Tipuri de scrisori

Tipuri de scrisori:
1. de iniiativ: scrisoare iniial, scrisoare de rspuns, scrisoare de revenire.
2. de cerere: cerere de ofert, ofert, reclamaie.
3. juridice: contestaie, ntmpinare, plngere

1.1. Scrisorile de iniiativ

n corespondena dintre partenerii de afaceri i din punct de vedere al iniiativei trimiterii scrisorilor, se
disting urmtoarele tipuri de scrisori:
- scrisori iniiale (din proprie iniiativ);
- scrisori de rspuns;
- scrisori de revenire.
Scrisoarea iniial (din propria iniiativ) este prima scrisoare din ciclul de coresponden ntre dou
firme. Acestui tip de scrisoare i sunt specifice anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu care se
trimit aceste scrisori. De exemplu:
- Obiectul scrisorii noastre este:
s v informm despre
s v anunm c
s v comunicm ..
- Prin prezenta:
v informm c. ..
v comunicm c . ;
v aducem la cunotin c
- Avem plcerea:
de a v informa c
de a v aduce la cunotin c.
- Pentru informarea dvs., v comunicm c. . . .
Scrisoarea de rspuns. Potrivit normelor de politee orice corespondent este obligat s rspund operativ
la scrisorile primite. Scrisorile de rspuns devin necesare i obligatorii n cazul instituiilor i firmelor, din
urmtoarele motive:
- interesul fiecrei firme este s se rezolve la timp i n bune condiii angajamentele (reciproce) cu
partenerii si, cunoscnd c altfel poate cauza sau suferi prejudicii;
- ntr-o serie de cazuri, legea oblig unitile s rspund la scrisorile primite n anumite termene i n
condiii legale de rezolvare. n cazul n care acestea nu rspund la scrisorile adresate lor de instituiile
bancare i de credit, de organele superioare care exercit atribuii de control, coordonare etc., la cererile,
reclamaiile i sesizrile cetenilor, se aplic sanciuni celor care aveau obligaia s rspund n baza unui
act normativ, a contractului de munc, a regulamentului de ordine interioar etc.
Sunt cazuri cnd rspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective; n acest caz este
obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze i explicaii.
n ceea ce privete rspunsurile la scrisorile protocolare (invitaii, scrisori de felicitare) adresate unor firme
din ar sau strintate, acestea trebuie expediate la timp, pentru a nu-i pierde valabilitatea i implicit
efectul dorit.
n introducerea scrisorilor de rspuns apar unele formulri ca:
- Ca rspuns / raspunznd la scrisoarea dv. din
- Suntem ncntai:
c am primit.
s fim n posesia scrisorii dv din ..
- Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dv. ., din
- Ca urmare :
scrisorii / telegramei dv. din

convorbirii noastre telefonice din.

- Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dv..nr din .
- V mulumim pentru invitaia la.
- Ne pare ru/regretm c:
nu am putut rspunde la timp scrisorii dv.
scrisoarea dv. (ulterioar) nu a sosit la timp.
Scrisoarea de revenire - constituie o repetare a unei scrisori iniiale, pentru un anumit motiv i ntr-o
form oarecum diferit, n funcie de motivul care a determinat-o. n principiu, scrisorile de revenire nu
sunt indicate, deoarece constituie risip de timp i cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc perturbri
n rezolvarea problemelor.
