Sunteți pe pagina 1din 55

CAPITOLUL 1.

NO IUNI INTRODUCTIVE DESPRE CALCULATOARE


(structur i sistem de operare)
1.1 Structura calculatorului personal

1.2 No iuni elementare de operare

1.3 Interfa a sistemului Windows


Clasificarea obiectelor Windows
Navigarea în/între ferestre

1.4 Organizarea informa iilor


Fi iere i dosare.
Opera ii cu fi iere i dosare

1.5 ACCESORII

1
CAPITOLUL 1.

NO IUNI INTRODUCTIVE DESPRE CALCULATOARE


(structur i sistem de operare)

1.1 Structura calculatorului personal

Computerul personal, poate fi de dimensiuni mai mari, cu monitor i tastatur separate, sau cu
toate acestea încorporate de tip laptop.

Sistemul de calcul, pe scurt, calculatorul cuprinde dou p r i:


- Hardware-ul componente fizice ale calculatorului (mecanice, electromecanice i
electronice) format din unitatea central de prelucrare, unitatea de memorie, sistemul de
intrare / ie ire.
- Software-ul, sau partea logic , format din programele cu care func ioneaz calculatorul.
Acestea sunt: sisteme de operare (WINDOWS 95/98/NT/ 2000/Me/2003/XP, LINUX,
etc.), i utilitare (OFFICE, SPSS, etc.).
Introducerea datelor se realizeaza de la tastatur în general.
Alte instrumente utilizate la introducerea datelor pot fi:
mouse-ul,
scannerul-cu ajutorul c ruia se pot capta imagini de pe diferite suporturi, în general
hârtie, poze, carte, etc
light pens- creionul electronic cu care se poate scrie pe o t bli i informa ia este
transmis monitorului i salvat ca material pe disc
joysticks folosit în general pentru transmiterea rezultatelor realiyatete la diferite jocuri,
local sau pe Internet
Informa iile ob inute în urma utiliz rii computerului pot fi:
vizualitate la monitor, care poate fi:
o LCD (pe cristale lichide)
o CRT (cu tub catodic)
imprimate pe suport de hârtie, plastic cu ajutorul unor imprimante sau plottere.
Imprimantele folosesc pentru scriere cartu uri cu cerneal (inkjet) sau cu tonner. Cele cu
tonner sunt mai scumpe dar pre ul lor se amortizeaz usor deoarece cu un tonner se pot
scoate la imprimant pân la 3500 pagini. Cele cu cerneal sunt în general mult mai
ieftine îns costurile devin ridicate în cazul când sunt multe pagini de imprimat, un cartu
pe cerneal putând edita în jur de 1000 pagini (depinde acest num r de firm , pre ,
calitate, etc)
ascultate la c ti, sta ii audio sau sintetizate (prelucrate) cu ajutorul unor
sintetizatoare
- salvate pe diferite medii de stocare (diferite memorii):
o Cel mai utilizat mediu de stocare este HDD-ul, poate fi intern, sau extern.
o Alt mediu de stocare este CD-ul. Acesta poate fi: CD-R de unic folosin
sau CD-WR a c rui informa ie poate fi scris tears i apoi rescris . (700MB
poate stoca un film,...)
o DVD-ul, un mediu de stocare asem n tor cu CD-ul dar cu capacitate mai
mare.
o Floppy-discul , era mediul de stocare cel mai utilizat pân la apari ia CD-
urilor.
o Stik-ul.
Pentru a functiona, calculatorul folose te memoria. Aceasta este de dou feluri:
- memoria ROM (read only memory), la care utilizatorul nu are acces i în care se
stocheaz informa iile rezidente în sistem
- memoria RAM (random access memory) memorie folosit de computer pentru a rula
programe, a memora pentru timp scurt anumite informa ii; aceasta este o memorie
volatil , informa iile din ea dispar odat cu închiderea computerului.

2
1.2 No iuni elementare de operare

Pornirea computerului se realizeaz din butonul Power al carcasei sistemului.


Inchiderea computerului se face pentru calculatoarle cu WINDOWS ca sistem de operare de
la butonul START de pe bara de opera ii TASKBAR apoi TURN OFF COMPUTER sau
combina ia de taste Alt+F4.
Repornirea computerului se poate face din butonul Power al carcasei dup minim 40 de
secunde de la închidere sau cu butonul RESTART.
DESKTOP-ul (suprafa a de lucru) este ceea ce se vede pe monitor când calculatorul a
terminat de înc rcat sistemul de operare. Pe aceasta suprafata sunt amplasate imagini care
sugereaz obiecte de lucru indicate printr-o pictogram sugestiv , înso it de un nume:
- Computerul meu sau My Computer
- Co ul de gunoi sau Recycle Bin, aici sunt trimise obiectele care au fost terse.

1.3 Interfa a sistemului Windows

Clasificarea obiectelor Windows


Obictele cu care se lucreaz în sistemul Windows sunt:
- Pictograma (icon-ul) este eticheta asociat unei aplica ii. Pentru lansarea unei aplica ii
se pozi ioneaz cursorul grafic deasupra icon-ului i se d dublu click (ap sare de dou
ori) pe butonul stâng al mouse-ului.
- Butonul - prin diferitele utiliz ri pe care le are, se clasific în:
o Butoane de comand (comanda o anumit opera ie):
Butonul a eaz fereastra pe taskbar (taskbar sau bara de activit i este bara din
partea de jos a ecranului).
Butonul aduce fereastra la o dimensiune medie.
Butonul închide fereastra.
Butonul maximizeaz fereastra.
o Butoane de selec ie. Se împart în dou categorii: butoane radio
(utilizatorul poate selecta o singur op iune) i butoane de selec ie
multipl (utilizatorul poate selecta una sau mai multe op iuni)

- Lista de selec ie. În cadrul acestor liste se poate efectua selectarea printr-un
singur click pe op iunea dorit .

- Caseta text este utilizat pentru afi area unor texte.

- Fereastra (window) - obiect care permite interac ionarea programelor cu utilizatorii.

Navigarea în / între ferestre


Sistemul de operare Windows permite utilizatorului s lucreze cu mai multe aplica ii
simultan, ceea ce înseamn c sunt mai multe ferestre deschise simultan. Indiferent de
num rul de ferestre deschise, numai una dintre ele este activ la un moment dat. Fereastra
activ este prezentat în prim plan. Pentru a activa o alt fereastr , se va realiza un singur
click pe bara de titlu a acesteia.

3
Închiderea unei aplica ii
Prin închiderea unei ferestre se realizeaz închiderea aplica iei respective. Înainte de a închide
o fereastr , este indicat sa se salveze ceea ce s-a lucrat. Închiderea se realizeaz printr-un
click pe butonul sau prin combina ia de taste Alt+F4.

1.4 Organizarea informa iilor

1. Fi ierul este o colec ie organizat de date de acela i gen, identificabil prin nume i
extensie. Aceste date pot fi texte, desene, coduri de sunete etc. Fi ierele sunt indentificate
dup nume i extensie. Prin extensie se prezint tipul fi ierului.

Icon specific unui document WORD (text), extensia doc.


Icon specific unui document în format PDF (text), extensia pdf.
Icon specific unui document EXCEL (foaie de calcul), extensia xls.

Icon specific unui document Access (baza de date), extensia mdb

Icon specific imaginilor (pozelor), extensia jpg, png,

Executarea unui dublu click pe Icon (pictograma unui fi ier) are ca efect lansarea în executie a
unui anumit program care încarc fi ierul. Fi ierele cu aceea i extensie au aceea i pictogram .

2. Folder-ul este reprezentat prin pictograma . Aceast pictogram reprezint un dosar.


În foldere se pot salva mai multe fi iere sau/ i alte foldere, astfel încât utilizatorul s
reg seasc cu u urin informa ia. Pentru a vizualiza con inutul unui folder se execut dublu
click pe pictograma sa.

Opera ii cu fi iere i dosare

Crearea unui folder se poate realiza atât pe desktop cât i în alt folder. Pentru aceasta se
execut click cu butonul drept al mouse-ului i se selecteaz op iunea NEW, apoi FOLDER.
Apare o pictogram de folder, unde utilizatorul poate s introduc numele dorit, dup ce a
ters numele implicit.

Schimbarea numelui fi ierului sau folder-ului se realizeaz prin click dreapta pe icon, dup
care se alege op iunea RENAME.

Selectarea fi ierului sau a folder-ului se realizeaz printr-un click stânga pe icon.


Metode de selectare a mai multor fi iere sau foldere:
- Daca fisierele pot fi încadrate într-un dreptunghi se apas butonul stâng al mouse-ului i,
f r a-l elibera, se trage mouse-ul astfel încât dreptungiul format s le încadreze

4
- In cazul mai multor fisiere sau foldere care nu pot fi incadrate intr-un dreptunghi se
selectez pe rând inând ap sat tasta CTRL.

Copierea fi ierelor/ folder-elor:


- Se selecteaz fi ier-ul(ele) / folder-ul(ele) care se dore te a fi copiat.
- Se alege din meniul EDIT, op iunea COPY sau, se aplic combina ia de taste CTRL+C
sau click dreapta pe pictograma respectiv sau pe una din pictogramele selectate i se
alege op iunea COPY.
- Din meniu se alege op iunea EDIT i apoi PASTE, sau CTRL+V, sau click dreapta i
PASTE, în folder-ul în care se dore te copierea.

Mutarea fi ierelor / folder-erelor se realizeaz astfel:


- Se selecteaz fi ier-ul(ele) / folder-ul(ele) care se dore te a fi mutat
- Meniul EDIT, comanda CUT
o sau, se aplic combina ia de taste CTRL+X
o sau click dreapta pe pictograma respectiv sau pe una din pictogramele
selectate i se alege op iunea CUT.
- Apoi meniul EDIT comanda PASTE,
o sau CTRL+V,
o sau click dreapta i PASTE, în folder-ul în care se dore te mutarea.
Obs : Spre deosebire de copiere, în urma opera iei de mutare, fi ieul sau folder-ul respectiv
nu se mai g se te în loca ia ini ial .

tergerea fi ierelor / folder-erelor se realizeaz astfel:


- Se selecteaz fi ier-ul(ele) / folder-ul(ele) care se dore te ters
- Se apas tasta DELETE.
Obs : Dup tergere, fi ierele / folder-ele se g sesc în RECYCLE BIN.

C utarea fi ierelor / folder-erelor se realizeaz astfel:


- START SEARCH FOR FILES OR FOLDERS
- In caseta deschisa se tasteaz numele fi ierului sau folder-ului c utat i se alege op iunea
SEARCH.

1.5 ACCESORII - NOTEPAD i PAINT

APLICATIA NOTEPAD - aplica ie ce permite înregistrarea de noti e. Asupra textului


redactat în Notepad se permit urm toarele opera ii:
- Introducere de text
- Copierea sau mutarea unei por iuni de text
- tergerea unei por iuni de text
Un document realizat în aplica ia Notepad este un fi ier de tip text i are extensia .txt.

Lansarea aplica iei:


START PROGRAMS ACCESSORIES NOTEPAD.

Introducerea textului se face de la tastatur . Deplasarea în text se face de la tastatur cu


ajutorul tastelor de deplasare (cele patru sageti). Butoanele HOME / END mut cursorul la
începutul / sfâr itul rândului. Butoanele PAGE UP / PAGE DOWN mut cursorul la
începutul / sfâr itul paginii.
Obs :
- pentru copiere se poate folosi combina ia de taste CTRL+C sau comanda COPY,
- pentru lipire combina ia de taste CTRL+V sau comanda PASTE,
- pentru mutare combina ia de taste CTRL+X sau comanda CUT.

5
C utarea unui grup de caractere se realizeaz astfel:
- Meniul FILE comanda SEARCH sau combina ia de taste CTRL+F
- Se deschide o caset de dialog în care se introduce textul c utat.

APLICATIA MICROSOFT PAINT - program ce permite realizarea de desene simple.

Lansarea aplica iei:


START PROGRAMS ACCESSORIES PAINT.

Fi ierul creat în Paint are extensia .bmp

Realizarea desenelor se face cu ajutorul barei de instrumente, astfel:


- Se selecteaz printr-un singur click stânga instrumentul care se dore te a fi folosit;
- Trasarea desenului se face dup selectarea instrumentului, prin click stânga pe loca ia
unde se dore te a se desena i, far a elibera butonul mouse-ului, se trage pe suprafa a
destinat re inerii desenelor, iar când s-a ajuns la dimensiunea dorit se elibereaz .l
mouse-ul.

Bara de instrumente contine butoanele:

- selectare oarecare, - scrierea textelor


- selectare dreptunghiular , - segmente de dreapt ,
- gum , - curbe,
- colorarea suprafe elor închise
- dreptunghiuri,
- lupa,
- poligoane,
- creionul,
- dreptunghiuri cu col uri rotunjite,
- pensula,
- elipse (cercuri)
- pulverizatorul de culoare,

Opera ii asupra textului selectat:


- Rota ii: IMAGE FLIP / ROTATE
- Deforma ii-Înclin ri: IMAGE STRECH / SKEW
- Inversarea culorilor: IMAGE INVERT COLORS
- Copierea / Mutarea / tergerea por iunii selectate se
realizeaz prin: EDIT COPY / CUT / CLEAR
SELECTION.
- Por iunea copiat / mutat poate fi lipit prin:
EDIT PASTE.

6
CAPITOLUL 2
WORD
2.1 Tehnoredactare la nivel de paragraf

2.2 Tehnoredactare la nivel de caracter

2.3 Crearea tabelelor

2.4 Inserarea de imagini si grafice

2.5 Detectarea greselilor gramaticale si desprtirea in silabe


2 MICROSOFT WORD

Program specializat în procesarea informa iilor tip text.

Ecranul WORD

1. Bara titlu în partea stâng sunt trecute numele aplica iei i numele fi ierului aflat în lucru, iar în partea
dreapt se g sesc cele trei butoane MINIMIZE, MAXIMIZE, CLOSE.
2. Bara de meniuri afi eaz meniul principal al programului WORD (FILE, EDIT, VIEW, FORMAT,
TOOLS, TABLE, WINDOW, HELP). Se acceseaz cu mouse-ul sau cu tastele ALT+litera subliniat
3. Bara cu instrumente Standard con ine comenzi de administrare fi iere, tabelare, desenare, .
4. Bara Formatting con ine butoane de formatare la nivel de caracter, de paragraf, aranjare în pagin , etc.
5. Bara de stare bar pe care g sim o serie de informa ii privind num rul de pagini ale documentului i
pagina curent , linia i coloana unde se afl cursorul, alte informa ii de editare.
6. Barele de defilare pe vertical sau pe orizontal (SCROLL BAR) care ajut la deplasarea mai rapid în
document.
7. Zona de lucru sau zona în care se editeaz documentul. Aici se g se te cursorul de inser ie text.
8. Riglele în stânga i deasupra zonei de lucru, ajut la pozi ionarea cursorului, marcarea tabul rii, etc.

