CAIET DE SARCINI

pentru ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE SERVICII DE CONSULTAN PENTRU MANAGEMENTUL DE PROIECT PROIECT MBUNTIREA CALITII I EFICIENEI SERVICIILOR PUBLICE OFERITE CETENILOR JUDEULUI IAI, PRIN DEZVOLTAREA CAPACITII DE GESTIONARE A INFORMAIEI LA NIVELUL INSTITUIEI PREFECTULUI - JUDEUL IAI I FACILITAREA COMUNICRII INTER INSTITUIONALE PLUS (PREFECT, LOGIC, UNITAR, SISTEMATIC)/SMIS 37734

SECIUNEA II

I. GENERALITI 1 CAIETUL DE SARCINI Prezentul caiet de sarcini face parte integrant din documentaia de atribuire pentru atribuirea contractului de servicii de consultan pentru managementul de proiect i reprezint ansamblul cerinelor pe baza crora se elaboreaz de ctre fiecare ofertant propunerea tehnic corespunztoare cu necesitatile autoritatii contractante. Contractul de achiziie public se nscrie ntr-un proiect finanat din fonduri comunitare din Fondul Social European prin Programul operational Dezvoltarea capacitatii administrative, Axa prioritar 2 mbuntirea calitii i eficienei furnizrii serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de descentralizare, Domeniul Major de Intervenie 2.2 mbuntirea calitii i eficienei furnizrii serviciilor, Operaiunea Folosirea mecanismelor electronice, de exemplu, portaluri internet i baze de date. Cerintele impuse prin caietul de sarcini sunt miniminale. 2. OBIECTIVUL GENERAL al proiectului este furnizarea de servicii publice de calitate i eficientizarea activitii din Instituia Prefectului - Judeul Iai, prin optimizarea fluxurilor infomaionale inter i intra- instituionale i mbuntirea comunicrii cu instituiile publice la nivel judeean. 3. SCOPUL PROIECTULUI este reprezentat de analiza fluxurilor informaionale inter i intra instituionale, ntrirea capacitii de planificare strategic i eficientizarea proceselor de lucru din cadrul Instituiei Prefectului, reducerea duratei de livrare a serviciilor publice prin utilizarea unui portal internet dedicat i a unor aplicaii de raporatare managerial, facilitarea accesului cetenilor la informaii de interes general i specific, eficientizarea comunicrii dintre Instituia Prefectului i instituiile publice de la
1

nivelul judeului Iai, precum i creterea nivelului de profesionalism al funcionarilor publici i al personalului contractual. 4. BENEFICIARII PROIECTULUI Beneficiarii direci ai investiiei sunt cele 66 de persoane, dintre care: 47 de angajai din cadrul Insituiei Prefectului din judeul Iai funcionari publici i personal contractual, precum i 19 angajai din cadrul instituiilor publice de la nivelul judeului Iai funcionari publci i personal contractual de la nivelul a 19 instituii publice selectate n proiect. Beneficiarii indireci ai proiectului sunt cei aproximativ 17.700 angajai din instituiile publice existente n jude, precum i aproximativ 826.552 ceteni ai judeului Iai. Din cele prezentate mai sus a fost posibila acceptarea spre finantare a proiectului mbuntirea calitii i eficienei serviciilor publice oferite cetenilor judeului Iai, prin dezvoltarea capacitii de gestionare a informaiei la nivelul Instituiei Prefectului - Judeul Iai i facilitarea comunicrii inter instituionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic) /SMIS 37734 Astfel la data de 30.01.2012 a fost semnat de catre Instituia Prefectului - Judeul Iai (n calitate de beneficiar) i Ministerul Admistraiei i Internelor, Direcia pentru Dezvoltarea Capacitii Administrative (Autoritate de Management) pentru Programul operational Dezvoltarea capacitatii administrative, aprobat prin Decizia Comisiei Europene nr. 5748/21.11.2007), contractul de finanare nr. 294 al crui obiect l reprezint acordarea finanrii nerambursabile de ctre AM pentru implementarea proiectului intitulat mbuntirea calitii i eficienei serviciilor publice oferite cetenilor judeului Iai, prin dezvoltarea capacitii de gestionare a informaiei la nivelul Instituiei Prefectului - Judeul Iai i facilitarea comunicrii inter instituionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic) /SMIS 37734. Contractul de finanare (cu anexele la acesta inclusive cererea de finanare) stabilete cadrul i regulile de implementare, verificare i monitorizare a proiectului, precum i obligaiile respectiv responsabilitile fiecrei pri semnatare. II. PREZENTAREA PROIECTULUI 1. DENUMIREA PROIECTULUI Proiectul mbuntirea calitii i eficienei serviciilor publice oferite cetenilor judeului Iai, prin dezvoltarea capacitii de gestionare a informaiei la nivelul Instituiei Prefectului - Judeul Iai i facilitarea comunicrii inter instituionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic) /SMIS 37734 este finanat de Fondul Social European i Guvernul Romniei prin Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative (PO DCA), n cadrul Axei prioritare 2
2

mbuntirea calitii i eficienei furnizrii serviciilor publice, cu accentul pus pe procesul de descentralizare, Domeniului Major de Intervenie 2.2 mbuntirea calitii i eficienei furnizrii serviciilor, Operaiunea Folosirea mecanismelor electronice, de exemplu, portaluri internet i baze de date, n baza contractului de finanare din Fondul Social European n cadrul Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative Nr. 294/30.01.2012. 2. VALOAREA PROIECTULUI Valoare total a proiectului, fr TVA, este de 3.330.408 lei Valoare eligibil este de 3.330.408 lei 3. PERIOADA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI Durata de implementare a proiectului este de 24 de luni, cu incepere de la data de 30.01.2012 data semnarii contractului de finanare i pn la data de 29.01.2014.
4. ACTIVITILE PROIECTULUI
Nr. Crt A Activitate Activitati de management de proiect Planificare si monitorizare Detalierea planului de lucru si a procedurii de actualizare a planului de lucru Stabilirea calendarului de desfasurare a intalnirilor de lucru Definire proceduri de monitorizare Organizare, coordonare, comunicare, monitorizare. Stabilirea modului eficient de comunicare in cadrul echipei si a trasabilitatii interactiunilor; Stabilirea modului de comunicare cu AM si a regulilor de arhivare a corespondentei; Stabilirea si aplicarea procedurilor de monitorizare, respectiv de incadrare in graficul de activitati si de verificare a calitatii rezultatelor obtinute conform planului stabilit; Stabilirea modului de analiza a derularii proiectului in scopul prevenirii manifestarii riscurilor identificate si pentru identificarea altor posibile amenintari pentru buna desfasurare a proiectului. Actualizarea graficului activitatilor si alocarii de sarcini si resurse, in functie de analiza derularii proiectului si conform unei proceduri care va fi definite in prima Luna de implementare 1 Luna de implementare 24 Descrierea Activitatii Durata

A1

A1.2

Luna de implementare 1

A1.3

Luna de implementare 1 Luna de implementare 13

A1.4

Luna de implementare 1

A1.5

Managementul riscurilor

Luna de implementare 1 Luna de implementare 24 Luna de implementare 1 Luna de implementare 24

A1.6

Monitorizare derulare proiect

A1.7

Intalniri operative

Luna de implementare 1 Luna de implementare 24

etapa a proiectului; Analiza saptamanala a indeplinirii sarcinilor primite, efectandu-se corectiile necesare; Verificarea saptamanala a rezultatelor obtinute, a gradului de indeplinire a obiectivelor, a incadrarii in termenele stabilite; Monitorizarea calendarului livrarilor si verificarea calitatii serviciilor si produselor livrate de furnizori; Suportul adecvat oferit analistilor implicati in analiza si proiectarea sistemului, precum si in evaluarea calitatii solutiei realizate; Evaluarea produselor si serviciilor, certificandu-se incadrarea in specificatiile prezentate in caietele de sarcini, precum si verificarea calitatii si cantitatii stabilite; Identificare riscuri, impact si probabilitate de aparitie si modalitati de raspuns in cazul in care acestea se materializeaza; Intocmirea minutelor; Informarea operativa asupra stadiului de desfasurare a activitatilor programate; Comunicarea masurilor pentru derularea activitatilor ulterioare A2 Raportare Realizarea rapoartelor intermediare pentru evaluarea interna a modului de derulare a proiectului Transmitere raportari catre Autoritatea de management si pastrarea legaturii cu aceasta Realizarea si transmiterea rapoartelor intermediare si finale catre AM Elaborarea documentelor de raportare si monitorizare Asigurarea documentelor suport pentru urmarirea modului de derulare a proiectului Gestiunea si arhivarea corespunzatoare a documentelor Luna de implementare 3 Luna de implementare 24

