7.

SELECTIONAREA DOCUMENTELOR
Operatiunea de selectionare a documentelor este una dintre cele mai
importante, pentru ca elementele si criteriile care o calauzesc difera de la o
epoca la aIta. Cu alte cuvinte, deseori ceea ce este lipsit de importanta, in
momentul selectionari, poate fi de mare utilitate in alta perioada. Pe de alta
parte, selectionarea documentelor este necesara din lipsa de spatiu pentru
depozitare, ceea ce determina creatorii si detinatorii sa scoata la retopit cat
mai multe documente. Ar fi de preferat sa ramana in arhiva documente fara
valoare, care si fie eliminate de catre arhivisti, dupa preluarea lor la Arhivele
Nationale, decat sa fie eliminate documente cu valoare documentar-istorica.
7.r. SELECTIONAREA DOCUMENTELOR DEFINIRE, CADRU JURIDIC
In Normele Tehnice (1996, p.8), selectionarea este definite ca ,,operatiunea
arhivistica de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a u.a. dintr-un
fond sau colectie, in vederea pastrarii permanente a celor ce fac parte din
Fondul Arhivistic Nalional (FAN) si eliminarea celor lipsite de importanta". Cu alte
cuvinte prin selectionare se urmareste atingerea a doua obiective:
- identificarea documentelor cu valoare documentar-istorica si practica ce vor fi
pastrate si depuse la Arhivele Nationale la timpul precizat in legislatie
- eliminarea din arhiva a documentelor care, prin trecerea unui anumit numar
de ani, nu mai au nici o importanta, astfel eliberandu-se spartii de depozitare
pentru elaborarea documentelor in curs de elaborare.
In Legea Arhivelor Nalionale (16/1996) si Instructiuni privind activitatea de
arhiva Ia creatorii si detinatorii de documente, aprobate de conducerea
Arhivelor Nationale este creionat cadrul legal al desfasurarii activitatii de
selectionare a documentelor. in Sectiunea a-II-a numita chiar Selectionarea
documentelor (art.10-11) din capitolul III (Obligatiile creatorilor si detindtorilor
de documente) al Legii Arhivelor Nalionale r;e precizeazd faptul cd in cadrul
Arhivelor Nalionale funcfioneazd, comtsia centralS de seleclionare a
documentelor care coordoneazd, activitatea <Le selecfionare a documentelor
intocmite gi delinute de creatorii la nivel centrerl, iar in cadrul direcliilor
judeJene ale Arhivelor Nalionale func\ioneazf cdte o comisie de selecJionare a
documentelor care coordoneazd, activitatea cle selecfionare a documentelor
delinute de ceilalli creatori. Modul de organizarre gi atributiile acestor comisii
se stabilesc prin norme privind activitat<>a arhivisticd aprobate de directorul
Arhivelor NaJionale (art.10). De asemenea, in fiecare unitate creatoare gi
delindtoare de documente funcJioneazd, cdte o comisie de seleclionare, numitd
prin decizia sau ordinul conducdtorulrni unitdlii respective, fiind compusd din:
un pregedinte, un secretar gi un numdr impar de membrii num(i din rAndul
specialigtilor proprii. Aceastd comisie se intrunegte anual, sau de cdte ori este
necesar, pentru aanahza fiecare u.a. in parte, stab ilindu- s e val o ar ea pr

