Excel 2003 Modulul 3 August 2009

Excel 2003
Modulul 3
DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I
MANAGEMENTUL CUNOATERII
2009
S.C. ROMTELECOM S.A.
DEPARTAMENTUL INSTRUIRE I MANAGEMENTUL CUNOATERII
Bibliografie:
Excel 2000 Nicoleta DOICHI specialist instruire-dezvoltare, Divizia de Instruire i Dezvoltare,
2000
Actualizare:
Mai 2009
Georgeta Petean specialist senior abiliti - Departament Instruire i Managementul Cunoaterii
Microsoft Excel 2003 Modulul 3 2

CUPRINS
1. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL PENTRU BAZELE DE...............................................6
DATE.........................................................................................................................................................6
1.1. Cum s ne organizm o list?......................................................................................................6
1.2. Ce trebuie s tim despre configurarea unei liste?....................................................................7
1.3. Greeli care trebuie evitate...........................................................................................................7
1.4. Cel mai simplu mod de a crea o list!.........................................................................................8
1.5. Cutarea nregistrrilor cu ajutorul formularului de date.......................................................9
1.6. Cum se editeaz o nregistrare?...................................................................................................9
1.7. Adugarea unei nregistrri n mijlocul listei.............................................................................9
2. SORTAREA NREGISTRRILOR DINTR-O BAZ DE DATE...............................................10

2.1. Sortarea dup mai multe chei...................................................................................................11
2.2. Ordinea de sortare......................................................................................................................11
2.3. Selectarea unor nregistrri dintr-o list.................................................................................13
3. MODALITATEA DE CALCUL A SUBTOTALURILOR NTR-O..............................................16

BAZ DE DATE...................................................................................................................................16
4. CREAREA TABELELOR PIVOT I A DIAGRAMELOR PIVOT.........................................19

4.1. Utilizarea rutinei Pivot Table and Pivot Chart Report...........................................................19
4.2. Reordonarea cmpurilor ntr-un tabel pivot............................................................................25
4.3. Schimbarea funciei ntr-un tabel pivot....................................................................................25
4.4. Afiarea diagramelor pivot.........................................................................................................25
5. PARTAJAREA UNUI REGISTRU DE CALCUL CU ALI UTILIZATORI.............................27
6. NOIUNI GENERALE DESPRE VISUAL BASIC.......................................................................29

6.1. Ce este Visual Basic ?..................................................................................................................29
6.2. Ce este un macro ?.....................................................................................................................29
6.3. nregistrarea unei macro-comenzi.............................................................................................30
6.4. Execuia unei macro-comenzi....................................................................................................32
6.5. Extinderea posibilitilor Excel.................................................................................................33
6.6. Asocierea unei macro_comenzi cu un buton dintr-o bar cu instrumente..........................34
6.7. Macro-funcii...............................................................................................................................35
6.8. Definirea unei macro-funcii......................................................................................................36
6.9. Comparaia dintre o macro-comand i o macro-funcie......................................................36
6.10. Editarea n foaia pentru module..............................................................................................36
6.11. Macro-comenzi interactive.......................................................................................................38

OBIECTIVE
La sfritul parcurgerii acestui modul cursanii vor fi capabili s:

Creeze o list;
Organizeze o list;
Foloseasc Excelul ca o baz de date;
Caute nregistrri cu ajutorul formularului de date;
Sorteze nregistrrile dup una sau mai multe chei;
Calculeze subtotaluri;
Creeze tabele pivot i diagrame pivot;
nregistreze macrocomenzi;

EXCEL 2003
rodusul Microsoft Excel este un program performant de calcul tabelar pe care l putei
folosi pentru stocarea i prelucrarea eficient a listelor de date, pentru efectuarea
calculelor numerice i pentru crearea rapoartelor i a diagramelor.
De ce am nevoie de Excel?
V putei gndi ca la un calculator nemaipomenit de puternic, dar n acelai timp uor de

folosit. Excel primete nite informaii dezordonate, le organizeaz, le analizeaz i le
prezint clar i frumos. Rezolv problemele fr greeal. De fapt, n ceea ce privete
organizarea datelor, Excel face o treab mult mai bun dect ai putea dumnevoastr s
facei vreodat. Nu numai c vei avea mai mult timp pentru a analiza datele, dar le vei
vedea mult mai clar.
O astfel de prezentare v poate ajuta s privii lucrurile n profunzime. Componentele

programului Excel sunt destul de numeroase, i la prima vedere, pot prea uor
misterioase. Dar totul este foarte clar etichetat. Mai mult, ele merg foarte bine mpreun.
Exploatai diverse faete ale programului, chiar fr s v dai seama. Pe msur ce v
construii o foaie de calcul, culegei de aici o funcie, de dincolo un format, adugai,
eventual, o diagram pentru a sintetiza datele, iar la sfrit constatai c Excel i-a fcut
treaba pas cu pas, fr vreun efort din partea dumneavoastr. n felul acesta, v putei
concentra asupra rezultatelor pe care vrei s le obinei, fr s v preocupe modul n
care programul i ndeplinete sarcinile.
Programul Excel, opereaz cu conceptul de registru de lucru, numit Workbook iar ca

pagini, ntlnim foile de lucru (calcul) numite Worksheet, sau Sheet. O foaie de calcul
este ca o foaie de hrtie pe care v scriei lucrarea. Un fiier Excel const dintr-un teanc
de foi incluse ntr-un registru de lucru (Workbook).

1. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL PENTRU BAZELE DE

DATE
n Excel, trebuie s stabilim ce fel de informaii sunt cele care trebuie organizate;
programul va face restul. De la aranjarea unei coloane n ordine alfabetic i pn la
extragerea unor detalii dintr-o nregistrare obscur a unei baze de date gigantice, Excel
face ca informaiile s fie ct mai accesibile.
O baz de date este, n fond, o foaie de calcul ca oricare alta: cu linii i coloane, numere
i text. Este suficient s respectm cteva reguli simple pentru ca Excel s trateze foaia
respectiv ca pe o baz de date.
Ce se poate trece ntr-o list? Orice fel de informaii: datele personale ale salariailor,
numere de telefon, adrese i orice alt fel de informaii. Orice informaie care poate fi
stocat, sortat, totalizat i regsit este nimerit pentru a fi inclus ntr-o baz de date.
1.1 Cum s ne organizm o baz de date?
Sunt trei elemente care stau la baza unei baze de date:
nregistrrile (records). Fiecare nregistrare trebuie s conin toate informaiile

pentru un anumit element.
Cmpurile (fields) sunt informaiile distincte din cadrul unei nregistrri. Este
recomandabil s desprim nregistrarea n ct mai multe cmpuri; cu ct numrul
cmpurilor este mai mare, cu att lista este mai flexilbil.
Linia de antet (Header row) capul de tabel const din titlurile de coloane de la
nceputul listei. Aceste titluri constituie etichetele fiecrui cmp pe care Excel le
folosete la sortarea i cutarea informaiilor, precum i la generarea rapoartelor.
Linia de antet poate conine titluri ca: nume, prenume sau an de fabricaie. Este bine
s formatm aceast line ntr-un mod care s o deosebeasc de nregistrri i de
cmpuri.
ntr-o list Excel, fiecare coloan este un cmp, fiecare linie este o nregistrare, iar linia
de antet apare la nceputul bazei de date.

1.2 Ce trebuie s tim despre configurarea unei baze de date?
Dei baza de date arat ca orice alt foaie de calcul, trebuie s tim nite lucruri care ne
ajut s o utilizm mai eficient:
Folosii un alt font pentru linia de antet;
Creai nregistrri care au datele de acelai tip n cmpurile corespunztoare;
Pentru a uura citirea listei, formai coloanele (sau cmpurile) n mod diferit. Putei
formata liniile alternativ, adgndu-le, de exemplu, un fond gri;
Folosii majuscule atunci cnd este necesar. Excel poate sorta i cuta ignornd sau
nu diferena dintre literele mari i cele mici, n funcie de opiunea noastr;
Putei folosi n baza de date i formule.
Dac inem cont de aceste sfaturi, Excel se va comporta ca un adevrat program pentru
baze de date, cu posibilitatea de analiz i gestionare automat a datelor introduse de
noi.
1.3 Greeli care trebuie evitate
Iat i cteva lucruri pe care NU TREBUIE s le facem:
Nu utilizai linii de tabel goale sau ntrerupte pentru a separa linia de antet de
nregistrrile propriu-zise - Excel nu accept astfel de separatori. De asemenea, nu
separai titlurile de coloane din linia de antet prin coloane goale.
Putei folosi spaii n interiorul cmpurilor, dar nu ncepei niciodat un cmp cu un

spaiu: aceasta v poate crea probleme la sortarea i cutarea n list.
Evitai s introducei alte date pe aceeai foaie cu lista. Dac nu avei alt soluie,
nconjurai lista cu linii i coloane goale, pentru ca Excel s tie unde se termin lista
i ncepe altceva. De asemenea, este indicat ca fiecare list s se afle pe o foaie
separat.

1.4 Cel mai simplu mod de a crea o baz de date
Etapele de creare a unei liste ordonate:
Introducei titlurile de antet. n fiecare coloan scriei eticheta cmpului respectiv.

Executai click n orice celul din linia de antet, apoi alegei Data/Form. Va aprea
un formular care conine cte o caset de text pentru fiecare cmp (titlu de coloan)
pe care l-ai creat.
Introducei datele corespunztoare fiecrui cmp. Pentru a trece de la o caset la alta
n cadrul formularului, folosii tasta Tab. Dup ce ai completat toate cmpurile,
executai click pe New; datele vor fi plasate fiecare n coloana corespunztoare i vei
putea ncepe s introducei o nou nregistrare. Cnd o terminai de completat i pe
aceasta, executai click din nou pe New, pentru a plasa nregistrarea respectiv la
sfritul bazei de date (Vezi figura de mai jos).
Butoanele de comand din dreapta formularului de introducere a datelor v ofer un

control total asupra bazei de date.

1.5 Cutarea nregistrrilor cu ajutorul formularului de date
Dac executai click pe butonul Criteria, formularul se transform ntr-un instrument de

cutare. n acest caz, putei utiliza casetele de text pentru a cuta pe baza oricrui cmp
sau combinaie de cmpuri dorii.(Vezi figura de mai jos).
Pentru a introduce alte criterii executai

click pe Clear i luai-o de la capt. n
cazul n care cutai grupuri de
nregistrri, putei folosi criterii de
comparaie. Astfel putei utiliza operatori
de comparaie cum ar fi =, < i > pentru a
gsi submulimile de nregistrri care
ndeplinesc criteriile.
1.6 Cum se editeaz o nregistrare
Trebuie s aducem nregistrarea respectiv n formular i editm cmpurile sale prin

intermediul casetelor de text. n acest mod, nu vei putea putea ns edita formule;
rezultatul este afiat n formular, dar nu ntr-o caset de text. La fel se ntmpl i cu
celule protejate.
1.7 Adugarea unei nregistrri n baza de date
Formularul de date plaseaz nregistrrile noi la sfritul listei. Dac dorii s includei
nregistrarea n alt parte a listei, selectai Insert/Rows, pentru a insera o nou linie
deasupra liniei curente. Toate nregistrrile care urmez vor fi mpinse n jos.

2. SORTAREA NREGISTRRILOR DINTR-O BAZ DE DATE
Operaia de rearanjare a nregistrrilor dintr-o list, dup valorile unuia sau mai multor
cmpuri alese de utilizator poart numele de sortare.
Pentru a sorta o baz de date:

Se selecteaz plaja de date care va fi sortat;
Din meniul Data se alege comanda Sort. Apare caseta de dialog Sort;
n aceast caset de dialog alegem prima cheie (primul cmp) dup care se face
sortarea, precum i ordinea de sortare (cresctor sau descresctor) apoi se
acioneaz butonul OK. n exemplul de mai jos ne-am propus s sortm dup
funcie (persoanele din baza de date sunt aranjate pe funcii).

