Soluii informatice integrate pentru asigurarea unui management performant n universitile romneti

Proiecte de cercetare exploratorie

Proiect CNCSIS PNII ID_683
Soluii informatice integrate pentru
asigurarea unui management
performant n universitile rom!ne"ti
#Sinte$a#
%&&'
1
(c)ipa de proiect*
Prof. Dr. Gheorghe Sabu irector
!onf. Dr. "ihaela "untean
#ect. Dr. $amona %ologa
#ect. Dr. $&van %ologa
'sist. Dr. (uliana Scora
'sist. Dr. (rimia $o)ana*'ina
Soluii informatice integrate pentru asigurarea unui management performant n universitile romneti
Soluii informatice integrate pentru asigurarea unui
management performant n universitile rom!ne"ti
!ercetarea s*a esfurat n ou fa&e i anume+
1. $eali&area unui stuiu privin argumentarea utili&rii sistemelor ,$P ca
strategie e integrare a universitilor romneti cu urmtoarele activiti+
- (entificarea riscurilor i a beneficiilor implementrii unui sistem integrat
la nivel managerial- organi&aional- al infrastructurii- etc.
- Stuiul unor sisteme ,$P e&voltate i implementate n universitile in
.niunea ,uropean.
/. Stabilirea schemei conceptuale a sistemului ,$P pentru universitile
romneti cu urmtoarele activiti+
- (entificarea moulelor funcionale e ba& ale sistemului ,$P
- (entificarea configuraiei echipei ,$P i a responsabilitilor fiecrui
membru al echipei
Stuiile e)istente n literatura e specialitate au ientificat i anali&at riscurile
implementrii e sisteme informatice i n special e sisteme integrate n carul
firmelor. .niversitile sunt un ca& particular i in acest motiv- stuiul a ncercat s
rspun la urmtoarele ntrebri +
- !are sunt riscurile ma0ore n ca&ul implementrii unui sistem integrat n meiul
universitar1
- !are sunt moalitile e minimi&are a acestor riscuri?
- ,)ist iferene n ceea ce privete categoriile e riscuri ntre firme i universiti1
Pentru reali&area acestui stuiu- s*au utili&at site*urile universitilor in 'merica-
'ustralia i ,uropa care au implementat un sistem integrat. (n urma stuierii unui
numr e implementri e sisteme integrate n meiul universitar- s*a reali&at i o
sinte& privin principalele cau&e pe care universitatea respectiv le*a specificat ca
fiin cele mai importante n eecul implementrii.
'm utili&at e asemenea- ocumentaia oferit e consoriu !ineca- privin
implementrile soluiei lor n universitile in (talia- consoriu cu care avem ncheiat
i un acor e colaborare. 'u fost stuiate articolele publicate e 2,ucase !enter for
'pplie $esearch 3,!'$4- o organi&aie nonprofit format in peste /555 e colegii
i universiti- precum i /55 e corporaii 3666.eucause.com4. Datele au fost
colectate i in cri e specialitate- articole- stuii e ca& sau rapoarte anuale ale
iferitelor firme.
Stuiul a plecat e la un moel n care+
- %eneficiile sunt corelate cu graul e satisfacie a membrilor universitii7
- $iscurile sunt corelate cu graul e satisfacie a membrilor universitii.
- %arierele sunt corelate cu riscurile.
- %arierele sunt corelate cu graul e satisfacie a membrilor universitii
.n proiect e implementare a unui sistem integrat este foarte iferit e proiectele
e implementare a altor sistemelor informatice. (n ncercarea e a aapta soluia
aleas la cerinele universitii- vor apare o serie e probleme 3bariere4 care pot limita
beneficiile implementrii unui astfel e sistem. 'ceste bariere trebuie ientificate cu
mult atenie i eliminate nainte ca sistemul s ntre n funciune- altfel ele pot aciona
rept 8conductoare9 e riscuri. :inn cont e faptul c universitatea+
- nu are un sistem integrat- ar s*a e)tins- a crescut numrul e stueni i e
personal i este foarte greu e a controla toate activitile.
/
Soluii informatice integrate pentru asigurarea unui management performant n universitile romneti
- are un numr relativ mare e aplicaii care nu mai satisfac cerinele curente i
nu sunt integrate
s*au ientificat principalele pro+leme,+ariere care apar n procesul e implementare
a unui sistem integrat n meiul universitar i s*au grupat n ; categorii+ managerial-
resurs uman- tehnologie- proiectarea sistemului 3tabel 14+
Tabel 1. Probleme
Nivel Pro+leme
<ehnologic
!onversia atelor este e)ecutat necorespun&tor
!alitatea necorespun&toare a suportului e migrare a atelor
,rori e operare n timpul e)ecuiei tran&aciilor.