Cauzele care dau natere la reveniri pot s aparin expeditorului sau destinatarului, dup cum urmeaz:
reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit s revin asupra scrisorii sale iniiale
cnd aceasta conine greeli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau cnd din nepricepere a
ntocmit o scrisoare neclar care a produs confuzii;
reveniri din vina destinatarului: n multe cazuri, autorul scrisorii iniiale este nevoit s revin asupra ei
din vina destinatarului, cnd acesta ntrzie rspunsul, refuz s rspund, d un rspuns greit, confuz, d
dovad de reavoin;
reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit s revin asupra acesteia din cauze
obiective. De ex., cnd a intervenit o dispoziie legal nou, care schimb raporturile dintre corespondeni,
sau modul de rezolvare a problemelor, cnd au aprut situaii sau fapte noi, care schimb datele problemei
la care trebuia s rspund expeditorul, cnd au aprut motive de anticipare sau ntrziere a rspunsului
solicitat, ateptat.
n ceea ce privete introducerea, toate scrisorile de revenire se redacteaz similar, printr-o formul din care
trebuie s rezulte ideea de revenire. Ex.:
,,Revenim la scrisoarea noastr nr. din sau ,, Ne permitem s revenim la scrisoarea noastr nr.
..din; ,,ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .. din
n toate scrisorile de revenire, stilul i limbajul trebuie s fie politicos, dar ferm, iar cnd este nevoie, s
se utilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea n legalitate.
1.2. CORESPONDENA COMERCIAL (DE AFACERI)
Cererea de ofert - este o scrisoare iniial emis de o firm cu scopul de a procura produse sau de a
obine executarea unor lucrri sau prestri de servicii. Este documentul prin care se declaneaz efectiv
dialogul precontractual ntre doi parteneri.
ntr-o cerere de ofert se poate solicita partenerului potenial:
a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, brouri, prospecte sau specificaii ale mrfurilor;
b) o cotaie sau o ofert complet, detalii cu privire la pre, condiii de plat i livrare;
n primul caz, cererea de ofert poate fi scurt, iar n al doilea caz este necesar s se ntocmeasc o cerere
de ofert mai ampl care s indice caracteristicile mrfurilor dorite, cantitatea necesar, detalii despre
livrare i ambalaj, condiii de plat etc.
Cererea de ofert poate fi:
1) Cerere de ofert circular - n care beneficiarul se adreseaz mai multor ofertani, n vederea obinerii
unor condiii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofert adresat mai multor productori de mobil
de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj.
2) Cererea de ofert general - beneficiarul se adreseaz unui singur destinatar, dar fr obiect precis.
3) Cererea de ofert special - se adreseaz unui singur destinatar, cu obiect precis.
n redactarea unei cereri de ofert trebuie ca scopul scrisorii s fie enunat ct mai precis i concis, iar
fraza final trebuie s invite ofertantul s acioneze ct mai rapid.
Rspunsul la cererea de ofert trebuie trimis imediat. Dac partenerul comercial este deja cunoscut, se va
ncepe cu o formul de mulumire i eventual de exprimare a satisfaciei pentru noua cerere de ofert.
Dac partenerul este nou se folosesc formulri care s exprime satisfacia de a ncheia o tranzacie i
sperana ca aceasta va marca nceputul unor legturi de afaceri de lung durat.
Dac ns cererea de ofert nu poate primi o rezolvare imediat, solicitantul va fi informat n scris,
specificndu-se motivul amnrii trimiterii catalogului sau ofertei.

n cazul n care se refuz solicitarea, n scrisoare trebuie folosite formulri care s exprime regretul de a nu
putea trimite oferta cu explicaiile adecvate.
Formulri specifice Cererii de ofert:
A. Formulri introductive
1) Suntem unul din cei mai mari importatori exportatori i distribuitori ai industriei de bijuterii.
2) Firma noastr import i distribuie echipament frigorific pentru industria din ara noastr.
3) Datorm numele i adresa dumneavoastr ageniei dumneavoastr din oraul nostru
4) Am aflat de la firma c exportai maini-unelte.
5) Am citit anunul dumneavoastr n ziarul ..
6) Suntem n cutarea...
B. Formulri de ncheiere
1) V mulumim i ateptm un rspuns favorabil.
2) V-am fi recunosctori pentru un rspuns prompt.
3) Ateptm cu nerbdare listele dumneavoastr de preuri.
