6.

Microsoft Access

5.

6.1 Noiuni generale

MICROSOFT OFFICE PROFESIONAL este un program performant de baze

de date care poate fi dezvoltat odat cu creterea necesitilor de date ale utilizatorului.
(birouri, companie, populaie).
Produs de vrf ntre programele de acest gen, ACCESS este un sistem de
gestiune a bazelor de date, care poate ine evidena:
clienilor
angajailor
inventarului
a produselor, i a informaiilor.
Deoarece ACCESS este un program de baze de date relaionale, el poate fi
folosit pentru a proiecta aplicaii de baze de date complet personalizate, care s
satisfac necesitile celor mai pretenioase medii
O baz de date este comparabil cel mai bine cu un tabel, avnd mai multe
coloane n care se adun datele.
Datele care aparin unui rnd se afl ntotdeauna mpreun, i sunt numite
nregistrri.
Fiecare nregistrare primete un numr de identificare univoc, care se numete
cheie primar.
Cheia primar servete drept semn de identificare univoc pentru fiecare
nregistrare, toate elementele nregistrrii fiind inseparabile i legate prin acest semn.
Un cmp de date reprezint o locaie separat n care sunt introduse datele.
Elementul principal pentru fiecare baz de date este tabelul.
Programul ACCESS nu servete numai pentru a reuni datele, ci ofer o
multitudine de funcii pentru administrarea acestor tabele de date.
6.2 Terminologie

AutoForm instrument folosit pentru a crea formulare standard

Bara de instrumente bara care apare n fereastra unei aplicaii i conine
butoane, pentru efectuarea unor operaii specifice;
Bara de meniuri bara care conine liste cu opiuni disponibile ntr-un program;
Bara de stare bara de la baza ecranului n care sunt afiate mesajele aplicaiei;
Baza de date colecie de date (nregistrri) organizate pe categorii (cmpuri) n
vederea simplificrii i accelerrii regsirii datelor;

Calculatoare personale. Iniiere n utilizare

Baz de date relaionale baza ce conine dou sau mai multe grupuri de
nregistrri corelate prin intermediul uneia sau mai multor cmpuri;
Butoane de navigare grup de butoane utilizate pentru deplasarea ntr-un tabel
sau ntr-o list;
Cmp categorie de informaii dintr-o baz de date (celula din Excel);
Database Wizard program care ne ghideaz pe parcursul procesului de creare
a unei baze de date;
Filtrare utilizarea unor criterii pentru afiarea anumitor nregistrri;
Form Wizard program care ajut utilizatorul s creeze ecrane de afiare sau de
introducere a datelor;
Formular pentru editarea datelor formular care permite utilizatorului s
modifice nregistrrile existente, s introduc noi nregistrri sau s elimine din
nregistrri;
Importare conversia sau transferul unui obiect sau a unor date create ntr-o
baz de date, n alt baz de date;
nregistrare informaii dintr-o baz de date, referitoare la o entitate sau la un
individ;
Instrument Wizard program care ne nsoete pe parcursul unei serii de etape,
n vederea ndeplinirii unei sarcini sau unui obiectiv;
Interogarea structur asemntoare unui tabel, folosit pentru preluarea
anumitor informaii dintr-o baz de date sau dintr-un set de nregistrri; aceasta
reprezint unul dintre cele 6 tipuri de obiecte ale bazelor de date ACCESS.
Layout Preview (previzualizare configuraie) mod de afiare din programul
ACCESS, care folosete datele din tabel, ignornd relaiile i legturile
existente;
Mod de afiare Datasheet reprezint modul de afiare a unui tabel, n care
cmpurile sunt ordonate pe linii i coloane;
Normalizare proces de asociere a cmpurilor cu tabelele ntr-o manier care s
minimizeze spaiul de stocare al bazei de date i s creasc eficiena acesteia;
Pagina de comutare formular cu butoane, care permite utilizatorului accesul la
diverse pri ale unei baze de date;
Panou de comutare formular cu butoane care permite utilizatorului accesul la
alte obiecte ale bazei de date;
Parametri restricii asociate unui anumit cmp al bazei de date. n locul afirii
tuturor datelor din tabel parametrii permit utilizatorului s specifice restricii
variabile (exemple: date calendaristice, coduri potale, numele unor companii,
CNP coduri numerice personale);
Raport material de prezentare n forme tiprit a datelor dintr-o baz de date;

