Anexa 2 La Ordinul nr. 175/01.09.

2008

Metodologie de raportare i decontare cheltuieli eligibile pri ind acti it!"ile derulate pentru i#ple#entarea proiectelor din cadrul $%& 2008'2009 %. (aportare

Raportrile periodice se realizeaz n conformitate cu prevederile conveniei de finanare. Beneficiarul conveniei de finanare trebuie s prezinte urmtoarele rapoarte: a) Rapoarte interimare, care includ informaii tehnice i financiare, potrivit modelului prevzut n anexa la !hidul aplicantului" rapoartele interimare se trimit lunar sau ori de c#te ori se solicit efectuarea unei pli" b) Raport final privind realizarea obiectivelor proiectului, detaliat, care trebuie trimis n termen de $% de zile de la data finalizrii proiectului" c) &ri de c#te ori este nevoie, rapoarte privind nt#rzierile i problemele aprute, precum i soluiile concrete propuse pentru recuperarea nt#rzierilor i realizarea obiectivelor proiectului, inclusiv !rafice cu implementarea activitilor. 'ocumentele care urmeaz a fi elaborate, referitoare la activitile de selecie i de formare de personal, precum i de evaluare a cunotinelor i practicilor utilizate de personalul care beneficiaz de formare (materiale de formare, criteriile pentru selecia personalului etc.), vor fi transmise spre aprobare autoritii finanatoare i vor fi utilizate numai n baza acordului acesteia. )orma final a acestora va fi ataat raportului interimar aferent. Raportul tehnic interimar include: * descrierea detaliat a activitilor realizate n perioada de raportare" * stadiul ndeplinirii fiecrei activiti, inclusiv estimarea procentului de finalizare al fiecrei activiti" * detalii privind activitile de achiziii i+sau construcii derulate n perioada de raportare" * activitile pro!ramate a fi desfurate n perioada urmtoare de raportare.

(aportul )inanciar interi#ar include *itua"ia cheltuielilor e)ectuate +n perioada de raportare i *itua"ia cu#ulati ! a cheltuielilor pentru )iecare acti itate, pl!"ile e)ectuate i docu#entele -u*ti)icati e. %%. .econtarea cheltuielilor e)ectuate A. .ocu#entele nece*are i#ple#entarea proiectului/ decont!rii cheltuielilor e)ectuate pentru

,entru plata bunurilor, serviciilor i lucrrilor se vor depune n copie documentele care fac dovada respectrii procedurii prevzute n &-. $/+0%%1 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, respectiv copia dosarelor de achiziie public. .o*arul de achi0i"ie public! trebuie *! cuprind!/ a1 nota privind determinarea valorii estimate" b1 anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este cazul" c1 anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare i+sau, dup caz, invitaia de participare" d1 documentaia de atribuire" e1 nota 2ustificativ privind ale!erea procedurii de atribuire, n cazul n care procedura aplicat a fost alta dec#t licitaia deschis sau licitaia restr#ns" )1 nota 2ustificativ privind accelerarea procedurii de atribuire, dac este cazul" g1 raportul procedurii de atribuire" h1 contractul de achiziie public+acordul*cadru, semnate" i1 anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare. ,lata va fi efectuat numai dac dosarul achiziiei publice este complet. ,rima cerere de plat va fi nsoit de !raficul de ealonare a plilor, care va fi elaborat pornind de la planificarea activitilor i de la costurile implicate de acestea. 3n cazul n care bunurile+serviciile+lucrrile se achiziioneaz prin cumprare direct, cu respectarea prevederilor art.45 din &-. nr.$/+0%%1, beneficiarul trebuie s prezinte urmtoarele documente: nota privind determinarea valorii estimate" caiet de sarcini+invitaie de depunere a ofertei" ofertele primite" raport de evaluare, dac e cazul" contract i+sau factur fiscal. 2. .econt!ri/
0

