Instruc - Iune Tabele UNA 2024

Director Resurse Umane
Mirela Senatov
__________________________
Instrucțiune
privind completarea și confirmarea tabelelor în șiștemul

informational UNA
Inștrucțiune referitor la crearea, completarea tabelelor de pontaj
Martie 2022
Cuprins
Cuprins
1. Acceșarea șiștemului informațional UNA . ......................................................................................................................... 4
2. Deschiderea tabelului ................................................................................................................................................................. 4
3. Verificarea perioadei în filtru .................................................................................................................................................. 5
4. Crearea tabelului de pontaj ...................................................................................................................................................... 5
5. Indicarea numărului magazinului ......................................................................................................................................... 6
6. Completarea cu informațiile aferente angajaților ........................................................................................................... 7
7. Încărcarea tabelului de pontaj ................................................................................................................................................ 8
7.1. Model tabel încărcat ......................................................................................................................................................... 8
7.2. Сотрудник – Salariatul .................................................................................................................................................... 9
7.3. Должность ......................................................................................................................................................................... 10
7.4. Тариф/Оклад ................................................................................................................................................................... 11
7.5. Intervalul 1-31/30/28 (zilele lunii) – ..................................................................................................................... 12
7.5.1. Regimul de muncă.................................................................................................................................................. 13
7.5.2. Indicarea orelor de lucru .................................................................................................................................... 14
7.6. Всего часов по графику – Total ore conform graficului................................................................................ 14
7.7. Отклонение от нормы графика- Abaterea orelor .......................................................................................... 15
7.8. Праздничные часы-Ore de șărbătoare................................................................................................................. 16
7.9. Ночные часы- Ore de noapte..................................................................................................................................... 17
7.10. Больничные часы- Ore Concediu medical .................................................................................................... 19
7.11. Oтпуск часы- Ore Concediu anual ...................................................................................................................... 20
7.12. Всего часы (График+прадник+ночные+B+CA)- Total ore ................................................................... 21
7.13. Часы инвентаризаций – Ore inventar ............................................................................................................. 22
7.14. Дни отпуска- Zile Concediu anual ...................................................................................................................... 23
7.15. Дни больничный- Zile Concediu medical ....................................................................................................... 24
7.16. Dubl_Day – Zile duble ................................................................................................................................................ 25
7.17. Код основной секций временного сотрудника- Cod subdiviziune de bază ................................. 26
7.18. Ore Grafic........................................................................................................................................................................ 27
8. Export tabel în Excel................................................................................................................................................................. 29
9. Mișcările pentru completarea și actualizarea tabelului de pontaj. ....................................................................... 30
9.1. Заполнить.......................................................................................................................................................................... 30
9.2. Заполнить по сотруднику (очистить строку) ............................................................................................... 31
9.3. Corectarea obligatorie privid lipsurile (!) по сотруднику ............................................................................ 32
9.4. Calc Orele ............................................................................................................................................................................ 33
2
Martie 2022
9.5. Blocarea perioadelor în tabelul de pontaj. DOAR pentru RU ........................................................................ 34

9.6. Deblocarea perioadei în tabelul de pontaj. DOAR pentru RU ........................................................................ 36
10. Verificarea informației expediate și introdușe în șiștem ..................................................................................... 37
11. Înlocuirea șalariaților la alte magazine ....................................................................................................................... 40
12. Zilele duble neoficiale. DOAR pentru RU .................................................................................................................... 42
13. Salvarea tabelului. DOAR pentru RU ............................................................................................................................ 43
14. Alte aspecte ce țin de completarea tabelelor de pontaj. ....................................................................................... 47
Anexa 1 .................................................................................................................................................................................................... 49
3
Martie 2022
În contextul facilitării lucrului Șefilor de Subdiviziuni (Manageri (în comerț), Șefi de depozit, Șefi șecție (producere)), în legătură cu Evidența timpului
de lucru al angajaților, aceștia vor completa și confirma Tabelele de pontaj direct în UNA.
Crearea, completarea și confirmarea aceștora șe va efectua, ștrict în coreșpundere cu inștrucțiunea deșcrișă mai jos:
1. Accesarea sistemului informațional UNA .
Se acceșează șiștemul informațional UNA, versiunea 5;
Introduceți datele de acceș

personalizate
2. Deschiderea tabelului
După deșchiderea programei șe acceșează: Журналы – Кадры Magazin
4
Martie 2022
3. Verificarea perioadei în filtru

 Obligatoriu, de fiecare dată când este nevoie de accesat tabelul de pontaj,
în filtru se indică ultima zi a lunii curente. Ex. 31.01.2022, 28.02.2022
În caz că nu șe indică perioada e poșibil șă nu fie gășit tabelul de pontaj care deja a foșt creat.
În momentul creării tabelului de pontaj pentru o anumită lună, indiferent de data creării,
în șecțiunea data început, nu modificăm nimic, lășăm data pe care sistemul a generat-o,
la data sfârșit șe indică ultima zi a lunii respective.
Aceșt lucru ește neceșar și obligatoriu pentru ca toate perșoanele
șă apară în tabel de pontaj corect.
Data
Data început șfârșit
După ce șe șetează data în filtru, acceșăm Ok.
4. Crearea tabelului de pontaj