Microsoft Access

Sistem de operare program (cum ar fi DOS sau WINDOWS) care gestioneaz

resursele calculatorului cum ar fi: memoria, spaiu pe disc, procesorul,
dispozitivele periferice, i faciliteaz rularea aplicaiilor;
Sortare plasarea datelor sau a textului n ordine cresctoare sau descresctoare
pe baza valorilor din cmpul selectat;
Sortare multi-nivel proces de ordonare a nregistrrilor pe baza mai multor
criterii (de exemplu dup nume i prenume);
Structura unui tabel elementele care definesc un tabel, cum ar fi:
cmpurile, cheia primar
ordinea, sau ali parametri;
Tabel obiect al bazelor de date care conine cmpuri i nregistrri;
Tabel Wizard program care ne ghideaz pe parcursul etapelor necesare crerii
unui tabel;
Tipuri de date genul de date care urmeaz a fi introduse ntr-un cmp;
n ACCESS exist nou tipuri de date:
1. Text
2. Memo
3. Number
4. Date/Time
5. Currency
6. Auto number
7. Yes/ No
8. OLE Object
9. Lookup Wizard
6.3 Baze de date

La pornirea sau lansarea programului ACCESS nu apare ca la celelalte

programe obinuite o interfa de lucru ci apare fereastr de dialog n care trebuie s
decidem care baze de date existente pot fi deschise sau care program de existen va fi
pornit pentru a crea o baz de date. n fereastra de dialog apar trei opiuni (figura 6.1):

Figura 6.1 Fereastra de dialog la deschiderea Programului Access

Calculatoare personale. Iniiere n utilizare

1. Blank Access Database aceast opiune deschide o baz de date

complet goal n care utilizatorul, fr nici un ajutor este lsat numai cu
un program ASSISTENT. Trebuie create tabele interogri i rapoarte
despre acestea. Aceast opiune se recomand s fie aleas numai n
situaia n care utilizatorul este foarte versat n ACCESS i stpnete
foarte bine tehnica deschiderii bazelor de date.
2. Access database wizard pages on project aceast opiune pornete
un program de asisten, (un mic program ajuttor) care poate executa
toate serviciile necesare la crearea unei baze de date. Aceast opiune se
recomand nceptorilor sau celor ce se instruiesc pentru a atinge
performane n ACCESS.
3. Open and existin file opiune cu care se deschid bazele de date
existente n calculator, create cu ACCESS.
Furnizorul de soft (Bill Gates) a furnizat o baz de date profesional, numit
NorthWind.
n lipsa oricrei baze de date din calculator, numai aceasta poate fi accesat i
servete pentru instrucie.
Fereastra bazei de date
Structura ferestrei unei baze de date se aseamn parial cu cele ale celorlalte
aplicaii din familia Office.
Fiecare fereastr care apare la pornirea programului este nou.
Fiecare fereastr a bazei de date, indiferent c este nou i goal sau este deja
conceput, deine un fel de central de navigaie, n care obiectele separate ale
bazei de date cum sunt interogrile, formularele i rapoartele pot fi amplasate (figura
6.2).

Figura 6.2 Fereastra bazei de date

Microsoft Access

Elementele centralei de navigaie sunt:

Tables
Queris
Forms
Riports
Pages
Macros
Modules
Dac activm oricare dintre aceste elemente ale centralei de navigaie n
partea dreapt a ferestrei, denumit i partea cu coninut, vor fi prezentate toate
obiectele aparintoare grupei respective.
Ex. Dac din centrala activm obiectul Tables, exist 6 coninuturi diferite
pentru aceast grup.
Pe lng aceste 8 elemente, n mod suplimentar mai exist 3 pictograme, pentru
a crea noi tabele, cu ajutorul diverilor asisteni pentru fiecare fereastr a unei baze de
date existnd mai multe moduri de utilizare (Wiew). Orice mod de vizualizare l
alegem, el nu modific baza de date, dar ne-o prezint sub alte aspecte.
ACCESS spre deosebire de alte aplicaii WINDOWS, pune la dispoziie o
singur bar de stare Database, care este satisfctoare pentru majoritatea lucrtorilor
de rutin din baza de date.
nchiderea bazei de date se face n mod similar celorlalte aplicaii WINDOWS,
cu Close din File sau cu X din partea de sus a pictogramei.
6.4 Tabele

Tabela este unul dintre cele mai importante elemente ale unei baze de date.
Este organizat bidimensional (pe linii, pe coloane), avnd cmpurile pe
coloane i nregistrrile pe rnduri (li se mai spune tupluri).
Crearea unei TABELE presupune definirea structurii i ncrcarea cu date a
acesteia.

