Sunteți pe pagina 1din 20

Cuprins

Capitolul 1. Noiuni Tehnice privind derularea unui Audit Intern.


2

1. Planificarea activitilor
2

1. Iniierea auditului
3

2. Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului


3

3. Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii


4

4. Vizita preliminar la auditat


4

5. Elaborarea planului de audit


5

6. Transmiterea planului de audit auditatului


6

7. ORGANIZAREA EDINEI DE DESCHIDERE 6

8. ORGANIZAREA EDINELOR INTERMEDIARE 7

9. ORGANIZAREA EDINEI DE NCHIDERE 7

10. EXAMINAREA SISTEMULUI CALITII 8

11. ncadrarea n timpul acordat auditului


9
12. Chestionarul de audit
10

13. RAPORTUL DE NECONFORMITATE 10

Capitolul 2. Studiu de caz . Audit intern de calitate la SC. TEOMI SRL.


13
Capitolul 1. Noiuni Tehnice privind derularea unui Audit
Intern.

Planificarea activitilor

Auditorul ef stabilete modul de derulare al auditului prin planificarea


activitilor, urmrind o anumit strategie. Din acest punct de vedere, ntr-o prim
abordare, auditul poate fi:

orizontal, n care se urmrete un anumit aspect al obiectului auditului n


toate compartimentele organizaiei,
vertical, n care se urmresc toate aspectele obiectului auditului n fiecare
compartiment auditat.

Regula de baz n desfurarea auditului o constituie urmrirea activitilor n


succesiunea lor fireasc, spre exemplu: contractare, proiectare, omologare,
execuie, livrare.

Planificarea prealabil a auditurilor interne n cadrul unei organizaii se


realizeaz n documentul Program anual de audituri interne pe anul ...........

n vederea bunei desfurri a auditului este necesar folosirea unui


document de verificare, prin care se controleaz dac au fost culese toate
informaiile necesare, nainte de auditarea unei alte activiti.

Auditorul trebuie s fie familiarizat cu activitile funciei auditate a


sistemului calitii, procedurile i documentaiile utilizate, clauzele adecvate ale
standardului. Auditorul va pregti un chestionar de audit pentru compartimentele
vizitate, mpreun cu ntrebrile pe care le va pune i operaiile i documentaiile
care urmeaz s le vad. Subiectele auditului vor include i auditurile precedente
ale compartimentului vizitat.
Compartimentele care necesit investigaii speciale sunt cele care nu au
foste verificate recent, cele care au fost verificate anterior i n care au fost gsite
deficiene, precum i cele n care sunt cunoscute deficienele sau se suspecteaz c
acestea exist.

Auditorul trebuie s l fac pe auditat s fie contient n avans de domeniul


auditului i s specifice ce se ateapt de la el.

Listele de verificare

Sunt instrumente utile n vederea acoperirii ntregii problematici a auditului


(domenii i activiti investigate n timpul auditului).

Elaborarea lor se face n faza pregtirii auditului, n care auditorul se asigur


c sistemul definit n documentul de referin (manualul calitii, standardul de
referin) este complet i apt s duc la ndeplinirea obiectivelor calitii
organizaiei.

Dac organizaia are un sistem al calitii, acesta este definit n manualul


calitii. Cuprinsul acestui manual poate fi folosit de auditorul ef pentru a se
asigura c a fost acoperit ntreg sistemul. Cea mai eficient list de verificare pe
care o poate avea auditorul este cuprinsul sau indexul paginilor manualului.

Folosirea acestor liste, care nu au mai mult de dou, trei pagini, constituie o
bun verificare a auditrii tuturor compartimentelor i activitilor organizaiei.

n faza pregtirii auditului, auditorul ef trebuie s se asigure c sistemul


definit n manual este complet i apt s duc la ndeplinire obiectivele calitii
organizaiei.

n situaia n care manualul calitii organizaiei nu este complet, auditorul ef


trebuie s verifice conformitatea sistemului cu standardul de referin, iar n
alctuirea listelor de verificare, standardul de referin s constituie lista de
verificare dup care urmrete dac s-au atins toate punctele.