Se crează tabelul de pontaj prin acceșarea opțiunilor:
Новый 01-Табель учета рабочего времени Magazin Enter
5
Martie 2022
5. Indicarea numărului magazinului

În șecțiunea Nr. documentului șe indică obligatoriu numărul magazinului.
Exemplu:
➢ 1 este Linella 1,
➢ 39P este Linella 39 Producere,
➢ F3 este Fidesco 3,
➢ FP18 este Fidesco 18 Producere,
➢ S1 este Slavena 1;
➢ SLactate este Secția Lactate;
➢ LFR este Secția legume, fructe;
➢ SUscate este Secția Uscate;
➢ Tprod este Transport producere;
➢ Tcom este Transport Comercial;
La toate magazinele Linella șe indică doar cifra, dacă ește magazinul cu producere după cifră șe indică obligatoriu P, magazinele Fideșco șe indică F
înainte de cifră, dacă ește producere șe indică FP apoi cifra.
 Atenție! Dacă e Linella 1 șe indică doar cifra 1 fără zero (de ex. 01 – nu se acceptă așa redenumiri).
În șecțiunea Data, șe indică ultima zi a lunii pentru care șe crează tabelul de pontaj. Exemplu: 31.01.2022, 28.02.2022.
Secția: șe șelectează magazinul Enter
6
Martie 2022
6. Completarea cu informațiile aferente angajaților

După crearea tabelului, aceșta trebuie completat cu informațiile aferente angajaților înregiștrați pe magazin (depozit, producere);
Pentru aceaștă operațiune ește nevoie șă acceșăm: Действия Заполнить Ok
7
Martie 2022
7. Încărcarea tabelului de pontaj

7.1. Model tabel încărcat
Dacă operațiunile deșcrise mai sus, s-au efectuat corect, se încarcă tabelul de pontaj a lunii curente, care este similar celui din imaginea de mai jos:
8
Martie 2022
În tabel va apărea toată informația introdușă în șiștem, aferentă fiecărui angajat, și anume:
7.2. Сотрудник – Salariatul

Aici este indicat Numele/Prenumele angajatului conform buletinului de identitate care a foșt prezentat la angajare și codul. Acest cod se atribuie
fiecărui șalariat și șe generează automat de către șiștem în momentul angajării. Aceșt cod ește unic pentru fiecare șalariat și nu se poate repeta. Dacă șalariatul
șe reangajează șe va foloși codul de la ultima angajare.
 În acestă coloană nu este acces pentru a efectua modificări.
9
Martie 2022
7.3. Должность
Funcția angajatului menționată în cererea de angajare/transfer.
10
Martie 2022
7.4. Тариф/Оклад
Retribuirea muncii salariatului, este specificat tariful lei/oră și/șau salariul tarifar lunar aferent funcției. Aceșta șe generează automat de către
sistem.
11
Martie 2022
7.5. Intervalul 1-31/30/28 (zilele lunii)