Calculatoare personale. Iniiere n utilizare

6.4.1

Crearea tabelelor

Din fereastra Database se selecteaz opiunea Tables. Ne apare o fereastr n

care sunt amplasate eventualele tabele (figura 6.2).
Pentru crearea unei noi tabele se execut clic pe butonul New. Apare n acest
caz fereastra New Table (figura 6.3).

Figura 6.3 Opiunile pentru crearea noilor tabele

ACCESS ofer mai multe opiuni de a crea o tabel nou, acestea fiind
urmtoarele (5 opiuni) :
1. Datasheet View care permite s se creeze o tabel pe baza datelor
stocate n ea.
2. Design View care d posibilitatea s se defineasc structura tabelei prin
specificarea atributelor (a coloanelor), care o compun i a proprietilor
acestora. Este cea mai utilizat variant.
3. Table Wizard expert de creare de tabele (un asistent) pe baza unor
structuri predefinite.
4. Import Table permite crearea unei tabele prin importarea structurii ei
dintr-un fiier extern. (o alt baz de date, un fiier text, etc).
5. Link Table expert sau asistent ce realizeaz o legtur la o tabel din alt
baz de date.
6.4.1.1 Crearea

tabelelor utiliznd modul Datasheet View

n acest caz crearea tabelei ncepe prin introducerea datelor n tabel i n funcie
de acestea, ACCESS determin singur tipurile i formatele coloanelor. n acest caz
trebuie s se acorde atenie urmtoarelor dou aspecte:
a) pentru a crea o coloan de tip text la introducerea datelor trebuie s se
tasteze i caractere numerice, altfel ACCESS stabilete implicit tipul

Microsoft Access

NUMERIC (Number), tip care poate fi schimbat trecnd n modul al doilea

Design View.
b) n modul Datasheet View se poate crea i o cheie primar de tip
AUTONUMBER aferent tabelei.
Crearea tabelei n modul Datasheet View presupune realizarea urmtorilor pai
(8):
1. n fereastra Database se selecteaz butonul Tables i apoi se apas butonul
New.
2. Din fereastra New Table se alege prima opiune, adic Datasheet View, apoi
clic pe butonul OK i apare o tabel goal fr date, cu 10 coloane i 20 rnduri.
3. Se redenumesc coloanele astfel: se face clic dreapta pe selectorul coloanei
(coloana nnegrindu-se) i din meniul ce apare se selecteaz opiunea Rename
column, editnd apoi noul nume al coloanei. La fel se procedeaz i cu celelalte
coloane ale tabelului.
4. Se introduc datele. Dac o coloan trebuie redimensionat se poziioneaz
cursorul mousului ntre selectorul coloanei de dimensionat i cel al coloanei din
dreapta. Cnd cursorul n form de dou sgei, fie se trage n dreapta de cursor pn
la mrimea dorit, fie se execut dublu clic, coloana redimensionndu-se automat.
5. Se salveaz tabela prin apsarea (clic) butonului Save din bara cu
instrumente, aprnd o caset de dialog, ce permite introducerea numelui tabelei, dup
care se execut clic pe butonul OK. n acest moment apare un mesaj prin care
utilizatorul este atenionat c tabela nu are definit o cheie primar.
Dac se alege opiunea Yes programul adaug automat n tabel o nou
coloan de tip Autonumber pentru cheia primar, iar dac se alege No (de cele mai
multe ori se alege No) tabela va fi salvat aa cum a fost definit.
6. Se trece n modul Design View prin alegerea acestei opiuni din meniul
View i se stabilete cheia primar selectnd rndul pe care noi dorim s constituie
cheia primar. Dup selectarea acestui rnd din meniul Edit se selecteaz opiunea
Primary Key sau din bara cu instrumente se face clic pe butonul Primary Key.
n acest moment a fost stabilit cheia primar a tabelei.
7. Utilizatorul, dac dorete, poate s stabileasc sau s modifice anumite
proprieti ale tabelei, dar numai dup ce a selectat opiunea Design View. Opiunea
aceasta se poate selecta, fie din meniul View, dup care de alege opiunea Design
View, fie direct din fereastra bazei de date (centrala de navigaie) activnd butonul
Design.
8. Dup aceste modificri de proprieti, se prsete meniul Design View
trecnduse n modul Data Sheet View, pentru a vedea rezultatul final al modificrilor.
6.4.1.2 Crearea