Auditorii, cnd i planific auditarea unei zone, i ntocmesc liste de


verificare prin care trebuie s aib n vedere faptul c, fiecare interviu individual
trebuie s cuprind patru aspecte de baz legate de:

persoane - responsabilitate i autoritate, cerine de instruire / educaie;

proceduri - disponibilitate, gradul de acoperire a activitii auditate,


aplicabilitate practic;
echipamente - dac sunt cele specificate n proceduri, dac necesit manuale
de utilizare iar acestea sunt disponibile;
produse i materiale - dac sunt cele specificate n proceduri, dac sunt
corespunztor identificate i cu stadiul inspeciilor identificat corespunztor.
Diagrama de flux (flow chart)

Un alt mijloc de asigurare c toate elementele auditului au fost atinse, este


diagrama de flux a procesului de auditare. Aceasta ajut auditorul s observe c
auditul se desfoar sistematic i c nu au fost srite etape importante

3. Documentele de lucru folosite n etapa de pregtire-planificare a


auditului sunt:

autorizarea auditului;

standardele sau alte specificaii dup care se face auditul;

planul de audit; orice formate provizorii care se folosesc n timpul


auditului;

aide-memoires, liste de verificare, diagrame de flux etc.

n aceast etap sunt prevzute urmtoarele activiti:

a) Iniierea auditului,

b) Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei


auditului;

c) Alctuirea echipei de audit;

d) Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii;

e) Vizita preliminar la auditat;

f) Elaborarea planului de audit;

g) Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprobrii


coninutului;

h) Organizarea echipei de audit.

1. Iniierea auditului

Iniierea auditului poate avea loc din iniiativa:

Organizaiei auditate, n cazul unui audit intern;

Unei organizaii, pentru auditul la subcontractani;

Organizaiei auditate care nainteaz o cerere de certificare;


Unei alte organizaii interesat sau ndreptit, pentru auditul de ter
parte.

Iniierea auditului presupune stabilirea obiectivului i domeniului auditului,


frecvenei acestuia i analiza preliminar a prezentrii sistemului calitii al
auditatului. n aceast etap se ia legtura cu organizaia auditat.

De asemenea, la iniierea auditului se stabilete auditorul ef, care poate


fi numit de:

organizaia iniiatoare a auditului - la auditul intern i la subcontractani;

ter parte independent - la auditul de ter parte.

Numirea are loc prin notificare oficial, precizarea scopului auditului i se


accept de cel numit.

2. Definirea obiectivelor, domeniului, ntinderii i frecvenei auditului

Clientul decide, ce elemente ale sistemului calitii, zone i activiti ale


organizaiei urmeaz s fie auditate ntr-un interval de timp specificat. Este
recomandabil ca acestea s fie stabilite mpreun cu auditorul ef i cu consultarea
auditatului.

De asemenea, clientul specific standardul n baza cruia se efectueaz


auditul sistemului calitii, precum i frecvena acestuia, care se stabilete n baza
modificrilor provenite n organizaie ce pot avea repercusiuni asupra sistemului
calitii acestuia, precum i de rezultatele ultimelor audituri.

Importana acestor factori este diferit dac auduturile sunt de ter parte,
secund parte sau prim parte.

CONCLUZIE Un audit al sistemului calitii va urmri:

Competena sistemului dac procedurile sunt realiste i adecvate pentru


organizaie;
Conformitatea sistemului - dac procedurile sunt urmate corect;
Performana sistemului - dac aplicarea procedurilor sistemului aduce
rezultate dorite.
n cadrul auditurilor ter parte se ine seama de natura schemei de
certificare n primul rnd, i de ct de pregtit este auditatul pentru evaluare.
Auditurile pot fi de evaluare complet, evaluare iniial, de supraveghere, audituri
de prelungire, sau audituri de extindere a domeniului.

n cadrul auditurilor secund parte se au n vedere: cerinele din contractele curente


(auditul poate avea loc la nceputul unui contract important pentru a asigura un
control efectiv n timpul fazelor de proiectare, aprovizionare, lansare n producie);
resursele disponibile pentru contract; performanele subcontractantului n domeniul
calitii.

n cadrul auditurilor interne se auditeaz toate activitile care fac parte din
sistemul calitii organizaiei. Frecvena acestor audituri se stabilete n funcie de
necesitile sistemului i ale organizaiei. Activitile critice precum i cele cu
importan ridicat trebuie s fie auditate mai des dect celelalte. Este de dorit s
fie auditate simultan mai multe funcii ale organizaiei, ceea ce asigur auditarea
interferenelor dintre compartimente, care n alt mod nu ar putea fi auditate.

Rareori un audit poate ptrunde n profunzimea tuturor detaliilor sistemului


calitii. Una din cheile auditurilor eficiente este atingerea unui echilibru ntre
abordarea de ansamblu, care este mai puin detaliat la nivelul ntregii arii auditate
i investigaiile aleatorii aprofundate, n cadrul crora o seciune mic dar
semnificativ este studiat n cele mai mici detalii. n orice audit este necesar o
combinaie a celor dou, ultima tehnic fiind folosit dac o problem este suspect
sau apare o neconformitate.

