Cerere de serviciu pentru Sistemul Informaional

Sistemul de eviden al clienilor la S.C.Telecomunicaii CFR S.A. Iai

n urma sesizrilor fcute de economistul care se ocup de evidena clienilor i de
eful serviciului de contabilitate, s-a stabilit ca unul din obiectivele perioadei urmtoare l
constituie modificarea sistemului informaional privind gestiunea clienilor, pentru a sigura
adaptarea acestuia la cerinele utilizatorilor. S-a elaborat urmtoarea cerere de modificare a
sistemului informaional din societate:
Cerere de serviciu pentru Sistemul Informaional
Persoana solicitant: Zancu ioara
epartamentul :!ontabil ef
!ocali"are: Sucursala "ai
Posi#iliti de contact:#el.$fa%:&'('$)'(*&(
Tipul cererii %radul de ur&en
+ , Sistem nou + ,"mediat posibile pierderi de oprtuniti
+%, mbuntirea sistemului +%,-%ist probleme,dar sistemul mai poate funciona
+ , !orectarea erorilor din sistem + ,.ierderile pot fi tolerate p/n la finalizarea
sistemului
efinirea pro#lemei
Sistemul informatic financiar-contabil e%istent este caracterizat de e%istena mai
multor aplicaii independente, dezvoltate de ec0ipe independente i la momente diferite, fr
a se realiza o integrare a lor. 1ipsa integrrii acestor aplicaii genereaz numeroase
deficiene n funcionarea sistemului informaional, dintre care amintim:
-efort suplimentar de culegere a datelor, deoarece unele date sunt necesare n dou sau mai
multe aplicaii, ceea ce determin culegerea lor de mai multe ori2
-redundana mare a datelor n sistem ce are efect imediat asupra spaiului de stocare i
ar0ivare a datelor2
-efectuarea unor activiti costisitoare de punere de acord a datelor din diferite aplicaii2
-apariia unor situaii de inconsisten a datelor, ceea ce face dificil inregistrarea n
contabilitate2
-implementarea unui program care s acopere ntregul domeniu financiar-contabil.
n aceste condiii se impune dezvoltarea unui nou sistem de eviden al clienilor
integrat cu celelalte subsisteme componente ale sistemului informaional al societii. 3e
asemenea, prin noul sistem de eviden al clienilor se urmrete trecerea la un sistem de
prelucrare a datelor conform noilor cerine de modernizare, care s ofere informaii
oportune privind furnizorii i legturile lor cu celelalte sisteme informaionale. 4cest
program urmeaz s integreze aplicaiile vec0i, precum i a acestora cu cele noi ntr-un
sistem integrat.
Servicii solicitate
4naliza sistemului informaional e%istent, determinarea noilor cerine informaionale,
stabilirea necesarului de resurse fizice pentru noul sistem, determinarea beneficiilor pe care
le poate aduce noul sistem i a avanta5elor competitive, proiectarea i implementarea
sistemului.
Persoana de cotact din cadrul SC 'Informatic feroviar' SA : !ornea
Sorina,#el.$fa% &'(6$)'(*)6
---3- !7.1-#4# 3- !7"#-#81 !77937:4#79 41 S"S#-818"---
+ ,!erere aprobat Semnat de .................
+ ,3e revizuit 3ata de ncepere:............................
+ ,3e dezvoltat de ctre utilizatori
+ ,9espins din urmtoarele motive:..........................................................
2
(. Identificarea proiectului
(.(. efinirea misiunii) o#iectivelor i strate&iei or&ani"aionale la S.C. *Telecomunicaii
CFR S.A. Iai
(.(.(. +isiunea
ntr-o lume n care circul milioane de bii pe secund, comunicarea rapid i
eficient este vital pentru a face fa sc0imbrilor continue. 4stfel, firma S.!.
;#elecomunicaii !<9; S.4. "ai asigur suportul necesar de telecomunicaii i transport
voce-date pentru !ompania :aional de !i <erate i pentru celelalte societi comerciale
din domeniul transportului feroviar din 9om/nia, utiliz/nd ec0ipamente de ultima generaie
i reele performante care a5ut la transmiterea informaiilor n timp real.

(.(.,. -#iective
-#iectivele strate&ice ale S.!. ;#elecomunicaii !<9; S.4. "ai sunt urmtoarele:
modernizarea reelei de telecomunicaii a !<9 av/nd n vedere asigurarea tuturor
sistemelor de comunicaie necesare unei infrastructuri feroviare moderne2
asigurarea suportului de transmisie de date la viteza, calitatea i punctele solicitate
de implementarea sistemului informatic ce urmeaz a se introduce la !<92
interconectarea reelei de telecomunicaii !<9 cu reele de telecomunicaii ale
administraiilor feroviare vecine la nivelul, calitatea i volumul de servicii
recomandate de 8"!, n scopul realizrii unei reele integrate europene2
valorificarea pe piaa de telecomunicaii a surplusului de capacitate ce se poate
constitui ntr-o surs important de venituri care s asigure i s ramburseze n
termen scurt costurile programelor de modernizare2
asigurarea serviciilor de comunicaii solicitate de operatorii feroviari i de transport
marf i calatori2
asigurarea comunicaiilor radio tren-sol tip =S 9ail>a? conform directivelor 8"!
de alioniere la prevederile 8-2
organizarea i desfurarea n condiii de ma%im eficien a activitilor de
intermedieri i comercilizarea serviciilor de telecomunicaii2
organizarea i acordarea de servicii de consultan n domeniul telecomunicaiilor2
e%ploatarea n condiii de eficien economic a patrimoniului propriu .
!a o#iective de scurt durat putem meniona:
reducerea efortului manual n ceea ce privete transmiterea informaiilor2
creterea calitii serviciilor de telecomunicaii prin modernizarea reelei e%istente i
ac0iziionarea de ec0ipamente informatice performante2
interconectarea reelei de telecomunicaii !<9 cu alte reele de comunicaii2
asigurarea comunicaiilor radio pentru circulaia trenurilor, manevra trenurilor,
activitile de ntreinere i reparare a infrastructurii feroviare2
realizarea unui sistem simplu, fiabil i eficient.
(.(... Strate&ii
.entru punerea n aplicare a strategiei generale vom avea n vedere urmtoarele:
programul de modernizare te0nic al telecomunicaiilor de pe reeaua !<92
strategia intrrii pe piaa de telecomunicaii2
direcii pentru e%tinderea reelei de telecomunicaii digitale !<9.
3
.rogramul de modernizare al telecomunicaiilor feroviare se va desfura pe baza
proiectelor finanate de:
@"93 A@anca "nternaional pentru 9econstrucie i 3ezvoltareB prin credit pentru
ac0iziia de componente, ec0ipamente i materiale2
=uvernul 9om/niei pentru plata lucrrilor de construcii, monta5 i altor ta%e
prevzute de legile n vigoare.
.roiectele de modernizare a telecomunicaiilor feroviare constau n realizarea
urmtoarelor reele:
a. reeaua magistral de cabluri cu fibre optice a !<9 pe distana de )'&& Cm, cu
termen de finalizare la (&.&6.'&&*2
b. reeaua magistral de transmisii digitale a !<9, cu termen de finalizare la
(&.&6.'&&*2
c. reeaua telefonic digital cu servicii integrate a !<9, cu termen de finalizare la
().)'.'&&*2
9ealizarea celor trei reele de telecomunicaii digitale va permite n viitor obinerea
unor performane te0nice care vor face posibil lrgirea ariei de servicii.
Se va realiza modernizarea intrgral a instalaiilor de telecomunicaii de informare i
avizare a publicului cltor, pe magistrale feroviare importante i n principalele staii de
cale ferat ale !<9.
Strategia intrrii pe piaa de telecomunicaii const n modernizarea i dezvoltarea
reelei de telecomunicaii !<9, lrgindu-se astfel actuala arie de servicii.
4ria serviciilor n urma modernizrii:
servicii voce2
servicii transmisii date2
servicii transfer imagine2
servicii cu valoare adugat Ae-mail, transferuri de fiiere de date, internet etcB.
9eeaua de transmisie digital va putea asigura:
funcionarea aplicaiilor de transmisii de date de mare vitez prevzute n programul
"9"S al !:!< D!<9E F S.4.
servicii de nalt calitate de comutare i transmisii voce, date i imagini2
linii pentru teleconferin, videoconferin, linii de dispecer, linii digitale pentru
semnalizare i controlul circulaiei trenurilor2
servicii cu valoare adugat Ae-mail, internet, etcB2
interconectarea cu alte reele publice sau private digitale pentru telecomunicaii i
transmisii de date2
interconectarea cu reelele de telecomunicaii ale cilor ferate vecine2
integrarea tuturor serviciilor de telecomunicaii feroviare n reeaua digital
feroviar2
adaptabilitate i fle%ibilitate datorit structurii modulare.
4ctuala reea de telefonie automat !<9 se va nlocui integral cu o reea de
comutaie de servicii integrate care s preia toate serviciile i aplicaiile feroviare, s
permit utilizatorilor s obin servicii de bun calitate i s realizeze interconectarea cu
reeaua public, cu cele ale administraiilor feroviare vecine i cu alte reele de
telecomunicaii private.
n vederea e%tinderii reelei de telecomunicaii digitale a !<9, vor trebui realizate
urmtoarele lucrri:
4
e%tinderea reelei magistrale de cabluri cu fibr optic cu nc )'&& Cm n vederea
nc0iderii unor inele funcionale care s asigure rute automate de rezerv n caz de
deran5amente i interconectarea restului de noduri feroviare principale i a tuturor
capitalelor de 5ude2
modernizarea instalaiilor de avizare a publicului cltor din principalele staii !<92
asigurarea suportului de transmisii de date pentru programele de modernizare ale
infrastructurii feroviare i ale operatorilor feroviari Arezervarea de locuri, tic0etingB2
colaborarea cu ali operatori de telecomunicaii pentru pozarea i e%ploatarea n
comun n zona cii ferate a noi cabluri cu fibr optic pe seciile de circulaie unde
!:!< D!<9E F S.4. nu are interes i posibiliti financiare de investiii.
(.,. escrierea or&ani"rii societii
(.,.(. -#iect de activitate) relaii cu partenerii de afaceri
Societatea de #elecomunicaii !<9 i are sediul n oraul "ai, strada =rii nr.) din
regiunea oldova, regiune cu un grad de dezvoltare economic relativ sczut. 4ctivitatea de
prestri servicii se realizeaz cu precdere pe piaa intern, pe regiunea oldova. Societatea
este o filial a Societii :aionale de #ransport <eroviar de !ltori ;!:!<9 !latori; iar
ea la r/ndul ei este mprit n * filiale dispuse n teritoriu.
S.!.E#elecomunicaii !<9E F S.4. are ca o#iect principal de activitate gestionarea
infrastructurii de telecomunicaii feroviare prin conducerea, organizarea, planificarea,
coordonarea i controlul activitilor de ntreinere, reparare i e%ploatare comercial a
acesteia.
4v/nd n vedere obiectul de activitate al societii, am efectuat analiza activitii
acesteia prin urmtoarele aspecte:
Furni"orii. .rincipalii furnizori ai S.!. ;#elecomunicaii !<9; S.4. "ai sunt firmele
care se ocup cu furnizarea curentului electric, a cablurilor, fibrei optice,
combustibili, ap potabil, agent termic, salubrizare. 3e la ali furnizori se
ac0iziioneaz materiale, obiecte de inventar, mi5loace fi%e. 9elaiile cu principalii
parteneri de afaceri se realizeaz pe baz de contracte nc0eiate, de obicei la
nceputul fiecrui an calendaristic.
