AUDITUL CALITII

CONCEPTUL DE AUDIT AL CALITII Termenul de audit provine de la verbul audio, care n limba latin nseamn a asculta. n managementul calitii, termenul de audit este utilizat pentru examinarea calitii produselor, serviciilor sau proceselor dintr-o intreprindere sau a sistemului de management al calitii in ansamblu. Auditul calitii - reprezint, potrivit standardului ISO 8402, o examinare sistematic i independent, efectuat pentru a determina dac activitile i rezultatele lor referitoare la calitate, corespund dispoztiilor prestabilite .(O evaluare obiectiv a dovezilor de audit, pentru a determina n ce msur sunt indeplinite criteriile de audit prestabilite). Auditurile calitii reprezint prin urmare: evaluri sistematice ale activitilor i rezultatelor acestora, fiind planificate i programate; evaluri independente n sensul c trebuie conduse de persoane care nu au responsabiliti directe n domeniile auditate. Prin auditurile calitii se evalueaz: sistemul calitii intreprinderii n ansamblu sau elemente ale acestuia; procesele intreprinderii; rezultatele proceselor (produse, servicii) Dovezile de audit reprezint informaii, nregistrri sau declaraii relevante i verificabile pentru criteriile de audit stabilite. Dovezile de audit se obin de regul: Pe baz de interviuri cu persoanele implicate n domeniul auditat; Prin examinarea documentelor referitoare la calitatea produselor sau proceselor; Prin observarea direct a activitilor; Lund n considerare rezultatele inspeciilor. Criteriile de audit reprezint politicile, practicile, procedurile sau cerinele cu care auditorul compar dovezile de audit colectate. Drept criterii de audit, pot servi: procedurile, cerinele specificate (n standarde, specificaii tehnice etc.)

Pe baza rezultatelor auditului calitii vor fi definite aciunile corective necesare. Aceste aciuni au n vedere identificarea i eliminarea cauzelor neconformitilor constatate, n scopul prevenirii repetrii lor. Prin auditor se nelege o persoan care are competena necesar pentru a efectua audituri ale calitii, el trebuie s fie autorizat pentru efectuarea unui anumit audit. Eficacitatea auditurilor calitii depinde n mare msur de competena i experiena auditorilor. Obiectivele generale i importana auditului calitii: Auditul calitii poate fi efectuat n urmtoarele scopuri principale: Evaluarea conformitii proceselor, produselor i serviciilor cu un anumit standard sau cu alt document normativ; Evaluarea conformitii sistemului de management al calitii cu cerinele specificate; Identificarea punctelor critice, surse ale deficienelor, n desfurarea activitilor din intreprindere; Iniierea msurilor corective i de mbuntire necesare cu privire la procesele i rezultatelor acestora (produse i servicii); Urmrirea aplicrii msurilor corective i de mbuntire stabilite. Pe baza rezultatelor auditurilor pot fi mai bine fundamentate aciunile de mbuntire a calitii proceselor, produselor i a sistemului calitii intreprinderii. n msura n care aceste audituri sunt corect planificate i programate i sunt efectuate de auditori calificai, se poate ajunge la micorarea continu a abaterilor i implicit la creterea gradului de satisfacere a clienilor. TIPURILE DE AUDIT A. n funcie de scopul lor se pot deosebi audituri interne i externe ale calitii:

1. Auditurile interne ale calitii denumite i audituri prim parte, au ca scop evaluarea aciunilor corective sau de mbuntire necesare, n cadrul propriei organizaii, fiind efectuate chiar de intreprindere. De regula, aceste audituri reprezint o combinaie ntre auditul calitii produsului, procesului i sistemului de management al calitii intreprinderii. 2. Auditurile externe ale calitii au ca scop principal obinerea unei dovezi, privind capacitatea intreprinderii de a asigura obinerea calitii cerute. 3. Auditurile a dou parte , sunt audituri externe, efectuate de ctre clienii intreprinderii, prin auditori proprii, n scopul evalurii sistemului de management al calitii acesteia; 4. Auditurile ter parte, sunt audituri externe, efectuate de ctre un organism neutru, la cererea intreprinderii care dorete auditarea sistemului de management

al calitii sau la cererea unei alte pri (beneficiar al intreprindeii sau organism independent). innd seama de scopul n care sunt efectuate, unele audituri au denumiri specifice. Astfel, auditul sistemului de management al calitii efectuat de ctre o ter parte n scopul certificrii este denumit audit de certificare. naintea auditului de certificare se efectueaz un audit de preevaluare(preaudit), iar dup certificare, un audit de supraveghere, pentru a verifica respectarea cerinelor stabilite. B. n funcie de obiectivul lor, auditurile sunt de trei tipuri:

1. Auditul calitii produsului servete la evaluarea conformitii caracteristicilor de calitate ale unui produs, cu cerinele clientului sau cu cerinele specificate n documente de referin (standarde, documente de fabricaie etc.) Auditul nu se rezum ns numai la o simpl examinare a calitii produsului, ci are n vedere evaluarea eficacitii msurilor de asigurare a calitii, referitoare la produsul respectiv. Pe baza rezultatelor auditului calitii pot fi stabilite msurile corective sau de mbuntire necesare. Pentru efectuarea auditului calitii produsului, se iau n considerare: specifica ia produsului, caietul de sarcini, documentele i mijloacele de fabricaie i de inspecie corespunztoare etc. 2. Auditul calitii procesului servete la evaluarea conformitii unui proces de proiectare, producie, administrativ etc.), cu cerinele clientului sau cu cerinele specificate n documente de referin (proceduri, i instruciuni de lucru, specificaii tehnice ale produselor realizate etc.) Ca i n cazul auditului calitii produsului sunt verificate i documentele de referin, pentru a stabili dac sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor preconizate. Prin auditul calitii procesului, se urmrete de asemenea, eficactatea msurilor de asigurare a calitii, referitoare la procesul respectiv, stabilindu-se msurile corective sau de mbuntire necesare. Auditul calitii procesului se bazeaz pe: procedurile sistemului de management al calitii, documentele referitoare la desfurarea i inspeciile procesului respectiv; se iau n considerare i cerinele referitoare la calificarea personalului implicat n procesul auditat. 3. Auditul sistemelor de management al calitii - este efectuat n urmatoarele scopuri principale: Determinarea conformitii sistemului de management al calitii cu cerinele specificate n documentele de referin; Determinarea eficacitii sistemului de management al calitii privind realizarea obiectivelor calitii; mbuntirea sistemului de management al calitii intreprinderii auditate

 Certificarea (nregistrarea) sistemului de management al calitii intreprinderii auditate. Auditurile sistemelor calitii pot fi realizate n scopuri interne i externe. Astfel o intreprindere poate hotr efectuarea unor audituri pentru evaluarea propriului sistem al calitii, n raport cu un anumit standard sau pentru a verifica dac acest sistem este implementat i satisface n permanen cerinele prescrise. Prin auditul sistemului calitii intreprinderea i poate propune, de asemenea, evaluarea eficacitii acestui sistem, ca i a documentaiei aferente, privind realizarea obiectivelor pe care i le-a propus n domeniul calitii. Pe de alt parte, beneficiari pot hotr evaluarea sistemului calitii unui furnizor, fie nainte de stabilirea unor relaii contractuale, fie dup ncheierea contractului. Auditarea sistemului calitii unei organizaii, poate fi cerut i de organisme independente n dou scopuri principale: Pentru a determina dac acest sistem permite inerea sub control a produselor furnizate de intreprindere, astfel nct s poat fi satisfcute cerinele reglementate; Atunci cnd se dorete certificarea sistemului calitii intreprinderii auditate. Auditul sistemului de management al calitii se realizeaz pe baza urmtoarelor documente: standarde referitoare la SMC, manualul calitii, proceduri, instruciuni de lucru, documente de inspecie etc.

METODOLOGIA DE REALIZARE A AUDITULUI 1. Metodologia auditului calitii produsului

Se recomand ca programarea auditurilor pe tipuri de produse s fie fcut de compartimentul de calitate din intreprindere. Independent de aceast programare, trebuie asigurat posibilitatea efecturii unor audituri ori de cte ori este necesar, de exemplu n cazul unor produse reclamate de beneficiari sau care prezint neconformiti majore sau repetate.