Moduri de afi are pe ecran


Modul Normal, modul implicit de lucru pentru WORD i cel mai rapid. Se pot
vizualiza toate format rile textului, lipsesc unele elemente de paginare,
exemplu: antet, note de subsol.
1. Modul WEB Layout
2. Modul Print Layout, prezint documentul exact cum va fi tip rit la
imprimant . Este mai lent, dar este recomandat a se folosi atunci când se
fixeaz detaliile legate de document: a ezare în pagin , antete, note de
subsol.
3. Modul Outline, folosit când se examineaz structura documentului: titluri, subtitluri, etc.
Trecerea dintr-un mod de afi are în altul se realizeaz cu meniul VIEW, alegând modul dorit .

Salvarea unui document


Dac documentul se afl la prima salvare este indicat s se urmeze pa ii:
1. Click pe butonul SAVE (salvare) de pe bara Standard sau cu meniul FILE (combina ia de taste
ALT+F) comanda SAVE AS
2. In cutia de dialog deschisa se completeaz la SAVE IN locul în care se dore te s aib loc salvarea:
discul, directorul, iar la FILE NAME numele sub care se dore te s fie salvat fi ierul.
3. Click pe butonul SAVE
Dac documentul a mai fost salvat i deci are un nume, salvarea se face simplu prin accesarea butonului
SAVE.

Deschiderea unui document deja creat


Pentru a deschide un document existent proced m astfel :
1. Click pe butonul OPEN (deschidere) de pe bara Standard sau cu meniul FILE (combina ia de taste
ALT+F) - OPEN
2. In cutia de dialog care se deschide se completeaz la LOOK IN discul i directorul în care se afl fi ierul
ce urmeaz a fi deschis, iar la FILE NAME se completeaz numele fi ierului
3. Click pe butonul OPEN

Tip rirea (printarea) unui document


Pentru a tip ri un document se procedeaz astfel:
1. Meniul FILE comanda PRINT
2. Se selecteaz dup dorin : num rul de copii NUMBER OF COPIES, paginile ce trebuie tip rite
PAGE RANGE (ALL toate, CURRENT PAGE pagina curent , PAGES paginile enumerate)
3. Apoi OK.
Pentru a tip ri rapid întreg documentul, se d click pe butonul PRINT (tip rire) de pe bara Standard.

Vizualizarea documentului ce urmeaz a fi tip rit


1. Click pe butonul PRINT PREVIEW (vizualizare înainte de tip rire) de pe bara Standard
2. Se deschide fereastra PREVIEW (vizualizare prealabil )
3. Revenirea la documentul ini ial se ob ine cu click pe butonul CLOSE (închidere)

Opera iile de baz asupra unui text sunt: selectarea, copierea, mutarea si stergerea.

Metode de selectare a textului


Microsoft Word permite mai multe metode de selectare a textului. Dup selectarea unui text acesta poate fi
mutat, transformat, ters.
Selectarea cu mouse-ul
- Se fixeaz cursorul la începutul textului ce trebuie selectat, click cu butonul stâng al mouse-ului i se
men ine ap sat butonul. Se trage mouse-ul pân la sfâr itul selec iei.
Selectarea cu tastatura
1. Se fixeaz cursorul la începutul textului de selectat
2. Se ine ap sat tasta Shift i cu ajutorul s ge ilor (tastele de deplasare) se deplaseaz cursorul pân la
sfâr itul selec iei.
Selectarea cu mouse-ul i tastatura se folose te pentru copierea coloanelor de caractere, a unor texte
disparate, sau a unui text foarte lung.
- Pentru un text continuu se fixeaz cursorul la începutul textului de selectat, se ine ap sat tasta SHIFT i
se mut cursorul la sfâr itul textului.
- Pentru selectarea unei coloane de caractere se fixeaz cursorul la începutul textului de selectat, se ine
ap sat tasta ALT i se mut cursorul la sfâr itul textului ce trebuie selectat.
- Pentru selectarea mai multor texte dispersate se selecteaz dup orice metod primul text, se ine ap sat
tasta CTRL i cu mouse-ul se selecteaz celelalte texte.

Copierea textului
1. Se selecteaz textul ce trebuie copiat

2. Se ac ioneaz butonul COPY (copiere)


3. Se pozi ioneaz cursorul în locul unde se dore te copierea textul i se apas butonul PASTE (lipire)
Obs. Pasul 2 se execut i
- Prin ac ionarea meniului EDIT, comanda COPY
- Sau prin combina ia de taste CTRL+C

Mutarea textului
1. Se selecteaz textul ce trebuie mutat
2. Se ac ioneaz butonul CUT (decupare)
3. Se apas butonul PASTE (lipire)
Obs. Pasul 2 se execut i prin ac ionarea meniului EDIT, comanda CUT sau prin combina ia de taste
CTRL+X

tergerea textului (cea mai simpl metod )


1. Se selecteaz textul ce trebuie ters
2. Se ac ioneaz tasta DELETE
Obs. Pasul 2 se execut i prin ac ionarea comenzii CUT din meniul EDIT sau a combina iei de taste
CTRL+X.

2.1 TEHNOREDACTARE LA NIVEL DE PARAGRAF

Alinierea unui paragraf:


1. Se selecteaz paragraful sau paragrafele de aliniat
2. Click pe unul din butoanele de aliniere de pe bara Formatting

Aliniere dreapta JUSTIFIED


(Stânga dreapta)

Aliniere stânga
Centrat

Obs. Pasul 2 se poate realiza i cu: meniul FORMAT, comanda PARAGRAPH INDENTS AND
SPACING - ALIGNMENT

Majuscule încorporate

entru ca prima liter dintr-un text s fie scris pe mai multe


rânduri, i în alt pozi ie, se folosesc comenzile DROP CAP i
TEXT DIRECTION tot de la meniul FORMAT. Scrierea i
pozi ionarea caracterului P s-au realizat astfel:
Meniul FORMAT, comanda DROP CAP, la Position se alege DROPPED,
la Lines to drop se seteaz 4 (litera s fie pe patru rânduri)
Pentru P întors se va folosi meniul FORMAT, comanda TEXT
DIRECTION, de unde se va selecta pozi ia dorit .

Numerotarea paragrafelor BULLETS AND NUMBERING


Pentru a introduce un bullet sau un num r într-o enumerare se procedeaz
astfel:
Meniul FORMAT - BULLETS AND NUMBERING
Se selecteaz modelul dorit
Click pe butonul OK
Obs. Pasul 2 se poate realiza i cu butoanele de pe bara FORMATTING.

Inserare num r Inserare bullet

Foaia Outline Numbered


Indentarea
Indentarea este opera ia de introducere mai în interior a textului
unuia sau mai multor paragrafe. Pentru indentare se procedeaz
astfel:
Se selecteaz textul ce trebuie mutat spre stânga sau spre
dreapta
Meniul FORMAT, comanda PARAGRAPH
În caseta deschis la INDENTATION LEFT/RIGHT se d
distan a în cm.
Apoi OK.
Obs. Este mai simplu de folosit unul din butoanele de pe
bara FORMATTING.

Spa ierea dintre linii


Prin spa iere se în elege distan a dintre liniile unui paragraf. Se spune textul s fie spa iat la un rând, la un
rând i jum tate sau la dou rânduri , acestea fiind distan ele cele mai des utilizate.
Spa ierea se realizeaz astfel:
Se selecteaz textul
Meniul FORMAT, comanda PARAGRAPH
În caseta de dialog deschis la LINE SPACING, se ac ioneaz banda derulant
i se selecteaz spa ierea dorit .

Chenare i umbre (Borders and Shading)


Chenarul poate fi simplu sau umbrit si dupa dorinta i se pot aplica culori de fundal.
Pentru aceasta se parcurg etapele urm toare:
Meniul FORMAT, comanda BORDERS AND SHADING (Chenare i umbre)
Click pe butonul BORDERS
Click pe op iunea BOX (caset ) sau SHADOW (umbrire)
Se selecteaz tipul de linie (style), culoarea (color) i grosimea liniei (width)
Apoi OK

Antete i subsolurilor de pagin


Textul ce apare în partea de sus i de jos a fiec rei pagini din document se nume te ANTET respectiv
SUBSOL de pagin . Antetele apar în partea de sus a paginii, deasupra textului de baz iar subsolurile în
partea de jos a acesteia.
Pentru introducerea antetelor i a subsolurilor se urmeaz pa ii :
Se fixeaz cursorul pe pagina de inserare a antetului i/sau subsolului.
Meniul VIEW, comanda HEADER AND FOOTER .
Se introduce informa ia ce va ap rea în antet sau în subsol.
Apoi se d CLOSE (butonul de pe bar ).
Odat cu accesarea antetului sau a subsolului din meniul VIEW, apare bara cu butoane HEADER AND
FOOTER:

Buton ce face trecerea automat de la HEADER la FOOTER.


Butoane ce insereaz automat data i ora .

Numerotarea paginilor
Programul WORD permite numerotarea paginilor. Se poate amplasa num rul paginii în antet sau în subsolul
paginii, cu o anumit aliniere.
Pentru numerotarea paginilor exist dou tipuri de op iuni: de amplasare (în antet sau în subsol) i de
aliniere (centrat, stânga, dreapta)
Meniul INSERT, comanda PAGE NUMBERS.
Se selecteaz
pozi ionarea
num rului de pagin
Se selecteaz alinierea
Apoi OK
Obs. Pentru a schimba tipul de paginare se apas butonul
FORMAT din caseta PAGE NUMBERS.

Note de subsol
Notele de subsol se introduc folosind comanda FOOTNOTE din meniul INSERT. Ele pot fi afi ate la
sfâr itul paginii (BOTTOM OF THE PAGE) sau la sfâr itul textului (BELOW TEXT). Pentru afi area la
sfâr itul documentului (END OF DOCUMENT) sau a sec iunii (END OF SECTION) se selecteaz
ENDNOTE.

Editarea comentariilor
Comentariul este textul ce d anumite explica ii despre un cuvânt, un paragraf, etc. Pentru a insera un
comentariu se urmeaz pa ii:
Meniul INSERT, comanda COMMENT
Apare o fereastr în care se introduce comentariul
Vizualizarea comentariului se face prin pozi ionarea cursorului deasupra cuvântului marcat cu comentariu.
Obs. În WORD 97 i WORD 2000 este valabil ultima afirma ie. În OFFICE XP se vizualizeaz în alt mod
comentariile.

Editarea textului pe coloane


Pentru a aranja un text pe dou sau mai multe coloane se procedeaz astfel:
Se selecteaz textul;
Meniul FORMAT, comanda COLUMNS
Se selecteaz tipul de prezentare pe coloane dorit (dou coloane, trei coloane, coloane inegale,... )
Click pe op iunea LINE BETWEEN (linie între coloane) dac se dore te separarea coloanelor prin linie
Apoi OK.
Obs. Se poate folosi i butonul de pe bara Standard .

2.2 Tehnoredactare la nivel de caracter

Tehnoedactarea la nivel de caracter se face pornind de la meniul FORMAT comanda FONT. In caseta
de dialog deschisa se pot face urmatoarele setari:
La FONT se selecteaz tipul caracterelor.
La FONT STYLE se alege
- scriere îngro at (sau BOLD),
- înclinat (sau Italic),
- subliniat (sau Underline),...
La SIZE se alege dimensiunea caracterelor
La FONT COLOR se alege culoarea fontului.
La UNDERLINE STYLE se alege tipul de linie pentru subliniere.
La EFFECTS se poate scrie mai sus, ca putere (superscript), sau mai jos, ca indice (subscript), cu umbr ,
SHADOW,...
Dând click pe CHARACTER SPACING din bara de meniuri a casetei FONT se deschide o alt caset în
care :
La SPACING, se seteaza distan a dintre caractere (condensed, e x p a n d e d ),
La POSITION se seteaza pozi ia caracterelor (raised, lowered) .
La TEXT EFFECTS se obtin efecte simple de mi care.

Comanda CHANGE CASE din meniul FORMAT se folose te pentru ca:


textul deja introdus s fie scris numai cu litere mari de tipar (UPPERCASE),
fiecare cuvânt s înceap cu liter mare (Title Case), etc.

O parte dintre aceste elemente de tehnoredactare se pot ob ine i folosind casetele sau butoanele:
Schimbarea tipului unui caraccter

Caseta FONT de pe bara cu instrumente (FORMATTING)

Clic pe bara derulant de unde alegem fontul dorit

Schimbarea dimensiunii unui caracter

Caseta FONT SIZE de pe bara cu instrumente (FORMATTING)


Clic pe bara derulant de unde alegem dimensiunea dorit .

BOLD îngro area caracterelor se realizeaza astfel:

Se selecteaz textul Se apas butonul de pe bara cu instrumente


ITALIC înclinarea caracterelor
Se selecteaz textul

Se apas butonul de pe bara cu instrumente.

UNDERLINE sublinierea caracterelor


Se selecteaz textul

Se apas butonul de pe bara cu instrumente.


Vizualizarea unui document

Se d click pe iconul PRINT PREVIEW. (vizualizare înainte de tip rire) de pe bara


Standard
Se deschide fereastra PREVIEW (vizualizare prealabil )
Revenirea la documentul ini ial se ob ine prin click pe butonul CLOSE.

2.3 TABELE

Tabel standard
- Se fixeaz cursorul unde se dore te desenarea tabelului
- Meniul TABLE, comanda INSERT TABLE
- Se specific num rul de linii i coloane ale tabelului
- Apoi butonul OK
Obs.1. -pentru un model de tabel mai special se alege AUTOFORMAT i se
selecteaz modelul de tabel.
Obs.2. pentru ca tabelul s aib dimensiuni propor ionale cu datele este
suficient s se seteze din caseta INSERT TABLE, AUTOFIT TO
CONTENTS .
Tabel folosind butonul Insert Table
- click pe butonul INSERT TABLE
- se trage indicatorul mouse-ului pân se definesc dimensiunile tabelului
- se apas butonul stâng al mouse-ului i tabelul apare instantaneu pe ecran.

Desenarea unui tabel


- Comanda DRAW TABLE din meniul TABLE

- Sau butonul TABLES AND BORDERS


Se deschide bara Tables and Borders de pe care alegem creionul pentru desenare, guma pentru tergere,
stilul, grosimea, culoarea liniei, culoarea de fundal a celulelor, etc.

Unirea celulelor unui tabel


- Se selecteaz celulele ce trebuie unite
- Meniul TABLE, comanda MERGE CELLS

Divizarea unei celule din tabel:


Se selecteaz celula/celulele ce trebuie divizate
Meniul TABLE, comanda SPLIT CELLS, apoi se specific num rul de linii i/sau coloane în care se
divizeaz celula selectata.
Analog se pot diviza coloane sau linii de tabel.

Sort ri în tabele
- Se fixeaz cursorul într-una din celulele tabelui sau se selecteaz
tabelul
- Meniul TABLE, comanda SORT.
- În caseta de dialog deschis se specific coloana dup care se
dore te sortarea i tipul de sortare, ascendent sau descendent .
- La MY LIST HAS, se bifeaz dac avem sau nu cap de coloan ,
pentru a nu sorta i celula cu numele coloanei.
- Apoi OK.
Obs.
- Sortarea se poate face dup maxim 3 coloane.
- Dac nu se selecteaz întreg tabelul, coloanele sau liniile care nu
au intrat în selec ie nu vor intra nici în sortare i pot ap rea erori în date.

