DOCUMENTAIA

Nici o operatie economica nu se poate nregistra n contabilitate fara un act scris n care sa se
consemneze operatia respectiva.

Continutul documentelor economice este n functie de caracterul operatiei consemnate. Ele

contin elemente obligatorii care pot fi comune tuturor categoriilor de documente, iar altele sunt
specifice numai anumitor documente.

Elementele comune fiecarui document sunt:

denumirea documentului;
denumirea unitatii emitente si adresa;
numarul si data documentului;
partile participante la efectuarea operatiei economice consemnate n document;
continutul operatiei economice si justificarea efectuarii ei;
datele cantitative si (sau) valorice aferente operatiei economice consemnate
(cantitate, pret unitar, valoare);
semnaturile persoanelor care au participat la realizarea operatiei economice si
care raspund de ntocmirea acestuia.

Elementele specifice difera de la o categorie la alta de documente.

Concluzionnd, documentele sunt acte scrise care cuprind informatii letrice si numerice, n etalon
valoric, natural sau de munca, care se ntocmesc la locul si n momentul nfaptuirii operatiilor
economice.

Foarte importanta, nsa, este ntocmirea documentelor la timp, pentru a asigura operativitatea
informatiilor pe care sa le furnizeze contabilitatea. Legea contabilitatii specifica: "orice operatiune
patrimoniala se consemneaza n momentul efectuarii ei ntr-un nscris care sta la baza
nregistrarilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ".

Deci, orice document care se ntocmeste la locul si n momentul efectuarii operatiei

economice poarta denumirea de document justificativ.

Functiile documentelor
Acestea sunt:

1 functia de consemnare, letrica si cifrica, cantitativa si valorica a operatiilor economice

efectuate;
2 functia de act justificativ, care sta la baza nregistrarii n contabilitate a operatiilor
economice;
3 functia de verificare a activitatilor desfasurate;
4 functia de asigurare a integritatii patrimoniului;
5 functia juridica, deoarece, cu ajutorul lor se stabilesc drepturile si obligatiile banesti ale
unitatilor patrimoniale.
 ntocmirea documentelor
Culegerea si consemnarea informatiei contabile n documente se poate realiza manual sau cu
ajutorul tehnicii moderne.

Documentele se ntocmesc, de regula, pe formulare tipizate, iar completarea se poate face

manual sau cu ajutorul mijloacelor tehnice (masina de scris, calculatoare electronice).

ntocmirea manuala a documentelor:

1 se face cu cerneala, cu pasta sau creion chimic
2 are urmatoarele inconveniente:
3 volum mare de munca;
4 nu garanteaza exactitatea datelor nscrise;
5 nu se realizeaza o productivitate mare si calitate superioara.

Reguli de ntocmire:

documentele care se ntocmesc n mai multe exemplare vor trebui sa aiba

acelasi numar de ordine pentru fiecare dintre exemplare;
n documentele de casa si de banca, datele cifrice se redau si n litere.

Reguli de corectare a greselilor:

nu se admit stersaturi, razuiri, etc.;
corectarea greselilor se face de asa maniera nct sa se poata identifica ca aceasta
s-a produs la ntocmirea documentului si nu mai trziu, iar cei care au semnat documentul stiu de
corectura facuta;
rectificarea greselii se face prin taierea textului sau a sumei gresite cu o linie
astfel nct sa se poata identifica textul sau suma initiala si se scrie deasupra textul sau suma corecta,
sub semnaturile celor care au semnat initial documentul;
n documentele de casa si cele de banca nu se admit corecturi.
Daca s-au efectuat greseli n documentele de casa sau de banca (chitante, cecuri, ordine de
plata, foi de varsamnt), acestea se anuleaza, fara a se detasa din carnetele respective (a se rupe), iar
apoi se ntocmesc altele corect.

Clasificarea documentelor
Clasificarea documentelor se face dupa urmatoarele criterii:
a) dupa natura elementelor patrimoniale pe care le reflecta:

1) Documente privind imobilizarile corporale si necorporale:

1. proces verbal de receptie a mijloacelor fixe;
2. bon de miscare a mijloacelor fixe;
3. proces verbal de predare-primire;
4. proces verbal de scoatere din functiune.
 2) Documente privind activele circulante materiale:

1. nota de receptie si constatare de diferente;

2. bon de consum;
3. fisa limita de consum;
4. bonul de predare - transfer - restituire;

3) Documente privind disponibilitatile banesti:

1. chitanta;
2. dispozitie de plata / ncasare pentru casierie;
3. ordinul de plata.

4) Documente privind salariile si alte drepturi cuvenite angajatilor:

1 . lista de avans chenzinal;
2. statul de plata;
3. ordinul de deplasare;
4. decontul de cheltuieli.

5) Documente privind vnzarile:

1. factura fiscala;
2. dispozitie de livrare;
3. aviz de expeditie.

b) dupa locul de ntocmire:

1) Documente interne = documente ce se ntocmesc n cadrul ntreprinderii, pentru operatiile
economice referitoare la activitatea acesteia; Ex: bon de consum, NRCD, proces verbal de scoatere
din functiune, statul de plata, lista de avans chenzinal; Unele documente interne ca: factura fiscala
emisa catre client, ordinul de plata emis catre furnizor, circula n afara ntreprinderii.
2) Documente externe = documente ce se ntocmesc de catre alte ntreprinderi care sunt
adresate ntreprinderii. Ex: factura primita de la furnizor, chitanta primita de la furnizor, ordinul de
plata primit de la client.

c) dupa modul de ntocmire:

