Navision 5.

0 – Scurtă introducere

Sistemul integrat de tip ERP Navision 5.0 este promovat de compania Microsoft şi se
adresează în special companiilor de dimensiuni medii. Sistemul poate funcţiona în două moduri
distincte:

a) în variantă client/server;

b) în variantă stand-alone.

Varianta client/server este cea mai des folosită în implementările reale şi presupune
instalarea unei baze de date pe un server de baze de date (de regulă SQL Server), iar pe fiecare
staţie de lucru în parte se instalează componenta front-end, disponibilă pentru utilizatori.
Bineînţeles că această componentă front-end (interfaţa grafică) va comunica cu baza de date prin
intermediul reţelei. Nu vom insista prea mult asupra acestor amănunte deoarece în prezentul
material ne propunem mai ales explicarea funcţionalităţilor sistemului Navision şi mai puţin a
aspectelor tehnice legate de instalare şi configurare.

Varianta stand-alone este folosită de regulă în cazul companiilor mici şi foarte mici,
precum şi în situaţii în care este necesară învăţarea şi exersarea funcţionalităţilor Navision. Ca
urmarea, având în vedere că acest capitol se adresează celor care doresc să exerseze câteva dintre
funcţionalităţile Navision 5.0, vom aplica majoritatea exemplelor pe o variant ă stand-alone. Ce
presupune de fapt această abordare? Într-un mod destul de simplu, se instalează Navision 5.0
folosind opţiunea de Client Complet din kit-ul de instalare.

Ca rezultat, pe discul C:\ se creează în Program Files folder-ul Microsoft Dynamics Nav ce
conţine executabilele aplicaţiei, precum şi o bază de date demonstrativă. Aplicaţia este în fişierul
fin.exe, iar baza de date este in fişierul database.fdb. Volumul iniţial al acestei baze de date demo 1
este de aproximativ 400 MB, dar în cazul în care optăm să folosim o bază de date personalizată
avem posibilitatea de a şterge acest fişier.

1 Menţionăm că bazele de date pe care le vom folosi în aceste exemplificări au fost obţinute în urma unui acord de
licenţiere academică sprijinit de Microsoft România

1
 Figura nr. 1 – Structura principalelor directoare şi fişiere ale clientului Navision 5.0

Odată instalat, clientul de Navision 5.0 va putea fi apelat din butonul Start/Program
Files/Microsoft Dynamics Nav/CSIDE Client.

2
 Figura nr. 2 – Lansarea în execuţie Navision 5.0

După pornirea aplicaţiei, în funcţie de setările existente pe baza de date implicită, este
posibil să ni se solicite datele de acces sub formă de NumeUtilizator şi Parolă. Pe modelul bazei
noastre de date, ambele şiruri de caractere pentru autentificare sunt super (este foarte important
dacă aceste şiruri de caractere sunt cu litere mici sau cu majuscule – Navision percepe diferenţa).

3
 Figura nr. 3 – Autentificarea în Navision

După ce ne autentificăm , paşii preliminari de lucru pe care ar trebui să îi urmăm în vederea

parcurgerii cu succes a acestui material sunt următorii:

• stabilirea dialectului pentru afişarea meniurilor şi a informaţiilor ajutătoare;

• deschiderea bazei de date pe care o vom folosi în aplicaţiile practice următoare;

• selectarea companiei pentru care vom realiza operaţiunile şi fluxurile economice.

Având în vedere că în stilul tradiţional românesc orice proiect începe cu o pauză sau o
amânare, încercăm şi noi să respectăm această cutumă ☺ şi nu vom începe direct lucrul, ci
insistăm asupra unor concepte de bază în legătură cu Navision 5.0. Astfel, este bine de ştiut că
dialectul se referă de fapt la limba pe care o va folosi programul pentru a afişa informaţiile din
meniuri sau din casetele de dialog. În funcţie de ţara sau compania în care se realizează
implementarea, Navision poate folosi un dicţionar diferit astfel încât comunicarea cu utilizatorul
final să fie facilă. Continuând pauza de lucru ☺, mai precizăm că în varianta stand-alone,
Navision 5.0 permite „cuplarea” aplicaţiei client la mai multe baze de date, iar o bază de date
poate conţine informaţii despre tranzacţiile mai multor companii. Aşadar, va trebui să
precizăm care va fi baza de date cu care vom lucra şi din acea bază de date vom selecta compania
pentru care dorim să realizăm tranzacţii.
4
 Purcedem la lucru şi stabilim dialectul ca fiind cel românesc, prin apelarea meniului
Tools/Language.

Figura nr. 4 – Schimbarea dialectului de lucru în Navision 5.0

După ce am apelat această opţiune, apare lista dicţionarelor pe care le are instalate varianta curentă
de Navision, şi nu ne rămâne decât să alegem dialectul cu care ne simţim cel mai confortabil. Din
motive lesne de înţeles, selectăm varianta de limbă romănâ.

