MINISTERUL INVESTIȚ IILOR Ș I PROIECTELOR

EUROPENE
REGISTRATURA
44/24.05.2021 Număr 51546
INSTRUCŢIUNEA nr. ………………………………. Data 24.05.2021

privind modul de verificare in sistemului informatic

SMIS2014+/MYSMIS2014
a achizitiilor pentru contractele de finanţare implementate în cadrul
Programului Operaţional Competitivitate

Având în vedere:
• Art. 122 alin 3 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 privind obligaţia statelor membre
de a asigura schimbul electronic de date între beneficiari şi structurile din sistemul de
management şi control, permitând beneficiarilor să prezinte, într-o singură transmitere,
toate informaţiile necesare, cu modificările şi completările ulteriore;
• Manualele de utilizare MYSMIS2014

Direcţia Generală Programe Europene Competitivitate 2014-2020

emite următoarea Instrucţiune:

Art. 1. Documentele privind achiziţiile vor fi transmise prin utilizarea

SMIS2014+/MYSMIS2014 - Modulul Achiziţii/Planul de achizitii. Beneficiarii POC se
vor asigura de introducerea datelor in sistemul informatic in concordanta cu
informatiile mentionate in documentele aferente achizitiilor derulate in cadrul
proiectului astfel :
a) Conform prevederilor contractului de finanțare, beneficiarul are obligatia, ca în termen de 10
zile lucrătoare de la data atribuirii unui contract de achiziție să transmită spre verificare OIPOC
dosarul procedurii de achizitie desfasurata ( exceptie fac achizitiile directe, acestea se vor analiza
concomitent cu verificarea administrativa a CR).
b) Conform art. 4 alin.1 lit.a din O.U.G 65/2020 :”beneficiarii proiectelor transmit către autorităţile
de management sau, după caz, către organismele intermediare, prin modulul Comunicare al
sistemului informatic SMIS2014+/MySMIS2014 o notificare privind finalizarea procedurii de achiziţie
publică/sectorială;”. Această notificare va fi transmisă împreună cu „ Pdf generat” de sistem privind
dosarul achiziției. La momentul transmiterii dosarului, beneficiarul va bifa modulul ACHIZITII.
c) Beneficiarul va încărca dosarul achiziției în modulul achiziții prin atașarea documentelor
corespunzătoare în secțiunile din aplicația SMIS 2014+/MYSMIS2014 aferente etapelor de derulare a
procedurii de achiziţie, respectiv: Planificare, Publicare, Participanți procedură, Rezultat evaluare,
Contract achiziție, Acte adiționale.
d) La încărcarea dosarului de achiziție în MySMIS, beneficiarii vor avea în vedere prevederile
Manualului de utilizare MySMIS2014 Frontoffice pus la dispoziție beneficiarilor pe site-ul MFE
http://mfe.gov.ro/my-smis/ , încărcarea documentelor se va face conform Anexei 1 la prezenta
instrucțiune.
Art. 2. Toate cererile de plată / rambursare ale Beneficiarului trebuie să fie însoțite de următorul
formular: Situația achizițiilor aferente Cererii de Plată/Rambursare nr../... (Anexa 2 la prezenta
Instrucțiune), completat corespunzător de beneficiar cu informații despre toate achizițiile
pentru care se solicită plata/rambursarea cheltuielilor, inclusiv toate achizițiile directe din
cerere. Totodată, dacă este cazul, vor fi precizate toate actele adiționale care au implicații în
derularea contractelor, indiferent dacă au sau nu impact financiar. La încărcarea cererilor de
plată/rambursare/aferente cererilor de plată în aplicația SMIS 2014+/MYSMIS2014, beneficiarii
vor avea în vedere transmiterea pe lîngă documentele solicitate conform Instructiunii nr.
6/10.05.2018 și a informațiilor conform Anexei 2 la prezenta instrucțiune.

Art. 3. La nivel OI, in momentul verificarii achizitiilor, se va realiza verificarea datelor

introduse de catre beneficiar in SMIS2014+/MYSMIS2014 - Modulul Achiziţii/ Planul de
achizitii. Cererile de rambursare/plata vor fi avizate de catre OI dupa constatarea
conformitatii dintre date introduse in sistemul informatic si cele din documentele
justificative aferente achizitiilor. Anexa la Centralizatorele cererilor de
rambursare/plata va contine urmatoarul paragraf „La momentul verificarii informatiile
din SMIS2014+/MYSMIS2014 in ceea ce priveste achizitiile aferente cheltuielilor
solicitate in cererile de rambursare/plata sunt in conformitate cu documentele
justificative”
Art. 4. La nivel AM, se va reperforma activitatea de verificare a achizitiilor conform PO 08
DGPEC si PO 14 DGPEC.AM-ul si OI-urile isi vor modifica procedurile operationale
corespunzator.
Art. 5. Instrucțiunile AM POC nr.5/10.05.2018 și nr.6/10.05.2018 se completează în mod
corespunzător cu prevederile prezentei Instrucțiuni.
Art. 6. Autoritatea de Management pentru Programul Operațional Competitivitate și
Organismele Intermediare vor duce la îndeplinire prezenta Instrucțiune prin publicarea
pe site-urile acestora, în vederea informării beneficiarilor proiectelor finanțate prin
Programul Operațional Competitivitate.