Formule de calcul în tabele


Celulele unui tabel Word poarta si ele un nume. Astfel, celula aflat la intersec ia liniei 1 cu coloana 1 poarta
numele de celula A1, celula aflat la intersec ia liniei 2 cu coloana 3 este C2, etc.
Pentru a efectua calcule folosind aceste nume se acceseaz :
- Meniul TABLE, comanda FORMULA i în caseta deschis se completeaza formula de calcul incepand
cu semnul =, exemplu: =(2^3+2-5)/5. Se ob ine rezultatul =1

2.4 INSERAREA DE IMAGINI SI GRAFICE

Imaginile se pot insera, redimensiona i muta, se poate t ia o imagine sau i se poate ad uga o legend .
Inserarea unei imagini:
- Se fixeaz cursorul în locul unde se dore te s apar imaginea
- Meniul INSERT, comanda PICTURE,
- Se selecteaz tipul de fi ier ce va fi inserat (CLIP ART, FROM FILE, FROM SCANNER)
- apoi OK
Bara DRAWING
Pentru a executa propriile desene se apas butonul (DRAWING), buton care activeaz bara cu
instrumente pentru desen.

Efecte speciale realizate cu WORD ART.


WORD ART permite editarea unor texte în format predefinit, ca în caseta de mai jos..

1. Meniul INSERT, comanda PICTURE i WORD ART.


2. Se selecteaz modelul dorit i ap s m butonul OK
3. În fereastra care apare se introduce textul i se apas OK.

Obs. Pasul doi poate fi executat i prin accesarea butonului WORD ART de pe bara DRAWING.
Mai jos pute i vedea bara WORD ART care se deschide odat cu ac ionarea butonului WORD ART.
Butoanele de pe bar ajut la formatarea textului: dimensionare, rotire, a ezare în pagin , schimbarea
culorilor, a fontului, a ezarea imaginii în cadrul textului, etc.

Pentru ca imaginea s aib textul de jur împrejurul ei se ac ioneaz butonul TEXT WRAPPING .
Obs. Acest buton ajut mult la a ezarea i prezentarea desenelor în document.

2.5 DETECTAREA GRESELILOR GRAMATICALE SI DESPARTIREA IN SILABE

Utilizarea lui UNDO


Dac în timpul lucrului la un document WORD, au fost terse informa ii, acestea pot fi readuse în document
astfel:
Meniul EDIT
Comanda UNDO

sau prin accesarea iconului UNDO .

Detectarea erorilor de scriere i gramaticale - efectuarea modific rilor unde este necesar se face astfel:
Presupunem c avem un text în limba englez care trebuie verificat din punct de vedere sintactic.
TEXT ORIGINAL
My name is Mary. I am student to Columbia University and i am very hapy to say you some think about my
experience.
Pentru a face corectura :
Se selecteaz textul ce urmeaz a fi corectat
Meniul TOOLS
Comanda Spelling and Grammar
In caseta deschis va apare textul i op iunile de corectur oferite de program, op iuni la care se r spunde
cu CHANGE dac e cazul sau cu IGNORE dac nu dori i s se fac respectiva corectur .
La încheierea corecturii apare mesajul:

la care se r spunde cu yes sau no în func ie de op iunea: dori i sau nu s fie continuat corectura. Observa i
cum arat textul corectat în rândurile de mai jos:
TEXT DUP CORECTUR (cuvintele ngrolate sunt cele corectate)
My name is Mary. I am student to Columbia University and I am very happy to say you some think about my
experience.

Analog se pot face corecturile gramaticale:


Pentru textul urm tor se vor face corecturile gramaticale i sintactice. Observa i textul înainte de corectur :
I maked a good cake tomorow.
Dup corectur :
I make a good cake tomorrow.

Desp r irea în silabe la sfâr it de rând se realizeaz astfel:


Meniul Tools
Comanda Language Hyphenation
CAPITOLUL 3
EXCEL

3.1 Tehnici de baz

3.2 Mape de lucru

3.3 Foi de calcul

3.4 Coloane, linii, celule

3.5 REFERIN E: relative, absolute, mixte, lucrul cu acestea

3.6 CALCULE: formule, formule pentru tablouri, tablouri de constante, sort ri,
subtotaluri

3.7 GRAFICE sau DIAGRAME

3.8 FUNCTII
CAPITOLUL 3
EXCEL
EXCEL este utilizat la introducerea i prelucrarea datelor. Pentru cei care au utilizat i alte componente din
Microsoft Office cum ar fi WORD, înv area va fi mai u oar . De re inut c toate prelucr rile efectuate în
Excel pot fi transferate în oricare din componentele pachetului Office.
La pornire Excel afi eaz un spa iu de lucru ca cel al turat, în care recunoa tem: bara de meniuri, bara de
unelte, bara de formule, numele liniilor i coloanelor, etichetele de foi, zona documentului i bara de stare.

Bara de nume
Bara de meniuri
Bara standard

Bara Formatting
Bara de formule

Zona de lucru
Antet de linii i
coloane
Bare de Scroll

Numele foilor din map


Lucrul în Excel se realizeaz folosind mapele. Mapa este o colec ie de foi în care se p streaz valorile,
rezultatele, diagramele, alte obiecte grafice. Pot fi deschise mai multe mape simultan. Foile din map pot fi:
foi de calcul sau worksheets care au extensia XLS, foi diagram sau chart sheets sau macro sheets. În Excel
utilizatorul g se te o serie de func ii predefinite sau î i poate crea propriile func ii necesare în prelucrare.
Pentru opera iile repetabile se pot folosi macrocomenzile, care ajut la memorararea unei serii de ac iuni prin
simpla ac ionare a unei taste, numit tast de execu ie (definit de utilizator). Opera iunile se execut automat.
Foaia de Calcul - este alc tuit din linii i coloane cu nume de identificare. Coloanele sunt notate
cu A,B, , iar liniile cu 1, 2, La intersec ia liniilor i coloanelor se afl
celulele.
Exemplu: celula aflat la intersec ia liniei 3 cu coloana B va avea adresa
B3. La accesare, Excel deschide mapa de lucru Book1, nume ce se
poate vedea în stânga sus, pe ecran: Microsoft Excel - Book1. Este
recomandat ca acest nume predefinit s fie schimbat la terminarea sesiunii
de lucru, când se salveaz documentul. Bara de meniuri, imediat
sub bara de nume, poate fi accesat ori cu mouse-ul, ori cu tastatura, ALT+litera subliniat din meniul dorit.
Se deschide o caset de dialog cu comenzi. BARA STANDARD i bara FORMATING ce apar în general la
deschiderea sesiunii ne ajut s ac ion m cu mouse-ul comenzi uzuale. Dac cele dou bare nu se afl pe
ecran sau avem nevoie i de alte bare, le putem deschide folosind meniul VIEW - TOOLBARS de unde
select m barele dorite. Bara de formule ne precizeaz în fiecare moment în care celul se afl cursorul i ce
este înregistrat (formul sau text) în celula respectiv . Barele de Scroll (în dreapta i în josul foii Excel) ne
permit o deplasare rapid în cadrul documentului folosind mouse-ul. Al turi de bara de Scroll din josul foii, se
afl bara cu numele foilor din mapa curent . Foile au nume predefinit: Sheet1, Sheet2, , nume ce se pot
schimba de c tre utilizator. La un moment dat poate fi activ numai o foaie. Pentru a activa o foaie dintr-o
map trebuie s fie activat mapa în care se afl foaia respectiv . Foaia activ va avea o culoare deschis pe
bara cu numele foilor. În stânga barei se afl butoanele de defilare a foilor.

74
3.1 TEHNICI DE BAZ

Selectarea în Excel
Cu mouse-ul:
1. Se fixeaz mouse-ul pe celula de unde începe selectarea
2. Mergem pe linie, coloan sau diagonal cu mouse-ul inând ap sat butonul din stânga astfel încât s
cuprindem zona ce dorim s o select m.
3. Eliber m butonul mouse-ului.
Cu tastatura:
1. Se fixeaz cursorul pe celula de unde începe selectarea (folosind tastele de deplasare-s ge ile)
2. inem ap sat tasta SHIFT i cu tastele de deplasare select m
zona dorit .
3. Eliber m tasta SHIFT.
Selectarea zonelor neadiacente:
1. Se fixeaz mouse-ul în celula în care începe selectarea
2. inem ap sat tasta CTRL i repet m pasul 2 de la selectarea cu mouse-ul pân select m toate zonele
dorite.
3. Eliber m tasta CTRL.

Mutarea
Mutarea con inutului unei zone selectate din foaia de lucru folosind
tastatura
1. Se selecteaz zona cu informa ia ce trebuie mutat
2. EDIT - CUT
3. Se fixeaz cursorul unde dorim s se execute mutarea
4. EDIT - PASTE
Obs. În locul meniului Edit putem folosi iconurile pentru Cut i Paste din bara
Standard.
Mutare folosind DRAG AND DROP:
1. Se selecteaz zona cu informa ia ce trebuie mutat
2. Tragem de chenarul ce înconjoar zona de mutat pân în locul unde începe zona de mutare

Copierea
Copierea con inutului unei zone selectate din foaia de lucru:
1. Se selecteaz zona cu informa ia ce trebuie copiat
2. EDIT - COPY
3. Se fixeaz cursorul unde dorim s se execute copierea
4. EDIT - PASTE
Obs. În locul meniului Edit putem folosi icon-urile pentru Copy i Paste din bara Standard.
Copiere folosind DRAG AND DROP:
1. Se selecteaz zona cu informa ia ce trebuie copiat
2. inem ap sat tasta CTRL
3. Ap s m butonul stâng al mouse-ului i tragem de chenarul ce înconjoar zona de copiat pân în locul
unde începe zona de copiere
4. Eliber m tasta CTRL.
Obs. Lâng cursor apare un '+' ce se men ine pân la eliberarea butonului mouse-ului.

tergerea
1. Se selecteaz zona cu informa ia ce trebuie tears
2. EDIT - DELETE
Obs. Informa ia a fost tears .

Meniul contextual
În locul meniului EDIT, atât la copiere, mutare cât i la tergere putem folosi meniul contextual.
Acesta se ob ine ori cu mouse-ul ori cu tastatura i con ine comenzile uzuale ce se pot aplica în acel moment
zonei selectate.
75
Meniul contextual se activeaz cu mouse-ul ap sând butonul drept i apoi alegem comanda.
Cu tastatura meniul contextual se activeaz ap sând SHIFT+F10. Ie irea din meniu se face cu ESC sau cu
mouse-ul în afara meniului, pe foaia de calcul.
Obs. tergerea se poate realiza u or i prin selectare i apoi ac ionând tasta DELETE .
UNDO: este comanda ce poate fi activat din meniul EDIT sau din icon-urile de pe bara Standard i ajut la

anularea ultimei comenzi (cu EDIT) sau a ultimilor comenzi folosind icon-urile.

3.2 MAPE DE LUCRU

Am definit mai sus mapa ca fiind o colec ie de foi . Lucrul cu mapa este asem n tor cu lucrul cu fi iere. Mapa
se creaz cu NEW, se deschide cu OPEN, se salveaz cu SAVE.

Crearea mapei
Cu comenzile:
1. Meniul FILE - NEW
2. Se deschide caseta de dialog, select m GENERAL ( ablonul model al EXCEL-ului), apoi
WORKBOOK. Pentru un alt model predefinit select m SPREEDSHEET SOLUTION.
3. OK.
Folosind bara STANDARD este mai simplu, ac ion m cu mouse-ul iconul NEW, primul din bar , i
se deschide automat o map nou . În acest caz nu putem alege decât ablonul model EXCEL.
Obs. Trecerea dintr-o map în alta se realizeaz cu: Meniul WINDOW, alegem mapa dorit .
(În partea de jos a meniului apar numele tuturor mapelor deschise la acel moment).

Deschiderea mapei:
1. Meniul FILE - OPEN
2. Se deschide caseta de dialog a comenzii OPEN unde select m la LOOK IN discul, directorul, în
care se g se te mapa (fi ierul) apoi la FILE NAMES d m numele mapei i OK.

Salvarea mapei:
1. Meniul FILE - SAVE AS
2. Se deschide caseta de dialog a comenzii SAVE AS unde select m la SAVE IN discul, directorul în
care se g se te mapa (fi ierul) apoi la FILE NAMES d m numele mapei i OK.
Obs. Dac mapa a mai fost salvat i nu dorim s -i schimb m numele, salvarea se face cu meniul FILE -
SAVE. Acela i efect are i ac ionarea icon-ului SAVE din bara STANDARD. La salvare se vor alege nume
sugestive pentru mape.
În cadrul unei mape putem efectua mai multe opera ii: selectare, tergere, introducere, copiere, mutare de foi,
opera ii pe care le vom explica in continuare.

Închiderea mapei:
Meniul FILE - CLOSE
Dac mapa nu a fost salvat înaintea ac ion rii comenzii CLOSE, atunci se deschide caseta de dialog de la
SAVE AS i se urmeaz pa ii de mai sus. La terminarea aplica iei EXCEL se închid automat toate mapele
deschise în acel moment.

3.3 FOI DE CALCUL

Inserarea unei foi:


Meniul INSERT - WORKSHEET
Obs. Dac dorim ca inserarea s se fac înaintea unei foi anume, atunci select m foaia înaintea c reia se va
face inserarea i abia apoi ac ion m meniul INSERT - WORKSHEET. Foaia inserat devine foaie activ .

Selectarea foilor
Selectarea foilor din map se poate face folosind tastatura sau cu mouse-ul
Cu tastatura:

76
Tasta CTRL ap sat i în acela i timp se ac ioneaz PAGE UP (selec ie foaie urm toare) sau PAGE
DOWN (selec ie pagin anterioar ).
Cu mouse-ul:
Se fixeaz mouse-ul pe numele foii de selectat i click pe butonul stâng.

Selectarea mai multor foi adiacente


Se face astfel:
1. Se selecteaz prima foaie i cu tasta SHIFT ap sat ac ion m butonul stâng al mouse-ului pe numele
ultimei foi ce dorim s intre în selec ie
2. Pentru deselectare ac ion m butonul drept al mouse-ului i select m comanda UNGROUP SHEETS.
Comanda are efect numai dac mouse-ul se afl pe numele unei foi, de preferin cea pe care dori i s
lucra i în continuare.
Selectarea mai multor foi neadiacente
Se face astfel:
Se selecteaz prima foaie i cu tasta CTRL ap sat se ac ioneaz mouse-ul pe foile ce dorim s intre
în selec ie.
Pentru deselectare se procedeaz analog ca la selectarea mai multor foi adiacente.

tergerea
Se selecteaz foaia ce trebuie tears , se ac ioneaz meniul EDIT - DELETE SHEET, se deschide o
c su de dialog în care suntem avertiza i c foaia nu mai poate fi recuperat dup tergere, d m OK.
Obs. Dac sunt selectate mai multe foi adiacente sau neadiacente, când se efectueaz opera ia de tergere, se
vor terge toate foile selectate.