3. Analiza preliminar a documentaiei sistemului calitii

Aceast etap const n analiza documentaiei referitoare la metodele


utilizate de auditat pentru satisfacerea cerinelor de asigurare a calitii.
Documentul de referin este manualul calitii sau orice alt document echivalent
cu acesta. Este recomandabil ca aceast analiz s stea la baza planificrii
auditului.

n cazul auditurilor de consultan n vederea organizrii sistemului calitii,


sau a auditurilor n secund parte, documentaia sistemului calitii nu este
disponibil, aceast etap a auditului fiind opional.

4. Vizita preliminar la auditat

Vizita preliminar fcut de auditorul ef are o mare utilitate, deoarece ea


permite acestuia s ntlneasc diferite persoane din managementul auditatului,
constituind n acelai timp o bun ocazie de a cunoate organizaia n vederea
aprecierii dimensiunilor, a planului general, a proceselor etc.

Pe de alt parte, aceast vizit ofer reprezentanilor auditorului posibilitatea


s discute cu auditorul ef asupra modului n care se va desfura auditul.

De asemenea, cu aceast ocazie se contureaz liniile principale ale planului


de audit, care ulterior va fi definitivat de ctre auditorul ef.
Scopul vizitei preliminare este:

S identifice conducerea de vrf, responsabilitile acesteia, a autoritii aa


cum este definit n organigrama auditatului, precum i a interferenelor de
autoritate;
S identifice structura documentelor sistemului calitii, n mod deosebit
manualul calitii auditatului;
S neleag auditorul ef modul de funcionare a sistemul calitii
auditatului;
Auditorul ef s verifice domeniul sistemului calitii, domeniul activitilor
auditatului i domeniul propus pentru auditare n vederea alctuirii echipei
de audit;
Prezentarea de ctre auditorul ef a modului de desfurare a auditului,
ntlnirile echipei de audit, edina de deschidere, edina de nchidere,
modul de clasificare i raportare a neconformitilor i posibilele recomandri
care pot fi fcute;
Auditatul s neleag procesul de audit i scopul acestuia;
S se prezinte cerinele pentru ghizi i rolul acestora;
S se stabileasc un acord asupra disponibilitii unor faciliti: un loc de
ntlnire pentru auditori, accesul la telefon, calculator, copiator, copii dup
documentele sistemului calitii;
Auditorul ef s viziteze ntreaga organizaie cu scopul de a nelege:

amplasarea general, mrimea, numrul de sedii i localizrile geografice,


activitile care se desfoar n fiecare amplasament,
identificarea zonelor care necesit echipament de protecie i clarificarea
modului n care acesta va fi pus la dispoziie de auditat,
identificarea zonelor care necesit aprobri pentru acces i a formalitilor
necesare pentru aceasta,
identificarea zonelor care necesit experi evaluatori;
S stabileasc orarul de munc, pauzele de mas i realizarea
aranjamentelor de cazare i mas, dac aceasta este necesar;
S discute oportunitatea informrii sindicatului despre audit i scopul
acestuia;
S stabileasc data i durata auditului, a datei de prezentare a planului de
audit, a modului de pstrare a legturii ntre auditorul ef i auditat;
S rezolve toate obieciile pe care le are auditatul fa de modul n care este
prevzut s se desfoare auditul;
S faciliteze planificarea auditului i elaborarea programului de audit;
S stabileasc relaii de ncredere ntre auditorul ef i auditat.
Principalul document analizat este manualul calitii, sau un document
echivalent cu acesta.

CONCLUZIE
Dac n urma examinrii rezult c sistemul calitii nu este corespunztor
pentru satisfacerea cerinelor, se recomand ca auditul propriu-zis s fie efectuat
dup rezolvarea problemelor.

5. Elaborarea planului de audit

Un plan de audit bine conceput trebuie s fie flexibil pentru a permite


modificri care apar pe parcursul auditului organizaiei, sau situaii imprevizibile
care nu pot fi avute n vedere n momentul elaborrii sale. La elaborarea sa trebuie
avui n vedere o serie de factori, dintre care se menioneaz:

o Intervale de timp suficient de lungi pentru colectarea de informaii;

o Intervale de timp suficient de lungi pentru examinarea atent a


compartimentelor;

o Prevederea de intervale de timp n care auditorii s aib posibilitatea de a


se ntlni cu membrii desemnai ai echipelor manageriale ale compartimentelor
examinate;

o Planificarea activitilor astfel nct organizaia auditat s aib


posibilitatea de asigurare a ghizilor nsoitori.