tabelelor utiliznd modul Design View

Este cel mai folosit procedeu de creare a tabelelor i presupune realizarea
(parcurgerea) urmtorilor pai:

Calculatoare personale. Iniiere n utilizare

1. n fereastra Database se selecteaz butonul Tables i apoi se execut clic pe

butonul New.
2. Din fereastra New Table se alege a doua opiune Design View i apoi se
apas butonul OK (figura 6.4). n acest moment apare fereastra pentru descrierea
structurii tabelei n care se introduc cmpurile, tipul bazelor de date i opional o
descriere (o legend).

Figura 6.4 Fereastra pentru descrierea structurii tabelei

3. nainte de salvarea tabelului se stabilete cheia primar. Pentru aceasta se

execut clic oriunde n cmpul pe care l-am ales ca i cheie primar i apoi se apas
butonul Primary Key din bara cu instrumente (aceeai opiune din meniul Edit).
4. Salvarea tabelului se realizeaz prin alegerea opiunii Save din meniul File,
introducndu-se numele tabelului.
5. Introducerea datelor n tabel se realizeaz prin trecerea n modul Datasheet
View. n momentul lucrului cu tabelele n partea de jos a ferestrei acesteia se gsete o
bar de navigare prin nregistrri, care permite urmtoarele opiuni (figura 6.5):

Figura 6.5 Bara de navigare prin nregistrrile tabelei

- - salt la prima nregistrare;

- - salt la nregistrarea precedent;

Microsoft Access

- 38 - nregistrarea curent;
- - salt la nregistrarea urmtoare;
- - salt la ultima nregistrare;
- - introducerea unei noi nregistrri.
O nou nregistrare se nregistreaz la sfritul tabelului cu ajutorul butonului
corespunztor. Nu este posibil inserarea unei noi nregistrri existente .
De menionat faptul c orice modificare a unei nregistrri, nu presupune
salvarea documentului, acestea fiind preluate n mod automat.
tergerea unei nregistrri se realizeaz dup ce acesta a fost selectat
(nnegrit), dup care se acioneaz fie tasta Delete, fie prin deschiderea meniului Edit
din care se selecteaz opiunea Delete.
De reinut c prin tergerea unei nregistrri, este tears i cheia primar
corespunztoare, aceasta nemaiputnd fi distribuit unei alte nregistrri.
La editarea tabelelor trebuie stabilite proprietile pentru fiecare cmp. Aceste
proprieti difer n funcie de natura datelor pe care le trecem n tabel.
Cele mai importante proprietile sunt urmtoarele:
Fild Size (dimensiunea cmpului):
Tipul de dat text care are o lungime prestabilit de 50
de caractere;
Tipul de dat number, care are opiunile: byte, integer,
longinteger,single, double;
Tipul de dat Memo are o lungime de 64 Kbi;
Tipul Data/Time are o lungime de 8 octei;
Tipul Autonumber poate lua valori aleatoare.
Format stabilete modul de afiare al datelor pe ecran (cu numr fix sau
zecimale)
Decimal Places precizeaz numrul de cifre zecimale ale valorilor nregistrate.
6.4.2

