Gestiunea echipei proiectului

Directorul de proiect
În formarea unei echipe de proiect solide, directorul de proiect este elementul cheie. El trebuie să
știe să țină unită echipa și să o motiveze. Un manager obține rezultate bune prin puterea
convingerii, prin înțelegere, dar și fermitate față de angajat. Cel mai important la un manager de
proiect de succes este să aibă capacitatea de a motiva și de a mobiliza oamenii, să aibă abilitatea
de a-și schimba stilul de conducere în funcție de echipa sa de proiect.
Dumitru Oprea a identificat câteva din elementele necesare unei persoane pentru a deveni
manager de proiect de succes:
- să aibă dorința de schimbare, fundamentată pe o credință intimă în aceasta sau intenția de a
deveni specialist în proiecte;
- să posede capacitatea de aidentifica cu ușurință problemele de rezolvat și să găsească cât mai
multe soluții, dintre care cea mai bună, să devină proiect;
- să analizeze modul de atingere a scopului proiectului, printr-o identificare a ceea ce trebuie
realizat;
- să posede arta de a lucra cu o mare diversitate de oameni (cu membrii echipei de implementare,
cu conduceri diferite, cu angajații organizației sau ai altor unități);
- să dețină cunoștințele standard necesare lucrului cu proiectele.
Crearea echipelor
A forma o echipă eficientă începe în prima zi de existență a acesteia. Într-un grup, membrii sunt
implicați nu obligați la activitățile majorității. Subiectul compromisului este foarte important .
Promovarea muncii în echipă din timpul planificării
O regulă de bază în planificare constă în faptul că persoanele care trebuie să implementeze
planul trebuie să participe și la pregătirea lui. Există totuși mulți lideri care planifică proiectele
singuri și apoi se întreabă de ce membrii echipei nu respectă planul. Orice planificare presupune
anumite calcule – cât durează sarcina, care este disponibilitatea resurselor, etc. Când un director
însărcinează un angajat cu o anumită activitate și-i acordă o perioadă de timp neadecvată pentru
realizarea acesteia, individul se va simți demoralizat.
Organizarea
Pașii necesari pentru organizarea echipei unui proiect sunt:

1
1. Deciderea a ceea ce trebuie să se facă, utilizând definițiile problemei și alte instrumente de
planificare.
2. Determinarea cerințelor de personal pentru realizarea sarcinilor identificate la primul pas.
3. Recrutarea membrilor echipei proiectului.
4. Completarea planului proiectului cu participarea membrilor echipei.
Selecția
Principalele criterii pentru alegerea membrilor echipei constau în:
- candidatul trebuie să aibă abilitățile necesare pentru realizarea activității dorite în timpul
prevăzut;
- candidatul trebuie să-și satisfacă necesitățile pentru realizarea activității dorite în timpul
prevăzut;
- aspirantul trebuie să aibă temperamentul adecvat pentru a se potrivi cu ceilalți membri ai
echipei care au fost selecționați, cu directorul de proiect și cu ceilalți participanți cheie;
- persoana să nu refuze să muncească ore suplimentare, orare foarte încărcate și orice altă cerință
pentru realizarea proiectului.
Clarificarea misiunii, obiectivelor și scopurilor echipei
Dacă membrii echipelor de proiect nu cunosc clar misiunea echipei, se vor îndrepta spre ceea ce
se crede că se dorește dar s-ar putea să nu fie exact direcția bună.
Conflictele dintre obiectivele individuale și misiunea echipei
În general, membrii echipei se simt mai apropiați de echipă atunci când nevoile
individuale sunt de asemenea satisfăcute. Uneori membrii echipei au și obiective personale
ascunse, care nu cu cele comune ale echipei. Directorul de proiect trebuie să-i ajute pe membrii
echipei să realizeze obiectivele personale dar nu în detrimentul obiectivelor echipei. Pentru
aceasta ar trebui să cunoască obiectivele fiecăruia. Dacă reconcilierea nu este posibilă liderul
echipei poate muta individul respectiv la o altă echipă în care ar putea să-și atingă obiectivul.
Temele de definit pentru echipe
Pentru început echipele trebuie să clarifice misiunile echipei, scopurile și obiectivele. Astfel
echipa ar trebui să știe care este rolul ei, ce se așteaptă de la fiecare individ și pentru când. De
multe ori membrii echipei nu știu care este rolul lor pentru că, ori nu admit faptul că nu au
înțeles, ori liderul nu a comunicat clar informația și nici nu a cerul feed-back pentru a vedea dacă

