Facultatea de tiine Economice i Gestiunea Afacerilor Departamentul de Contabilitate i Audit

Auditul sistemelor informaionale contabile

CURS 2 www.econ.ubbcluj.ro/~vasile.cardos

Cuprinsul cursului

1
2

Aspecte privind noiunea de informaie Aspecte privind noiunea de sistem

3
4

Sistemului informaional contabil

Competene IT ale profesionitilor contabili

Aspecte privind noiunea de informaie 1/4

Aspecte generale

Definiii, accepiuni: - informaia este un mesaj rezultat din reprezentarea realitii prin cunoaterea creia att emitentul ct i destinatarul i asociaz aceeai semnificaie;
informaia este o reprezentare simbolic asupra unor entiti din realitate, avnd caracter de noutate pentru subiecii receptori" ea fiind generat prin procese de cunoatere de natura observrii directe sau a interpretrii semantice de mesaje".
(Dicionar de Economie, 2001: 233)

Noi abordri: Dezvoltarea i diversificarea rapid a canalelor de comunicaie n ultimele decenii ale sec. XX a generat, n principal, dou noi abordri ale noiunii informaie:
informaia ca resurs economic, respectiv informaia ca serviciu de prim necesitate.

Aspecte privind noiunea de informaie 2/4

Rolul i calitile informaiilor n cadrul entitilor economice

Rolul informaiei ntr-o entitate msur a succesului; semnal de alarm; baz pentru aprofundarea analizei activitilor; baz pentru planificare.
Obiectivele utilizrii informaiilor: Informaia este indispensabil funcionrii entitii. Utilizarea informaiilor are n vedere urmtoarele trei tipuri de obiective: suport pentru luarea deciziilor; ndeplinirea obligaiilor legale; asigurarea comunicrii.

Aspecte privind noiunea de informaie 3/4

Informaiile economice i managementul

Informaia economic reprezint o comunicare, o tire sau un mesaj ce conine elemente noi de cunoatere a unor stri, a unor situaii sau a condiiilor de manifestare a anumitor fenomene sau procese economice din trecut, prezent sau viitor. Informaiile reprezint elemente noi n raport cu alte cunotine prealabile. Ele prezint interes pentru primitor, sporindu-i gradul de cunoatere despre fenomenele i procesele ce formeaz mediul nconjurtor.

Informaiile economice sunt utilizate de ctre managementul entitii pentru luarea deciziilor: operaionale fixarea preurilor, stabilirea nivelului stocurilor, a produciei; tactice privind situaii de excepie, analiza ecarturilor ntre obiective i realizri; strategice vizeaz obiective majore: expansiunea, diversificarea activitii.

Aspecte privind noiunea de informaie 4/4

Contabilitatea ca surs de informaii

Asociaia American de Contabilitate (AAA, 1966) definete contabilitatea ca fiind procesul de identificare, msurare i comunicare a informaiei economice, pentru a permite utilizatorilor acesteia s efectueze judeci i s ia decizii n cunotin de cauz. Din aceast definiie se desprind trei aspecte importante: contabilitatea este un proces care are rolul de a surprinde i nregistra tranzacii economice cu implicaiile financiare pe care acestea le au, sintetizarea i raportarea efectelor tranzaciilor precum i interpretarea acestora ; contabilitatea vizeaz informaiile economice: care sunt predominant de natur financiar, ns prin natura ei contabilitatea permite i reflectarea unor aspecte nefinanaciare care pot fi surprinse prin implementarea unor mecanisme cum ar fi balanced scorecard; contabilitatea este suportul pentru luarea deciziilor n cunotin de cauz de ctre decideni. Acest aspect subliniaz utilitatea informaiei contabile n procesul decizional pentru toi utilizatorii acestor informaii.

Aspecte privind noiunea sistem 1/11

Aspecte generale

Definiii: un sistem reprezint orice instan din viaa real pentru care se identific un ansamblu de componente (fenomene, obiecte, procese, noiuni, concepte, entiti sau colectiviti) aflate att n relaii reciproce, ct i cu mediul nconjurtor i care acioneaz n comun pentru atingerea unor obiective bine stabilite. ntr-o alt abordare sistemul este ... un set de elemente difereniate conectate sau interrelaionate nct s ndeplineasc o funcie unic care nu poate fi realizat de elementele privite n mod individual (Rechtin, 1991: 7)

Aspecte privind noiunea sistem 2/11

Entitatea economic abordare sistemic

Avnd n vedere particularitile constructive ale unei entiti economice putem afirma ca aceasta se circumscrie caracteristicilor unui sistem, deoarece: prezint o structur proprie constnd dintr-o mulime de elemente (departamente, secii, servicii, activiti etc);

ntre elementele constitutive exist o serie de fluxuri (materiale, financiare, informaionale, umane etc.) care implic resursele entitii; elementele disponibile i fluxurile existente urmresc realizarea unui anumit obiectiv.

