obiective clare, rezultate masurabile,
strategie de management a riscului si nivele definite de
responsabilitate manageriala;
Implementare: este folosita pentru a sprijini munca zilnica,
contractarea si monitorizarea;
Evaluarea: este folosita pentru a evalua performanta
proiectului in comparatie cu ce s-a planuit.
4
 Ciclul proiectului CE

CE: “Modul in care proiectele sunt

planuite si indeplinite; urmareste o
secventa incepand cu acordul asupra
strategiei, care duce la o idee de o
anumita actiune, care este apoi formulata,
implementata, evaluata, avand in vedere
imbunatatirea strategiei si definirea
actiunilor viitoare”
 Arii prioritare,
sectoare,
Documentul progr. în timp
Strategiei de
Ţară
PROGRAMARE Decizia ce
Decizia privind opţiuni se
folosirea vor studia
rezultatelor în ulterior
programarea Studiu de
viitoare prefezabilitate
Studiu de
evaluare

EVALUARE IDENTIFICARE

IMPLEMENTARE FORMULARE

Studiu de
Rapoarte de fezabilitate
Decizia de a monitorizare
continua conform si progres Decizie privind
planificării sau de
întocmirea unei
a reorienta
propuneri de
proiectul Decizia finanţare oficiale
(evaluare privind
intermediară) nevoia de
FINANTARE Propunere de
continuare Finanţare
preliminară
Propunere de
Finanţare
Decizia de
Finanţare

Acord de
Documente de realizat finanţare

Decizii de luat
 Ariile strategice deriva din Tratatul de la Maastricht

dezvoltare durabila – promovarea dezvoltarii echitabile, a investitiilor, ocuparii fortei de

munca, dezvoltarii sociale si umane in concordanta cu protectia mediului ;
lupta impotriva saraciei ;
democratia, drepturile omului, statul de drept, mentinerea pacii si prevenirea
conflictelor;
integrarea in economia lumii, inclusiv prin suport acordat cooperarii si integrarii
regionale.

PCM pune laolalta principii de management, instrumente si tehnicii analitice si le

aplica in cadrul procesului de decizie a ciclului pentru a se asigura ca :
proiectul respecta si contribuie la atingerea obiectivelor politicii Comisiei Europene;
proiectul este relevant pentru strategia agreata de Guvern si pentru problemele reale ale
grupurilor tinta/beneficiarilor ;
proiectul este fezabil, insemnand ca obiectivele sunt realiste, avnd in vedere
constrangerile mediului de lucru si capabilitatea agentiilor de implementare ;
beneficiile generate de proiect sunt durabile.
Avantajele adoptării Ciclului de Proiecte (CP) ca
metodă de abordare a procesului de elaborare şi
realizare a proiectelor/programelor
 Intelegerea rolului propunerilor de proiecte în
cadrul managementului proiectelor

• O propunere de proiect este o descriere detaliatã a unor activitati

în vederea solutionãrii unei anumite probleme.
probleme
• Propunerea trebuie sã continã o explicatie detaliatã a:
– justificãrii proiectului;
– activitatilor si termenelor de implementare;
– metodologiei;
– resurselor umane, materiale si financiare necesare.
• Este un mod de a prezenta proiectul lumii externe într-un format ce poate fi
recunoscut si acceptat imediat.
• Propunerea de proiect este un mijloc — nu un scop. scop Ea trebuie urmatã
îndeaproape iar deviatiile trebuie sã intervinã numai când este necesar.
• Scrierea propunerilor este doar una din fazele managementului
proiectului.
proiectului Este una din numeroasele actiuni care formeazã o secventa
logicã de evenimente numitã în mod curent ciclul proiectului.
 Elementele caracteristice ale unui
proiect
are un început si un sfârşit bine definite;
implica o varietate de activităţi, evenimente si sarcini;
utilizeaza o varietate de resurse ;
are un grad mai mic sau mai mare de autonomie fata de activitatile curente
ale organizatiei ;
are ca scop o schimbare, perceputa a fi favorabila de catre initiatorii sai.