C. Formulri folosite n rspunsul la cererea de ofert
1) V mulumim pentru cererea de ofert. Ca rspuns la aceasta, v trimitem n plic separat catalogul
nostru ilustrat.
2) Cererea de ofert este n centrul ateniei noastre i sperm s v trimitem curnd listele noastre de
preuri.
3) Cu regret v informm c n prezent nu putem oferi spre vnzare mrfurile solicitate de dvs.
4) Ne exprimm regretul c nu putem accepta livrri pentru perioada solicitat de dumneavoastr.
OFERTA - este scrisoarea de iniiativ sau de rspuns la o cerere de ofert, prin care ofertantul face
cunoscut unor poteniali clieni (persoane fizice sau juridice) c pune la dispoziia acestora mrfuri sau
servicii n anumite condiii. Oferta este a doua scrisoare comercial important i alturi de cererea de
ofert este foarte frecvent n relaiile interne i externe.
n mod obinuit, ofertele se transmit prin pot, fax, e-mail, n cadrul reclamei comerciale prin pres,
radio, televiziune, afiaj, prin reprezentani sau pe cale telefonic (dac n prealabil se realizeaz o
nelegere pe baza unor discuii ntre delegai, este bine s fie confirmat letric).
Aparent, doar mesajele care provin pe aceste ci pot constitui oferte. n realitate, ofertarea unui produs sau
serviciu, poate avea nfiri dintre cele mai neateptate.
Aa de exemplu, instalarea unui automat pentru ngheat ntr-un loc public reprezint un mod de a face o
ofert. Oricrui trector i se ofer un produs bine determinat n schimbul unei anumite sume de bani. Dac
trectorul introduce n automat suma precizat, el este n drept s primeasc exact produsul descris, n
cantitatea menionat. La fel, orice chioc care pune n vnzare bilete pentru mijloacele de transport n
comun, face ceea ce se cheam o ofert: pentru fiecare bilet vndut, contra unei sume de bani, se va
asigura cumprtorului o cltorie pe unul din traseele existente.
Cu ct oferta cuprinde mai multe elemente i acestea sunt mai precis formulate, cu att obligaiile pe care
i le asum ofertantul sunt mai numeroase i mai stricte.
O ofert comercial nu este neaprat o ofert scris. Putem vorbi despre oferte scrise sau verbale, ca i de
oferte explicite sau tacite. Mesajele tacite pot constitui, n anumite condiii, i mesajele publicitare lansate
pe canalele mass-media. Exist un criteriu suficient de simplu i de clar care ne arat cum s deosebim o
reclam de o ofert. Astfel, atunci cnd un productor de automobile, prezint un nou model ntr-un spot
publicitar televizat, fr indicaii de pre sau alte precizri care s incube obligaii, nu poate fi vorba de o
ofert n sens juridic. Atunci cnd un distribuitor de computere menioneaz ntr-o scrisoare de reclam
date precise legate de pre, condiii de livrare, de plat etc., el nu face doar promovarea produsului, ci i o
ofert care l angajeaz din punct de vedere juridic.
Tipuri de ofert
Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte i anume:
1) oferta nesolicitat este o scrisoare trimis de ofertant din proprie iniiativ i se adreseaz unor clieni
cunoscui sau necunoscui;
2) ofert solicitat este rspunsul la o cerere de ofert;
3) oferta repetat n situaia cnd este rennoit o mai veche ofert sau se transmite o variant a acesteia;

4) oferta la contraofert se practic atunci cnd clientul rspunde la o ofert anterioar printr-o
contraoferta, n care el accept doar o parte din marfa oferit sau din condiiile menionate.
Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaiilor pe care i le asum ofertantul distingem mai
multe tipuri de oferte:
1) oferta ferm - este oferta asupra creia vnztorul nu mai poate reveni. n cazul n care destinatarul a
acceptat o ofert ferm, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele pri ca i un contract. Pentru
acest motiv, n cazul n care se utilizeaz oferta ferm, nu se mai ncheie contract de vnzare-cumprare
ntre pri, comenzile i execuia lor, fcndu-se pe baza ofertei ferme.