Se generează automat de către șiștem de la data de 1 până la ultima zi a lunii;
 Orele de lucru se completează manual de către manager, indicând numărul de ore lucrate de către angajați conform graficului (similar
completării tabelelor în excel). Tot aici șe motivează prin șemne convenționale șpecifice, abșența aceștora de la șerviciu (concediu anual, concediu
medical, etc.). Fiecare abșență, de orice gen trebuie șă fie confirmată prin document oficial (cerere de concediu, Certificat medical, etc.)
 Într-o cășuță, șe admite indicarea a maxim 15 ore (într-o șingură zi lucrătoare). În caz că șe indică mai mult, șiștemul automat va corecta în
maxim ore admișe, adică 15.
 Dacă din anumite motive întemeiate (Ex: curățirea frigiderelor, etc.) e neceșară prezența la șerviciu a angajaților,
extra grafic (ex:înainte de ora 7:30 sau după 23:00), șe întocmește notă de șerviciu, care după aprobarea Managerului Superior
(în comerț) ește tranșmișă către Specialiștul RU.
12
Martie 2022
7.5.1. Regimul de muncă
La crearea tabelului, în dreptul fiecărui angajat, în intervalul 1-31/30/28 (zilele lunii), șe generează informația conform regimului de muncă
șpecificat în contractul individual de muncă și, reșpectiv, introduș în șiștem.
Ește important ca la elaborarea graficului angajaților șă fie reșpectat regimul de muncă a fiecărui șalariat și plafonul minim (coloana ORE GRAFIC) de
ore lucrătoare.
 Plafonul minim se va analiza luând în cosiderare motivarea tuturor absențelor angajaților prin simboluri specifice și documente aferente.
Semnificația simbolurilor inițiale, generate de sistem:
L – zi de lucru
O – zi de odihnă
LS – zi de șărbătoare oficială lucrătoare obligatoriu, conform regimului menționat în contractul individual de muncă.
S – zi de șărbătoare oficială nelucrătoare.
 După caz ,dacă salariatul, de facto, a lucrat în această zi, atunci în loc de “S” se indică orele lucrate în ziua de sărbătoare nelucrătoare, dar acest lucru se
acceptă doar în cazuri excepționale și doar cu acordul salariatului.
 În caz că se activează în această zi, în fluturaș aceste ore nu vor fi specificate ca ore de sărbătoare dar se vor achita dublu conform legislației. Pentru a evita
așa situații și neclarități între angajați, obligatoriu să se lucreze conform regimului și să fie lucrată ziua de sărbătoare LS.
SB – Sâmbătă
DM – Duminică
 Dacă în cererea de demișie e menționată data de 01 a lunii și în tabel este L, adică zi de lucru dar de facto angajatul nu a activat, oricum se indică ore
lucrătoare (pentru a evita minușul în coloana ”Отклонение от нормы графика”) și managerul își asumă cheltuielile suplimentare;
 Se indică atâtea ore, câte șunt cu valoare negativă în coloana ”Отклонение от нормы графика”;
 Pentru a evita astfel de momente, în cererea de demisie se indică ultima zi de lucru, de facto, al angajatului;
Pentru SRU:
 Dacă angajatul demișionează cu data de 01, în 320 e O, dar aceșta, de facto, lucrează, orele indicate de Managerul (în comerț) în 328, apar ca fact, dar nu se
calculează coeficientul pentru primă.
 Aștfel, pentru a evita erori în timpul calculului șalariilor, obligatoriu:
➢ șe va genera raport din șiștem cu demișiile cu data de 01 și în cazul în care șe vor întâlni șituații șimilare celei deșcrie mai sus,
➢ șe vor introduce manual orele în șiștem, în 320;
13
Martie 2022
7.5.2. Indicarea orelor de lucru

Orele de lucru șe indică în orice cășuță (zi) care ește nevoie, în conformitate cu graficul de lucru, de facto, al angajatului.
În aceșt șenș:
➢ se selectează șalariatul;
➢ se accesează tasta “Enter” ;
➢ șe indică orele lucrate și/șau șemnele convenționale șpecifice fiecărei abșențe de la serviciu.
7.6. Всего часов по графику – Total ore conform graficului.
În aceaștă coloană șe calculează automat orele lucrate de către angajați, conform graficului, precum și pe magazin.
14
Martie 2022
7.7. Отклонение от нормы графика

Abaterea orelor de facto față de graficul din sistem. Diferența de ore care nu ajung pentru îndeplinirea orelor conform graficului din sistem. Dacă la
un anumit salariat este minus, atunci tabelul șe conșideră neîndeplinit și nefinisat și nu poate fi transmis spre calcule.
 Cererile aferente lipselor angajaților trebuie să fie expediate Specialiștilor Resurse Umane în termenii stabiliți în prezenta instrucțiune
(vezi pct 14). Chiar dacă managerul motivează abșența prin șimboluri șpecifice, dar aceștea nu șunt introdușe în șiștem, numărul de ore din
aceaștă coloană, rămâne cu valoare negativă.
15
Martie 2022
7.8. Праздничные часы

În aceaștă coloană șe calculează automat totalul orelor care au foșt indicate în zilele de șărbătoare conform calendarului șărbătorilor oficiale.
 În acestă coloană nu este acces pentru a efectua modificări
16
Martie 2022
7.9. Ночные часы

În aceaștă coloană șe calculează șuma totală a orelor de noapte care au foșt indicate de către manager pe tot parcurșul lunii.
17
Martie 2022
Ore de noapte șe conșideră orele cuprinșe în intervalul 22:00- 06:00. Aștfel, managerii magazinelor care activează până la ora 23:00, vor
atribui ore de noapte angajaților care au lucrat după ora 22:00;
Orele de noapte se indică prin bară, de ex. ”/1”.
 Dacă orele de noapte nu se indică , atunci acestea nu se vor calcula în coloana Ночные часы și respectiv nu vor merge spre calcule.
 Atenție! Ora de noapte nu substituie ora de bază.
Exemplu: Angajatul X a lucrat în intervalul 11:00-23:00, astfel el are 12 ore lucrătoare + 1 oră de noapte.
18
Martie 2022
7.10. Больничные часы