2.1 Sortarea dup mai multe chei
n cazul n care o valoare din cmpul indicat n caseta Sort By este ntlnit n
mai multe nregistrri (duplicare), Excel le plaseaz pe aceeai poziie. Pentru a le
departaja, putem s indicm nc dou cmpuri secundare, pentru sortare. n total, avem,
deci, posibilitatea s facem sortarea unei liste dup trei cmpuri, simultan. Pentru ca s
depim aceast limitare, vom fi nevoii s repetm operaia de mai multe ori.
Pentru a sorta dup mai mult de o cheie se introduc nume de cmpuri i n cutiile
2st key i 3st Key i se stabilete ordinea de sortare pentru fiecare dintre acestea (putem
aduga ca un al doilea criteriu de filtrare: localitatea).
De exemplu, n anumite situaii, poate s fie necesar ordonarea alfabetic,

dup nume si prenume.
2.2 Ordinea de sortare
Ordinea de sortare ascendent aeaz nregistrrile n felul urmtor:

Numerele de la cel mai mic negativ la cel mai mare pozitiv.
Datele calendaristice i timp n ordine cronologic.
Textele cu numerele introduse mai nti, urmate de textele obinuite, aranjate
alfabetic.
Valorile logice cu False nti i apoi cu True.
Valorile de eroare n ordinea n care sunt gsite.
Spaiile (blancurile) pe ultima poziie.
Ordinea de sortare descendent aranjeaz nregistrrile n ordinea invers

ordinii ascendente, cu excepia faptului c spaiile (blancurile) sunt plasate tot pe ultima
poziie.
2.3 Liste definite de utilizator
n afara celor dou posibiliti prezentate mai sus, Excel ne permite s stabilim
propria noastr ordine de sortare. n acest scop, definim mai nti una sau mai multe
secvene proprii de valori, numite liste definite de utilizator, astfel:

1. Executm comanda Options, din meniul Tools.

2. n caseta pentru dialog Options, n fila cu cu eticheta Custom Lists, introducem
elementele propriei noastre secvene de valori, n caseta List Entries.
3. Acionm butonul OK.
De exemplu, vom defini secvenele proprii urmtoare:
Ian, Feb, Mar, Apr, Mai, Iun, Iul, Aug, Sep, Oct, Noi, Dec.
Duminica, Luni, Mari, Miercuri, Joi, Vineri, Smbt.
Secvenele astfel definite vor putea fi utilizate pentru stabilirea unei ordini proprii
de sortare. Pentru aceasta:
1. Acionm butonul Options, din caseta pentru dialog Sort.

2. n caseta pentru dialog Sort Options, selectm, n caseta First Key Sort Order, una
dintre secvenele de valori definite de utilizator ca ordine de sortare.

2.3 Selectarea unor nregistrri dintr-o list
Operaia de alegere dintr-o list a unor nregistrri care satisfac anumite condiii poart
numele de selectare sau filtrare. n Excel, putem s selectm nregistrri dintr-o list n
mai multe feluri: cu AutoFilter i Advanced Filter.
a) Selectarea folosind Auto Filter
Se poziioneaz cursorul pe o celul din baza de date.

Din meniul Date se alege comanda Filter.
Se deschide un alt meniu din care se alege Auto Filter.
Excel ataeaz n fiecare coloan din linia de antet o sgeat de derulare.
Executm click pe una dintre aceste sgei, se va deschide lista de valori din
cmpul respectiv.
Excel va ascunde, automat, toate nregistrrile care nu conin valorile selectate.

Tot cu AutoFilter putem s selectm primele 10 valori (superioare sau inferioare) dintr-
o list. Aceast facilitate poart numele de Top 10 AutoFilter.
Folosind facilitatea AutoFilter, putem s precizm condiii de selectare definite de
utilizator, n modul urmtor:
1. Alegem elementul Custom, din lista cu valori unice a cmpului.

2. n caseta pentru dialog Custom AutoFilter, introducem condiiile i alegem
operatorul relaional dorit.
3. Acionm butonul O.K.
b) Selectarea cu Advanced Filter.
Se copiaz numele cmpului dup care se face criteriu de selectare, ntr-o alt celul
(folosind comenzile Copy i Paste din meniul Edit). Sub numele cmpului copiat, se
pune condiia folosind operatorul relaional (<; <=; >; >=; =). Se poziioneaz cursorul

pe plaja de date. Din meniul Data se alege comanda Filter, Apare un nou meniu din care
se alege comanda Advanced Filter. Apare o caset Advanced Filter.
n fereastra Criteria Range se va nregistra plaja de celule care va fi selectat cu
ajutorul mouse-ului ( zona unde s-a introdus criteriul de selectare). Pentru a extrage doar
o singur copie a fielor se selecteaz Unique Records Only. Se alege butonul OK.
Excel va ascunde, automat, toate nregistrrile care nu conin valorile selectate. (vezi fig.
de mai jos).
Not: Dac valoarea de referin este text (ntr-un criteriu), Excel selecteaz
toate nregistrrile care ncep cu textul indicat. Pentru a selecta numai
nregistrrile care conin strict textul indicat, va trebui s folosim sintaxa
urmtoare: =text

3. MODALITATEA DE CALCUL A SUBTOTALURILOR NTR-O

BAZ DE DATE
O metod rapid de rezumare a datelor dintr-o list este intoducerea unor totaluri pariale
i a unui total general pentru anumite cmpuri ale nregistrrilor. Acest facilitate este
util, de exemplu, pentru relizarea operaiilor de bilan.
Not: Pentru ca aceast metod s funcioneze, trebuie ca mai nti lista s fie
sortat. Vom aranja lista astfel nct nregistrrile care au ceva n comun s fie
grupate, adic s fie plasate una dup alta n list. Odat lista sortat, vom putea
subtotaliza grupurile de nregistrri pentru a rezuma informaiile.
Meniul - Data/Subtotals - permite calcule pe coloane i insereaz rnduri cu subtotaluri

sau totaluri generale; subtotalurile calculate sunt funcii de calcul cunoscute de tipul:
Sum, Medie, Numrtoare, Statistice etc.
Pentru calculul subtotalurilor se pornete de la o baz de date, la care se cere prin

opiunile de la Data/Subtotals:
Use Function - precizarea funciilor de calcul ce se folosesc ca funcii de