Dificultate n e)ecutarea e noi procese
Probleme e cone)iune n reea=(nternet
!apacitatea reelei nu permite acces corespun&tor la sistem
.niversitatea ntmpin probleme tehnice n ca&ul trecerii la o nou versiune a
sistemului
,rori e ate i erori soft6are
Probleme e mentenan
De&astre naturale i efeciunea general a sistemului
<estarea insuficient a sistemului- nainte e fi pus n funciune
"oificri tehnologice neanticipate
$esursa
uman
<raining necorespun&tor pentru utili&area sistemului. Sistemul este ificil e nvat i
utili&at ntr*o perioa scurt e timp
#ipsa e e)perien i e pregtire a membrilor universitii.
Probleme cu unii utili&atori atorit schimbrilor survenite n responsabiliti .
>eatenia utili&atorilor atunci cn se lucrea& cu noul sistem
#ipsa unui consens al membrilor universitii n legtur cu activitile proiectului i
managementul proiectului
,)periena necorespun&toare a membrilor echipelor e implementare.
"embrii comunitii universitare cre c sistemele informatice e)istente corespun
scopurilor universitii i c nu este necesar schimbarea lor pentru a mbunti
eficiena. Dup ce %P$ a fost aplicat- 0oburile i responsabilitile utili&atorilor ce
lucrea& cu acest sistem s*au moificat conucn la probleme ntre anga0ai. "ai mult-
implementarea unui sistem integrat a creat n mintea anga0ailor frica c i vor piere
0oburile.
#ipsa e analiti e business
#ipsa isciplinei
!onsultanii cheie sunt implicai i n alte proiecte i nu sunt isponibili.
'sistena oferit e consultani nu corespune ateptrilor
(nsuficient suport in partea furni&orului. Depenena e furni&ori i e consultani
"anagerial Sistemul nu sastisface obiectivele propuse e universitate
Schimbarea persoanei in po&iia e 8campion al proiectului9 va afecta spri0inul oferit
e managementul superior al universitii.
#ipsa unui manager e proiect cu autoritate corespun&toare. ,ec n a reali&a o
colaborare strns ntre membrii echipei e proiect i consultani
.tili&atorii nu sunt implicai n proiectare
#ipsa unui suport corespun&tor in partea top managementului universitar
!omunicare ineficient
Depirea bugetului
Depirea termenului e finali&are stabilit
Soluia aleas nu se poate aapta la proceurile i politicile in universitate fr
moificari- mai multe ecat au fost estimate.
Proiectarea
sistemului
$eproiectarea efectuoas a proceselor in universitate .
?ragmentarea proceselor i creterea numrului e procese
?iecare nou versiune moific procesele.
@
Soluii informatice integrate pentru asigurarea unui management performant n universitile romneti
#ipsa e isciplina i stanari&are a coului
De&voltarea e funcii greite- a unei interfee greite
"oificri continuu n coul surs
#ipsa unei metoologii eficiente
Se impune e&voltarea e multe rapoarte customi&ate
De asemenea- s*au ientificat cinci riscuri ma-ore asociate cu implementarea
sistemelor ,$P
- #ipsa alinierii noului sistem la procesele e business specifice firmei7
- Piererea controlului atorit escentrali&rii procesului eci&ional7
- $iscuri asociate cu comple)itatea proiectului 7
- #ipsa e e)perien a anga0ailor 7
- $e&istena utili&atorilor.
?iecare in riscurile pre&entate anterior- au fost stuiate n conte)tul implementrii
unui sistem integrat n universiti i s*au specificat moalitile prin care
universitatea ar putea minimi&a aceste riscuri 3tabel /4.
Tabel 2. "oaliti e minimi&area a riscurilor ma0ore.
.odaliti de
minimi$are a
riscurilor ,riscuri
#ipsa
alinierii
sistemului
la procesele
specifice
universitii
#ipsa
controlului
atorit
escentrali&rii
procesului
eci&ional
!omple)itatea
proiectului i un
management
eficitar al
proiectului
#ipsa e
e)perien a
personalului
$e&istena
utili&atorilor
$eproiectarea
proceselor in
universitate
x
(mplicarea
consultanilor
funcionali i
tehnici
x x
A strns
colaborare ntre
consultani i
echipa e proiect
x
Suportul top
managementului
universitar
x x x
!omitetul e
conucere
x x
"embrii echipei
e proiect+
3e)perien-
cunotine -
eicai
proiectului4
x
Specificarea
etaliat a
cerinelor
x x
.n plan e
implementare
etaliat
x
!omunicarea i
colaborare cu
utili&atorii cheie
x
;
Soluii informatice integrate pentru asigurarea unui management performant n universitile romneti
,)periena
managerial
x
(mplicarea
utili&atorilor
x
<raining
x x
(mplicarea
auitului intern
x x
<estarea
corespun&toare a
sistemului
anterior
implementrii
x
"onitori&are
atent a sistemului
up
implementare
x
,)perien n
managementul e
proiecte
x x
"anagementul
schimbrii i a
tran&iiei
x x x
A planificare
etaliat a
proiectului
x x x x x
$e&ultatele acestui stuiu ofer suport urmtoarei fra&e 8succesul implementrii
unui sistem integrat ntr-o universitate depinde n primul rnd de identificarea
riscurilor majore i de modalitile de minimizare a acestor riscuri.