A2.1

Luna de implementare 3 Luna de implementare 24

A2.2

Luna de implementare 3 Luna de implementare 24

A2.3

Luna de implementare 6 Luna de implementare 24

A2.4

Realizare addendumuri, acte aditionale si alte documente necesare in cazul efectuarii unor modificari fata de

Luna de implementare 3 Luna de implamentare 24

planul initial

A2.5

Realizarea documentelor necesare aprobarii din partea AM a unor activitati specifice proiectului Management financiar Evidenta primara a documentelor financiare

Luna de implementare 3 Luna de implamentare 24

A3

Luna de implementare 1 Luna de implamentare 24 Luna de implementare 1 Luna de implementare 24 Luna de implementare 3 Luna de implamentare 6 Luna de implamentare 9 Luna de implamentare 12 Luna de implamentare 15 Luna de implamentare 18 Luna de implamentare 21 Luna de implamentare 24 Luna de implementare 3 Luna de implamentare 24 Luna de implementare 1 Luna de implementare 24 Luna de implementare 2 Luna de implementare 24 Luna de implementare 2 Luna de implementare 7 Luna de implementare 3 Luna de implementare 24 Realizare si actualizare plan de achizitii; Elaborarea documentelor specifice; Organizarea procesului de achizitie publica; Semnarea contractelor. Luna de implementare 1 Luna de implementare 2

A3.1

A3.2

Realizarea rapoartelor financiare si a documentelor de rambursare

A3.3

Urmarirea deconturilor cu furnizorii Realizarea operatiunilor bancare/ cu trezoreria Alte activitati financiar contabile Activitati suport/organizatorice Organizarea procedurilor de achizitie si contractare Actualizarea planului de achizitii Elaborarea documentelor specifice in conformitate cu legislatia in vigoare pentru achizitiile prevazute in proiect

Asigurarea managementului financiar, a evidentei financiar- contabile a operatiunilor specifice proiectului Asigurarea legaturii cu AM in problemele financiare Gestionarea tranzactiilor fmanciare

A3.4

A3.5

B1

B1.1

B1.2

Luna de implementare 1 Luna de implementare 2

B1.3

Publicarea anunurilor de participare Organizarea comisiilor de evaluare a ofertelor nregistrarea i evaluarea ofertelor Comunicarea rezultatelor procesului de evaluare Semnarea contractelor cu ofertantii selectati Achizitia serviciilor si echipamentelor necesare implementarii proiectului Achizitii materiale consumabile Achizitie servicii realizare materiale promotionale si informative Achizitie servicii Organizare evenimente (conferinte de presa) Achizitie servicii de Consultanta management de proiect Achizitie echipamente, licente informatice si servicii necesare implementarii sistemului informatic Achizitie servicii audit Asigurarea infrastructurii necesare implementrii proiectului Receptia licentelor software In cadrul acestei activitati furnizorii vor livra licentele si infrastructura hardware necesara implementarii proiectului. De asemenea vor fi

Luna de implementare 1 Luna de implementare 2 Luna de implementare 2 Luna de implementare 4 Luna de implementare 2 Luna de implementare 4 Luna de implementare 2 Luna de implementare 4 Luna de implementare 2 Luna de implementare 4 Luna de implementare 2 Luna de implementare 4 Luna de implementare 2 Luna de implementare 3 Luna de implementare 2 Luna de implementare 3

B1.4

B1.5

B1.6

B1.7

B2

B2.1

B2.2

B2.3

Luna de implementare 2 In cadrul acestei etape vor fi achizitionate servciile si echipamentele necesare desfasurarii proiectului.

B2.4

Luna de implementare 2 Luna de implementare 3

B2.5

Luna de implementare 2 Luna de implementare 4

B2.6

Luna de implementare 2 Luna de implementare 4 Luna de implementare 6 Luna de implementare 7 Luna de implementare 7

B3

B3.1

B3.1.1

Receptia licentelor de sistem

Luna de implementare 7

de operare pentru servere Receptia licentelor de baze de date Receptia licentelor de sistem de operare pentru desktopuri Receptia licentelor de antivirus servere, calculatoare Receptia licentelor de aplicatii - portal Receptia licentelor de aplicatii - management de documente Receptia licentelor de aplicatii - management de rapoartare - Business Inteligence Receptia echipamentelor necesare realizarii infrastructurii tehnice si de securitate pentru functionarea solutiei informatice Receptie echipamente hardware - servere aplicatii Receptie echipamente hardware - servere baze de date Receptie echipamente hardware - servere test si back-up Receptie echipamente hardware - firewall Receptie echipamente hardware - rack

instalate si configurate de catre furnizor. Luna de implementare 7

B3.1.2

B3.1.3

Luna de implementare 7

B3.1.4

Luna de implementare 7

B3.1.5

Luna de implementare 7

B3.1.6

Luna de implementare 7

B3.1.7

Luna de implementare 7

B3.2

Luna de implementare 6 Luna de implementare 7

B3.2.1

Luna de implementare 7

B3.2.2

Luna de implementare 7

B3.2.3

Luna de implementare 7

B3.2.4

Luna de implementare 7 Luna de implementare 6 Luna de implamentare 7

B 3.2.5

B3.2.6

Receptie echipamente hardware - UPS Receptie echipamente hardware - Backup tape Receptie echipamente hardware - Desktop-uri Receptie echipamente hardware - Laptop cu sistem de operare inclus Instalarea echipamentelor Configurarea echipamentelor Activitati de promovare, diseminare, exploatare Se vor publica anunturi de presa in cotidiane nationale care se bucura de audienta ridicata. Anunturile vor cuprinde, pe langa notificarea oficiala a inceperii proiectului, si sinteza tuturor informatiilor de interes public cu privire la proiect si beneficiile implementarii acestuia. Avantajul major al publicarii anunturilor intr-un cotidian cu audienta sporita, este acela ca proiectul va putea fi prezentat unui spectru larg de audienta. Va fi realizata o pagina web pentru proiect in cadrul site-ului institutiei. Prin intermediul pagini web se va face public progresul proiectului in timp real, informatiile putand fi accesate de orice persoana interesata. Pagina webl va contine urmatoarele elemente de informare: denumirea proiectului si a beneficiarului de finantare, Sigla Uniunii Europene, Sigla Guvernului Romniei i sigla Instrumentelor Structurale n Romnia.

Luna de implementare 6

B3.2.7

Luna de implementare 6

B3.2.8

Luna de implementare 6

B3.2.9

Luna de implementare 6

B3.3 B3.4

Luna de implementare 7 Luna de implementare 7 Luna de implementare 2 Luna de implementare 24

C1

Publicare anunt de presa privind inceperea proiectului

Luna de implementare 2

C2

Postarea permanenta pe site-ul Institutiei a informatiilor despre evolutia proiectului

Luna de implementare 3 Luna de implementare 24

C3

Organizare Conferinta de presa privind inceperea proiectului

Conferinta de presa va avea ca scop, pe langa lansarea oficiala a proiectului si prezentarea pe larg a obiectivelor asumate, a structurii si planului de proiect si, nu in ultimul rand, a plusvalorii adaugate prin finalizarea cu succes a acestuia. In vederea raspandirii cat mai eficiente a informatiei, la eveniment, vor fi invitati reprezentanti ai tuturor categoriilor de parteneri. Activitatea presupune realizarea de modele pentru: afise, mape, pliante, etichete, bannere care vor fi transmise spre verificare a acuratetii informaiilor legate de UE si respectarea regulilor cu privire la identitatea vizuala Autoritatii de Management. Activitatea presupune realizarea de modele pentru materialele informative care vor fi folosite in cadrul proiectului si care vor fi transmise spre verificare a acuratetii informaiilor legate de UE si respectarea regulilor cu privire la identitatea vizuala Autoritatii de Management. Vor fi editate afise cu informaii privind finanatorul, scopul, obiectivele, activitaile i rezultatele estimate ale proiectului. Aceste afise vor fi postate la sediile institutiilor implicate in proiect si la evenimentele organizate Vor fi realizate mape plastifiate care vor fi distribuite participantilor in cadrul conferintelor. Pe baza machetelor realizate vor fi tiparite brosurile. Acestea vor fi difuzate in cadrul evenimentelor organizate in cadrul proiectului si la

Luna de implementare 3

C4

Realizare machete pentru afise, pliante, etichete, bannere.