Figura nr. 5 – Alegerea dialectului de lucru

Alegerea unei opţiuni din listele Navision se realizează în acelaşi fel în toate cazurile: se selectează
opţiunea dorită şi se acţionează butonul OK. Ca rezultat al acţiunii precedente, observăm faptul că
meniurile s-au transformat aproape instantaneu, iar op ţiunile apar acum în limba română. De

5
remarcat este faptul că în orice moment se poate modifica dialectul prin folosirea aceleiaşi opţiuni
echivalente: Instrumente/Limbă.

După cum spuneam câteva rânduri mai sus, este nevoie să precizăm baza de date cu care vom lucra.
Ca urmare, din meniul Fişier apelăm opţiunea Bază de date/Deschidere.

Figura nr. 6 – Deschiderea bazei de date cu care vom lucra

Se va deschide o mică fereastră destul de complexă în care trebuie să precizăm elementele legate
de locaţia bazei de date şi de accesul utilizatorului. Pentru noi, în acest moment, câmpul de maximă
importanţă este Nume bază de date care va trebui completat (recomandăm folosirea butonului de
Browse) cu calea corectă către baza de date dsiponibilă.

Figura nr. 7 – Precizarea bazei de date cu care vom lucra în continuare

6
 De asemenea, putem preciza tot în această fereastră elementele de identificare ale
utilzatoruluo (ID utilizator şi parola). În cazul în care ele rămân necompletate, vor fi solicitate în
momentul în care se acţionează butonul OK. Ca fapt divers, să remarcăm că prima rubrică ne
permite conectarea la un server Navision în cazul în care ar fi unul disponibil pentru aplicaţia
noastră.

Din acest moment, Navision este „mapat” pe baza de date pe care am precizat -o în fereastra
anterioară. Ca dovadă, ar trebui ca în bara de titlu a aplicaţiei să apară numele bazei de date
selectate.

Figura nr. 8 – Baza de date curentă de lucru

Nu ne mai rămâne decât să „scormonim” prin baza de date şi să vedem ce companii avem la
dispoziţiei. Aşadar, apelăm meniul Fişier, opţiunea Companie/Deschidere în speranţa că vom
găsi ceva interesant.

Figura nr. 9 – Selectarea unei companii din baza de date curentă

Având în vedere că este o bază de date demonstrativă cu rol educaţional, vom găsi doar compania
Cronus 2, despre care trebuie să ştim că este o companie demo pusă la dispoziţie de Microsoft pentru
ca utilizatorii să poată exersa funcţionalităţile Navision.

2 Mulţumim pe această cale domnilor Iulian Motoi de la Elian Solutions şi David Dumitru de la Synergizer pentru
ajutorul acordat în configurarea sistemelor

7
 Figura nr. 10 – Selectarea companiei de lucru

Rezultatul obţinut în urma acestei acţiuni este unul destul de spectaculos, în sensul că se
modifică substanţial întreaga interfaţă grafică disponibilă pentru utilizatorul final.

8
 modulului curent

Module N

Figura nr. 11 – Componentele principale din Navision

Astfel, remarcăm faptul că în bara de titlu a aplicaţiei apare numele companiei pe care am
selectat-o din baza de date, iar în partea stângă, într-un stil asemănător Outlook, avem în partea de
jos modulele disponibile, iar la selectarea unui modul, în partea de sus apar sub formă arborescentă
opţiunile disponibile din acel modul. Selectarea unei anumite op ţiuni va avea ca efect apariţia unei
ferestre personalizate în care, dup ă caz, utilizatorul poate introduce date, poate realiza selecţii sau
poate lansa în execuţie diverse operaţiuni.

9
Navision 5.0 – Mediul de lucru, meniuri şi taste funcţionale
Octavian Dospinescu

Pentru a putea lucra eficient în Navision, este util să cunoaştem câteva noţiuni generale care
ţin de filosofia generală a interfeţei grafice. Astfel, există noţiunea de context de lucru curent care
se referă la ecranul care deţine focus-ul. După pornirea iniţială, ecranul este de fapt un spaţiu cu un
fundal gri pe care nu putem realiza prea multe lucruri. Avem nevoie de un ecran care s ă fie capabile
să primească comenzi de la utilizatori prin intermediul tastaturii sau al mouse-ului.

De exemplu, dacă selectăm modulul Cumpărări şi deschidem folderul cu opţiuni

Procesare Comenzi, avem posibilitatea de a acţiona pe opţiunea Furnizori. Ca rezultat imediat,
se deschide o fereastră denumită generic Fişă furnizor în care utilizatorul poate executa o mulţime
de operaţiuni legate de furnizorul curent, de întreaga listă de furnizori sau de cei viitori.

