Sunteți pe pagina 1din 19
Lecţia 5 Eficientizarea timpului Organizarea Liste cu activităţi lunare Liste cu activităţi săptămânale
Lecţia 5
Eficientizarea
timpului
Organizarea
Liste cu activităţi lunare
Liste cu activităţi săptămânale
Liste cu activităţi zilnice
Prioritizarea
Sistemul ABC
Sistemul Auto Focus
Sistemul Pareto
Planificarea
Time Management În lecţia precedentă am discutat despre o tehnica foarte eficientă de organizare a
Time Management
În lecţia precedentă am discutat despre o tehnica foarte
eficientă de organizare a timpului, şi anume Tehnica Pomodoro.
Personal, consider ca managementul timpului este o parte foarte
importanta a dezvoltarii personale, de aceea în această lecţie îţi voi
prezenta câteva metode de eficientizare a timpului şi anume:
Organizarea, Prioritizarea şi Planificarea.
Organizarea
Primul pas al organizării este stabilirea unei viziuni. Când te
organizezi pentru următoarea săptămână vei stabili care sunt lucrurile
cele mai impoertante. Acest lucru trebuie notat pe hârtie pentru a deveni
mai conştient de ceea ce vrei să faci.
În mod ideal ar trebui să îţi faci în fiecare seară lista cu ce ai
de făcut în ziua următoare. În această etapă nu planifica tot. Nici macar
nu te gândi ce este mai important, pur şi simplu scrie tot ce ai de făcut.
Ai putea să-ţi scrii sarcinile pe 5-7 zile înainte pentru a avea o imagine
de ansamblu. Pentru că vor exista zile în care nu poţi sau nu vrei să faci
tot ce este pe listă va trebui să îţi oferi mai multă flexibilitate, aşa vei
avea mai mult timp şi mai mult spatiu pentru activităţi neprevăzute.
Cel mai important prim pas este acela de a stabili care sunt
activităţile pe care trebuie să le desfăşori în perioada următoare şi să sa
le organizezi în mai multe tipuri de liste.
Liste cu activităţile lunare. Ideal ar fi ca această listă să o
faci în ultima zi a fiecărei luni, lista în care îţi notezi toate activităţile pe
care le ai de făcut în luna următoare. Încercă să incluzi în această listă
cât mai multe activităţi, chiar şi cele mai mici, de doar câteva ore.
Secretul este să notezi toate lucrurile pe care le vei avea de făcut,
indiferent că ţi-ar lua jumătate de oră sau mai multe ore, deoarece o listă
Time Management cât mai detaliată cu obiectivele lunare te va ajuta să stabileşti cât mai
Time Management
cât mai detaliată cu obiectivele lunare te va ajuta să stabileşti cât mai
exact următoarele liste.
Liste cu activităţi saptamânale. Această listă o vei face în
fiecare duminică, stabilindu-ţi activităţile pentru săptămâna următoare. În
princiu, vei nota aici lucruri pe care le-ai trecut în lista cu activităţi lunare,
pe langă care vei mai adauga şi alte activităţi pe care nu le-ai trecut
poate pe acea listă, însa care au apărut între timp şi nu suportă
amânare. De asemenea, o listă săptămânală cât mai detaliată te va ajuta
să structurezi mai bine listele cu activităţile zilnice.
Liste cu activităţi zilnice. În această listă notezi în fiecare
seară, înainte să te culci, toate lucrurile pe care trebuie să le faci în ziua
următoare. Această listă este cea mai importanta dintre toate şi se spune
că stabilirea unei astfel de liste cu activităţi zilnice îţi poate creşte
productivitatea cu peste 25%. Din nou, secretul este ca această listă să
fie cât mai detaliata, să cuprindă pe cât posibil toate activităţile pe ziua
următoare, indiferent cât de mici ar fi acestea. Apoi, dacă în cursul zilei
următoare apar alte task-uri noi, pe care nu le-ai prevăzut, înainte să te
apuci de ele, notează-le pe lista de activităţi pentru ziua respectivă. Nu în
ultimul rând, un lucru foarte important, care îţi va creşte motivaţia si
nivelul satisfacţiei personale, îl reprezintă tăierea de pe listă a fiecărei
activităţi, imediat ce ai realizat-o. Acest lucru are un efect psihologic
benefic, deoarece poi urmări foarte uşor progresul pe care îl faci, acest
lucru motivandu-te să fi la fel de eficient şi în continuare, pentru a putea
tăia de pe listă cât mai repede toate activităţile pe ziua respectiva.