2) oferta fr clauze speciale - chiar dac nu include precizri privind o anumit dat pentru primirea
comenzii sau alte ndatoriri deosebite i acest tip de ofert genereaz obligaii, de o parte i de alta, astfel:
a) atunci cnd oferta este prezentat direct unei persoane, aceasta trebuie s o accepte imediat sau s o
decline. n caz contrar, oferta se stinge.
b) regula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este prezentat telefonic sau prin fax.
c) oferta prezentat printr-o scrisoare este considerat valabil ntr-un interval de timp suficient, pentru a
se trimite o comand sau orice alt tip de rspuns. n cazul corespondenei potale, acest interval este de 714 zile.
3) oferta cu termen - practicat n situaia n care ofertantul nu are certitudinea c poate asigura aceleai
condiii dincolo de o anumit limit de timp. n acest caz, se menioneaz un termen n intervalul cruia
oferta rmne valabil. (ex.: Preurile sunt valabile pn la 1 martie 2003 inclusiv.)
4) oferta necondiionat - evit asumarea oricror angajamente, menionndu-se n mod explicit clauza de
neobligativitate. (V oferim, fr garanie..., n limita stocului disponibil) Evident, fcnd asemenea
meniuni, capacitatea comerciantului de a atrage clieni este redus.
Condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc o ofert pentru a produce efecte juridice sunt urmtoarele:
*s fie complet
*s fie ferm;
* s fie neechivoc (s exprime clar voina ofertantului de a ncheia contractul, n eventualitatea
acceptrii ofertei) s fie exprimat n scris sau verbal.
Oferta mai poate fi: general, cnd se adreseaz unui beneficiar fr obiect precis i special cnd are
obiectul bine precizat, se transmite unui singur beneficiar i conine o descriere amnunit a produselor,
termenele de livrare, preul etc.
Pentru o informare mai complet a partenerilor de afaceri, furnizorii pot anexa la oferte i cataloage,
prospecte, mostre.
Elementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor de iniiativ sau de rspuns.
Oferta trebuie s conin:
elemente de identificare a ofertantului
denumirea exact a produselor;
descrierea detaliat a mrfii, caracteristici; (eventual nsoit de mostre);
calitatea produselor;
cantitatea ce poate fi livrat, greutatea, volumul;
preul, cu meniunea dac cheltuielile de transport i ambalaj sunt incluse n pre; se poate
indica preul total sau preul n detaliu, pentru anumite cantiti. Se pot acorda clienilor
diverse reduceri de pre: rabatul (reducerea de pre acordat pentru acceptarea unei anumite
cantiti de marf) ; bonusul (un rabat acordat ulterior realizrii tranzaciei, n special la
sfrit de an, acordarea lui fiind dependent de atingerea unui anumit nivel al vnzrilor);
discountul (reducerea sumei debitoare cu un anumit nr. de procente, ca stimulent pentru
efectuarea plii ntr-un anumit termen).
condiiile de livrare;
termenul de livrare;
condiiile de plat;
precizri referitoare la locul livrrii, asigurri;
durata de valabilitate a ofertei - indicat cu precizie;

ambalajul;
data ntocmirii ofertei;
semntura mputernicitului firmei.
Formulri specifice ofertei:
1) Formulri introductive pentru:
a) oferta solicitat:
V mulumesc pentru:
- cererea dumneavoastr de ofert din
- scrisoarea dumneavoastr din
- interesul dumneavoastr cu privire la produsele noastre.
Suntem ncntai s primim cererea dumneavoastr de ofert din data de...
Confirmm primirea scrisorii / telexului / cererii de ofert din ...
Ca rspuns la
- cererea dumneavoastr de ofert din
- scrisoarea dumneavoastr din data de
b) oferta nesolicitat:
Avem plcerea s...