Luna de implementare 3

C5

Tiparire si difuzare de afise, pliante, etichete, bannere.

Luna de implementare 3 Luna de implementare 24

C5.1

Tiparire si difuzare de afise

Luna de implementare 3 Luna de implementare 24

C5.2

Tiparire si difuzare de mape

Luna de implementare 3 Luna de implementare 24

C5.3

Tiparire si difuzare de pliante

Luna de implementare 3 Luna de implementare 24

sediile institutiilor implicate in proiect

C5.4

Tiparire si difuzare de etichete

Pe fiecare dintre echipamentele achizitionate in proiect se va ataa o eticheta autocolanta care va avea elementele de identitate vizuala. Autocolantele vor fi plasate pe partea cea mai vizibila pentru public a obiectelor respective. Vor fi realizate bannere care vor fi postate in cadrul institutiilor implicate in proiect la nivel local care vor prezenta informatii privind sursa de finantare, partenerii, titlul proiectului. Vor fi realizate si difuzate momory stick-uri cu informatii privind egalitatea de sanse si dezvoltarea durabila Se va organiza o conferina finala de analiza i diseminare a rezultatelor proiectului, a recomandarilor pentru viitor. Se vor publica anunturi de presa in cotidiane nationale cu privire la finalizarea proiectului si rezultatele acestuia.

Luna de implementare 3 Luna de implementare 24

C5.5

Tiparire si difuzare de bannere

Luna de implementare 3 Luna de implementare 24

C6

Realizare si difuzare in cadrul conferintelor de lansare si finalizare proiect de Memory stick-uri egalitate de sanse si dezvoltare durabila Organizare Conferinta de presa privind finalizarea proiectului

Luna de implementare 3 Luna de implementare 24

C7

Luna de implementare 24

C8

Publicare anunt de presa privind finalizarea proiectului

Luna de implementare 24

Activitati de implementare, optimizare si instruire Aceasta activitate presupune identificarea si analizarea fluxurilor informationale specifice managementului de documente si de rapoartare existent in cadrul Institutiei Prefectului Iasi. In urma analizei realizate, furnizorul va recomanda solutii de optimizare a fluxurilor informationale aferente activitatilor de gestiune a documentelor si de raportare

Luna de implementare 5Luna de implementare 21

D1

Analiza activitatii Institutiei Prefectului Iasi si a fluxurilor informationale existente la momentul startarii proiectului

Luna de implementare 5 Luna de implementare 6

10

D1.1

Interviuri realizate de furnizor cu persoane relevante din grupul tinta al proiectului

Scopul interviurilor realizate de furnizor cu persoanele relevante din grupul tinta este acela de colectare a tuturor cerintelor in legatura cu aria de cuprindere a sistemului informatic. Interviurile se vor realiza pe baza unor chestionare elaborate de catre furnizorul solutiei informatice. In aceasta subactivitate furnizorul va redacta documentatia de analiza care va sta la baza implementarii sistemului informatic. Cerintele colectate in faza interviurilor sunt grupate si mapate la functionalitatea sistemului ce va fi implementat, scopul fiind acela de a acoperi toate activitatile efectuate de utilizatori. Pentru fiecare departament se completeaz lista activitilor i se ntocmete fluxul de activitti.Pentru fiecare activitate se inregistreaza: obiectivele activitii utilizatorii activittii constrangeri legaturile cu alte activiti cerine specifice; se includ cerine de configurare i parametrizare date de intrare date de ieire rapoarte utilizate pentru comunicare n cadrul departamentului, comunicare ntre departamente, comunicare n afara institutiei, arhivare (pastrare istoric) in format hartie In cadrul documentatiei de analiza, furnizorul va propune solutii de optimizare a fluxurilor informationale specifice activitatilor de gestiune a resurselor financiare, materiale si umane. In cadrul acestei activitati se va realiza implementarea sistemelor informatice in scopul eficientizarii si optimizarii activitatilor legate de managementul documentelor si de raportare din

Luna de implementare 5 Luna de implementare 6

D1.2

Intocmire documentatie de analiza

Luna de implementare 6

D2

Dezvoltarea si implementarea sistemelor informatice (Portal, Management de documente

Luna de implementare 7 Luna de implementare 21

11

si management de raportare)

cadrul Institutiei Prefectului Iasi

D2.1

Dezvoltare functionalitati specifice Institutiei Prefectului Iasi identificate in cadrul analizei

In cadrul acestei activitati vor fi dezvoltate noi functionalitati ale sistemelor care vor pune in practica recomandarile de optimizare a fluxurilor informationale oferite de catre furnizor si agreate de catre Institutia Prefectului Iasi. Etapa de instalare si configurare va fi pregatita de echipa de proiect a furnizorului. Echipa acestuia va instala si configura mai intai aplicatiile pe server apoi pe fiecare statie de lucru a utilizatorilor din grupul tinta. In cadrul acestei subactivitati se vor realiza teste de acceptanta, de catre o echipa comuna formata din personal al Institutiei Prefectului Iasi si personal al furnizorului sistemului informatic. In aceasta perioada se vor identifica si corecta eventualele neconformitati ale sistemului informatic fata de analiza efectuata. In cadrul acestei activitati vor fi realizate cursurile de utilizare si de administrare a sistemului informatic implementat. Furnizorul sistemului informatic va asigura suportul de curs si instructorii care vor sustine cursurile. Cursurile se vor desfasura intr-o sala pusa la dispozitie de catre Institutia Prefectului Iasi. In cadrul acestei activitati furnizorul sistemului informatic va sustine cursurile de utilizare a sistemului informatic implementat. Cursurile se vor finaliza cu examinarea participantilor, de catre o comisie comuna formata din experti ai furnizorului si specialisti ai Institutiei

Luna de implementare 11

D2.2

Instalarea sistemelor informatice si configurarea acestora conform cerintelor identificate in cadrul analizei

Luna de implementare 10

D2.3

Testarea componentelor aplicative si a fluxurilor informationale optimizate in sistemele informatice implementate

Luna de implementare 11

D3

Realizarea cursurilor de instruire pentru utilizarea si administrarea eficienta a sistemelor informatice implementate

Luna de implementare 12 Luna de implementare 15

D3.1

Participarea utilizatorilor la cursuri de instruire TIC sistem informatic de management de documente

Luna de implementare 12 Luna de implementare 15

12

Prefectului Iasi. In urma examinarii, persoanele care vor trece testele vor primi diploma de absolvire a cursurilor, care le va permite sa utilizeze sistemul informatic in conditii optime. In cadrul acestei activitati furnizorul sistemului informatic va sustine cursurile de utilizare a sistemului informatic implementat. Cursurile se vor finaliza cu examinarea participantilor, de catre o comisie comuna formata din experti ai furnizorului si specialisti ai Institutiei Prefectului Iasi. In urma examinarii, persoanele care vor trece testele vor primi diploma de absolvire a cursurilor, care le va permite sa utilizeze sistemul informatic in conditii optime. In cadrul acestei activitati furnizorul sistemului informatic va sustine cursurile de utilizare a sistemului informatic implementat. Cursurile se vor finaliza cu examinarea participantilor, de catre o comisie comuna formata din experti ai furnizorului si specialisti ai Institutiei Prefectului Iasi. In urma examinarii, persoanele care vor trece testele vor primi diploma de absolvire a cursurilor, care le va permite sa utilizeze sistemul informatic in conditii optime. In cadrul acestei activitati, furnizorul extern contractat va asigura instruirea administratorilor sistemtului informatic de management de documente. In cadrul acestei activitati, furnizorul extern contractat va asigura instruirea administratorilor sistemului informatic

D3.2

Participarea utilizatorilor la cursuri de instruire TIC sistem informatic managerial de raportare

Luna de implementare 12 Luna de implementare 15

D3.3

Participarea utilizatorilor la cursuri de instruire TIC sistem informatic de tip Portal

Luna de implementare 12 Luna de implementare 15

D3.4

Participarea administratorilor la cursuri de instruire TIC sistem informatic de management de documente

Luna de implementare 12 Luna de implementare 13

D3.5

Participarea administratorilor la cursuri de instruire TIC sistem informatic managerial

Luna de implementare 12 Luna de implementare 13

13

de raportare

managerial de raportare.