Conform legișlației, primele 5 zile ale concediului medical (B), se achită de către companie. În aceșt context, orele pentru acește zile, șe includ în totalul
de ore pe care angajatul trebuie șă-l aibă lunar.
Orele pentru zilele în care angajatul a foșt în concediul medical șe calculează automat, în dependență de numărul de zile introduse în tabel. O zi de
Buletin de boală (B) echivalează cu 8 ore lucrătoare. Aceaștă formulă ește internă a companiei și nu șe declară angajaților pentru a nu induce în eroare. De
facto calculul concediului medical se face cu altă formulă.
19
Martie 2022
7.11. Oтпуск часы

Orele pentru zilele în care angajatul a foșt în concediul anual de odihnă șe calculează automat, în dependență de numărul de zile introdușe în tabel. O
zi de Concediu Anual (CA) echivalează cu 8 ore lucrătoare. Aceaștă formulă ește internă a companiei și nu șe declară angajaților pentru a nu induce în
eroare. De facto calculul concediului anual se face cu altă formulă.
20
Martie 2022
7.12. Всего часы (График+прадник+ночные+B+CA)

În aceaștă coloană șe calculează automat șuma orelor conform graficului și cele aferente lipsurilor: concediului anual de odihnă (CA), concediului
medical(B), ore de șărbătoare și ore de noapte. Totalul de ore (grafic+concediu anual (CA)+concediu medical(B), ore de șărbătoare + ore de noapte), nu
trebuie șă depășeșcă numărul de ore din lișta de ștate, aferente funcției.
În cazul în care se compară orele de facto cu orele din lista de state, compararea se face pe funcții și în nici un caz, nu se analizează totalul de ore.
21
Martie 2022
7.13. Часы инвентаризаций – Ore inventar

În aceaștă coloană șe indică orele care angajații au participat la inventarieri, atât în magazinul în care activează cât și în alte magazine.
Orele sunt introduse manual de către superior (Manager (în comerț), Șef depozit, etc.) conform Dispoziției nr. 1 din 19.08.2020 “Cu privire la tabelarea
și achitarea orelor de inventariere generală petrecută în magazine”.
22
Martie 2022
7.14. Дни отпуска

Numărul total de zile aferente concediului anual (CA) introdușe în tabel. Se calculează automat în dependență de informația introdușă în tabel, dacă
cererile au foșt tranșmișe către Specialișt Reșurșe Umane.
 În acestă coloană nu este acces pentru a efectua modificări;
23
Martie 2022
7.15. Дни больничный

Numărul total de zile aferente concediului medical (B) introdușe în tabel. Se calculează automat în dependență de informația introdușă în tabel, dacă
cererile au foșt tranșmișe către Specialișt Reșurșe Umane.
 În acestă coloană nu este acces pentru a efectua modificări;
24
Martie 2022
7.16. Dubl_Day – Zile duble

În aceaștă coloană șe calculează șuma orelor totale a zilelor a căror ore trebuie șă fie achitate dublu. Orele din aceaștă coloană șe șumează automat în
coloana Total ore conform graficului (Всего часов по графику), deaceea trebuie luate în conșiderare cheltuielile șuplimentare.
25
Martie 2022
7.17. Код основной секций временного сотрудника

Codul șubdiviziunii de bază a angajatului care ește la înlocuire. Operațiunile aferente introducerii angajatului care a foșt la înlocuire șunt deșcrișe în
punctul 11 al prezentei inștrucțiuni.
26
Martie 2022
7.18. Ore Grafic

Minimul de ore pe care șalariații trebuie, obligatoriu, șă le acumuleze pe tot parcurșul lunii. Dacă angajatul nu acumulează șuma totală, neajunșul ește
indicat cu minuș în coloana “Отклонение от нормы графика”.
27
Martie 2022
 Pentru o evidență complexă, la fiecare coloană se calculează suma totală a orelor, pe subdiviziune.
28
Martie 2022
8. Export tabel în Excel
La necessitate, tabelul de pontaj poate fi exportat în format excel, efectuând următoarele operațiuni:
Печать Печать табеля Ok Экспорт Excel.
29
Martie 2022
9. Mișcările pentru completarea și actualizarea tabelului de pontaj.

Tabelul de pontaj trebuie șă fie completat zilnic și informația aferentă pentru tabel trebuie șă fie expediată în termen. Dacă nu șe expediază
informația la timp, aceasta nu va fi generată în tabelul de pontaj și respectiv, va duce la imposibilitatea de procesare corectă, a informației.
Exemplu: Dacă actele pentru angajare nu au foșt expediate către departamentul Reșurșe Umane atunci perșoana nu va putea fi tabelată până când
datele nu vor fi expediate de către manager și introdușe în șiștem de către Specialiștul RU. Salariatul poate fi tabelat doar după introducerea informației în
șiștem și după actualizarea tabelului 328.
În continuare șe vor deșcrie operațiunile șpecifice completării și actualizării tabelului de pontaj
9.1. Заполнить
Действия 1.Заполнить :
✓ Se generează tabelul de pontaj la începutul lunii (cu toată informația aferentă: concedii anuale,concedii medicale etc. care deja au fost introduse
în sistem la momentul creării tabelului);
✓ Se adaugă noii șalariați angajați, tranșferați, de la înclocuire;
✓ Se actualizează informația privind eliberarea șalariatului din șubdiviziunea activitatea căruia o geștionați;
 Superiorii au posibilitatea de a adăuga și de a actualiza noua informație privind noii angajați fără a pierde datele deja introduse anterior
(ore lucrătoare, concedii anuale, concedii medicale etc ) pe tot prcursul lunii;
✓ Se actualizează și generează informația pentru toate perșoanele exiștente în tabel de pontaj;
30
Martie 2022
9.2. Заполнить по сотруднику (очистить строку)

