Sunteți pe pagina 1din 15

1/6/2011

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

CURS 5: Managementul resurselor


proiectului
- partea I -

Pe baza planului proiectului, se obţine Programul


proiectului prin alocarea resurselor necesare realizării
tuturor activităţilor necesare proiectului

4 1 Tipuri de resurse
4.1.
„ resurse umane
„ resurse financiare
„ resurse tehnologice
„ resurse materiale
„ resurse informaţionale
„ resursa timp

1
1/6/2011

4.1.1. Resursele umane


„ Echipa proiectului
– personalul care contribuie la realizarea proiectului
– grupare de specialişti care, prin reunirea cunoştinţelor şi experienţelor lor,
reuşesc să realizeze proiectul
„ Managerul de proiect
¾ asigură integral coordonarea proiectului
¾ desfăşoară activităţi tehnico-ştiinţifice şi de conducere operativă economico-
financiară; pentru a fi eficientă activitatea de conducere operativă trebuie să
reprezinte cel puţin 35% din totalul activităţii managerului de proiect
¾ nu trebuie să inspire membrilor echipei teama de a face greşeli sau teama că ideile
enunţate pot fi „furate” şi prezentate de altcineva ca fiind ale sale; în acest mod
membrii echipei vor fi interesaţi să enunţe, să accepte şi să promoveze idei noi
¾ nu trebuie să subevalueze timpul pentru realizarea echilibrului intern al echipei, risc
datorat faptului că uneori o echipă este formată din oameni care nu au mai lucrat
împreună
¾ trebuie să creeze şi să menţină, în cadrul organizaţiei care oferă proiectul, atitudini
deschise şi bine informate privind tehnicile de managment al proiectului
¾ trebuie să conlucreze/colaboreze cu conducerea organizaţiei pentru crearea unui
mediu de lucru propice

4.1.2. Resursele financiare


„ asigură finanţarea activităţilor proiectului
„ necesită precizarea surselor care contribuie la finanţare
„ prima estimare a lor se face în cadrul studiului de oportunitate
„ gestionarea resurselor financiare se face pe baza planului
proiectului şi se desfăşoară pe întreaga perioada de derulare
„ la baza asigurării unor resurse financiare, respectiv la realizarea
unor parteneriate de execuţie stă contractul
„ contractul reprezintă un document oficial, în formă scrisă, prin care
se stabilesc aspectele acordului dintre părţi şi care apoi devine
referinţă;
f i ţă toate
t t completările
l tă il ulterioare
lt i ttrebuie
b i efectuate
f t t prini anexe
la contract
„ pentru proiectele de mică anvergură, căutarea surselor de finanţare
poate fi şi o problemă a managerului de proiect, ajutat de experţii
organizaţiei din care face parte

2
1/6/2011

Surse posibile de finanţare ale unui proiect

Surse posibile de finanţare ale unui proiect


Finanţarea proprie
„ suport indispensabil pentru susţinerea unui proiect, deoarece majoritatea
surselor externe condiţionează finanţarea cu asocierea la fondurile proprii
ale organizaţiei care oferă proiectul
„ datorita legislaţiei fiscale prin care amortizarea este descrescătoare, în
primii
i ii anii d
de utilizare
tili a unuii bun,
b cresc resursele
l de
d amortizare
ti peste
t nevoile
il
stricte de înlocuire a echipamentelor
Rezervele oferă numeroase avantaje pentru finanţare:
„ nu există cost de colectare
„ nu există obligaţia de rambursare sau rerambursare
„ utilizarea lor este liberă, faţă de alte mijloace care sunt afectate pe baza unui
control riguros
Obţinerea de fonduri este mai dificilă pentru că:
„ IMM-urile au o capacitate financiară insuficientă pentru a accede pe piaţa
financiară
„ legile juridice precizează anumite moduri de finanţare posibile în raport cu modul
de organizare al societăţii comerciale
„ societăţile cu o activitate riscantă – cum este de exemplu cercetarea, obţin greu
finanţarea, sau o obţin cu un cost ridicat;
„ conjunctura economică poate limita apelarea la capitalurile externe

