www.referat.

ro

Tratarea reclamaiilor

5.1. Aspecte generale

Pentru o bun cunoatere a cerinelor clienilor n cadrul organizaiei trebuie s

existe un proces eficace i eficient de tratare a reclamaiilor, de care pot beneficia
organizaia i clienii si, reclamanii precum i alte pri interesate.
SR ISO 10002:2005, definiia 3.2 reclamaie - exprimarea insatisfaciei,
adresat unei organizaii, referitoare la produsele sale sau la procesul n sine de tratare a
reclamaiilor, la care este ateptat n mod explicit sau implicit un rspuns sau o rezoluie.
Informaiile care se obin prin procesul de tratare a reclamaiilor ajut la
mbuntirea produselor i serviciilor contribuind la remedierea aspectelor care nu au
acoperit n totalitate asteptrile clienilor. Atunci cnd reclamaiile sunt tratate
corespunztor, rezultatul este o mbuntire a reputaiei organizaiei indiferent de
mrime, localizare i sector de activitate.
Organizaiile care sunt interesate i depun eforturi susinute privind satisfacerea
clienilor pot opta pentru utilizarea standardului SR ISO 10002 : 2005 privind
Managementul calitii; Satisfacia clientului precum i Liniile directoare pentru tratarea
reclamaiilor n cadrul organizaiilor.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

n general un proces de tratare a reclamaiilor are n vedere urmtoarele aspecte:

sporirea satisfaciei clientului prin crearea unui mediu orientat ctre client, care
este deschis inclusiv reclamaiilor, rezolvarea oricrei reclamaii primite;
implicarea i angajamentul managementului de vrf prin achiziia i utilizarea
adecvat a resurselor;
recunoaterea i rezolvarea nevoilor i ateptrilor reclamanilor;
punerea la dispoziia reclamanilor a unui proces al reclamaiilor deschis, eficace
i uor de utilizat;
analizarea i evaluarea reclamaiilor pentru a mbunti calitatea produsului i a
serviciului furnizat clientului;
auditarea procesului de tratare a reclamaiilor;
analizarea eficacitii i eficienei procesului de tratare a reclamaiilor.

5.2. Principiile tratrii reclamaiilor

Pentru tratarea eficient a reclamaiilor, organizaiile trebuie s respecte urmtoarele
principii:
1. Vizibilitate. Informaiile referitoare la modul i locul n care se poate formula o
reclamaie trebuie fcute publice pentru clieni, personal i alte pri interesate.

2. Accesibilitate. Un proces de tratare a reclamaiilor trebuie s fie uor accesibil tuturor

reclamanilor, s fie disponibile informaii privind formularea i rezolvarea
reclamaiilor, formulate clar. Informaiile i asistena n formularea reclamaiei trebuie
s fie disponibile, n aceeai limb sau format n care au fost oferite / furnizate
produsele.
3. Capacitate de rspuns . Fiecare reclamant va trebui s primeasc imediat confirmarea
de primire a reclamaiei. Reclamaiile trebuie tratate prompt, n concordan cu urgena
lor. Organizaia trebuie s trateze reclamanii cu politee i s i in la curent cu
evoluia reclamaiei lor n procesul de tratare a reclamaiilor.
4. Obiectivitate . Fiecare reclamaie trebuie tratat ntr-un mod echitabil, obiectiv i
imparial n cadrul procesului de tratare a reclamaiilor.
5. Costuri. Accesul la procesul de tratare a reclamaiilor trebuie s fie gratuit pentru
reclamant.
6. Confidenialitate . Procesul trebuie conceput astfel nct s protejeze identitatea
reclamantului i a clientului, att ct este posibil n mod rezonabil. Acest aspect este
foarte important pentru a evita mpiedicarea posibilelor reclamaii din partea
persoanelor care se tem c furnizarea de detalii ar putea duce la neplceri sau
discriminri.
7. Abordarea orientrii ctre client . Organizaia trebuie s adopte o abordare orientat
ctre client, s fie deschis la feed-back i s demonstreze prin aciunile sale, implicare
n rezolvarea reclamaiilor.
8. Responsabilitate . Organizaia trebuie s stabileasc clar responsabilitatea pentru
aciunile i deciziile sale i raportarea acestora, privind tratarea reclamaiilor.
9. mbuntire continu. mbuntirea continu a procesului de tratare a reclamaiilor i a
calitii produselor trebuie s devin un obiectiv permanent al organizaiei care dorete i
i propune s rezolve reclamaiile clienilor .
Pentru a fi n stare s trateze cu succes orice reclamaie, organizaia trebuie s planifice
i s proiecteze un proces de tratare a reclamaiilor eficace i eficient pentru a crete
loialitatea i satisfacia clientului ct i pentru a mbunti calitatea produselor furnizate.
Acest proces ar trebui s cuprind un set de activiti interrelaionate care funcioneaz
armonios i utilizeaz resurse diverse de personal, de informaii, materiale, financiare i de
infrastructur, pentru a se conforma politicii de tratare a reclamaiilor i a ndeplini
obiectivele.
Organizaia este necesar s si stabileasc o politic privind rezolvarea reclamaiilor
explicit orientat ctre client. Politicile referitoare la calitate i tratarea reclamaiilor ar
trebui puse de acord.
Politica va fi disponibil i cunoscut de ntregul personal, clieni i alte pri
interesate.
Atunci cnd se stabilesc politica i obiectivele pentru procesul de tratare a
reclamaiilor, ar trebui avui n vedere urmtorii factori:
orice cerine legale i reglementate relevante;
cerine financiare, operaionale i organizaionale;
datele provenite de la clieni, personal i alte pri interesate.
Pentru o bun desfurare a procesului de tratare a reclamaiilor, acesta trebuie planificat,
proiectat, implementat, meninut i mbuntit continuu n conformitate cu politica