Prioritizarea
După stabilirea listei cu activităţi urmează prioritizarea
acestora, adică stabilirea importanţei lor. Mai departe vom analiza
prioritizarea în toate formele ei: pe termen lung, pe termen scurt,
personal, profesional. Voi detalia cinci posibilităţi de prioritizare din care
poţi alege varianta care avanatajează cel mai mult. Aceste cinci
Time Management posibilităţi de prioritizare sunt: Sistemul ABC, Sistemul Auto Focus şi Sistemul Pareto. Sistemul
Time Management
posibilităţi de prioritizare sunt: Sistemul ABC, Sistemul Auto Focus şi
Sistemul Pareto.
Sistemul ABC
Această
metodă
este
recomandată
de
toţi
experţii în
managementul timpului ea fiind cea mai practicată în cadrul
organizaţiilor. Prin notarea sarcinilor cu A, B, C, li se dă acestora o
valoare, şi anume:
Sarcinle notate cu A sunt cele care
trebuiesc executate primele, realizarea acestor sarcini
poate duce la rezultate extraordinare pe când
neîndeplinirea lor poate duce la rezultate dezastroase.
Sarcinile notate cu B sunt acele
sarcini care trebuies realizate în curând, fiind şi ele
importante. Aceste sarcini pot fi amânate pentru o
perioda scurtă de timp dar neexecutarea lor poate duce
la rezultate slabe.
Sarcinile notate cu C nu sunt deloc
importante, sunt lucruri pe care ar fi placut să le faceţi,
însă care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ,
asupracarierei dumneavoastră. Un astfel de exemplu ar
fi să ieşiţi cu un coleg la o cafea.
Sarcinile notate cu D sunt activităţi pe
care le puteţi delega altor persoane să se ocupe deele
pentru dumneavoastră. De exemplu, dacă aveţi de
printat nişte documente, puteţi pune secretara să se
ocupe de asta, astfel rămânându-vă dumneavoastră timp
să vă ocupaţi de alte activităţi maiimportante.
Sarcinile notate cu E sunt activităţile
pe care le puteţi elimina din listă, fără a avea
nicioconsecinţă asupra lucrurilor cu adevărat
importante pentru dumneavoastră. O astfel de activitate
ar putea fi să jucaţi un joc sau să urmariţi un meci de
Time Management fotbal (exceptând cazul în care sunteţi antrenor sau desfăşuraţi activăţi în domeniul sportiv).
Time Management
fotbal (exceptând cazul în care sunteţi antrenor sau
desfăşuraţi activăţi în domeniul sportiv).
Puteţi avea mai multe activităţi de tip A, B, C, D sau E. Dacă
aveţi mai multe astfel de activităţi, notaţi-le cu A-1, A-2, A-3 şi tot aşa, în
ordinea importanţei. Astfel A-1 este lucrul cel mai important pe care
trebuie dumneavoastră să îl realizati în ziua respectivă. De asemenea,
aplicaţi această metodă şi pentru celelalte activităţi notate cu B, C, D şi E.
Ideea de bază este să nu faceţi o activitate de tip B, atâta timp cât încă
mai sunt activităţi de tip A pe care nu le-aţi îndeplini.
Sistemul Auto Focus
Mai jos îţi voi prezenta o tehnica intuitiva de Time
Management. Odată ce o foloseşti ai senzatia că întotdeauna lucrezi din
plăcere şi numai la ceea ce îţi doreşti, devii mai puţin delăsător şi mult
mai productiv. Această tehnică nu este perfectă pentru toată lumea, unii
o
vor aplica cu succes pe când alţii se vor lăsa după prima încercare.
Ce conteaza este că tehnica funcţionează şi se potriveşte cu
multe tipuri de personalitate. Are partea de organizare şi partea de
intuiţie iar rezultatele se vad încă din prima zi. Acestă tehnică a fost
creată de Mark Forster, ea fiind o metodă foarte simplă dar eficientă de
a-ţi procesa sarcinile.
Pe o listă scrii tot ce ai de făcut, pe măsură ce îţi vin în minte
mai multe sarcini le adaugi pur şi simplu la sfârşitul listei. Rezultatul va fi
o
listă continuă pe mai multe pagini.
După ce ai terminat lista începi cu prima pagină, lucrezi la
sarcini cât timp îţi doreşti, apoi treci la următoarea pagină şi faci la fel.
Odată ce ai ajuns la sfârşitul listei, te întorci la începutul ei şi porneşti din
nou de la prima pagină. Pe fiecare pagină există o a doua coloană în
care adaugi sarcini suplimentare, după cum urmeaza:
Time Management cât timp lucrezi la pagina respectivă, orice sarcină urgentă trece în coloana a
Time Management
cât timp lucrezi la pagina respectivă, orice sarcină
urgentă trece în coloana a doua;
dacă lucrezi la o sarcină
şi
nu reuşeşti să
o
termini, reintroduci sarcina pe pagina următoare în coloana a doua;
O regulă importantă este să nu părăseşti o pagină până când
nu rezolvi toate sarcinile din a doua coloana. Acest rezumat îţi oferă doar
o descriere generală, aşa că este important să citeşti toate regulile de
mai jos şi în special să fii sigur că ai înţeles regulile despre revocarea
sarcinilor.
