Conducerea şi organizarea aprovizionării materiale cu

echipament tehnic

I. Managementul aprovizionării – concept,

activitate şi componente
II. Organizarea internă a compartimentelor de
aprovizionare
III. Structura de personal. Specifica
compartimentului de aprovizionare
IV. Sistemul de relaţii specifice unităţii economice
pentru aprovizionarea materialului
V. Profilul achizitorului modern
 I. Managementul aprovizionării – concept, activitate şi componente

Dacă se fac referiri la literatura franceză de specialitate lucrurile

se prezintă în felul următor:
• prin “a aproviziona” se înţelege activitatea de procurare de
către o întreprindere a materiilor prime, materialelor,
produselor semifabricate şi finite necesare desfăşurării
propriei activităţi, în cantitatea şi de calitatea pretinsă la un
anumit moment foarte precis definit şi la un preţ convenabil;
• prin“aprovizionare” se înţelege modul de intrare în
întreprindere a fluxurilor de materiale provenite din mediul
exterior;
• cînd se face referire la“cumpărare”, noţiune de altfel foarte
mult utilizată, se impune o diferenţiere între cumpărarea
pentru întreprindere şi cumpărarea din perspectiva clientelei.
• După unii autori, termenul de cumpărare
reprezintă un schimb de natură comercială prin
care se tranzacţionează valori materiale după
ce în prealabil au fost precizate nevoile de
consum, au fost identificaţi furnizorii, au fost
negociate preţurile şi alte condiţii ale
transferului de proprietate între parteneri.
• Alţi autori consideră cumpărarea un proces mai
mult sau mai puţin complex prin care trebuie
atinse o serie de obiective pe termen scurt şi
anume de a asigura cele necesare producţiei
conform unor cerinţe exprese de consum.
• În cazul sistemelor avansate de producţie,
caracterizate prin importante modificări, atât în
conducerea cât şi în organizarea producţiei şi a
muncii, între care s-a impus în special sistemul JIT
(în engleză Just In Time) numit în franceză JAT
(Juste A Temps) se foloseşte conceptul de
gestiunea fluxurilor materiale “prin
pilotaj”;aceasta înseamnă o anticipare şi o
orientare permanentă a acţiunilor astfel încât să fie
posibilă modificarea fluxurilor de materiale atunci
când apariţia unor abateri ar putea compromite
atingerea obiectivelor activităţii de aprovizionare.
• În contextul mai larg al logisticii produsului,
care are în vedere o succesiune de mai multe
activităţi, începând cu cumpărarea de
materiale şi terminând cu stocarea şi
gestionarea produselor finite în scopul
vânzării, există autori care califică activitatea
de aprovizionare ca fiind, alături de
transportul materialelor, de producţie şi
gestionarea ei, o componentă a “producţiei
industriale pure”.
• În lucrarea“Management ul aprovizionării şi
desfacerii (vânzării)” autorii (profesorii
universitari Gheorghe Băşanu şi Mihai
Pricop)definesc practic toţi termenii asociaţi
acestui domeniu: “achiziţionare, asigurare,
aprovizionare, cumpărare şi alimentare”.
• achiziţionarea este un angajament de natură
financiară prin care se cumpără materiale,
produse finite sau servicii necesare producţiei.
Achiziţionarea se realizează în forme diferite -
tranzacţia monetară fiind cea mai frecventă – şi
este o etapă a aprovizionării;
• asigurarea materială şi cu echipamente se
poate asimila termenului de aprovizionare,deşi
are o sferă de cuprindere mai mare întrucât
cuprinde şi acţiunile prin care se întregeşte baza
materială a întreprinderii cu ceea ce se produce
intern şi este destinat consumului propriu;
• alimentarea este activitatea prin care se
asigură transferul efectiv al materialeloraflate
în depozite sau aduse direct de la furnizori la
locurile de consum în vederea consumului;
• aprovizionarea este o activitate
premergătoare producţiei prin care se asigură
factorii materiali necesari producţiei într-o
anumită cantitate şi de o anumită structură.
Activitățile desfășurate de departamentul de
aprovizionare
1. Identificarea şi stabilirea volumului şi structurii materiale şi
energetice necesare desfăşurării activităţii de ansamblu a
unităţii economice;
2. Fundamentarea tehnico-economică a planului şi programelor
de aprovizionare materială şi energetică a unităţii;
3. Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor şi a loturilor
de resurse materiale pentru comandă şi aprovizionare;
4. Prospectarea pieţei interne şi erxterne de resurse materiale
şi energetice;
5. Alegerea furnizorilor;
6. Elaborarea strategiilor în cumpărarea produselor,
7. Testarea credibilităţii furnizorilor;
8. Negocierea şi concretizarea relaţiilor cu furnizorii aleşi,
9. Urmărirea şi controlul derulării contractelor de asigurare
materială;
10. Asigurarea condiţiilor normale de primire – recepţie a
partizilor de materiale sosite de la furnizori;
11. Stabilirea anticipată a spaţiilor de depozitare;
12. Organizarea raţională a sistemului de servire ritmică cu
resurse materiale a subunităţilor de consum ale
întreprinderii;
13. Selectarea şi angajarea după principiul competenţei a
personalului de specialitate în structura profesională
specifică.
Fazele subsistemului de aprovizionare
a. faza de pasivitate – în care activitatea de aprovizionare
materială este aplicată ca fiind subordonată subsistemului
de producţie;
b. faza de autonomie – în care aprovizionarea materială îşi
elaborează strategii de optimizare la nivelul subsistemului
propriu;
c. faza de participare – în care subsistemul da aprovizionare
materială participă, prin punere la dispoziţie a informaţiilor,
datelor şi analizelor necesare, la elaborarea strategiilor
generale de dezvoltare a întreprinderii;
d. faza de integrare – în care acest subsistem participă efectv
la fundamentarea strategiei de dezvoltare a întreprinderii.
 II. Organizarea internă a compartimentelor de aprovizionare