Mutarea
Se selecteaz foaia ce trebuie mutat i cu metoda drag and drop se conduce mouse-ul pe locul unde
dorim s se efectueze mutarea.
Sau meniul EDIT - MOVE OR COPY SHEET permite mutarea foii în cadrul aceleia i mape sau în
alt map
Obs. Dac sunt selectate mai multe foi adiacente sau neadiacente, când se efectueaz opera ia de mutare, vor
fi mutate toate foile selectate.

Copierea
Se selecteaz foaia ce trebuie copiat , ac ionând tasta CTRL i cu metoda Drag and Drop, se trage
foaia acolo unde dorim s apar noua copie. Copia va primi acela i nume cu foaia ini iala la care se va
ad uga un num r. Exemplu: prima copie a foii SHEET2 va primi numele SHEET2(2).
Sau meniul EDIT - MOVE OR COPY SHEET care permite copierea foii în cadrul aceleia i mape
sau în alt map .
Obs. Dac avem selectate mai multe foi adiacente sau neadiacente, când efectu m opera ia de copiere, vor
ap rea copii pentru toate foile selectate.

Afi area unei foi de mai multe ori în spa iul EXCEL:
1. Se selecteaz foaia ce urmeaz a fi vizualizat în mai multe exemplare
2. Meniul WINDOW - NEW produce o copie a foii cu numele: SHEET1:2. Prin reluarea comenzii se
ob ine foaia 3, 4, Pentru vizualizarea lor simultan :
3. Meniul WINDOW - ARRANGE i se alege op iunea de vizualizare. Numele copiilor se reg sesc în
partea de jos a meniului WINDOW.

Vizibilitatea unei foi:


O foaie poate fi ascuns atunci când nu dorim s se produc modific ri in ea.
Se selecteaz foaia ce urmeaz a fi ascuns i apoi ac ionând meniul FORMAT - SHEET, se alege
HIDE din c su a de dialog deschis . Pentru revenire se repet opera ia: FORMAT SHEET i se
alege UNHIDE. UNHIDE este activ doar dac exist foi ascunse.

77
Personalizarea numelui foii:
Se poate personaliza prin dublu click pe numele predefinit (sheet ) i apoi tastând noul nume
Sau se poate schimba cu meniul FORMAT - SHEET - RENAME i tast m numele.

Formatarea unei foi:


Are la baz existen a sau nu a grilei (liniile orizontale i verticale din foaie) i a background-ului (fundalul).
Background-ul poate avea culoare i model. Pentru aceasta :
Meniul FORMAT - CELLS , select m FORMAT CELLS, apoi la PATTERNS alegem modelul
i culoarea pentru background-ul celulei.
Grila ce delimiteaz celulele poate fi colorat sau ascuns :
Meniul TOOLS - OPTIONS, select m VIEW i la GRIDLINES indic m prin selectare afi area
liniilor . Pentru culoarea liniilor select m COLOR .
În cadrul foilor de calcul lucr m cu linii (ROWS), coloane (COLUMNS) i celule (CELLS).

3.4 COLOANE, LINII, CELULE

Formatarea liniilor
Cu tastatura:
Meniul FORMAT ROWS i alegem:
HEIGHT pentru dimensionarea în l imii. Implicit
dimensiunea este selectat automat dup dimensiunea
fontului folosit
AUTOFIT pentru dimensionarea automat a in l imii
liniei selectate
HIDE pentru ascunderea liniilor selectate
UNHIDE pentru a face vizibile liniile ascunse. Prin ascundere linia nu- i pierde propriet ile de
formatare.
Cu mouse-ul:
Se fixeaz mouse-ul în zona de antet pe linia ce dorim s-o redimension m i se folose te apoi metoda
Drag and Drop
Obs. Când avem mai multe linii selectate, redimensionarea are efect.

Formatarea coloanelor
Cu tastatura:
Meniul FORMAT COLUMNS i se alege :
WIDTH pentru dimensionarea l imii coloanei sau coloanelor selectate.
AUTOFIT pentru dimensionarea automat a l imii coloanei.
HIDE pentru ascunderea coloanelor selectate
UNHIDE pentru a face vizibile coloanele ascunse. Prin ascundere
coloana nu- i pierde propriet ile de formatare.
STANDARD WIDTH pentru dimensionarea l imii implicite a
coloanelor.
Cu mouse-ul:
Se fixeaz mouse-ul în zona de antet a coloanei ce se dore te a fi redimensionat i se folose te
metoda Drag and Drop

Formatarea celulelor (Borders and Patterns)


Celula este elementul de baz al foii de calcul. În ea se înregistreaz informa iile.
Formatarea celulelor revine la ad ugarea de bordere (chenare) i pattern-uri
(fundaluri). Am v zut c foaia de calcul prezint linii orizontale i verticale.
Acestea pot fi omise la printare deoarece caracterul lor uniform estompeaz
tabelele. Pentru o vizualizare a materialului cât mai sugestiv ar fi indicat s
vedem grila
numai în cadrul tabelelor .

78
Formatarea border-ului:
- Se selecteaz zona cu informa ii tabelare, apoi
- Meniul FORMAT CELLS de unde se alege BORDERS
- Apoi tipul de gril de la PRESETS, care poate fi NONE (f r linii), INSIDE (grila în interior), OUTSIDE
(chenar în exterior). Pentru o gril non-standard se folose te LINE STYLE de unde se alege tipul de linie i
apoi COLOR de unde se selecteaz culoarea grilei.
Formatarea pattern-ului:
Se selecteaz zona cu informa ii tabelare,
- Meniul FORMAT CELLS de unde se alege PATTERN
- În COLLOR se selecteaz cu mouse-ul culoarea dorit i în PATTERN textura de fundal. În zona
SAMPLE se pot vizualiza înainte de aplicare set rile alese.

Selectarea liniilor adiacente sau neadiacente:


1. Se fixeaz celula activ pe prima linie ce trebuie selectat
2. Se mut mouse-ul pe antetul liniei ce cuprinde celula activ i click buton stânga
3. Se ine ap sat tasta Shift i se mut mouse-ul pe antetul ultimei linii ce trebuie selectat apoi click
buton stânga. S-a selectat un grup de linii adiacente
Pentru selectare de linii neadiacente se repet pa ii 1-2 apoi
3 . Se ine ap sat tasta CTRL i se selecteaz pe rând antetele liniilor ce se dore te s intre în selec ie.
Selectarea coloanelor adiacente sau neadiacente:
1. Se fixeaz celula activ pe prima coloan ce trebuie selectat
2. Se mut mouse-ul pe antetul coloanei ce cuprinde celula activ i click buton stânga
3. Se ine ap sat tasta Shift i se mut mouse-ul pe antetul ultimei coloane ce trebuie selectat apoi
click buton stânga. S-a selectat un grup de coloane adiacente
Pentru selectare de coloane neadiacente se repeat pa ii 1-2 apoi
3 . Se ine ap sat tasta CTRL i se selecteaz pe rând antetele coloanelor ce se dore te s intre în
selec ie.

Inserarea liniilor:
1. Se fixeaz mouse-ul pe linia deasupra c reia se dore te s se execute inserarea
2. Meniul INSERT- ROWS.
Obs. Dac se dore te inserarea mai multor linii se selecteaz la pasul 1 câte linii trebuie inserate i apoi se
aplic pasul 2.
Inserarea cu mouse-ul
1. Se fixeaz mouse-ul pe antetul liniei deasupra c reia se dore te s se execute inserarea
2. Click buton dreapta, se deschide meniul contextual i se selecteaz INSERT.

Inserarea coloanelor: 88
1. Se fixeaz mouse-ul pe coloana în fa a c reia se dore te s se execute inserarea
2. Meniul INSERT- COLUMNS.
Obs. Dac se dore te inserarea mai multor coloane se selecteaz la pasul 1 câte coloane trebuie inserate i
apoi se aplic pasul 2.
Ex. 28 S se insereze o coloan la începutul paginii Excel.
Inserarea cu mouse-ul
1. Se fixeaz mouse-ul pe antetul coloanei în stânga c reia dorim s se fac inserarea
2. Click buton dreapta, deschidem meniul contextual i select m INSERT

Inserarea celulelor
1. Se fixeaz celula activ acolo unde se dore te s se execute inserarea
2. Meniul INSERT CELLS, apoi se alege direc ia de inserare:
o Shift cells right deplasare celule spre dreapta
o Shift cells left deplasare celule spre stânga
o Entire row deasupra liniei ce con ine celula activ se introduce o linie
o Entire column la stânga coloanei ce con ine celula activ

79
Formatarea valorilor din foaia de calcul:
Formatarea con inutului celulelor, pe scurt a informa iilor se realizeaz
utilizând butoanele din barele de unelte STANDARD i FORMATING
sau utilizând meniul FORMAT CELLS.
Cu meniuri:
1. Se selecteaz zona de formatat
2. Meniul FORMAT-CELLS, eticheta NUMBER i de la
CATHEGORY alegem formatarea adecvat selec iei: respectiv
num r, dat calendaristic89, procent, frac ie, text, , etc., dup
cum se observ în caseta al turat
Alinierea caracterelor:
1. Se selecteaz zona de aliniat
2. Meniul FORMAT CELLS, ALIGNIAMENT i aici se
g sesc op iunile pentru aliniere pe orizontal , pe vertical ,
aliniere sub un anumit unghi (Orientation), alinierea unui text
mai lung decât dimensiunea celulei, care s fie scris în aceea i
celul dar pe mai multe r nduri (Wrap text), etc.

Formatarea caracterelor:
1. Se selecteaz zona de formatat
2. Meniul FORMAT CELLS, FONT i aici se g sesc op iunile
pentru fonturi, stiluri, dimensiuni.
Cu butoanele din barele de scule:
1. Se selecteaz zona de formatat
2. Apoi pe rând se ac ioneaz butoanele din bare, pentru op iunile dorite.

Obs. Barelor Standard i Formatting li se pot ad uga noi butoane din meniul VIEW TOOLBARS
CUSTOMIZE COMMANDS sau chiar create de utilizator .

3.5 REFERIN E

Orice celul poate fi definit prin coordonatele ei. Aceste coordonate se mai numesc i referin e.

Referin a relativ : orice referin de forma: A1, A1:C7, Ea poate varia la transla ia pe linie sau coloan .
Referin a absolut : orice referin de forma: $A$1; $A$1:$C$7, (se in linia i coloana pe loc).
Este o valoare fix ce nu se schimb la transla ia pe linie sau coloan .
Referin a mixt : orice referin de forma: $A1 (se ine coloana pe loc), A$1 (se ine linia pe loc).
$A1 este o referin absolut pe coloan dar relativ pe linie.
A$1 este o referin relativ pe coloan dar absolut pe linie.

Introducerea unei formule:


1. Se scrie în bara de formule semnul = (sau se poate scrie semnul +)
2. Se introduc referin ele (de celule, ex. A1, de domenii de celule A1:B7, ), al turi de operatorii
necesari.
Obs.
Excel înlocuie te în formule literele mici cu cele mari. Dac nu se execut înlocuirea înseamn c
exist o gre eal .
Când nu poate evalua o formul Excel d eroare
Dac în cadrul foii apar formule ce se acceseaz una pe cealalt , Excel va anun a REFERIN E
CIRCULARE i nu va ti cum s execute calculele. Dac se dore te totu i o iterare, se va folosi
TOOLS OPTIONS CALCUTATION ITERATION
CONCLUZII:
- referin absolut : $antet coloan $antet linie
- referin absolut folosit în alt foaie a aceleia i mape (sau referin 3D): nume foaie ! $antet
coloan $antet linie

80
- referin absolut folosit în alt map (sau referin extern ) - [nume map ] nume foaie ! $antet
coloan $antet linie
[mapa surs (cea cu referin a) i mapa destina ie (cea în care se folose te referin a) se afl în acela i director].
Obs: în cadrul unei referin e nu se pun spa ii.

3.6 CALCULE

Calculele se fac fie folosind semnele matematice i valori numerice, logice, fie folosind formule, func ii,
Am v zut mai sus care este modalitatea de introducere a unei formule simple. Dac lucr m cu tablouri, se
folosesc a a numitele Formule pentru tablouri care au avantajul c pot da mai multe valori ca rezultat.

Introducerea unei formule pentru tablouri:


1. Se selecteaz zona unde dorim s aplic m formula
2. Se scrie formula
3. Se in ap sate tastele CTRL+SHIFT+ENTER. Formula va fi introdus în zona selectat i va fi afi at
între acolade.
Obs: tabloul este un tot unitar, asemeni unei celule, de aceea modific rile în cadrul lui se pot face ac ionând
asupra întregii zone, nu pe por iuni.

Introducerea tablourilor de constante:


1. Se selecteaz zona unde dori i s apar rezultatele opera iilor din formul
2. Se scriu valorile i se separ prin (,) dac sunt din coloane diferite
Se scriu valorile i se separ prin (;) dac sunt din linii diferite
3. Se in ap sate tastele CTRL+SHIFT+ENTER. Formula va fi introdus în zona selectat i va fi afi at
între acolade
Obs:
1. constantele pot fi numerice (reale, întregi, format tiin ific), logice, iruri de caractere scrise între ghilimele.
2. rândurile i coloanele trebuie s aib acelea i dimensiuni

Sortarea datelor:
Dac avem date i dorim s le sort m ascendent sau descendent dup o anumit linie sau coloan sau dup
mai multe linii sau coloane (maxim 3) se procedeaz astfel:
1. Se selecteaz toate datele (altfel pot ap rea erori)
2. Meniul DATA- SORT
3. În caseta de dialog deschis se selecteaz variabilele dup care facem sortarea i în dreptul fiecarei selec ii
specific m tipul de sortare (ascendent sau descendent ).