.ricipalii parteneri de afaceri sunt: S.!.S0atter S.4., -lectrica oldova S.4.,!ora
!ompar @ucureti,.etrom, 9egnafor S.4. Gatra 3ornei, 9egionala !<9 "ai.
Clienii sunt reprezentai n special de persoane 5uridice, reprezentani !<9, dar i de
persoane fizice. .rincipalii clieni sunt reprezentai de firme ce activeaz n domenii
comerciale, societi de transport precum i in domeniul telecomunicaiilor.
.rincipalii clieni sunt: 7range 9om/nia, 9egionala !<9, "mpregnat #ransverse
1emn Suceava, S!!< oldova S4 "ai, !<9 esagerie S4, <ortus S4, Servtrans
"nvest S4, !oca-!ola H@! 9om/nia S91.
/ariere de intrare pe pia sunt puine deoarece societatea a reuit s c/tige un
segment sigur pe piaa telecomunicaiilor datorit calitii, profesionalismului,
promptitudinii serviciilor, siguranei, preurilor competitive practicate de aceasta. n
analiza acestui aspect se au n vedere urmtoarele: nivelul veniturilor populaiei, al
preurilor precum i calitatea serviciilor.
Concurena este reprezentat de celelalte societi de telecomunicaii de pe plan
intern cum ar fi: 9omtelecom, 7range 9om/nia, !onne%, obifon.
(.,.,. Istoricul societii
n conformitate cu prevederile Hotr/rii 4dunrii =enerale a 4cionarilor a
!ompaniei :aionale de !i <erate !<9 S4 nr. )'$'I.&(.'&&' s-a aprobat nfiinarea a J
filiale, care se desprind din structura !:!< !<9 S4 i devin filiale ale !:!< !<9 S4 cu
5
statut de societi comerciale pe aciuni cu capital iniial subscris i integral vrsat de !:!<
!<9 S4 n calitate de acionar unic:
). S! E#elecomunicaii !<9E S.4.,
'. S! ;"nformatica <eroviar; S4,
(. S! ;#urism i 4grement !<9; S4,
K. S! ;!onstrucii; S4,
*. S! ;=rup de -%ploatare i ntreinere .alat !<9; S4,
6. S! ;"mpregnat #ransverse din 1emn; S4,
J. S! ;"ntervenii <eroviare;S4.
1a data nfiinrii, capitalul social al S.!.E#elecomunicaii !<9E S.4. a fost de )*.(K
miliarde lei, ca n prezent s a5ung la 'K.'* miliarde lei. -voluia veniturilor a fost una
cresctoare din anul '&&( i p/n astzi.
nc de la nfiinare S.!.E#elecomunicaii !<9E S.4. i-a atras cea mai bun for de
munc av/nd n total '6) de anga5ai, numr care s-a redus simitor la )6K de persoane la
disponibilizarea din septembrie '&&(.
(.,... Funciile unitii i compartimentele care le reali"ea"
3atorit dezvoltrii economice continue i a evoluiei concepiilor privind
managementul, funciile ntreprinderii au cptat un caracter dinamic, ele ncorpor/nd
sarcini i atribuii noi iar altele dispr/nd. 4sfel, putem constata c nu e%ist o delimitare
clar ntre funciile i activitaile desfurate n cadrul firmei deoarece o activitate poate fi
cuprins n mai multe funcii.
n cadrul S.!.E#elecomunicaii !<9E S.4. se regsesc urmtoarele funcii:
cercetare-dezvoltare, comercial, financiar-contabil, de personal.
Funcia de cercetare0de"voltare are n vedere activiti de punere n aplicare a unor
programe de modernizare, activiti de modernizare, ce se desfoar n concordan cu
obiectivele stabilite i cu strategia societii. 4ceast funcie se realizeaz n cadrul
urmtoarelor departamente:
!entrul de management reea transmisiuni digitale i analogice, care urmrete
progresul ec0ipamentelor de transmisie digital i de comutaie i nainteaz
propuneri de mbuntire a reelelor de transmisie i comutaie digitale prin
modificri de topologie, interconectri, etc.
1aborator -349 Amsurtori ec0ipamente analogige i transmisiuni digitaleB, cu
atribuii te0nice: coordoneaz activitatea de ntreinere, reparaii i e%ploatare a
reelei analogice de telecomunicaii a S.!.E#elecomunicaii !<9E S.4. 4lte atribuii
ale acestui departament:
asigur dotarea cu aparatura necesar i mi5loace fi%e2
ine evidena instalaiilor i a reelelor interurbane de telecomunicaii din
reeaua !<92
particip la elaborarea proiectelor de instrucii ndrumtoare, reglementri
pentru ntreinerea, repararea, e%ploatarea i funcionarea ec0ipamentelor i
instalaiilor analogice de telecomunicaii2
trateaz problemele de asimilare de aparatur i ec0ipamente noi, particip la
omologarea acestora n vederea introducerii n reea.
-#iectivele acestei funcii sunt urmtoarele:
stabilirea volumului de munc necesar n procesul de ntreinere pentru fiecare tip de
instalaii analogice2
mbuntirea calitii lucrrilor de ntreinere i reparaii i a serviciilor oferite
beneficiarior2
meninerea de bune relaii cu clienii i ceilali parteneri de afaceri.
6
Funcia comercial asigur integrarea societii n mediul economic, n care sunt
cuprini partenerii de afaceri: furnizorii, de la care S.!. D#elecomunicaii !<9E S.4. se
aprovizioneaz cu materiile prime, materialele, obiectele de inventar etc. necesare
funcionrii i clienii crora societatea i adreseaz serviciile de telecomunicaii.
n cadrul S.!. D#elecomunicaii !<9E S.4. funcia comercial este ndeplinit de
urmtoarele dou compartimente:
Compartimentul mar1etin&, care coordoneaz activitatea de studiere a evoluiei
pieei de telecomunicaii i de prospectare a segmentului de pia. #otodat,
coordoneaz activitatea de prestri servicii de telecomunicaii i activitatea de
publicitate. -videna elaborrii contractelor de colaborare, a conveniilor i a
reglementrilor cu ali operatori de telecomunicaii sau teri reprezint tot o activitate
desfurat de compartimentul marLeting.
Serviciul aprivi"ionare asigur aprovizionarea cu materiile prime, materialele,
obiectele de inventar etc. necesare desfurrii activitii unitii, urmrete
permanent aprovizionarea la timp a tuturor pieselor de sc0imb i componentelor
necesare interveniilor la maini i instalaii. #ot serviciul aprovizionare rezolv
cererile de suplimentri, renunri sau anulri de fie te0nice, precum i sc0imbarea
relaiei, pstr/nd permanent legtura cu furnizorii de materiale, ec0ipamente i
utila5e, n vederea respectrii termenelor de livrare, a ordinii prioritilor i modul de
livrare.
-#iectivele funciei comerciale:
meninerea de bune relaii cu clienii i ceilali parteneri de afaceri2
e%tinderea segmentului de pia2
onorarea la timp i cu profesionalism a comenzilor2
asigurarea comenzilor i a contractelor unitii.
Funcia financiar0conta#il cuprinde activiti referitoare la modalitile de
finanare a activitilor unitilor, av/nd n vedere i rezultatele obinute. <uncia se mai
refer la pstrarea integritii patrimoniului i la cunoaterea n orice moment a modului n
care sunt gospodrite fondurile bneti, dar i cele materiale ale unitii.
n cadrul S.!. D#elecomunicaii !<9E S.4., activitile specifice funciei financiar-
contabile se realizeaz de urmtoarele departamente: financiar, gospodrire fonduri2
contabil2 salarizare2 aprovizionare2 casierie.
Compartimentul financiar0conta#il, cu urmtoarele atribuii principale:
organizeaz i controleaz plile, cu i fr numerar, privind datoriile i
drepturile bneti ale filialei2
ntocmete i ordonaneaz documentele de ncasri i pli, n numerar i
prin virament2
ntocmete bugetul de venituri i c0eltuieli n corelaie cu strategia de
dezvoltare a filialei2
urmrete realizarea e%ecuiei bugetare2
asigur i furnizeaz n timp optim informaiile financiare necesare
fundamentrii indicatorilor te0nico-economici ntocmii de celelalte servicii n
msura n care documentele respective anga5eaz patrimoniul filialei2
iniiaz msuri care s previn i eventual s elimine imobilizrile de fonduri
financiare2
elaboreaz documentele financiare ale bilanului contabil2
rspunde de organizarea i funcionarea n bune condiii a contabilitii
societii privind fondurile fi%e, calculul mi5loacelor circulante, c0eltuieli de
amortizare pentru valoarea rmas, c0eltuieli de circulaie i calculul
costurilor2
7
asigur efectuarea corect i la timp a nregistrrilor contabile2
asigur respectarea cu strictee a prevederilor legale privind integritatea
patrimoniului i ia msuri legale pentru rentregirea acestuia n cazul n care
a fost pgubit2
organizeaz invemtarierea periodic a patrimoniului i urmrete
definitivarea potrivit legii, a rezultatelor inventarierii2
ntocmete lunar balana de verificare pentru conturile sintetice i cele
analitice i urmrete concordane dintre acestea2
ntocmete situaia principalilor indicatori economico-financiari lunari.
Compartimentul salari"are, care:
asigur i rspunde de efectuarea corect i la timp a calculului privind
drepturile salariale ale personalului, avansul c0enzinal, drepturi bneti
lunare i alte drepturi bneti, ntocmind listele i statele de plat2
calculeaz, reine i vars obligaiile financiare ale personalului i societii,
cu privire la fondul de salarii Aimpozit pe salarii, !4SS, a5utor de oma5B.
Compartimentul aprovi"ionare) care are urmtoarele atribuii principale:
determin necesarul de fonduri valutare, planific folosirea lui pe surse i
destinaii, ine evidena folosirii i ncadrrii n aceste fonduri pe relaii2
ine evidena preurilor de aprovizionare, ntocmete listele de preuri, le pune
la dispoziia serviciilor funcionale n vederea calculrii indicatorilor2
urmrete i ia msuri pentru reducerea c0eltuielilor de aprovizionare, prin
cutarea celor mai apropiate surse de aprovizionare i cu mi5loace c/t mai
ieftine.
Casieria. 4tribuii:
rspunde de gestionarea numerarului primit2
efectueaz ncasrile i plile n numerar i ine corect i la zi registrul de
cas2
ridic de la banc sumele pentru plata salariilor, acordarea i decontarea
avansurilor, depuneri i retrageri de garanii2
pstreaz n siguran numerarul i celelalte documente de valoare pe care le
gestioneaz2
ine legtura cu unitatea bancar la care societatea are desc0is contul curent.
.rincipalele o#iective ale acestei funcii sunt:
furnizarea de date utile necesare procesului decizional2
ma5orarea profitului unitii2
simplificarea lucrrilor de eviden contabil i prelucrare automat a datelor2
asigurarea capacitii de plat a firmei.