SuperFocus este un sistem avansat şi în acelaşi timp simplu
de a-ţi organiza timpul, scopul lui este să ofere un echilibru cât mai bun
între sarcinile uşoare şi cele grele, între cele urgente şi cele lejere. De
asemenea se asigură ca vei termina ceea ce ai început deja.
Sistemul foloseşte un caiet de notiţe cu două coloane pe
pagina. Dacă nu îţi încap două coloane pe pagină, poţi folosi pagina
alaturată. Cele doua coloane funcţionează diferit:
Coloana 1: Toate sarcinile sunt introduse iniţial în
coloana dn stânga (coloana 1) (doar dacă nu sunt
urgente). Lista din coloana 1 merge în continuare de la
o pagină la alta.
Coloana 2: Este dedicată exclusiv sarcinilor urgente
sau neterminate.
Prima întrebare ar fi: Cum implementăm acest sistem? Pe
carnetul de notiţe vei lăsa spaţiu pentru o a doua coloană şi scrie o listă
cu tot ce ai de făcut în stânga paginii, câte o sarcină pe linie. Continuă
pe următoarele pagini dacă este necesar, utilizând doar partea stângă a
paginii. Adaugă sarcini pe măsură ce acestea îţi apar în minte.
Prelucrarea acestei liste va începe cu prima pagină,
parcurge-o gândindu-te la fiecare sarcină în parte până când pe una
Time Management dintre ele o consideri prioritară. Lucrează la ea atât cât vrei tu. Când
Time Management
dintre ele o consideri prioritară. Lucrează la ea atât cât vrei tu. Când ai
terminat de lucrat la ea, fă unul din următoarele lucruri:
Dacă sarcina este terminată, şterge-o trasând o linie
peste ea. Daca este o sarcina care se va repeta,
reintrodu-o pe ultima pagină pe coloana 1.
Daca sarcina nu este terminată, şterge-o de pe pagina
curentă si reintrodu-o în coloana 2 pe urmatoarea
pagină. Dacă încerci să o ştergi de pe ultima pagină,
întoarce-te la începutul listei şi reintrodu sarcina în
coloana 2 pe prima pagină activă. Dacă nu mai ai
spaţiu în coloana 2, reintrodu-o pe prima pagina unde
ai loc.
Introdu sarcinile urgente în coloana a doua a paginii la care
lucrezi. Dacă nu mai ai loc să scrii în coloana a doua, reintrodu-o pe
pagina urmatoare în care ai loc. Continuă să lucrezi la fel pe pagina 1
până când toate sarcinile din coloana 2 sunt îndeplinite, şi nici o altă
sarcină din coloana 1 nu pare a fi gata de îndeplinit. Toate sarcinile din
coloana 2 trebuie îndeplinite înainte de a trece la urmatoarea pagină.
Continuă să lucrezi la sarcinile din coloana 2 pagina 1 până când toate
sunt indeplinite şi alte sarcini din coloana 1 nu sunt încă gata să fie
îndeplinite. Ca si clarificare: nu trebuie să lucrezi la toate sarcinile din
coloana 1, în schimb trebuie să lucrezi la toate sarcinile din coloana 2.
Treci la pagina următoare şi continuă să procedezi în acelaşi
fel. Odată ce ai ajuns la sfârşitul listei, întoarce-te din nou la început.
Când nu au mai rămas sarcini active pe pagină, pagina a fost
încheiata şi nu mai este activă. Aceasta regula nu se aplică şi pentru
ultima pagină. De remarcat faptul ca a doua coloana nu trebuie să fie
plină.
Time Management Revocarea sarcinilor este un proces important pentru a elimina acele sarcini care nu
Time Management
Revocarea sarcinilor este un proces important pentru a
elimina acele sarcini care nu ne duc nicăieri. Sunt două ocazii când
sarcinile pot fi revocate:
Daca nici o sarcină nu este rezolvată în timpul unei
revizii a paginii, toate sarcinile rămase în coloana 1
sunt revocate. Această regulă nu se aplică pentru
ultima pagină a listei.
Când te intorci la o pagină care este plină (ex. ambele
coloane 1 şi 2 sunt pline), toate sarcinile de pe coloana
1 trebuie să fie ori îndeplinite ori revocate.