3
1/6/2011

Sursele guvernamentale:
„ pot fi la nivel internaţional, naţional sau local, granturi directe nerambursabile
„ reprezintă una din cele mai importante surse de finanţare nerambursabile a
proiectelor
Apelarea la împrumuturi:
„ este o soluţie pentru proiectele cu grad mic de risc şi cu o rentabilitate
superioară
„ recurgerea la un împrumut stimulează dezvoltarea deoarece:
- nu mai sunt probleme financiare;
- îndatorarea creşte rentabilitatea capitalului propriu;
- în perioada de inflaţie îndatorarea sporeşte patrimoniul organizaţiei,
deoarece rambursarea împrumutului se face în moneda depreciată, iar
valoarea investiţiei creşte cu inflaţia
şi crează piedici deoarece:
- obligaţia rambursării determină probleme de flux monetar; este indicat ca un
credit să fie utilizat pentru proiecte care asigură intrări rapide de fonduri;
- plata dobânzilor creşte costul; creditul trebuie folosit pentru proiecte cu
rentabilitate ridicată
- datoriile măresc riscul financiar deoarece în caz de dificultăţi, acestea trebuie
rambursate cu prioritate
- dacă sunt folosite prea multe credite, organizaţia nu îşi va mai putea găsi
creditori în cazul unor dificultăţi financiare

4.1.3. Resursele materiale


„ se referă la materiile prime, materialele şi serviciile
necesare executării unui proiect
„ materiile
t iil prime
i se referă
f ă la
l materialele
t i l l necesare realizării
li ă ii
unui produs, dacă acesta este finalitatea proiectului, iar în
celelalte cazuri se discută numai despre materiale
„ problemă asociată cu resursele materiale: aprovizionarea

4.1.4. Resursele tehnologice


g
„ în aceasta categorie pot fi încadrate tehnologiile, maşinile,
utilajele şi spaţiile necesare

4
1/6/2011

4.1.5. Resursa timp


„ nu există timp infinit pentru un proiect
„ timpul de execuţie nu poate fi oricât de lung, deoarece, odată
cu creşterea timpului,
timpului cresc şi cheltuielile şi scade profitul
datorită pierderilor cauzate de întârzierea apariţiei produsului
pe piaţa

4.2. Alocarea resurselor


„ pentru stabilirea programului proiectului, managerul de
proiect trebuie să stabilească anumite reguli de prioritate:
A. Precizarea resurselor
B. Optimizarea resurselor - Planificarea se va face după
limita de timp sau după resurse?

A. Precizarea resurselor constă în:


ƒ stabilirea resurselor necesare din fiecare categorie
(planificatorul trebuie să răspundă la întrebarea: „care
resurse vor fi luate în considerare?” )
ƒ stabilirea unităţii de măsură
„ stabilirea nivelului de eficenţă a resurselor

5
1/6/2011

Eficienţa resurselor
„ în cadrul echipelor sau colectivelor formate din mai multe
persoane, o eficienţă de (80-85)% este rezonabilă. Astfel,
pentru o bună planificare, este necesară creşterea
numărului evaluat de ore ppentru o activitate cu ((15-20)%
)
„ resursele umane au însă şi rezerve privind utilizarea lor:
orele suplimentare, lucrul în schimburi sau activităţi
desfăşurate în zilele libere legale. Este de recomandat să
nu se considere la planificare aceste resurse, ele formând
o sursă disponibilă la nevoie.

Exemple de precizare a resurselor


„ Realizarea unui proiect mic, într-o companie industrială, cu multe
utilaje şi o gamă largă de produse în fabricaţie, nu va necesita o
planificare a resurselor tehnologice şi a celor materiale. Acest lucru
se datorează existenţei utilajelor disponibile şi, probabil, a existentei
materiilor prime în stocul companiei

„ Realizarea aceluiaşi proiect într-o mică întreprindere impune o


planificare a utilajelor şi a resurselor materiale, pentru că pot să nu
existe utilajele necesare, iar materialele dorite să nu existe pe stoc.

„ Realizarea unui proiect mic, într-o mare companie, nu impune o


planificare
l ifi a resurselor
l fi
financiare,
i ca în
î cazull realizării
li ă ii aceluiaşi
l i i
proiect într-o firmă de mici dimensiuni. Dacă proiectul este de mai
mare anvergură, de multe ori este necesară şi planificarea
financiară, privind fluxul monetar.