Pentru organizarea compartimentelor de

aprovizionare pot fi folosite două sisteme
distincte:
 sistemul pe grupe de activităţi distincte,care constă
în segmentarea procesului de aprovizionare pe
principalele sale activităţi. Segmentarea se face în
funcţie de natura, complexitatea şi omogenitatea
activităţilor circumscrise procesului de
aprovizionare. Fiind un sistem funcţional, este
obligatorie separarea activităţilor de prognozare,
planificare şi programare a aprovizionării, de cele de
realizare efectivă a aprovizionării (studierea pieţei
furnizorilor, negocierea şi încheierea contractelor),
de urmărire a realizării aprovizionării, de
depozitare, de analiză, control şi urmărire a modului
de utilizare a resurselor aprovizionate.
 sistemul pe grupe de aprovizionare
-depozitare - control - utilizare a resurselor
materiale. Grupele constituite în cadrul
compartimentului de aprovizionare au drept
sarcină realizarea procesului de aprovizionare
în totalitatea sa, după o concepţie unitară.

La rândul lui, acest sistem de aprovizionare

poate fi realizat în mai multe variante:
• Prin organizarea pe grupe de aprovizionare,
depozitare, control şi utilizare a materialelor
omogene. Este o variantă de organizare care
prezintă un anumit grad de simplificare şi
eficienţă.
• Organizarea pe grupe de aprovizionare,
depozitare, control şi utilizare în funcţie de
destinaţia de consum a materialelor.
• Organizarea pe grupe de aprovizionare,
depozitare, control, utilizare în sistem mixt.
 Principalele activităţi necesare desfăşurării
activității de aprovizionare
A. În departamentul planificare-control are loc: elaborarea
de previziuni privind necesităţile de aprovizionare;
dimensionarea stocurilor de materiale; determinarea
cantităţilor ce urmează a fi comandate furnizorilor;
elaborarea programelor de aprovizionare pe diferite
termene;
B. În departamentul procurare se: identifică sursele de
aprovizionare; aleg cele mai avantajoase variante de
aprovizionare; realizează negocieri şi se încheie
contracte de aprovizionare; urmăreşte modul de
derulare a contractelor cu furnizorii;
C. În departamentul recepţie are loc: primirea
şi recepţia mărfurilor primite de la furnizori;
depozitarea materiilor şi materialelor;
eliberarea materialelor din depozite conform
necesităţilor de consum;
D. În departamentul transport se: asigură
mijloacele necesare transportului
materialelor de aprovizionat; execută
operaţiile necesare privind descărcarea -
încărcarea materialelor.
 III. Structura de personal. Specifica compartimentului de aprovizionare