10
 Figura nr. 12 – Fişa unui furnizor în Navision 5.0

Acest lucru înseamnă automat şi modificarea contextului de lucru curent şi ca urmare se modifică
şi posibilităţile utilizatorului în ceea ce p riveşte acţiunile sale. În cazul în care la un moment dat
simţiţi că v-aţi „rătăcit” în Navision, gândiţi-vă că pot fi valabile două cazuri: chiar v-aţi rătăcit
☺, şi atunci trebuie o analiză serioasă a stadiului în care vă aflaţi, sau pur şi simplu aţi ajuns într-
un ecran pe baza unor acţiuni/selecţii consecutive. Vă recomandăm ca într-o astfel de situaţie să vă
uitaţi în partea din stânga jos pentru a identifica modulul curent şi apoi în partea din stânga sus
pentru a identifica opţiunea curentă.

În Navision sunt variante diverse de a manipula datele de pe formulare, îns ă cu un mic efort de
învăţare vom constata că abordarea este uniformă pe toată întinderea aplicaţiei. Oricând avem dubii
în legătură cu posibilităţile contextului curent, este suficient să apelăm meniul Ajutor, opţiunea
Prezentare generală taste F.

11
 Figura nr. 13 – Apelarea instrumentului de ajutor pentru contextul curent

Ce înseamnă de fapt această opţiune extrem de utilă? După cum se poate vedea şi în
imaginea următoare, ne sunt prezentate op ţiunile oferite de către aplicaţie în ceea ce priveşte
manipularea datelor prin intermediul tastelor funcţionale.

Figura nr. 14 – Tastele funcţionale disponibile pentru operaţiuni curente Astfel,

putem reţine următoarele taste de maximă importanţă:

• F2 - Editarea/Modificarea înregistrării curente;

• F3 – Adăugarea unei noi înregistrări;

• F4 – Ştergerea înregistrării curente;

• F5 – Prezentarea tuturor înregistrărilor sub formă de listă;

12
 •
F6 – Căutarea unei înregistrări în funcţie de un criteriu de căutare;

• F9 – Obţinerea unor date statistice centralizatoare şi analitice despre entitatea/înregistrarea

curentă.

Remarcăm faptul că în ecranul de ajutor care tocmai a fost afişat, avem posibilitatea de a
obţine şi combinaţii bazate pe tastele SHIFT şi CONTROL şi reţinem următoarele combinaţii de
bază:

• SHIFT + F8 – Sortarea/ordonarea listei curente în funcţie de un criteriu şi de o ordine

specificate ulterior de către utilizator;

Figura nr. 15 – Sortarea datelor în formularele Navision

SHIFT + F1 – Obţinerea unui ajutor contextual în legătură cu câmpurile disponibile pe

formular. În funcţie de dialectul selectat de către utilizator, explicaţiile sunt afişate în acel
dialect. Dacă de exemplu acţionăm această combinaţie de taste, vom remarca faptul că
săgeata cursorului se modifică şi putem să acţionăm click pe oricare dintre câmpurile

13
•
existente în formularul curent. Pentru exemplificare, noi am dat click pe câmpul care con ţine
denumirea furnizorului şi am obţinut informaţiile din imaginea următoare.

Figura nr. 16 – Ajutor contextual în Navision

14
 •
CTRL + F8 – panoramarea informaţiilor despre entitatea curentă. În cele mai frecvente
cazuri, informaţiile despre entitatea curentă sunt afişate în mai multe foi sau tab-uri care sunt
accesate de către utilizator în funcţie de categoria din care fac parte. Prin această combinaţie
de taste este posibil să vizualizăm, sub formă de listă, toate câmpurile şi valorile aferente
pentru entitatea curentă, conform modelului următor:

Figura nr. 17 – Panoramarea datelor cu CTRL + F8

• CTRL + F4 – închiderea ferestrei curente. Prin această combinaţie de taste se poate închide
fereastra activă în care este utilizatorul. De remarcat că fereastra master a aplicaţiei Navision
se poate închide cu ALT+F4.

Pe măsură ce vom rezolva diverse tipuri de exerciţii în Navision, este posibil să folosim şi
alte taste funcţionale sau combinaţii de taste, în funcţie de contextul de lucru curent. Oricum,
important şi util de reţinut este faptul că în orice moment putem apela meniul Ajutor/Prezentare
generală taste F şi ne putem dumiri în legătură cu posibilităţile pe care le avem la dispoziţie.