Funcia de personal integreaz toate activitile desfurate n vederea asigurrii i
dezvoltrii potenialului uman necesar. 4ceast funcie este ndeplinit de Compartimentul
resurse umane, care realizeaz urmtoarele activiti:
ine pentru personalul
societii evidenele: calificativele din fiele de apreciere anual i a
e%aminrilor profesionale2 autorizaiile de cltorie i permisele !<92
efecturilor e%amenelor medicale periodice i a certificatelor de cazier
5udiciar2 datelor specifice de personal2 actelor normative referitoare la
personal2 personalului pe locuri de munc, funcii, ncadrare2
ntocmete periodic
situaiile statistice privind resursele umane i le nainteaz organelor
superioare2
8
verific autenticitatea
documentelor de personal prezentate2
gestioneaz evidena
concediilor de odi0n, a concediilor medicale, !<S-urilor, absenelor
nemotivate2
efectueaz toate operaiile
privind ntocmirea, completarea, pstrarea i evidena carnetelor de munc,
pentru ntregul personal din central, n conformitate cu reglementrile n
vigoare2
ntocmete decizii de
ncadrare, promovare, micrile de personal n interiorul societii, de
sancionare, de desfacere a contractului individual de munc i ine evidena
acestora2
coordoneaz activitatea
de pregtire i perfecionare profesional a personalului i acord asisten
metodologic2
elaboreaz studii i
propuneri de mbuntire a activitii de calificare, reconversie a forei de
munc i perfecionare a pregtirii profesionale a personalului An colaborare
cu !entrul anagement reea telecomunicaii digitale i Serviciul #e0nicB.
!a o#iective ale funciei de personal se pot enumera urmtoarele:
mbuntirea pregtirii profesionale a anga5ailor prin cursuri de specializare2
mbuntirea condiiilor de munc ale salariailor2
stimularea salariailor n ceea ce privete realizarea unor planuri de mbuntire a
sistemului.
(.,.2. -r&ani"area unitii
Structura organizatoric a S.!. D#elecomunicaii !<9E S.4. este de tip geografic-
funcional i este prezentat n organigrama din 4ne%a ).
7rganigrama subunitilor la nivel local se face de ctre unitile regionale, pe baza
organigramelor-cadru, aprobate de directorul S.!. D#elecomunicaii !<9E S.4.
Structura organizatoric a zonelor de telecomunicaii este construit pe mai multe
nivele: conducerea zonei, nivelul de coordonare zonal i nivelul teritorial.
n cadrul nivelului de coordonare zonal sunt construite ateliere conduse de efi de
ateliere i compartimente de activitate.
:ivelul " de conducere a unitii este reprezentat de eful "onei de telecomunicaii,
care:
organizeaz, conduce, coordoneaz i ndrum ntreaga activitate a zonei de
telecomunicaii cu respectarea reglementrilor legale, instruciilor de serviciu,
dispoziiilor i ordinelor n vigoare2
stabilete atribuii concrete pentru eful ad5unct de zon, efii de ateliere i efii de
compartimente2
aprob atribuiile stabilite de eful ad5unct de zon i contabilul ef pentru
personalul din subordine i urmrete modul de realizare a acestora2
rspunde de buna gospodrire a patrimoniului ce a fost ncredinat unitii pe care o
conduce2
are relaii funcionale cu directorii e%ecutivi, efii de servicii din S.!.
M#elecomunicaii !<9E F S.4. i efii zonelor de telecomunicaii din toat ara2
9
are relaii de colaborare cu directorii 9egionalelor !<9, ai 4geniilor regionale de
marf, Zonelor de cltori2
reprezint S.!.M#elecomunicaii !<9E S.4. n relaiile cu beneficiarii serviciilor de
telecomunicaii !<9 n teritoriu, cu ali operatori zonali de servicii de
telecomunicaii, cu productori de ec0ipamente de telecomunicaii, subansamble i
piese de sc0imb pentru instalaii de telecomunicaii.
8rmtorul nivel de conducere este reprezentat de eful ad5unct al zonei de
telecomunicaii. -l preia atribuiile efului zonei de telecomunicaii de durata deplasrilor
acestuia n ar sau n strintate. -l are n subordine personalul din cadrul zonei de
telecomunicaii i direct compartimentele, are relaii funcionale cu contabilul ef al zonei,
cu efii de servicii din S.!. M#elecomunicaii !<9E F S.4. i efii ad5unci ai zonelor de
telecomunicaii din toat ara i relaii de colaborare cu efii ad5unci Aefii diviziilor
te0nice, directori ad5unci B din regionala !<9.
:ivelul """ este condus de efii departamentelor, care iau decizii de nivel operaional
i asigur activitatea curent n unitate, ncadr/ndu-se n una sau mai multe dintre funciile
ntreprinderii prezentate anterior.
4ctivitile ce se desfoar n cadrul departamentelor au fost prezentate anterior, n
cadrul funciilor ntreprinderii. 4ceste departamente sunt:
1aborator -349 A!entrul management reea transmisiuni digitale i analogiceB
!ompartiment resurse umane i secretariat
!ompartiment manLeting
!ompartiment financiar, gospodrire fonduri
!ompartiment contabilitate, salarizare, aprovizionare
!asierie
Neful 4geniei 9egionale de telecomunicaii "ai are n subordine efii urmtoarelor
subuniti din zona oldovei:
!entrul de telecomunicaii ) F Gaslui
!entrul de telecomunicaii ' F @acu
!entrul de telecomunicaii ( - .acani
!entrul de telecomunicaii K - Suceava
!entrul de telecomunicaii * F !/mpulung.
1a nivel naional conducerea este asigurat de:
4dunarea =eneral a 4cionarilor
!onsiliul de administraie
3irectorul societii
3irectori ad5unci e%ecutivi.
(... Pre"entarea principalelor resurse informatice e3istente
(...(. Resursele 4ard5are
S.!. D#elecomunicaii !<9E S.4. dispune de o reea format din )I calculatoare,
sistem creat astfel nc/t s asigure ndeplinirea sigur i eficient a obiectivelor pe care i le
propune societatea.
<iecare staie de lucru poate funciona individual i poate comunica i cu celelalte
staii. #opologia reelei este de tip arbore, fiind realizat pe mai multe niveluri i pornind de
la cel al procesorului central, aflat la S! ;"nformatic <eroviar; S4 spre sistemele
periferice.
9eeaua i aplicaiile sunt accesate doar de cei care au dreptul s le foloseasc.
<iecare utilizator deine un nume i o parol la intrarea n reea.
10
"nformaiile cu privire la configuraia de baz, localizarea i ar0itectura sistemelor
electronice de calcul din unitate este prezentat n tebelul urmtor:
:r.
crt.
3epartament 4r0itectur calculator Sistem operare 4plicatii
soft>are
). Nef agenie .! 3#C !-1-97: 66( HZ294
6K @233 '& =@2!397 #-4!
K&O2.14!P G"3-7 4#" 94=- ""
4=.2.14!P 3- 9-Q-4 9-41#-C
()RI27:"#79 3#C )*2S!4::-9
=-:"8S2!3-9S
S7:T28.S2".9"4:#PH. H.
6J&!.
Sindo>s '&&& 7ffice '&&&
'. Nef ad5unct .! .-:#"8 )&& HZ26K @
942 H33 (,' =@2!397
!9-4#"G- !3 ('()2.14!P
G"3-7 S( #9"7 6K$('
.!"273- HS. C*61-O
.:.27:"#79 S4#97:2.14!P
3- 9-Q-4 S89-!7 -.-('&O-
92.14!P 3- S8:-# 4Z#-!H
'('&2".9"4:#P 7C".
Sindo>s '&&& 7ffice '&&&
(. !ontabil ef .! .-:#"8 R&& HZ2)'R @
9427:"#79 3#C )*E2H33 '&
=@2.14!PG"3-7 S( S4G4=- K-
('@"#2.14!P 3- 9-Q-4 .!"
<4S# -#H-9:-# :"!,.14!P
S8:-#
7:@79328.S2".9"4:#P
1-O49C 7.#94 ()'.
Sindo>s '&&& 7ffice '&&&
Sinentor
K. !ompartiment
marLeting
.! ."" K&& HZ26K @ 942<33
),KK @2..G. 4#" 94=- )'R G9
4=.A7:@7493B2.14!P 3-
9-Q-4 9-41#-C 9#1 R&'I2
.14!P 3- S8:-# T44H4 3S-
O=28.S2H33 '&=@2!397
S7:T2 !3-9S
S7:T2".9"4:#P -.S7:
1O(&&2S!4::-9 H. S!4:U-# K!.
Sindo>s '&&& 7ffice '&&&
*. !ompartiment
marLeting
.! H. @9"7 !-1-97: 6((
HZ294 6K @2H33
)&=@2.14!P G"3-7 S( .97
S4G4=-2.14!P S8:-#
!9TS#4127:"#79 H.2.14!P
9-Q-4 H.
)&&@28.S2".9"4:#P O-97O
37!8.9":# J*&.
Sindo>s '&&& 7ffice '&&&
6. !ompartiment
contabilitate -
imobilizri
.! 43 C6$' K&& HZ2'*6 @
942H33 '&=@2!397
S4S8:=2..G. S"S *(&27:"#79
!#O2.14!P 3- 9-Q-42.14!P
3- S8:-# -SS S717-)2<33 ),KK
@2".9"4:#P !4::7: SK&&.
Sindo>s IR 7ffice IR
i5<i%
J. !ompartiment
contabilitate -
salarii
.! H. @9"7 !-1-97: 6((
HZ294 6K @2H33
)&=@2.14!P G"3-7 S( .97
S4G4=-2.14!P S8:-#
!9TS#4127:"#79 H.2 .14!P
9-Q-4 H. )&&@28.S.
Sindo>s IR 7ffice IR
Salarii '&&&
R. !ompartiment
contabilitate -
.! H. @9"7 !-1-97: 6((
HZ294 6K @2H33
Sindo>s IR 7ffice IR
Sinentor
11
aprovizionare )&=@2.14!P G"3-7 S( .97
S4G4=-2.14!P S8:-#
!9TS#4127:"#79 H.2 .14!P
9-Q-4 H. )&&@28.S.
I. !ompartiment
contabilitate
-stocuri
.! 43 C6-' (&& HZ294
('@2.14!P G"3-7 S(
G"9=-$3O$=O2.14!P 9-Q-4
S89-!7 -.-('*,H33
(,'=@27:"#79
@-1":-42".9"4:#P -.S7:
<O ')R&.
Sindo>s IR 7ffice IR
S"=4
)&. #rezorerie .! KR6 3O *& HZ2 K @
942H33 '*&@2.14!P G"3-7
G-S42<33 ),KK@27:"#79
.=42".9"4:#P -.S7: 1V
)&J&W.
Sindo>s IR 7ffice IR
-banL
)). Secretariat .! KR6 3O *& HZ2 K @
942H33 '*&@2.14!P G"3-7
G-S42<33 ),KK@27:"#79
.=42".9"4:#P -.S7: 1V
)&J&W.
Sindo>s IR 7ffice IR
)'. !ompartiment
resurse umane
.! H. G-!#94 KR6 3O-66
HZ294 )6 @2H33
),'=@2<33 ),KK@2.14!P
G"3-7 !"998S 17="!2.14!P 3-
9-Q-4 S! #"=-9!4932.14!P
81#" "$7 "S4.
Sindo>s IR 7ffice IR
)(. !ompartiment
financiar
.! H. @9"7 !-1-97: 6((
HZ294 6K @2H33
)&=@2.14!P G"3-7 S( .97
S4G4=-2 .14!P S8:-#
!9TS#4127:"#79 H.2.14!P
9-Q-4 H.
