2.

Inițializarea unui proiect

2.1. Referatul de necesitate
În faza de inițializare (numită uneori și faza de definire) se desfășoară activitățile
necesare pentru obținerea autorizația de începerea a proiectului din partea factorilor de decizie.
Se elaborează referatul de necesitatea și propunerea de proiect. Managerul de proiect este
selectat.
Referatul de necesitate este întocmit de către viitorul utilizator al rezultatelor proiectului
(inițiatorul proiectului). Prin acest document, inițiatorul prezintă problema apărută și
fundamentează necesitatea și oportunitatea lansării proiectului.
Există șase tipuri necesități care pot duce la inițializarea un proiect:
 de afacere
 de piață
 Cerințe ale clientului
 legale
 tehnologice
 sociale
Înțelegerea acestor nevoie este importantă și ajută la identificarea exactă a scopului
proiectului. Pentru a obține interesul organizației în dezvoltarea proiectului, inițiatorul trebuie
să demonstreze sponsorilor și altor entități interesate faptul că proiectul este necesar. Se
răspunde la întrebarea „De ce este nevoie de acest proiect? ”
Pe lângă definirea necesităților, inițiatorul trebuie să demonstreze organizației că aceasta
este capabilă să realizeze proiectul. Se răspunde la întrebarea „De ce putem realiza proiectul?”.
În acest scop se realizează un studiu de fezabilitate. Proiectul este analizat din diferite
perspective pentru a determina probabilitatea de succes a acestuia.
Câteva dintre criteriile care pot fi luate in considerare in cadrul studiului de fezabilitate
sunt:
 raportul costuri / beneficii;
 costurile proiectului în termeni de resurse necesare (umane, tehnologii, etc)
 modul în care proiectul este recepționat de către publicul țintă;
 costurile de întreținere, suport, personal;
 istoricul altor proiecte din același domeniu;
 riscuri existente;
După realizare, documentul este trimis spre aprobare sponsorului proiectului.
2.2. Propunerea de proiect
După primirea referatului de necesitate, persoana care trebuie să ia decizia demarării sau
nu a proiectului (sponsorul proiectului) va numi un manager de proiect și o echipă de proiect.
De asemenea, se va constitui un comitet de conducere al proiectului care va evalua propunerea
de proiect și va decide demararea sau nu a proiectului. Comitetul de conducere al proiectului
va putea aloca resurse suplimentare echipei de proiect în vederea finalizării propunerii de
proiect.
Sub conducerea managerului de proiect, echipa de proiect va analiza toate aspectele
proiectului propus și va elabora propunerea de proiect, pe care o va înainta spre aprobare
comitetului de conducere. Aceasta trebuie să înceapă cu un scurt rezumat ce va reflecta și
prezenta nevoile pe care trebuie să le rezolve proiectul, modalitatea în care se vor satisface
aceste nevoi și rezultatele așteptate în urma implementării proiectului.
Propunerea de proiect trebuie să atingă următoarele aspecte:
 natura problemei, din punct de vedere funcțional și soluția tehnică pentru rezolvarea
 ei;
 Planul de implementare al proiectului - cuprinde estimarea timpului de desfășurare a
proiectului, a bugetului și a resurselor (inclusiv umane, cu pregătire corespunzătoare)
care vor fi utilizate;
 Entitățile implicate în proiect;
 Referate de specialitate - în funcție de aria de cuprindere și de valoarea proiectului,
se vor realiza referate privind posibilitățile de finanțare, implicațiile juridice,
dependențele de alte soluții existente, resursele disponibile, constrângeri tehnologice.
Din aceste referate trebuie să rezulte clar aria de cuprindere a proiectului, dependențe,
resursele umane, logistice și tehnice implicate.
În momentul în care propunerea de proiect este aprobată proiectul a început în mod
oficial. Un posibil șablon de realizare a propunerii de proiect este prezentat în (tabelul 1).
2.3. Matricea de alocare a responsabilităților
Matricea de alocare a responsabilităților (eng. Responsibility Assignment Matrix - RAM)
arată cine participă și în ce măsură la realizarea unei activități sau la luarea deciziilor în legătură
cu aceasta. Pentru proiectele complexe poate fi necesară realizarea unei serii de matrice
descendente, de la nivelul de ansamblu al proiectului până la niveluri inferioare de detaliu
necesare.
Elaborarea matricei responsabilităților trebuie să fie o activitate de grup la care să
participe persoanele cheie implicate la diferite nivele ierarhice în proiect. Comunicarea
deschisă, rezolvarea și prevenirea conflictelor, realizarea consensului cu privire la rolul
fiecăruia în cadrul proiectului constituie doar câteva dintre efectele realizării într-o manieră
participativă a matricei responsabilităților.
Diferitele persoane (sau roluri) apar în matrice sub forma de titluri de coloane iar
livrabilele specifice situației descrise mai sus sunt listate pe rânduri. Se folosesc căsuțele de
intersecție pentru a descrie responsabilitatea fiecărei persoane pentru fiecare livrabil în parte.
Se prezintă în (Tabelul 2.) un exemplu simplu de matrice, urmat de categoriile de
responsabilități sugerate.

În tabelul prezentat, documentul de definire a proiectului este creat de managerul de

proiect, aprobat de către finanțatorul proiectului, directorul de proiect și comitetul de conducere
și revizuit de către echipa de proiect.
Cerințele de business sunt create de către echipa de proiect, revizuite de către managerul
și directorul de proiect și aprobate de către finanțatorul proiectului și comitetul de conducere.