15
•

16
Navision 5.0 – Entităţi şi procese
Octavian Dospinescu

Scopul principal al unui sistem integrat este acela de a „stăpâni” întreaga organizaţie. Acest
deziderat presupune de fapt ca toate procesele economice ale companiei s ă poată fi implementate,
monitorizate, modificate şi controlate prin intermediul aplicaţiei integrate. Nu vom insista prea mult
asupra noţiunii de proces economic pentru că vom presupune (sperăm noi în mod corect ☺) că
cititorul acestui material este familiarizat cu aspectele esenţiale ale vieţii economice dintr-o
economie concurenţială.

Ca să nu trecem totuşi ca gâsca studenţească prin apa cunoaşterii, vom da câteva exemple
practice de procese care ar putea fi gestionate cu succes de un sistem de tip Enterprise Resource
Planning. Astfel, în funcţie de specificul activităţii companiei, poate fi vorba de:

• procesul de achiziţii de mărfuri;

• procesul de vânzare de mărfuri;

• procesul de transfer de bunuri dintr-o gestiune în alta;

• procesul de imputare a bunurilor lipsă de la gestionar;

• procesul de inventariere;

• procesul de producţie al unui produs finit;

• procesul de plată a datoriilor către furnizori, stat, salariaţi;

• procesul de încasare a creanţelor de la clienţi, salariaţi sau terţe persoane;

• procesul de evidenţiere a muncii şi remuneraţiilor angajaţilor.

Deşi lista anterioară este destul de consistentă, nu este nici pe departe completă în ceea ce
priveşte activitatea unei întreprinderi. În funcţie de specific, de zonă geografică şi de reglementările
legale în vigoare, putem discuta şi despre alte procese la fel de semnificative.

Evident că într-un astfel de proces pot interveni mai mulţi factori sau actori economici pe
care îi denumim la modul generic entităţi. Aceste entităţi pot fi:

• din mediul extern al întreprinderii: furnizori, clienţi, stat etc.;

17
• din mediul intern al întreprinderii: depozite proprii, salariaţi, mărfuri pe stoc etc.

18
 Într-un mod simplist, putem spune fără să greşim prea mult că un proces reprezintă de fapt
o legătură sau o relaţie care se stabileşte din punct de vedere economic între mai multe entităţi ale
întreprinderii. Îmbinând exemplificările de mai sus, procesul de achiziţie de mărfuri poate implica
de fapt următoarele entităţi: furnizorul de mărfuri, marfa în sine, depozitul în care este recep ţionată
marfa, transportatorul, gestionarul primitor. În tot acest proces trebuie avute în vedere mai multe
evenimente şi documente: comanda de achiziţie, factura, dispoziţia de livrare, nota de recep ţie şi
constatare de diferenţe. De multe ori se întâmplă ca efectul „final” al unui proces să constituie
„intrare” pentru alt proces. Continuând exemplul nostru, achiziţia pe bază de factură generează o
datorie faţă de furnizor, iar această datorie reprezintă un punct de plecare în procesul de plată a
datoriilor.

Având în vedere că am cam exagerat în paragrafele anterioare cu elementele teoretice,

considerăm că ar fi util în acest moment să facem un exemplu practic, deşi unii ar fi fost de p ărere
că ar fi fost mai indicată o pauză de cafea ☺ care să ne liniştească puţin durerea de cap.

Aşadar, scopul exerciţiului pe care îl vom implementa este definit astfel:

Să se realizeze comanda şi achiziţia unui produs de la un furnizor şi să se evidenţieze

la final următoarele aspecte: documentul de achiziţie, situaţia produsului, starea contului
furnizor (datoria faţă de furnizor). Furnizorul se numeşte Agentul Octav SRL, iar produsul
se numeşte Ceasca de Ceai şi este livrat la bucată. Se va da comandă de 100 de astfel de bucăţi.

Analizând cerinţa problemei, constatăm că nu am făcut deloc bine că nu am luat o pauză prelungită,
dar pe de altă parte putem gândi la modul optimist că ceea ce nu ne doboară, ne întăreşte. Ca urmare,
mai citim încă o dată cu atenţie textul exerciţiului şi identificăm că este vorba despre un proces de
achiziţie şi, la prima vedere, ar fi vorba de entităţile furnizor, produs şi eventual depozit.
Documentele implicate sunt: comanda, factura, nota de recepţie.

Suntem optimişti în continuare şi alegem din Navision modulul Cumpărări. În fereastra de opţiuni
a acestui modul, alegem nodul Procesare comenzi şi observăm că avem posibilitatea de a deschide
ecrane pentru entităţi şi documente specifice procesului de achiziţie.

19
 Figura nr. 18 – Opţiuni disponibile în modulul Cumpărări
Mai întâi ne vom axa pe introducerea datelor despre noul furnizor. În fişa furnizorului acţionăm
butonul F3 pentru a adăuga noul furnizor şi remarcăm că formularul s-a golit de vechile date şi că
putem să introducem datele noii entităţi. Primul câmp, Nr, reprezintă de fapt cheia primară a tabelei
furnizor şi cel mai adesea se alocă în mod automat; este necesar ca în acest câmp să acţionăm tasta
ENTER pentru a se genera noul cod disponibil pentru furnizorul nostru.