)&&@28.S2".9"4:#P H.
))&&.
Sindo>s IR 7ffice IR
)K. !ompartiment
management
reea
.! H. @9"7 !-1-97: 6((
HZ294 6K@2H33 )&
=@2.14!P G"3-7 S( .97
S4G4=-2 .14!P S8:-#
!9TS#412 7:"#79 H.2.14!P
9-Q-4 H.
)&&@28.S2".9"4:#P H.
3-SCU-# RK&!.
Sindo>s O. 7ffice '&&&
)*. !ompartiment
management
reea
.! S#4Q"- S8: .-:#"8 K 43
CJ27:"#79 S8: ')E.
Sindo>s O. 7ffice '&&&
)6. !ompartiment
management
reea
.! S#4Q"- S8: .-:#"8 K 43
CJ27:"#79 S8: ')E.
Sindo>s O. 7ffice '&&&
)J. !ompartiment
management
reea
.! !7.4V .-:#"8 K 43
CJ27:"#79 S7:T ')E.
Sindo>s O. 7ffice '&&&
)R. 1aborator
-349
.! :-! !-1-97: ),R =HZ294
)'R @2 H33 K&=@2.1!P 9-Q-4
9-41#-C 9#1 R)(I2.14!P
S8:-# ":#-1 4!IJ2.14!P
G"3-7 :G"3"4 =-<79!-
OKK&27:"#79 :-!.
Sindo>s O. 7ffice '&&&
)I. 1aborator
-349
.! :-! !-1-97: ),R =HZ294
)'R @2 H33 K&=@2.14!P
9-Q-4 9-41#-C 9#1
Sindo>s O. 7ffice '&&&
12
R)(I2.14!P S8:-# ":#-1
4!IJ2.14!P G"3-7 :G"3"4
=-<79!- OKK&27:"#79 :-!.
(...,. Resursele soft5are
Aplicaiile din cadrul Sistemului informatic al societii sunt urmtoarele:
SI%+A. 4plicaia se realizeaz prin ) staie i se utilizeaz <o%.ro '.6 sub 37S. Se
preia n sistem i se prelucreaz tranzaciile privind stocurile de materiale, piese de
sc0imb, combustibil, uniforme, obiecte sanitare, materiale refolosibile, obiecte de
inventar, ec0ipamente de protecie, ambala5e, se actualizeaz datele privind elementele
de stoc i se ntocmesc balanele analitice i se furnizeaz alte elemente relative la
stocuri.
+i6Fi3. Se realizeaz cu a5utorul unei staii de lucru cu <o%.ro '.6 sub 37S i asigur
preluarea i nregistrarea tranzaciilor privind mi5loacele fi%e, calculul amortizrii
lunare pe conturi i pe secii de circulaie, actualizarea bazei de date, ntocmirea
balanei mi5loacelor fi%e, a listelor de inventariere i a altor rapoarte. 4plicaia nu
ofer informaii privind starea mi5loacelor fi%e, a lucrrilor de reparaii capitale
efectuate.
Salarii ,777. Se realizeaz prin Gisual <o%.ro i este orientat pe problemele de
salarizare asigur/nd prelucrarea ponta5elor, calculul salariilor, evidena concediilor de
odi0n i a altor drepturi ale personalului, se nregistreaz diverse reineri, se
ntocmesc listele de plat i a altor situaii, se actualizeaz datele din baza de date
privind salariaii, se furnizeaz informaii privind personalul anga5at.
8in+entor. 4plicaia se realizeaz prin intermediul unei staii de lucru i ine evidena
clienilor, a furnizorilor, banca i casa. .ermite preluarea notelor contabile i
prelucrarea lor, ntocmirea fiei conturilor, !artea are, balanele de verificare i
bilanul, adugarea, modificarea sau tergere conturilor din planul de conturi.
9#an1 permite transmiterea electronic a ordinelor de plat, vizualizarea soldului i a
plilor.
S! ;#elecomunicaii !<9; S4 utilizeaz ca sistem antivirus @it3efender 8p3ate X
8p=rade, ac0iziionat de la firma S7<#S":.
(..... Resurse umane speciali"ate
S! ;#elecomunicaii !<9; S4 nu dispune de personal specializat, serviciile
informatice fiindu-i oferite de S! ;"nformatic <eroviar; S4, cu care are nc0eiat un
contract de prestri-servicii.
(.2. Proiecte informatice
.lanul de dezvoltare al sistemului informatic cuprinde urmtoarele proiecte:
(. Proiectul IRIS
4 nceput n )II6, ca parte a programului de reabilitare a !ilor <erate 9om/ne,
urm/nd strategia "# aprobat de !onsiliul 3irector al !ompaniei n )II*.
n perioada )II6-)III s-au urmrit ofertele de pre pentru contractul de reabilitare,
urm/nd regulile @ncii ondiale pentru acordarea mprumutului, contract c/tigat de
"nternational !omputers 1imited, 8C, actualmente <u5itsu Services.
1ucrul a nceput n iunie )III i partenerii !<9 din contract sunt:
Fu6itsu Services) prim contractor si sistem integrator2
Sun S:stems;
<e5lett Pac1ard, furnizori de 0ard>are2
13
Cisco;
RA, furnizori de ec0ipamente de comunicaii2
-racle;
+icrosoft) furnizori de sof>are standard2
atastream;
Inter&rap4;
Spear Tec4nolo&ies;
Sc4lum#er&erSema) furnizori de servicii pentru aplicaii soft>are.
Proiectul IRIS furnizeaz o soluie integrat cuprinz/nd 0ard>are, reea, soft>are
de sistem i aplicaii. 4plicaiile sunt o mbinare ntre aplicaiile la c0eie i cele dezvoltate
conform cerinelor utilizatorilor.'+odel S:stems' este numele dat aplicaiei dezvoltate
conform cerinelor utilizatorilor.
IRIS +odel S:stems realizat pentru !<9 cuprinde dezvoltarea i integrarea unui
numr de subsisteme legate ntre ele prin interfee. 7 parte din sisteme sunt dezvoltri ale
unor sisteme e%istente utilizate n 9om/nia, iar altele sunt sisteme complet noi.
4vanta5ul IRIS +odel S:stem const n faptul c se bazeaz pe produse sisteme sau procese
logice e%istente.
4ceste produse, aplicaii i legturile logice dintre ele au fost de5a probate prin utilizarea lor
de-a lungul mai multor ani, n 8C sau 9om/nia. .erioada necesar pentru dezvoltare i
testare a fost din aceast cauz mult scurtat, n comparaie cu o soluie complet nou.
#oate sistemele sunt de tipul !lient-Server, cu o baz de date 7racle. Sunt utilizate i baze de
date de diferite pentru bunul mers al e%ploatrii, pentru a permite ca un sistem sa fie
ntrerupt pentru ntreinere sau actualizare fr s le afecteze pe celelalte.
.ac0etul soft>are "@ V Series realizeaz gestiunea transmiterii mesa5elor ntre diversele
sisteme.
,.Sistemul =Sell
-ste un proiect n curs de desfurare. n @ucureti e%ist un sistem pilot care a5ut la
implementarea acestuia ntr-o perioad c/t mai scurt de timp. 4cesta este:
!oncepie i realizare )&&Y a unei ec0ipe de specialiti aparin/nd S.!. ;"nformatic
<eroviar; S.4.2
Soluie modern bazat pe te0nologiile la zi2
4r0itectura 0ard>are, soft>are asigur o disponibilitate de peste II.(Y a sistemului2
.este R&Y din biletele emise n comple%2
#impul mediu de deservire al unei cereri: K& secunde2
n prezent sistemul funcioneaz cu K& de posturi de lucru dintre care (K sunt puncte
de v/nzare.
4vanta5ele sistemului:
3ublarea numrului de cltori e%pediai2
!alitate superioar a serviciului prestat ctre cltori2
#arifare corect2
9ezervare sigur2
@ilet standardizat pe plan european, cu informaii clare2
=estiune financiar, sigur i rapid2
9educerea ma5or a efortului manual2
Statistici diverse ca suport decizional eficient2
odeleaz procesele te0nologice specifice !.<.9.2
!onfortabil de utilizat, asigur )&&Y disponibilitatea, sigurana i confidenialitatea
datelor din sistem.
Ar4itectura soft5are
3SellTic1etin&
14
Sistemul local de emitere electronic a legitimatiilor de cltorie. -ste unul din sistemele
c0eie i poate fi considerat at/t prin perspectiva geografic c/t i cea funcional ntr-unul
din urmtoarele scenarii de lucru: puncte de v/nzare independente, puncte de v/nzare
conectate la nivelul unei uniti care la r/ndul ei poate s fie conectat sau nu n reeaua
!<9.
3Sell!ocalSeats
Sistemul local de rezervare electronic a locurilor.
9eprezint o soluie tranzitorie sau alternativ la rezervarea central atunci c/nd Sistemul
!entral de 9ezervare este n dezvoltare sau temporar nu este n uz.
3Sellata
Sistemul central de ntreinerea al datelor. -ste esenial pentru ntreinerea i versionarea
diferitelor categorii de date cum ar fi: tarife i reguli comerciale, mac0ete de bilete,
informaii trenuri i rute compuneri de trenuri i imagini de vagoane de cltori.
3Sellistri#ution
3Sell8are4ouse
3Sell-rders
3SellCentralSeats
3Sell93c4an&e
3Sell<elpes1
Ar4itectura 4ard5are
Staii de lucru: puncte de v/nzare, staii de ntreinere date, puncte de interogare puncte de
colarizare, staii de 0elpdesL i de monitorizare a reelei.
Servere Server de baze de date local, server local de rezervare, server local de informare,
server central de concentrare i distribuie a datelor, server de >are0ouse, server central de
rezervare.
.artenerii care lucreaz la acest proiect sunt:
S.C. 'Informatica Feroviara' S.A. ca proiectant i integrator de sistem2
<e5lett Pac1ard and Practical Automation ca furnizori de te0nologie2
-racle i +icrosoft ca furnizori de soft>are standard.
15
,. Iniierea i planificarea proiectului de de"voltare a sistemului
informaional al evidenei clienilor
,.(. Identificarea principalelor sisteme informaionale financiar0conta#ile
Sistemele informaionale care se regsesc n cadrul unitii se identific n funcie de
tipul activitii desfurate.
<iind o societate de prestri-servicii, sistemul de producie i cel al mrfurilor nu se
regsesc printre celelalte sisteme informaionale.
ntruc/t S! ;#elecomunicaii !<9; S4 este o filial a !:!<9 #elecomunicaii,
sistemul contabilitii generale e%ist doar la nivelul companiei.
#ot ntr-un singur sistem informaional sunt cuprinse i obiectele de inventar i
materialele, alctuind astfel sistemul stocurilor Afr mrfuriB.
Sistemele informaionale identificate n cadrul unitii sunt:
Sistemul informaional de gestiune a imobilizrilor2
Sistemul informaional al stocurilor2
Sistemul informaional al evidenei furnizorilor2
Sistemul informaional al evidenei clienilor2
Sistemul informaional de eviden a personalului2
Sistemul informaional de salarizare2
Sistemul informaional de gestiune a trezoreriei.