6
1/6/2011

Exemple de resurse în cadrul unui proiect


„ În cadrul unui proiect de cercetare vor fi consideraţi, la capitolul resurse
umane, cercetătorii şi tehnicienii. Muncitorii, laboranţii etc., de altfel
foarte utili proiectului nu vor apărea explicit, pentru că ei efectuează o
muncă uniform repartizată în timp, în cadrul organizaţiei. Salariile
acestor persoane vor fi incluse în regie
„ În cadrul unui proiect industrial s-a considerat că vor fi analizate numai
două tipuri de resurse umane: inginerii de concepţie (profil specific
proiectului) şi inginerii de detaliere (profil tehnologic). Este evident că, în
această categorie, nu pot fi incluşi toţi inginerii, de specializări diferite,
care participă la proiect, dar care activează perioade scurte de timp. În
acest caz se poate utiliza faptul că o parte din inginerii de profil sau
tehnologic pot face şi munca acestora sau salariile lor vor fi incluse în
regie
„ În cadrul unui proiect industrial care necesită multe utilaje s-as a hotărât
analiza numai pentru prese şi utilajele de prelucrare prin aşchiere,
pentru că alte utilaje necesare nu au o încărcare mare in cadrul societăţii
şi, deci, sunt disponibile. Costul utilizării acestor utilaje neanalizate va fi
considerat printr-o valoare fixă sau va fi introdus în regie.

A.1 Alocarea resursei timp


„ se face utilizând planul proiectului elaborat pe baza timpilor de execuţie
estimaţi pentru fiecare activitate
„ presupune calculul duratei de realizare a proiectului, folosindu-se, în
principal, două metode:
- metoda CPM – metoda drumului
dr m l i critic (Critical Path Method)
- metoda PERT – tehnica de evaluare şi revizie a programelor (Program
Evaluation and Review Technique)
Metodele:
„ furnizează activităţile critice
„ furnizează activităţile necritice şi rezerva lor de timp

„ furnizează drumul critic

„ se bazează pe distribuţia beta pentru fiecare activitate şi pe distribuţia


normală pentru durata procesului
„ calculează timpul de execuţie al proiectului pe baza teoriei
probabilităţilor

7
1/6/2011

Metoda CPM
„ este o metodă deterministă - lucrează cu durate sigure pentru activităţi,
tolerând o singură estimare a acestora
„ se utilizează în cazul proiectelor la care estimările timpului şi a
celorlalte resurse sunt precise, datorită experienţei existente din
repetitivitatea lor (exemplu: proiecte de construcţie)
„ nu ppermite calculul riscului în ceea ce p
priveşte
ş terminarea p proiectului
Metoda PERT
„ este o metodă probabilistică - foloseşte trei estimări de timp asociate
fiecărei activităţi: optimistă, pesimistă şi cea mai probabilă
„ se bazează pe distribuţia beta pentru fiecare activitate şi pe
distribuţia normală pentru durata procesului
„ calculează timpul de execuţie al proiectului pe baza teoriei
probabilităţilor
„ se foloseşte mai ales pentru proiecte de cercetare – dezvoltare la care
erorile de estimare ale timpilor de execuţie au o variaţie foarte mare şi
apar activităţi nerepetitive
„ permite calculul riscului referitor la terminarea proiectului

În procesul de alocare se pot obţine următoarele informaţii:


I. valoarea rezervelor de timp pe care le are fiecare
activitate
II. determinarea timpului minim de realizare a proiectului
III. probabilitatea de reuşită a proiectului, în cursul planificării
cu timp limitat

I. Determinarea rezervelor de timp


Rezervele de timp se determină pentru activităţi, iar
rezultatele sunt trecute într-un formular special – vezi
tabelul 1

8
1/6/2011

Tabelul 1. Analiza timp a activităţilor

„ Timpul minim de începere al activităţii, TmI - cea mai timpurie dată la care
activitatea poate să înceapă, în ipoteza că toate activităţile precedente au
început de asemenea, cel mai devreme posibil
T
„ Timpul minim de terminare al activităţii, Tm - data cea mai timpurie la care
activitatea poate fi terminată în ipoteza că toate activităţile precedente au
p cel mai devreme p
început posibil
T
„ Timpul maxim de terminare al activităţii, TM - reprezintă data cea mai târzie
la care activitatea poate fi terminată fără a întârzia proiectul, în ipoteza că
toate activităţile ulterioare se desfăşoară conform planului
I
„ Timpul maxim de începere al activităţii, TM - reprezintă data cea mai târzie
de începere a activităţii fară a întârzia proiectul, în ipoteza că toate activităţile
ulterioare se desfăşoară conform planului