Un plan de audit bine elaborat trebuie s conin urmtoarele elemente:

Obiectivele i domeniul auditului;

Identitatea persoanelor care au responsabiliti directe, referitoare la


obiective i domeniu;

Documentele de referin;

Identitatea membrilor echipei de audit;

Durata (intervalul de timp) i locul unde se efectueaz auditul; Limba


utilizat n timpul auditului (dac este cazul);

Identificarea compartimentelor care trebuie auditate;

Durata estimat (intervalul de timp calendaristic) pentru fiecare activitate


prevzut n planul de audit;

Programul edinelor care se in cu conducerea auditatului;

Condiii privind confidenialitatea;

Lista de difuzare a raportului de audit i data estimat a publicrii.


6. Transmiterea planului de audit auditatului n vederea aprobrii
coninutului

Dup elaborare, planul de audit trebuie s fie aprobat de client i comunicat


auditatului.

n cazul n care se formuleaz obiecii cu privire la unele din prevederile planului de


audit, acestea trebuie s fie comunicate auditorului ef. nainte de efectuarea
auditului, aceste obiecii trebuie rezolvate de auditorul ef mpreun cu auditatul i,
eventual, cu clientul.

CONCLUZIE

n cazul n care prezentarea prematur a unor detalii particulare ale planului


de audit poate compromite obinerea unor dovezi obiective, acestea nu trebuie
comunicate auditatului, dect odat cu derularea activitilor.

7. ORGANIZAREA EDINEI DE DESCHIDERE

Are drept scop organizarea primei ntlniri ntre echipa de audit i


reprezentanii auditatului, n care se prezint n aproximativ 30 de minute, modul de
efectuare i desfurare a auditului.

Documentele de lucru folosite pentru edina de deschidere sunt:

planul auditului;
materiale de prezentare.
Problemele parcurse n cursul acestei ntlniri sunt:

Prezentarea de ctre auditorul ef a participanilor din cele dou pri:


membrii echipei de audit i reprezentanii auditatului. Dac acetia nu sunt
cunoscui de ctre auditorul ef, ei se pot prezenta singuri sau poate fi pus
n circulaie o list pentru a fi completat;
Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului i obiectivelor auditului.
Este necesar ca auditorul ef s sublinieze c scopul auditului nu este acela
de a gsi greeli, ci de a confirma implementarea i efectivitatea sistemului;
Analiza strii curente a documentaiei sistemului calitii, folosit de auditori
la pregtirea auditului;
Trecere n revist a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi utilizate
pentru efectuarea auditului;
Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi
constatate;
Stabilirea cilor oficiale de legtur ntre echipa de audit i auditat;
Desemnarea nsoitorilor echipei de audit precum i a reprezentanilor
auditatului care vor semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia;
Desemnarea resurselor i facilitilor necesare echipei de audit n ceea ce
privete locul de ntlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu
echipamente de protecia muncii acolo unde este necesar, aranjamente
pentru servirea mesei etc.;
Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit i obinerea semnturii
reprezentantului organizaiei auditate pe planul de audit;
Sublinierea caracterului confidenial din partea echipei de audit, att n
timpul, ct i dup ncheierea auditului;
Stabilirea programului edinelor intermediare i a edinei de nchidere (ora
i data), a echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului;
Mulumiri pentru participare la aceast edin, adresate de ctre auditorul
ef celor prezeni.

8. ORGANIZAREA EDINELOR INTERMEDIARE

Aceste edine se organizeaz n cazul n care un audit dureaz dou sau mai
multe zile. La acestea particip membrii echipei de audit, iar dac este cazul sunt
invitai ghizii sau reprezentanii auditatului. edinele intermediare pot avea loc la
nceputul sau la sfritul fiecrei zile de lucru.

Este recomandabil ca echipa de audit s aib ntlniri la nceputul fiecrei zile


de lucru.