1) Documente primare = documente ce consemneaza pentru prima oara operatiile economice;
Ex: nota de receptie si constatare de diferente, bon de consum, statul de plata;
2) Documente centralizatoare = documente ce grupeaza si cumuleaza datele nscrise n
documentele primare, ele cuprinznd operatii de acelasi fel. Ex: centralizatorul notelor de receptie;
centralizatorul bonurilor de consum; centralizatorul statelor de plata;

d) dupa functia pe care o ndeplinesc:

1) Documente de dispozitie = documente prin care se transmite ordinul de a se executa o
anumita operatie economica. Ex: comanda, ordinul de plata;
2) Documente de executie = documente prin care se face dovada executarii unei anumite
operatii. Acestea stau la baza nregistrarii operatiilor n contabilitate. Ex: chitanta, bonul de consum,
procesul verbal de receptie.
3) Documente mixte = documente ce reunesc caracteristicile primelor 2 grupe. Ex: fisa limita de
consum, dispozitie de livrare - aviz de expeditie.
e) dupa regimul de tiparire si utilizare:
1) Documente cu regim special = documente pentru care exista dispozitii legale privind modul
lor de completare, circulatie si pastrare. Ex: registru de evidenta fiscala, registru unic de control, fila
CEC, biletul la ordin. Pentru aceste documente se organizeaza n cadrul firmei o evidenta operativa
speciala, ntocmindu-se pentru fiecare formular cu regim special o fisa denumita "Fisa de magazie a
formularelor cu regim special".
2) Documente fara regim special = documente care se folosesc cu respectarea normelor
generale de ntocmire, circulatie si pastrare. Ex: stat de plata, proces verbal de receptie, bon consum.

f) dupa sfera lor de aplicare:

1) Documente de uz general = documente utilizate n toate ramurile de activitate. Ex:
chitanta, factura fiscala, stat de plata.
2) Documente specifice = documente utilizate numai n anumite ramuri. Ex: devizul de
lucrari, fisa consumului de furaje, etc.

g) dupa rolul lor n cadrul circuitului contabil:

1) Documente justificative = documente primare care se ntocmesc la locul si n momentul

producerii operatiilor economice. Ele stau la baza nregistrarilor contabile si se prezinta sub
forma de imprimate. Ex: nota de receptie si constatare de diferente, bon de consum, stat de
plata, ordinul de plata, chitanta, factura.
2) Registre contabile = documente sub forma de registru care consemneaza operatiile
economice sub forma de nregistrari contabile. Ex: registru jurnal, registru cartea mare,
registru inventar.
3) Documente de sinteza si raportare = documente prin care se centralizeaza si se transmit
informatii n afara ntreprinderii. Ex: bilantul contabil, contul de profit si pierdere, anexele la
bilant.

Circulatia, tipizarea si verificarea documentelor

Circulatia documentelor nseamna miscarea lor n cadrul unitatii prin compartimentele
acesteia din momentul ntocmirii sau intrarii lor n unitate pna la predarea lor la arhiva
unitatii.

Circulatia documentelor trebuie sa se faca ntr-o anumita ordine, dinainte stabilita.

Conditiile ce trebuiesc ndeplinite sunt:

1. miscarea documentelor sa se realizeze pe caile cele mai scurte si printr-un numar redus de verigi
organizatorice;
2. miscarea documentelor sa fie continua;
3. prelucrarea datelor din documente sa se faca complet si la termenul stabilit;
4. organizarea circulatiei documentelor se face pe baza de grafice de circulatie.
 Tipizarea consta n elaborarea de formulare de documente unitare ca marime si
destinatie, de un format strict determinat.

Fiecare operatie economica are la baza un document justificativ. nainte de a nregistra n

contabilitate operatiile economice, cel care conduce misiunea contabila (un cabinet de contabilitate,
individual sau prin societati de expertiza contabila sau persoane de specialitate angajate pe baza de
contract de munca) trebuie sa verifice minutios documentele ce stau la baza efectuarii operatiilor,
pentru a descoperi eventualele greseli, actiuni ilegale sau incorecte.

Verificarea documentelor este operatia premergatoare nregistrarii n contabilitate.

Verificarea documentelor se realizeaza sub trei aspecte: formala, aritmetica si de fond.

Verificarea formei consta n:

1. folosirea tipului de document adecvat operatiei consemnate;

2. completarea tuturor rubricilor cerute de document;
3. existenta semnaturilor persoanelor ce raspund de ntocmirea documentelor;
4. existenta numerelor de ordine pe fiecare exemplar;

Verificarea aritmetica consta n controlul prelucrarii corecte n documente a datelor cifrice

si daca s-au efectuat corect calculele aritmetice.

Verificarea de fond consta n controlul

realitatii: se verifica daca operatia s-a efectuat la data, locul si conditiile specificate n
document;
necesitatii: se verifica daca operatia nscrisa n document este utila activitatii firmei;
oportunitatii: se verifica daca operatia nscrisa n document este eficienta pentru acea unitate;
legalitatii operatiunilor consemnate n documente: se verifica daca operatia respectiva nu
contravine legislatiei n domeniul care reglementeaza genul respectiv de operatii economice.

De cele mai multe ori, verificarea documentelor se face de catre alte persoane dect cele care
le-au ntocmit, caz n care eficienta controlului este sporita. Controlul nregistrarilor n contabilitate
si, implicit, a documentelor care stau la baza efectuarii lor, se realizeaza de catre persoanele care
conduc misiunea contabila, de catre controlul financiar preventiv, cenzori, de organele de control ale
statului.

Daca se constata erori de ntocmire, acestea se aduc la cunostinta celor care au ntocmit
documentul, iar corectarea se face prin taierea cu o linie orizontala a textului gresit si nscrierea
corecta, alaturat, mpreuna cu semnatura celui care corecteaza documentul.