Sistemul informaional de &estiune a imo#ili"rilor
a> intrari ?n sistem:
avi"ul de ?nsoire a mrfii - se ntocmeste manual sau cu a5utorul te0nicii de calcul,
n trei e%emplare Adocument de insotire pe timpul transportului, ce a5ut la ntocmirea
facturii i la transferul valorilor materiale de la o gestiune la altaB, la livrarea
lucrrilor i serviciior, atunci c/nd, din motive obiective Acu totul e%cepionaleB nu se
poate ntocmi factura, cu meniunea Murmeaz facturaE.
#on de trecere ?n folosin F se ntocmete n cazul trecerii din depozit la inventar, se
folosete pentru darea n folosin a obiectelor de inventar2
proces ver#al de recepie a mi6locului fi3 F se ntocmete n trei e%emplare, este
primit de la serviciul administrativ Acuprinde: numrul documentului, denumire
mi5loc fi%, numele celui care l primeteB i este utilizat pentru:
recepia mi5loacelor fi%e care nu necesit un monta5 sau probe te0nologice
Asunt considerate puse n funciune la data ac0iziionriiB2
recepia provizorie a utila5elor care necesit monta5 Anu i probe te0nologiceB
i a construciilor care nu deservesc procese te0nologice2
punerea n funciune a utila5elor si instalaiilor care necesit monta5 si probe
te0nologice, i a construciilor care deservesc procese te0nologice.
16
devi" de calcul - se ntocmeste cand vin pri componente ale unui mi5loc fi% care se
asambleaz i rezult un mi5loc fi% integral2
#on de micare a mi6locului fi32
proces ver#al de casare sau transfer de la o gestiune la alta F se ntocmete n dou
e%emplare, separat pentru mi5loacele fi%e i bunurile materiale aflate n gestiunea
unui singur gestionar.
#> ieiri din sistem:
situaia privind determinarea valorii rmase actuali"ate a imo#ili"rilor corporale -
se ntocmeste la reevaluare pe baza Hotr/rii =enerale2
re&istrul numerelor de inventar al mi6loacelor fi3e - se intocmeste intr-un singur
e%emplar de catre 3epartamentul <inanciar-!ontabil. .rin intermediul acestui
document se atribuie numere imobilizrilor intrate n gestiune2
fisa mi6locului fi3 - se intocmeste intr-un singur e%emplarde catre 3epartamentul
<inanciar-!ontabil pentru un mi5loc fi% sau pentru mai multe mi5loace fi%e Ade acelasi
fel si de aceeasi valoare, care au aceleasi cote de amortizare si sunt puse n functiune
n aceeasi lunaB si se completeaza pe baza proceselor verbale de receptie, de punere
n functiune, a bonului de miscare si a procesului verbal de scoatere din functiune.
!uprinde: denumirea mi5locului fi%, durata normal de functionare, numar inventar,
cota de amortizare, valoare de inventarB2
nota conta#ila se intocmeste lunar cu amortizarea mi5locului fi%.
Sistemul informaional al materiilor prime i materialelor
a> intrri ?n sistem:
factura
avi"ul de ?nsoire a mrfii;
nota de recepie si constatare de diferene - se ntocmete n dou e%emplare Ala locul
de depozitareB sau n trei e%emplare Ade ctre comisia de recepie legal constituit,
cand la recepie se constat difereneB2
n cazul n care bunurile materiale sosesc n transe, se ntocmete un formular pentru
fiecare trana, care se ane%eaz la factura sau la avizul de nsoire a mrfii.
#on de consum F se ntocmete n dou e%emplare i este utilizat pentru:
consum a unui singur material sau a mai multor materiale Adocument de
eliberare din magazineB2
scdere din gestiune2
nregistrarea n evidena magaziei i n contabilitate Adocument 5ustificativB2
#on de transfer ?ntre dou &estiuni F se ntocmete n dou e%emplare, pe masur ce
se efectueaza transferul ntre gestiuni.
#> ieiri din sistem:
#alana lunar pe stocuri pentru fiecare subunitate n parte2
re&istrul stocurilor 0 este o list cu stocurile e%istente n gestiune la sf/ritul
perioadei de raportare, care va constitui stoc iniial pentru luna urmtoare. 4cest
raport este obinut de ctre contabilitate i a5ut la verificarea concordanei
nregistrrilor efectuate n fiele depozitului i n contabilitate. -ste util pentru
conducere pentru cunoaterea situaiei stocurilor2
situaia consumurilor pe conturi 0 este un document 5ustificativ de nregistrare i de
scdere din gestiune, ntocmindu-se pe formulare separate2
concentrator treceri din depo"it ?n folosin2
17
not conta#il - se ntocmete n cadrul compartimentului contabilitate, cuprinz/nd
nregistrarea intrrilor i ieirilor de materii prime i produse finite, servete la
ntocmirea registrului 5urnal i a situaiilor anuale.
Sistemul o#iectelor de inventar
a> intrari ?n sistem:
factura
nota de receptie si constatare de diferente - se intocmeste n doua e%emplare Ala locul
de depozitareB sau n trei e%emplare Ade catre comisia de receptie legal constituita,
cand la receptie se constata diferenteB2
#on de predare
#>ieiri din sistem:
re&istrul o#iectelor de inventar 0 este o list cu obiectele de inventar e%istente n
gestiune la sf/ritul perioadei de raportare, care va constitui stoc iniial pentru luna
urmtoare. 4cest raport este obinut de ctre contabilitate i a5ut la verificarea
concordanei nregistrrilor efectuate n fiele depozitului i n contabilitate. -ste util
pentru conducere pentru cunoaterea situaiei obiectelor de inventar2
proces ver#al de casare, n cazul unor propuneri de casare aprobate de @ucuresti2
concentrator treceri din depo"it ?n folosinta2
not conta#il - se ntocmete n cadrul compartimentului contabilitate, cuprinz/nd
nregistrarea intrrilor i ieirilor de obiecte de inventar2 servete la ntocmirea
registrului 5urnal i a situaiilor anuale.
Sistemul informaional al evidenei furni"orilor
a> intrari ?n sistem:
avi" de insotire a marfii;
raport de necesitate emis de departamentul care este abilitat cu acele probleme2
anali"a de oferte - se realizeaz de ctre compartimentul de aprovizionare de la
sediul central al !:!<9 #elecomunicaii i este aprobat de directorul general si de
directorul economic2
comanda ctre furni"ori;
factura fiscala - se ntocmete n trei e%emplare, la livrarea produselor, e%ecuia
lucrarilor si prestarea serviciilor A pe baza dispozitiei de plata, a avizului de insotire
a marfii si a altor documenteB2
@ota de receptie si constatare de diferente;
c4itanta - se intocmeste n doua e%emplare la departamentul de trezorerie, unde se
semneaza pentru primirea sumei2 primul e%emplar circula la platitor, iar e%emplarul
al '-lea ramane la primitor n carnet2
ordinul de plata - este emis de catre platitor pentru a-si ac0ita o datorie fata de
furnizor. -l d dispozitie bancii cu care colaboreaz sa plateasca suma inscrisa pe
formularul intocmit n trei e%emplare. 4cesta va a5unge ulterior la banca
beneficiarului, care va pune suma respectiva la dispozitia sa.
#> iesiri din sistem:
note conta#ile;
lista furni"orilor - este o list care este destinat conducerii2 este trimisa catre
3epartamentul <inanciar-!ontabil de la @ucuresti2
6urnalul de cumparari -se ntocmete la nivelul departamentului financiar-contabil
ntr-un singur e%emplar, n care se nregistreaz zilnic elementele necesare pentru
determinarea corect a #G4 deductibil.
lista furni"orilor care nu i0au ?ndeplinit la termen o#li&aiile contractuale.
18
Sistemul informaional al evidenei clienilor
a> intrari ?n sistem:
raport de necesitate Aec4ivalentul comen"ii> - este emis de catre unitatea care are
nevoie de prestarea anumitor lucrri sau servicii, cu aprobarea sefului unitatii2
contractul 0 este intocmit pentru furnizarea de servicii de telecomunicatii si este
trimis spre aprobare de catre conducere2
ordinul de e3ecutie - prezinta materialele necesare realizarii serviciului solicitat si
este intocmit de 3epartamentul de arLeting2 se trimite catre organul te0nic de
specialitate2
devi" de lucrari - n care sunt inregistrate lucrarile suplimentare2
ane3a la contract - se realizeaza conform <oii 7ficiale !<9 nr. )$'&&', care conine
listele cu tarifele practicate de unitate2
ordinul de plat - se ntocmeste n trei e%emplare de 3epartamentul <inanciar-
!ontabil al clientului Ape baza datelor din contabilitatea analiticaB, este semnat de
directorul si de conducatorul unitatii emitente2
e3tras de cont - reprezint un document emis de banc prin care aceasta informeaz
unitatea referitor la ncasrile efectuate de aceasta prin cont, soldul contului,
comisioanele bancare etc2
factura catre clienti F se ntocmete automat n trei e%emplareAprimul e%emplar
pleac la client,cel de-al doilea e%emplar se ar0iveaz la departamentul financiar-
contabil i al treilea rm/ne la cotor.
#> iesiri din sistem:
proces ver#al de conciliere pentru 7ficiul Uuridic, cand se intocmeste dosarul pentru
clienii inceri2
fia de cont pentru operaii diverse - listeaz detaliile privind tranzaciile perioadei
curente Av/nzri, ncasri, reglriB, soldul curent, restane, data posibil de ncasare2
#alana analitic a clientului - prezint o list cu soldul iniial, soldul final pentru
fiecare client. Se folosete pentru cunoaterea situaiei fiecrui client, fiind naintat
conducerii2
6urnalul de vBn"ri 0 se nregistreaz zilnic elementele necesare pentru determinarea
corect a #G4 colectat2
note conta#ile C se listeaz lunar pe conturi analitice2
Sistemul informaional de eviden a personalului
a> intrri ?n sistem:
contractul colectiv de munc - este inc0eiat intre sindicat si patronatul societatii i
cuprinde date de identificare a persoanelor anga5ate, salariul de ncadrare, profesia
etc2
contractul individual de munc - este inc0eiat intre viitorul anga5at si patronatul
societatii anga5atoare la 3epartamentul 9esurse 8mane2
actele necesare pentru ?ncadrarea) transferarea) detaarea) suspendarea i
desfacerea contractului individual de munc pentru personalul regionalei ntocmite
de 3epartamentul 9esurse 8mane.
#> ieiri din sistem:
rapoartele statistice specifice activitatii de personal Asunt intocmite de 3epartamentul
9esurse 8mane si asigura gestiunea personaluluiB. 4cestea sunt: situaia nominal a
statului de funcii, fluctuaia de personal, situaia lunar a concediilor de odi0n,
situaia realizrii concediilor de odi0n pe centre de telecomunicaii, situaia lunar
a folosirii timpului de lucru2
19
evidenta personalului sanctionat - este trimisa la 3epartamentul <inanciar-!ontabil.