Revocarea se aplică doar sarcinilor din coloana 1. Sarcinile
din coloana 2 trebuie intotdeauna să fie indeplinite. Revocarea sarcinilor
este punctul final în care se elimină toate elementele pe care sistemul le-
a filtrat şi le-a găsit de dorit. Acest lucru se poate întampla foarte rapid
(de ex. daca ai introdus o lista lunga cu cărti pe care te gândeşti să le
citesti), dar în mod normal procesul este lent.
Aceste sarcini nu mai sunt active, dar fac subiectul unei
revizii. Este o idee buna să introduci o sarcină numită “Revizuirea
sarcinilor revocate” asupra listei. La revizuire ar trebui să iei în
considerare cu grijă de ce au fost revocate, dacă este într-adevar
necesar să fie îndeplinite, daca este momentul să fie îndeplinite, daca nu
cumva te distrag de la obiectivele principale sau orice alţi factori. Când
reintroduci o sarcina revocată, de obicei este bine să o împarţi în mai
multe sau să o reformulezi într-un fel sau altul. Evidenţierea elementelor
revocate (cu markerul) te ajută să le revizuieşti mai uşor. Aminteşte-ţi că
regulile de revocare a sarcinilor nu se aplică pe pagina pe care încă scrii
sarcini (ultima pagina).
Semne si simboluri:
Când o sarcină a fost îndeplinită, se
orizontală
taie cu
o
linie
Time Management Când o sarcină este revocată este evidenţiată cu markerul. Când o sarcină revocată
Time Management
Când o sarcină este revocată este evidenţiată cu
markerul.
Când o sarcină revocată este revizuită şi este ori
reintrodusă ori ignorată, aceasta este tăiată cu o linie
orizontală şi nu mai face subiectul unei revizii viitoare.
O pagină care nu mai are sarcini active rămase este
marcată cu o cruce în colţul exterior al paginii.
Când nu mai există sarcini active pe paginile
anterioare, crucea este încercuită.
Când nu mai sunt sarcini revocate de revizuit pe
paginile anterioare, cercul este ingroîat/evidenţiat.
Ai încredere în sistem. Pentru că structura lui te va ajuta să
iei decizii mai bune fără ajutorul altor persoane. Daca apare ceva şi
trebuie rezolvat imediat, atunci rezolăa imediat. Aşteaptă-te ca lucrurile
să se mişte la viteze diferite. Unele lucruri vor merge mai repede, altele
mai încet, unele se vor opri o perioadă, iar unele vor fi îndepărtate.
Citeşte toate sarcinile care se evidenţiază din listă când revii după o
pauză extinsă. Acest lucru te ajută să ai o privire de ansamblu, a
lucrurilor ce trebuie făcute. Nu uita să pui alarme în sistem. Este o
metodă esenţială de a ţine evidenţa munci tale. Include cât mai multe
sarcinii creative, de ex. “Gândeşte-te la…”,”Investighează…”,
“Discută…”, “Repetă…”. Pune data la fiecare sarcină pe care o adaugi în
fiecare zi. Deşi nu este esenţial pentru sistem, te ajută să îţi monitorizezi
progresul. Nu ţine lista fără o metodă de a înregistra idei şi sarcini care îţi
apar în minte.
Time Management Sistemul Pareto Într-o lume a vitezei şi a mişcării continue, unde productivitatea şi
Time Management
Sistemul Pareto
Într-o
lume
a
vitezei
şi a mişcării continue, unde
productivitatea şi eficientizarea joacă cele mai importante roluri, timpul
pare ca nu ajunge. Cu mai mult de o sută de ani in urma, Vilfredo Pareto
a găsit o formulă pentru managementul timpului: 80/20, pe care
majoritatea managerilor o dau ca exemplu.
Timpul este o noţiune primară care nu se defineşte, ci este
perceputa prin simţuri şi corelată cu cea de eveniment. Timpul este o
resursă pe care o avem cu toţii la dispozitie, însă buna gestionare a lui
reprezintă abilitatea esenţială care sporeşte atât eficienţa, cât şi profitul.
Organizarea corectă a timpului poate duce la creşterea productivităţii
personale, concentrarea asupra priorităţilor şi chiar îmbunătăţirea
operativităţii, toate acestea înclinând balanţa către succes, unde cu toţii
tindem să ajungem.
În 1897, economistul italian Vilfredo Pareto a creat o formulă
matematică prin care descria inegalitatea distribuţiei economiei în ţara sa:
20% din populaţie deţinea 80% din resursele financiare ale ţării. Formula
reuneţte cauza şi efectul printr-un raport, care poate fi extrapolat şi în alte
activitati:
80% din venituri sunt generate de 20% dintre clienţi
80% din activităţile unui proiect se realizează în 20% din
timpul alocat proiectului
80% din noutăţile unui ziar stau în 20% din spaţiul
ziarului.