3n vederea decontrii cheltuielilor efectuate este emis o cerere de plat, la care se anexeaz n xerocopie documentele 2ustificative care au stat la baza ntocmirii acesteia. 6opiile documentelor trebuie s fie lizibile, n format 7/, tampilate i certificate cu meniunea 8conform cu ori!inalul9. )acturile vor fi copiate numai dup verificarea lor i dup ce vor avea nscris meniunea 8bun de plat pentru suma de: lei9 ;suma solicitat spre decontare< i vor fi tampilate i semnate de persoana mputernicit de ctre beneficiar. ,rocesul de analiz a documentelor financiare prezentate spre decontare de ctre beneficiar include determinarea cheltuielilor eli!ibile. ,entru a fi eli!ibil, o cheltuial trebuie s ndeplineasc n mod cumulativ urmtoarele re!uli !enerale: a) s fie efectiv pltit dup data nceperii proiectului, prevzut n convenia de finanare" b) s fie necesar pentru realizarea activitilor din cadrul proiectului" c) s fie prevzut n bu!etul proiectului" d) s fie n conformitate cu principiile unui mana!ement financiar ri!uros, av#nd n vedere utilizarea eficient a fondurilor i un raport optim cost*rezultate" e) s fie nre!istrat n contabilitatea beneficiarului, s fie identificabil, verificabil i s poat fi dovedit prin documente ori!inale" f) s nu fi fcut obiectul altor finanri publice" !) s fie n conformitate cu prevederile conveniei de finanare" h) s fie conform cu prevederile le!islaiei naionale3 i) s fie menionat n lista cheltuielilor eli!ibile. ,entru achiziionare bunurilor, serviciilor i lucrrilor se vor depune n copie documentele care fac dovada respectrii procedurii prevzute n le!islaia rom#neasc privind achiziiile publice, respectiv copie a dosarului de achiziie i a urmtoarelor documente: factura fiscal pentru bunurile+serviciile+lucrrile achiziionate" copii dup nota de recepie i bonul de consum, n cazul bunurilor. ,entru decontarea cheltuielilor pri ind ca0area: factura fiscal (detaliat: nr. de persoane x nr. de zile x valoarea+ zi+ persoan = valoare total), semnat i stampilat de unitatea prestatoare i, lista cu persoanele care au beneficiat de cazare, semnat i tampilat de unitatea de cazare. ,entru decontarea cheltuielilor pri ind tran*portul: biletele de tren, n cazul deplasrii pe calea ferat bilete pentru mi2loace de transport n comun bon fiscal i foaia de parcurs n cazul deplasrii cu autovehiculele beneficiarului (microbuz, autocar, autoturism)"

 tabel cuprinz#nd participanii care au beneficiat de contravaloarea cheltuielilor de transport (cu semntura conductorului i tampila '.7>,6+ &?.)" bon fiscal i calculul utilizat pentru decont (numr @m parcuri A preul combustibilului A B, l la 4%% @m) n cazul deplasrii cu mi2loace de transport proprii. ,entru decontarea cheltuielilor pri ind plata colaboratorilor/per*onalului anga-at prin proiect: contractul de munc+ prestri servicii ncheiat ntre '.7>,6+ &?. i colaborator" statul de plat cu semntura, datele din buletinul+cartea de identitate ale colaboratorilor, precum i cu semntura conductorului, a contabilului (directorului economic) i tampila '.7>,6+ &?." foile de prezen. ?u se accept ncheierea unui contract de prestri servicii cu o persoan care are de2a ncheiat un contract de munc cu '.7>,6*ul+&?.*ul respectiv. ,entru decontarea cheltuielilor pri ind +nchirierea unor bunuri: contractul de nchiriere" factura fiscal. ,entru decontarea cheltuielilor pentru #ateriale con*u#abile: factura fiscal sau bon fiscal, acesta din urm fiind considerat document 2ustificativ numai pentru achiziii a cror valoare nu depete 4%% R&?. ,entru decontarea cheltuielilor pri ind achi0i"iile de aparta#ente/ca*e/ 6ontractul de v#nzare C cumprare (care s includ i intabularea) dosarul de achiziie alctuit din: contractul de v#nzare cumprare a vechiului proprietar nsoit de cartea funciar (care s includ obli!atoriu schia apartamentului+casei), decizia privind stabilirea criteriilor de selecie a apartamentelor+caselor" raport privind preurile practicate pe piaa imobiliar ntocmit n baza ofertelor incluse n publicaii de specialitate pentru imobile echivalente precum i n baza ofertelor prezentate de a!enii imobiliare" raport de evaluare a apartamentelor+caselor.