Crearea relaiilor ntre tabele

Pentru raionalizarea procesului de introducere i actualizare a datelor, n cadrul

unei aplicaii se creeaz mai multe tabele independente.
n mod obinuit informaiile dorite de utilizatori reclam comutarea
concomitent a datelor din mai multe tabele. Din acest motiv se construiesc baze de
date relaionale, ntre tabele stabilindu-se relaii dup criterii logice i de nrudire.
Aceste relaii se stabilesc pe baza cmpurilor comune care au nume identic i
sunt de acelai tip, adic pa baza cheii primare.
Presupunem c am realizat trei tabele, preciznd numele acestora i n parantez
denumirea cmpurilor. Cmpurile care constituie cheia primar sunt subliniate. Avem
astfel urmtoarele tabele (figura 6.6):
Produse (Cod_produs, Den_produs, Um, Pre_unitar);
Comenzi (Nr_comand, Cod_client, Cod_produs, Cantitate,
Data_comenzii);

10

Calculatoare personale. Iniiere n utilizare

Clieni (Cod_client, Den_client, Localitate, Adresa,

Nr_telefon, ara).
Pentru crearea relaiilor ntre tabelele Produse, Comenzi i Clieni se parcurg
urmtorii pai:
1. n fereastra Database se alege opiunea Relationships din meniul Tools;
2. Prin intermediul ferestrei Show Table se aduc tabelele n fereastra
Relationships. Se execut clic numele tabelei i apoi se apas pe butonul
Add;
3. Se nchide tabela Show Table.
4. Se selecteaz cmpul cheie primar Cod_produs din tabela Produse i se
trage peste cmpul corespunztor din tabela Comenzi.
Access deschide o fereastr n care sunt confirmate detaliile relaiei:
Tabelele implicate n relaie (Produse i Comenzi);
Produse
Cod_pr Den_pr Unitat Prt_un
1111
Fin
kg
950000
1112
Mlai
kg
110000
1113
Orez
kg
100000
1114
Ulei
l
195000
1115
Zahr
kg
135000
Comenzi
Nr_co Cod_cl Cod_p
1234
101
1111
1235
101
1112
1236
102
1113
1237
103
1114
1238
101
1111
1239
102
1113

Cantit
10000
15000
50000
20000
12000
70000

Data_come
16.04.2001
18.04.2001
20.04.2001
22.04.2001
26.04.2001
27.04.2001

Clieni
Cod_cl
101
102
103
104
105

Den_cli
Metro
Metro
Billa
Eclipse
Romir

Locali
Bucur
Bucur
Bucur
Bucur
Rm.

Adres
Iuliu
Volunt
Braso
Timiso
Traian

Nr_tel
725561
613772
746251
742721
711152

Tara
Roma
Roma
Roma
Roma
Roma

Figura 6.6 Coninutul tabelelor ntre care se vor crea relaii

Cmpurile prin care s-a stabilit relaia (Cod_produs n ambele tabele);
O caset de validare Enforce Referential Integrity (impune integritatea
referenial) care dup validare ofer posibilitatea (opional) de actualizare
i tergere n cascad;

Microsoft Access

11

Opiunile care precizeaz tipul de combinare (JOIN TYPE). n cazul

nostru se accept tipul prestabilit (1) care va lua n considerare numai
nregistrrile prezente n tabele.
Cu un clic pe OK se revine n fereastra de dialog Relationships i se apas pe
butonul Create. Rezultatul va fi de tipul 1- ntre tabelele Produse i Comenzi.
Se repet aceleai operaii pentru tabelele Clieni i Comenzi pe cmpul de
legtur Cod_client.
n fereastra Relationships vom avea cele 3 tabele asociate, ca n figura 6.7.

Figura 5.7 Fereastra Relationships

6.5 Formulare

Formularele sunt informri care prezint ntr-o form specific datele

memorate n cadrul tabelelor sau al nregistrrilor.
Exist dou modaliti de realizare a formularelor:
1. Crearea de formulare n sistemul Design View
2. Crearea de formulare n sistemul Using Wizard
6.5.1

Crearea formularelor n sistemul Design View

Dup lansarea programului ACCESS i deschiderea (ncrcarea) cu o baz de

date se selecteaz opiunea Forms i n aceast fereastr se acceseaz butonul New.
Apare tabloul New Form coninnd dou zone:
- prima zon conine 7 opiuni (moduri de lucru):
1. Design View
2. Form Wizard
3. Autoform: Columnar
4. Autoform: Tabular
5. Autoform: Datasheet
6. Chart Wizard
7. Pivot Table Wizard
- a doua zon, poziionat sub prima este constituit dintr-o rubric derulant,
care ofer posibilitatea de selectare a unei tabele sau interogri n cadrul crora s se
fac selecia cmpurilor ce urmeaz a fi plasate n formular (figura 6.8).