a) Rezerva totală de timp - perioada cu care poate fi întârziată o activitate,


dacă toate activităţile care o preced se termină la termenele minime
posibile, iar activităţile care urmează încep la termenele lor maxime
prevăzute în plan
Rt = TMT − TmI − t
Observaţii:
- depăşirea rezervei totale de timp conduce la posibilitatea de a nu respecta
termenul final al proiectului
- activităţile care au rezervă totală de timp nulă sunt activităţi critice

b) Rezerva liberă de timp - perioada de timp care rămâne atunci când


toate activităţile ulterioare încep la termenele lor minime, iar toate
activităţile anterioare se termină tot la termenele minime din proiect
Rl = TmT − TmI − t
Observaţii:
- consumarea rezervei libere de timp pentru o activitate poate fi utilizată dacă se
permite activităţilor anterioare să întârzie mai mult decât timpul minim posibil
de începere planificat
- utilizarea rezervei libere de timp pentru o activitate nu poate afecta activităţile
care urmează

9
1/6/2011

c) Rezerva independentă de timp - perioada de timp care rămâne atunci când


toate activităţile anterioare se termină la termenele maxime de timp, iar
activităţile ulterioare încep la termenele minime de timp
R = TT −T i −t
Observaţii: i m M
- valoarea pozitivă a rezervei independente de timp arată că activitatea respectivă poate
fi deplasată într-un sens sau altul cu un timp egal cu rezerva independentă, fără ca
activităţile vecine să fie influenţate. Rezultă că activitatea respectivă este independentă
ţ vecine.
de activităţile
- activităţile cu rezervă independentă de timp sunt rare.
- în marea majoritate a cazurilor, valoarea acestui tip de rezervă este zero sau este
negativă (arată lipsa acestei rezerve)
d) Rezervă remanentă - valoarea rezervei totale, calculată la un moment dat al
execuţiei proiectului. Aceasta este o valoare importantă pentru manager
deoarece rezerva remanentă poate fi nulă, transformând o activitate necritică
într-o activitate critică
Observaţii:
- este posibil să apară şi valori negative pentru rezervele remanente, ceea ce
transformă activitatea necritică într-o activitate ”supercritică”.
p În acest caz, timpul
p ei de
execuţie trebuie redus pentru a o transforma într-o activitate critică sau necritică
- rezervele remanente negative de timp pot apărea în cazul în care nu se respectă
datele ţintă programate, respectiv:
- durata minimă a drumului parcurs până la o activitate cu dată fixă, este mai mare
decât cea planificată
- întârzierea terminării unei activităţi peste termenul maxim permis
- resurse insuficiente

Semnificaţia rezervelor de timp

10
1/6/2011

II. Determinarea timpului minim de realizare a proiectului


„ timpul minim de execuţie al proiectului este rezultatul planului
proiectului
„ în cazul planificării calendaristice corespunde timpului de
terminare al ultimei activităţi
„ în cazul planificării cu ajutorul reţelelor corespunde duratei
drumului critic
„ dacă reţeaua are mai multe drumuri formate din activităţi, cea
mai mare dintre duratele drumurilor critice determină timpul
minim de execuţie
„ pentru reducerea timpului minim de execuţie este necesară
reducerea timpului de execuţie al activităţilor critice

III. Probabilitatea de reuşită a proiectului, în cursul


planificării cu timp limitat
„ foarte importantă pentru
managerul de proiect
„ p
poate fi determinată numai
dacă se utilizează metoda
PERT
„ datorită evaluării timpului de
execuţie, T p , prin metode
probabilistice, acesta va avea
o valoare aleatoare, care are o
distribuţie normală, în raport cu
timpul minim de execuţie,
execuţie Tmp ,
calculat prin metoda drumului
critic, dacă numărul de
variabile este suficient de mare
– vezi figura alăturată

11
1/6/2011

„ durata reală de execuţie a proiectului, T pl, are o împrăştiere a


valorilor în intervalul [Tmp − 3σ , Tmp + 3σ ], iar frecvenţa de apariţie se
repartizează după curba normală
„ abaterea medie pătratică, σ d , se calculează în funcţie de dispersiile
σ k asociate fiecărei activităţi k, din cele n activităţi care formează
drumul critic
„ pentru a determina probabilitatea de realizare a unui timp planificat
oarecare, se foloseşte tabelul de probabilităţi, în raport cu factorul
de probabilitate z:
T pl − T pm
z= ∈ [−3σ d , 3σ ]
σd