Suntem ncntai s...
Vei fi interesai s aflai ...
2) Formule de ncheiere
Suntem convini c oferta noastr va satisface cerinele dvs./va prezenta interes pentru dvs. .
Sperm / suntem convini c:
- vei accepta oferta noastr
- ne vei transmite comanda dumneavoastr
Ateptm comanda dumneavoastr ...
Acceptarea ofertei trebuie s fie exprimat n scris sau verbal, explicit sau implicit (tacit), ntr-o form din
care s decurg consimmntul n raport cu oferta.
RECLAMAIA
ncheind un contract de vnzare-cumprare, partenerii urmresc o finalitate precis i anume: livrarea i
primirea mrfurilor contractate pe de o parte i plata acestora, pe de alt parte. Aceast finalitate impune
partenerilor executarea ntocmai a obligaiilor asumate i crearea cadrului necesar derulrii contractului n
bune condiii. n practic, apar ns, o serie de dificulti care pot constitui cauza primirii sau naintrii de
reclamaii. Tot ce nu este conform cu contractul, cu legile n vigoare, cu regulile i normele internaionale
acceptate prin contract sau diferite pagube, erori si ntrzieri pot provoca nemulumire i pot duce la
reclamaii.
O scrisoare de reclamaie trebuie:
- s fie naintat imediat ce a aprut situaia de reclamat;
- s prezinte politicos, clar i concis situaia de reclamat, dnd date i informaii precise cu privire la marfa
reclamat;
- s cear ferm, dar politicos s se cerceteze problema cu atenie i s se soluioneze reclamaia conform
prevederilor contractuale i uzanelor comerciale;
- s prezinte pretenia reclamantului i s propun ci de soluionare a reclamaiei, putnd chiar indica
sanciunile propriu-zise;
- s exprime ncrederea c reclamaia se va rezolva n mod satisfctor. n cazul unor frecvente sau
repetate erori, ntrzieri etc, se poate recurge la ameninarea cu rezilierea contractului;
- s exprime aprecierea fa de serviciile oferite de partener pn la ivirea situaiei de reclamat;
- s fie scris pe un ton impersonal i constructiv, s evite tonul acuzator, innd seama c partenerul este
cointeresat n salvarea contractului;
- s indice baza legal a reclamaiei;
- s indice documentul pe care se fundamenteaz reclamaia;
- s indice termenele de executare a reparrii prejudiciilor sau plata despgubirilor;

- s indice contul emitentului, pentru primirea contravalorii despgubirii sau a diferenelor de pre.
La scrisoare se ataeaz actele de constatare.
n general reclamaiile pot fi generate de:
- culpa (vina) vnztorului;
- vina cumprtorului;
- vina ambelor pri;
- vina unei tere persoane (cnd transportul este realizat de o ter persoana);
- cauze de for major.
n general, toate cauzele reclamaiilor pot fi prevenite i evitate cu excepia cauzelor de for major.
De asemenea, reclamaiile pot fi reale sau false, ntemeiate sau nentemeiate.
Rspunsul la reclamaie trebuie s fie prompt i redactat pe un ton ct mai calm i politicos. Rspunsul
poate fi de acceptare sau de refuz a reclamaiei. Rspunsul de acceptarea a reclamaiei trebuie:
- s prezinte scuze pentru neplcerea cauzat partenerului, s exprime regretul pentru cauza care a generat
reclamaia;
- s prezinte o scurt explicaie n legtura cu apariia cauzei reclamaiei i s solicite timp pentru
studierea reclamaiei, atunci cnd este cazul;
- s prezinte modalitatea sau cile de soluionare a reclamaiei, s specifice compensaia oferit;
- s se ncheie cu o expresie de bunvoin i de ncredere n posibilitatea restabilirii bunelor relaii cu
partenerul.