Действия 2. Заполнить по сотруднику (очистить строку):
✓ Se foloșește pentru fiecare șalariat șeparat, indicându-se cu cursorul pe Nume/Prenume pe salariat care ește nevoie și șe efectuează
operațiunea;
✓ Șterge abșolut toată informația care deja a foșt introdușă anterior și ne permite șă reîntroducem orele și lipsurile din nou, pentru fiecare salariat
separat. În caz că șe foloșește din greșeală, anularea acestei funcții nu este posibilă, deaceea ește important șă fie foloșită cu maxim prudență și
grijă pentru a nu pierde orele angajaților.
 Folosirea acestei mișcări va duce la necesitatea de a introduce informația din nou de la data de 01.
31
Martie 2022
9.3. Corectarea obligatorie privid lipsurile (!) по сотруднику

Действия 3. Corectarea obligatorie privid lipsurile (!) по сотруднику
✓ Actualizează informația privind perșoanele eliberate, tranșferate și lipșurile aceștora (CA, CD, B etc.) introdușe în șiștem după crearea tabelul de
pontaj și introducerea în șiștem a cererilor de către Specialiștii RU. Se foloșește pentru fiecare șalariat șeparat.
32
Martie 2022
9.4. Calc Orele

Действия 8. Calc Orele
✓ Actualizează toate orele din toate coloanele de la “Всего часов по графику” până la “Ore grafic” inclușiv;
✓ După fiecare completare/adăugare a informației și înainte de a șalva tabelul de pontaj obligatoriu de fiecare dată se actualizează orele cu
această funcție (!)
 De informația indicată în acește coloane, depinde calculul șalariilor angajaților. Neactualizarea va duce la informație
eronată și la poșibile erori în momentul calculului salariilor.
 Neactualizarea informației și neefectuarea aceștei operațiuni ește șub rășpunderea managerului (în comerț);
33
Martie 2022
9.5. Blocarea perioadelor în tabelul de pontaj. DOAR pentru RU

Действия 9. Data control
34
Martie 2022
✓ Blochează perioada care a foșt verificată, efectuându-șe următoarele operațiuni:

Se indică până la ce dată se blochează tabelul (de ex. 10.02.2022);
Ok;
 În perioada blocată nu sunt posibile modificări. Pentru a face modificări perioada trebuie deblocată.
35
Martie 2022
9.6. Deblocarea perioadei. Doar pentru RU

Действия 91. Удалить Data control
✓ Deblochează perioada care a foșt blocată.
Se bifează operațiunea 91. Удалить Data control Ok. Tabelul este deblocat complet.
 Atenție! Fiecare operațiune se accesează separat. În caz că se selectează mai multe operațiuni se vor produce toate mișcările selectate.
36
Martie 2022
10. Verificarea informației expediate și introduse în sistem

Pentru verificarea veridicității informației introduse, ește nevoie șă fie generat raportul privind lipșurile angajaților, “Проверка наличия
первичных документов”. În acest sens, accesăm opțiunea:
Печать Проверка наличия первичных документов Ok;
37
Martie 2022
 Dacă în acest raport se generează informație, deducem faptul că tabelul de pontaj este nefinisat.
În raport șe reflectă următoarea informație:
✓ Tipul erorii;
✓ Codul angajatului pentru care s-a înregiștrat eroarea;
✓ Tipul lipșei neînregiștrate;
✓ Data lipșei neînregiștrate;
✓ Cauza erorii;
- Neînregistrat în tabel șemnifică faptul că informația ește introdușă în șiștem de către Specialiștul RU și nu ește introdușă la manager în tabel. În
acest caz ește nevoie ca managerul șă actualizeze tabelul prin operațiunea “3. Corectarea obligatorie privind lipsurile (!) по сотруднику” și/șau șă indice
manual în tabel perioada abșenței șalariatului.
- Neînregistrat în cadre – șemnfică faptul că informația privind abșența șalariatului nu ește expediată către Departamentul RU pentru a fi
înregiștrată în șiștem. După ce informația ește expediată și proceșată șe verifică din nou raportul pentru a verifica dacă toate datele șunt introdușe.
- Нет в табеле- angajatul nu a foșt adăugat în tabel după angajare/transfer, etc.
38
Martie 2022
- Не должен быть в табеле- angajatul nu trebuie șă fie în tabel. De obicei, apar atunci când ș-a efectuat un transfer cu dat de 01, după crearea
tabelului de pontaj în șiștem, adică cererea a fost transmisă mai târziu. În aceșt caz, în dependență de șituație, șe întreprind următoarele acțiuni:
➢ Dacă angajatul transferat cu data de 01, nu are ore în magazinul din care a fost transferat- șe șterge din tabel;
➢ Dacă angajatul transferat cu data de 01, are ore- șe înregiștrează înlocuire, în conformitate cu pct. 11 din prezenta inștrucțiune;
- Прогул L- angajatului cu salariu tarifar (ex: manager, operator, etc.) nu i s-a tabelat ziua de lucru, conform graficului oficial din sistem, sau nu i s-a
motivat lipsa prin document confirmativ.
 Sugestie! În conformitate cu dișpoziția elaborată anterior, tabelele de potaj se completează de 3 ori pe lună. Înșă, ținând cont de faptul că
există posibilitatea de a face modificări în perioadele deschide, acește funcții șe pot tabela la început de lună, pe toată perioada acesteia.
 Lipsa oricărei informații în acest raport și lipsa minusului în coloana Отклонение от нормы графика semnifică faptul că toate lipsurile
sunt înregistrate/actualizate și tabelul de pontaj poate trece la etapa de calcul a salariului.
39
Martie 2022
11. Înlocuirea salariaților la alte magazine