Sistemul informaional de salari"are
a> intrari ?n sistem:
necesarul de personal din toate departamentele2
ponta6ele primite de la fiecare compartiment se realizeaza de catre 3epartamentul
9esurse 8mane si contine urmatoarele date: luna, anul, numele si prenumele
salariatului, functia, ore lucrate, ore concediu de odi0na2
certificatele medicale primite de la salariatii aflati n concediul medical Acuprinde:
numarul certificatului, numele si prenumele anga5atului aflat n concediu medical,
data intocmirii certificatului, perioada acordarii concediului, felul boliiB sau n
concediul de maternitate2
retineri si imputatii pentru personalul firmei primita de la biroul de contabilitate,
lista care se intocmeste lunar Apentru c0enzina a ""-aB si cuprinde datele: numele si
prenumele salariatului, felul retinerii Arata casei, imputatii etc.B, data cand se incepe
retinerea, data ultimei imputatii, suma ce trebuie retinuta2
statul de functii efectuat de 3epartamentul 9esurse 8mane2
sanctiunile ce vin de la 3epartamentul 9esurse 8mane.
#> iesiri din sistem:
statele de salarii - sunt utilizate pentru calculul drepturilor banesti cuvenite
salariatilor si a contributiei privind asigurarea sociala si a altor datorii2
Se intocmesc n doua e%emplare, lunar, pe sectii, pe baza documentelor de evidenta a
muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale, pe
baza fiselor de evidenta a salariilor, a evidentei si documentelor privind retinerile legale a
listelor de avans c0enzinal, concediilor de odi0na, certificatelor medicale. 4cestea sunt
semnate de ctre eful ageniei i contabilul ef, sunt trimise catre caserie pentru efectuarea
platilor cu salarii.
lista de avans c4en"inal este folosit pentru calculul drepturilor banesti cuvenite
salariatilor ca avansuri c0enzinale si pentru retinerea prin statele de salarii a
avansurilor c0enzinale platite.
-ste totodata un document 5ustifiactiv de inregistrare n contabilitate, care se
intocmeste lunar pe baza documentelor de evidenta a muncii, a timpului lucrat efectiv, a
certificatelor medicale prezentate.
lista de indemni"atii pentru concediul de odi4na se utilizeaza ca document pentru
stabilirea drepturilor privind indemnizatiile cuvenite salariatiilor pe timpul efectuarii
concediului de odi0na, si se intocmeste n doua e%emplare pe baza datelor din fisa de
evidenta a salariilor fiind trimisa apoi, pentru semnare si aprobare la eful ageniei si
la casierie pentru efectuarea platii, fiind inregistrata n contabilitate de catre
3epartamentul <inanciar-!ontabil.
situatia datoriilor personalului si a unitatii catre stat se da departamentului
financiar-contabil n vederea intocmirii ordinelor de plata si trimiterii acestora la
banca.
Sistemul informaional de &estiune a tre"oreriei
a> intrri ?n sistem:
ordine de plat pentru plata anga5ailor Areprezint o alt forma de plat a
furnizorilor, n cazul n care anga5aii au pltit furnizorii din banii luiB2
foaie de varsamBnt - se intocmeste pentru depunerea tuturor banilor incasati de la
clienti la banca2
c4itana2
20
#> iesiri din sistem:
re&istrul de cas - se intocmeste zilnic n doua e%emplare de casier Ape baza
documentelor 5ustificative de incasari si platiB, se semneaza de catre acesta si de catre
persoana din 3epartamentul <inanciar-!ontabil desemnata pentru primirea
e%emplarului doi si a documentelor 5ustificative ane%ate si este utilizat pentru:
inregistrarea operatiilor de incasari si plati n numerar efectuate prin caseria
unitatii pe baza documentelor 5ustficative2
stabilirea la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa2
inregistrarea zilnica n contabilitate a operatiilor de casa.
lista clientilor rau platnici2
cec0ul) #ilet la ordin.
,.,. efinirea ariei de ?ntindere a sistemului informaional al evidenei creanelor
,.,.(.Componentele or&ani"atorice care au responsa#iliti ?n cadrul sistemului
informaional al evidenei creanelor
C-@DC9R9
semneaz contractele de prestri servicii cu clienii i ane%ele acestora2
decide termenul care i se mai poate acorda clientului ncep/nd cu data scadent.
9PARTA+9@TD! FI@A@CIAR 0 C-@TA/I!
introduce date n sistem pe baza documentelor 5ustificative2
emite lunar facturi ctre clienii si2
urmrete ncasarea facturilor emise ctre clienii si2
ine evidena contractelor nc0eiate cu clienii2
ntocmete urmtoarele rapoarte: situaia contului clientului, balana analitic a
clientului, 5urnalul de v/nzri.
9PARTA+9@TD! +ARE9TI@%
particip la aciunile de negociere a clauzelor contractuale cu clienii2
emite ordinele de e%ecuie privind prestarea de lucrri i servicii la clieni2
decide, n baza raportului de necesitate, dac lucrarea poate fi sau nu e%ecutat.
TR9F-R9RI9
nregistreaz, pe baz de c0itane, ncasarea facturilor emise ctre clieni.
-ntitile e%terne cu care intr n contact sistemul informaional al evidenei
creanelor sunt:
/A@CA
primete prin intermediul bncii clientului ordinele de plat emise de acesta, i le
trimite unitii2
zilnic, emite un e%tras de cont cu lista clienilor, prin care informeaz unitatea
referitor le ncasrile efectuate.
C!I9@GI
emite un raport de necesitate n care solicit un serviciu unitii.
,.,.,. Clasele de operaii economice reflectate ?n sistemul creane:
21
Contractarea clienilor - clientul emite un raport de necesitate n care solicit un
serviciu S! ;#elecomunicaii !<9; S4 Ade e%emplu, poate solicita un post telefonic, o
legtur telefonic, etc.B. 4cest raport de necesitate a5unge n cadrul S!
;#elecomunicaii !<9; S4 la departamentul de marLeting, unde se nregistreaz i
este trimis efului ageniei de telecomunicaii pentru a fi semnat.
9aportul de necesitate este trimis apoi la organul te0nic de specialitate, care l
analizeaz i d soluia te0nic. 4ceasta const n acceptarea sau neacceptarea
lucrrii.
3ac soluia te0nic este ;4!!-.#4#;, n baza raportului de necesitate se emite un
ordin de e%ecuie i se dispune nc0eierea, la compartimentul de marLeting, a unui
contract ntre cele dou pri. !ontractul poate avea ataat o ane%, care se
ntocmete dup primirea unui deviz de lucrri suplimentare de la clientul cu care s-a
nc0eiat contractul. 4cest deviz de lucrri suplimentare se elibereaz de beneficiar
pentru serviciile care nu au fost prevzute n contract.
3ac soluia te0nic este ;9-S.":S;, se emite un act de rspuns ctre client, prin
care i se comunic faptul c nu se poate efectua lucrarea, dac poate reveni i c/nd
poate reveni.
Facturarea - n baza contractului se emite lunar c/te o factur pentru serviciile
prestate clientului. n cazul n care clientul dorete e%ecutarea unei lucrri de
reparaii sau ntreinere, se poate elibera direct factura, fr a se mai nc0eia
contractul.
econtarea facturilor - plata se efectueaz pe baza ordinului de plat sau pe baz de
c0itan Ala departamentul trezorerieB. 7rdinul de plat este emis de unitatea
beneficiar i este primit la S! ;#elecomunicaii !<9; S4 prin intermediul bncii.
<actura se emite n ( e%emplare Aun e%emplar pentru client, iar celelalte dou rm/n
la unitateB.3epartamentul financiar-contabil introduce datele n sistem pe baza
acestor documente 5ustificative.
Clieni inceri sau ?n liti&iu - n cazul neplii la timp a facturilor pentru
serviciile prestate, se emite un proces verbal ce conciliere. Neful ageniei i eful
contabil decid, n aceast situaie, care este perioada de timp care i se mai poate
acorda clientului p/n la plat.
Hntocmirea rapoartelor - lunar se elibereaz de la departamentul financiar-contabil
situatia contului clientului) care listeaz detaliile privind tranzaciile perioadei
curente Av/nzri, ncasri, reglriB, soldul curent, restane, data posibil de ncasare,
balana analitic a clientului, ce prezint o list cu soldul iniial, soldul final pentru
fiecare client i 5urnalul de v/nzri, unde se nregistreaz zilnic elementele necesare
pentru determinarea corect a #G4 colectat.
22
.. escrierea detaliat a sistemului informaional e3istent
n urma studierii documentaiei firmei s-au obinut informaii suplimentare privind
procesele de prelucrare care au loc n cadrul sistemului de eviden al clienilor, grupate n
funcie de principalele operaiuni economice i transformri:
aB Contractarea clienilor, care urmrete prelucrarea datelor privind rapoartele de
necesitate, plec/nd de la urmtoarele tranzacii:
.rimirea rapoartelor de necesitate2
nc0eierea contractelor.
bB 9videna vBn"rii serviciilor, prin care se culeg i se prelucreaz datele generate de
urmtoarele tranzacii:
.restarea serviciilor2
-miterea facturilor.
cB Drmrirea plilor, prin care se preiau i se prelucreaz datele din procesul de
v/nzare:
9ecepionarea documentelor de plat2
"dentificarea clienilor inceri sau n litigiu.
dB Compensarea datoriilor , care urmrete prelucrarea informaiilor din ordinele de
compensare.
n continuare vom analiza pe r/nd urmtoarele aspecte:
3escrierea intrrilor Aa documentelor 5ustificativeB2
3escrierea prelucrrilor2
3escrierea ieirilor din sistemul de eviden al clienilor.
Contractarea clienilor
Primirea rapoartelor de necesitate
a> escrierea documentelor primare:
Raportul de necesitate Aane3a .> 0 este ntocmit de ctre client n dou e%emplare,
av/nd urmtoarele destinaii:
0 un e%emplar rm/ne la client2
0 un e%emplar este trimis la departamentul de marLeting n
vederea studierii de ctre organul te0nic de specialitate.
23
#> escrierea flu3urilor informaionale i a procedurilor de prelucrare:
!lientul emite un raport de necesitate, n care solicit un serviciu S!
D#elecomunicaii !<9E S4 Ade e%emplu, poate solicita montarea unui post telefonic,
stabilirea unei legturi telefonice, etc.B. 4cest raport de necesitate a5unge la departamentul
de marLeting, apoi este trimis efului ageniei de telecomunicaii pentru verificare i
semnare, dup care este nregistrat n contabilitate.
.e baza datelor despre rapoartele de necesitate nregistrate n contabilitate se listeaz
lunar centralizatorul rapoartelor de necesitate.
c> escrierea listelor) situaiilor) rapoartelor sau altor ieiri din sistem:
Centrali"ator rapoarte de necesitate Aane3a 2> F se listeaz lunar i conine toate
rapoartele de necesitate primite ntr-o lun, n ordine cronologic. Se ar0iveaz la
departamentul de marLeting2
Hnc4eierea contractelor
a> escrierea documentelor primare:
Raport de necesitate ?nre&istrat Aane3a I> C reprezint raportul de necesitate
nregistrat anterior n contabilitate2
Contractul Aane3a J> 0 este ntocmit n cadrul departamentului de marLeting, ntre
reprezentanii legali sau mputernicii ai prilor contractante. Servete la transferul
dreptului de proprietate asupra unor servicii n sc0imbul unui pre e%primat n bani.
Se ntocmete n dou e%emplare Aunul rm/ne la client, iar cellalt la furnizorB, dup
care este trimis la eful ageniei teritoriale pentru semnare i pentru confirmarea
legalitii. Se ar0iveaz la departamentul financiar-contabil.