Pe parcursul edinelor intermediare se analizeaz:

Diferite aspectele sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbul de


informaii ntre auditori, precum i analiza i ncadrarea neconformitilor
constatate;
Se prezint de ctre auditorul ef reprezentantului organizaiei auditate
neconformitile gsite i se caut soluii pentru rezolvarea diferitelor
probleme aprute;
Se semneaz rapoartele de neconformitate de ctre reprezentantul
organizaiei auditate;
Auditorul ef are o imagine de ansamblu a modului de desfurare a
auditului;
Reprezentantul organizaiei auditate este informat de modul cum se
desfoar auditul avnd posibilitatea de a informa managementul de la
nivelul cel mai nalt, pentru a nu exista surprize la edina de nchidere.
Ultima edin intermediar este o edin de pregtire a edinei de nchidere,
la care particip doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc dup ce au fost
efectuate toate vizitele, iar procesul de auditare a fost parcurs n totalitate. La
finalul acestei ntlniri se elaboreaz un rezumat al auditului care urmeaz s fie
prezentat n edina de nchidere.

edina este condus de auditorul ef i are urmtoarele obiective:


Prezentarea observaiilor constatate;

Analiza i ncadrarea neconformitilor n: neconformiti critice,
neconformiti majore, neconformiti minore i observaii. Acele observaii
care ies din cadrul auditului nu sunt reinute;
Se redacteaz neconformitile pe Rapoarte de neconformitate, acestea fiind
identificate n raport cu cerinele specificate n standard sau n alte
documente de referin ale auditului fiind susinute de dovezi
corespunztoare;
Auditorul ef pregtete rezumatul pentru edina de nchidere care va
urmri atingerea obiectivelor auditului prin rspunsul la urmtoarele
ntrebri:
i. Documentele sistemului calitii satisfac cerinele standardelor de
referin ?

ii. Sunt documentele sistemului calitii implementate ?

iii. Este sistemul calitii eficient ?

iv. n ce msur influeneaz neconformitile constatate, activitatea

auditatului ?

Se pregtete concluzia echipei de audit.

9. ORGANIZAREA EDINEI DE NCHIDERE

Durata unei astfel de edine nu trebuie s depeasc o or, o or i


jumtate, iar documente de lucru folosite pentru edina de nchidere sunt:

materiale de prezentare;
materiale doveditoare i de sprijin ale afirmaiilor echipei de audit;
sumarul celor gsite.
Dup efectuarea tuturor examinrilor prevzute n planul de audit, naintea
transmiterii raportului de audit ctre auditat are loc o edin de nchidere, n care
se prezint oficial concluziile auditului. Aceast edin este condus de auditorul
ef, fiind recomandabil s participe conducerea auditatului la nivelul cel mai nalt i
conducerea compartimentelor auditate.

Pe durata edinelor trebuie parcurse urmtoarele aspecte:


Prezentarea persoanelor participante la edin, cu ntocmirea unui proces
verbal de nregistrare a numelor participanilor;
Mulumirile auditorului ef n numele echipei de audit, adresate conducerii
auditatului i ghizilor pentru ajutorul i timpul acordat;
Se vor face aprecieri asupra modului deschis de colaborare ntre echipa de
audit i auditat, dac aceasta este un fapt real, iar n caz contrar nu se vor
face aprecieri;
Se prezint succint scopul, obiectivele i domeniul auditului;
Se prezint un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va
transmite raportul;
Se indic limitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic n care
nu au fost examinate toate zonele, existnd deci posibilitatea ca unele
deficiene s nu fi fost sesizate;
Se prezint neconformitile constatate, prin parcurgerea lor fr comentarii
pentru a oferi o imagine global asupra deficienelor ntregului sistem;
Comentarii ale neconformitilor i clarificri, dac este cazul, pentru
conducerea auditatului;
Semnarea rapoartelor de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei
auditate, dac acestea nu au fost semnate anterior;
Formularea concluziilor echipei de audit i prezentarea lor auditorului ef.
Concluzia final va fi comunicat clientului odat cu raportul de audit;
Rspunsul celor auditai;
Auditorul ef declar nchis edina, iar echipa de audit prsete
organizaia

10. EXAMINAREA SISTEMULUI CALITII

Examinarea organizaiei auditate se efectueaz n dou etape, prima etap


const ntr-o evaluare a documentaiei sistemului calitii, iar cea de-a doua etap
implic vizitarea organizaiei.

Etapa 1. Evaluarea documentaiei sistemului calitii organizaiei


auditate, are ca obiectiv verificarea concordanei dintre documentele sistemului
calitii i standardul ales ca model de referin. Se analizeaz raporturile auditurilor
anterioare, n cazul n care acestea au existat, recomandrile fcute cu ocazia
acestor audituri, pentru a urmri activitile crora li s-au fcut recomandri de
corecie i dac au fost eliminate neconformitile evideniate n timpul auditurilor
anterioare.