Structura de personal include şeful de

compartiment. În subordinea lui se află
grupele de agenţi sau achizitori. În cadrul
departamentelor mari, structura de personal
cuprinde şi analişti de aprovizionare, dispeceri
şi experţi în transporturi.
 Agenţii de aprovizionare
Agenţii de aprovizionare se ocupă de:
1. Studierea pieţelor de materii prime şi produse;
2. Depistarea surselor de furnizare;
3. Negocierea preliminară a condiţiilor de furnizare;
4. Achiziţionarea – procurarea de materiale, produse sau echipamente tehnice
neprogramate anterior,
5. Participarea la încheierea de convenţii speciale, de contracte economice de
livrare.
• Agenţii de aprovizionare pot fi repartizaţi pe zone teritorial – gepgrafice de
furnizare sau cu rază nelimitată de acţiune. Ei pot fi angajaţi permanent sau
temporar chiar din zonele geografice respective, avîn reşedinţă stabilă în aceste
zone.
• Agentul de aprovizionare acţionează după un cod profesional care specifică
normele etice şi profesionale după care se conduce.
 Analiştii
Analiştii în domeniul de aprovizionare au responsabilităţi
şi atribuţii legate de:
1. Elaborarea de studii de prognoză privind evoluţia
consumurilor, fundamentarea necesităţilor de resurse
materiale în volum şi structură;
2. Elaborarea strategiei şi a programelor de
aprovizionare materială;
3. Dimensionarea pe criterii economice a stocurilor;
4. Participarea la selecţia şi testarea credibilităţii
furnizorilor.
Experţii şi dispecerii în transporturi
Experţii şi dispecerii în transporturi se ocupă cu:
1. Elaborarea programelor optime de transport între punctele
de consum ale întreprinderii;
2. Asigurarea traficului privind mişcarea materialelor în
interiorul şi în afara unităţii economice;
3. Asigurarea necesarului de mijloace de transport din parcul
propriu al firmei sau prin închiriere în aducerea materialelor
de la furnizori;
4. Asigurarea condiţiilor pentru realizarea în timp util şi cu
eficienţă a operaţiilor de încărcare, descărcare, maipulare a
resurselor materiale.
IV. Sistemul de relaţii specifice unităţii economice pentru aprovizionarea materialului

Între departamentele unui compartiment de

aprovizionare se stabilesc relaţii de colaborare
şi cooperare care permit desfăşurarea tuturor
activităţilor în condiţii de normalitate şi de
evitare a unor disfuncţionalităţi care ar putea
să apară.
 Principalele relaţii interne ale compartimentului de
aprovizionare materială

 compartimentele de planificare – dezvoltare şi de conducere

operativă a fabricaţiei;
 compartimentul de desfacere a produselor care pune la
dispoziţie date şi informaţii pentru fundamentarea necesarului
de ambalaje şi materiale de ambalat;
 compartimentela financiar şi de contabilitate;
 compartimentul de transport;
 compartimentul tehnic;
 depozitele de materiale;
 compartimentul de cercetare - dezvoltare;
 compartimentul de control tehnic de calitate.
 Principalele relaţii externe ale compartimentului de
aprovizionare materială

 furnizorii;
 unităţile de transport;
 unităţi specializate în importul de materiale
pentru achiziţionarea şi aducerea de resurse
de la furnizori externi;
 unităţi bancare,
 burse de mărfuri;
 instituţii de conjunctură mondială.