Raportul de audit, ntocmit la finalizarea auditului, trebuie s conin toate rezultatele inspeciilor i ncercrilor efectuate, precizndu-se neconformitile i cauzele acestora, pentru a se putea stabili cele mai potrivite msuri corective sau de mbuntire a calitii produsului. 2. Metodologia auditului calitatii procesului

Efectuarea unui audit al calitii procesului presupune de regul parcurgerea etapelor menionate n urmtoarea schem:

Este recomandabil ca aceste audituri s fie programate i efectuate cel puin o dat pe an, pentru toate procesele intreprinderii, acordndu-se prioritate proceselor complexe. Concluziile raportului de audit trebuie aduse la cunotin efilor compartimentelor ale cror procese au fost auditate, pentru a fi luate msurile corective i de mbuntire necesare.

3. Metodologia auditului sistemului de management al calitii

Potrivit standardului SR EN ISO 19011/2003, efectuarea unui audit al sistemului de management al calitii presupune parcurgerea urmtoarelor etape:

a) Iniierea auditului presupune: desemnarea auditorului-ef, definirea obiectivelor (domeniului i a criteriilor de audit), determinarea fezabilitii auditului, stabilirea echipei de audit, stabilirea contactului iniial cu organizaia auditat. b) Analiza documentaiei sistemului de management are ca scop evaluarea msurii n care aceast documentaie permite satisfacerea cerinelor definite de standardul de referin. Dac n urma acestei examinri, rezult c sistemul de management descris n documente (manualul calitii, manualul de mediu, proceduri) nu este corespunztor pentru satisfacerea cerinelor, se recomand ca auditul propriu-zis s fie efectuat dup rezolvarea problemelor constatate. c) Pregtirea auditului presupune elaborarea unui plan de audit, organizarea echipei de audit i stabilirea documentelor de lucru, care vor fi utilizate pe parcursul desfurrii auditului.

Planul de audit, trebuie aprobat de client i comunicat auditorilor i intreprinderii auditate. Nr. Crt. 1 2 3 4 5 Elemente principale ale planului de audit:

Obiectivele auditului Criteriile de audit i documentele de referin Domeniul auditului ( entiti organizatorice, procese ce vor fi auditate) Perioada i locul efecturii auditului Responsabilitile membrilor echipei de audit

6 7 8 9 10

Alocarea resurselor necesare pentru zonele critice ale auditului Identificarea reprezentanilor intreprinderii cu responsabiliti n desfurarea auditului Limba utilizat n timpul auditului Elementele raportului de audit Aspecte referitoare la confidenialitate Organizarea echipei de audit : responsabilitatea general a auditului revine conductorului echipei de audit. Stabilirea documentelor de lucru: liste de verificare, formulare pentru raportarea observaiilor auditorului etc. d) Efectuarea auditului presupune parcurgerea urmtoarelor etape: Reuniunea de deschidere are loc n urmtoarele scopuri: prezentarea membrilor echipei de audit conducerii intreprinderi auditate, discutarea obiectivelor i domeniului de aplicare a auditului; Examinarea sistemului de management presupune culegerea dovezilor (colectarea i verificarea informaiilor), formularea observaiilor auditorilor i pregtirea concluziilor auditului; Reuniunea de ncheiere cu conducerea intreprinderii are loc nainte de elaborarea raportului de audit. La aceast reuniune particip i responsabilii domeniilor auditate. Conductorul echipei de audit prezint constatrile echipei i concluziile acesteia privind eficacitatea sistemului de management al calitii n realizarea obiectivelor.

e) Elaborarea i gestionarea documentelor auditului. Principalul document cu care se finalizeaz auditul sistemului de management al calitii este raportul de audit. Elaborarea raportului de audit se realizeaz sub coordonarea conductorului echipei de audit. Raportul de audit se aprob i se distribuie destinatarilor desemnai de clientul auditului. Pstrarea documentelor auditului se realizeaz potrivit celor stabilite de comun acord de ctre cel care a solicitat auditul, organismul auditor i intreprinderea auditat.

f) Finalizarea auditului Auditul se consider ncheiat atunci cnd raportul de audit a fost predat celui care a solicitat efectuarea auditului (clientul auditului). Nr. Crt. 1. 2. 3. Elemente principale ale raportului de audit:

Obiectivele auditului Domeniul auditului Identificarea clientului auditului

4. 5. 6. 7. 8. 9.