Etapa 2. Aceast etap se efectueaz dup obinerea acordului de


vizitare a organizaiei auditate, din partea conducerii auditatului. Ea const
n vizitarea organizaiei auditate cu scopul de a constata gradul de conformitate
ntre practica curent din organizaia auditat i prevederile din documentele
sistemului calitii precum i modelul de referin ales pentru construirea acestui
sistem.

Dovezi obiective

Concluziile auditului se elaboreaz n urma colectrii de dovezi obiective, prin


intermediul interviurilor, a examinrii documentelor i a nregistrrilor calitii, a
observrii activitilor n curs de desfurare i a condiiilor din zonele vizitate.

Pentru ca o dovad s fie considerat obiectiv, auditorul trebuie s se


asigure c aceasta ntrunete urmtoarele elemente:

a) Existen - dovada nu este fictiv i exist cu adevrat,

b) Precizie - informaia este corect pn n cele mai mici amnunte,

c) Relevan - coninutul informaiei este relevant pentru

neconformitatea descoperit,

d) Semnificaie - dovada s fie evaluat de auditor, prin semnificaia fa

de neconformitatea pe care o indic.

Sursele de obinere a dovezilor obiective sunt:

Rapoarte de audit anterioare;


Reclamaii la beneficiar, refuzuri de recepie, reclamaii n garanie;
nregistrri ale calitii;
Documente;
Defecte, remedieri, derogri de la fabricaie;
Aciuni corective efectuate anterior;
Observarea activitii n curs de desfurare n timpul auditului;
Interviuri cu angajaii implicai n activitile de asigurare a calitii,
sau cu efecte asupra acestor activiti.

11. ncadrarea n timpul acordat auditului

Auditorul ef urmrete ndeplinirea planului de audit n fiecare compartiment


auditat. Dac sunt necesare schimbri ale atribuiilor auditorilor i ale planului de
audit, el poate efectua aceste schimbri cu acordul clientului i cu consultarea
auditatului.

n vederea ncadrrii n intervalul de timp alocat auditului, dac ntr-un


compartiment se depete timpul alocat prin plan, atunci n celelalte
compartimente se va scurta timpul sau se vor efectua comutri.
Documentarea constatrilor auditului

Documente de lucru folosite de auditor n timpul colectrii informaiilor i a


documentrii constatrilor auditului sunt:

standarde sau/i specificaii;


documentaia sistemului de management al calitii a auditatului(manualul
calitii i procedurile asociate);
liste de verificare;
chestionarul de audit;
planul de audit;
rapoarte de neconformitate/observaie.
Toate observaiile din timpul auditului trebuie documentate (scrise). Auditorii
trebuie s noteze suficiente date pentru a avea o surs din care s poat rezulta
concluzii clare. Consemnrile fac referire la documente, ediie, lot, cantitate,
numrul postului, denumirea funciei, alte aspecte relevante.

Toate informaiile trebuie formulate foarte explicit, deoarece acestea pot fi


folosite ca referin n investigaiile din compartimentele ce urmeaz s fie vizitate
de ali membri ai echipei de audit, sau trebuie verificate mai trziu, sau sunt folosite
n alt zon.

Indiciile care semnaleaz neconformiti se noteaz dac par semnificative,


chiar dac nu sunt cuprinse n lista de verificare (chestionarul pentru audit) i
trebuie investigate. naintea prsirii zonei auditate, trebuie verificat cu atenie
dac toate detaliile din notiele luate sunt clare i complete.

Notiele clare, exacte, lizibile i complete sunt eseniale. Este ineficient,


pierderea de timp i total neprofesional, ca auditorul s se ntoarc ntr-o zon
pentru c: nu a nregistrat suficiente detalii, nu poate citi sau nelege propriile
notie, sau detaliile nregistrate nu sunt clare.

Pentru a nu exista nici un dubiu asupra nregistrrilor, poate fi de ajutor ca


auditorul s dea celui intervievat s citeasc ce a nregistrat.

Notiele auditorilor pot fi folosite n cadrul discuiilor sau n rapoartele scrise


transmise auditatului pentru a defini neconformitile.

Notiele auditorilor constituie nregistrri ale calitii care se


pstreaz pentru o anumit perioad de timp.

CONCLUZIE

Modul n care se iau notie, formularele folosite, se stabilesc de auditorul ef


pentru fiecare audit n parte, sau de fiecare auditor.
Pentru consemnarea i raportarea concluziilor, se pot folosi urmtoarele tipuri
de documente:

chestionare de audit utilizate pentru evaluarea sistemului calitii


compartimentului;
formulare pentru raportarea observaiilor auditului;
rapoarte de neconformitate - formulare pentru documentarea dovezilor de
susinere a concluziilor la care au ajuns auditorii.