acttcd s au i storicd. Procesul-verbal de selecfionare, insolit de inventarele

documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum gi de
inventarele documentelor ce se pdstreazd, permanent, se inainteazd spre
aprobare Comisiei centrale de seleclionare, in cazul creatorilor qi delindtorilor
de documente la nivel central, sau comisiile din cadrul direcliile judelene ale
arhivelor Nalionale, in cazul celorlalli creatori qi deJindtori de documente.
Documentele se scot din evidenlele arhivelor gi se pot elimina nurnai inbaza
proceselor-verbale ale comisiilor. in cazul administratorului unic, acesta poartd
rdspunderea pentru seleclionarea documentelor ce urmeazd. a fi arhivate. in
Instrucliuni privind activitatea de arhivd la creatorii gi delindtorii de documente,
in Capitolul II, litera D (art. 29-36) cuprind cdteva detalii cu privire aI
operaliunea de seleclionare. Astfel, in cadrul fiecdrei unitali creatoare qi
de{indtoare de documente funclioneazd cdte o comisie de selecfionare, numitd
prin decizia sau ordinul conducdtorului unitdlii respective. Comisia de
seleclionare este compusd din pregedinte, secretar gi un numdr impar de
membri, numili din r6ndul specialigtilor proprii, reprezentdnd principalele
compartimente creatoare de arhivd. $efui compartimentului de arhivd este de
drept secretarul comisiei de seleclionare. Anuai sau ori de c0te ori este nevoie,
la sesizarea secretarului, pregedintele convoacd comisia de seleclionare.
SecretaruI prezintd comisiei inventarele dosarelor cu termene de pdstrare
expirate. in aprecierca importanlei documentelor, comisia de seleclionare are in
vedere respectarea termenelor de pistrare a documentelor, prevdzute in
nomenclatorul dosarelor, acordAnd o atenlie deosebiti celor eare au, pe l6ngd
termenul de pdstrare, menliunea ,,c.s.". cand comisia de selecfionare constatd
greqeli de incadrare a documentelor la termenele de pdstrare sau stabileqte ca
unele din acestea sd fie pdstrate pefinanent, ele se trec in inventarele
corespwzdtoarc termenului lor de pdstrare, la anul gi compartimentul de muncd
respectiv. La incheierea lucrdrilor comisia intocmegte un proces-verbal care se
inatnteazd, spre aprobare conducerii unitdlii. Comisia efectueazd seleclionarea
atdt a documentelor create de unitatea respectivd, cdt gi a celor create de alte
unit[1i gi pdstrate in depozitul unitdlii respective. Inventarele dosarelor propuse
de comisia de selecJionare spre a fi eliminate, insolite de procesul-verbal aprobat
de conducerea unitdlii qi de inventarul documentelor peflnanente create in
perioada pentru care se efectueazd seleclionarea (cdte un exemplar) se
inatnteazd, cu adresd inregistratd, pentru confirmare, la Arhivele nalionale, in
cazul unitdlilor centrale, sau la direcliile judelene ale arhivelor Nalionale, in
cazul unitalilor locale. Arhivele Nalionale sau direc{iile judelene pot hotdri
pdstrarea permanentd a unor dosare, chiar dac6, potrivit nomenclatorului,
acestea au termene de pdstrare temporar[. Documentele se pdstreazd, in
ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor
nalionale, in vederea confirmdrii lucrdrii de seleclionare. Matricele sigilare
(sigilii, gtampile, parafe), confeclionate din metal, cauciuc sau orice alte
materiale , se inventariazd,in ordinea ddrii 1or in folosin!6, intr-un registru
special. Seleclionareamatricelor sigilare scoase din uz se efectueazd de cdtre

comisiile de selecfionare, pe bazd de proces-verbal inso{ite de inventar, cu

confirmarea Arhivelor Nafionale. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare
scoase drn uz se face indiferent de suportul acestora, intrucdt la stabilirea
valorii se au in vedere gi alte elemente: insemnele gi inscrisul din cdmpul sigilar,
valoarea artisticd, frecventa g.a. in incheierea acestui subcapitol, sd
consemndm $i faptul cd noua legislaJie a inldturat indicatorul, ca instrument de
lucru in arhive, termenele de pdstrare pentru fiecare categorie de documente
regdsindu-se in nomenclatorul arhivistic.Iatd, de ce inrcalizarca acestuia din
urmd este foarte important fixarea termenului de pdstrare pefinanent, nu
numai in funcJie de nevoi practice, ci gi de valoarea documentar-gtiinlificd a unor
categorii de documente.
7.2. SELECTIONAREA DOCUMENTELOR: REGULI $I PRECEPTE
in stabilirea importanlei documentelor pentru efectuarea operaliunii de
seleclionare se vor avea in vedere cdteva criterii asupra cdrora ne vom opri in
cele ceurmeazd:
a. valoarea istorici care cuprinde informa{ii privind istoria economicd, politicS,
cultural-religioas[, indiferent dacd acestea sunt de interes local, nalional sau
internalional
b. vechimea documentelor (in conformitate cu l{ormele Tehnice, nici un
document mai vechi de 1920 nu va fi supus selecliondrii)
c. frecvenfa in cadrul FAN gi universal - se impune cunoagterea cdt mai exactd a
documentelor create in mai multe exemplare qi aria lor de rdspdndire, pentru a
evita eliminarea acestora la toate nivelele. Trebuie apreciate valoric aganumitele dublete, JinAndu-se seama de locul lor de pdstrare, in cadrul
organiza\iei creatoare sau la alte organiza\ii, in special din alte organtza\1, in
special din alte localitdli
d. rolul qi atribuliile creatorului documentelor sau fondului gi locul ocupat de
acesta in sistemul institulional din lara noastrd sau relaliile acestuia cu
institulii qi personahtdtt dtntafi, gi strdindtate
e. cantitatea documentelor unui fond sau ale unei perioade din fond, cu alte
cuvinte nu se vor elimina documente in situalia in care intr-un fond sau pe o
perioadd de c61iva an\ existd documente puline, chiar dacd valoarea lor este
mai redusd
f. valoare a practicd a documentelor
g. starea de conservare
j valoarea artistici (ornamentafii din metal gi pietre prelioase, miniaturi, grafra,
caracteristici)

i. suportul deosebit (pergament, mdtase, papirus, coajd de copac etc.)