Identificarea membrilor echipei de audit Perioada i locul efecturii auditului Criteriile de audit utilizate Constatrile echipei de audit Concluziile echipei de audit Lista de difuzare a raportului de audit

Responsabilitatea stabilirii aciunilor corective pentru eliminarea neconformitilor identificate cu prilejul auditului sau a cauzelor acestora revine intreprinderii auditate. Responsabilitatea auditorului se limiteaz la identificarea neconformitilor. g) Efectuarea auditului de urmrire are ca scop verificarea finalizrii aciunilor corective stabilite cu prilejul auditului iniial.

Fig. 1. Tipuri de audituri ale calitii, n funciei de scopul lor.

Fig. 2. Tipuri de audituri n funcie de obiectul lor

Fig. 3. Metodologia general a auditului calitii produsului

Fig. 4. Metodologia general a auditului calitii procesului

Fig. 5. Metodologia general a auditului sistemului de management al calitii

Tabelul 1. Principalele responsabilitati ale auditorului si ale auditorului-sef nr. crt. 1. 2.

Auditor

Auditor-sef

Indeplinirea cerintelor auditului

Stabilirea echipei de audit

Comunicarea si clarificarea cerintelor Elaborarea planului de audit auditului Pregatirea si indeplinirea eficienta a Pregatirea documentelor de lucru responsabilitatilor atribuite

4.

Consemnarea observatiilor personale

Prezentarea echiopei de audit conducerii organizatiei auditate

5. 6.

Raportarea rezultatelor auditului

Conducerea discutiilor si prezentarea rezultatelor

Verificarea eficacitatii masurilor corective Evaluarea (daca o cere clientul) auditului

7.

Pastrarea

si

asigurarea

securitatii Elaborarea raportului de audit

documentelor referitoare la audit 8. Cooperarea cu responsabilul de audit si Urmarirea aplicarii masurilor corective sprijinirea acestuia in realizarea sau de imbunatatire stabilite

atributiilor sale

Anexa 1 - MODEL PLAN DE AUDIT Denumirea firmei PLAN DE AUDIT COD PA 01.0 Data Nr.inreg

DOCUMENTE DE REFERINTA Limba utilizata in timpul auditului Perioada si locul Sedinta de desfasurare al deschidere auditului de Auditul propriu- zis Sedinta inchidere de

Entitatile organizatorice care auditate Echipa de audit Auditor sef Auditor Auditor Compart. auditat Nume si prenume Nume prenume si Nume prenume si Nume prenume si trebuie

Semnaturi Difuzat la

Anexa 2 - MODEL RAPORT DE AUDIT Denumirea firmei RAPORT DE AUDIT COD RA 01.0 Data Planul de audit COD PA 01.01 Nr. inreg. plan de audit Documente de Neconformitati constatate referinta Actiuni Termen Responsabil Nr. inreg

Neconformitati Neconformitati corective/ minore majore preventive

Echipa audit

de Auditor sef

Auditor

Auditor

Compart. auditat

Nume si prenume

Nume prenume

si Nume si Nume prenume prenume

si

Semnaturi Difuzat la

Anexa 3 - MODEL RAPORT DE ACTIUNI CORECTIVE Denumirea firmei producatoare Documentul de referinta Actiuni corective/preventive RAPORT DE ACTIUNI CORECTIVE Cod RAC 01.0 Data Nr.inreg. Responsabil pentru Semnatura indeplinire Termen de realizare

Echipa audit

de Auditor sef Nume si prenume

Auditor

Auditor

Personal auditat

Nume si Nume si Nume si prenume prenume prenume

Semnaturi Difuzat la

Anexa 4 - MODEL RAPORT DE NECONFORMITATE Denumirea firmei producatoare Documentul de referinta Neconformitati constatate RAPORT DE NECONFORMITATE Cod RN 01.0 Data Nr.inreg. Tipul de Actiuni Termen neconformitate de corective/preventive realizare Minora Majora

Echipa audit

de Auditor sef Nume prenume

Auditor

Auditor

Personal auditat

si Nume si Nume si Nume si prenume prenume prenume

Semnaturi

BIBLIOGRAFIE

1.

Mihai Leonte, Cerine de igien- HACCP i de calitate-ISO 9001:2000 n unitile de industrie alimentar comform normelor Uniunii Europene, Editura Millenium, Piatra Neam, 2006;

2.

*** www. Scribd.com.