3.3.2.

FIŞĂ DE POST- ASISTENT RECEPŢIE

DENUMIREA POSTULUI: ASISTENT RECEPŢIE

RELAŢII IERARHICE: se subordonează Directorului Administrativ
RELAŢII DE COLABORARE: cu personalul de execuţie al firmei
RELAŢII DE REPREZENTARE: reprezintă firma în faţa persoanelor cu care intră în contact în interes de servici

SCOPUL POSTULUI: Titularul postului are rolul de a asigura activitatea de recepţie şi protocol a
firmei şi de a oferi asistenţă secretarială managementului firmei.

ﾧ
ACTIVITĂŢI PRINCIPALE:
1. PREIA ŞI TRANSMITE APELURILE TELEFONICE ŞI CORESPONDENŢA
2. DESFĂŞOARĂ ACTIVITĂŢI DE SECRETARIAT PENTRU MANAGEMENTUL FIRMEI
3. DESFĂŞOARĂ ACTIVITĂŢI DE ASISTENŢĂ MARKETING ŞI VÂNZĂRI
4. DESFĂŞOARĂ ACTIVITĂŢI DE RECEPŢIE ŞI PROTOCOL

ATRIBUŢII PRINCIPALE (şi sarcini aferente):

1. Preia şi transmite apelurile telefonice şi corespondenţa
 Preia şi direcţionează apelurile telefonice
 Transmite personalului firmei mesajele dacă nu este posibilă preluarea legăturii telefonice
 Asigură fluxul corespondenţei interdepartamentale; preia şi transmite: deconturi, cereri, referate,
facturi, adeverinţe, contracte etc; preia şi transmite faxuri
2. Desfăşoară activităţi de secretariat pentru managementul firmei
 Redactează documente pentru management
 Asigură legătura cu agenţia de turism pentru obţinerea de vize şi pregăteşte documentele
necesare
 Întocmeşte copii ale documentelor firmei
 Completează, ţine evidenţa şi distribuie documente-tip specifice departamentului Administrativ
 Urmăreşte buna funcţionare a copiatorului, faxului, asigură consumabilele necesare acestora
 Ţine evidenţa materialelor de protocol, a rechizitelor, participă la stabilirea necesarului de rechizite
departamentului
3. Desfăşoară activităţi de asistenţă marketing şi vânzări
 Organizează şi completează baza de date
 Actualizează baza de parteneri din programul de gestiune
 Ţine evidenţa stocului de materiale promoţionale
 Îndosariază confirmări de comandă
4. Desfăşoară activităţi de recepţie şi protocol
 Întâmpină vizitatorii, le oferă informaţii, anunţă personalul firmei cu privire la sosirea acestora,
îndrumă/însoţeşte vizitatorii
 Realizează servicii de protocol pentru oaspeţii firmei
3.3.2. FIŞĂ DE POST- ASISTENT RECEPŢIE

RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:
Legat de activităţile specifice, răspunde de:
 Transmiterea integrală şi în timp util a informaţiilor către destinatarul corespunzător
 Păstrarea în ordine a documentelor şi a spaţiului recepţiei
 Calitatea documentelor pe care le redactează sau transmite, acurateţea datelor pe care le
transmite
 Păstrarea corespunzătoare şi corectitudinea distribuirii materialelor promoţionale şi a rechizitelor
 Calitatea copiilor pe care le întocmeşte pentru managementul firmei
 Respectarea confidenţialităţii datelor de Resurse Umane la care are acces în lipsa DRU
 Verifică modul în care sunt completate formularele-tip specifice departamentului Resurse Umane
care îi parvin, oferă asistenţă în vederea remedierilor, unde e cazul
Legat de disciplina muncii, răspunde de:
 îmbunătăţirea calităţii pregătirii sale profesionale şi de specialitate prin mijloace proprii şi/sau prin
 participarea la formele de pregătire şi perfecţionare mijlocite de firmă
 păstrarea confidenţialităţii informaţiilor legate de firmă, utilizarea şi păstrarea în bune condiţii
documentelor cu regim special, modul de utilizare a echipamentelor, consumabilelor, altor materiale şi m
fixe puse la dispoziţie de firmă
 respectă prevederile normativelor interne şi procedurile de lucru privitoare la postul său
 adoptă un comportament în măsură să promoveze imaginea firmei
 se implică în vederea soluţionării situaţiilor de criză care afectează firma
AUTORITATEA POSTULUI:
 Utilizează echipamentele/consumabilele puse la dispoziţie de firmă
 Distribuie materiale promoţionale conform normativelor interne
 Informează managementul firmei în legătură cu apariţia unor situaţii neprevăzute specifice postului

Aprobat,
Director General Titular de post DRU Director Departament

Data Data Data Data

3.3.2. FIŞĂ DE POST- ASISTENT RECEPŢIE

SPECIFICAŢIILE POSTULUI

NIVEL DE STUDII: studii medii

CURSURI DE PREGĂTIRE: birotică, secretariat (constituie un avantaj)
EXPERIENŢĂ:
ÎN MUNCĂ: minim 2 ani
PE POST: 1 an experienţă pe post asemănător (constituie avantaj)

CUNOŞTINŢE NECESARE:
 Limba engleză
 Operare PC (MS Office)
 Gestionare/arhivare documente
 Utilizare echipamente de birou

APTITUDINI ŞI DEPRINDERI NECESARE:

 Aptitudine generală de învăţare
 Aptitudini de comunicare orală şi scrisă
 Aptitudinea de a lucra cu documente
 Planificarea şi organizarea operaţiilor şi activităţilor
 Respectarea instrucţiunilor orale şi scrise
 Acordare şi transmitere de informaţii
 Culegere, clasificare şi interpretare a informaţiilor

CERINŢE PENTRU EXERCITARE:

 Inteligenţă
 Atenţie concentrată şi distributivă
 Echilibru emoţional
 Plăcerea pentru lucrul cu oamenii
 Rezistenţă la stres
 Uşurinţă, claritate şi coerenţă în exprimare
 Expresivitatea limbajului
 Comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe)

CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: uşurinţă în manipularea fizică şi ordonarea obiectelor în

mediul profesional, spirit practic, respectarea regulilor, informarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate,
fluenţă verbală.
3.3.2. FIŞĂ DE POST- ASISTENT RECEPŢIE