Subtotal.
At Each Change in - se efectueaz calculele la fiecare modificare a cmpului
precizat, care trebuie s fie sortat anticipat.
Add Subtotal To - se precizeaz cmpul la care se va calcula subtotalul, folosind
funcia aleas.
Relace Current Subtotals - precizeaz c se nlocuiesc subtotalurile anterioare
cu subtotalurile curente; nu se selecteaz aceast opiune cnd se repet calcule de
subtotal pentru funcii diferite.
Page Break Between Groups - afieaz pe pagini separate fiecare grup cu
subtotal.
Summary Below Data - sub toate datele se adaug un rnd cu totalul general,
numit: grand total.
Remove All - anuleaz toate subtotalurile din lista curent.

Caseta de dialog Subtotal v permite s

stabilii cmpurile pentru care este
nevoie de calculul subtotalului i funciile
folosite pentru calculul acestuia.
Aceste
instrumente de
grupare
controleaz
detaliile pe care
le putei afia,
tipri sau
reprezenta
grafic.

Dup ce s-a completat caseta de dialog Subtotals, se execut click pe OK; dup fiecare
grup de nregistrri va fi afiat cte un total parial, i la sfritul listei apare i totalul
general (vezi figura de mai sus).
La ce mai pot folosi totalurile pariale?
Butoanele numerotate (1,2,3) i cele cu simbolurile + i care apar n figura de mai

sus, pot transforma lista ntr-un soi de acordeon. Asta nseamn c avem posibilitatea
s extindem sau s restrngem lista cu totaluri pariale ca pe burduful unui acordeon.
Executm click pe butonul 3 pentru a vedea toate detaliile, pe 2 pentru a afia doar
totalurile pariale, iar pe 1 pentru a vedea doar totalul general. (vezi figura de mai susjos,
unde se pot vedea numai totalurile pariale i totalul general).
3.1. Totaluri pariale pentru valori care satisfac anumite condiii

Procedeul prezentat pna acum aplic funciile de rezumare ntregii liste. Dac, ns,
dorim s rezumm numai valorile care satisfac anumite condiii, vom defini un domeniu
pentru condiii i vom folosi apoi, funciile pentru baza de date.
Pentru rezumarea valorilor care satisfac condiii complexe procedm n modul urmtor:
1. Creem un domeniu pentru condiii.

2. Introducem condiiile de selectare.
3. ntr-o celul din afara listei introducem o formul care conine o funcie pentru baze
de date (de exemplu DSUM(), DAVERAGE(), DCOUNT() etc.)
4. Specificm ca argumente ale funciei pentru baze de date:
domeniul listei (inclusiv numele cmpurilor).
numele cmpului care urmeaz s fie rezumat.
domeniul condiiilor de selectare.
5. n celula care conine formula vom obine rezultatul rezumrii.
4. CREAREA TABELELOR PIVOT I A DIAGRAMELOR PIVOT
Cea mai complex facilitate pentru gestionarea datelor din Excel o constitue tabelele
pivot, un instrument de organizare i analiz pentru afiarea cmpurilor i nregistrrilor
dintr-o list n combinaii noi i eventual mai utile. Crearea tebelelor pivot n Excel este
uurat de rutina wizard din meniul Data, iar n Excel 2003 acest wizard a fost extins
pentru a crea i diagrame pivot, care sunt nite rapoarte grafice atractive care redau
vizual informaiile din tabele pivot.
4.1. Utilizarea rutinei Pivot Table and Pivot Chart Report
Rutina Pivot Table and Pivot Chart Report ne permite s controlm poziia capetelor
liniilor i coloanelor din tabel, pentru a reordona din mers toate variabilele importante.
Pentru a crea un tabel pivot, se efectueaza urmtorii pai:
1. Executai pe o celul din lista pe care vrei s o transformai ntr-un tabel pivot.
2. Din meniul Data alegei Pivot Table and Pivot Chart Report, Pivot Table and
Pivot Chart Wizard va afia prima caset de dialog, n care v cere s indicai
sursa de date pentru tabel.

3. Dac este cazul, selectai prima opiune, Microsoft Excel List Or Database, apoi
efectuai click pe Next.
4. Dac atunci cnd ai lansat wizard-ul avei o list activ n Excel, este posibil ca
programul s o fi selectat deja. Dac nu, selectai cu ajutorul mouse-ului datele
dintr-o list creat n Excel.

5. Efectuai click pe Next pentru a afia ultimul ecran din Pivot Table and Pivot
Chart Wizard. n configuraia prestabilit, Excel creeaz tabele pivot n foi de
calcul noi, dei putei s folosii i o foaie de calcul existent i chiar poziia
exact dintr-o foaie de calcul.
Pentru stabilirea structurii tabelului pivot efectuai click pe butonul Layout. De

asemenea, putei folosi butonul Options acum sau mai trziu pentru a retua aspectului
tabelului pivot sau al diagramei pivot.
6. Executai click pe Finish pentru a accepta atributele prestabilite i a continua

crearea tabelului pivot. Pivot Table and Pivot Chart Wizard va deschide o nou
foaie de calcul, va crea un tabel pivot gol i va afia bara cu instrumente
PivotTable, ca n figura urmtoare:

7. Definii aspectul iniial al tabelului pivot, trgnd cmpurile dorite de pe bara cu

instrumente Pivot Table n seciunile Row Fields, Column Fields, Data Fields i
Page Fields din foaia de calcul.
Cmpurile incluse n seciunea pentru linii vor deveni liniile tabelului pivot, cmpurile
plasate n seciunea pentru coloane vor deveni coloane, iar cmpurile plasate n
seciunea Data vor fi nsumate cu funcia SUM. Putei s aranjai (pivotai) aceste valori
ulterior, aa c nu trebuie s v preocupe prea mult locul n care plasai acum cmpurile
(seciunea Page este rezervat n general pentru cmpurile pe care vrei s le vedei mai
bine).
Dup plasarea unui cmp n seciunea Data, Excel va ncheia construcia tabelului pivot,
ca n figura urmtoare:

Pentru a v ajuta s lucrai cu tabelul pivot i pentru a crea diagrame pivot,

Excel afieaz bara cu instrumente PivotTable. Aceast bar cu instrumente
este util pentru evaluarea si personalizarea tabelelor i diagramelor pivot. S
analizm acum butoanele i comenzile de pe bara cu instrumente PivotTable,
apoi s citim datele sintetice din tabelul pivot pe care la-i creat, n special linia
i coloana Grand Total.

Format Report
Chart Wizard
PivotTable Wizard
Refresh Data
Hide
Select
Group and Show Detail
Formulas
Order
Field Settings
Table Options

4.2. Reordonarea cmpurilor ntr-un tabel pivot
Pentru a reordona, adic a pivota datele din tabelul pivot, executai click pe cmpurile
din tabel i mutai-le n poziiile dorite. De asemenea, putei s eliminai cmpurile
inutile, trgndule pe bara cu instrumente Pivot Table, i s adugai noi cmpuri,
trgnd denumirile cmpurilor de pe bara cu instrumente n tabelul pivot.
4.3. Schimbarea funciei ntr-un tabel pivot
Pentru a schimba funcia folosit ntr-un tabel pivot, efectuai urmtorii pai:
1. n colul din stnga-sus al tabelului pivot (celula de deasupra cmpului Row i de

la stnga cmpului Column), executai dublu click pe denumirea cmpului Data.
Pe ecran va aprea caseta de dialog Pivot Table Field, ca n figura de mai jos:
2. n caseta cu list Summarize By, selectai noua funcie pe care vrei s o folosii.
4.4. Afiarea diagramelor pivot
O diagram pivot este o versiune grafic a unui tabel pivot creat n Excel. Diagramele
pivot sunt create pe baza tabelelor pivot existente i sunt plasate ntr-o foaie de calcul
nou, special pentru lucru cu diagrame. Ca i tabelele pivot, diagramele pivot au
cmpuri dinamice, ce pot fi personalizate, pe care le putei trage de pe bara cu
instrumente
Pivot Table i pe care le putei deplasa n zona pentru diagram. De asemenea, putei s
modificai funciile folosite pentru analiza datelor din diagramele pivot.

Pentru a analiza o list din Excel cu ajutorul unei diagrame pivot, trebuie s efectuai
paii urmtori:
1. Executai click pe o celul din lista pe care vrei s o reprezentai ntr-o diagram
pivot
2. Din meniul Data, alegei Pivot Table And Pivot Chart Report.
Indicaie: Dei Pivot Table and Pivot Chart Wizard v d posibilitatea de a

crea o diagram pivot n primul pas, tot trebuie s creai un tabel pivot n al
trilea pas, pe baza cruia s generai diagram pivot. Din cest motiv, v
recomandm s folosii opiunile prestabilite pentru tabele pivot cnd creai o
diagram pivot.
3. Rspundei la ntrebrile puse n ferestrele Pivot Table And Pivot Chart

Wizard, apoi creai un nou tabel pivot, trgnd valorile corespunztoare pentru
linii, coloane i date de pe bara cu instrumente Pivot Table ntr-un nou tabel
pivot.
4. Efectuai click pe butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente Pivot Table
pentru a deschide o foaie de calcul pentru diagrame i a crea o nou diagram
pivot pe baza tabelului pivot pe care l-ai selectat. Pe ecran va fi afiat o
diagram asemntoare celei din figura de mai jos:

5. Acum putei s personalizai i s formatai diagrama pivot aa cum dorii.
5. PARTAJAREA UNUI REGISTRU DE CALCUL CU ALI UTILIZATORI
Atunci cnd partajm un registru de calcul, fiecare utilizator poate oricnd s l deschid
i s introduc date. Cum procedm:
n meniul Tools, executm click pe ShareWorkbook. Se deschide caseta de dialog
ShareWorkbook.
n eticheta Editing, selectm caseta de validare Allow Changes By More Than
One User At The Same Time (permite editarea simultan de ctre mai muli
utilizatori), dup care executm click pe OK.
n momentul n care suntem invitai s confirmm faptul c dorim ca registrul de
calcul s fie salvat, executm click pe OK.
Registrul de calcul devine partajabil i este pus la ndemna tuturor celorlali utilizatori
din reea care au acces la acest dosar.


6. NOIUNI GENERALE DESPRE VISUAL BASIC
6.1. Ce este Visual Basic ?
Visual Basic este un limbaj de programare folosit n pentru realizarea automatizrii