organizaiei referitoare la tratarea reclamaiilor, iar aceast responsabilitate revine

managerului de vrf ca i identificarea i alocarea resurselor de management necesare.
Dup ce a fost desemnat managerul pentru tratarea reclamaiilor acestuia i revin
urmtoarele responsabiliti privind:
stabilirea unui proces de monitorizare, evaluare i raportare a performanei;
raportarea referitoare la procesul de tratare a reclamaiilor ctre managementul
de la vrf, cu recomandri de mbuntire;
meninerea desfurrii eficace i eficiente a procesului de tratare a
reclamaiilor, inclusiv recrutarea i instruirea personalului corespunztor,
cerinele tehnologice, documentaia, stabilirea i respectarea termenelor int
stabilite i alte cerine, i analizele procesului.
Toi angajaii care vin n contact direct cu clienii trebuie s:
s fie instruit n tratarea reclamaiilor,
s se conformeze oricrei cerine de raportare privind tratarea reclamaiilor
stabilite de organizaie,
s trateze clienii n mod politicos i s rspund prompt la reclamaiile lor sau
s-i ndrume ctre persoana adecvat,
s prezinte aptitudini interpersonale i de comunicare bune.
5.3.Etapele procesului de tratare a reclamaiilor
1.

Comunicarea. Informaiile privind procesul de tratare a reclamaiilor vor fie puse

prompt la dispoziia clienilor, ntr-un limbaj clar, n formate accesibile tuturor.
Exemple de astfel de informaii:
unde pot fi fcute reclamaiile;
cum pot fi fcute reclamaiile;
informaiile care trebuie furnizate de reclamant (prin completarea unui
formular);
procesul de tratare a reclamaiilor;
perioadele de timp asociate cu diferite faze din proces;
opiunile reclamantului pentru remediere, inclusiv prin mijloace externe;
cum poate obine reclamantul feedbackul privind stadiul reclamaiei.
2. Primirea reclamaiei.
3. Urmrirea reclamaiei . Reclamaia se va urmri de la primirea iniial, de-a lungul
ntregului proces pn cnd reclamantul este satisfcut sau este luat decizia final.
4.Confirmarea de primire a reclamaiei imediat reclamantului (prin pot, telefon sau
e-mail) de ctre reprezentantul organizaiei.
5.Evaluarea iniial a reclamaiei , dup primire, n raport cu criterii precum
severitatea, implicaia asupra securitii, complexitatea, impactul i necesitatea i
posibilitatea aciunii imediate.
6. Cercetarea reclamaiilor. Nivelul cercetrii ar trebui s fie proporional cu
gravitatea, frecvena apariiei i severitatea reclamaiei.
7. Rspunsul la reclamaii. n cazul n care reclamaia nu poate fi rezolvat imediat,
aceasta va fi tratat astfel nct s duc la o rezolvare eficace ct de curnd
posibil.