k. semne de validare deosebite
l. evenimentele sau imprejurdrile istorice remarcabile, cu ocazia cdrora au fost
qeale documente. Legdtura unor documente cu astfel de evenimente le sporeqte
valoarea,in caz conttar multe dintre acestea ar fi fost distruse. La acestea mai
putem adduga qi alte cdteva principii, ceva mai generale, orientative in
activitatea de seleclionare, precum: principiul concepliei istorice presupune
judecarea valorii documentelor lindndu-se cont de condiliile in care creatorul
fondului qi-a desfdgurat activitatea, rolul jucat de el, pozilta in care s-a aflat in
societate. Cu alte cuvinte, trebuie sd se cunoascd contextul istoric in care
documentele au fost create gi s-au constituit in fonduri arhivistice; - principiul
complexitdlii pornegte de la ideea cd valoarea documentelor nu trebuie
apteciatd separat, pe fonduri' ci in funclie de interdependenld qi legdturile
reciproce ale creatorilor de fonduri, de relaJiile dintr-un fond cu cele ale altor
fonduri.
- principiul istorismului are in vedere perspectiva fiilizdni documentelor in
viitor. Trebuie sd se lind cont, in mdsura posibilitdlilor, de faptul cd ele vor
avea, in viitor, o altd semnificalie gi importan\d.
7.3. COMISIA DE SELECTIONARE - ATRIBUTII $I MOD DE LUCRU
Dupd cum an ardtat mai sus, activrtatea de seleclionare se efectveazd de cdtre
comisia de seleclionare, numitd de conducdtorul unitalii prin ordin sau decizie
internS. Ea este alcdtuitd din: un preqedinte (poate fi directorul adjunct,
contabilul qef sau geful compartimentului care rdspunde de arhivd), un secretar
(arhivarul sau responsabilul cu arhiva) qi membrii (sunt numifi dintre specialigtii
de la compartimente, care sd aibd pregdtire 9i experienlb adecvate muncii de
seleclionare). La acegtia se adaugd juristul unit61ii. De semnalat cdnumdrul total
al rnembrilor comisiei nu poate fi decdt impar. in uniteflle unde nu se poate
constitui comisia de seleclionare, operaliunea o efectueazd persoana
responsabild cu arhiva gi aprobatd de conducerea unitatrii. in caz
administratorului unic, acesta poartd rdspunderea pentru seleclionarea
documentelor. Comisia se intrunegte anual sau de cdte ori este nevoie (la
sesizarea secretarului). Comisia verificd inventarele (dac[ existd concordanla
intre ele gi conlinutul u.a., dacd termenele de p[strare sunt corect agezate, in
conformitate cu nomenclatorul arhivisti al unitalii). Pe baza inventarelor,
comisia va verificaroate documentelor din depozit in vederea stabilirii valorii
1or. Documentele considerate de comisie va avdnd valoare documentaristoricd
sau practic[ sunt puse separat de cele cu termenul de pdstrare expirat sau
fdrd valoare. Sunt situa{ii in care u.a. care au ca termen de pdstrare 10, sd
cuprindd documente ou valoare istorico-documentarS, drept pentru care trebuie
sd se efectueze cuvenita schimbare. Dar sunt cazuri in care documente in