Aspecte privind noiunea sistem 3/11

Entitatea economic sistem cibernetic

Lucrrile n domeniul sistemicii au condus la definirea unui model care promoveaz viziunea sistemic asupra entitii pe care o consider format din urmtoarele trei subsisteme: subsistemul managerial sau decizional este sediul activitii decizionale a entitii. subsistemul informaional transmite datele i informaiile din sistem; subsistemul condus sau operaional are loc culegerea datelor care apoi sunt transmise subsistemului informaional;

Aspecte privind noiunea sistem 4/11

Entitatea economic sistem cibernetic
Mediul economic

Furnizori
Entitatea economic Sistem informaional

Clieni

Intrri

Prelucrri
Feedback (conexiune invers)

Ieiri

Legiuitor

Acionari

Competitori

Aspecte privind noiunea sistem 5/11

Tipuri de sisteme informaionale la nivelul unei entiti economice

Se disting dou obiective eseniale ale sistemelor informaionale: sprijinirea procesului decizional i coordonarea ntr-un sistem cu mai multe niveluri. Din acest punct de vedere majoritatea autorilor sunt de acord cu urmtoarea clasificare a sistemelor informaionale: sisteme informaionale la nivel operaional: denumite i sisteme pentru prelucrarea tranzaciilor (Transaction Processing Systems - TPS); sisteme informaionale pentru management : cum ar fi sistemul de informare al managementul (Management Information Systems - MIS) i sistemele de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems DSS);

sisteme informaionale pentru conducerea executiv : (Executive Information Systems - EIS).

Aspecte privind noiunea sistem 6/11

Sistemele informaionale pentru prelucrarea tranzaciilor (Transaction Processing Systems)

preiau datele generate de activitatea entitii n bazele de date interne i constituie infrastructura urmtoarelor niveluri ale sistemelor informaionale;
se adreseaz n primul rnd domeniului contabilitii care opereaz cu un volum mare de date i dispune i de un sistem propriu de verificare a corectitudinii rezultatelor obinute; n timp aceste sisteme i-au lrgit aria de activitate i asupra altor domenii, respectiv marketing, personal, producie, creane, datorii etc. TPS urmrete activitile i operaiile curente ale unei activiti, cum ar fi: - recepia materialelor, stabilirea stocurilor de materiale, fluxul lor; - obinerea i desfacerea produselor; - salarii; - trezorerie etc., traversnd grania dintre ntreprindere i mediul su pentru obinerea informaiilor necesare celorlalte sisteme.

Aspecte privind noiunea sistem 7/11

Sistemele informaionale pentru prelucrarea tranzaciilor (Transaction Processing Systems) - EXEMPLU

Aspecte privind noiunea sistem 8/11

Sistemele informaionale pentru management 1. (Management Information Systems)

au ca punct de pornire TPS i sintetizeaz informaiile sub form de rapoarte periodice ntr-un format predefinit i greu de modificat;
aceste rapoarte sunt destinate frecvent, dar nu exclusiv, nivelurilor intermediare de conducere;

au ca funcie principal controlul activitilor. Aceste rapoarte:

- pot avea caracter planificat, obinute periodic sau la cerere, rapoarte cu caracter excepional, rspunznd cerinelor conducerii prin excepie; - pot fi rapoarte previzionale, asistnd conducerea la aflarea rspunsului la ntrebri de genul What.. If..? (Ce se ntmpl dac?), fiind orientate spre activitatea intern a ntreprinderii i mai puin spre mediul su extern.

Aspecte privind noiunea sistem 9/11

Sistemele informaionale pentru management 1. (Management Information Systems) - EXEMPLU

Aspecte privind noiunea sistem 10/11

Sistemele informaionale pentru conducerea executiv (Executive Information Systems)

integreaz informaii ce provin din surse interne i externe;

permit managerilor s controleze i dispune de informaii importante pentru luarea deciziilor; presupun comunicarea cu mediul exterior, fiind orientat mai mult spre fenomenele din exterior, dar face apel i la informaiile furnizate de celelalte sisteme.

EIS ofer informaii n momentul n care sunt solicitate (ad -hoc) i se bazeaz pe o interactivitate ridicat. Problemele la care trebuie s rspund sunt de genul:
Care sunt concurenii cei mai puternici? Care este impactul inflaiei asupra strategiei ntreprinderii? Care este cifra de afaceri necesar pentru obinerea resurselor de finanare a investiiilor? Care este activitatea cea mai rentabil?