D3.6

Participarea administratorilor la cursuri de instruire TIC sistem informatic de tip Portal

In cadrul acestei activitati, furnizorul extern contractat va asigura instruirea administratorilor sistemului informatic de tip Portal. In aceasta etapa se va asigura asistenta tehnica la cererea utilizatorilor pentru rezolvarea diverselor probleme intampinate in derularea activitatii, pentru obtinerea de situatii cu un grad ridicat de dificultate si pentru desfasurarea unor activitati cu grad mic de repetabilitate (schimbari in organigrama, etc). Activitatea de coordonare a implementarii sistemului informatic de catre furnizorul solutiei consta in desemnarea unei persoane care sa gestioneze alocarea activitatilor membrilor echipei de proiect a furnizorului, monitorizarea implementarii sistemului informatic, raportarea catre Institutia Prefectului Iasi, mentinerea legaturii permanente cu echipa Institutiei

Luna de implementare 12 Luna de implementare 13

D4

Asistenta tehnica in vederea sustinerii programelor informatice implementate

Luna de implementare 16 Luna de implementare 21

D5

Coordonare implementare sistem informatic de catre furnizor

Luna de implementare 5 Luna de implementare 21

Auditul proiectului In cadrul acestei activitati auditorul extern va realiza verificarea documentelor financiare cu ocazia cererilor de rambursare depuse. In cadrul acestei activitati auditorul extern va realiza verificarea activitatilor realizate in cadrul proiectului. In cadrul acestei activitati auditorul extern va realiza verificarea documentelor financiare la finalul proiectului.

Luna de implementare 5 Luna de implementare 24 Luna de implementare 5 Luna de implementare 10 Luna de implementare 15 Luna de implementare 20

E1

Auditare financiara intermediara a proiectului

E2

Auditare privind activitatile proiectului

Luna de implementare 24

E3

Auditare financiara finala a proiectului

Luna de implementare 24

14

15

5. GRAFICUL DE IMPLEMENTARE AL PROIECTULUI

An de implementare 1 Nr. Crt A A1 An de implementare 2

Activitate Activitati de management de proiect Planificare si monitorizare Detalierea planului de lucru si a procedurii de actualizare a planului de lucru Stabilirea calendarului de desfasurare a intalnirilor de lucru Definire proceduri de monitorizare Managementul riscurilor Monitorizare derulare proiect Intalniri operative Raportare Realizarea rapoartelor intermediare pentru evaluarea interna a modului de derulare a proiectului Transmitere raportari catre Autoritatea de management si pastrarea legaturii cu aceasta Realizarea si transmiterea rapoartelor intermediare si finale catre AM

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

A1.2 A1.3 A1.4 A1.5 A1.6 A1.7 A2

A2.1

A2.2

A2.3

16

A2.4

Realizare addendumuri, acte aditionale si alte documente necesare in cazul efectuarii unor modificari fata de planul initial Realizarea documentelor necesare aprobarii din partea AM a unor activitati specifice proiectului Management financiar Evidenta primara a documentelor financiare Realizarea rapoartelor financiare si a documentelor de rambursare Urmarirea deconturilor cu furnizorii Realizarea operatiunilor bancare/ cu trezoreria Alte activitati financiar contabile Activitati suport/organizatorice Organizarea procedurilor de achizitie si contractare Actualizarea planului de achizitii Elaborarea documentelor specifice in conformitate cu legislatia in vigoare pentru achizitiile prevazute in proiect Publicarea anunurilor de participare Organizarea comisiilor de evaluare a ofertelor nregistrarea i evaluarea ofertelor Comunicarea rezultatelor procesului de evaluare

A2.5 A3 A3.1

A3.2 A3.3 A3.4 A3.5 B B1 B1.1

B1.2 B1.3 B1.4 B1.5 B1.6

17

B1.7

Semnarea contractelor cu ofertantii selectati Achizitia serviciilor si echipamentelor necesare implementarii proiectului Achizitii materiale consumabile Achizitie servicii realizare materiale promotionale si informative Achizitie servicii Organizare evenimente (conferinte de presa) Achizitie servicii de Consultanta management de proiect Achizitie echipamente, licente informatice si servicii necesare implementarii sistemului informatic Achizitie servicii audit Asigurarea infrastructurii necesare implementrii proiectului Receptia licentelor software

B2 B2.1

B2.2 B2.3 B2.4

B2.5 B2.6

B3 B3.1

B3.1.1 Receptia licentelor de sistem de operare pentru servere B3.1.2 Receptia licentelor de baze de date B3.1.3 Receptia licentelor de sistem de operare pentru desktop-uri B3.1.4 Receptia licentelor de antivirus servere, calculatoare B3.1.5 Receptia licentelor de aplicatii - portal B3.1.6 Receptia licentelor de aplicatii - management de documente B3.1.7

Receptia licentelor de aplicatii - management de rapoartare -

18

Business Inteligence Receptia echipamentelor necesare realizarii infrastructurii tehnice si de securitate pentru functionarea solutiei informatice

B3.2

B3.2.1 Receptie echipamente hardware - servere aplicatii B3.2.2 Receptie echipamente hardware - servere baze de date B3.2.3 Receptie echipamente hardware - servere test si back-up B3.2.4 Receptie echipamente hardware - firewall B3.2.5 Receptie echipamente hardware - rack B3.2.6 Receptie echipamente hardware - UPS B3.2.7 Receptie echipamente hardware - Backup tape B3.2.8 Receptie echipamente hardware - Desktop-uri Receptie echipamente hardware - Laptop cu sistem de B3.2.9 operare inclus B3.3 B3.4 C C1 Instalarea echipamentelor Configurarea echipamentelor Activitati de promovare, diseminare, exploatare Publicare anunt de presa privind inceperea proiectului Postarea permanenta pe site-ul Institutiei a informatiilor despre evolutia proiectului Organizare Conferinta de presa privind inceperea proiectului

C2 C3

19

C4 C5 C5.1 C5.2 C5.3 C5.4 C5.5

Realizare machete pentru afise, pliante, etichete, bannere. Tiparire si difuzare de afise, pliante, etichete, bannere. Tiparire si difuzare de afise Tiparire si difuzare de mape Tiparire si difuzare de pliante Tiparire si difuzare de etichete Tiparire si difuzare de bannere Realizare si difuzare in cadrul conferintelor de lansare si finalizare proiect de Memory stick-uri egalitate de sanse si dezvoltare durabila Organizare Conferinta de presa privind finalizarea proiectului Publicare anunt de presa privind finalizarea proiectului Activitati de implementare, optimizare si instruire Analiza activitatii Institutiei Prefectului Iasi si a fluxurilor informationale existente la momentul startarii proiectului Interviuri realizate de furnizor cu persoane relevante din grupul tinta al proiectului Intocmire documentatie de analiza Dezvoltarea si implementarea sistemelor informatice (Portal, Management de documente si management de raportare) Dezvoltare functionalitati specifice Institutiei Prefectului Iasi