20
 Figura nr. 19 – Fişa iniţială a unui nou Furnizor

Sunt foarte multe aspecte care merită discutate în legătură cu această fişă a furnizorului. Vom insista
ceva mai mult asupra ei şi vom constata că o parte dintre aceste aspecte se regăsesc, la nivel
conceptual, şi în cazul altor entităţi (clienţi, facturi, produse etc.). Deşi secvenţa de imagini s-ar
putea să fie cam obositoare, considerăm că prezentarea lor este un câştig (binemeritat de altfel☺)
pentru cititorul nostru.

Aşadar, remarcăm că în ecranul de definire al furnizorului avem mai multe foi/tab-uri în partea de
sus:

• General – conţine date generale de identificare ale furnizorului: cod (generat automat),
nume, adresă, localitate, cod poştal, ţară, telefon, sold curent, starea contului;

• Comunicare – conţine elemente de contact: telefon, fax, adresă e-mail, pagina web;

• Facturare – conţine elemente legate de facturarea produselor primite de la acest furnizor:

tipul operaţiunilor de achiziţie, tipul TVA, tipuri de reduceri primite;

• Plăţi – conţine detalii legate de condiţiile şi modalităţile generale de plată ale datoriilor faţă
de furnizor;

21
 • Primire – conţine date despre recep ţiile efectuate pentru livrările primite de la acest
furnizor: metoda de livrare, locaţie recepţiei etc.;

• Comerţ exterior – conţine date despre valuta utilizată în cazul tranzacţiilor de comerţ
exterior, precum şi codul unic de identificare al furnizorului.

Datele pe care le precizăm în aceste tab-uri pot fi oricând modificate în funcţie de

schimbările care au loc în starea furnizorului, precum şi în funcţie de înţelegerile contractuale.
Având clarificate aceste aspecte de bază, vom completa datele din fiecare tab pentru furnizorul
despre care am discutat în cerinţele problemei.

Figura nr. 20 – Datele de pe tab-ul General

22
Pe lângă datele generale arhicunoscute (nr, nume, adresă, cod poştal, localitate, ţară, telefon),
observăm că în partea din dreapta avem câteva câmpuri mai deosebite:

• Sold (MN) – reprezintă soldul curent (în monedă naţională) al furnizorului;

• Cod cumpărător – reprezintă codul persoanei din compania noastră despre care se
presupune că va lansa cel mai frecvent comenzi de achiziţie către acest furnizor;

• Blocat – un furnizor poate fi blocat (din diverse motive) pentru plata datoriilor.

Tab-ul Comunicare este destul de facil, iar o parte dintre date sunt preluate automat din tab-
ul General.

Figura nr. 21 – Tab-ul Comunicare al furnizorului curent

Un tab foarte important în contextul procesului nostru este cel de Facturare. În ceea ce priveşte
câmpul Plată-la-furnizor-nr, dacă facturile pentru articole de la acest furnizor din aceast ă fişă
trebuie plătite la un alt furnizor, trebuie să introduceţi aici numărul furnizorului la care trebuie să
plătiţi. Programul va introduce acest număr furnizor ca număr implicit în oferte, comenzi, facturi şi
note de credit, dar veţi avea posibilitatea să-l modificaţi.

23
 Figura nr. 22 – Tab-ul Facturare pentru furnizorul curent

Având în vedere că dorim ca viitoarele plăţi să se realizeze în contul acestui furnizor, lăsăm
neschimbat acest câmp. De o deosebită importanţă sunt următoarele câmpuri:

• Grup înreg. contabilă operaţiuni economice: reprezintă „şablonul de comportament”

pentru achiziţii/vânzări în ceea ce priveşte conturile de cheltuieli/venituri asociate cu
furnizorul curent. Alegem varianta NATIONAL, deoarece are deja definite conturile
aferente pentru achiziţii interne.

• Grup înreg. TVA operaţii economice: reprezintă „şablonul” de taxare în materie de Taxă
pe valoare adăugată care va fi aplicat furnizorului curent. Alegem varianta NATIONAL,
deoarece are deja definite tipurile de TVA 9% şi 19% pentru achiziţiile interne.

• Grupă înreg. furnizori: reprezintă de fapt contul contabil de datorii în care se înregistrează
achiziţiile de la acest furnizor. În România, la ora actuală, este vorba despre contul 401 –
Furnizori interni. În varianta demo de Navision cu care lucr ăm prezentul material, este vorba
de contul 5410 – Furnizori interni.

