Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

Modulul - Baze de date Lectia 1

1 tilizarea aplicatiei !ccess

1.1 Concepte "enerale pri#ind $azele de date

Evolutia diferitelor metoda si tehnici de organizare a datelor, pe suporturi de memoria externa, a fost determinata de necesitatea de a avea un acces cat mai rapid si mai usor la un volum cat mai mare de date Datele stocate si prelucrate sunt foarte complexe cu foarte multe interdependente, lucru ce a facut necesara aparitia !azelor de date "aza de date reprezinta un ansam!lu de date, organizate coerent, structurate cu o redundanta minima, accesi!ile cat mai multer utilizatori in acelasi timp # !aza de date este un ansam!lu de colectii de date cunoscute su! denumirea de ta!ela $pentru !azele de date relationale% si o!iect $pentru !azele de date orientate o!iect% &umea reala contine diferite o!iecte, pe care 'e vom numi entitati (ceste entitati au anumite caracteristici $proprietati%, pe care 'e vom numi atri!utele entitatilor, aceste atri!ute pot lua anumite valeri 'n acest context informatia se poate defini ca fiind formata din) entitate $o!iectul informatiei% atri!ut $proprietatile entitatii% valoare $masura proprietatii% De exemplu entitatea anga*at este formata din atributele nume, varsta, ani vechime, ce au diferite valori. +oate aceste date sunt organizate in ta!ele % $aza de date este &or'ata din 'ai 'ulte ta$ele cu di&erite le"aturi intre ele ,entru a defini o ta!ela sunt necesare urmatoarele elemente) Do'eniul de #alori - reprezinta un ansam!lu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit implicit sau explicit !tri$utul - reprezinta o coloana dintr-o ta!ela caracterizata printr-un nume (cesta de o!icei semnifica valorile luate dintr-un domeniu corespunzator Mai multe atribute pot lua valori din acelasi domeniu. ,entru a defini o !aza de date este nevoie de) (a$ela - reprezinta un produs cartezian dintre mai multe domenii, caracterizata printr-un nume # foaie de clacul din Excel se poate Domeniul 1 Domeniul 2 M 12 considera o ta!ela, unde pe prima linie sunt trecute F 45 domeniile ce apartin ta!elei, iar apoi se trec datele M 21 corespunzatoare acestor domenii, unde de exemplu F 32 domeniul 1 se refera la sexul unor persoane, iar domeniul F 43 2 se peate referi la varsta persoanelor respective Le"aturile dintre ta$ele De exemplu sa construim o ta!ela pentru entitatea (nga*at

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

Nu'e an"a+at ,arsta !ni #ec)i'e Salariul $rut Copii 'on 'onescu 32 4 2222222 1ornel ,opescu 45 14 5555555