Svetlana GOMBOS GOMBOS Digitally signed by GOMBOS

SVETLANA
Director general SVETLANA Date: 2021.05.24 14:50:48
+03'00'

Avizat: Director General Adjunct Ciprian Constantin GHIOC

GHIOC CIPRIAN- Digitally signed by GHIOC CIPRIAN-CONSTANTIN
DN: c=RO, l=Bucuresti, o=Ministerul Investitiilor si Proiectelor
Europene, sn=GHIOC, givenName=CIPRIAN-CONSTANTIN,

CONSTANTIN
serialNumber=200506245GCC34, name=GHIOC CIPRIAN-
CONSTANTIN, cn=GHIOC CIPRIAN-CONSTANTIN
Date: 2021.05.24 14:10:16 +03'00'

Avizat: Director Florentina CONSTANTINESCU

Digitally signed by CONSTANTINESCU FLORENTINA

CONSTANTINESCU FLORENTINA Date: 2021.05.24 13:12:09 +03'00'

Intocmit: Nicusor CIOCANEA Nicusor-Daniel Digitally signed by Nicusor-

Daniel Ciocanea
Ciocanea Date: 2021.05.24 12:51:58 +03'00'
 Anexa nr. 1

Documente justificative ce se vor încărca de către beneficiari la fiecare secțiune din Modulul
Achiziții MySMIS

Proceduri de atribuire conform Legii 98/2016

Planificare Publicare Participanți Rezultate evaluare Contract Acte

procedură achiziție adiționale
Documentație Anunţ de intenţie şi Dovada Procese verbale de Contract/acord- Acte
consultarea dovada transmiterii depunerii în evaluare (ex. cadru de servicii, adiționale la
pietei acestuia spre termen a verificare garanție furnizare sau contract
(specificatii publicare în SEAP şi ofertelor de participare și lucrări, inclusiv (dacă este
tehnice, JOUE (dacă este Garanția de formular DUAE, anexele (dacă cazul);
anunțul de cazul); participare, evaluare tehnică, este cazul); Note
participare la Anunț de după caz evaluare financiară, Contracte justificative
consultarea participare/Invitație Declaratie de evaluare informații subsecvente, aferente
pieței, ofertele de participare SICAP participare prezentate în inclusiv anexele acte
pentru / JOUE; ofertanți; formularul DUAE); (dacă este cazul); adiționale.
consultarea Fișa de date; Documente Contestații, inclusiv Dovada
pietei, raportul Formular DUAE; calificare deciziile CNSC (dacă constituirii
consultarii – Draft de contract; (DUAE si este cazul); garanţiei de bună
dacă este Formulare; declaratii, Raportul procedurii; execuţie, sau
cazul); Caiet de sarcini; documente Comunicări privind după caz, dovada
Plan de Declarație persoane justificative rezultatul deschiderii
achiziții funcție de decizie; DUAE); procedurii; contului de
aferent Solicitare/Decizie Proces verbal Anunț de atribuire și garanţie de bună
proiectului; verificare ex-ante de deschidere dovada transmiterii execuţie şi a
Referat de conform OUG a ofertelor spre publicare în virării sumei
necesitate / 98/2017; (dacă este SICAP / JOUE; minime impuse
nota de Solicitări de cazul); Notificările prin contract;
fundamentare; clarificări si Propunere prealabile, împreună Documente care
Strategie de răspunsurile primite tehnică; cu măsurile adoptate atestă recepția
contractare; în etapa de Oferta de către autoritatea serviciilor/
Decizie de depunere a financiară. contractantă, după produselor /
anulare a ofertelor; Solicitări de caz. lucrărilor, dacă
procedurii Eventuale contestații clarificări și Hotărâri ale este cazul;
anterioare de privind răspunsurile Instanțelor de Documentul
atribuire (dacă documentația de aferente; judecată referitoare constatator care
a fost cazul). atribuire (dacă este Decizie la procedura de conţine
cazul); comisie de atribuire, după caz. informaţii
Erate la anunţul de evaluare; Notificare ANAP, referitoare la
participare (dacă Declarații decizia de verificare îndeplinirea
este cazul) confidențialita ANAP, note obligaţiilor
Notificările te și intermediare ANAP, contractuale de
prealabile, împreună imparțialitate; avize consultative către contractant
cu măsurile adoptate ANAP (dacă este (dacă este cazul);
de către autoritatea cazul); Orice alt
contractantă, după Rapoarte de document suport
caz. specialitate pentru
Hotărâri ale întocmite de experţii justificarea
 Instanțelor de cooptaţi (dacă este cheltuielilor
judecată referitoare cazul). solicitate la
la procedura de rambursare
atribuire, după caz. (notificări, note,
decizii,
declaraţii,
adrese), dacă
este cazul.