12

Calculatoare personale. Iniiere n utilizare

6.5.1.1 Modul

Design VieW

Selectnd
aceast
opiune din prima faz, se
execut clic pe OK. Ni se
afieaz tabloul cu numele
FORMn:form, unde n
este numr curent al
formularului. Acesta poate fi
oferit implicit de ctre
program poate fi modificat
dup opiunea operatorului.
Figura 6.8 Seciunea pregtit pentru selectarea cmpurilor
Tabloul
ce
apare
conine seciunea Detail n
cadrul crora se vor trage cmpurile dorite din cadrul tabelelor selectate.
Cmpurile tabelei selectate sunt afiate ntr-un tablou derulant al tabelei pe care
o solicitm.
Acest tablou poate fi redimensionat pe orizontal i pe vertical.
Dup tragerea cmpurilor dorite, n seciunea Detail, acestea se afieaz la
indigo, adic ne apare spaiul pentru denumirea cmpului, n stnga, ca etichet, i
spaiul cu aceeai denumire, pentru afiarea realizrii din cmpul respectiv n partea
dreapt.
Dup tragerea tuturor cmpurilor dorite, se execut clic pe butonul X de
ieire, formularul fiind realizat.
Urmtoarele modificri pe care dorim s le facem, se vor putea face doar n
modul Design View.
Opiunea de vizualizare a unui formular se poate realiza n trei moduri:
1. modul Design View care permite ulterioarele modificri;
2. modul Form View prin care sistemul ilustreaz numai un
exemplar de formular din cele n nregistrri din tabel (fig 6.9);
3. Datasheet View n care sunt afiate toate cele n nregistrri din
tabel (fig.6.10).
Formularul n ntregime poate fi vizualizat pe ecran prin opiunea Print Preview
din meniul File i poate fi editat la imprimant prin opiunea Print, din acelai meniu
File.
Formularele pot fi cosmetizate, adic li se pot introduce antetul (Header), de
exemplu numele firmei sau al instituiei, iar n partea inferioar se pot introduce note
de subsol, (Footer), care sunt date de legitimizare: nume, prenume, semntura.
Aceste anteturi i subsoluri se realizeaz prin opiunea Form Header/Footer,
care dup activare, n seciunea Detail, n partea superioar i inferioar a formularului
permite introducerea elementelor dorite.

Microsoft Access

13

Aceste elemente vor putea fi introduse numai cu opiunea label (etichet).

Figura 6.9 Formularul cu o singur nregistrare

Fig.6.10 Formularul cu toate nregistrrile

6.5.1.2 Modul

Form Wizard
n acest caz, toate operaiile sunt asistate de un vrjitor. Primele etape sunt
similare, cu meniunea c n fereastra de New Form din prima zon a celor 7 opiuni,
va fi solicitat a doua.
n continuare ni se vor solicita precizarea cmpurilor din tabel pe care dorim s
le conin formularul.
Se realizeaz urmtori pai:
parcurgerea rubricii derulante prin care afim tabela selectat ce va sta la baza
formularului;
precizarea cmpurilor pe care dorim s le introducem n formular, folosindu-ne
de butoanele:
- > prin care aducem cte un cmp;

14

Calculatoare personale. Iniiere n utilizare

- >> aducem toate cmpurile;