1 3

. !aza de date este formata din mai multe ta!ele cu diferite legaturi +ipurile de legaturi dintre doua ta!ele pot fi urmatoarele) 1)1 - legatura de tip unu la unu cand unei inregistrari dintr-o ta!ela ii corespunde o singura inregistrare in cealalta ta!ela 1)M - legatura de tip unu la multi cand unei inregistrari dintr-o ta!ela ii corespund mai multe inregistrari in cealalta ta!ela M)/ - legatura de tip multi la multi cand mai multor inregistrari dintr-o ta!ela 'e corespund mai multe inregistrari in cealalta ta!ela 0neori intr-o ta!ela exista foarte multe date, de aceea se recomanda ierarhizarea datelor din ta!ela, pentru a putea fi regasite cat mai usor De aceea, pentru anumile ta!ele se recomanda construirea indecsilor 1u a*utorul unui index datele din ta!ela se ' , pot regasi foarte usor $de exemplu putem construi un index care sa ordoneze date din ta!ela in ordine crescatoare a anilor de vechime% .rice ta!ela tre!uie sa ai!a definita o c)eie 1heia unei ta!ele reprezinta un ansam!lu minim de atri!ute care identifica o inregistrare dintr-o ta!ela 1heia peate fi formata dintr-un singur atri!ut $cheie simpla% sau din mai multe atri!ute, $cheie compusa% Determinarea cheii, necesita cunoasterea semnificatiilor atri!utelor din ta!ela &a un moment dat intr-o ta!ela pot exista mai multe atri!ute cu proprietatea ca pot identifica o inregistrare, aceste com!inatii se numesc chei candidate Dintre acele chei candidate se alege o com!inatie care se foloseste efectiv (ceasta com!inatie folosita se numeste cheie primara (ceasta cheie primara va identifica in mod unic o inregistrare din ta!ela Daca intr-o ta!ela un atri!ut sau ansam!lu de atri!ute ia valori in acelasi domeniu ca si cheia primara a unei ta!ele, atunci acest ansam!lu de atri!ute se numeste cheie exterma22 'ntr-o !aza de date exista diferite legaturi intre ta!ele Este foarte important de definit restrictiile referitoare la legaturile existente intre ta!ele De exemplu putem avea ta!ela (nga*at si ta!ela 1opii +a!ela anga*at are o legatura de tip unu la multi cu ta!ela copii deoarece un anga*at peate avea mai mulsi copii Este foarte important de definit restrictiile acestor legaturi (ceste restrictii se refera la stergerea datelor, la introducerea datelor sau la modificarea unor date De exemplu nu se peate sterge o inregistrare din ta!ela (nga*at daca aceasta are inregistrari in ta!ela copii, deoarece in acest caz 'n ta!ela copii ar exista inregistrari care nu ar avea corespondent in ta!ela (nga*at

1.2 *ri'ii pasi in lucrul cu $azele de date

1.2.1 Desc)iderea si inc)iderea unei aplicatii de $aze de date ,entru a deschide aplicatia de !aze de date exista mai multe posi!ilitati) Din meniul 3tart - ,rograms - Microsoft (ccess Daca exista o pictograma pe ecran su! care scrie Microso&t !ccess 2

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

se poate porni aplicatia printr-un du!lu clic pe acesta iconita 'n acest moment pe ecranul monitorului apare imaginea specifica acestui program ce contine) o !ara de meniu, o !ara de instrumente, si altele ,entru a 'nchide aplicatia se va alege optiunea E-it din meniul .ile sau se va inchide printr-un clic pe !utonul din dreapta sus a ferestrei (pasati acest !uton pentru a inchide aplicatia 1.2.2 Desc)iderea unei $aze de date e-istente ,entru a deschide o !aza de date existenta se poate alege intre urmatoarele posi!ilitati) (vand aplicatia Microso&t !ccess deschisa se peate alege din meniul .ile optiunea %pen sau se peate apasa pe pictograma existenta in !ara de su! meniul .ile 3e o!serva ca si apasarea tastelor Ctrl/% realizeaza deschiderea unei !aze de date existenta (pare urmatoarea fereastra de dialog, in care precizati locul unde este fisierul ce tre!uie deschis Deschiderea !azei de date se poate realiza) printr-un du!lu clic pe numele !azei de date

printr-un clic efectuat pe !utonul .pen, dupa ce fisierul dorit a fost selectat Daca aveti deschisa fereastra E-plorer0 atunci !aza de date se poate deschide, printr-un du!lu clic pe fisierul dorit

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

Mai aveti doua posi!ilitati de deschidere a documetelor de*a create) ,rin meniul 3tart in documentele recent create De o!icei in partea de *os a meniului File, exista in ordinea folosirii ultimele fisiere accesate $aproximativ 4-5 fisiere% ,rintr-un clic pe el dent se efectueaza deschiderea lui $doar in cazul in care acest fisier nu a fost mutat, sters sau redenumit%

1.2.1 Crearea unei $aze de date noi # !aza de date noua, se poate deschide prin optiunea Ne2 din meniul .ile, sau printr-un clic pe sim!olul din !ara de instrumente D 3e o!serva ca si prin apasarea tastelor Ctrl/N se realizeaza crearea unei !aze de date noua

# alta posi!ilitate de creare a unei noi !aze de date daca aveti fereastra Explorer deschisa, este) clic dreapta in directorul in care vreti sa salvati !aza de date si apoi alegerea optiunii Ne2 Microso&t !ccess !pplication.