Totaluri i subtotaluri
Pentru ca unele calcule s nu necesite mult timp, se pot folosi anumite facilit i ale EXCEL-ului. Una din
aceste facilit i se nume te SUBTOTALS i se acceseaz din meniul DATA. Se aplic datelor pe vertical ,
deci se lucreaz la nivel de coloane.
Crearea de subtotaluri:
1. Se sorteaz datele dupa variabila (variabilele) pentru care se fac subtotaluri: meniul DATA SORT. Se
men ine cursorul pe zona de date.
2. Se merge apoi la meniul DATA SUBTOTALS
3. În caseta de dialog deschis se completeaz dup cum urmeaz : la
At Each Change In se alege variabila pentru care se va face
gruparea (cea/cele de la sortare) la Use fuction se alege opera ia ce
dorim s se efectueze asupra grup rii, ex: sum (sum), medie
(average), produs (product), num r tore (count), maxim (max),
minim (min). La Add subtotals to se alege variabila (variabilele)
dup care se face gruparea. Se selecteaz apoi: Replace current
subtotals i Sumary below data, ca în figura al turat .
Dup totalizare, în partea stâng a paginii apar ni te semne noi, +
(expandeaz ierarhia) sau (strânge ierarhia) în fuc ie de gradul de grupare. Ap sând pe ele ob inem variante
mai simple sau mai complexe de prezentare a subtotalurilor.
81
Pentru revenirea la tabelul ini ial (cel ob inut dup sortare)
trebuie s avem cursorul în tabelul cu date i s acces m meniul DATA - SUBTOTALS -
REMOVE ALL

3.7 GRAFICE

TIPURI DE GRAFICE
Graficele sau diagramele sunt reprezent ri figurative de date. Prin forma lor sugestiv ajut la
în elegerea i observarea mai u oar a unor fenomene. În practic , pentru sondaje de opinie sau analize
statistice uzuale se folosesc câteva tipuri de grafice cum ar fi:
Graficele BAR: se mai numesc i histograme, apar ca niste bare orizontale în 2 sau 3 dimensiuni. Pot
reprezenta în acela i timp una sau mai multe serii de valori. Sunt de trei tipuri: simple, cumulate sau cumulate
100%. Se folosesc cel mai des în distribu iile de frecven e absolute i relative.
Graficele COLUMN: analog cu BAR, dar pe verical .
Graficele PIE: în traducere pl cinte , folosite pentru a reprezenta numai o singur serie de date. Datele apar
sub form de sectoare în plan sau spa iu i reprezint procentele asociate frecven elor unei serii de valori. În
caseta al turat se observ variantele de prezentare ale tipului de grafic PIE din care se poate alege (fig. a).
Graficele DOUGHNUT: analog cu PIE dar pentru mai multe serii de date.
La acest tip de grafic avem doar doua variante de prezentare din care putem alege, dup cum se poate vedea în
fig. b.
Fig. a Fig. b

Alte tipuri de grafice prezentate de EXCEL, care intervin în cercet rile elevate, sau în analiza fenomenelor
din alte domenii decât cele sociale, sunt: graficele LINE (sau lineare, se reprezint prin linii frânte sau curbe.
Pot figura în acela i timp una sau mai multe serii de date care exprima tendin a fenomenelor analizate),
graficele SCATTER (nor de puncte) (se mai numesc i diagrame XY, sunt folosite în analizele statistice mai
complexe: analiza de regresie, analiza factorial , punând în eviden gradul de corela ie între variabile),
graficele AREA , graficele SURFACE, RADAR, etc.

Crearea unui grafic:


1. Se selecteaz din baza de date variabilele ce dorim s le reprezent m grafic.
2. Din bara standard se selecteaz iconul pentru GRAFICE sau folosim meniul INSERT CHART
3. În caseta Standard Types alegem la Chart Type tipul de grafic i apoi la Chart sub-types modelul dorit
i d m NEXT
4. În caseta Data Range analizez dac datele sunt corect selectate
(cuprind variabilele ce trebuie reprezentate) la Data Range i aleg
orientarea pe linie sau coloana a acestora, apoi NEXT.
Tot aici pot ad uga sau pot elimina o parte din variabilele ce nu mai
doresc s intre în reprezentare prin accesarea lui SERIES ADD sau
REMOVE.
5. Se deschide caseta CHART OPTION unde completez:
La TITLES: Chart Title: titlul graficului
Cathegory X axes: titlul abscisei
Value Y axes: titlul ordonatei , ( i dupa caz titlul celei de-a doua axe Y)
Apoi la AXES: setez Cathegory (X) axis Automatic si Value (Y) axis
pentru a vedea pe grafic variantele (codurile) variabilei (variabilelor) ce

82
se reprezint grafic (pe abscis ) i valorile pe care acestea le pot lua (pe ordonat ).
La GRIDLINES: pot afi a linii orizontale i verticale pe grafic pentru u urin a citirii datelor.
La LEGENDS: afi ez sau nu legenda i dac da pot alege locul unde aceasta s fie plasat .
La DATA LABELS: pot vedea pe grafic valorile luate de variabil în frecve e (Show value) sau în
procente (Show percent) sau numele variantelor (Show label) sau numele i procentul în acela i timp (Show
label and percent)
La DATA TABLE: putem afi a imediat sub grafic tabelul cu datele reprezentate.
Dupa completarea tuturor op iunilor d m NEXT.
6. În caseta CHART LOCATION pot alege ca graficul s fie inclus în lucrarea curent (As object in) sau s
fie plasat într-o foaie noua (As new sheet) i d m FINISH.
Cu aceasta graficul a fost încheiat.

Reformatarea unui grafic


Prin selectarea graficului pe care dorim s -l reformat m, observ m c pe bara de meniuri apare meniul
CHART. Acesta cuprinde toate comenzile active în timpul execut rii unui grafic. Astfel, prin accesarea
comenzii Chart Options putem modifica orice în cadrul graficului, de la nume de axe, pân la dimensiuni
de fonturi sau bordere, urmând pa ii de la crearea unui grafic.
O alt modalitate de reformatare:
Se selecteaz graficul
Se d dublu click pe zona unde se dore te modificarea, se deschide cutia de dialog aferent acestei
zone i astfel se poate face modificarea dorit .

3.8 FUNC II EXCEL

INTRODUCEREA FUNC IILOR


Excel are peste 200 de func ii predefinite, specifice diferitelor
domenii de activitate. Dintre tipurile de func ii predefinite în
EXCEL putem aminti: func iile matematice i trigonometrice,
func iile statistice, func iile baz de date, func iile financiare, etc.
Cu ele se pot efectua calcule din cele mai complexe. În general,
func iile predefinite se introduc astfel:
se fixeaz prompterul unde dorim s apar rezultatul
1. semnul = (sau +), (semnul se poate introduce de la tastatur ,
sau poate fi luat de pe bara de formule.
2. La accesarea din bara de formule a semnului = se deschide
cutia de dialog al turata în care se introduce numele func iei -
dat de la tastatur sau prin selectare
3. Apoi se completeaz argumentele func iei .
Alt metod de introducere a unei func ii:
meniul INSERT FUNCTION se deschide cutia de dialog
PASTE FUNCTION din care se alege categoria func iei
i de la Function name set m func ia dorit (în caset a
fost aleas func ia PMT. (Se poate vedea la Ex. 1 cum
lucreaz aceasta func ie)
Obs. Singura problem care apare la func ii este completarea
argumentelor. Aceasta devine anevoioas dac nu se cunoa te
exact ce face func ia respectiv . Uneori, pentru completarea
argumentelor nu se pot folosi datele brute ci trebuie efectuate
alte calcule intermediare. Cea mai uzual func ie este func ia
sum =sum(a1:a5) , unde a1:a5 reprezinta plaja continu de
celule pentru care se efectueaz suma.
Dac lucr m cu o plaj discontinu de celule, acestea se separ
prin ;
Ex: =sum(a1:a5;a7;a15:a18) observ m c între cele trei elemente ale func iei nu sunt admise spa ii.
Argumentele se separ între ele dup cum am v zut prin ;
83
S vedem în continuare un exemplu de func ie cu mai multe argumente. De i este o func ie financiar , este
des utilizat de marea mas a popula iei care face un împrumut la banc .
Ex.1 tiind c func ia PMT calculeaz valoarea lunar (anual ) a pl ilor ce trebuie efectuate în urma unui
împrumut, s se calculeze, pentru un împrumut de 100.000.000 lei, la o dobanda de 40% pe an i pe o
perioada de cinci ani, cât este rata lunar .
Rezolvare:
Cele trei argumente se completeaz astfel:
La RATE se trece dobânda anual împ r it la numarul de luni ale anului
La NPER se trece num rul de luni în care se va pl ti datoria
La PV se trece valoarea împrumtului. Acesta este un exemplu de completare a argumentelor unei func ii
predefinite. In partea de jos a c su ei de dialog apare r spunsul: rata lunar va fi de 3875164 lei.
În bara de formule va ap rea:

Func ii matematice:
Dintre func iile cunoscute i f când parte din func iile uzuale amintim: func ia modul ABS, func ia
medie AVERAGE, func ia combin ri COMBIN, func ia factorial FACT, func ia maxim MAX, func ia
minim MIN, func ia putere POWER, func ia logaritm LOG10, func ia produs PRODUCT, func ia radical
SQRT.
În rezolvarea exercitiului urm tor se folosesc o serie de func ii uzuale. Este indicat la început s se
acceseze func iile pentru a vedea argumentele ce trebuie completate. În timp îns , func iile uzuale se vor
completa direct, ca orice formul .
Ex.2 S se completeze tabelul aplicând cerin ele 1-12 de mai jos
A B C D E F G
1 5,0 50,0 10,0
2 20,0 75,0 -20,0
3 100,0 2,0 81,0
4 22,0 2,0 10,0
5 36,0

1. E1 va con ine pe C1 la cub înmul it cu 4


2. G1 va con ine pe F1 la cub
3. C2 va con ine media aritmetic a celulelor E1:F1
4. G2 va con ine modulul din F2
5. C3 va con ine radical de ordin patru din G3
6. F3 va con ine produsul dintre (min. celulelor D1:E2 i max. celulelor C1:F2)
7. C4 va con ine suma dintre ( max (dintre celulele D1 i D2) + factorial E3)) i combin ri de F1 luate câte
E3))
8. G4 va con ine produsul dintre media aritmetic a celulelor F1:G3 i minimul dintre log în baza 10 din D3 i
E3 la puterea a doua
9. D5 va con ine media aritmetic dintre (radical din C5) i (radical din G3)
10. E5 va con ine [(radical din E1) - (media aritmetic a celulelor C3:F4)/F4 ]
11. F5 va con ine suma dintre [(minimul dintre (celulele C4 i F4)] / [factorial C1 + produsul dintre (F4 i
suma celulelor C1:E2) i (media aritmetica a celulelor C3,D4,F3)]
12. G5 va con ine produsul dintre C1 i D1
Rezolvare:
1. =POWER(C1;3)*4
2. =POWER(F1;3)
3. =AVERAGE(E1:F1)
4. =ABS(F2)
5. =SQRT(SQRT(G3))
6. =PRODUCT(MIN(D1:E3);MAX(C1:F2))
7. =SUM((MAX(D1;D2)+FACT(E3));COMBIN(F1;E3))
8. =PRODUCT(AVERAGE(F1:G3);MIN(LOG10(D3); POWER(E3;2)))
9. =AVERAGE(SQRT(C5);SQRT(G3))
84
10. =SQRT(E1)-(AVERAGE(C3:F4))/F4
11. =SUM((MIN(C4;E4))/(FACT(C1))+PRODUCT(F4; SUM(C1:E2)); AVERAGE(C3;D4;F3))
12. =PRODUCT(C1:D1)

85
CAPITOLUL 4
INI IERE ÎN ACCESS
4.1 CREAREA TABELELOR
Crearea câmpurilor unui tabel
Completarea câmpurilor tabelului
Inserarea unei coloane în tabel
Redenumirea unei coloane
Mutarea unei coloane
Ascunderea coloanei
Utilizarea lui TABLE WIZARD

4.2 PRELUCR RI UZUALE ALE DATELOR


Sortarea
Filtrarea simpl
Filtrarea/Sortarea avansat

4.3 RELATII INTRE TABELE SI INDECSI

4.4. INTEROGARI
Tipuri de interogari Access:
Interogari de selectie
Interogari de sinteza de tip total:
Interogari de sinteza folosind diferite functii
Interogari Update Query
Interogari Append Query
Interogari Delete Query

4.5 FORMULARE
Generalitati
Operatii, moduri de afisare
Crearea formularelor
Controale
4.1 CREAREA TABELELOR

ACCESS crearea i completarea câmpurilor unei baze de date

Programul ACCESS este utilizat pentru crearea i gestionarea bazelor de date. Principalele obiecte cu
care lucreaz orice baz de date sunt tabelele. Acestea ajut la organizarea i stocarea datelor.

Modalit i de creare a tabelelor


1. Modul de afi are DATASHEET (DATASHEET VIEW) în care se introduc datele, iar programul
intuie te tipul datelor (numeric, dat calendaristic , alphanumeric, etc. )
2. Modul de afi are DESIGN (DESIGN VIEW) în care, pe baza unei liste, utilizatorul selecteaz tipul
datelor; este cel mai simplu dintre modurile de afi are
3. TABLE WIZARD dispune de un num r considerabil de baze de date predefinite din care utilizatorul
poate alege. Este ajutat apoi la selectarea câmpurilor, cheilor, etc.
4. Modul IMPORT TABLE folosit la importarea tabelelor create în alt baz de date acceptat de
ACCESS, sau chiar create în ACCESS dar aflate în alt fi ier
Mai des utilizate sunt DESIGN WIEW i DATASHEET. Trecerea de la un mod la altul se face accesând
butonul VIEW de pe bara de instrumente, sau cu combina ia de taste CTRL+F6, sau cu meniul VIEW, i din
caseta deschis se alege modul dorit.

Crearea tabelelor în modul DESIGN VIEW


Se deschide programul ACCESS, prin ac ionarea iconului: , sau
se apas START PROGRAMS, apoi se caut printre
programele din banda derulant Microsoft ACCESS, sau orice
alt modalitate de pornire creat de utilizator.
Se deschide fereastra DATABASE al turat . În partea dreapt a
ferestrei se pot citi obiectele cu care lucreaz programul: tabele,
interog ri, formulare, rapoarte, macroinstruc iuni i module.
Dintre acestea se d click pe TABLES, apoi butonul DESIGN

Va ap rea grila de mai jos. Elementele principale ale grilei sunt:


Numele câmpurilor Zona de câmpuri
Tipul datelor
Câmp cheie Descrierea câmpurilor

Propriet ile câmpurilor

Obs. În ACCESS nu se pot deschide mai multe baze de date simultan.

124
Crearea câmpurilor unui tabel
La FIELD NAME se completeaz numele câmpului, acesta nu trebuie s dep easc 64 de caractere
La DATA TYPE, din banda derulant se selecteaz tipul datelor ce pot fi inserate în câmpul respectiv
DESCRIPTION este câmp op ional, aici se completeaz comentarii despre câmpul respectiv
Dup ce s-au introdus toate câmpurile, se închide cu butonul
din partea dreapt sus a ferestrei TABLE. Programul
întreab dac se dore te salvarea structurii create. Dac da,
atunci se deschide caseta în care se va completa numele
tabelului.
Programul revine la fereastra DATABASE
Obs. 1. Trecerea de la un câmp la altul se face cu tasta TAB, ENTER, sau cu mouse-ul.
Obs. 2 Este indicat s se lucreze cu mai multe tabele mici (pân la 30 de câmpuri) decât cu un tabel mare care
este greu de gestionat.
Obs. 3. În func ie de tipul de date ales, trebuie avut în vedere:
1. Tipul TEXT admite maxim 50 de caractere, sau 255 de caractere în func ie de varianta de ACCESS cu
care se lucreaz
2. Tipul MEMO are lungime nelimitat (mai precis pân la 64000 de caractere)
3. Tipul NUMBER este folosit la orice fel de calcule, exceptând cele monetare unde se utilizeaz
CURRENCY pentru a evita rotunjirile în calcule
4. Tipul CURRENCY, num rul are dou zecimale, iar dac este negativ apare între paranteze
5. Tipul AUTONUMBER introduce automat un num r a c rui valoare cre te o dat cu tip rirea
înregistr rilor
6. Tipul YES/NO este folosit pentru valori de tipul: adev rat/fals, da/nu,
Fiecare tip de date selectat are în zona FIELD PROPERTIES a ecranului ACCESS, un set de propriet i,
cum ar fi: lungimea maxim a unui text, num rul de zecimale ale numerelor, etc.
Orice tabel trebuie s con in unul sau mai multe câmpuri, numite Câmpuri cheie (KEY FIELDS). Acestea
au proprietatea c nici una din datele lor nu se repet .
Un câmp se declar câmp cheie astfel: în modul DESIGN VIEW, se acceseaz tabelul pentru care dorim

crearea respectivului câmp, click pe p tr elul din fa a câmpului, apoi se apas butonul PRIMARY KEY
de pe bara de instrumente a programului. În tabelul de mai sus câmpul cheie este id .
În afara butonului PRIMARY KEY, exist numeroase butoane pe bara DESIGN VIEW.