!ontractul cuprinde:
- prile contractante2
- obiectul contractului2
- data intrrii n vigoare i durata contractului2
- obligaiile furnizorului2
- obligaiile beneficiarului2
- valoarea contractului, modalitile de plat i penaliti2
- ncetarea i rezilierea contractului2
- rezolvarea litigiilor2
- dispoziii finale2
- semnturile avizate ale prilor contractante i parafele
acestora.
evi"ul de lucrri suplimentare Aane3a > F se ntocmete de ctre departamentul de
marLeting pentru servicii care nu sunt prevzute n contract. Se ntocmete ntr-un
singur e%emplar i cuprinde diferite pri n funcie de serviciile solicitate
Amaterialele utilizate, manopera, salarii i reinerile aferenteB.
Ane3a la contract Aane3a K> F se ntocmete pe baza devizului de lucrri
suplimentare i cuprinde servicii suplimentare care se vor efectua i care nu au fost
prevzute n contract. Se ar0iveaz la departamentul de marLeting2
Cerere de suplimentare a ane3ei Aane3a L> F se ntocmete de ctre client cu privire
la efectuarea unor servicii care nu sunt incluse nici n contract, nici n ane%. Se
ntocmete n dou e%emplare, dintre care unul este trimis la departamentul de
marLeting i unul rm/ne la client.
Cerere de re"iliere a unui contract sau de re"iliere a unor servicii prev"ute ?n
contract Aane3a M>F se ntocmete n dou e%emplare, unul fiind trimis la
24
departamentul de marLeting, iar cellalt rm/n/nd la client. -ste ntocmit de ctre
client n vederea ncetrii furnizrii serviciilor.
#> escrierea flu3urilor informaionale i a procedurilor de prelucrare:
n cadrul nc0eierii contractelor au loc urmtoarele operaii:
9aportul de necesitate nregistrat n contabilitate este trimis la organul te0nic de
specialitate, care l analizeaz i d soluia te0nic. 4ceasta const n acceptarea sau
neacceptarea proiectului.
3ac soluia te0nic este DacceptatE, n baza raportului de necesitate se dispune
nc0eierea, la departamentul de marLeting, a unui contract ntre cele dou pri, dup care
este trimis la departamentul financiar-contabil, unde datele vor fi introduse n sistem.
n cazul n care clientul dorete e%ecutarea unei lucrri neprevzute n contract, se
ntocmete un deviz de lucrri suplimentare la departamentul de marLeting, pe baza cruia se
va ataa la contract o ane% cu lucrrile suplimentare efectuate, care se trimite de asemenea
la departamentul financiar-contabil, unde datele vor fi introduse n baza de date.
4t/t ntre raportul de necesitate i contract, c/t i ntre devizul de lucrri
suplimentare i ane%a la contract e%ist o relaie de ) la ).
n cazul n care clientul dorete sistarea anumitor servicii, ntocmete o cerere de
reziliere a unor servicii prevzute n contract sau de reziliere a contractului, care va fi
trimis mai nt/i spre aprobare efului ageniei de telecomunicaii, iar apoi, la departamentul
financiar-contabil, unde se va nregistra, actualiz/ndu-se astfel datele despre clientul
respectiv.
3ac soluia te0nic este DrespinsE se emite un act de rspuns ctre client, prin care
i se comunic faptul c nu se poate efectua lucrarea, dac poate reveni i c/nd poate reveni.
c> escrierea listelor) situaiilor) rapoartelor sau altor ieiri din sistem:
.e baza intrrilor n sistem i a prelucrrii acestora la sf/ritul fiecrei luni se vor
ntocmi rapoarte, care vor fi generate automat.
!ista alfa#etic a clienilor Aane3a ((> 0 este obinut pe baza contractelor noi
nc0eiate, at/t cu clieni noi, c/t i cu cei cu care e%ist alte contracte de5a nc0eiate
Alistat lunarB.
!ista contractelor re"iliate Aane3a (,> F sintetizeaz datele cu privire la clienii care
au cerut rezilierea contractelor. 3atele despre clienii care au cerut rezilierea
contractelor se pstreaz n sistem, iar lunar se actualizeaz aceast list.
!ista clienilor ?n ordinea codurilor Aane3a (.> C fiecrui client i este atribuit un cod
intern, prin care se face diferenierea ntre clieni. 4ceasta cuprinde at/t clienii din
luna respectiv, c/t i clienii mai vec0i.
9videna vBn"rii serviciilor
a> escrierea documentelor primare:
-rdinul de e3ecuie Aane3a (2> F este ntocmit ntr-un singur e%emplar n cadrul
departamentului de marLeting. -ste trimis spre semnare efului ageniei, iar apoi
departamentului financiar-contabil.
evi" calcul de asisten Aane3a (I> F se ntocmete ntr-un singur e%emplar de ctre
comisia te0nic Alaborator -349B, conin/nd numrul de ore lucrate pentru
analiza spaiilor unde se vor efectua lucrrile, salariul pe or, valoarea total i
reinerile aferente.
25
Procesul ver#al Aane3a (J> 0 este ntocmit de ctre anga5atul care e%ecut lucrarea,
n dou e%emplare, unul rm/n/nd la client, iar cellalt la departamentul de
marLeting, fiind ar0ivat la dosar.
#> escrierea flu3urilor informaionale i a procedurilor de prelucrare:
n baza raportului de necesitate emis de client n vederea prestrii de servicii
suplimentare celor prevzute n contract, se emite un ordin de e%ecuie la departamentul
de marLeting.
!omisia te0nic ntocmete un deviz calcul de asisten dup analiza terenului unde
se va efectua lucrarea.
.e baza ordinului de e%ecuie, anga5atul presteaz serviciul i ntocmete un proces
verbal n care specific lucrrile efectuate, materialele consumate i aparatele folosite.
.rocesul verbal este semnat de ambele pri, dup care se nregistreaz la
departamentul financiar-contabil.
4t/t ntre ordinul de e%ecuie i devizul calcul de asisten c/t i ntre ordinul de
e%ecuie i procesul verbal e%ist o relaie de ) la ).
!onsemnarea plii lucrrilor suplimentare neprevzute n contract se va face odat
cu emiterea facturilor lunare ctre client. 4ceste facturi se nregistreaz la departamentul
financiar-contabil, unde sunt transcrise n 5urnalul pentru v/nzri.
ntre raportul de necesitate i factur e%ist o relaie de ) la ).
n vederea ntocmirii decontului #G4, se preiau sumele din 5urnalul de v/nzri i de
cumprri aferente unei luni.
nregistrarea operaiunilor:
K))).%%%% Z Y
J&K.%%%
J&(.%
J*R.%%%
KK'J
nregistrat v/nzarea de servicii i lucrri,
produse reziduale i veniturile din e%ploatare.
c> escrierea listelor) situaiilor) rapoartelor sau altor ieiri din sistem:
Factura Aane3a (K> C se ntocmete manual, n trei e%emplare, la livrarea serviciilor
i a lucrrilor. .rimul e%emplar se e%pediaz clientului, celelalte dou rm/n/nd la
serviciul financiar-contabil al furnizorului, unde se ar0iveaz.
<actura servete ca:
- document pe baza cruia se deconteaz lucrrile i serviciile
prestate2
- document 5ustificativ de nregistrare n contabilitatea
furnizorului i cumprtorului.
Nurnalul de vBn"ri Aane3a (L> C n care se nregistreaz zilnic veniturile obinute
din v/nzarea serviciilor i elementele necesare pentru determinarea corect a #G4
colectat. -ste obinut pe baza prelucrrii facturilor. Se listeaz lunar de la
departamentul financiar-contabil i este folosit ca document 5ustificativ la nota
contabil.
@ot de conta#ilitate Aane3a (M> C este un document 5ustificativ de inregistrare in
contabilitatea analitic i sintetic. Se listeaz lunar, cuprinde nregistrrile contabile
preluate din 5urnalul de v/nzri, cumul/nd sumele pe conturi analitice de clieni.
Re&istrul creanelor Aane3a ,7> C listeaz lunar toi clienii care au soldul diferit de
zero, cu suma aferent. Se obine pe baza prelucrrii facturilor dintr-o lun. Se
ar0iveaz la departamentul financiar-contabil.
26
Drmrirea plilor
Recepionarea documentelor de plat
a> escrierea documentelor primare:
C4itana Aane3a ,,> C se ntocmete n trei e%emplare i servete ca document
5ustificativ privind ncasarea unei sume n numerar de ctre departamentul trezorerie.
Se nregistreaz n contabilitate. !ircul la pltitor Aprimul e%emplarB, al doilea
e%emplar rm/ne n carnet, folosind ca document de verificare a operaiunilor
efectuate n registrul de cas, iar al treilea e%emplar rm/ne la contabilitate.
-rdinul de plat Aane3a ,.> C este un document emis de ctre pltitor pentru a-i
ac0ita o datorie fa de beneficiar, d/nd dispoziie unei bnci s plteasc suma
nscris pe formularul ntocmit n trei e%emplare. -l va a5unge ulterior la banca
beneficiarului, care va pune suma respectiv la dispoziia acestuia.
93tras de cont Aane3a ,2> - reprezint un document emis de banc prin care aceasta
informeaz unitatea referitor la ncasrile efectuate de aceasta prin cont, soldul
contului, comisioanele bancare etc.
@ota de creditare Aane3a ,I> F este un document de comunicare a operaiilor de
decontare ntre uniti, servind la confirmarea virrii sumelor datorate de clieni
pltite unitii centrale. Se completeaz n dou e%emplare mpreun cu ane%a la nota
de creditare, n care sunt prezentate detaliat ncasrile pe baza facturilor emise. 8n
e%emplar ram/ne la emitent, cellalt se ar0iveaz la departamentul financiar-contabil
al unitii destinatare.
#> escrierea flu3urilor informaionale i a procedurilor de prelucrare:
n cadrul acestei tranzacii e%ist dou posibiliti:
.lata prin intermediul ordinului de plat, aceasta realiz/ndu-se prin intermediul
bncii2
.lata prin intermediul trezoreriei, efectu/ndu-se pe baz de c0itan.
!lientul completeaz 7. n trei e%emplare, dintre care primele dou sunt trimise
bncii beneficiarului Aalb i rozB, cel n original rm/n/nd la banc, iar cel roz este
trimis la departamentul financiar-contabil al furnizorului.
.e baza ordinelor de plat reinute la banc, aceasta emite zilnic ctre furnizor un
e%tras de cont cu operaiunile din ziua respectiv. 3eci, ntre 7. i e%tras e%ist o
relaie:
- de ) la ), n cazul n care un e%tras de cont este ntocmit pe
baza unui singur 7.2
- de mai multe la unu, n cazul n care e%trasul de cont se
ntocmete pe baza operaiilor din mai multe 7..
n cazul n care plata serviciilor se face n numerar, se elibereaz o c0itan.
-%ist situaii n care decontarea facturilor nu se efectueaz la nivel local, ci prin
intermediul unitii centrale. n acest caz se folosete nota de creditare. :ota de creditare
servete corectrii soldurilor din balana analitic.
Sumele virate din contul unitii centrale sunt evideniate n e%trasul de cont emis
zilnic. ntre e%trasul de cont i nota de creditare e%ist o relaie de ) la ), av/nd n vedere
c nota de creditare se emite lunar, iar e%trasul de cont zilnic.
nregistrarea operaiunilor:
*)') A*())B Z K))).%%%%
ncasare client
*)') A*())B Z K6).%%%%
27
ncasarea clienilor inceri
c> escrierea listelor) situaiilor) rapoartelor sau altor ieiri din sistem:
Fi analitic partenerAclient> Aane3a ,J> F listeaz detaliile privind tranzaciile
perioadei curente Av/nzri, ncasri, reglriB, soldul curent, restane, data posibil de
ncasare.