'vanta0ele unui sistem ,$P sunt multiple i acestea sunt probate e numeroasele
implementri la nivel monial ns toate aceste beneficii sunt ause numai n ca&ul
implementrii e succes a unui sistem ERP verificat matur, stabil i performant. Studiu a
ientificat i anali&at beneficiile implementrii unui sistem integrat n meiul
universitar. 'ceste beneficiile le*am grupat n beneficii la nivel operaional-
managerial- strategic- infrastructura (< i organi&aional. 'nali&a SBA< reali&ata a
evieniat principalele motivaii care etermin implementarea unui sistem integrat n
universitile in $omnia+
De asemenea- am ientificat o serie e sisteme informatice implementate i
e&voltate pe plan european- att e tip ,$P- ct i e tip .*GAC- consiern
avanta0ele i e&avanta0ele ambelor tipuri e soluii (<. Dintre acestea soluia
!(>,!' i soluia Afficina e !ooperation .niversitaria fiin cele mai cunoscute.
(n fa&a a oua a proiectului a fost ientificat configuraia echipei ,$P. Pentru
implementarea cu succes a unui sistem ,$P n carul unei universiti- spri0inul
managementului superior al universitii este un factor ecisiv. Proiectul ,$P trebuie
s fie foarte bine organi&at- fiin necesar+ un comitet eci&ional pentru integrare
strategic n carul universitii7 un comitet e)ecutiv- echipa pentru managementul
proiectului- echipa pentru managementul schimbrii- echipa proiectului- echipele e
implementare- echipa pentru stanari&area atelor- echipa pentru efinirea strategiei
e raportare- echipa tehnic- echipa pentru migrarea atelor- echipa pentru asigurarea
securitii atelor- echipele care vor customi&a interfeele. Pentru fiecare echip au
fost etaliate responsabilitile.
D
Soluii informatice integrate pentru asigurarea unui management performant n universitile romneti
,)ist cinci probleme eseniale ale managementului e proiect specific unui
proiect e implementare a unui sistem e management universitar pe care echipa
pentru managementul proiectului trebuie s le gestione&e+
- crearea unui plan e implementare formal-
- stabilirea unor termene realiste e reali&are a proiectului-
- reali&area perioic e ntlniri e lucru pentru comunicarea progresului
nregistrat-
- e)istena unui manager e proiect care s fie n acelai timp i campion al
proiectului-
- e)istena n carul echipei e implementare a unor membri care sunt n acelai
timp i eintori e interese.
De asemenea- pentru a asigura succesul implementrii unui sistem ,$P n carul
unei universiti- acesta trebuie aaptat obiectivelor universitii i proceurilor e
lucru e)istente la nivelul acesteia. (n figura 1- este propus o configuraie stanar e
ba& pentru ca&ul implementrii unui sistem ,$P n carul unei universiti in
$omnia. <oate moulele sistemului ,$P sunt interconectate cu moulul ?inanciar-
iar sistemul prevee un generator e rapoarte i statistici necesare top
managementului universitii- pentru fiecare moul al sistemului ,$P n parte.
Portalul va oferi servicii personali&ate 3cum ar fi notificri online4 pentru stueni-
care iactice i membri ai corpului aministrativ- precum i pagini 6eb cu coninut
informativ pentru alte categorii e persoane interesate. Portalul va pre&enta
autentificare securi&at n sistem pentru membrii comunitii acaemice. 'cest portal
poate a0uta instituia n emersul e mbuntire a calitii i personali&rii
comunicrii i colaborrii n campusul universitar. 'cesta ar putea inclue
componente e management al coninutului- management al ocumentelor i scanare
pentru creterea eficienei reali&rii ocumentelor electronice i transferului e
informaie.
Conclu$ii
(mplementarea unei soluii informatice eicate managementului universitar este
ast&i o opiune funamental pentru marea ma0oritate a universitilor care au neles
noile tenine i necesiti care se vehiculea& la nivel european. En acest stuiu am
ientificat riscurile ma0ore pe care le*am anali&at n etaliu n conte)tul universitilor
i e asemenea- am pus n evien moalitile e minimi&are a acestor riscuri. De
asemenea- am ientificat i anali&at beneficiile implementrii unui sistem integrat n
meiul universitar. 'ceste beneficii le*am grupat n beneficii la nivel operaional-
managerial- strategic- infrastructura (< i organi&aional.
'm ientificat o serie e sisteme informatice implementate i e&voltate pe plan
european- att e tip ,$P- ct i e tip .*GAC- consiern avanta0ele i
e&avanta0ele ambelor tipuri e soluii (<.
De asemenea- am ientificat configuraia echipei ,$P i a reponsabilitilor
fiecrui membru. <otoat am propus o arhitectur e ba& pentru sistemul ,$P.
F
Soluii informatice integrate pentru asigurarea unui management performant n universitile romneti
!igura 1. A arhitectur e ba&
G