C6 C7 C8 D

D1

D1.1 D1.2

D2 D2.1

20

identificate in cadrul analizei Instalarea sistemelor informatice si configurarea acestora conform cerintelor identificate in cadrul analizei Testarea componentelor aplicative si a fluxurilor informationale optimizate in sistemele informatice implementate Realizarea cursurilor de instruire pentru utilizarea si administrarea eficienta a sistemelor informatice implementate Participarea utilizatorilor la cursuri de instruire TIC - sistem informatic de management de documente Participarea utilizatorilor la cursuri de instruire TIC - sistem informatic managerial de raportare Participarea utilizatorilor la cursuri de instruire TIC - sistem informatic de tip Portal Participarea administratorilor la cursuri de instruire TIC sistem informatic de management de documente Participarea administratorilor la cursuri de instruire TIC sistem informatic managerial de raportare Participarea administratorilor la cursuri de instruire TIC sistem informatic de tip Portal Asistenta tehnica in vederea sustinerii programelor informatice implementate Coordonare implementare sistem informatic de catre

D2.2

D2.3

D3

D3.1

D3.2

D3.3

D3.4

D3.5

D3.6

D4 D5

21

furnizor E E1 E2 E3 Auditul proiectului Auditare financiara intermediara a proiectului Auditare privind activitatile proiectului Auditare financiara finala a proiectului

22

6. REZULTATELE ESTIMATE ALE PROIECTULUI Principalele rezultate urmrite de proiect se refer la mbuntirea cadrului de lucru cu privire la integrarea informational, a activittilor decizionale, a gestionrii documentelor i fluxurilor de lucru, a serviciilor publice oferite asigurndu-se astfel premisele pentru trecerea la societatea bazat pe cunoastere i la guvernarea electronic. n conformitate cu problemele prezentate i cu nevoile grupului tint, asa cum au fost prezentate, au fost definite obiectivele specifice i activittile (Activiti i graficul de implementare) necesare realizrii obiectivului general. Astfel, au fost identificate principalele probleme care urmeaz s fie rezolvate cu prioritate prin acest proiect, respectiv: reducerea proceselor birocratice, asigurarea unui management informational integrat i eficientizarea comunicrii interne i externe, lrgirea i mbuntirea gamei de servicii publice precum i cresterea competenelor profesionale pentru utilizarea eficient a TIC i a unor sisteme avansate. Pentru solutionarea acestor cerinte se urmrete obinerea urmtoarelor rezultate concrete:
Nr. Crt A Activitate Activitati de management de proiect Plan comunicare. Strategie realizata. Proceduri de monitorizare. Raport receptie produse/servicii. Grafic realizare Rapoarte progres. Raport final. Documente pentru diferite aprobari. Rapoarte financiare. Situatii evident contabila Rezultate

A1

Planificare si monitorizare

A2

Raportare

A3 B

Management financiar Activitati suport/organizatorice Organizarea procedurilor de achizitie si contractare

B1

Proceduri achizitii. Plan achizitii actualizat. Documente de achizitii

B2

Achizitia serviciilor si echipamentelor Servicii necesare implementarii necesare implementarii proiectului contractate

23

B3

Asigurarea infrastructurii necesare implementrii proiectului

Echipamente hardware si software receptionate: - 5 licente de sistem de operare pentru servere livrate si instalate - 47 licente de baze de date livrate si instalate - 40 licente de sistem de operare pentru desktop-uri livrate si instalate - 45 licente de antivirus pentru servere si calculatoare livrate si instalate - 1 licenta portal livrata si instalata - 47 licente de aplicatii - managementul documentelor si instalate - 25 licente de aplicatii - management de rapoartare si instalate - 3 servere de aplicatii livrate, instalate si functionale - 1 server de baze de date, instalat si functional - 1 server de test si back-up livrat, instalat si functional - 1 firewall livrat, instalat si functional - 1 rack livrat, livrat, instalat si functional - 1 UPS livrat, instalat si functional - 1 back-up tape livrat, intalat si functional - 40 desktop-uri instalate si functionale - 1 laptop instalat si functional - 3 Anunturi de presa publicate in cotidiane nationale privind startarea proiectului - 1 conferinta de presa initiala organizata pentru startarea proiectului - informatii diseminate pe site-ul institutiei periodic - 50 afise difuzate - 100 mape distribuite - 400 pliante distribuite - 12 etichete autocolante aplicate - 100 bannere difuzate - 50 memory stick-uri distribuite 24

Activitati de promovare, diseminare, exploatare

- 1 conferinta de presa initiala organizata pentru diseminare rezultate - 3 Anunturi de presa publicate in cotidiane nationale privind finalziarea proiectului D Activitati de implementare, optimizare si instruire Analiza activitatii Institutiei Prefectului Iasi si a fluxurilor 1 raport de analiza a sistemului intocmit informationale existente la momentul startarii proiectului Dezvoltarea si implementarea sistemelor informatice (Portal, Management de documente si management de raportare) Dezvoltare functionalitati specifice Institutiei Prefectului Iasi identificate in cadrul analizei Instalarea sistemelor informatice si configurarea acestora conform cerintelor identificate in cadrul analizei Testarea componentelor aplicative si a fluxurilor informationale optimizate in sistemele informatice implementate

D1

D2

D2.1

- functionalitati specifice dezvoltare

D2.2

- sisteme informatice instalate si configurate conform cerintele identificate in analiza - sisteme informatice testate si functionale - 3 rapoarte de implementare ale sistemleor informatice intocmite si validate cu furnizorul selectat - 66 utilizatori finali instruiti privind folosirea sistemului informatic de management de documente si portal - 25 utilizatori finali instruiti privind folosirea sistemului informatic managerial de raportare - 2 administratori de sistem instruiti in administrarea sistemului informatic de management de documente, administrarea sistemului informatic managerial de raportare si administrarea 25

D2.3

D3

Realizarea cursurilor de instruire pentru utilizarea si administrarea eficienta a sistemelor informatice implementate

sistemului informatic de tip portal Asistenta tehnica in vederea sustinerii - 6 rapoarte lunare de asistenta tehnica programelor informatice privind buna functionare a sistemelor implementate implementate Coordonare implementare sistem informatic de catre furnizor Auditul proiectului E1 Auditare financiara intermediara a proiectului Auditare privind activitatile proiectului Auditare financiara finala a proiectului Raport de audit financiar intermediar elaborat Raport de audit al activitilor elaborat - proiect implementat corespunzator din punct de vedere al solutiei informatice

D4

D5 E

E2

E3

Raport de audit final elaborat

Beneficiile proiectului pot fi privite prin prisma rezultatelor, astfel: mbuntirea calitii serviciilor publice oferite la nivelul judetului Iai, prin reducerea solicitrilor de informaii publice adresate de ctre ceteni, datorat posibilitii acestora de a accesa o parte din informaiile dorite prin intermediul portalului asigurndu-se o real transparen a actului administrativ; Reducerea timpului de soluionare a petiiilor/solicitrilor cetenilor, datorat circulaiei documentelor prin intermediul sistemelor online de lucru i semnalarea automat a apropierii termenului limit pentru fiecare sarcin i pentru fiecare angajat; Obinerea unui serviciu de relaii cu publicul modern, de calitate, transparent, flexibil i a unui sistem de comunicare eficient instituie-cetean; Prezentul proiect care ar fi un real succes la nivelul judetului Iai, va constitui un exemplu de bun practic pentru celelalte instituii ale prefectului din ar i care n mare parte se confrunt cu aceleai probleme. III. PREZENTAREA ACHIZITIE DE SERVICII DE CONSULTAN PENTRU MANAGEMENTUL DE PROIECT 1.TERMENI UTILIZAI: In prezenta documentaie descriptiv se vor utiliza urmtorii termeni: autoritatea contractant se denumete ACHIZITOR iar ofertantul se denumete PRESTATOR si constituie prile contractuale.
26