Mai tarziu, Joseph Juran, iniţiator al Managementului Calităţii
şi român emigrat în America la origini, a introdus formula lui Pareto în
teoriile sale manageriale, ceea ce a numit "puţinul esenţial şi mulţimea
fără valoare". În lucrarea sa, Juran explică ca 20% din defecte cauzau
80% din probleme. Project managerii ştiu că doar 20% din munca depusă
(primele 10% şi ultimele 10%) consumă, de fapt, 80% din timp şi resurse.
Time Management Acesta este motivul pentru care 20% din timpul tău de lucru contribuie la
Time Management
Acesta este motivul pentru care 20% din timpul tău de lucru
contribuie la ceea ce este necesar pentru a avea succes în muncă, adică
restul de 80%. Ceea ce trebuie să învăţăm este cum găseşti acele
aspecte-cheie din munca ta care reprezintă cei 20%, astfel încât efectul
să fie maxim.
O idee ar fi sa îţi analizezi fişa postului şi timpul alocat fiecţărei
sarcini. Din această listă, cu siguranţă unele lucruri au devenit rutină,
diminuându-le astfel importanţa. Revizuirea activităţilor zilnice nu relevă
neaparat acele puncte-cheie de care avem nevoie ca sa putem aplica
formula lui Pareto, dar poate oferi soluţia unor schimbări în stilul tău de
lucru. Alta variantă ar fi crearea unei liste zilnice de zece lucruri şi
alegerea a doua dintre ele, ceea ce poate duce la 80% eficienţă.
Ceea ce formula lui Pareto reprezintă dincolo de cadrul pur
teoretic este impactul major asupra programelor de creştere a eficienţei
manageriale: dacă atât consultanţii, cât şi managerii s-ar concentra
asupra acestei formule de maximizare a eficienţei, adică identificarea
acelor 20% din factorii majori, atunci ar asigura cea mai mare parte din
rezultate. Însă această formulă poate crea şi capcane, cum ar fi
eliminarea activităţii ineficiente, care nu înseamna neapărat ca doar 20%
din personal produce 80% din rezultate. Totodată, nici 20% din
cheltuielile de publicitate nu aduc 80% din clienţi.
Modul de folosire:
1. Pentru a folosi acest instrument, se notează o listă de
sarcini care s-ar putea realiza. Dacă este o listă lungă, se grupează în
sarcini înrudite.
2. Apoi se acordă un scor fiecărui sarcini sau fiecărui grup.
Metoda de acordare a punctajului depinde de problema care trebuie
rezolvată. De exemplu, dacă se doreşte mărirea profitului, se vor puncta
opţiunile pe baza profitului pe care fiecare grup l-ar putea genera. Dacă
Time Management se încearcă creşterea satisfacţiei clientului, se poate stabili punctajul pe baza numărului de
Time Management
se încearcă creşterea satisfacţiei clientului, se poate stabili punctajul pe
baza numărului de plângeri eliminate de fiecare schimbare.
3.
Prima sarcină care se va efectua va fi cea cu punctajul cel
mai mare. Aceasta va oferi cel mai mare beneficiu în cazul rezolvării.
4.
Opţiunile cu punctajul cel mai mic probabil nu vor merita să
fie rezolvate – rezolvarea acestora ar putea costa mai mult decat soluţia
în sine.
Un manager se ocupă de reabilitarea unui service auto. El işi propune să
afle de ce clienţii sunt de părere că serviciul nu este bun. Astfel primeşte următoarele
comentarii de la clienţi:
1) Telefoanele sunt preluate după multe tonuri de apel.
2) Personalul pare distras şi sub presiune.
3) Inginerii nu par a fi bine organizaţi. Au nevoie de o a doua vizită pentru a
aduce si alte piese de schimb. Aceasta înseamnă mai mult timp alocat de clienti
pentru a fi prezenţi când are loc cea de-a doua vizită.
4) Clienţii nu ştiu când va avea loc cea de-a doua vizită, ceea ce îi
determină să fie prezenţi întreaga zi în aşteptarea vizitei inginerului.
5) Membrii personalului nu par a şti intotdeaua ceea ce fac.
6) Uneori, la sosirea membrilor personalului, clientul constată că problema
s-ar fi putut rezolva la telefon.
Managerul grupează aceste probleme, apoi le acordă un punctaj în funcţie
de numărul de plângeri şi ordonează lista:
• Scăpări în instruirea personalului: punctele 5 si 6 - 65 plângeri;
• Personal insuficient: punctele 1, 2 şi 4 - 25 plângeri;
• Organizare şi pregătire deficitare: punctul 3 - 10 plângeri.