Aspecte privind noiunea sistem 11/11

Relaia dintre diferitele tipuri de sisteme

Sistemul informaional contabil 1/5

Locul i rolul sistemului informaional contabil

Definiii: Sistemul informaional contabil se definete ca fiind un set de resurse umane i de capital dintr-o organizaie, care se ocup cu pregtirea informaiilor contabile i, de asemenea, de informaiile obinute prin colectarea i prelucrarea tranzaciilor economice. Aceste informaii sunt fcute disponibile tuturor nivelurilor conducerii pentru realizarea planificrii i a controlului activitilor organizaiilor economice. (Oprea, 1995) Sistemul informaional contabil este un sistem de msurare, gestionare i comunicare. Rolul lui este de a atribui valori (evalua) operaiile economice trecute, prezente i viitoare. Sistemul informaional contabil proceseaz/prelucreaz date i operaiuni cu scopul de a oferi utilizatorilor informaiile de care au nevoie pentru: planificarea, controlarea i funcionarea activitii unei entiti. (Romney i Steinbart, 2008)

Sistemul informaional contabil 2/5

Sistemului informaional contabil ca disciplin de studiu

Sistemul informaional contabil [SIC] eng. Accounting Information Systems [AIS] studiaz structurarea i funcionarea proceselor de planificare i de control care au ca scop: furnizarea/oferirea de informaii pentru luarea deciziilor de ctre utilizatori interni i externi (eng. stakeholders); asigurarea condiiilor adecvate pentru un proces decizional raional; protejarea activelor entitii. (Vaasen et al., 2009)

Sistemul informaional contabil 3/5

Locul i rolul sistemului informaional contabil

Tendine privind rolul sistemului informaional contabil: trebuie s fie n acelai timp un sistem complex i dinamic; un sistem cu componente multiple, cu ieiri specifice fiecrui utilizator de informaii, cu interfee de lucru i comunicare cu sistemele informaionale complementare dintr-o entitate;

trebuie s fie un sistem deschis i interactiv; presupune ca informaiile furnizate s fie disponibile utilizatorilor externi. Interactivitatea sistemului se justific prin faptul c SIC se afl la grania dintre interiorul i exteriorul unitii;
trebuie s fie un sistem n timp-real; presupune c att contabilitatea de gestiune, ct i cea financiar trebuie s se cupleze conceptual i practic la toate tehnologiile informaionale i de comunicaii modeme.

Sistemul informaional contabil 4/5

Funcionarea tipic a unui sistem / sistem informaional Intrri Prelucrri

Feedback (conexiune invers)

Ieiri

Dac sistemul informaional se bazeaz pe o structur IT (folosirea calculatorului) atunci n etapa de prelucrare se interpun nc dou elemente: procedurile i coleciile de date.

Proceduri

Colecii de date

Intrri

Prelucrri
Feedback (conexiune invers)

Ieiri

Sistemul informaional contabil 5/5

% = 401.0x CA + TVA 3XX CA 4426 CA x 24%

Exemplificarea funcionrii sistemului informaional contabil pentru achiziii de stocuri:

Contract
Bilan

Factura

Proceduri

Colecii de date

RJ i Balan

Intrri

Prelucrri
Feedback (conexiune invers) Decizia de a cumpra sau nu n perioada urmtoare

Ieiri

Jcump i D300 (4426) Situaia furniz. (401.XX)

Situaia stoc. (3XX)

Arhitectura sistemelor informaionale -1/7

Aspecte generale

Definiii, accepiuni Arhitectura unui sistem este organizarea fundamental a unui sistem, materializat prin componentele sale, relaiile dintre acestea i cu mediul exterior precum i principiile care i guverneaz designul i evoluia Arhitectura sistemelor informaionale este elementul care asigur legtura ntre nevoile, cerinele informaionale ale unei entiti i designul, proiectarea efectiv a unui sistem care s permit satisfacerea acestor nevoi. Motivul principal pentru realizarea i implementarea arhitecturii entitii const n: susine activitatea entitii prin asigurarea unui fundament metodologic printr-o abordare structurat n vederea realizrii unei strategii n ceea ce privete utilizarea tehnologiilor informaionale. considerarea sistemelor informaionale, care au la baz tehnologiile informaionale, ca un atu n vederea dezvoltrii unei strategii de afaceri viabile.

Arhitectura sistemelor informaionale -2/7

n vederea utilizrii eficiente a sistemului informaional acesta trebuie realizat avnd n vedere particularitile entitii n care acesta va fi utilizat i modul n care susine procesul decizional. Factorii care trebuie luai n considerare n acest demers regsim: mediul n care entitatea trebuie s i desfoare activitatea; structura organizatoric: ierarhiile existente, procesele derulate etc.; cultura organizaional; tipul organizaiei i stilul de conducere; principalele grupuri interesate de utilizarea sistemului i atitudinea angajailor; activitile, procesele i deciziile care vor fi asistate de ctre sistemul informaional.