Conceptul de proiect nu trebuie confundat cu:

• program, care este un ciclu sau set de activitati, in general fara termen de
incheiere precis delimitat, care constituie o abordare integrata pentru
indeplinirea misiunii si obiectivelor organizatiei ;

• cerere de finantare, care este un document care prezinta proiectul, cu

scopul de a obtine bani de la un finantator.
Factori de succes ai unui
proiect
 Pagina titlu

• O pagina titlu trebuie sã aparã în

propuneri mai mari de trei patru pagini.
• Pagina titlu trebuie sã indice:
– titlul proiectului,
– numele organizatiei principale (si partenerii
potentiali, dacã existã),
– locul si data pregãtirii proiectului
– si numele agentiei donatoare cãreia i se
adreseazã propunerea.
Titlul proiectului
• Titlul, chiar daca nu este scris primul de catre
solicitant, este citit primul de catre finantator !

• sa fie descriptiv

• sa scoata in evidenta rezultatele proiectului si nu

metodele folosite sau problema care trebuie rezolvata;

• sa descrie avantajele pe care le vor castiga beneficiarii

sau societatea de pe urma proiectului;

• sa fie clar, concis si usor usor de tinut minte.

 Titlul proiectului
• Titlul poate varia ca lungime.

• De cele mai multe ori finantatorul

precizeaza lungimea maxima a acestuia.

• Este bine sa nu se foloseasca acronime,

nume celebre (din cultura generala) sau
termeni tehnici cu elemente de jargon.

• Este important de retinut ca titlul

proiectului va fi cel mai mult mediatizat,
motiv pentru care trebuie sa se acorde o
atentie deosebita alegerii sale.
 Pagina Cuprins

• Dacã propunerea de proiect este mai mare de

10 pagini, este bine sã se includã un cuprins la
începutul sau sfarsitul documentului.
• Pagina cuprins îi ajutã pe cititori sã gãseascã
usor pãrtile relevante ale documentului.
• Aceastã paginã trebuie sã continã titlul si
numãrul paginii de început ale fiecãrei sectiuni a
propunerii.
 Contextul

• Aceastã parte a proiectului descrie mediul social,

economic, politic si cultural de la care se initiazã proiectul.

• Aceastã descriere trebuie sã continã date relevante din

cercetãri efectuate în faza de planificare a proiectului sau
colectate din alte surse.

• Cel care îl scrie trebuie sã ia în considerare nevoia de

echilibru între lungimea acestei sectiuni si mãrimea
propunerii de proiect în întregime. Cantitatile mari de date
relevante trebuie puse într-o anexã.
 Scopul Proiectului
• Scopul răspunde la întrebarea Ce doreşte
organizaţia sa realizeze prin activitatile desfasurate
in cadrul acestui proiect.
• Reprezinta rezolvarea problemei
• Scopul trebuie sa fie simplu, concis, si sa
introducă doua noi dimensiuni :
– grupul tinta, prin determinarea caruia dintre
grupurile sociale, etnice, etc. i se adreseaza
activitatile proiectului;
– nivelul organizational de activitate: nivel
local, regional, national sau international.
 Obiectivele proiectului
SMART !!!
• Specifice – pentru a defini foarte clar ceea
ce va fi realizat.
• Masurabile – rezultatul obtinut trebuie sa
poata fi masurat.
• Acceptate – de toti membrii echipei.
• Realiste – pentru a putea fi îndeplinite.
• Timp precizat – stabilirea unui interval de
timp realist pentru a le realiza.
 Obiectivele proiectului
Continutul unui obiectiv:

Sa (un verb de actiune si o stare care sa

reflecte indicatorul de performanta) ai (grup
tinta) pana la (standard de performanta)
intr-un timp de (perioada de timp) cu un
cost total nu mai mare de (costul
estimativ).
 Analiza problemei
1.problema este a oamenilor, nu a resurselor
2. este orientata spre nevoi si nu spre oferta
3. este concreta, nu abstracta
4. este rezolvabila
5. are efecte negative serioase
6. este urgenta
 Metodologia
• metodele de implementare;
• motivele alegerii metodologiei propuse;
• cum intenţionează proiectul să continue sau să dezvolte un proiect
anterior sau activităţi anterioare (dacă este cazul);
• procedurile interne utilizate pentru evaluarea proiectului; auditarea
finală a proiectului (se va menţiona denumirea auditorului
independent);
• nivelul de implicare şi activităţile altor organizaţii care participă la
proiect (parteneri şi eventuali subcontractanţi);
• justificarea rolului fiecărui partener şi a eventualilor subcontractori
(dacă este cazul);
• echipa propusă pentru implementarea proiectului şi atribuţiile
fiecărui membru al echipei.
 Planul de acţiune