În urma analizei Pareto, managerul poate observa că majoritatea
problemelor (65%) pot fi rezolvate prin îmbunătăţirea abilităţilor personalului. Odată
rezolvată această situaţie, ar fi inutilă creşterea numărului de membri ai personalului.
Alternativ, cu cat membrii personalului sunt mai capabili să rezolve problemele prin
intermediul telefonului, este posibil ca necesitatea de mărire a personalului să se
diminueze. Se observă că întrucat există mai puţine comentariile în legătură cu
organizarea şi pregătirea deficitare, acestea ar putea avea cauze dincolo de controlul
managerului.
Prin efectuarea unei analize Pareto, managerul se poate concentra asupra
instruirii, ca o problemă de sine stătătoare, decât să-si irosească eforturile încercând
atât instruirea cât şi angajarea de noi membri de personal şi eventual instalarea unui
nou sistem informatic.
Analiza Pareto este o tehnică simplă care ajută la identificarea celor mai
importante probleme. Nu doar scoate în evidenţă cea mai importantă problemă de
rezolvat, ci oferă de asemenea un punctaj care arată cât de severă este aceasta.
Time Management Indiferent în ce formă îţi vei face lista cu priorităţi, aceasta te va
Time Management
Indiferent în ce formă îţi vei face lista cu priorităţi, aceasta te
va ajuta să termini treaba repede şi la timp, calitatatea muncii tale va
creşte, vei demara proiecte importante în timp util, îţi vei aminti mai uşor
pe cine trebuie să suni şi de la cine trebuie să primeşti telefon, vei avea
un control complet asupra problemelor de rezolvat, vei putea controla
activităţile atribuite altor persoane, vei reduce timpul dedicat luării
deciziilor, vei evita procesul de rezolvare al urgenţelor întru cât vor putea
fi foarte uşor prevenite, vei avea controlul total asupra orarului. Ideea de
bază a prioritizării este aceea că, dacă scri tot ce ai de făcut în mod
ordonat vei reuşi să te descurci cu sarcinile de serviciu nerezolvate.
Planificarea
Unii oameni sunt dependenţi de adrenalina care apare când
avem de a face cu o criză. Această stare le dă energie şi o satisfacţie
temporară rezolvând crize urgente şi importante. Foarte important este
să îţi dai seama că nu rurgenţa este problema. Problema este atunci
când urgenţa de vine factor dominant deoarece se pierde sensul
importanţei. Lucrurile urgente, de multe ori ni se par priorităţile numărul
unu şi ne implicăm atât de mult în rezolvarea lor încât nu ne întrebăm
dacă ceea ce facem merită cu adevărat. Multe lucruri importante care ne
pot ajuta să ne atingem obiectivele sunt lăsate deoparte pentru că nu
sunt urgente.
Pentru a înţelege mai bine problema urgenţei şi importanţei
vom analiza matricea priorităţilor, aranjată pe categorii în patru sectoare
alăturate. Matricea priorităţilor constituie o metodă care dezvoltă
abilităţile necesare unei abordări critice, presupunând selectarea şi
clasificarea competenţelor vizate pentru o etapă de activitate propusă.
Metoda realizează un feed–back între proiect şi situaţia reală de la un
moment dat, oferind şi posibilitatea instantanee a unei diagnoze
sinoptice. Pentru a o putea utiliza, se împarte o pagină în patru cadrane
numerotate, urmând ca în fiecare să fie notate activităţile impuse fie de
Time Management tema zilei, fie de o perioadă mai mare, la care se pot anexa
Time Management
tema zilei, fie de o perioadă mai mare, la care se pot anexa informaţiile
inerente şi paşii utili.
Urgent
Mai puţin urgent
Important
-cadranul necesităţii-
-cadranul eficacităţii-
probleme presante
crize
proiecte cu scadenţe
apropiate
planificare
cultivarea relaţiilor
recunoaşterea noilor
oportunităţi
prevenirea neîndeplinirii
sarcinilor
recreere
Lipsit
de
-activităţile urgente, dar
neimportante-
importanţă
- neimportant şi
neurgent: domeniul
risipei şi al exceselor-
întreruperi, apeluri şi
urgenţe fără
semnificaţie
corespondenţă
neimportantă
activităţi sau întâlniri cu
persoane care vor doar
“să-şi omoare timpul”
raportări insignifiante
şedinţe inutile fără
agendă
activităţile banale
eşapări inutile din
activitate
pseudorelaţionare pe plan
profesional cu neavizaţi
colaborări neimportante
pe plan personal sau
social
apeluri telefonice şi
mesaje electronice
neurgente şi neimportante
integrarea în situaţii
conflictuale generate şi
prelungite în mod inutil
Time Management Oamenii, instituţiile şi întreprinderile sunt atat de preocupate să muncească, încât nu-şi dau
Time Management
Oamenii, instituţiile şi întreprinderile sunt atat de preocupate
să muncească, încât nu-şi dau seama că de multe ori greşesc direcţia
abordată. Ne concentrăm atât de profund asupra activităţilor urgente
încât omitem prioritaţile şi direcţia adecvată. Măsurarea timpului are un
rezultat util, dacă aduce valoare, dar numai după ce ne-am ales corect
direcţiile de acţiune. Nu ar trebui să ne concentrăm excesiv pe obţinerea
performanţelor, sau, altfel spus, mai bine ar fi să-l înveţi pe om să
pescuiască, decât să te îngrijeşti permanent de a-i oferi tu peştele
necesar.