2. OBIECTUL CONTRACTULUI Obiectul contractului este reprezentat de servicii de consultan pentru management de proiect n vederea asigurrii implementarii cu succes a proiectului mbuntirea calitii i eficienei serviciilor publice oferite cetenilor judeului Iai, prin dezvoltarea capacitii de gestionare a informaiei la nivelul Instituiei Prefectului Judeul Iai i facilitarea comunicrii inter instituionale PLUS (prefect, logic, unitar, sistematic) /SMIS 37734. Se vor avea n vedere toate aspectele legate de derularea activitilor proiectului, n vederea implementrii n cele mai bune condiii a acestuia i pentru asigurarea documentelor pe care beneiciarul trebuie s le pun la dispoziia finanatorului. 3. LOCUL DE PRESTARE A CONTRACTULUI Serviciile desfasurate in cadrul contractului de consultanta se desfasoara la urmtoarele sedii: - sediul principal - sediul Instituiei Prefectului - Judeul Iai; - sediul secundar - sediul prestatorului. Derularea contractului de servicii de consultan privind gestionarea proiectului va presupune deplasri la sediul principal. n cazul deplasrilor pe teren, prestatorul trebuie s asigure pentru echipa sa, pe toat durata deplasrilor, ntreaga logistic i echipamentul necesar. Costurile implicate de aceste activiti sunt considerate ca incluse n preul contractului. Costurile cu consumabilele legate de redactarea, multiplicarea i transmiterea documentaiei, precum i ale oricror materiale, rapoarte, etc. elaborate de experi sunt considerate ca incluse n preul contractului. 4. DURATA CONTRACTULUI Valabilitatea contractului ncepe la data semnrii acestuia de ctre ambele pri. Executarea obligaiilor contractuale de ctre prestator se va realiza n perioada de implementare a contractului de finanare, respectiv de la data semnrii contractului i pn la data de 29.01.2014. 5. PLI Plile se vor face n maxim 15 zile de la data la care sumele sunt disponibile n contul evideniat al proiectului. Prestatorul va emite facturi lunare in baza activitatilor implementare conform graficului de implementare. Facturile vor fi confirmate de ctre achizitor n conformitate cu rapoartele primite. Valoarea facturii lunare se calculeaza ca raport intre valoarea totala a contractului si numarul de luni de contract. Valoarea totala a facturilor nu poate depasi valoarea contractului. 6. SPECIFICAII CONSULTANTA TEHNICE OBLIGATORII
27

PENTRU

FIRMA

DE

Activitile desfasurate de prestator, parte integrant a serviciilor de management al proiectului constau n coordonarea tuturor operaiunilor aferente implementrii astfel nct acestea s se desfoare n condiii optime i s se ncadreze n termenele prestabilite. Echipa de management a proiectului contractact va avea atribuii pe partea juridic, financiar, de realizare a achiziiilor publice i de informare i publicitate i va ntreine o relaie continu cu achizitorul serviciilor pe toat perioada de implementare a obiectivului de investiie. Pentru a efectua cu succes activitile de management al proiectului, consultantul (prestatorul) trebuie s-i nsueasc informaiile cuprinse n Cererea de finanare i s respecte normele i recomandrile emise de Autoritatea de Management a Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative. Pe baza prevederilor din Cererea de Finanare, consultantul va planifica i raporta achizitorului de servicii etapele de implementare i realizarea lor. Rezultatele finale sunt supuse analizei i evalurii echipei de proiect format n cadrul instituiei achizitorului de servicii, care va da acceptul final n ipostaza conformitii activitilor cu graficul de timp i bugetul alocat. 6.1. n mod concret, n vederea asigurrii unui management al proiectului performant, ofertantul selectat va realiza urmtoarele activiti: a. Va stabili i propune etapele ce vor fi parcurse pentru realizarea activitilor, n vederea ndeplinirii contractului, inclusiv punctele de referin. Va anticipa rezultatele obinute i stabili documentele ce trebuie prezentate pentru fiecare activitate n parte. Aceste activiti vor fi realizate dup cum urmeaz: se va ntocmi o strategie de implementare i un plan de comunicare cu achizitorul de servicii; se vor stabili procedurile interne de monitorizare i cele cu privire la raportrile ctre Autoritatea de Management a Programului i ctre achizitorul de servicii; b. Va organiza i planifica n timp activitile pe durata contractului. n cadrul acestui demers: vor fi planificate activitile i etapele n cadrul procesului de implementare din punct de vedere al succesiunii i duratei acestora, lundu-se n considerare i timpul necesar pentru mobilizare (grafic Gantt); se va urmri gradul de ndeplinire a activitilor conform graficului de activiti al proiectului i se va informa n scris Autoritatea de Management cu privire la orice ntrziere n derularea proiectului. Se vor emite propuneri clare de remediere i readucere a graficului activitilor n parametrii iniiali; va fi monitorizat din punct de vedere cantitativ i calitativ proiectul cu respectarea i ncadrarea n bugetul proiectului i n graficul de activiti al acestuia; va acorda asisten n vederea ntocmirii actelor adiionale la contractul cu instituia finanatoare: ntocmirea documentaiei necesare pentru modificri ale activitilor, realocri de sume ntre liniile bugetare din bugetul proiectului, schimbarea termenului de execuie, schimbare datelor de identificare a beneficiarului (sediul social, nlocuirea reprezentantului legal, schimbarea contului bancar);
28

va evidenia momentele semnificative ale proiectului i utilizarea resurselor pentru fiecare etap, n raport cu necesitatea atingerii rezultatelor; va monitoriza activitile tuturor prestatorilor implicai n proiect cu respectarea i ncadrarea n bugetul proiectului i n graficul de activiti al acestuia; va urmri termenele de livrare a rezultatelor proiectului, a documentelor oficiale i de efectuare a plilor i notificarea n timp util a echipei de proiect n acest sens; va notifica n scris n timp util echipa de proiect a achizitorului cu privire la eventualele nereguli nregistrate i abateri privind activitatea prestatorilor i vor fi elaborate propuneri de soluionare a acestora; va gestiona eventualele modificri sau situaii neprevzute n scopul aprobrii i decontrii serviciilor prestate/bunurilor furnizate de ctre Autoritatea de Management; va realiza un plan de management al riscurilor (vor fi identificate, descrise i argumentate riscurile) care pot afecta execuia contractului i prezentat n cadrul ofertei; va emite recomandri de reducere/eliminare a riscurilor identificate respectnd-se profilul activitilor descrise prin proiect; va elabora rapoarte lunare privind progresul proiectului din punct de vedere cantitativ i calitativ, care s cuprind descrierea evoluiei activitilor tuturor prilor implicate n implementarea proiectului (beneficiarul reprezentat prin echipa de proiect intern, echipa de proiect contractat (consultantul), furnizorii de bunuri respectiv prestatorii de servicii, Autoritatea de Management a Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative). c. Va defini atribuiile i responsabilitile experilor pentru ndeplinirea n cele mai bune condiii a activitilor i obinerea rezultatelor ateptate. Echipa de management a proiectului contractat va fi format din: - Manager de proiect atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: gestioneaza relatia cu solicitantul; planifica, urmareste si raporteaza solicitantului, etapele de implementare ale proiectului si realizarea lor; coordoneaza implementarea proiectului, avand in vedere derularea in conditii optime a proiectului si incadrarea in termenele prestabilite; contribuie la intocmirea documentatiilor de atribuire pt celelalte achizitii din proiect centralizeaza raportarile membrilor echipei proprii si elaboreaza raportul de status al proiectului ce trebuie aprobat de managerul de proiect al echipei solicitantului; - Responsabil juridic - atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: Intocmeste documentele specifice implementarii proiectului in conformitate cu legislatia in vigoare; Ofera consultanta solicitantului in vederea respectarii procedurilor aplicabile si legislatiei in vigoare, pe parcursul implementarii proiectului; - Responsabil financiar atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt:
29