Butonul INDEXES Cu el se pot crea, vedea, sau edita indexuri. Un index este un fi ier ce con ine
informa ii despre localizarea fizic a unei înregistr ri (record). Când caut sau sorteaz într-o baz de date,
ACCESS lucreaz cu indec ii. Indexarea încetine te îns filtrarea sau sortarea datelor.

Butoanele INSERT/DELETE ROWS este calea cea mai scurt de inserare sau tergere de linii
în modul Design. Dac este selectat o linie i accesa i cu mouse-ul butonul Delete Rows, linia selectat
dispare instantaneu. Dac a fost tears linia din greseal , se poate folosi butonul UNDO.

Butonul PROPERTIES deschide cutia de dialog cu propriet ile tabelului curent.

Butonul DATABASE WINDOW este butonul de revenire în modul Database, acela i lucru se
ob ine ac ionând tasta F11.
Butonul NEW OBJECT ajut la selectarea obiectelor bazei de date.

Completarea câmpurilor tabelului


Dup ce s-au definit câmpurile bazei de date se trece la
introducerea datelor :
În caseta DATABASE dublu click pe numele
tabelului. Se trece la modul de afi are DATASHEET,
în care apare foaia de calcul. Se introduc de la tastatur datele, urm rind completarea corect a
câmpurilor.

125
Un tabel nou poate con ine datele care se introduc de la tastatur sau poate con ine date din alt surs de date,
recunoscut de ACCESS.

Pentru completarea datelor se d dublu click pe numele tabelului ce urmeaz a fi completat i astfel se trece la
modul de afi are DATASHEET care are la baz foaia de calcul. Se completeaz cu aten ie câmpurile. La
închiderea sesiunii ACCESS, datele se salveaz automat.
Observa ii
La accesarea tastei TAB pentru trecerea de la o înregistrare la alta, ACCESS salveaz automat ultima
înregistrare introdus .
Înregistrarea curent are în fa o s geat ce indic linia activ .
Când se introduce o înregistrare nou , ACCESS fixeaz un creion în fa a acesteia.
La introducerea datelor se pot utiliza scurt turi: astfel dac într-un câmp trebuie introdus data curent se
poate accesa combina ia de taste CTRL ; care va introduce automat data calculatorului la acel moment;
pentru introducerea orei se ac ioneaz CTRL : ; pentru introducerea unei înregistr ri noi CTRL + i
pentru tergerea unei înregistr ri CTRL .
Dac programul dispune de corector în limba în care au fost introduse datele se poate ac iona SPELLING
pentru o corectare automat a textului

Inserarea unei coloane


Pentru inserarea unei coloane noi (câmp nou) se selecteaz coloana în fa a c reia se dore te inserarea, se
ac ioneaz meniul INSERT COLUMNS sau cu SHORTCUT MENU (butonul dreapta al mouse-ului)
comanda INSERT COLUMNS.

Redenumirea unei coloane:


Câmpul nou introdus are un nume predefinit. Pentru redenumire se selecteaz coloana, se ac ioneaz butonul
drept al mouse-ului, se selecteaz RENAME COLUMN apoi se tip re te noul nume i se d ENTER.

Mutarea unei coloane :


Pentru a muta o coloan la dreapta spre exemplu se procedeaz astfel: se selecteaz coloana i se trage
cu mouse-ul în locul în care se dore te mutarea. Se d drumul la mouse doar atunci când linia groas , care se
observ la tragere, s-a fixat în locul dorit.

Ascunderea unei coloane


Se realizeaz cu meniul FORMAT HIDE COLUMNS sau cu comanda similar din SHORTCUT MENU
(butonul drept mouse). Pentru a revedea pe ecran coloanele ascunse se selecteaz din nou meniul FORMAT
UNHIDE COLUMNS i se bifeaz în caseta deschis coloana (coloanele) ce trebuie readuse pe monitor,
apoi CLOSE.

Deplasarea in tabel:
- Deplasarea de la un camp la altul se face cu tasta Tab,
- Deplasarea de la o inregistrare la alta se face:
- Cu tastele de deplasare
- Cu bara navigation bar din partea inferioara a ecranului:

First record Previous record Next record Last record

Utilizarea lui TABLE WIZARD pentru crearea de tabele cu format predefinit:


Meniul TABLE, se selecteaz TABLE WIZARD,
Butonul NEW va deschide cutia de dialog NEW TABLE, se selecteaz TABLE WIZARD din list i de
la SAMPLE TABLES se alege unul din tipurile de tabele care s rezolve problema concret . De la
SAMPLE FIELDS se aleg câmpurile ce vor fi cuprinse în tabel i folosind bara derulant se pot ad uga
sau terge câmpuri. Câmpurile alese vor ap rea în caseta din dreapta.
La sfâr it se d NEXT. Access va întreba ce nume s aib fi ierul i care este primary key?
Apoi da i NEXT pentru a continua procesul de creare a tabelului.

Pentru salvarea unui tabel este de ajuns s se închid tabelul din butonul de închidere dreapta sus: . Se vor
salva automat toate modific rile f cute i mai mult, noul câmp va apare în modul DESIGN VIEW .
126
4.2 PRELUCR RI UZUALE ALE DATELOR

Sortarea datelor.
La introducere datele sunt sortate automat dup cheia primar . Dac nu exist cheie primar , acestea
apar în ordinea introducerii.
În modul DATASHEET, sortarea datelor se realizeaz astfel:
Se selecteaz coloana ce trebuie sortat .
Meniul RECORD, comanda SORT, unde se alege modalitatea de sortare, ascendent sau descendent .
Obs. 1. La sortarea ascendent , celulele goale de pe coloana selectat pentru sortare vor ap rea primele, dup
ele cele cu zero, unu, , etc.
Obs. 2. În momentul salv rii tabelului se salveaz i sortarea, astfel câmpul cheie nu va mai ap rea sortat.
Pentru a reveni la baza ini ial :
meniul RECORDS, comanda REMOVE FILTER/SORT.
Filtrarea simpl a datelor.
În modul DATSHEET filtrarea datelor se realizeaz astfel:
Pe coloana dup care dorim s se realizeze filtrarea se selecteaz codul de filtrare
Meniul RECORDS, comanda FILTER, i apoi se selecteaz din caseta de diolog deschis FILTER BY
SELECTION
Obs. În tabel vor r mâne doar inregistr rile cu codul selectat. Pentru revenire la baza ini ial (nefiltrat ), ca i
la sortare:
meniul RECORDS, comanda REMOVE FILTER/SORT
Filtrarea/sortarea avansat a datelor.
Pentru a realiza filtrarea dup mai multe variabile (câmpuri) i
chiar dup mai multe coduri ale unui câmp (variante de r spuns ale
unei întreb ri) se procedeaz astfel:
Meniul RECORDS, comanda FILTER, i apoi se selecteaz din
caseta de diolog deschis ADVANCED FILTER/SORT
Pe ecranul nou deschis, din caseta cu numele tabelului de date (în imaginea de mai jos tabelul date
ini iale ) se selecteaz pe rând câmpurile dup care se face filtrarea, iar la CRITERIA se scriu criteriile
de filtrare
Dac se dore te sortare dup mai multe variabile, deci o sortare avansat ,
se procedeaz ca la filtrarea avansat , numai c la SORT se specific
tipul sort rii (ascendent /descendent )
Apoi meniul FILTER, comanda APPLY FILTER/SORT
Pentru revenirea la baza ini ial se procedeaz ca la sortare: meniul
RECORDS, comanda REMOVE FILTER/SORT.

4.3 RELATII INTRE TABELE SI INDECSI

Legaturile intre tabele se realizeaza prin campuri care au acelasi nume si date de acelasi tip.
Observatii.
- Legatura se realizeaza intre doua tabele, unul din tabele este numit tabel principal (parinte) iar celalalt
tabel este numit tabel asociat (copil). Campul cheie primara al tabelului principal este camp comun, pentru
cele doua tabele si este cheie externa pentru tabelul asociat.
- Asocierea intre tabele (corelatiile-legaturile) se realizeaza in faza de definire a structurii tabelelor prin
fixarea corelatiilor permise, deci inainte de inceperea introducerii inregistrarilor.
Relatiile intre tabele pot fi:
1-1 (one to one) relatie in care unei valori din campul cheie al tabelului principal ii corespunde o valoare
unica in campul cheie externa al tabelului asociat.
1-n (one to many) relatie in care unei valori din campul cheie al tabelului principal ii corespund zero
sau mai multe valori in campul cheie externa al tabelului asociat.
n-1 (many to one) relatie in care mai multor valori din campul cheie al tabelului principal le corespunde
o unica valoare in campul cheie externa al tabelului asociat.
m-n (many to many) nu este acceptata de Access. Pentru rezolvarea acestor legaturi, intre cele doua
tabele se introduce un al treilea tabel care are relatii 1-n ori n-1 cu cele doua tabele corelate. Spunem ca
relatiile many to many sunt sparte in mai multe relatii 1-n.
Access permite si definirea unor reguli de integritate.
127
Regulile de integritate referentiala actioneaza pe baza campului cheie prin conservarea relatiilor intre tabele.
La adaugarea/stergerea/modificarea inregistrarilor regulile de integritate referentiala controleaza daca prin
modificarea cheii primare este afectata legatura intre tabele si in caz afirmativ avertizeaza sistemul.
Prin regulile de integritate referentiala se garanteaza ca nu exista inregistrari orfane, respectiv inregistrari care
sa nu aiba corespondent in tabelul principal (parinte).
Legaturile intre tabele se stabilesc astfel:
- Meniul Tools, comanda Relationships
- Sau butonul Relationships
- Se deschide caseta de dialog care cuprinde obiectele ce pot intra in relatie (tabele si/sau interogari).
- Se plaseaza obiectele ce intra in relatie pe panoul cu relatii prin:
- Dublu click pe obiect
- Sau selectarea obiectului si apoi actionarea butonului Add

- Se definesc relatiile:
- Cu drag and drop se duce mose-ul de la campul cheie primara al tabelului principal la campul cheie
externa al tabelui asociat. Pe panou va aparea tipul legaturii intre cele doua tabele sub forma unei linii
de corelatie care are la capete simbolurile 1 si .

- In caseta de dialog Edit Relationship, in partea de jos, la Relationship Type apare tipul legaturii intre
cele doua tabele intrate in corelatie.
Tot in aceasta caseta se pot specifica o serie de optiuni :
o Enforce referential Integrity asigura integritatea referentiala a datelor. Nu se poate
actualiza valoarea unei chei externe daca respectiva valoare nu exista deja in tabelul in care
aceasta este cheie primara.
o Cascade Update Related Fields (actualizarea campurilor asociate in cascada) actualizarea
valorii cheii primare dintr-un tabel se propaga si la inregistrarile din tabelele unde aceasta este
cheie externa, altfel spus, la modificarea valorii cheii primare in tabelul principal (parinte) vor
fi modificate automat valorile campurilor asociate in tabelul asociat (copil).
o Cascade Delete Related Fields (eliminarea inregistrarilor in cascada) atunci cand se sterge
valoarea unei chei primare (tabelul parinte), se sterg si inregistrarile din tabelele unde aceasta
este cheie externa (tabelele copil).
Observatie. Daca in locul tipului de relatie este scris INDETERMINATE pot exista diferite
motive , cele mai des intalnite sunt:
o Exista o incompatibilitate intre tipul datelor celor doua chei
o Nu exista cheie primara

o La Join Type se pot defini relatii particulare intre tabele si/sau interogari,

128
Am vazut ca orice tabela are o cheie primara Primary Key formata dintr-un camp/grup de campuri care
identifica unic fiecare inregistrare. In Access campurile Primary Key sunt indexate automat.
Observatie. Indecsii dupa cheile primare nu accepta valori duplicate spre deosebire de ceilalti indecsi care pot
avea si valori duplicate in cadrul campului/campurilor.
Indexarea se realizeaza dupa unul sau mai multe campuri astfel :
- Se deschide tabela cu campul/campurile dupa care se face indexarea in modul Design View
- Meniul View, comanda Indexes
- Se deschide caseta de dialog

Se observa in caseta de dialog cum cheia primara dupa care exista un index are in partea de jos, la Primary si
la Unique selectata varianta YES:
o Yes de la Primary arata ca indexul este dupa cheia primara
o Yes de la Unique - arata ca indexul nu permite valori duplicate
o Yes daca aparea la Ignore Nulls - arata ca pot aparea si valori Null, lucru nepermis in cazul
cheii primare
- Salvarea indecsului stabilit se realizeaza din meniul File comanda Save.
- Stergerea unui index :
o Se deschide fereastra Indexes
o Se selecteaza indexul
o Se actioneaza tasta Delete.
- Stabilirea unui index pentru fiecare cheie externa mareste performantele bazei.
Observatie. Indecsii cheie primara este indicat a se fixa inainte de a face legaturile intre tabele.
Rolul indecsilor este de a gasi rapid inregistrarile dintr-un tabel.
Indecsii:
- Se stocheaza in tabele complementare tabelelor,
- Se salveaza si se actualizeaza in acelasi timp cu tabelele o data cu introducerea datelor in tabelele
- Numarul indecsilor este nelimitat.