Se pot identifica patru sectoare ale matricei temporale:
Sectorul I conţine activităţi care sunt atât urgente, cât şi
importante. De exemplu, un coleg sau director te sună cu o problemă
presantă. Ţi se îmbolnăveşte copilul. Un coleg a demisionat şi trebuie
derulate anumite proiecte începute. Eşti convocat brusc pentru o şedinţă
importantă. Sectorul I este plin de crize, probleme presante, termene-
limită sau depăşite care apar dintr-o dată. Dacă nu te duci la acea
întâlnire importantă, vor fi consecinţe dure, deci este o activitate din
Sectorul I. Acesta este sectorul necesităţii care ne solicită frecvent, dar
dacă te axezi doar pe sectorul I, acesta se extinde, te acaparează şi te
epuizează.
În sectorul III activităţile sunt urgente, dar neimportante, chiar
activităţi înşelătoare de multe ori. Este cazul unor întâlniri fără o agendă
clară sau fără un scop precis, deci o întrerupere inutilă a zilei tale de
lucru. De cele mai multe ori pot fi probleme şi solicitari minore / piste
false ale celorlalţi. Fereşte-te de cadranul III căci este domeniul care te
poate falimenta.
Sectorul IV este neimportant şi neurgent. El include domeniul
risipei şi al exceselor, al actelor de evadare. De exemplu, faptul de a sta
la televizor fără măsură, de a practica jocuri interminabile pe computer şi
de a pierde ore întregi pe internet. Oamenii care evadează în sectorul IV
sunt în general epuizaţi şi pentru că acţionează în sectoarele I şi III prea
Time Management des, aceştia depind de urgenţe şi plătesc pentru asta. Se întâmplă ca frecvent
Time Management
des, aceştia depind de urgenţe şi plătesc pentru asta. Se întâmplă ca
frecvent să vedem că probleme urgente apar ca să ne consume efortul şi
timpul.
Sectorul II include activităţi neurgente şi importante. Aici
suntem frecvent activi, planificăm şi ne pregătim pentru viitor, imaginăm,
intuim sau gândim preventiv, construim relaţii, creştem prin experienţă şi
prin dezvoltarea de abilităţi. Sectorul II este sectorul eficacităţii. Acesta
înglobează în mod disimulat toate lucrurile pe care ştim că ar trebui să le
facem, dar multe nu le facem pentru că nu sunt urgenţe. Cu cât petreci
mai mult timp în sectorul II pregătind, planificând şi prevenind cu atât vei
fi forţat să petreci mai puţin timp în sectorul I, gestionând crizele.
Concluzia este că nu trebuie să mai petrecem mult timp în cadranele III
şi IV, deci este bine să nu mai răspundem tuturor solicitărilor, multe fiind
inutile.
Eficacitatea necesită disciplina de a acţiona în raport cu
priorităţile. Nu trebuie să ne propunem de a mai răspunde la toate
chestiunile banale, acestea trebuind să se autoelimine din mentalitatea
noastră, prin autosugestie. Trebuie să ne stăpânim voinţa de a alege
ceea ce este util, de a refuza ofertele neimportante de tip parazitar, care
nu fac decât să ne consume energia, timpul, resursele materiale şi
spirituale, fără nici un rezultat. Dacă alegem varianta cronofagă şi
energofagă, automat vom renunţa la planurile imaginate şi la finalitatea
lor, va fi ca şi cum am arunca şansele noastre din viaţă pe apa sâmbetei.
Vom gândi pozitiv, ne vom canaliza pe ideea că ne-am schimbat
paradigma, că urmărind acţiunile din sectorul II, ne ajutăm pe noi înşine,
dar îi ajutăm, prin progresul nostru şi pe ceilalţi.