/alana analitic partener A2(((.333> Aane3a ,K> C se listeaz lunar i prezint, n
ordinea alfabetic a clienilor, soldul iniial, rula5ele, total sume i soldul final2
Situaia ?ncasrii facturilor Aane3a ,L> C se listeaz lunar i servete ca 5urnal
au%iliar pentru inerea contabilitii analitice a clienilor i ca o situaie a soldurilor
contului K))) D!lieniE. Se completeaz zilnic, n cadrul departamentului financiar-
contabil, pe baza documentelor 5ustificative privind serviciile prestate, respectiv
ncasarea de la clieni.
@ot de conta#ilitate Aane3a ,M>.
Identificarea clienilor inceri sau ?n liti&iu
a> escrierea documentelor primare:
Facturi a6unse la scaden ne?ncasate F reprezint facturile care nu au fost ac0itate
n termen, pe baza crora se calculeaz penaliti pentru fiecare zi de nt/rziere.
#> escrierea flu3urilor informaionale i a procedurilor de prelucrare:
n cadrul departamentului financiar-contabil, prin operaiunea de cumulare a
soldurilor tuturor facturilor a5unse la scaden i neac0itate, se listeaz lunar penalitile
calculate pentru fiecare zi de nt/rziere, pe fiecare client n parte. 7peraiunea se
efectueaz lunar, evideniind astfel creana total a unitii asupra clienilor inceri.
#ot pe baza facturilor neac0itate p/n la data scadenei se listeaz lunar D7bligaiile
de plat clieni scadente p/n la...E, care nu conine penalitile calculate pentru fiecare
factur nencasat.
n situaia n care clientul nu a pltit la timp, la data scadenei unitatea emite un
e%tras de cont ntocmit la departamentul financiar-contabil, care cuprinde lista facturilor
neac0itate p/n la aceast dat. 8nitatea trimite clientului un e%emplar, iar cellalt va fi
nregistrat n contabilitate. n termen de cinci zile de la primirea e%trasului de cont,
clientul trebuie s-l restituie, confirmat, pentru suma acceptat, iar n caz de refuz total
sau parial, trebuie s ane%eze nota e%plicativ care cuprinde obieciile sale. 4cest e%tras
de cont ine loc de conciliere.
n cazul n care, n termen de cinci zile, clientul nu ac0it suma datorat, se emite de
ctre departamentul marLeting un proces verbal de conciliere, care va fi trimis spre
semnare efului ageniei de telecomunicaii. 4cest proces verbal este ntocmit pe baza
datelor din e%trasul de cont refuzat de client. Se emite n trei e%emplare, dintre care unul
este trimis la client, unul la oficiul 5uridic al unitii centrale, iar al treilea este ar0ivat la
departamentul financiar-contabil.
nregistrarea operaiunilor:
Y Z J&K.%%%
K))).%%%% An rouB
K))R.%%%%
#recerea clienilor la clieni inceri.
Y Z J&K.%%%
K)))R.%%%%An rouB
K6).%%%%
28
#recerea clienilor inceri la debitori diveri
c> escrierea listelor) situaiilor) rapoartelor sau altor ieiri din sistem:
-#li&aii plat clieni scadene pBn la... Aane3a .7> F se listeaz lunar,
prezent/nd situaia facturilor nencasate p/n la termen. :u precizeaz penalitile
calculate pentru facturile nencasate2
Calcul penaliti la data de Aane3a .(> F se listeaz lunar, pentru fiecare client n
parte. Se calculeaz pentru facturile care au depit termenul2
Fi de cont pentru operaii diverse Aane3a .,> F se completeaz lunar, cuprinz/nd
operaiuni efectuate n conturi analitice pe fiecare client i se listeaz la sf/ritul
anului. Se ntocmete pe baza notelor contabile.
93tras de cont emis de unitate Aane3a ..> F se emite de ctre departamentul
financiar-contabil, n cazul n care factura a a5uns la scaden i nu a fost ac0itat, n
dou e%emplare pentru fiecare client care a devenit incert Aun e%emplar este trimis la
client, iar cellalt este ar0ivat la departamentul de marLetingB2
Proces ver#al de conciliere Aane3a .2> F este emis n trei e%emplare de ctre
departamentul de marLeting, pe baza datelor din e%trasele de cont. -ste semnat de
eful de agenie, de unde un e%emplar pleac spre client, unul la oficiul 5uridic al
unitii centrale, iar ultimul fiind ar0ivat la departamentul de marLeting.
@ota conta#il Aane3a ,M>.
Compensarea datoriilor
a> escrierea documentelor primare:
Facturi ce urmea" a fi compensate Aane3a .I> F reprezint facturile pentru care s-a
acceptat compensarea, ca urmare a nelegerii dintre cele dou uniti. 4cestea se
ane%eaz la ordinul de compensare primit de la client ArozB, iar facturile emise de
ctre client Acare, n acelai timp, este un furnizor pentru S! E#elecomunicaii
!<9ES4B sunt centralizate ntr-o singur factur care se ane%eaz la ordinul de
compensare destinat clientului.
-rdinul de compensare Aane3a .J> F este un document ntocmit de unitate n cadrul
departamentului financiar-contabil, n dou e%emplare Aalbastru i rozB, fiind semnat
de ambele pri. .ersoana din cadrul unitii care semneaz acest document este eful
ageniei. .e verso se afl Dborderoul datoriilor stinse pentru 5ustificarea prin ordinul
de compensareE
Protocolul de compensare Aane3a .K> F se ntocmete n dou e%emplare de ctre
agenii economici ai unitilor care au convenit efectuarea decontrii prin
compensarea unei sume de bani. .rotocolul de compensare servete ca document de
nregistrare operativ i n contabilitate i, n acelai timp, ca document de
confirmare a compensrii. !ircula la eful ageniei i la contabilul ef pentru semnare
i la serviciul financiar-contabil pentru verificarea i nregistrarea procesului de
compensare. Se ar0iveaz at/t la furnizor, c/t i la client.
Proces ver#al de compensare Aane3a .L> F cuprinde lista persoanelor 5uridice care
intr n compensare, cu codul fiscal, numele reprezentanilor, seria i numrul
ordinului de compensare i suma compensat.
#> escrierea flu3urilor informaionale i a procedurilor de prelucrare:
n cadrul operaiunii de compensare a datoriilor se face iniial un puncta5 ntre cele
dou uniti care sunt de acord cu efectuarea compensrii. 3up ce au a5uns la o
29
nelegere n privina sumei ce va fi compensat, se nc0eie dou ordine ntre agenii
economici: cel iniiator i cel destinatar.
3up semnarea ordinelor de compensare se trece la ntocmirea protocolului de
compensare a datoriilor reciproce. n vederea atenurii bloca5ului financiar,
reprezentanii celor dou firme convin la efectuarea decontrii prin compensare a unei
anumite sume.
<iecare partener nscrie n protocol facturile i sumele pe care le ac0it creditorului
i l transmite prin delegaie sau coresponden dup ce a fost certificat sub semntur i
tampil. .rotocolul devine operaional n momentul primirii lui de ctre iniiatorul
aciunii, certificate de ctre toi partenerii i aprobat de ctre destinatarul aciunii.
3up ntocmirea ordinului de compensare i a protocolului de compensare, datele din
aceste dou documente vor fi trecute i n procesul verbal de compensare.
nregistrarea operaiunii de compensare:
K&).%%%% Z K))).%%%%
c> escrierea listelor) situaiilor) rapoartelor sau altor ieiri din sistem:
Centrali"ator lunar de compensare pentru ordine de compensare emise$primite
Aane3a .M> F este obinut prin centralizarea ordinelor de compensare i evideniaz
totalul compensrilor din cursul lunii. -ste folosit ca document 5ustificativ la nota
contabil.
@ota conta#il Aane3a ,M>.
30
Cap.I eterminarea cerinelor informaionale pentru noul sistem
(. Cerine funcionale
3in analiza efectuat se observ o descentralizare total a funciei contabile care are n
vedere nregistrarea n contabilitate i evidena analitic a lucrrilor i serviciilor, pe de o
parte, i centralizarea total a nregistrrii i evidenei analitice a clienilor, pe de alt parte.
-videniem urmtoarele deficiene care se constituie ca cerine funcionale ale noii
aplicaii:
.roblema modificrii tarifelor F preurile specificate n contract sunt preluate din
<oaia 7ficial din anul curent. 3in cauze obiective Acum ar fi diferene de curs
valutar, inflaia, creterea preurilor etc.B tarifele, respectiv preurile pentru serviciile
prestate i lucrrile e%ecutate se pot modifica. .rin urmare este necesar nlocuirea
contractului e%istent cu unul actualizat care s conin modificrile din <oaia
7ficial. Soluionarea acestei probleme are n vedere urmtoarele aspecte:
modificarea tarifelor atrage dup sine nlocuirea contractelor
ceea ce determin un volum mare de munc pentru anga5ai i duce la reducerea
timpului de ndeplinire a sarcinilor zilnice a fiecruia dintre anga5aii care
opereaz cu aceste contracte.
odat cu modificarea tarifelor se modific i valoarea
facturilor emise. n cazul n care creterea preurilor are loc n cursul lunii atunci
calculul valorii totale din factur trebuie s aib n vedere at/t tarifele vec0i c/t
i cele noi.
.roblema fiei analitice partener F fia analitic a clientului se ntocmete de dou
ori pe an. -ste necesar listarea acesteia lunar pentru cunoaterea situaiei lunare a
clienilor n vederea ntocmirii diferitelor rapoarte cerute de unitatea central ori de
c/te ori este nevoie.
,. Cerine nefuncionale
.rintre cerinele nefuncionale ale noului sistem regsim:
9ealizarea unei aplicaii noi n regim distribuit, ceea ce presupune conectarea tuturor
entitilor din cadrul ageniei la reeaua unitii centrale. 4ceasta presupune
e%istena unui server de aplicaii i a unui server de baze de date. -ste necesar
dezvoltarea infrastructurii fizice util comunicrii datelor n timp real de la i spre
31
entitile e%terne din cadrul unitii centrale, care solicit sau trebuie s pun la
dispoziie flu%uri de date.
3ezvoltarea unui program care s conin tarifele practicate de agenie, iar n
momentul n care se modific preurile serviciilor prestate, prin intermediul acestui
program s se actualizeze automat contractele cu noile tarife i implicit facturile
lunare. 4ceasta presupune i legtura acestui program cu programul de ntocmire a
facturilor.
9ealizarea unei legturi ntre programul de ntocmire a facturilor i aplicaia
Sinentor, pentru a evita introducerea acelorai date de mai multe ori. "ntroducerea
datelor din facturi este necesar pentru obinerea mai multor rapoarte.
3ezvoltarea unui program care s asigure securitatea datelor prin stabilirea de
niveluri de acces pentru diferite categorii de utilizatori din interiorul ageniei.
-ste necesar utilizarea unei aplicaii care s genereze automat periodic penalitile
calculate An vederea uurrii muncii fiziceB fr a mai fi nevoie de calculul manual
care necesit mult timp pierdut de ctre anga5ai .
32