• Cod reducere factură: reprezintă un cod care poate fi asociat acestui furnizor. Sunt situaţii
în care, pe bază de contract, la valori/volume diverse, intervin automat reduceri asociate.
Sistemul permite definirea unor clase de reduceri care apoi să fie asociate furnizorilor.

24
 În ceea ce priveşte tab-ul Plăţi, putem stabili câteva elemente ce ţin de aspectul financiar al
tranzacţiilor, respectiv modalitatea generală de plată a datoriilor către furnizor.

Figura nr. 23 – Tab-ul Plăţi

Optăm pentru metoda de aplicare manuală, ceea ce înseamnă că în momentul în care vom
desfăşura o plată, vom putea preciza în mod explicit care este factura pentru care se realizează plata
respectivă. O altă variantă de aplicare este aplică celui mai vechi, ceea ce înseamnă că datoriile se
sting în ordine cronologică.

De asemenea, în această secţiune, putem preciza diverse condiţii şi metode de plată pentru
furnizorul în cauză, iar în partea dreaptă putem vedea situaţia financiară a momentului în ceea ce
priveşte soldul şi plăţile în curs.

În ceea ce priveşte tab-ul Primire, aici putem specifica elemente definitorii ale recep ţiilor
de bunuri de la acest furnizor.

25
 Figura nr. 24 – Tab-ul Primire

Cod locaţie reprezintă de fapt depozitul sau gestiunea din cadrul companiei noastre în care ne
aşteptăm să avem cele mai frecvente recep ţii de la acest furnizor. Putem selecta din mai multe
Metode de livrare, în funcţie de înţelegerea contractuală pe care o avem încheiată.

Tab-ul de Comerţ exterior este util atunci când furnizorul face parte din spaţiul european sau din
exteriorul U.E.

26
 Figura nr. 25 – Tab-ul Comerţ exterior

La momentul de faţă considerăm că este util să completăm codul unic de identificare (CUI) al
furnizorului, iar restul rubricilor să le lăsăm necompletate.

Închizând această fereastră, putem spune că avem în baza de date un nour furnizor! ☺ Luaţi un
pic de valul exuberanţei, încercăm să vedem ce putem face cu acest nou furnizor. Mai întâi acţionăm
încă o dată opţiunea Furnizori şi vom constata că suntem poziţionaţi pe Agentul Octav SRL. În
partea de jos a acestui ecran există butonul Furnizor şi dacă îl acţionăm, se va deschide o listă de
opţiuni din care alegem pentru început Statistică (F9). Ecranul care va ap ărea prezintă o statistică
succintă a acestui furnizor, iar situaţia nu ar trebui să constituie o surpriză având în vedere că nu am
efectuat până acum nici o tranzacţie.

27
 Figura nr. 26 – Statistica actuală a furnizorului curent

După ce am constatat că furnizorul este „cuminte” în baza de date şi că nu a fugit nicăieri, ne aducem
aminte (cu greu, ce-i drept ) despre cerinţele iniţiale ale problemei. Era vorba acolo de un produs
care trebuia achiziţionat de la acest furnizor. Având probabil mulţi băutori de ceai în zona noastră
de interes, decidem deci să achiziţionăm 100 de Ceşti de Ceai.

Următoarea etapă constă în adăugarea acestui produs în nomenclatorul de produse, pentru că o

regulă de bază în Navision zice cam aşa: nu putem să achiziţionăm de la un furnizor inexistent, nu
putem achiziţiona/vinde produse pe care nu le avem în nomenclator, nu putem vinde unui client pe
care nu-l avem înregistrat în prealabil în baza noastră de date. Ca urmare, mergem rapid în folderul
de opţiuni Stocuri şi costuri din modulul Cumpărări şi ne poziţionăm cu încredere pe op ţiunea
Articole.

28
 Figura nr. 27 – Adăugarea unui nou articol în baza de date

Ecranul care se deschide are aceleaşi reguli ca cele discutate în cazul furnizorului şi nu vom mai
insista prea mult asupra lor, ci vom prefera să prezentăm situaţia tab-urilor General şi Facturare,
care sunt cele mai relevante în acest context.

29
 Figura nr. 28 – Tab-ul General pentru noul produs

Numărul unic de identificare al noului produs se obţine acţionând tasta ENTER în primul câmp al
formularului.

30
 Figura nr. 29 – Tab-ul Facturare pentru noul articol din baza de date

Din acest tab, cele mai importante câmpuri sunt cele referitoare la metoda de cost, şi cele ce ţin de
înregistrările contabile: Gr.înreg.contab.produs, Grup ă înreg.TVA produs, Grupă înreg. stocuri. De
asemenea, remarcăm bifa existentă pe câmpul Se permite reducere factură.

După ce închidem fereastra, produsul se salvează în baza de date şi la o eventuală redeschidere a

fişei sale, putem apela butonul F9 pentru a vizualiza, de data aceasta, statistica ce ţine de produs.