Refuzul de acceptare a reclamaiei trebuie:
- s cuprind motivele pe care se ntemeiaz refuzul, motive bazate pe fapte verificabile, pe documente, pe
dispoziii legale n vigoare;
- s aib un stil moderat i politicos;
- s exprime n ncheiere regretul i dorina de a continua i n viitor bunele relaii.
1.3. CORESPONDENA JURIDIC
n desfurarea activitii lor, agenii economici intr, inevitabil, n relaii cu organele justiiei (judectorii,
tribunale etc) . Principala coresponden ce are loc cu organele de justiie const n: scrisori (cereri) de
acionare n judecat, ntmpinri, cereri de recurs naintate de reclamani sau de pri i citaii emise de
organele judectoreti.
Cererea de acionare n justiie se formuleaz de reclamant i se nainteaz organului de justiie n vederea
recuperrii unor drepturi ce i se cuvin din relaiile contractuale cu ali ageni economici, din imputaii sau
din alte operaii.
Desigur c se acioneaz n judecat numai dup ce au fost epuizate toate posibilitile de rezolvare a
litigiului pe cale amiabil.
Cererea de acionare n judecat trebuie s cuprind, n principal urmtoarele: date de identificare a
reclamantului i a prtului, solicitarea de a rezolva litigiul n favoarea reclamantului, valoarea litigiului,
motivele pentru acionarea n justiie, meniuni din care s rezulte c au fost epuizate toate posibilitile de
rezolvare a diferendului prin nelegere ntre pri.
De regul, cererii i se anexeaz i diverse documente care pot s probeze n justiie cele relatate.
n cazul n care aciunea a fost respins prin sentina instanei de fond, reclamantul are dreptul ca n
termen legal s formuleze cererea de recurs, n care pe lng datele generale sunt menionate i motivele
pe care se sprijin cererea.
Cererea de recurs poate fi formulat, de asemenea, i de ctre prt n situaia n care instana a admis
aciunea reclamantului, iar prtul este nemulumit de hotrrea pronunat.
Fa de cererea de acionare n judecat i de recurs, prtul poate s formuleze ,,ntmpinare, pe care o
depune la organul judectoresc, n care menioneaz motivele pentru care nu este de acord cu cererea
formulat de reclamant. Aceast scrisoare are o form tip i cuprinde: destinatarul (preedintele instanei
investite); datele personale de identificare n baza actului de identitate i calitatea n cauza la care se
depune prezenta scrisoare de ntmpinare; punctul de vedere al autorului i cererea ctre instan urmat
de motivarea n fapt i n drept a cererii sale; se ncheie obligatoriu cu prezentarea probelor de care
nelege s se foloseasc; numele i prenumele n clar i semntura olograf.

Partea prt este solicitat de ctre organele judectoreti s se prezinte n faa instanei de judecat, n
vederea dezbaterii problemelor n litigiu, prin citaia pe care o emite.
Citaia reprezint invitaia oficial scris, prin care persoanele fizice sau juridice (prin reprezentantul
legal) sunt chemate s se nfieze la o anumit dat n faa unei instane judectoreti sau a altei
autoriti. Persoanele citate de organele judectoreti pot avea calitatea de prte sau de martori. Este
corespondena cu form tipizat i cuprinde urmtoarele elemente: autoritatea emitent (instana, gradul,
localitatea, secia sau completul); numele corespondene ,,CITAIE, destinatarul i datele de identificare
unde urmeaz a se ndeplini procedura; se precizeaz obiectul citaiei (nr. dosar, cauz, pri), este datat,
semnat i tampilat.
Notificarea - are rol de ntiinare fcut formal i se utilizeaz att n relaiile comerciale, ct i n cele
juridice. Notificarea se face formal n mai multe exemplare, dup caz, i cuprinde: datele celui care
notific, numele corespondenei, datele celor notificai, elementul de coninut al notificri, numrul de
exemplare, efectele ce deriv din prezenta notificare pentru cei n cauz, semntura celui care notific,
autoritatea care a autentificat sau legalizat notificarea.