lucrrilor zilnice, de rutin. i nu numai att, Visual Basic ofer utilizatorului avansat
posibiliti de control a mediului de lucru, la nivelul cel mai intim. Scopul pentru care
folosim acest limbaj este acela de a putea s scriem programe cu care s controlm
comportarea obiectelor Excel. Visual Basic mbin utilizarea obiectelor cu posibilitatea
folosirii tehnicilor avansate de programare (modularizare, structurare, folosirea
instruciunilor de control a secvenei de execuie etc) n vederea realizrii unor aplicaii
complete i comlexe, n diverse domenii de activitate.
Pentru cei mai puin familiarizai cu un limbaj de programare precizm c un program
(aplicaie) reprezint o secven de aciuni (operaii) care se execut asupra unor unitI
(valori sau obiecte). Limbajul de programare stabilete ce entiti pot fi prelucrate i n
ce fel anume, dar i modul n care s fie descrise att entitile, ct i aciunile.
6.2. Ce este un macro ?
Un macro este un grup de aciuni sau operaii, identificate printr-un nume. Excel le
execut automat, atunci cnd apsm o anumit combinaie de taste, cnd acionm
obiectul, elementul de meniu (comanda) sau butonul cu care macro-ul a fost asociat sau
cnd evalueaz formula care conine numele acestuia. Aciunile i operaiile pe care le
conine un macro sunt codificate n Visual Basic, iar acest cod este creat ntr-un
document special numit foaie pentru module. Un macro poate fi simplu, efectund
dou sau trei aciuni sau operaii, dar poate fi i foarte complex, constnd din sute de
comenzi. Putem folosi macrourile n dou scopuri. n primul rnd, pentru ca s executm
aciuni repetitive sau s automatizm operaiile de rutin. n plus putem s le utilizm
pentru a crearea unor meniuri i casete pentru dialog definite de utilizator. n aceste
cazuri, macro-ul creat poart numele de macro-comand, iar n terminologia Visual
Basic, procedur sub. n al doilea rnd, pentru a efectua calcule i prelucrri speciale
ale valorilor din foile de calcul, atunci macro-ul se numete macro-funcie sau funcie
definit de utilizator, iar n terminologia Visual Basic, procedur Function. Pentru
crearea unui macro, putem folosi dou metode: utilizarea nregistratorului de macro sau
introducerea instruciunilor n foaia pentru module. Deoarece macro-urile le crem ntr-o
foaie, separat de foaia de lucru, putem folosi macro pentru a executa aciuni n mai
multe foi de lucru.

6.3. nregistrarea unei macro-comenzi
Cea mai rapid cale pentru crearea unei macro-comenzi, care execut o serie de
aciuni, este s o memorm cu nregistratorul de macro. nregistratorul de macro
lucreaz ca un magnetofon: dup ce a fost pornit, el nregistreaz, traduce n limbajul
ales i memoreaz aciunile noastre iar apoi poate s le reexecute la cerere.
Pentru memorarea unei macro-comenzi:
1. Executm subcomanda Record New Macro a comenzi Macro din meniul Tools.
2. n caseta de dialog Record Macro indicm:
numele macro-comenzii (n caseta Macro Name)
deschiderea macro-comenzii ( n caseta Description)
4. Efectum aciunile care dorim s fie nregistrate n macro-comand. n acest timp,
Excel afieaz butonul Stop Macro utilizabil pentru a termina nregistrarea.
5. Atunci cnd am terminat, acionm butonul Stop, din meniul Macro, pentru a
opri nregistrarea altor aciuni n macro-comanda curent.

Pentru stabilirea opiunilor pentru macro-comanda nou creat:
1. n caseta de dialog Record Macro; Indicm tasta pentru acces rapid (caseta de
control Shortcut Key).
2. Alegem locul de memorare al macro-comenzii (n caseta de grup Store In), cu
urmtoarele posibiliti:
ntr-un registru personal pentru macro (caseta de opiune Personal Macro
Workbook)
n registrul curent (opiunea This Workbook)
ntr-un registru de lucru nou (New Workbook)
NOT:Caseta personal pentru macro este o carte ascuns care este deschis
permanent. n consecin, macro-comenzile nregistrate n aceast carte sunt disponibile
tot timpul. Pentru a o vizualiza, executm comanda Unhide, din meniul Windows.
Exemplu:
S crem o macro-comand pentru modificarea adresei companiei n antetul mai multor
foi de lucru:
1. Din meniul Tools, alegem Record New Macro.
2. n caseta de dialog Record New Macro indicm:
numele macro-comenzii: Modif-adr.
tasta pentru acces rapid: Ctrl+e ( de exemplu).
optm pentru nregistrarea macro-comenzii n acelai registru (+this
Workbook).
3. Acionm butonul OK
Din acest moment nregistratorul de macro este pornit, deci toate aciunile pe
care le executm n Excel vor fi memorate ntr-o foaie pentru module.
Aciunile pe care le executm sunt urmtoarele:
1. Executm comanda Replace, din meniul Edit.

2. n caseta pentru dialog Replace, introducem: adresa pe care dorim s o
nlocuim "str. Soare nr. 1" (n caseta Find What) i noua adres "str. Luna nr.
1" (n caseta Replace Wiht).
3. Acionm butonul Replace All care va provoca nlocuirea tuturor apariiilor
textului cu cel nou.
4. Dup schimbarea adresei oprim nregistratorul de macro-comenzi, prin

acionarea butonului Stop Macro.
n timp ce memora aciunile noastre, Excel le-a tradus n instruciuni ale limbajului
Visual Basic .
6.4. Execuia unei macro-comenzi
Atunci cnd dorim s folosim o macro-comand, ne plasm n foaia de lucru n care

o vom utiliza i o executm, pentru a efectua aciunile nregistrate.
Pentru execuia unei macro-comenzi:
1. Executm comanda Macro, din meniul Tools.

2. n caseta pentru dialog Macro, selectm sau introducem numele macro-comenzii
pe care dorim s o executm.
3. Acionm butonul Run.
NOT: Putem s folosim i tasta de acces rapid, pe care am specificat-o la definire(

Ctrl+e).
Acum s folosim, de exemplu, macro-comanda creat, pentru ca s modificm adresa

dintr-o alt foaie de calcul.
Pentu aceasta:
1. Selectm noua foaie de calcul.