Sisteme informaionale trebuie s fie caracterizate prin: flexibilitate; facilitatea variantelor multiple de lucru pentru gestionarea datelor i evaluarea informaiilor; adaptabilitate; capacitatea de a corespunde unor stiluri, aptitudini i cunotine diferite, precum i posibilitatea de a urmri alternativele disponibile i consecinele acestora; receptivitate; la schimbrile din entitate datorate de modificrile strategiei sau a prevederilor legale.

Arhitectura sistemelor informaionale -3/7

Prin adoptarea unei arhitecturi a sistemului informaional ca baz pentru strategia IT i strategia de adaptare a entitii la schimbrile mediului se genereaz o serie de beneficii: procesele interne ale entitii sunt mbuntite este asigurat reducerea complexitii sistemului informaional integrarea sistemelor la nivelul unei organizaii se asigur evoluia rapid spre noi tehnologii Realizarea necorespunztoare a arhitecturii sistemelor poate genera i riscuri: utilizarea ineficient al resurselor entitii; reducerea beneficiilor cuantificabile; o arhitectur prematur (insuficient de bine gndit) poate fi mai periculoas ca lipsa unei arhitecturi

Arhitectura sistemelor informaionale - 4/7

Cadrul conceptual/Modelul Zachmann

Modelul Zachmann este mai degrab o taxonomie folosit de ctre specialitii n domeniul tehnologiei informaionale pentru dezvoltarea i documentarea arhitecturii entitii. Taxonomia este folosit pentru a organiza obiectele arhitecturale care const din: documente de design, specificaii, modele . Obiectele arhitecturale sunt definite prin dou dimensiuni: din prisma utilizatorilor acestora (cum ar fi conducerea entitii) i

aspectelor pentru care se realizeaz (cum ar fi datele i funcionalitatea).

Modelul are la baz trei componente arhitecturale:

arhitectura organizaiei asigur descrierea: strategiei, funciilor, proceselor, activitilor i fluxurilor de informaii care susin procesul decizional prin asigurarea unei documentaii privind starea actual i perspectivele entitii.
arhitectura sistemului informaional are n vedere nevoile informaionale ale entitii, informaiile pe care aceasta le genereaz sau poate s le genereze, procesele informaionale respectiv regulile sau constrngerile n procesul de selectare, realizare i gestionare a informaiilor.

Arhitectura sistemelor informaionale - 5/7

Cadrul conceptual/Modelul Zachmann

arhitectura tehnologiei/infrastructurii informaionale permite o descriere unitar a stadiului actual al tehnologiilor informaionale utilizate i a relaiilor care se stabilesc ntre diverse componente eterogene n vederea optimizrii funcionrii acestora, ceea ce faciliteaz maximizarea valorii pe care aceasta o poate oferi.

Arhitectura sistemelor informaionale - 6/7

Modelul TOGAF (The Open Group Architecture Framework)

Chiar dac din denumirea modelului rezult c ar fi un cadru din descrierea acestuia rezult c este: un set de metode i mijloace care permit realizarea unei palete largi de arhitecturi IT

n abordarea TOGAF noiunea de arhitectur primete dou conotaii: desrierea formal a unui sistem sau un plan detaliat a unui sistem care s permit implementarea acestuia; ansamblul componentelor, relaiile (conexiunile) dintre ele, principiile i condiiile care le ghideaz designul i evoluia n timp.
Modelul TOGAF mparte arhitectura entitii n patru categorii sau domenii: arhitectura organizaiei: presupune realizarea unei arhitecturi care s aib n vedere strategia privind produsele sau serviciile pe care entitatea le realizeaz, identificnd aspectele organizatorice, funcionale, informaionale i procedurale ale mediului entitii, pornind de la strategia i obiectivele acesteia;

Arhitectura sistemelor informaionale - 7/7

Modelul TOGAF (The Open Group Architecture Framework)

arhitectura datelor: presupune identificarea principalelor surse de date care susin entitatea pornind de la premisa c acestea trebuie s fie: nelese de ctre toate prile interesate; complete, credibile i constante; arhitectura aplicaiilor: urmrete definirea aplicaiilor din sistem care sunt relevante pentru entitate i modul n care acestea trebuie s prelucreze datele n vederea asigurrii personalului i a altor aplicaii cu informaii; arhitectura tehnologiei/infrastructurii informaionale: descrie mijloacele logice, de software i hardware care susin afacerea, datele i aplicaiile. Aceast arhitectur include infrastructura IT, reelele, mijloacele de comunicaie, etc.