Informeaza solicitantul si ceilalti membri ai echipei de implementare in legatura cu procedurile care trebuie respectate pe perioada implementarii proiectului; Intocmeste si valideaza impreuna cu Managerul de proiect din partea Solicitantului raportarile financiare, aferente activitatilor desfasurate in cadrul proiectului; - Specialist achizitii publice atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: - ofera angajatorului consultanta specializata cu privire la achizitiile publice aferente proiectului; - participa la desfsurarea tuturor procedurilor de achiziie publica desfasurate n cadrul proiectului; - participa la toate etapele procedurilor de achizitie publica - intocmeste si trimite spre avizare angajatorului, documentatiile specifice procedurilor de achizitie publica (fisa de date a achizitiei, caietul de sarcini, proiectul de contract, etc.) desfasurate n cadrul derularii proiectului; - la solicitarea angajatorului acesta va corecta/modifica/actualiza documentatia de atribuire in timp util pentru implementarea procedurii; - participa la evaluarea si selectia ofertelor; - contribuie la gestionarea contractelor cu ceilalti furnizori selectati. - Specialist IT - atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: ofera solutiile tehnice, specifice IT, pentru proiectul in cauza; avizeaza, din punct de vedere tehnic, echipamentele hardware si software livrate de terti; - Responsabil informare si publicitate - atributiile acestuia, in cadrul proiectului, sunt: - asigur pstrarea confidenialitii activitilor i a documentelor realizate n cadrul proiectului; - asigur i rspunde pentru respectarea cerinelor de informare i publicitate prevzute n contractul de finanare i alte documente aplicabile; - avizeaz, din punctul de vedere al conformitii cu documentele relevante, materialele de informare i publicitate prevzute n proiect, pe care le supune aprobrii solicitantului; - respect graficului de activiti aprobat i asigur derularea continu i fr probleme a activitilor specifice; - asigur aplicarea schimbrilor aprobate de managerul general; - organizeaz i particip la evenimentele de promovare din cadrul proiectului (conferine, seminarii); - selecteaz informaiile necesare i redacteaz rapoarte pentru subiectele solicitate; - consemneaz n rapoartele de progres trimestriale rezultatele activitii de monitorizare i evaluare; - asigur conformitatea cu politicile Uniunii Europene i naionale privind informarea i publicitatea; - utilizeaz cele mai bune practici n domeniul vizat, cu respectarea legislaiei comunitare i naionale n vigoare.
30

6.2. Va stabili modul de alocare a zilelor de lucru pentru experi, pe ntreaga perioad de derulare a contractului: alocarea zilelor de lucru se va realiza conform activitilor i etapelor descrise n graficul de realizare a proiectului; activitile vor fi mprite n funcie de etapele i caracterul aciunilor ce trebuie ntreprinse pentru realizarea cu succes a lor. Timpul acordat unei anumite etape va fi alocat n mod proporional fiecrui expert (juridic, financiar, specialist achiziii, specialist IT, manager de proiect, responsabil informare i publicitate) n funcie de caracteristicile aciunilor ce trebuie ntreprinse pentru finalizarea fazei n cauz. 6.3.. Va prezenta facilitile suport (resurse tehnice, logistice, administrative etc.) disponibile pentru realizara activitilor propuse. Cerinele minime n ceea ce privete facilitile suport constau n dovedirea disponibilizrii urmtoarelor resurse: - calculatoare i/sau laptop-uri; - telefon; - fax; - conexiune la Internet; - fotocopiator multifunctional; - aparat foto; - autoturism. 7. OBLIGAIILE PRESTATORULUI Prestatorul va avea urmatoare obligaii: - de a ntocmi dosarele fiecrei activiti, coninnd documentele care reflect modul de desfurare a acestora, ntocmite n conformitate cu prevederile manualului de implementare accesibil pesite-ul Autoritii de Management; - de a ntocmi rapoartele i cererile de rambursare n conformitate cu manualul de implementare accesibil pe site-ul Autoritii de Management; - analiza i corelarea documentelor legate de proiectul de finanare; - cunoaterea legislaiei n vigoare privind instrumentele structurale i implementarea proiectului, inclusiv a Instruciunilor de prefinanare i rambursare a cheltuielilor; - pstrarea confidenialitii cu privire la datele i informaiile la care are acces n vederea ndeplinirii obligaiilor contractuale ce i revin; - consultantul va aciona, n orice moment n care ndeplinete sarcini sau i exercit atribuiile specifice prin contract, n interesul Beneficiarului; - asigurarea disponibilitii experilor pe ntreaga durat de derulare a proiectului, pentru desfurarea activitilor contractate, la termenele stabilite de comun acord; - participarea la activitile i evenimentele derulate pe parcursul implementrii proiectului; - participarea la vizitele de monitorizare i de verificare efectuate de Organismul Intermediar/Autoritatea de Management sau alte organisme cu drept de control pe parcursul perioadei de implementare a proiectului; - consultantul va asigura i promova egalitatea de anse i de tratament ntre angajaii femei i brbai, n cadrul relaiilor de munc de orice fel, inclusiv prin introducerea
31

de msuri i dispoziii pentru interzicerea discriminrilor bazate pe criterii de sex, apartenen la grupuri minoritare, ras, religie, dizabiliti, precum i pstrarea i motivarea angajailor performani i tratamentul corect i echitabil al fiecrui angajat; consultantul va menine un contract permanent cu achizitorul, cu coordonatorul proiectului i cu echipa de implementare a proiectului din partea Autoritii contractante; consultantul va menine legtura cu prestatorii implicai n proiect pentru a asigura buna implementare a proiectului i pentru monitorizarea progresului acestuia; asigura desfasura activitatilor membrilor echipei de management a proiectului contractat, conform atributiilor si responsabilitatilor enumerate la punctul III.

8. MONITORIZAREA ACTIVITII FIRMEI DE CONSULTANTA Monitorizarea activitatii firmei care va furniza serviciile de consultanta pentru management de proiect va fi realizata de ctre autoritatea contractanta prin analizarea tuturor documentelor transmise de acesta (rapoarte pe activitati, rapoarte trimestriale, rapoarte finale, documentaie de rambursare) urmrindu-se ca acestea s fie complete i corecte, s rspund cerinelor impuse de finanator. Predarea livrabilelor va trebui fcut n timp util, astfel nct s nu existe ntrzieri n depunerea documentaiei necesare la finanator. Echipa de proiect a consultantului i rezultatele acesteia vor fi monitorizare comparativ cu documentatia de atribuire din cadrul procedurii de achizitie i oferta transmis. n acest fel beneficiarul se va asigura c proiectul se desfoar conform planificrii din calendarul activitilor. Procedura de monitorizare va fi activa pe toata durata de desfasurare a proiectului si va consta in: verificarea stadiilor de realizare a etapelor de proiect in comparatie cu planul de proiect. identificarea, analiza si solutionarea cauzelor generatoare de abateri de la plan. verificarea calitatii si consistentei tuturor livrabilelor rezultate ca urmare a finalizarii unei etape sau subetape din planul de proiect. verificarea respectarii planului de poriect si ajustarea acestuia in caz de necesitate. verificarea respectarii prevederilor contractuale si a documentatiei de atribuire. Pe toata durata de desfasurare a proiectului, in utilizarea metodelor de implementare se va ine cont de dorinele si interesele concrete ale finanatorului, ale solicitantului si ale tuturor celor ce colaboreaza la implementarea proiectului, respectandu-se in acelasi timp clauzele asumate prin Contractul de finantare si anexele acestuia. Scopul activitii este de a corela permanent resursele i activitile proiectului n vederea atingerii obiectivelor acestuia, precum i permanenta informare i evaluare a stadiului proiectului, aplicarea ajustrilor necesare, comunicarea i colaborarea n cadrul echipei de management a proiectului. 9. EVALUAREA ACTIVITII FIRMEI DE CONSULTANTA Procedurile de evaluare vor urmri: msura n care activitile sunt realizate, n conformitate cu planificarea iniial;
32