2. Executm comanda Macro din meniul Tools.
3. n caseta pentru dialog Macro, selectm numele macro-ului
4. Acionm butonul Run.
sau
Acionm tasta pentru acces rapid, precizat la crearea macro- comenzii (Ctrl+e).
6.5. Extinderea posibilitilor Excel
Mecanismul de definire i folosire macro l putem folosi pentru extinderea

posibilitiilor de prelucrare ale programului Excel. De exemplu, putem s creem o
macro-comand pe care s o asociem cu o comand dintr-un meniu, cu un obiect ntr-o
foaie de lucru sau dintr-una pentru diagrame, cu un element al unei casete pentru dialog
particularizate sau cu un buton dintr-o bar cu scule. n plus, putem s crem un macro,
care s efectueze anumite calcule specializate, definite de utilizator. Acest ultim
categorie de macro o vom numi macro-funcie sau funcie definit de utilizator.
n concluzie, mecanismul macro l folosim atunci cnd dorim s automatizm
lucrri repetitive sau atunci cnd avem nevoie s particularizm Excel n vederea
adaptrii sale n unele sarcini speciale.
6.6. Asocierea unei macro_comenzi cu un buton dintr-o bar cu instrumente
Excel ne permite s asociem o macro-comand cu un buton dintr-o bar cu

scule. n acest scop putem s folosim fie butoanele native, fie cele particularizabile
(Custom). n ambele cazuri, macro-comanda este disponibil pentu execuie, din orice
foaie de lucru, cu condiia ca bara cu scule s fie afiat.
Pentru asocierea unei macro-comenzi cu un buton dintr-o bar cu scule:
1. Executm comanda Toolbars, din meniul View.

2. Acionm butonul Customize, care suspend funcionalitatea butoanelor
native. Dac butonul vizat aparine unei bare cu instrumente afiate, acionm
butonul. n caz contar, n caseta pentru dialog Customize selectm categoria n
care se afl butonul vizat, i tragem butonul ntr-o bar cu instrumente vizibil.
3. Executm comanda Assign Macro, din meniul care apare executd click
dreapta pe butonul ales.
4. Acionm comanda Close, din caseta pentru dialog Customize.
Asocierea unei macro-comenzi cu un buton nativ dintr-o bar cu scule va face

ca funcionalitatea nativ a butonului s fie nlocuit de cea conferit de macro-
comand.
n locul unui buton nativ, putem asocia macro-comanda cu unul nefolosit din
categoria Custom.

Exemplificm, prin asocierea macro-comenzii Modif-adr cu butonul "Rsul" din

categoria Custom.
Butonul Rsul, care are asociat macro-comanda 2:
6.7. Macro-funcii
Dac dorim s efectum calcule specializate, definim o macro-funcie. Spre deosebire

de o macro-comand, care poate fi nregistrat , o macro-funcie trebuie introdus direct
ntr-o foaie de module. Ea este compus din linia de identificare, corpul macro-
funciei, instruciunea pentru returnarea valorii calculate i linia de terminare.
Linia de identificare cuprinde numele funciei i lista de parametrii, care vor
recepiona valorile de intrare. Corpul macro-funciei este alctuit din enunuri ale

limbajului Visul Basic sau Macro 4.0, care indic ce calcule trebuie efectuate n cadrul
macro-funciei. Linia de terminare nchide, practic, macro-funcia
6.8. Definirea unei macro-funcii
Pentru ilustrarea procedeului de definire a unei macro-funcii, crem o funcie

specializat pentru calculul salariului lunar al unui angajat. Enunul este urmtorul:
dndu-se salariul de baz, numrul de ore din luna n curs i numrul de ore lucrate, s
se calculeze salariul lunar i s se permit afiarea lui n foaia de lucru. Introducem
funcia prezentat al crui nume va fi Salariu. Pentru a calcula salariul lunar, funcia
are nevoie de urmtoarele date: salariul de baz (Salariu_baza), numrul de ore lucrate
din lun (Ore_luna) i numrul de ore lucrate (Ore_lucrate). Aceste elemente le
numim argumentele funciei i ele trebuie specificate n lista care urmeaz numele
funciei. Urmeaz apoi implementarea algoritmului de calcul. mprim salariul de baz
la numrul de ore din lun, pentru a afla salariul pe or i nmulim rezultatul cu numrul
de ore lucrate. Rezultatul calculelor l returnm la numele funciei. Terminm macro-
funcia, introducnd la sfrit instruciunea End Function.
6.9. Comparaia dintre o macro-comand i o macro-funcie.
Diferenele dintre o macro-comand i o macro-funcie sunt urmtoarele:
ACIUNEA MACRO-COMANDA MACRO-FUNCIA

scop efectueaz aciuni efectueaz calcule
creare nregistrare introducere n foaia de calcul
efect modific documente returneaz valori
identificare Sub.....End Sub Function....End Function
6.10. Editarea n foaia pentru module
La fel ca i n cazul foilor de lucru sau al celor pentru diagrame, putem s intervenim i
n cazul foilor pentru module pentru a vizualiza i a modifica coninutul acestora
(macro-comenzile sau macro-funciile).
n cazul unei macro-comenzi, dac i cunoatem chiar numele putem s o vizualizm
prin selectarea numelui n caseta pentru dialog Macro sau Assign Macro i acionarea
butonului Edit. O alt posibilitate, este aplicabil att macro-comenzilor, ct i macro-
funciilor. Dac cunoatem locul n care este plasat macro-comanda sau macro-
funcia, este suficient selectarea foii pentru module i apoi defilarea pn n dreptul
elementului pe care dorim s-l vizualizm sau s-l modificm.
Pentru vizualizarea unui macro existent:
1. Executm comanda Macro, din meniul Tools.

2. n caseta pentru dialog Macro, selectm numele macro vizat.
3. Acionm butonul Edit.
4. Macro-ul apare afiat ntr-o fereastr.
Editarea unui macro se efectueaz n mod normal asemntor editrii valorilor din
celulele unei foi de lucru. Regula principal Excel se repet i aici: nti selectm
elementul vizat, apoi efectum operaia dorit. Procedeul de baz este antreneaz i
depune, combinat cu folosirea tastaturii i a comenzilor din meniuri sau a butoanelor.
n continuare, n acelai fel n care am introdus macro-funcia, putem i s editm un
macro existent. Pentru aceasta ne servim de tehnicile pe care deja le stpnim de la
editarea foilor de lucru.
Pe msur ce lucrm, putem dori s adugm comentarii n foaia pentru module, n aa
fel nct s putem identifica mai uor diferitele pri ale unui macro sau s plasm
explicaii despre inteniile proiectantului sau despre algoritmul folosit. Orice comentariu,
n Visual Basic, trebuie s fie precedat de caracterul apostrof ("). Excel formateaz un
macro, pentru ca acesta s poat fi citit mai uor. n acest scop, el folosete culori
diferite pentru diferitele componete ale macro-ului. De exemplu, n mod implicit
comentarile sunt afiate cu verde, cuvintele cheie cu albastru, elementele definite de
utilizator cu negru, iar erorile cu rou.