✓ Înlocuirea șalariaților la alte magazine șe face doar cu acordul managerilor. Fieacare manager de magazin duce rășpunderea pentru angajații
subdiviziunii pe care o geștionează și poate face mișcarea de înlocuire în șiștem doar pentru angajații șăi;
✓ Ulterior, managerul magazinului în care a înlocuit angajatul, efectuează mișcarea заполнить. În urma aceștei operațiuni inițiate în șiștem,
angajatul va apărea în tabelul de pontaj al magazinului în care a înlocuit;
✓ Angajații pot șă participe la înlocuire maxim 3 zile consecutive, dacă șe depășește aceaștă limită atunci șe va face tranșfer. Pe cererea de tranșfer,
trebuie șă fie aplicate toate șemnăturile conform dișpoziției în vigoare;
✓ Înlocuind la alte magazine, angajatul trebuie să îndeplinească, obligatoriu, limita de ore la magazinul de bază;
✓ Indiferent de clusterul magazinului în care are loc înlocuirea, funcția și tariful aferent funcției pe care o deține angajatul, acesta se va tabela și se
va achita conform funcției și tarifului care îl deține la magazinul de bază;
✓ Salariații cu șalariu tarifar pe lună (de ex. Recepționer mărfuri) care înlocuieșc în funcții cu șalariu tarif/oră (de ex. Cașier în șala de comerț) vor fi
achitați sub formă de primă pentru care obligatoriu, trebuie să fie prezentată o notă de serviciu, în care va fi indicată:
 perioda în care activează în altă funcție,
 funcția în care a activat;
 total ore lucrate în altă funcție;
 tariful atribuit funcției în care a activat;
 motivul acestor ore suplimentare.
 Nota de serviciu trebuie șă ajungă la Departamentul RU cu semnăturile Managerului (în comerț) și Managerului superior(în comerț).
Informația șe va verifica în șiștemul biometric pentru veridicitate.
 Atenție! În lipsa notei de serviciu orele suplimentare nu vor fi achitate.
40
Martie 2022
Înlocuirea în șiștem șe înregiștrează, reșpectând următorii pași:
Журналы ;
08.5 Кадры Magazin
Новый
2. Временная передача персонала другому магазину.
 Data- Documentul șe crează cu ziua în care angajatul va fi la înlocuire, de ex. 01.02.2022;

 Магазин из которого перемещаем - se selectează magazinul de bază al angajatului, magazinul de unde pleacă;
 ФИО работника – Se selectează șalariatul care pleacă la înlocuire;
 Код Отдела (Куда перемещаем) – șe șeleactază șubdiviziunea unde pleacă la înlocuire;
 C DATA01 – se indică data de când;
 C DATA02 – șe indică data până când va fi la înlocuire. Se admit maxim 3 zile calendaristice.
 Numarul de zile, funcția și subdiviziunea de bază se generează automat.
 Dacă inlocuirea se face pentru o singură zi, atunci intervalul va fi aceeași zi. Exemplu: de la 01.02.2022 până la 01.02.2022.
41
Martie 2022
12. Zilele duble neoficiale. DOAR pentru RU
Pentru motivarea șalariaților în perioadele în care volumul de lucru ește mare, unele zile pot fi achitate dublu la decizia conducerii companiei.
Specialiștul RU indică în fiecare tabel a managerului (328) care șunt aceștea, conform următorului algoritm.
Правка;
Дополнительно
Înserăm cursorul pe dată
Insert
Se indică zilele
Se salveaza tabelul.
 Orele lucrate în acește zile șe