cadrul u.a. cu caracter pefinanent (sau de 90 de ani) sd se gdseascd

documente care a\ ca termen de pdstrare doar 10 ani. $i aici trebuie sd se
efectuezerepara\ia necesard (cazuI statelor de plati cusute cu actele de casd,
ultimele au ca termen de pdstrare 10ani). in aten\ia comisiei st6, de
asemenea, documentele care in nomenclatorul arhivistic al unitdlii au menliunea
,,CS" (ex 10 CS). in aceste cazrfir comisia poate propune prelungirea, dacd este
nevoie, a termenelor de p[strare qi cuprinderea lor la inventarul celor
permanente, sau, dacd este cazul, scoaterea lor din evidenJa arhivei qi
trimiterea la topit. Documentele care cuprind date despre activrtatea gi viala
unitaJii gi a angajaJilor ei, inclusive ce care sunt gestionate de BPPD sunt trecute
la permanent. Operaliunea de seleclionare trebuie efectuatd cu simt de
rispundere, iar aprecierea documentelor in mod arbitrar, de cdtre nespecialigti,
trebuie inl5turatd gi aceasta pentru cd duce fie la pdstrarea unui numdr mare
de documente (multe lipsite de interes) cea ce greveaz[ spaliul arhivei, fie la
distrugerea, din prea mult zel, aunor documente cu valoare. Dupd parcurgerea
inventarului qi a u.a. din depozit, membrii comisiei noteazd., la rubrica
,,observalii" din inventar cu ,,M" (maculaturd) toate u.a. propuse pentru topire
(din aceste dosare se scot, atunci cdnd este cazul, sentinlele sau hotdrArile
judecdtoregti definitive, cate se grupeazd pe ani gi se constituie in dosare
separate). Numerele de inventar ale acestora se trec intr-un proces verbal, in
ordine cronologicd (vezi anexa XXIII). Documentele permanente rdmase dupd
selectionare vor fi inventariate din nou in vederea preddrii - la termenele
prevdzute de lege - al Arhivele Nalionale. Aceste dosare sunt insemnate cu
litera ,,P" (permanent). Sigiliile gi gtampilele din metal care au imprimate stema
ldrii gi denumirea completd a unitdtii prezintd, valoare documentar-istoricd. La
scoaterea lor din rtz, trn exemplar va trebui predat Arhivelor Nafionale, iar
celelalte sau altele care nu prezintd valoare se depun la Monetdria statului
pentru justificare gi distrugere. Sigiliile, gtampilele sau parafele confeclionate din
cauciuc, scoase din uz vor fi inventariate. Selectionarea lor se efectueazd tot de
aceeagi comisie. Dup[ incheierea operaJiunii de seleclionare, comisia trimite
Arhivelor NaJionale procesul-verbal impreund cu un exemplar din inventor
acestor documente in vederea oblinerii confirmdrii. Dupd oblinerea ei,
documentele se vor distruge de cdtre unitatea cteatoare sau deJindtor. De
relinut: documentele create in perioada medievald nu se supun selecliondrii, iar
cele create pdnd in 1920 se pot elimina numai in cazuri cv totul exceplionale,
cu aprobarea Arhivelor Nalionale.
7.4. CONTTNUTUL DOSARULUI SELECTIONAnTT
La inchererea activttd\it de seleclionare, comisia intocmegte un dosar, in doud
exemplare, din care unul se trimite, pentru confirmare (dupd cum am ardtat
mai sus) Arhivelor NaJionale. Acest dosar are urmdtorul con{inut: - adresa cu
care se trimite pentru verificare gi confirmare, cu numdr de inregistrare qi

datatllazi (anexa XXIV); - procesul-verbal de seleclionare (vezi anexa XXV, in

cazul selecliondrii clasice; anexa XXVI, in cazul selec{iondrii globale).
Numerotarea se efectueazi separat pentru fiecare fond, peste ani, in funclie de
numirul selecliondrilor din acel fond, incepdnd cu numirul 1 pentru prima
seleclionare;- inventarul documentelor propuse pentru topit. In cazul in care
comisia face doar seleclionarea globald, pentru documente vdditnefolositoare, de
acelagi fel, lucrarea nu va cuprinde gi inventarul sau inventarele documentelor
prepuse pentru topit; - inventarul documentelor permanente ale
compartimentelor de la care se seleclioneazi documente gi din perioada pentru
care se face seleclionarea. Un exemplar din acest dosar este trimis Arhivelor
Nalionale, in cazul unitSlilor centrale, sau direcliilor judelene ale Arhivelor
NaJionale, in cazul unitSlilor locale. Documentele propuse pentru seleclionare se
pdstreazd in rafturi, in ordinea iniliald, pentru ca rcprezentantul Arhivelor
Nalionale sd le poatd verifica. Doar dupd obtinerea confirmdrii scrise din parte
Arhivelor Nalionale, documentele vor fi scoase din evidenla arhivei, operAnduse gi in registru de eviden!6 curentS. Documentele eliminate sunt predate
unitdtilor colectoare insolite de o copie dupd confirmarea Arhivelor Nationale. De
relinut cd vinderea documentelor ca degeuri, distrugerea lor etc., frrd
confirmarea Arhivelor Nalionale sau direcliilor judetene atrag dupd sine
r[spunderi penale.