Procedură competitivă conform Ordin MFE 1284/2016

Planificare Publicare Participanți Rezultate evaluare Contract Acte

procedură achiziție adiționale
Documentație Anunț de participare Dovada Decizie comisie de Contract/acord- Acte
consultarea publicat pe depunerii în evaluare (dacă este cadru de servicii, adiționale la
pieței www.fonduri-ue.ro; termen a cazul); furnizare sau contract
(specificații Erata la anunț, dacă ofertelor Declaraţii pe propria lucrări, inclusiv (dacă este
tehnice, anunțul este cazul Documente de răspundere din care anexele (dacă cazul);
de participare la Invitațiile transmise calificare rezultă că ofertantul este cazul); Note
consultarea suplimentar către (dacă este câştigător / Contracte justificative
pieței, ofertele operatorii cazul); solicitantul / subsecvente, aferente
pentru economici, dacă este Propunere beneficiarul privat inclusiv anexele acte
consultarea cazul tehnică; nu a încălcat (dacă este cazul); adiționale.
pietei, raportul Specificații Oferta prevederile Documente care
consultarii – tehnice/Caiet de referitoare la atestă receptia
financiară.
dacă este cazul); sarcini; conflictul de serviciilor/produs
Justificarea Draft de contract; interese; elor/lucrărilor.
criteriilor de Formulare; Solicitări de
selecție/calificar Solicitări de clarificări si
e; clarificări si răspunsurile
Plan de achiziții răspunsurile primite aferente;
aferent în etapa de Notă justificativă de
proiectului; depunere a atribuire;
Referat de ofertelor; Anunț de atribuire
necesitate / Eventuale contestații publicat pe
nota de privind documentele www.fonduri-ue.ro;
fundamentare achiziției precizate Contestații, inclusiv
(dacă este mai sus (dacă este decizii ale
cazul); cazul). instanțelor de
Notă privind judecată (dacă este
determinarea cazul).
valorii estimate;
Decizie de
anulare a
procedurii (dacă
a fost cazul).
 Achiziție directă conform Legii 98/2016

Planificare Publicare Participanți Rezultate evaluare Contract Acte

procedură achiziție adiționale
Documentație Detaliu cumparare Oferte Detaliu cumparare Contract (dacă Acte
consultarea directa catalog directa catalog SICAP este cazul), adiționale la
pietei SICAP factură, contract
(specificatii comandă, bon (dacă este
tehnice, fiscal, cazul);
anunțul de documente de Note
participare la transport sau justificative
consultarea altele, după caz; aferente
pieței, ofertele Documente care acte
pentru atestă receptia adiționale.
consultarea serviciilor/
pietei, raportul produselor/lucrăr
consultarii – ilor.
dacă este
cazul);
Plan de
achiziții
aferent
proiectului;
Referat de
necesitate /
nota de
fundamentare;
Notă privind
determinarea
valorii
estimate;

Achiziție directă conform Ordin 1284/2016

Planificare Publicare Participanți Rezultate evaluare Contract Acte

procedură achiziție adiționale
Documentație Solicitare de oferte Oferte Raport de evaluare Contract (dacă Acte
consultarea (dacă este cazul) a ofertelor (dacă este cazul), adiționale la
pieței este cazul). factură, contract
(specificații comandă, bon (dacă este
tehnice, fiscal, cazul);
anunțul de documente de Note
participare la transport sau justificative
consultarea altele, după caz; aferente
pieței, ofertele Documente care acte
pentru atestă receptia adiționale.
consultarea serviciilor/
pietei, raportul produselor/lucrăr
consultarii – ilor.
dacă este
cazul);
Plan de
achiziții
aferent
proiectului;
Referat de
necesitate /
notă de
fundamentare
(dacă este
cazul);
Notă privind
determinarea
valorii
estimate.
 Anexa nr. 2

Situaţia achiziţiilor aferente Cererii de Plată/Rambursare nr...../…………..

Valoare ID dosar
Nr./ data Tip procedura(se
contract/act va alege tipul Suma Dosarul achizitie
contract/act procedurii CR/CP la
adiţional Suma solicitată achiziției MYSMIS si ID
adiţional/ conform ART. 68 care achiziția
/Factură din Legea solicitată la a fost CONTRACT/
Nr. Factură Contra 98/2016 sau a mai fost
fiscală/alt anterior la rambursar depus ex- FACTURA
crt fiscală/alt ctor conform solicitata la
document Ordinului rambursar e/plată în ante
document 1284/2016) sau rambursare/
justificativ e/plată cererea
justificativ achiziție directă, plata
(după caz) dacă este cazul curentă DA/NU
(după caz)
(fara TVA)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Direcţia Generală Programe Europene Competitivitate

Str. D.I. Mendeleev, nr. 36-38, Sector 1, București
contact.minister@mfe.gov.ro
www.mfe.gov.ro