4.4. INTEROGARI

Interogarea este un obiect Access prin care se pot regasi, extrage si afisa informatii stocate in baza de date
dupa anumite criterii. In Access interogarile se fac cu obiectele de tip Query.
Interogarea unei baze de date se face pentru :
- Extragerea unor campuri din unul sau mai multe tabele si afisarea lor intr-un tabel unic
- Ordonarea, sortarea si regasirea datelor dupa anumite criteii
- Crearea unor campuri calculate
- Crearea unor campuri parametrizate
- Obtinerea unor date ce vor fi prezentate sub forma de formulare si/sau rapoarte
- Actualizarea, stergerea , completarea datelor din anumite tabele (cereri de tip actiune)
Crearea inteogarilor se poate realiza in doua moduri:
- Modul SQL (Structured Query Language), folosind limbajul declarativ.
- Modul grafic, folosind interfata grafica Access:
129
o Click pe obiectul Query

o Click pe butonul New


o Se deschide caseta de dialog New Query in care se da click pe una din optiunile:

Simple Query Wizard cereri simple obtinute folosind vrajitorul (asistentul), care
conduce utilizatorul pas cu pas .
Crosstab Query Wizard cereri prin care se obtin interogari de tip tabel incrucisat,
folosind vrajitorul (asistentul). Caseta de dialog care se deschide este urmatoarea, pas cu
pas vrajitorul conduce utilizatorul spre rezolvarea cererii incrucisate
Find Duplicate Wizard cereri de cautare a inregistrarilor duplicat folosind vrajitorul
(asistentul)
Find Unmatched Query Wizard cereri de gasire a inregistrarilor care nu au
corespondent in ambele tabele folosind vrajitorul (asistentul)
Modul Design View (numit si Query by examples)
Modul Datasheet View care afiseaza raspunsurile la interogari

Modul Design View (numit si Query by examples) se activeaza astfel:


- Click pe obiectul Queries
- Se deschide caseta de dialog in care se da dublu click pe Create query in Design View,

Dupa activare se deschide caseta de dialog Show Table care cuprinde tabelele si interogarile existente in acel
moment in baza de date.
Interogarea va cuprinde date din tabele si/sau interogari.
Selectarea tabelelor si/sau interogarilor se face astfel:
- Se selecteaza cu mouse-ul tabelul/interogarea dorita
- Se apasa butonul ADD
- Se repeta operatiile pana la selectarea tuturor obiectelor ce vor intra in interogare
130
- Se apasa butonul CLOSE
Dupa selectare se deschide fereastra Select Query care cuprinde:

o In partea de sus :
Tabele si/sau iterogarile cu prezentarea campurilor fiecaruia
Relatiile definite intre tabele (daca la proiectarea bazei s-au facut si legaturile)
o In partea de jos:
Grila Query Design care contine liniile:
Field in care se definesc numele atributelor selectate astfel:
Table in care se definesc sursele de date
Sort in care se defineste modul ascendent/descendent al sortarii in functie de
anumite atribute
Show in care pot fi inhibate afisarile realizarilor anumitor campuri
Criteria - in care se pot preciza criteriile de selectie folosind expresii Access
Or in care se pot da criterii de selectie folosind operatorul OR

Crearea unei interogari de selectie


Interogarile de selectie sunt cele mai utilizate.
Crearea presupune parcurgerea pasilor de mai sus, descrisi la Modul Design View, pasi prin care este
specificata sursa datelor plus pasii urmatori:
1. Completarea liniei Field cu atributele ce intra in interogare:
- Modul 1 si cel mai simplu:
o Cu metoda Drag and Drop se trage atributul dorit din tabela/interogarea aflata in partea de sus a
ferestrei Select Query pana in celula de pe linia Field
Daca pentru interogare este necesar sa fie aduse in linia Field toate atributele unei tabele/interogari, se
procedeaza astfel:
- Se selecteaza atribut cu atribut folosind una din cele trei metode de mai sus
- Sau se da click pe numele tabelei si apoi iar click pe semnul * din tabela/interogarea respectiva
- Sau se da click pe butonul Properties , se deschide caseta de dialog Query Properties si aici in linia
Output All Fields se bifeaza YES.

Observatii.
- Daca la selectare se foloseste metoda cu * :
o Toate modificarile ce vor fi facute in tabelul sursa vor aparea si in interogare.
o Asupra capurilor astfel selectate nu se pot aplica operatii de sortare sau definirea unor criterii de
selectie

131
- In cazul selectarii atribut cu atribut modificarile din tabelul sursa nu vor aparea si in interogare.
Daca pentru interogare este necesar ca in linia Fields sa se aduca mai mult de un atribut si mai putin decat
toate atributele unei tabele/interogari se poate proceda astfel:
- Se selecteaza atribut cu atribut folosind una din cele trei metode de mai sus
- Sau se tine apasata tasta CTRL se selecteaza cu mouse-ul atributele dorite si se foloseste metoda Drag and
Drop pentru a fi aduse in linia Field.
2. Introducerea criteriilor de selectie in linia Criteria:
- Daca se introduc pe un singur rand, in urma interogarii sistemul va extrage inregistrarile care indeplinesc
toate criteiile. Observati pe exemplul urmator ca raspunsul la interogare este VID.
Nici o inregistrare nu indeplineste concomitent conditiile impuse de sex: masculin si feminin.

- Daca se introduc pe randuri diferite, in urma interogarii sistemul va extrage inregistrarile care indeplinesc
oricare din criterii

Introducerea unei expresii Access se face :


- Prin tastare:
o Se tasteaza numele campului calculat pe o coloana libera din grila Query Design dupa care se srie
expresia.
Campurile calculate ajuta la
efectuarea rapida a anumitor
calcule
Daca in cadrul campului calculat
apar nume de campuri din
tabele/interogari acestea se pun
intre [].
Exemplu de calcul a pretului plus
TVA de 19% pentru o carte
aflata intr-un tabel Biblio.
Campurile calculate se pot folosi
si pentru informatiile de tip text
prin cocatenare. Exemplu de
concatenare a trei campuri din
132
tabele diferite:

- Prin generatorul de expresii Expression Builder:


o Click dreapta pe linia Criteria, se deschide meniul contextual
o Click comanda Build.
Generatorul de expresii sau simpla tastare a expresiilor creaza campurile calculate care in urma interogarii
returneaza valorile expresiilor introduse cu generatorul.
Elementele unei expresii Access sunt:
- Operatori folositi la stabilirea criteriilor de selectare folosind campurile calculate:
o Aritmetici: +, -, /, *, ^
o De comparatie: <, >, <>, =, <=, >= care returneaza valorile TRUE, FALSE sau NULL
o Asociati operatorilor de comparatie: IS, LIKE, IN, BETWEEN, IS NULL, IS NOT NULL
o Logici: AND, OR, XOR, NOT
o De concatenare: &, +
- Constantele: Numerice, Text, Data calendaristica.
- Identificatorii: sunt nume de obiecte Access (tabel, formular, atribute, etc).
- Functiile:
o Matematice, trigonometrice, exemple: SUM (suma), AVG (media), etc.
o Text, exemple: LEN (returneaza lungimea sirului de caractere), etc.
o Financiare
o Data calendaristica
Reguli de formatare a expresiilor introduse in linia CRITERIA [7]:
- Pentru campurile care contin date de tip Number sau Currency, se introduc cifrele si simbolul zecimal, dar
nu se permite introducerea simbolului monetar si nici a separatorului de miimi
- Pentru valorile de tip Text sistemul nu tine cont daca acestea sunt introduse cu litere mici sau cu
majuscula
- Valorile de tip text se pun in ghilimele, daca utilizitaorul nu a facut acest lucru, sistemul le va adauga
automat
- Referirile la nume de campuri se pun obligatoriu intre paranteze
- Pentru introducerea valorilor de tip Date/Time se tine cont de formatul american luna/zi/an
- La datele calendaristice sistemul introduce automat delimitatorul #
- Caracterul * poate inlocui oricate caractere, dar ? inlocuieste un singur caracter.
Criterii de selectie folosind campuri parametrizate
Campurile parametrizate se utilizeaza in cazul inteogarilor pentru care exista un criteriu general de selectie si
pentru care beneficiarul cere un raspuns concret. Deci se presupune ca exista deja o interogare. Interogarea
care va apela interogarea generala va contine in linia Criteria un mesaj care ii va specifica beneficiarului
criteriul de selectie . Mesajul va fi pus intre [].
Exemplu. Avand interogarea generala prin care se cere numele, adresa, actiunea si data respectiv numele si
adresa studentului care a imprumutat/restituit o carte de la biblioteca si data acelei actiuni, prin intermediul
interogarilor parametrizate se pot afla aceste date in particular despre un anumit student (parametrul). Pe
exemplu de mai jos, din baza de date s-au cerut informatii despre George. Se pot observa pasii efectuati :

133
Observatie. Daca datele obtinute in urma interogarii sunt de alt tip
decat tipul TEXT trebuie specificat noul tip astfel :
- Meniul Query, se deschide fereastra Query Parameters,
- Pe coloanaParameters se rescrie textul din grila interogarii scris in
randul Criteria
- Pe coloana Data Type se specifica tipul datelor
- Apoi OK.

3. Introducerea (optional) modului de sortare (ascendent/descendent) si utilizarea (optional) a a


operatorului OR.
In exemplul urmator se cere ca interogarea sa contina in raspuns numele studentilor sortat descendent si se
poate observa mai jos rezultatul obtinut in DynaSet:

Sortarea rezultatelor usureaza interpretarea lor.


Sortarea se poate face:
- ascendent sau descendent,
- dupa unul sau mai multe campuri,
- de la stanga la dreapta,
pentru campuri de tip text (ordonare alfabetica), numerice, data calendaristica.
Implicit Access sorteaza ascendent.
Nu se pot sorta campurile de tip Memo sau OLE.
Interogarea poate sa contina si un criteriu de selectie, fie acesta dupa sex, feminin:

134
De tinut minte!!
In cazul interogarilor de selectie care au ca sursa mai multe tabele (este suficient ca tabelele din partea
de sus a ferestrei sa contina legaturi) Access utilizeaza operatia INNER JOIN (echicompunere) deci
rezultatul va contine numai inregistrarile care au corespondent in ambele tabele.
Astfel se explica rezultatele diferite obtinute in cazul a doua interogari care la prima vedere par identice. Si tot
astfel se explica numele Andrei care lipseste din interogarea cu sortarea descendenta.
Pentru a putea preciza ce rezultat dorim sa obtinem (deci nu neaparat cel oferit implicit de Access) se
procedeaza astfel:
- Dublu click pe linia de legatura dintre tabele
- Se deschide caseta de dialog JOIN PROPERTIES in care se bifeaza optiunea dorita:
o Selectarea tuturor inregistrarilor din una din tabele indiferent daca au corespondent in cealalta
tabela (variantele 2 si 3)
o Selectarea implicita Access (prima varianta)

4. Executarea unei interogari se realizeaza astfel:


- Meniul Query, comanda RUN
- Click pe butonul RUN

- Sau click pe butonul View Query


5. Salvarea unei interogari :
- Meniul File, comanda Save
- Sau inchiderea ferestrei Select Query
- In urma uneia din cele doua actiuni se deschide o caseta de dialog in care se poate specifica un nume
pentru interogare, altfel, Access va da implicit un nume, respectiv Query 1 , ... , Query n.
6. Modificarea unei interogari:
- Inserarea unei coloane:
o Click pe coloana dinaintea celei ce dorim sa o inseram
o Meniul Insert, comanda Column
o Observatie. Toate campurile de dupa coloana inserata se vor deplasa automat spre dreapta.
- Mutarea unei coloane:
o Click pe selectorul coloanei ce urmeaza a fi mutata, pentru selectare
135
o Click din nou pe selectorul coloanei si se tine apasat butonul
mose-ului in timp ce:
o Cu Drag and Drop se trage coloana pe pozitia dorita
- Modificarea dimensiunilor unei coloane:
o Dublu click pe linia din dreapta selectorului coloanei
o Sau:
Se duce cursorul de mouse pe linia din dreapta
selectorului coloanei, pana ce acesta se transforma
in doua linii paralele cu sageti stanga-dreapta
Se tine apasat butonul stang al mouse-ului cu
cursorul format mai sus si se trage spre dreapta pana
se obtine dimensiunea dorita a coloanei.
- Stergerea unei coloane:
o Selectarea coloanei ce va trebui stearsa
o Meniul Edit, comanda Delete
- Adaugarea unui tabel/interogare in fereastra Select Query:
o Butonul Show Table cu care se deschide caseta Show Table
o Se urmeaza pasii descrisi anterior .
Tipuri particulare de interogari de selectie sunt interogarile de tip total si de sinteza. Cu ajutorul acestor
interogari se pot obtine ca rezultat totalurile, mediile, minimul, maximul dupa grupuri de tupluri.

Crearea unei interogari de sinteza de tip total:


1. Se selecteaza tab-ul Query
2. Se selecteaza Create Query in Design View
3. Se deschide caseta Show Table din care se selecteaza tabelul/interogarea care vor intra in Total, in
fereastra Select Query in partea de sus vor aparea tabelele selectate
4. Se selecteaza campul dupa care se va face totalul
5. Se selecteaza butonul suma care va aduce in grila o linie noua numita Total si automat Access va
selecta in linia total Group By.
6. Se alege functia Sum
7. Se executa interogarea (butonul )
8. In modul Datasheet View Access va afisa raspunsul la interogare
9. Se salveaza interogarea (Meniul File, comanda Save, sau inchiderea ferestrei Select Query).
In exemplul urmator se poate observa rezultatul obtinut in urma interogarii campului Pret din tabelul Bibio
prin care s-a obtinut suma data pe cele 4 carti din biblioteca.

Crearea unei interogari de sinteza folosind diferite functii


Se vor urma pasii de la crearea unei interogari de tip total, numai ca in loc de sum se va alege o alta functie
din cele 9 oferite de Access la apasarea butonului din dreptul randului Total, langa Group By:

Functiile si optiunile oferite de Access pentru interogarile de sinteza sunt:


1. AVG returneaza media aritmetica a valorilor campului, se aplica pentru campuri de tip: number, date,
currency, autonumber, nu se aplica pentru campuri de tip OLE text si memo
2. COUNT returneaza numarul total al valorilor nevide ale campului, se aplica pentru toate tipurile de
campuri
3. FIRST returneaza valoarea primei inregistrari a campului, se aplica pentru toate tipurile de date
4. LAST returneaza valoarea ultimei inregistrari a campului, se aplica pentru toate tipurile de date
5. MIN - returneaza valoarea cea mai mica dintr-un camp, se aplica pentru campuri de tip: number, date,
currency, autonumber, nu se aplica pentru campuri de tip OLE si memo

136
6. MAX returneaza valoarea cea mai mare dintr-un camp, se aplica pentru campuri de tip: number, date,
currency, autonumber, nu se aplica pentru campuri de tip OLE si memo
7. STDEV returneaza abaterea statistica standard a valorilor campului, se aplica pentru campuri de tip:
number, date, currency, autonumber, nu se aplica pentru campuri de tip OLE text si memo
8. VAR returneaza variatia statistica a valorilor campului, se aplica pentru campuri de tip: number, date,
currency, autonumber, nu se aplica pentru campuri de tip OLE text si memo
9. Optiunea WHERE se foloseste in cazul in care nu se doreste gruparea dupa un anumit camp dar este
necesara precizarea anumitor criterii de selectie dupa respectivul camp
10. Optiunea EXPRESSION se foloseste in cazul campurilor calculate care returneaza o valoare unica la
nivelul grupului.
1. Se da OK si tabelul va putea fi gasit prin accesarea obiectului TABLE, alaturi de celelalte tabele ale bazei
de date.