31
 Figura nr. 30 – Statistica aferentă noului produs

Se pare că încet-încet ne îndeplinim „obligaţiile” solicitate de problema economică ce a fost

enunţată câteva pagini mai înainte. Urmează în scenă comanda de aprovizionare pe care o trimitem
furnizorului.

32
 Figura nr. 31 – Introducerea unei noi comenzi de aprovizionare către furnizor

În Navision, majoritatea documentelor economice se constituie din dou ă părţi importante:

componenta de antet (header) şi componenta de detalii (body/details). Această abordare provine din
faptul că, de exemplu, pe o comandă se pot specifica mai multe produse, în cantităţi diferite, şi ca
urmare zona de conţinut a comenzii poate avea un număr diferit de linii.

33
 a comenzii

Zona de
a comenzii

Figura nr. 32 – Schema generală a comenzii către furnizor Completarea

comenzii de achiziţie se realizează destul de uşor:

• În zona de antet a comenzii, în tab-ul General, selectăm codul furnizorului Agent Octav
SRL şi apoi navigăm în alt câmp; vom remarca faptul că datele despre furnizor sunt preluate
automat din nomenclator, dar putem modifica orice câmp, în funcţie de situaţia curentă a
comenzii.

• În zona de detaliu a comenzii, selectăm Articol în coloana Tip, apoi alegem numărul
corespinzător articolului Ceasca de Ceai şi precizăm cantitatea dorită în cadrul liniei
curente.

34
 Figura nr. 33 – Comanda completată pentru furnizorul Agentul Octav SRL

De menţionat este faptul că în zona de detalii, câmpul Cost unitar direct Excl.TVA reprezintă de
fapt costul unitar al produsului de pe linia respectivă. Să mai remarcăm şi că anumite caracteristici
au fost „aduse” din fişa produsului (codul locaţiei, unitatea de măsură). Pe măsură ce completăm
comanda, în partea din dreapta se actualizează câmpul Disponibilitate, în funcţie de cantităţile
precizate de noi.

Salvarea comenzii se realizează prin simpla închidere a formularului. La o viitoare redeschidere a

comenzii, avem posibilitatea de a vizualiza cu tasta F9 statistica referitoare la comandă.

35
 Figura nr. 34 – Statistica sintetică a comenzii curente

Putem astfel să vedem valoarea estimată pentru TVA, precum şi valoarea estimată toală (brută) a
comenzii lansate. Pentru a previzualiza comanda, în partea de jos a ferestrei avem butonul
Imprimare şi apoi apelăm opţiunea Examinare. În felul acesta putem vedea şi eventual lista la
imprimantă comanda. Din motive de spaţiu editorial, nu putem prezenta în detaliu opţiunile de
raportare ale Microsoft Navision, dar vă recomandăm călduros să apelaţi cu

încredere butoanele de export în Word sau Excel din bara de instrumente ( ). Sunt
deosebit de utile şi de puternice pentru toate documentele pe care le administrăm în Navision.

Următorul pas constă în primirea bunurilor şi a facturii de la furnizor. Vom merge mai întâi pe
varianta simplă în care livrarea este integrală, adică primim toate cele 100 de ceşti de ceai, însoţite
de factură. Cum se înregistrează această operaţiune? Foarte simplu:

• se deschide comanda creată în etapa precedentă;

• se precizează numărul facturii de la furnizor;

• se acţionează butonul Înregistrare;

• se alege opţiunea Înregistrare (F11).

36
 Figura nr. 35 – Înregistrarea facturii primite de la furnizor pe baza comenzii

După declanşarea acestei opţiuni, putem selecta tipul de recep ţie: simplă sau cu factură inclusă. Am
precizat anterior că vom aborda cel mai simplu model şi ca urmare, bifăm Recepţie şi Factură.

Figura nr. 36 – Tipul de livrare de la furnizor

Ca rezultat imediat, observăm că „dispare” comanda şi este posibil să vedem un mesaj foarte rapid
referitor la transformarea comenzii în factură. Ce s-a întâmplat de fapt? S-a „închis” comanda lansată
datorită faptului că s-a efectuat o livrare pe bază de factură de la furnizor. Având în vedere că livrarea
şi facturarea au fost complete, adică au coincis cu datele de pe comanda iniţială, vom regăsi o factură

37
şi o recepţie corespunzătoare acestei comenzi. Pentru a găsi aceste documente, mergem în folderul
Istoric şi apelăm pe rând opţiunile Facturi înreg. şi Recepţii înreg.

Figura nr. 37 – Regăsirea documentelor generate automat

Datele din documentele pe care le vizualizăm sunt de tip read-only, adică nu pot fi modificate de
către utilizator. De fapt este normal să fie aşa pentru că ele sunt în realitate documente primite de la
furnizor şi deci utilizatorul nu are dreptul să modifice datele de pe ele.