,entru decontarea cheltuielilor de ad#ini*trare (definite ca i orice cheltuial necesar proiectului, mai puin cheltuielile ce presupun dezvoltarea infrastructurii beneficiarului, cu excepia cazului n care aceasta reprezint o component indispensabil proiectului), se va transmite: un centralizator nsoit de copii dup facturile fiscale+ bonurile fiscale+statele de plat pentru membrii echipei de implementare" pentru decontarea cheltuielilor cu salariile echipei de implementare, beneficiarul trebuie s transmit pentru fiecare membru n parte principalele atribuii ndeplinite n luna pentru care se face raportare i numrul de ore prestate. 3n cazul n care cheltuial este alocabil direct dezvoltrii infrastructurii Beneficiarului aceasta nu va fi decontat urm#nd s fie eliminat din suma total. ,entru decontarea contribu"iei +n natur!: 3n cazul unor cldiri ce vor fi folosite pentru nfiinarea noilor servicii, valoarea contribuiei proprii a aplicantului luat n calcul va fi valoarea rezultat n urma evalurii bunului de ctre un expert evaluator autorizat, potrivit le!ii. 3n cazul unor bunuri mobile ce vor fi folosite pentru nfiinarea noilor servicii, valoarea contribuiei proprii a aplicantului luat n calcul va fi valoarea rezultat n urma evalurii bunurilor de ctre un expert evaluator autorizat, potrivit le!ii. 3n cazul unor spaii+pri din cldiri puse la dispoziie de ctre aplicani, valoarea acestei contribuii se stabilete fie lu#nd n considerare nivelul chiriei pltit pentru acel spaiu (se prezint contractul de nchiriere valabil pe toat perioada pentru care se propune contribuia proprie), fie prin calcularea unui pre echivalent de nchiriere (pe lun sau proporional cu timpul n care acest spaiu este folosit pentru activitile proiectului, pentru mp. folosii numai pentru activitile proiectului) conform pieei locale respective. ,entru a calcula preul echivalent de nchiriere, aplicantul+beneficiarul trebuie s stabileasc anumite cerine minime pe care trebuie s le ndeplineasc spaiul respectiv. 7ceste cerine vor sta la baza exerciiului de sondare a pieei locale (ca documente 2ustificative se prezint ofertele mai multor a!enii imobiliare sau a!enii de turism). Dotodat, aplicantul+beneficiarul trebuie s fac dovad faptului c spaiul pus la dispoziie ndeplinete cerinele minime. 3n cazul unor bunuri (ex. calculator, main) care sunt necesare doar pe durata implementrii proiectului, valoarea luat n calcul ca i contribuie proprie a aplicantului, va fi valoarea cedrii dreptului de folosin asupra bunului pe durata implementrii proiectului, calculat potrivit le!ii (ex.: valoarea amortizrii bunului pe durata implementrii proiectului, valoarea ratelor de leasin! n cazul bunurilor care fac obiectul unui contract de leasin!). .econtarea cheltuielilor di er*e i nepre !0ute se va face numai dac a fost ncheiat un act adiional la convenia de finanare. >umele prevzute la capitolul 6heltuielile diverse i neprevzute pot fi folosite pentru suplimentarea sumelor

prevzute n bu!etul iniial pentru acoperirea unor cate!orii de cheltuieli eli!ibile sau pentru introducerea unei cheltuieli, neprevzut n bu!etul iniial, dar inclus n cate!oria cheltuielilor eli!ibile. >umele prevzute la capitolul 6heltuieli diverse i neprevzute pot fi folosite i pentru suplimentarea capitolului 6heltuieli administrative, dar fr a se depi procentul de E din suma solicitat de la autoritatea finanatoare. 3ncheierea unui act adiional la convenia de finanare pentru accesarea sumelor prevzute la capitolul 6heltuielile diverse i neprevzute se poate efectua numai dac exist o fundamentare solid (spre exemplu, modificri ale le!islaiei dup depunerea propunerii de proiect, modificri ma2ore pe piaa imobiliar etc.). .o ada onor!rii de c!tre bene)iciar a )acturilor e#i*e de )urni0ori i/*au pre*tatori (ordine de plat, chitane, extrase de cont) constituie document 2ustificativ. 'ocumentele privind plile efectate de beneficiar n perioada de plat anterioar se vor anexa la cererea de plat curent, iar cele aferente ultimei pli se vor transmite autoritii finanatoare n termen de 4% zile de la ncasarea sumelor. .ac! nu *e )ace do ada pl!"ii e)ectuate de bene)iciar, cel t4r0iu odat! cu cererea de plat! ulterioar! e)ectu!rii pl!"ii re*pecti e, autoritatea )inan"atoare a reduce +n con*ecin"! *u#a *olicitat! prin cererea de plat! curent!. Pentru determinarea cheltuielilor care trebuie s fie decontate, responsabilul financiar va colabora cu responsabilul de specialitate pentru verificarea realizrii activitilor aflate n discuie, precum i a modului n care acestea au fost realizate.