Time Management Recomandare „Lecţiile lui Trump sunt nepreţuite – aceasta este cartea potrivită, la momentul
Time Management
Recomandare
„Lecţiile lui Trump sunt nepreţuite – aceasta este cartea potrivită, la
momentul potrivit.“ - Robert Kiyosaki
Nu renunţa niciodată!
Trump Never Give Up
„O mare parte din succes depinde de cât de bine puteţi
rezista presiunii. Poate părea un adevăr incontestabil şi chiar este, dar
există un lucru pe care îl puteţi face. Gândiţi-vă la dumneavoastră ca la
un învingător. Concentraţi-vă asupra acestui lucru, în loc să vă lăsaţi roşi
de îndoielile şi de teama care vă bântuie. Concentraţi-vă asupra unor
analize şi soluţii obiective. Presiunea poate scădea şi dispărea când o
înfruntaţi cu o atitudine pozitivă. Chiar dacă nu vă simţiţi de neînvins,
măcar jucaţi rolul acesta o perioadă de timp; vă va ajuta cu
siguranţă!“Donald Trump ne relatează aici povestea dramatică a celor
mai mari provocări pe care le-a înfruntat, a celor mai disperate momente
pe care le-a trăit şi a celor mai mari greşeli pe care le-a făcut.
Tenacitatea şi creativitatea l-au ajutat să transforme orice înfrângere într-
o victorie. Fiecare capitol conţine povestea unei afaceri, finalizată de
Time Management Trump într-un anumit moment al carierei sale, şi se încheie cu un comentariu
Time Management
Trump într-un anumit moment al carierei sale, şi se încheie cu un
comentariu având tentă profesorală, referitor la cum poţi să înveţi din
adversităţile vieţii. Inteligent şi plin de inspiraţie, Trump ne susţine când
vine vorba să înfruntăm propriile eşecuri, slăbiciuni şi provocări, pentru a
le transforma în oportunităţi.
Donald J. Trump şi-a început cariera în afaceri lucrând vreme
de cinci ani alături de tatăl său, în Sheepshead Bay, Brooklyn, New York.
Astăzi, deţine un mare număr de proprietăţi imobiliare prestigioase
(pentru uz comercial, hotelier sau rezidenţial), nu doar în Statele Unite, ci
şi în Dubai, Istanbul, Panama, Seul, Toronto, Aberdeen şi alte oraşe ale
lumii. Afacerile sale s-au desfăşurat de-a lungul timpului în diverse
domenii de activitate - transporturi aeriene, cazinouri, televiziune, cărţi,
bijuterii, golf, ciocolată, ceai, vodcă etc.
A publicat o serie de cărţi care au devenit bestseller, în
prezent fiind considerate titluri de referinţă în literatura economică. S-a
implicat şi în domeniul educaţional, fondând Trump University. De
asemenea, a investit în presă, radio şi televiziune, producând câteva
emisiuni de mare succes.
Donald Trump reprezintă însăşi definiţia poveştii americane
de succes, situându-se în topul Forbes al primilor 500 de miliardari ai
lumii. Iniţiază permanent noi standarde de excelenţă, extinzându-şi
afacerile pe plan naţional şi internaţional. Implicarea personală în toate
afacerile care îi poartă numele i-a adus renumele actual - se spune
despre el că transformă în aur tot ce atinge. Este arhetipul omului de afa-
ceri contemporan, un promotor al celor mai bune oportunităţi, un
negociator fără pereche şi un filantrop entuziast.
Time Management Temă 1. Realizaţi un "inventar" al modului în care folosiţi timpul, notând toate
Time Management
Temă
1. Realizaţi un "inventar" al modului în care folosiţi timpul,
notând toate activităţile pe care le întreprindeţi precum şi timpul
dedicat fiecăreia.
• Grupaţi, apoi, activităţile respective pe categorii.
• După ce veţi face acest lucru, răspundeţi la următoarele
întrebări:
În ce domeniu vi se pare că aţi alocat mai puţin timp
decât v-aţi planificat?
-
-
În ce domeniu vi
se
pare că aţi
alocat mai mult
timp
decât cel planifi
cat?
Cum aţi putea să petreceţi mai puţin timp în activităţi
neplanificate sau în situaţii de criză?
-
- În ce domenii aţi putea delega mai multe sarcini?
În ce mod, felul în care îmi este aranjat biroul mă ajută
sau mă stânjeneşte la îndeplinirea sarcinilor?
-
În general, de ce eşuează încercările dvs. de a vă
optimiza utilizarea timpului?
-
Cum aţi putea să vă stabiliţi mai bine domeniile prioritare
de activitate?
-
2. Pe baza listei realizată la activitatea precedentă, repartizaţi
respectivele activităţi în cele 4 cadrane menţionate mai sus.