2
membrii echipei au înțeles ce au de făcut. Liderii proiectului ar trebui să practice o relație de
comunicare deschisă în echipă, pentru ca nimeni să nu aibă frică să vorbească.
Prezentarea procedeelor
Pasul următor este de a stabili cum se face. Munca trebuie să se efectueze cât mai bine și eficient
posibil, sens în care procesele de muncă trebuie mereu îmbunătățite. Echipele ar trebui să
realizeze revizii ale proceselor de muncă periodic pentru a vedea dacă pot utiliza metode mai
bune.
Relațiile din echipă
Directorii de echipă trebuie să fie pregătiți să trateze eventualele neînțelegeri, conflicte, invidii
care pot apăre între membrii echipei. Nerezolvarea unor astfel de probleme ar putea duce la
eșuarea proiectului. De aceea, atât liderul de proiect cât și ceilalți membri trebuie să fie informați
cu privire la relațiile interpersonale.
Etapele de dezvoltare a unei echipe
Echipele parcurg mai multe etape până ajung la maturitate: etapa de formare, de furtuni, de
normalizare și cea de acțiune. În etapa de formare, membrii echipei așteaptă de la lider să le dea
o anumită structură, adică să le dea o idee de cum să înceapă. Eșecul liderului în acest sens va
provoca apariția unui lider informal din rându membrilor echipei. În etapa de furtună, membrii
încep să se întrebe ce obiective au, dacă sunt pe drumul cel bun, dacă liderul îi conduce bine. În
etapa de normalizare încep să-și rezolve conflictele și să se adapteze la munca pe care o au de
făcut. Deja au ajuns la niște norme clare despre cum să muncească împreună, se simt mai comod
unii cu alții. Fiecare membru și-a găsit locul în echipă și știe ce așteaptă de la ceilalți. În etapa de
acțiune, liderul are sarcini mai facile. Membrii muncesc bine împreună și dau rezultate de
calitate . În acest moment se poate vorbi întradevăr de o echipă.
Conducerea echipei pe parcursul acestor etape
O echipă recent formată trebuie să aibă o structură consistentă pentru a începe să muncească.
Dacă liderul nu oferă această structură din etapa de formare, va fi respins de grup, membrii
acestuia își vor căuta un lider informal. Tot în etapa de formare, membrii echipei doresc să se
cunoască între ei, vor să știe care este rolul fiecăruia în echipă. Liderul trebuie să-i ajute să-și
definească clar obiectivele, rolurile, responsabilitățile. Liderii care se concentrează prea mult
asupra sarcinilor, spunând doar echipei să muncească dar nu fac nimic pentru ca membrii să se
cunoască între ei fac o mare greșeală. În etapa de furtuni, când membrii grupului au nesiguranță

3
cu privire la obiectivul echipei, la ceea ce vor face fiecare, liderul are un rol foarte important în
sensul că trebuie, prin persuasiune să-i asigure pe membrii grupului că sunt pe drumul cel bun, că
aportul fiecăruia este foarte important pentru succesul echipei. Dacă apar unele conflicte, liderul
nu trebuie să le ascundă ci să știe cum să le controleze. Un conflict nerezolvat va persista și astfel
va încetini progresul. În etapa a treia, cea de normalizare, membrii simt că au deja o identitate
personală ca membri ai echipei. Se implică în muncă, se sprijină unii pe ceilalți, grupul devenind
astfel o echipă. În acestă etapă liderul trebuie să adopte un stil participativ și să împărtășească
luarea deciziilor mai mult decât în primele două etape. În ultima etapă, cea de acțiune, membrii
formează o echipă autentică. Liderul se concentrează asupra analizei progresului echipei, să
planifice activitățile viitoare etc., deleagă reponsabilități. Echipa obține rezultate bune și membrii
sunt mândri de realizări. Ar trebui să apară semne de prietenie între membri și de bucuria de a
lucra împreună.
De menționat este faptul că echipele nu rămân niciodată într-o singură etapă.Dacă apar
obstacole în fața progresului, echipele se vor întoarce la a treia etapă, iar liderul va reveni la stilul
participativ. Membrii echipei se schimbă în timp.Dacă mai vine un membru nou, s-ar putea ca
echipa să se întoarcă la prima etapă pentru o perioadă și prin urmare și directorul de proiect
trebuie să se întoarcă la stilul potrivit etapei. Directorul se va implica să-i ajute pe membrii
grupului să-l cunoască pe cel nou și funcția pe care acesta o va avea în echipă.
Dezvoltarea înțelegerii cu echipa
Cercetătorii March și Simion prezintă cinci reguli generale pentru dezvoltarea înțelegerii cu
echipa:
1. Membrii echipei să interacționeze frecvent pentru a avea senzația de apartenență la o echipă.
2. Să se asigure că nevoile individuale sunt satisfăcute prin participarea la echipă.
3. Toți membrii echipei să știe de ce proiectul este important. Nimănui nu-i place să muncească
ceva care se va dovedi pierdere de timp.
4. Să se asigure că toți membrii echipei împărtășesc obiectivele echipei.
5. Menținerea concurenței la nivel minim în cadrul echipei. Concurența și cooperarea sunt două
aspecte opuse. Să se permită membrilor să concureze cu oameni din afara echipei și nu cu cei din
echipă.
Prima regulă nu se poate respecta întotdeauna dacă membrii echipei sunt dispersați din punct de
vedere geografic. În acest caz, membrii trebuie să se reunească prin intermediul teleconferinței.

4
Puncte cheie de reținut
- Echipele nu se creează singure, ci trebuie să fie create;
- forma de a începe procesul de dezvoltare a echipei constă în participarea întregii echipe la
planificare;
- se respectă o anumită ordine în a defini: obiectivele, funcțiile și responsabilitățile, procedeele și
relațiile;
- așa numitele conflicte de personal sunt cauzate de obicei de lipsa tehnicilor interpersonale din
partea membrilor echipei. Pentru ca echipa să funcționeze adecvat, toți membrii ar trebui să
primească informații din acest domeniu;
- stilul de conducere potrivit depinde de etapa de dezvoltare în care se află echipa. În etapa de
formare, acesta este directiv (de conducere). În cea de furtuni , stilul este influent , în etapa de
normalizare avem stilul participativ, iar în etapa de activitate, stilul este de delegare.