8. Comunicarea deciziei. Decizia sau orice aciune ntreprins privind reclamaia,

care este relevant pentru reclamant sau personalul implicat, va fi comunicat
ndat ce decizia sau aciunea este luat.
9. nchiderea reclamaiei.Dac reclamantul accept soluia propus, atunci aceasta
va fi ndeplinit i nregistrat. Dac reclamantul respinge soluia propus,
reclamaia rmne deschis iar reclamantul va fi informat cu privire la
alternativele pe care le are de a face recurs. n astfel de situaii, organizaia va
continua s urmreasc evoluia reclamaiei pn cnd toate opiunile rezonabile
de recurs (intern sau extern) sunt epuizate sau reclamantul este satisfcut.
Monitorizarea procesului de tratare a reclamaiilor, se efectueaz dup cum reiese
din tabelul urmtor:
PERSONALUL
ATRIBUII
MANAGERUL DE VRF
s defineasc obiectivele monitorizrii;
s defineasc responsabilitile monitorizrii;
s desfoare analize ale procesului de monitorizare
s se asigure c mbuntirile sunt implementate.
MANAGERUL PENTRU s stabileasc un proces de monitorizare, evaluare i raportare a
TRATAREA
performanei ;
RECLAMAIILOR
s raporteze managerului de vrf despre performanele evideniate
n timpul analizelor procesului de tratare a reclamaiilor, astfel nct
s poat fi fcute toate mbuntirile necesare.
ALI MANAGERI
n cadrul ariei lor de responsabilitate este ntreprins i nregistrat o
IMPLICAI
N
monitorizare adecvat a procesului de tratare a reclamaiilor;
RECLAMAII
sunt ntreprinse i nregistrate aciuni corective n zona lor de
responsabilitate i datele corespunztoare tratrii reclamaiilor sunt
disponibile pentru analiza efectuat de managementul de la cel mai
nalt nivel asupra procesului de monitorizare din zona lor de
responsabilitate.
5.4. Performanele procesului de tratare a reclamaiilor
Performanele procesului de tratare a reclamaiilor pot deveni maxime atunci cand
se apeleaz la ncurajarea clienilor s comunice orice sugestie sau nemulumire legat de
produsul achiziionat, inclusiv chestionarele de satisfacie a clientului .
Se pot utiliza cteva formule n relaia cu clienii:
Fii deschii la reclamaii (de exemplu: - "Satisfacia dumneavoastr este important
pentru noi, v rugm s ne spunei dac nu suntei satisfcut - am dori s corectm.");
Colectai i nregistrai reclamaiile cu ajutorul formularelor speciale care trebuie s
cuprind informaii referitoare la client, descrierea produsului, problema constatat, dac se
solicit rezolvarea problemei, data i semntura precum i lista eventualelor documente
anexate;
Confirmai reclamantului primirea reclamaiei, dac aceasta nu este primit personal
(un telefon sau un e-mail este suficient);
Evaluai reclamaia pentru validitate, impactul posibil i cea mai indicat persoan
pentru a o trata;
Rezolvai ct de repede posibil, sau cercetai mai profund reclamaia i apoi luai o
decizie despre ce este de fcut i acionai cu promptitudine;

Informai clientul referitor la aciunile pe care intenionai s le ntreprindei pentru

rezolvarea reclamaiei i evaluai rspunsul su;
Atunci cnd ai fcut tot ce se putea face din punctul vostru de vedere pentru a
rezolva reclamaia, anunai clientul i nregistrai rezultatul. Dac reclamaia nu este nc
rezolvat spre satisfacia clientului, explicai decizia dumneavoastr i oferii orice alt
aciune alternativ posibil;
Analizai n mod regulat reclamaiile pentru a stabili dac exist tendine sau lucruri
evidente pe care le putei schimba sau corecta pentru a opri apariia reclamaiilor, a
mbunti serviciul furnizat clientului sau a mri satisfacia acestuia.
n situaia n care obiectul unei reclamaii l constituie un serviciu, procedurile de
tratare a reclamaiilor ar trebui s se asigure c cei mpotriva crora s-au fcut reclamaii
sunt tratai cu obiectivitate. Aceasta implic:
informarea lor imediat i complet referitor la orice reclamaie privind
performana lor;
oferirea posibilitii de a explica circumstanele i acordarea sprijinului
corespunztor;
informarea lor privind derularea investigrii reclamaiei i a rezultatelor.
Prin cultivarea unor relaii durabile cu clienii - se asigur, astfel, fidelizarea i
transformarea lor n surse de profit pe toat durata vieii acestora.
Crearea i ntrirea relaiilor cu cumprtorii, pstrarea clienilor respectivi,
reprezint cea mai bun arm de aprare pentru organizaiile actuale n lupta
concurenial, ntr-un mediu plin de riscuri. Kotler spune ntr-una din lucrrile sale c
firmele trebuie s se trezeasc la realitate i s neleag c au un nou ef: clientul !

Powered by http://www.referat.ro/
cel mai tare site cu referate