- < se elimin un cmp;
- << se elimin toate cmpurile.
pasul urmtor conine opiunile privind forma de poziionare a datelor din
formular.
Aceste opiuni sunt:
a) Columnar conform cruia datele vor fi prezentate n rubrici necolonate;
b) Tabular va prezenta valorile cmpurilor selectate n mod tabular (tabelar);
c) Datasheet ce prezint valorile similar celui din tabelele iniiale;
d) Justified care prezint valorile cmpurilor selectate ntr-o form decalat, aleas
de sistem.
Oricare din aceste 4 moduri, poate fi uor schimbat prin aciunea de tragere a
cmpurilor, dar numai n modul Design View.
Prin acionarea butonului Next > se trece la pasul urmtor. n acest moment
sistemul solicit un stil al fronturilor i fondului elementelor din formular.
Din nou se acioneaz butonul Next > ajungndu-se la ultimul pas al realizrii
formularului.
n acest moment, sistemul solicit un nume care s personalizeze formularul.
Numele implicit oferit de sistem pentru formularul construit este cel al tabelei din
baza de date apelate la construirea formularului, sau operatorul poate s opteze pentru
un alt nume al formularului.
Pentru finalizare se va aciona butonul Finish.
Pe parcursul ntregii activiti de realizare a formularelor n modul Form
Wizard sistemul ne ofer un tablou derulant, care n partea inferioar are n
ppermanen afiat 4 butoane de stare:
- Cancel, <Bakc, Next>, Finish.
Aceste butoane sunt utile mai ales la revenirea la paii anteriori.
i n acest caz, formularul poate fi cosmetizat cu anteturi i subsoluri, iar
cmpurile pot fi rearanjate i redimensionate.
6.5.1.3 Modul

Autoform: Columnar
Este identic cu opiunea Columnar din pasul al treilea al modului Form Wizard,
prezentat la 6.5.1.2.
Prin obinerea acestui tip de formular se selecteaz opiunea a treia din tabelul
New Form, dup care se va alege tabelul pe baza cruia vom construi formularul i
cmpurile selectate vor fi sub forma unor sigle la formular.
6.5.1.4 Modul

Autoform: Tabular
Este similar cu modul Datasheet.

Microsoft Access

15

6.5.1.5 Modul

Autoform:Datasheet
Acest mod este identic cu rezultatul obinut prin opiunea Datasheet din meniul
View. Rezultatul obinut prin forma iniial poate fi modificat dac se comut
modalitatea Design View (prin meniul View), cu posibilitile prezentate pentru
modurile Design View sau Autoform: Columnar.
6.5.1.6 Modul

Chart Wizard
Principal, acest mod are la baz al doilea mod Form Wizard (6.5.1.2) cu
urmtoarele meniuni:
- dup selectarea tabelelor i cmpurilor care vor sta la baza formularului,
sistemul ne va oferi 20 de tipuri de grafice, din care noi alegem unul singur.
Aceste tipuri de grafice sunt sub form de :
- histograme
- histobare
- bare
- plcint
Dup selectarea tipului de grafic, ni se va permite accesul pentru configurarea
legendelor, axelor, titlurilor, etc.
i n acest caz, n permanen avem cele 4 butoane din partea inferioar a
ferestrei, cu care putem reveni la paii anteriori: Cancel, Next >, < Back, Finish.
Dup toate cosmetizrile graficului, urmeaz personificarea acestuia i
nchiderea formularului prin butonul X odat cu salvarea formularului.
6.5.2

Crearea formularelor n sistemul Wizard

Dup ncrcarea sistemului cu baza de date aleas, din fereastra Database se

apeleaz sistemul Wizard. Apelul se obine fie prin dublu clic pe opiunea Create form
by using wizard, fie prin selectarea acestei opiuni i apoi executarea unui clic pe
butonul Open.
Paii de urmat sunt identici cu cei prezentai n cadrul opiunii Form Wizard din
sistemul Design View, cu diferena c, deoarece nu se pornete de la o tabel-surs,
primul pas oblig utilizarea rubricii derulante prin care poate opta pentru o tabel sau o
interogare-surs.
n pasul al doilea se ofer aceleai opiuni de afiare (Columnar, Tabular,
Datasheet, Justified).
n pasul al treilea poate fi ales stilul formularului, prin alegerea unei opiuni din
cele oferite automat de sistem.
n ultimul pas se solicit un nume particular pentru formularul astfel generat i
ofer posibilitatea modificrilor ulterioare fa de standardele oferite de sistemul
Wizard, prin opiunea Modify the forms design.