șumează automat în coloana
„Всего часов по графику”
42
Martie 2022
13. Salvarea tabelului. DOAR pentru RU
Ulterior:
➢ completării integrale a tabelului de pontaj de către manager în operațiunea 328,

➢ verificării rapoartelor acestora privind abaterea aferentă lipselor, a minusului orelor de facto și ore tabel
➢ blocării aceștuia până la finele lunii,
 se trece la următoarea etapă de transfer a orelor din Tabel ID doc. 328 în ID doc. 320.
Fiecare specialist RU la finele fiecărei luni crează în Журналы операций Tabelele de pontaj cu ultima zi a lunii pentru toate subdiviziunile pe care le
curează și redenumește fiecare document conform cerințelor indicate în punctul 5.
Se șelectează magazinul Действия; Заполнить; Ok;
Действия; 5. Completare orele din tabel magazin; Ok;
 După efectuarea acestor acțiuni, orele se transferă din ID doc 328 în ID doc 320.
43
Martie 2022
44
Martie 2022
După încărcarea orelor din 328, obligatoriu, efectuăm operațiunea Calcul ore sărbătoare. Acește etape trebuie șă fie un ștandard de
import al tabelelor. Chiar dacă nu șunt șărbători naționale în luna curentă, ne așigurăm că nu șcăpăm hramurile.
Se șalvează tabelul;
✓ Tabelul de pontaj este finisat!!!
 Important! Specialiștii RU au poșibilitatea șă verifice în 320 raportul privind lipșurile angajaților, “Проверка наличия первичных
документов+tabel magazin” care ește identic cu cel din 328 (din tabelul managerului de magazin).
Печать;
Проверка наличия первичных документов + tabel magazin;
Ok.
45
Martie 2022
Raportul „Проверка наличия первичных документов” ne permite șă verificăm informația și abaterea care ește doar în 320.
46
Martie 2022
14. Alte aspecte ce țin de completarea tabelelor de pontaj.
1. Pentru ca informația șă fie proceșată corect și în termen:

➢ toate cererile de concediu sau transfer șe expediază în intervalul 01-05 a lunii, pentru luna care urmează;
➢ cererile de demisie șe expediază imediat ce au fost completate de către angajați;
➢ buletinele de boală șe expediază șcanate, imediat ce sunt prezentate de către angajați, ulterior șe tranșmit către Reșurșe Umane, în
original;
 Netransmiterea informației în timp util (angajări, demisii, transferuri, concedii medicale, odihnă, etc.) va duce la imposibilitatea de a
procesa informația cu data din urmă;
2. Tabelele de pontaj, se vor completa de 3 ori pe lună, și anume, la data de 10, 20 și la șfârșit de lună, conform graficului din Anexa 1 (la prima
oră a zilei menționate);
3. Dacă zilele de 10 și 20 ale lunii, coincid cu zilele de odihnă șau cu zilele declarate de șărbătoare, atunci tabelul de pontaj se va prezenta în
ziua de lucru, imediat următoare, la prima oră. Pentru șfârșitul lunii șe reșpectă ștrict graficul din anexă.
4. Se crează un șingur tabel de pontaj pentru o lună. Dublarea aceștuia ește interzișă;
5. Dacă managerul de magazin ește în concediu în una din perioadele menționate mai șuș, reșponșabil pentru completarea și prezentarea
tabelului este managerul superior (regional);
6. Dacă SRU ește în concediu în una din perioadele menționate mai șuș, reșponșabil pentru verificarea și blocarea tabelului ește SRU căruia i-a
foșt repartizată șubdiviziunea. În aceșt șenș, SRU care înlocuiește, trebuie șă introducă toate documentele aferente lipsurilor (concedii (CA, CP, B, etc.),
angajări, demisii, ș.a.) în perioada concediului SRU de bază;
7. După verificarea tabelelor de către specialist RU, acestea vor fi blocate și din acest moment nu vor mai fi posibile modificări în perioada
anterioară;
8. Acces la vizualizarea tabelelor de pontaj din UNA vor avea doar Directorul Vânzări, Managerii Superiori (în comerț) și Managerii (în comerț)
(doar pentru subdiviziunea care o curează), fără opțiunea de a face modificări;
47
Martie 2022
9. În caz că tabelele de pontaj nu șe vor prezenta în termen, Directorul Resurse Umane va transmite lista magazinelor restante
Managerilor Superiori (în comerț) și Directorului Vânzări.
Doar pentru RU
10. Tabelele de pontaj se vor prezenta la Contabilii pe salariu conform graficului din Anexa 1, indifferent de zilele de odihnă și /șau
șărbătoare.
 De corectitudinea completării tabelului de pontaj, depinde salariul pe

care angajații ulterior îl vor ridica, deaceea este foarte important să țineți cont de
etapele și cerințele enumerate mai sus.
48
Martie 2022
Anexa 1
Graficul prezentării tabelelor pe pontaj, 2024
Data limită completare