12. Chestionarul de audit

Formatul acestor documente este stabilit de auditorul ef, care trebuie astfel
concepute nct s nu limiteze activitile sau investigaiile suplimentare, care pot
deveni necesare pe parcursul desfurrii auditului.

Chestionarul de audit este documentul folosit de auditor ntr-o zon auditat.


Acesta se ntocmete plecnd de la urmtoarele elemente:

standardul de referin;
rezultatele auditurilor anterioare;
deficiene cunoscute privind calitatea;
prioriti ale managementului;
documentele sistemului calitii;
alte documente ale organizaiei;
consideraiile auditorilor bazate pe propriile cunotine, experiene, vizite
preliminare etc.
Chestionarele de audit bine ntocmite au urmtoarele avantaje:

permit auditorilor s fie bine informai despre obiectivele i cerinele


activitii auditate;
permit auditorului ef s evalueze munca de pregtire desfurat de ceilali
membri ai echipei de audit;
permit auditorilor s evalueze gradul de derulare al auditului;
dac este nevoie faciliteaz redistribuirea sarcinilor ntre auditori;
asigur o nregistrare a domeniilor i activitilor investigate n timpul
auditului.

13. RAPORTUL DE NECONFORMITATE

Neconformiti
Neconformitatea constituie un eec n ndeplinirea unei cerine, fa de
referina auditului.

n momentul depistrii unei neconformiti, este bine ca auditorul s aduc la


cunotina auditatului neconformitatea constatat, coninutul su, dovezile
obiective care demonstreaz neconformitatea pentru ca auditatul s neleag c
auditul este o activitate transparent, iar auditorul nu are nimic de ascuns.

Neconformitile se clasific n dou categorii: majore i minore. n afar de


neconformiti mai pot exista i observaii, atunci cnd nu exist dovezi obiective
suficiente pentru a putea aprecia c eecul respectiv este o neconformitate.

Neconformitatea minor

Neconformitatea minor este aceea care identific scpri izolate sau


sporadice n coninutul sau implementarea procedurilor sau nregistrrilor calitii
i care pot duce la eecul sistemului calitii dac nu sunt corectate.

Neconformitatea minor apare cnd exist dovezi obiective ale implementrii


incomplete a unei clauze particulare a standardului ales ca model de referin
pentru organizaie.

Astfel de exemple sunt:

Cnd o procedur a fost documentat, dar sunt evidente variaii minore n


implementarea ei.
Cnd nregistrrile calitii sunt incomplete, ceea ce nu permite
demonstrarea pe deplin a funcionrii eficace a sistemului calitii.
Cazuri izolate de echipamente de ncercare i msurare neconfirmate
metrologic i/sau cu stadiul confirmrii metrologice neindicat.
Cazuri izolate cnd lipsesc aprobrile pe documente sau semnturile
prescrise.
Cazuri izolate de documente depite, care nu prejudiciaz imediat calitatea
produciei.

Neconformitile de acest fel se rezolv prin aciuni corective. Odat cu


constatarea lor recomandarea auditorului pentru aprobarea i nregistrarea
sistemului calitii organizaiei poate s continue, cu recomandarea ca
neconformitile minore s fie eliminate prin aciuni corective, care sunt verificate
cu ocazia vizitelor de supraveghere.

CONCLUZIE
Un numr mare de neconformiti minore de acelai fel se poate constitui n
neconformitate major, de aceea, un numr excesiv de neconformiti minore, n
funcie de mrimea i complexitatea organizaiei, poate mpiedica recomandarea
spre aprobare i nregistrare a sistemului calitii. Din aceste considerente n
exemplele de neconformiti minore prezentate anterior, trebuie subliniat
frecvena izolat a apariiei acestora.

Neconformitatea major

Neconformitatea major este aceea care identific absena sistemului


calitii, nefuncionalitatea sa, sau o implementare necorespunztoare a acestuia,
luat ca un incident singular sau ca o combinaie a unui numr de incidente similare.

Asemenea neconformiti apar, de obicei, foarte clar n cazul sistemelor care


nu sunt stabilite, documentate, implementate sau meninute.

Neconformiti tipice sunt urmtoarele:

Politica calitii, procedurile de sistem, operaionale i de control ale organizaiei


nu sunt stabilite i documentate ntr-o msur care s permit folosirea lor ca baz
pentru auditarea implementrii sistemului.