„ se consideră că o probabilitate P[0,7; 0,8] este acceptabilă din


punctul de vedere al partenerilor şi finanţatorilor

„ dacă probabilitatea este P < 0,6 , riscul executantului este foarte


mare, iar dacă P > 0,8 , riscul finanţatorului de a nu i se folosi în
mod corespunzător fondurile este foarte mare

„ pentru probabilităţi prea mici managerul de proiect trebuie să


aprofundeze estimările timpilor de execuţie ale activităţilor de pe
drumul critic pentru a reduce durata drumului critic şi dispersiile
valorilor timpilor de execuţie. Se obţine astfel un drum critic
accelerat

Observaţii:
„ în general valorile funcţiei P(z ) sunt calculate pentru z ≥ 0. Pentru
cazul în care z < 0 , valoarea probabilităţii este:
P( z ) = 1 − P( z )

„ metoda de determinare a probabilităţii de realizare a proiectului


poate fi aplicată şi pentru o secvenţă de activităţi din cadrul
proiectului

12
1/6/2011

A.2. Alocarea altor resurse


„ alocarea resurselor este operaţia prin care se precizează resursele
necesare pe fiecare unitate de timp
„ se bazează pe planul proiectului, care precizează desfăşurarea în
timp a activităţilor, resursele alocate şi fişa proiectului
„ operaţia de alocare a resurselor constă în realizarea graficului de
alocare, care reprezintă variaţia în timp a resursei (se realizează
folosind câteva dreptunghiuri) resursele se exprimă în unităţi fizice
sau unităţi monetare
Fişa de alocare a unei resurse

„ metoda se aplică pentru fiecare resursă pe care managerul de


proiect o consideră importantă
„ graful se începe cu alocarea resurselor pentru activităţile de pe
drumul critic şi apoi cu alocarea resurselor pentru celelalte activităţi
„ graful din figura b este realizată în ipoteza că toate activităţile
încep la timpul minim planificat - programul minimal de alocare a
resursei
„ în figura c este prezentat graficul de alocare a aceleiaşi resurse,
folosind aceleaşi reguli, dar realizată în ipoteza că toate activităţile
încep la timpul maxim posibil - programul maximal
„ Se pot lua hotărâri privind activităţile care sunt pe drumul critic:
alegerea
l unuii ti
timp d
de îînceputt adecvat
d t utilizării
tili ă ii resurseii respective,
ti
modificarea duratei unor activităţi etc. Este posibil ca unele dintre
aceste măsuri să impună modificări în planul proiectului şi evident
în toate resursele care au fost alocate până în acest moment

13
1/6/2011

Alocarea unei resurse: a) fişa de alocare a resursei;


b) programul minimal; c) programul maximal

A.3. Planificarea costurilor şi programarea fluxului


de numerar
„ cunoaşterea costului resurselor duce la determinarea costurilor pe
activităţi, respectiv la o planificare a costurilor în timp, datorită
duratei precizate a activităţilor

„ pentru că se poate determina o repartiţie a necesarului costurilor


în timp, se poate face o programare a cheltuielilor. Această
programare depinde de programarea activităţilor, dar este diferită
de aceasta, prin anumite particularităţi:
- costurile salariale se plătesc în zile fixe: la o săptămână, la două
sau lunar,, în timp
p ce activităţile
ţ au duratele lor p proprii;
p ; astfel,, sunt
necesare plăţi pentru salarii înainte de terminarea activităţilor sau
cu puţin după terminarea lor
- costurile cu energia se plătesc lunar

14
1/6/2011

- costurile cu combustibilul se pot plăti lunar sau zilnic

- costurile materialelor se plătesc după recepţionarea acestora la


un interval de 30-40 zile în raport cu contractul, dar poate exista
un avans care trebuie achitat la semnarea contractului de
aprovizionare indiferent când se utilizează materialul respectiv
aprovizionare,

„ în urma cunoaşterii repartiţiei costurilor/cheltuielilor se poate face


o programare a necesarului de resurse financiare

„ fluxul monetar precizează suma necesară de bani, la un


moment de timp dat, care trebuie să fie încasată sau plătită.
Cunoaşterea fluxului monetar permite realizarea aranjamentelor
necesare cu finanţatorii
finanţatorii, pentru a avea disponibili banii necesari la
o anumită dată

15