 eficacitatea implementrii aplicaiei software, procedura de evaluare constnd n testri repetate ale coninutului portalului; utilizarea eficient a resurselor, prin observaiile finanatorului la raportul final. Modalitile de evaluare sunt urmtoarele: ntlniri periodice cu echipa de implementare a furnizorului, n care se evalueaz stadiul proiectului pe baza informaiilor culese de responsabilii de activiti, finalizate printr-un proces verbal; raport lunar al responsabililor de activiti coninnd evaluarea stadiului proiectului; ntocmirea de ctre responsabilii de activiti a unui raport la sfritul fiecrei activiti parcurse. 10. RAPORTAREA ACTIVITII FIRMEI DE CONSULTANTA Raportarea se va face la nivelul fiecrei activiti a proiectului i rapoartele intermediare i raportul final ctre finanator, respectiv: raport la sfritul fiecrei activiti implementate; raport tehnic de progres lunar; raport tehnic de progres trimestrial; raport tehnic de progres care nsoete fiecare cerere de rambursare; raport final, la finalul proiectului cu ultima cerere de rambursare; formulare statistice privind participanii la activitile finanate de FSE prin PO DCA; alte formulare i documente justificative. IV. DATE PRIVIND OFERTA FINANCIAR I TEHNIC: 1. OFERTA FINANCIAR Oferta financiar va conine urmtoarele seciuni: - preul total exprimat n lei fr TVA; - perioada de valabilitate a ofertei. 2. OFERTA TEHNIC Oferta tehnic va cuprinde: 2.1. METODOLOGIA DE PRESTARE A SERVICIILOR i) descrierea detaliat a etapelor propuse de ofertant pentru realizarea activitilor, n vederea ndeplinirii contractului, inclusiv punctele de referin, precum i rezultatele i documentele ce trebuie prezentate pentru fiecare activitate. ii) definirea atribuiilor i responsabilitilor experilor cheie pentru ducerea la ndeplinire n cele mai bune condiii a activitilor i obinerea rezultatelor ateptate. iii) descrierea facilitilor suport (resurse tehnice, logistice, administrative etc.) pe care ofertantul le pune la dispoziie n scopul realizrii activitilor propuse. 2.2. ORGANIZAREA I PLANIFICAREA N TIMP A ACTIVITILOR PE DURATA CONTRACTULUI
33

i) Planificarea, succesiunea i durata activitilor i etapelor, lundu-se n considerare i timpul necesar pentru mobilizare (Grafic Gantt), cu evidenierea momentelor semnificative ale proiectului i utilizarea resurselor pentru fiecare etap, n raport cu necesitatea atingerii rezultatelor. ii) Modul de alocare a zilelor de lucru pentru experi, pe ntreaga perioad de derulare a contractului. 2.3. MODUL N CARE OFERTANTUL NELEGE OBIECTIVELE PROIECTULUI I REZULTATELE ATEPTATE i) Prezentarea aspectelor considerate de ctre ofertant ca fiind eseniale pentru obinerea rezultatelor ateptate ale contractului i atingerea obiectivelor acestuia, nsoit de comentarii relevante. ii) Identificarea, descrierea i argumentarea riscurilor care pot afecta execuia contractului cum ar fi: nerespectarea graficului de activiti al proiectului; nerespectarea obligaiilor contractuale de ctre prestatorii de servicii i furnizorii de produse; nerespectarea specificaiilor tehnice a utilajelor sau bunurilor achiziionate; Ofertantul va compelta aceast list cu alte posbile riscuri. iii) Recomandri de reducere/eliminare a riscurilor identificate, fr a se afecta cerinele caietului de sarcini. La redactarea si prezentara ofertei tehnice si economice se vor avea in vederea doar activitatile si graficul de implementare, respectiv rezultatele estimate ale proiectului din momentul inceperii contractului de prestari servicii de consultanta. Pentru o prezentare si evaluare unitara a ofertelor depuse acestea se vor intocmi pentru perioada: luna de implementare 2 - luna de implementare 24 din proiect. V. CONDIII MINIMALE PENTRU OFERTANI Condiiile minime pe care prestatorul de servicii de consultan trebuie s le ndeplineasc pentru a putea realiza obiectivul contractului, respectiv asigurrii implementarii cu succes a proiectului sunt: 1. principala activitate a prestatorului sa fie in domeniul consultantei aferente managementului proiectelor cu fonduri nerambursabile, 2. Media cifrei de afaceri global care vizeaz activitatea din cel mult ultimii 3 ani trebuie s fie de cel puin 860.000 lei. 3. prezentarea unei liste a principalelor servicii prestate in ultimii 3 ani, continand valori, perioade de prestare, beneficiari, indiferent daca acestia din urma sunt autoritati contractante sau clienti privati.
34

4. prezentarea a minim 1 recomandare din partea unor beneficiari, autoritati publice ct i clieni privai, in care sa fie evidentiat faptul c au fost realizai indicatorii de rezultat ai proiectului/proiectelor cu finanare din fonduri nerambursabile, 5. prezentarea a minim 1 contract similar cu o valoare minim de 340.000 lei. Cerina poate fi ndeplinit prin cumulare a maxim 3 contracte similare, care nsumate s fie n valoare minim total de 340.000 lei, 6. Sa asigure echipa de proiect: minim 6 experi cheie, disponibili pe toata perioada de implementare, astfel: 6.1 Manager de proiect expert cheie diplom de studii universitare, diplom / certificat de manager de proiect recunoscut de Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale i de Ministerul Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sporturilor sau echivalent, experien n calitate de manager de proiect n implementarea unui proiect - cel puin 1 contract de consultan n calitate de manager de proiect 6.2 Responsabil financiar - expert cheie diplom de studii universitare n tiine economice sau n alte domenii relevante pentru obiectivele i scopurile proiectului experien n calitate de responsabil financiar n implementarea unui proiect - cel puin 1 contract de consultan n calitate de responsabil financiar 6.3 Responsabil juridic - expert cheie diplom de studii universitare n tiine juridice experien n calitate de responsabil juridic n implementarea unui proiect - cel puin 1 contract de consultan n calitate de responsabil juridic 6.4 Specialist IT - expert cheie liceniat n IT cu studii superioare de lunga durata (informatica/calculatoare) experien profesional general cel puin 3 ani n informatic/IT pe pozitie cu studii superioare de specialitate IT; experien n calitate de specialist IT n implementarea unui proiect - cel puin 1 contract de consultan n calitate de specialist IT 6.5. Specialist achiziii publice - expert cheie diplom de studii universitare relevante pentru obiectivele i scopurile proiectului diplom/certificatelor profesionale de expert achiziii publice recunoscut de Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale i de Ministerul Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sporturilor sau echivalent experien profesional general cel puin 3 ani experien n calitate de specialist achiziii publice n implementarea unui proiect cel puin 1 contract de consultan n calitate de specialist achiziii publice 6.6. Responsabil informare i publicitate - expert cheie diplom de studii universitare / certificate profesionale n domeniul comunicrii i relaiilor publice experien profesional n domeniul comunicrii i relaiilor publice cel puin 1 an
35

 cunotine operare computer nivel mediu cunoaterea limbii engleze nivel mediu experien n calitate de responsabil informare i publicitate n implementarea unui proiect - cel puin 1 contract de consultan n calitate de responsabil informare i publicitate Ofertantul va asigura disponibilitatea personalului de specialitate pe durata derulrii contractului. n angajament se va specifica faptul c, n cazul indisponibilitii unei persoane dintre cele nominalizate pentru ndeplinirea contractului, le vor nlocui numai cu persoane avnd cel puin calificrile nominalizate iniial i luate n considerare n etapa de calificare. VI. CRITERIUL DE ATRIBUIRE: Ofertele vor fi evaluate de ctre comisia de evaluare, iar criteriul utilizat pentru desemnarea ofertei ctigatoare este PREUL CEL MAI SCZUT, n condiii de ofert acceptabil din punct de vedere tehnic i economic (ofert care corespunde complet tuturor cerinelor formulate n caietul de sarcini). Modul de departajare a ofertelor clasate pe primul loc cu preuri egale In cazul in care doua sau mai multe oferte, contin in cadrul propunerii financiare acelasi pret, atunci in vederea atribuirii contractului de achizitie publica, se va solicita respectivilor ofertanti pentru departajare, o noua propunere financiara in plic inchis, caz in care contractul va fi atribuit ofertantului a carui noua propunere financiara are pretul cel mai scazut.

36