Sistemul calitii existent n organizaie este incompatibil cu declaraia de politic


a calitii.

Nedifuzarea spre aplicare a manualului calitii, conform listelor de difuzare


aprobate.

Nedifuzarea spre aplicare a unei proceduri de sistem, conform listelor de difuzare


aprobate.

Implementarea incomplet a prevederilor uneia din procedurile de sistem.


Cerinele procedurilor documentate nu sunt implementate ntr-o msur
semnificativ.

O cerin specific modelului de referin, relevant pentru activitate, nu este


menionat (de exemplu pentru un model care urmeaz standardul ISO 9001 nu
exist clauza referitoare la proiectare).

nregistrrile calitii sunt incapabile s demonstreze funcionarea eficient a


sistemului.

Existena mai multor neconformiti minore legate de implementarea unei


proceduri de sistem sau a mai multor proceduri, instruciuni etc. (la care
documentele sistemului calitii fac referire) cu efect necorespunztor asupra
funcionrii sistemului calitii ntr-un compartiment (sau n mai multe
compartimente).

Absena unui element al structurii organizatorice care afecteaz sistemul calitii.

Lipsa dovezilor obiective privind analizele periodice efectuate de managementul


la nivelul cel mai nalt, precum i efectuarea auditurilor interne ale calitii.

Nealocarea de ctre managementul organizaiei a resurselor necesare pentru


funcionarea sistemului calitii.

Necunoaterea i/sau neaplicarea de ctre conducerea executiv a diferitelor


compartimente auditate a unor prevederi ale documentaiei sistemului calitii.

Lipsa dovezilor obiective privind aciunile ntreprinse de conducere pentru


nsuirea politicii privind calitatea i instruirea diferitelorcategorii de personal care
prin activitatea lor au inciden asupra calitii produselor i afecteaz meninerea
sistemului calitii la standardul specificat.

Lipsa deciziei conducerii pentru numirea managerului calitate i/sau


nendeplinirea unor responsabiliti clare de ctre acesta.

Neactualizarea unor prevederi ale documentelor sistemului calitii specificate ca


urmare a aciunilor corective stabilite n urma unui audit.

CONCLUZIE

Neconformitile enumerate constituie neconformiti majore care nu permit


aprobarea i nregistrarea sistemului calitii organizaiei, dect dup ce acestea au
fost eliminate, ca urmare a unor aciuni corective i dup ce s-a verificat eficiena
lor.

Documentarea neconformitilor

Documentarea neconformitilor const n redactarea acestora sub form


scris pentru a putea fi prezentate auditatului. Redactarea neconformitilor trebuie
s fie exact, complet, util i concis.

Documentarea exact a neconformitii este necesar n vedere validrii


acesteia de ctre auditat. n cazul unor inexactiti n redactare,
neconformitatea nu est acceptat de auditat i poate s afecteze
credibilitatea auditorului, afectnd credibilitatea celorlalte constatri
prezentate.
Documentarea complet presupune prezentarea de dovezi obiective care
trebuie s fie incluse n raportul de neconformitate. Descrierea trebuie s
cuprind toate informaiile necesare pentru a se putea face o verificare
ulterioar a constatrilor.
Descrierea trebuie s arate n general:

Unde a fost observat neconformitatea;


Ce dovad obiectiv a fost reinut;
Cine a fost implicat ca fcnd parte sau oferind dovada obiectiv.
Documentarea util a neconformitii are n vedere prezentarea conducerii
auditatului a elementului lips din cerina sistemului calitii, astfel
nct n urma parcurgerii raportului de audit, acesta s aib posibilitatea s i
completeze imaginea fiecrui detaliu al sistemului calitii
Documentarea concis este o cerin care are n vedere ca descrierile din
raportul de neconformitate s fie ct mai sintetice, fr a compromite ns
claritatea informaiilor prezentate i utilitatea acestora. Cerina apare ca
urmare a faptului c este posibil ca auditorul s aib de redactat mai multe
neconformiti nainte edina de nchidere, iar n cadrul edinei de nchidere
trebuie citite toate neconformitile constatate, unde bugetul de timp este
limitat.
Redactarea descrierii unei neconformiti trebuie s ntruneasc cteva
elemente:

1. prezentarea cerinei care nu a fost ndeplinit, prin trimitere la modelul


de referin i/sau prin descriere;
2. prezentarea faptelor observate;
3. explicarea de ce faptele observate arat nendeplinirea cerinei.
Dac apar neconformiti similare n mai multe zone, se scrie o singur
neconformitate n care se enumer toate constatrile.