Crearea interogarilor Update Query


1. Se creaza o interogarea de selectie (vezi pasii) cu tabelele/interogarile si dupa criteriile dorite
2. Apoi Meniul Query, comanda Update Query
3. In grila, in locul liniilor Sort si Show apare o linie noua numita Update To in care se va trece valoarea sau
formula de calcul pentru actualizare.
4. Se executa interogarea (butonul ).
5. Rezultatul interogarii va fi tabelul initial in care vor aparea modificarile efectuate la pasul 3 .
Observatii.
- Nu se pot face actualizari in campul cheie primara.
- Nu se pot face actualizari care sa afecteze restrictiile de integritate.
- In cazul campurilor de tip text, daca actualizarea facuta depaseste dimensiunea campului, actualizarea va
fi trunchiata.

Crearea interogarilor Append Query


1. Se creaza o interogarea de selectie (vezi pasii) cu tabelele/interogarile si dupa criteriile dorite
2. Se introduc (optional) noi criterii de interogare
3. Apoi Meniul Query, comanda Append Query
4. Se deschide caseta de dialog Append Query in care se selecteaza numele tabelului in care vor fi adaugate
noile inregistrari si locul unde va fi salvat acesta.
5. Se da OK
6. In grila, in locul liniei Show apare o linie noua numita Append To in care se va specifica:
o pentru fiecare camp din tabela in care se afla datele de completat, numele campului din tabela in
care vor fi completate datele
7. Se executa interogarea (butonul ).
8. Pe monitor va apare un mesaj care va specifica numarul inregistrarilor adaugate
9. Rezultatul interogarii va fi vizualizat in modul Datasheet View.
Observatie.
In cazul in care tabelul din care se extrag datele contine mai multe campuri decat tabelul in care se introduc
datele, datele din campurile inexistente vor fi omise la adaugare. Vor fi completate numai campurile care au
nume IDENTICE in cele doua tabele.

Crearea interogarilor Delete Query


1. Se creaza o interogarea de selectie (vezi pasii) cu tabelele/interogarile si dupa criteriile dorite
2. Apoi Meniul Query, comanda Delete Query
3. In grila, in locul liniilor Sort si Show apare o linie noua numita Delete To cu optiunea Where in care se va
trece criteriul d stergere.
4. Se executa interogarea (butonul ).
5. Pe monitor va apare un mesaj care va specifica numarul inregistrarilor ce se vor sterge.
6. Rezultatul interogarii va fi vizualizat in modul Datasheet View.
Observatii.
In general interogarea sterge inregistrari dintr-un singur tabel.
ATENTIE!!!! Interogarile Delete Query, utilizate impreuna cu comanda de stergere in cascada (vezi 4.Relatii)
pot duce la stergerea simultana a datelor din mai multe tabele.
La stergerea unor inregistrari trebuie respectate regulile de integritate a bazei de date.

137
4.5 FORMULARE

Generalitati
Formularele (Forms) reprezinta interfata principala între utilizator si aplicatia Access.
Ele sunt obiecte ale bazei de date ce permit introducerea si afisarea datelor sub forma de machete.
În cadrul unei aplicatii, formularele asigura:
- Accesul rapid la date, afisarea, introducerea si editarea lor;
- Controlul asupra operatiilor realizate de aplicatie;
- Introducerea regulilor de validare suplimentare celor care au fost definite asupra tabelelor
- Afisarea de mesaje;
- Actualizarea concomitenta a tabelelor cu ajutorul subformularelor.
Un formular standard creat manual este compus din:
- Bara de titlu, care contine titlul formularului si butoanele de : restaurare, minimizare, inchidere,
- Antet,
- Zona de detaliu
- Subsol,
- Barele de derulare

Operatii, moduri de afisare


Moduri de afisare a formularelor:
- Modul Design View
- Modul Datasheet
- Modul Form
Operatii ce se pot realiza cu obiectelele de tip formular:

- Creare de formulare noi , butonul New

- Deschiderea si modificarea unui formular creat anteior , butonul Design

- Lansarea in executie a unui formular, butonul Open

Crearea formularelor
1. Se selecteaza tab-ul (obiectul) Form, apoi click pe butonul New
2. Se deschide fereastra New Form si se selecteaza tipul de tabel/interogare pentru care se realizeaza
formularul:

138
3. Se da OK.
4. Se selecteaza tabelele/interogarile ce vor intra in formular, obligatoriu pentru formularele cu format
predefinit.
5. Pentru formularele:
o Cu proiectare asistata Form Wizard:
1. Se selecteaza campurile din tabela/interogare
2. Se selecteaza tipul de formular
3. Se selecteaza tipul de fundal
4. Se da titlul formularului
5. Se stabileste modul de deschidere al formularului:
Pentru executie
Pentru modificare
o In modul Design View :
1. Se selecteaza optiunea Design View din fereastra New Form (pas 2)
2. Se selecteaza tabelul/inregistrarea (pas 4)

3. Pe monitor se deschide fereastra Form si caseta cu numele campurilor

tabelei/inregistrarii ce pot intra in formular, butonul Field list

139
4. Pe formular se completeaza:
Antetul formularului (Header Form) care poate fi afisat astfel:
Se acceseaza meniul contextual prin click dreapta si se selecteaza Form
Header/Footer
Sau meniul View, comanda Form Header/Footer
Antetul de pagina (Page Header) care apare la printare (tiparirea formularului la
imprimanta) si poate fi afisat astfel:
Se acceseaza meniul contextual prin click dreapta si se selecteaza Page
Header/Footer
Sau meniul View, comanda Page Header/Footer
In sectiunea Details se aduc:

Campurile din lista derulanta care intra in formular si care au fost trase cu Drag
and Drop in aceasta sectiune de catre utilizator.
Se personalizeaza formularul. Prin actionarea butonului Toolbox se
deschide bara urmatoare cu butoanele (controalele) 1-20 care ajuta la
personalizare.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Formularul astfel creat poate fi completat in modul Form View

Observatii.
In partea stanga a formularului in modul Form View, exista un control numit
Record Selector prin care se poate selecta inregistrarea curenta si se poate afisa
starea inregistrarii curente (Inregistrare noua, Inregistrare in curs de editare,
Inregistrare blocata, etc)
In partea de jos a formularului sunt Butoanele de navigare intre inregistrari
140
care sunt active in timpul completarii formularului.
In modul form View nu poate fi modificata structura si forma formularului.
Subsolul formularului (Form Footer) care poate contine diferite butoane pentru salvare,
adaugare sau stergere de inregistrari, totaluri generale, etc.
Subsolul de pagina, Page Footer care contine data curenta, numarul de pagina, etc si
care se afiseaza numai la imprimanta in momentul tiparirii formularului
6. Se salveaza formularul in oricare din forme ne-am afla (Design View, in faza de creare si personalizare,
Form View, in faza de completare, etc).

Controale : operatii, proprietati

Cele 20 de elemente (controale) ale casetei Toolbox au urmatoarele functii:


Controlul Pointer Select Object (1) folosit la selectarea, deplasarea si dimensionarea controalelor
Controlul Asistent Control Wizards (2) folosit la activarea/dezactivarea utilitarelor Wizard de control
Controlul Eticheta Label (3) folosit la editarea unor mesaje (texte)
Controlul Caseta de text Text Box (4) folosit pentru crearea de zone in care se vor afisa si edita date
Controlul Cadru - Option Group (5) folosit pentru gruparea unuia sau mai multor tipuri de controale
Controalele Basculant Toggle Button (6) , de Optiune Option Button (7) si Caseta de validare
Check Box (8) folosite pentru comutarea intre doua stari de tip logic (Yes/No, On/Off, True/False)
Controlul Caseta combinata Combo Box (9) folosit pentru afisarea de liste derulante de elemente si
selectarea unuia din ele. Este o combinatie intre caseta de tip text si caseta de tip lista
Controlul Caseta lista List Box (10) prentru selectarea unui element dintr-o lista
Controlul de Comanda - Comand Button (11) folosit prin apasare pentru declansarea unor actiuni
Controlul Imagine Image (12) folosit pentru afisarea continutului unor fisiere cu imagini in format bmp,
gif, pcx, etc.
Controlul Obiecte cadru nelegate Unbound Objects Frame (13) folosit pentru introducerea de obiecte
nelegate, prin tehnologia OLE. Obiectul poate fi : text, multimedia, grafic importat dintr-o aplicatie
Windows.
Controlul Obiecte cadru legate Bound Objects Frame (14) folosit pentru introducerea de obiecte
stocate intr-un camp de tip OLE in tabele sursa
Controlul Schimbator de pagina Page Break (15) folosit pentru impartirea formularului in pagini
multiple ce sunt vizualizate prin actionarea butoanelor PageUp/PageDown
Controlul Index - Tab Control (16) folosit atunci cand formularul contine prea multe controale, pentru
gruparea controalelor pe mai multe pagini
Controlul Subformular - Subform (17) folosit pentru atasarea unui subformular formularului current
Controalele Linie (18) si Dreptunghi (19) folosite pentru trasarea de linii, dreptunghiuri
Controlul Alte controale More controls (20) folosit pentru adaugarea altor controale, cum ar fi spre
exemplu ActiveX, etc.

Operatii ce se pot efectua cu controale:


Selectarea unui control:
o Click pe control
Selectarea mai multor controale:
o Se selecteaza un control, se apasa tasta Shift si se mentine apasata pana se selecteaza si celelalte
controale dorite
Pozitionarea unui control:
o Se face cu mouse-ul prin Drag and Drop
o Cu combinatiile de taste : CTRL plus sagetile de deplasare
Modificarea dimensiunii unui control :
o Se selecteaza controlul
Cu mouse-ul
141
Sau prin apasarea tastei Shift plus tastele de deplasare
Stergerea unui control :
o Se selecteaza controlul si apoi se apasa tasta Delete.
Crearea casetelor combinate cu Control Wizard
Fereastra Toolbox, butonul Control Wizard
Se selecteaza butonul Combo Box
Se fixeaza mouse-ul si se da click pe zona unde dorin sa fie creata caseta
Se deschide caseta de dialog Combo Box Wizard din care se selecteaza prima varianta , cum se poate
observa pe figura urmatoare:

Adica lista sa contina valorile unui camp dintr-o tabela sau interogare. (Controlul este utilizat pentru
actualizarea cheilor externe in general). Se da Next
Se specifica tabela/inteogarea din care va fi creata liste de valori. Se da Next.
Se specifica campurile din lista de valori. Se da Next
Se specifica modul de sortare ascendent/descendent pentru fiecare camp din lista
Se dimensioneaza coloanele si se specifica daca cheia primara este vizibila sau ascunsa
Se specifica numele campului ce urmeaza a fi actualizat cu valoarea selectata din lista (campul atasat
controlului)
Se specifica eticheta atasata controlului Combo Box
Controalele au o serie de proprietati la care se poate ajunge astfel:
Se selecteaza controlul
Click dreapta, se deschide meniul contextual din care se selecteaza Properties si se deschide fereastra
Properties.
Sau cu butonul Properties
Sau meniul View, optiunea Properties.

142
MICROSOFT
POWER POINT
FEREASTRA POWER POINT (ELEMENTE PRINCIPALE)

MENIURI SI BUTOANE

PREZENTAREA POWER POINT


SLIDE-URI (text, imagini, reordonare,
stergere, .)
SLIDE LAYOUT
SLIDE DESIGN
Salvare, inchidere, mod de afisare
MICROSOFT POWER POINT

O prezentare Power Point este compusa din slide-uri sau diapozitive.


Diapozitivul poate contine: text, imagini, sunet, grafice, organigrame,
etc.

La pornirea programului va aparea fereastra:

Elementele principale ale ferestrei sunt:


slide-ul
numarul slide-ului
bara de meniuri
bara standard
bara de formatare
bara de desenare
In partea dreapta a ecranului, la NEW PRESENTATION sunt afisate
posibilitatile de creare a prezentarilor, astfel:

1
Blank presentation crearea de prezentari personalizate
From AutoContent wizard creare de prezentari pe teme
predefinite folosind asistentul de prezentari
From design template - creare de prezentari pe teme predefinite
folosind sabloane
From existing presentation deschiderea unei prezentari realizate
anterior

Meniurile si butoanele aflate pe barele ecranului Power Point sunt


mult asemanatoare celor din WORD, EXCEL si ACCES , au
acelesi functii pentru butoanele commune si se utilizeaza la fel.

O prezentare Power Point este compusa din slide-uri sau diapozitive.


Diapozitivul poate contine: text, imagini, sunet, grafice, organigrame,
etc., el poate avea titlu, subtitlu, lista de elemente enumerate.

Modelul de diapozitiv se alege de la SLIDE LAYOUT la care se


ajunge cu meniul FORMAT SLIDE LAYOUT.

2
La SLIDE DESIGN avem trei posibilitati de formatare a prezentarii :
Design Templates cu care putem alege formatul predefinit al
slide-ului,

Color Schemes la care se pot seta combinatii de culori ale


diapozitivului curent sau pentru intrega prezentare
Animation Schemes unde se pot defini numeroase efecte de
animatie
Salvarea unei prezentari :
Meniul File, comanda Save as, analog ca la Word,
Analog ca la Word, la Save as type se poate seta modul de salvarea in
diferite formate, pagina WEB, imagine (poza), etc.
Inchiderea documentului de prezentare:
Dupa salvare
Meniul File, comanda Close
Inchiderea unei prezentari
Meniul File, comanda Exit
Schimbarea modului de afisare a prezentarii se realizeaza cu
butoanele aflate in partea din stanga jos a ecranului Power Point

3
Inserarea textului intr-un slide se realizeaza simplu de la tastatura.
Realizarea unui slide cu imagini
Se poate face cu ajutorul barei de desenare care are aceleasi
butoane ca si bara de desenare de la Word
Prin inserarea de Clip Art-uri astfel:
o Click pe Clip Art
o Click pe Go
o Click pe imaginea ce doriti sa o inserati in slide.

Copierea unui text selectat intr-un diapozitiv:


Copy (text dintr-un document)
Paste (in slide-ul ce va cuprinde textil selectat)
Mutarea unui text selectat intr-un diapozitiv:
Cut (text dintr-un document)
Paste (in slide-ul ce va cuprinde textil selectat)
Stergerea unui text selectat se realizeaza cu tasta DELETE

4
Analog se poate realiza mutarea/copierea/stergerea unei imagini
selectate.
Reordonarea slide-urilor intr-o prezentare
Se face prin selectarea numarului slide-ului (partea stanga a paginii
Power Point) si cu Drag and Drop ducem slide-ul pe pozitia dorita.
Stergerea unui slide
Se selecteaza numarul slide-ului ce trebuie sters si se apasa tasta
Delete
Redimensionarea unei imagini
Se selecteaza imaginea dand click oriunde pe suprafata ei
Se fixeaza cursorul pe coltul din care dorim sa pornim
redimensionarea si tinand apasat butonul stang al mouse-ului
tragem coltul pana obtinem marimea dorita. Analog se poate face
redimensionarea pornind de la mijlocul oricarei laturi a imaginii