6.11. Macro-comenzi interactive
Macro-comanda Modif-adr pe care am creat-o este util numai n cazul modificrii din
acest moment a adresei firmei. Aceasta deoarece att numele adresei vechi, ct i
numele celei noi sunt fixate n macro-comand i numai pot fi modificate dect prin
editare. Dac n cazul adresei o astfel de soluie este ct de ct, acceptabil, innd cont
de faptul c schimbrile sunt destul de rare, n cazul numerelor de telefon, de exemplu,
aceasta numai este satisfctoare. n acest caz, ar fi foarte util s putem s introducem
noi, att numrul vechi, ct i numrul nou, cu alte cuvinte s transformm macro-
comanda ntr-una interactiv.
Pentru a face o macro-comand interactiv, trebuie s-i adugm o secven de
insrtuciuni care s afieze o caset de dialog. n aceast caset, va fi afiat un mesaj de
solicitare a introducerii unei valori i o caset pentru introducerea valorii. Codul nou
introdus va mai conine i cte o variabil, n care vom pstra valorile introduse.
Numele acestor variabile este NumarVechi i NumarNou.
NumarVechi = InputBox( title : = "Modificare numar telefon/fax",-

prompt := "Introduceti vechiul numar de telefon/fax !")
NumarNou = InputBox( title : = "Modificare numar telefon/fax",-
prompt : = "Introduceti noul numar de telefon/fax !")
n acest fel, crem o macro-comand pentru numerele de telefon sau a celor de fax, pe
care o numim Modif_tel.
La execuia macro-comenzii Modif_tel, vor fi afiate, succesiv casetele pentru dialog de

introducere a valorilor i apoi, va fi efectuat modificarea (dac numrul vechi introdus
este gsit n foaia de lucru).

Excel 2003 Modulul 3 August 2009

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Excel 2003 Modulul 3 August 2009

Titlu original:

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Excel 2003

Georgeta Petean specialist senior abiliti - Departament Instruire i Managementul Cunoaterii

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 2

2. SORTAREA NREGISTRRILOR DINTR-O BAZ DE DATE...............................................10

3. MODALITATEA DE CALCUL A SUBTOTALURILOR NTR-O..............................................16

4. CREAREA TABELELOR PIVOT I A DIAGRAMELOR PIVOT.........................................19

5. PARTAJAREA UNUI REGISTRU DE CALCUL CU ALI UTILIZATORI.............................27

6. NOIUNI GENERALE DESPRE VISUAL BASIC.......................................................................29

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 3

La sfritul parcurgerii acestui modul cursanii vor fi capabili s:

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 4

V putei gndi ca la un calculator nemaipomenit de puternic, dar n acelai timp uor de

O astfel de prezentare v poate ajuta s privii lucrurile n profunzime. Componentele

Programul Excel, opereaz cu conceptul de registru de lucru, numit Workbook iar ca

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 5

1. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL PENTRU BAZELE DE

1.1 Cum s ne organizm o baz de date?

Sunt trei elemente care stau la baza unei baze de date:

nregistrrile (records). Fiecare nregistrare trebuie s conin toate informaiile

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 6

1.2 Ce trebuie s tim despre configurarea unei baze de date?

1.3 Greeli care trebuie evitate

Iat i cteva lucruri pe care NU TREBUIE s le facem:

Putei folosi spaii n interiorul cmpurilor, dar nu ncepei niciodat un cmp cu un

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 7

1.4 Cel mai simplu mod de a crea o baz de date

Etapele de creare a unei liste ordonate:

Introducei titlurile de antet. n fiecare coloan scriei eticheta cmpului respectiv.

Butoanele de comand din dreapta formularului de introducere a datelor v ofer un

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 8

1.5 Cutarea nregistrrilor cu ajutorul formularului de date

Dac executai click pe butonul Criteria, formularul se transform ntr-un instrument de

Pentru a introduce alte criterii executai

1.6 Cum se editeaz o nregistrare

Trebuie s aducem nregistrarea respectiv n formular i editm cmpurile sale prin

1.7 Adugarea unei nregistrri n baza de date

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 9

2. SORTAREA NREGISTRRILOR DINTR-O BAZ DE DATE

Pentru a sorta o baz de date:

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 10

2.1 Sortarea dup mai multe chei

De exemplu, n anumite situaii, poate s fie necesar ordonarea alfabetic,

2.2 Ordinea de sortare

Ordinea de sortare ascendent aeaz nregistrrile n felul urmtor:

Ordinea de sortare descendent aranjeaz nregistrrile n ordinea invers

2.3 Liste definite de utilizator

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 11

1. Executm comanda Options, din meniul Tools.

De exemplu, vom defini secvenele proprii urmtoare:

1. Acionm butonul Options, din caseta pentru dialog Sort.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 12

2.3 Selectarea unor nregistrri dintr-o list

a) Selectarea folosind Auto Filter

Se poziioneaz cursorul pe o celul din baza de date.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 13

1. Alegem elementul Custom, din lista cu valori unice a cmpului.

b) Selectarea cu Advanced Filter.

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 14

Microsoft Excel 2003 Modulul 3 15

3. MODALITATEA DE CALCUL A SUBTOTALURILOR NTR-O

Meniul - Data/Subtotals - permite calcule pe coloane i insereaz rnduri cu subtotaluri

Pentru calculul subtotalurilor se pornete de la o baz de date, la care se cere prin