38
 Figura nr. 38 – Factura primită de la furnizor

În acest document electronic, remarcăm în partea din dreapta numărul comenzii iniţiale, numărul
facturii de pe documentul emis de furnizor, iar în partea de sus observăm şi faptul că în baza noastră
de date, acest document a primit un număr de identificare unic.

Dacă apelăm din bara de instrumente butonul de export în Microsoft Word, vom putea să vedem
factura desfăşurată. S-ar putea ca cititorul să considere următorul exemplu drept o risip ă de spaţiu,
însă promitem că pe viitor nu vom abuza de această opţiune☺.

108033 Agentul Octav SRL - Factură cumpărare înreg.

General
Nr. 108033 Data înreg. 01/27/08

39
Data documentului 01/27/08

Cumpărare-de la furnizor nr.

V00020

Cumpărare-de la contact nr.

CT000147 Oferta nr.

Cumpărare-de la nume
furnizor Agentul Octav SRL Nr. comandă 106029

Cumpărare-de la adresa Str. Universitatii, Nr. 1 BIS

Nr. preasociat

Cumpărare-de la adresa 2 Nr. comandă furnizor

Cumpărare-de la cod Nr. factură furnizor

poştal/localitate 700706 Iasi 22555

Nr. document vamal import

Cumpărare-de la contact

Cod adresă comandă

Nr. imprimări 0

Cod cumpărător AH

40
Centru de responsabilitate
BUCUREŞTI

Facturare
Plată-la furnizor nr. V00020 Departament Cod

Plată-la contact nr. CT000147 Proiect Cod

Plată-la nume Agentul Octav SRL

Cod condiţii de plată

Plată-la adresa Str. Universitatii, Nr. 1 BIS

Data scadenţei 01/27/08

Plată-la adresa 2

% Reducere la plată 0

Plata-la cod poştal/localitate

700706 Iasi

Dată reducere la plată

Plată-la contact Cod metodă de plată

Livrare

41
Livrare-la nume Depozitul Roşu Cod locaţie ROŞU

Livrare-la adresa Strada Principală, 2

Cod metodă livrare LIVRARE

Livrare-la adresa 2

Data estimată pentru recepţie

Livrare-la cod poştal/localitate

GB-TN27 6YD Ashford

Livrare-la contact Carole Poland

Comerţ exterior
Cod valută

Comerţ terţ UE Nu

BizTalk
Factură cumpărare BizTalk Nu

Data primirii

Ora primirii

42
 Cost unitar
direct Excl.
Cod unitate TVA
de măsură Sumă %
Preţ unitar linie Excl. reducere
Tip Nr. Descriere Cantitate (MN) TVA linie

Articol 70062 Ceasca de Ceai 100 BUC 15.00 30.00 1,500.00

Având în vedere că am creat şi generat o mulţime de documente, ar fi cazul să facem puţină ordine
prin situaţia curentă. Aşadar, am comandat şi am primit de la furnizorul Agentul Octav SRL 100 de
ceşti de ceai la cost unitar (fără TVA) de 15 lei. Ce efecte are această tranzacţie? Sintetic,
modificările cele mai însemnate ar trebui să fie următoarele:

• datoria faţă de furnizor a crescut cu 1.500 lei (plus TVA aferent);

• stocul din depozitul Roşu a crescut cu 100 bucăţi;

• în lista facturilor primite de la furnizorul Agentul Octav SRL s -a adăugat factura generată
anterior.

Pentru a vedea soldul curent al furnizorul Agentul Octav SRL, deschidem fişa aferentă şi
observăm că s-a actualizat câmpul Sold (MN) cu valoarea brută (1.500 + TVA).

43
 Figura nr. 39 – Actualizarea automată a soldului furnizorului

Este foarte util să acţionăm pe săgeata din dreptul câmpului Sold (MN) pentru a vedea care este de
fapt componenţa analitică a acestei valori.

44
 Figura nr. 40 – Componenţa detaliată a soldului furnizor

Aşa cum ne-am aşteptat, este vorba despre factura nr. 22555 primită de la furnizor pe baza comenzii
106029. Această factură a primit în baza noastră de date numărul intern 108033. Acţionând click pe
butonul Navigare, şi apoi click pe Afişare, putem vedea documentele primare care stau la baza
soldului.

Într-un mod oarecum similar, putem vedea situaţia curentă a soldului pentru produsul Ceaşcă de
Ceai, mergând în fişa corespunzătoare.

Figura nr. 41 – Stocul pentru produsul CEASCA DE CEAI

În mod similar, acţionând click pe săgeata din dreptul valorii 100, aflăm care este componenţa
analitică a acestui stoc.

45
46