Trebuie sa cuprinda:

enuntarea fiecarei activitati in parte;

specificarea responsabilului activitatii
respective;
specificarea resurselor de care este nevoie
(personal, echipament, timp, etc)
descrierea secventelor in timp si modul
cum se interfereaza activitatile
 Activitatile din planul de
actiune
1. Ce trebuie facut pentru atingerea obiectivului?
2. Ce sarcini trebuie indeplinite in cadrul fiecarei
actiuni?
3. Ce resurse sunt necesare pentru indeplinirea fiecarei
sarcini?
4. Care sunt datele de incepere si terminare a
sarcinilor?
5. Cum vor fi selectati partenerii?
 Evaluarea proiectului
1. In ce masura proiectul si-a atins obiectivele
propuse?
2. In ce masura atingerea acestor obiective poate fi
atribuita in mod direct proiectului?
3. In ce masura proiectul s-a desfasurat conform
planificarii propuse in cererea de finantare? (si
daca nu, de ce nu?)
4. In ce masura s-a respectat bugetul agreat cu
finantatorul proiectului? (si daca nu, de ce nu?)
 Evaluarea proiectului
• Criterii
• Indicatori
– cantitativi
– financiari
– calitativi
– de proces
– de impact
– comparativi
• Standarde
• Metode
 Durabilitatea proiectului
• durabilitate financiară (Cum vor fi finanţate
activităţile după încetarea finanţării nerambursabile
primite de la finanţatori)
• durabilitate organizaţională (Vor exista, la
sfârşitul acestui proiect, structurile care permit
continuarea activităţilor?)
• durabilitate la nivel de politici (unde este cazul)
(Care va fi impactul structural al proiectului – ex.: va
duce la îmbunătăţirea legislaţiei, a codurilor de
conduită, a metodelor etc.) ?
 Bugetul proiectului
1. Planificarea activitatilor proiectului;
2. Estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate si subactivitate;
3. Estimarea potentialelor surse de venituri;
4. Reconcilierea diferentelor dintre cheltuieli si venituri;
5. Realizarea unei planificări în timp a cheltuielilor şi a veniturilor;
6. Găsirea soluţiilor pentru evitarea potenţialelor crize de lichidităţi;
7. Bugetul se va supune organizaţiei pentru aprobare;
8. Stabilirea procedurilor de supraveghere permanentă în timpul
implementării a cheltuielilor comparativ cu bugetul.
 Tipuri de Bugete
a) Buget pe categorii de cheltuieli
• Grupeaza veniturile si cheltuielile pe categorii.

b) Buget pe categorii de cheltuieli si pe activitati

• Este tipul de buget cu care se opereaza atunci cand se
elaboreaza bugetul proiectului.

c) Buget pe surse
• Grupeaza cheltuielile pe categorii si pe surse de finantare
care participa cu fonduri.
 Rezumatul proiectului
• datele de identificare ale aplicantului (numele aplicantului, adresa,
numărul de telefon şi de fax)
• informaţii despre instituţia implicată în proiect (de câte vreme
funcţionează, cu ce se ocupă, care sunt principalele ei realizări, care sunt
scopurile ei etc.)
• problema ce urmează a fi rezolvată (ce parte a oraşului, ţării,
populaţiei va beneficia ca urmare a rezolvării ei), cuprinzând o formulare
clară a acesteia.
• cum se intenţionează a se rezolva problema (o descriere pe scurt a
scopului şi obiectivelor, precum şi a metodologiei).
• mentionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja primite, a
fondurilor solicitate de la finantatorul caruia îi este adresata cererea si a
fondurilor solicitate de la alti finantatori;
• experienţa anterioară în scrierea de proiecte (Dacă instituţia a mai
avut alte proiecte, programe speciale, colaborări, lucrări publicate? Dacă
au fost întreprinse şi alte măsuri în derularea unui proiect?). De
asemenea, trebuie arătat de ce organizaţia aplicantă este cea mai potrivită
pentru rezolvarea problemei formulate.