16

Calculatoare personale. Iniiere n utilizare

6.6 Interogri

Interogarea const n extragerea datelor dintr-o tabel (sau mai multe tabele) i
prelucrarea acestora ntr-o form mai mult sau mai puin complex.
De fapt, interogrile constituie elemente de finalitate a bazelor de date.
Aceste interogri furnizeaz cel mai bine elementele de interes pentru utilizator.
Principalele operaii care se pot realiza cu ajutorul interogrilor sunt:
1. Extragerea din tabele numai a cmpurilor relevante pentru utilizator;
2. Extragerea nregistrrilor din tabele prin specificarea unor criterii de selecie;
3. Crearea de cmpuri calculate.
Access ofer urmtoarele trei posibiliti pentru definirea interogrii i afiarea
rezultatelor acesteia:
- Design View, fereastr sub forma unei grile de interogare, n care se definete
interogarea;
- Datasheet View, fereastr n care se afieaz rezultatele interogrii;
- SQL View, fereastr n care ACCESS genereaz automat codul SQL al
interogrii QBE, fereastr ce poate fi folosit pentru scrierea direct a unei
interogri ci ajutorul instruciunilor SQL
Comutarea ntre modurile Dsign View i SQL View constituie o modalitate
eficient de realizare a interogrilor.
Pentru a afia rezultatele interogrii se declaneaz execuia acesteia (Run) din
meniul Query dac este afiat modul Design View sau se comut direct n fereastra
Datasheet View.
6.6.1

1.
2.

3.

4.

Realizarea interogrilor

Pentru realizarea unei interogri se parcurg urmtorii pai:

n fereastra Database se execut clic pe eticheta Queries i apoi pe butonul
New. ACCESS afieaz caseta de dialog New Query;
Se selecteaz opiunea Design View i apoi se apas pe butonul OK. ACCESS
afieaz fereastra Query Design i caseta de dialog Show Table suprapus peste
aceasta. Caseta de dialog Show Table conine tabelele, interogrile sau
combinaiile dintre acestea, de unde utilizatorul alege sursa de date pentru
interogarea curent.
Se selecteaz tabela sau interogarea cu datele necesare interogrii. Pentru
aceasta se execut clic pe tabela sau pe interogarea dorit i apoi clic pe butonul
Add. n partea superioar a ferestrei Query Design vor fi afiate tabelele sau
interogrile din baza de date, fiecare cu lista cmpurilor coninute. n cazul n
care tabelele din care se extrag datele pentru interogare au fost puse n relaie
anterior, ele apar n fereastra Query Design cu liniile de legtur precizate. Dac
tabelele nu au fost puse n relaie, aceast relaie poate fi creat n cadrul
interogrii.
Se aduc cmpurile din tabele sau interogri pe grila de interogare ntr-o ordine
dorit de utilizator.

Microsoft Access

17

Utilizatorul de regul are nevoie numai de anumite date din tabele, extrase
selectiv, in funcie de anumite criterii. De aceea se utilizeaz interogrile de selecie.
6.6.2

Interogri de selecie

Pe rndul Criteria din grila de interogare se poate introduce un singur criteriu de

selecie sub un cmp sau mai multe criterii sub cmpuri diferite.
Pentru realizarea acestor interogri de selecie se utilizeaz operatori. Principalii
operatori utilizai sunt:
- Aritmetici: +(adunare), -(scdere), (nmulire), /(mprire), ^(ridicare la
putere);
- De comparaie: <, >, =, <=, >=, <>;
- Asociai operatorilor de comparare: IS NULL, IS NOT NULL, LIKE, IN,
BETWEEN;
- Logici: NOT, AND, OR, XOR, Eqv;
- De concatenare: + i &.
Pentru exemplificare se prezint baza de date Medii, care are tabelele necesare
calculul mediilor studenilor care au susinut examene la patru discipline (figura 6.11).
Drept criteriu de selecie a fost obinerea mediilor doar din note de promovare, adic
peste nota 5.

Figura 6.11 Interogarea pentru calculul mediei studenilor

18

Calculatoare personale. Iniiere n utilizare

Bibliografie

1. Popa, G., Iliescu, M., Udric, Mioara, - Baze de date Access. Culegere de
probleme, Editura Ciso, Bucureti, 2000
2. Eder, B., .a. Computer Driving Licence - Access, Editura BIC ALL,
Bucureti, 2001
3. Marquis, Annette, Courter, Gini, - Windows 95 - Ghidul dumneavoast pentru
Access, Editura ALL EDUCATIONAL, Bucureti, 1998