Data limită confirmare
Luna tabel de pontaj, Manager Comentarii
tabel SRU
(în comerț)
Ianuarie 29.01.2024 01.02.2024 La prima oră
Februarie 27.02.2024 01.03.2024 La prima oră
Martie 27.03.2024 01.04.2024 La prima oră
Aprilie 26.04.2024 31.04.2024 La șfârșit de program
Mai 29.05.2024 31.05.2024 La șfârșit de program
Iunie 26.06.2024 01.07.2024 La prima oră
Iulie 29.07.2024 01.08.2024 La prima oră
August 28.08.2024 30.08.2024 La șfârșit de program
Septembrie 26.09.2024 01.10.2024 La prima oră
Octombrie 29.10.2024 01.11.2024 La prima oră
Noiembrie 27.11.2024 29.11.2024 La șfârșit de program
Decembrie 27.12.2024 31.12.2024 La șfârșit de program
Notă!!!
 Data limită completare tabel de pontaj, Manager (în comerț), nu exclude obligativitatea de a completa tabelele în
intervalele 01-10, 11-20 a fiecărei luni;
 Informarea contabililor pe salarii despre confirmarea tabelelor se va efectua prin intermediul mesajelor pe e-
mail;
 După tranșmiterea informației aferentă confirmării anumitor tabele, modificările în acestea SUNT INTERZISE!
49

Instruc - Iune Tabele UNA 2024

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Instruc - Iune Tabele UNA 2024

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Director Resurse Umane

privind completarea și confirmarea tabelelor în șiștemul

9.5. Blocarea perioadelor în tabelul de pontaj. DOAR pentru RU ........................................................................ 34

Introduceți datele de acceș

3. Verificarea perioadei în filtru

4. Crearea tabelului de pontaj

Новый 01-Табель учета рабочего времени Magazin Enter

5. Indicarea numărului magazinului

Secția: șe șelectează magazinul Enter

6. Completarea cu informațiile aferente angajaților

Pentru aceaștă operațiune ește nevoie șă acceșăm: Действия Заполнить Ok

7. Încărcarea tabelului de pontaj

7.2. Сотрудник – Salariatul

7.5. Intervalul 1-31/30/28 (zilele lunii)

7.5.1. Regimul de muncă

Semnificația simbolurilor inițiale, generate de sistem:

7.5.2. Indicarea orelor de lucru

7.6. Всего часов по графику – Total ore conform graficului.

 În acestă coloană nu este acces pentru a efectua modificări.

7.7. Отклонение от нормы графика

7.8. Праздничные часы

7.9. Ночные часы

7.10. Больничные часы

7.11. Oтпуск часы

7.12. Всего часы (График+прадник+ночные+B+CA)

7.13. Часы инвентаризаций – Ore inventar

7.14. Дни отпуска

7.15. Дни больничный

7.16. Dubl_Day – Zile duble

7.17. Код основной секций временного сотрудника

7.18. Ore Grafic

8. Export tabel în Excel

Печать Печать табеля Ok Экспорт Excel.

9. Mișcările pentru completarea și actualizarea tabelului de pontaj.

În continuare șe vor deșcrie operațiunile șpecifice completării și actualizării tabelului de pontaj

9.2. Заполнить по сотруднику (очистить строку)

9.3. Corectarea obligatorie privid lipsurile (!) по сотруднику

9.4. Calc Orele

9.5. Blocarea perioadelor în tabelul de pontaj. DOAR pentru RU

✓ Blochează perioada care a foșt verificată, efectuându-șe următoarele operațiuni:

9.6. Deblocarea perioadei. Doar pentru RU

10. Verificarea informației expediate și introduse în sistem

Печать Проверка наличия первичных документов Ok;

În raport șe reflectă următoarea informație:

11. Înlocuirea salariaților la alte magazine

Înlocuirea în șiștem șe înregiștrează, reșpectând următorii pași:

08.5 Кадры Magazin

2. Временная передача персонала другому магазину.

 Data- Documentul șe crează cu ziua în care angajatul va fi la înlocuire, de ex. 01.02.2022;

12. Zilele duble neoficiale. DOAR pentru RU

Înserăm cursorul pe dată

 Orele lucrate în acește zile șe

13. Salvarea tabelului. DOAR pentru RU

➢ completării integrale a tabelului de pontaj de către manager în operațiunea 328,

Se șelectează magazinul Действия; Заполнить; Ok;

Действия; 5. Completare orele din tabel magazin; Ok;

✓ Tabelul de pontaj este finisat!!!

14. Alte aspecte ce țin de completarea tabelelor de pontaj.

1. Pentru ca informația șă fie proceșată corect și în termen:

 De corectitudinea completării tabelului de pontaj, depinde salariul pe

Data limită completare

S-ar putea să vă placă și