(tunci cand ati ales crearea unei !aze de date noi, pe ecran apare fereastra .ile /e5 Data$ase0 in care vi se cere sa precizati locatia noii !aze de date, precum si numele acesteia

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

1alea unde va fi salvata noua !aza de date /umele noii !aze de date ,entru a crea !aza de date apasati !utonul 1reate 1.2.3 Sal#area unei $aze de date ,entru a salva un fisier (ccess, se apeleaza functia Sa#e din meniul .ile0 sau se apasa pictograma existenta in !ara de su! meniul .ile 3e o!serva ca si prin apasarea tastelor Ctrl/S se realizeaza salvarea unui fisier (ccess

1.2.5

tilizarea &unctiei 4elp

Daca ajutorul (Help) nu apare pe ecran el se poate activa prin apasarea !utonului Microso&t !ccess 4elp ,e ecran va aparea un asistent, su! forma unei imagini animate ,rintr-un clic al mouse-ului pe aceasta imagine, ea devine activa si avem acces la campul +6pe 6our 7uestion here, in care formulam intre!area si apoi apasati !utonul 3earch pentru a incepe cautarea 6

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

(sistentul se mai poate activa si prin apasarea tastei F1 ' ,entru a inchide asistentul se va da clic dreapta pe imagine si se va alege optiunea 8ide $(scunde%

1.2.5 Inc)iderea unei $aze de date ,entru a inchide o !aza de date, tara22 a inchide si aplicatia (ccess ce este necesara pentru utilizari ulterioare, se utilizeaza urmatoarea comanda) .ile - Close sau se apasa !utonul existent in coltul din dreapta sus al !azei de date 1lose 9indo5

1.1 Setari
1.1.1 Sc)i'$area 'odului de #izualizare Microsoft (ccess ofera mult mai multe instrumente decat sunt prezente initial (ceste pictograme se pot adauga sau sterge din !ara de instrumente dupa preferintele fiecarui utillizator (daugarea sau stergerea !arelor se o!tine prin deschiderea meniului :ie5 +ool!ars Doar prin simpla apasare a mouseului se pot activa si alte !are de instrumente +oate !arele active la un anumit moment sum marcate $cu o !ifa%, dar pentru a dezactiva una dintre ale este suficient sa apasati o singura data pe numele acesteia /u se recomanda folosirea unui numar prea mare de !are de instrument deoarece micsoreaza spatiul dedicat lucrului cu !aza de date

Inspectoratul Scolar Judetean Constanta

Centrul ECDL Nr. 125

1.3 E-ercitii
-1Deschide;i o aplica;ie de !aze de date folosind meniul Start 1rea;i o !az< de date nou< =i salva;i-o >n directorul access Deschideti !aza de date d$1.'d$ din directorul access prin 2 metode 0tiliza;i func;ia 8elp pentru a c<uta informa;ii despre ta!ele 'nchideti aplicatia de !aze de date -2Deschide;i o aplica;ie de !aze de date utilizand pictograma de pe des?top 'n cazul in care nu exista pictograma creati una $fisierul executa!il se gaseste utilizand calea) c)@,rogram Files@Microsoft .ffice 1rea;i o !az< de date nou< >n directorul M6 Docu'ents Deschideti !aza de date d$2 din directorul access prin 2 metode 1reati o !aza de date noua in directorul M6 Docu'ents. 3alvati-o cu numele dumneavoastra 0tiliza;i func;ia 8elp pentru a c<uta informa;ii despre campuri $field% 3alvati toate !azele de date create 'nchideti aplicatia de !aze de date -3Deschideti aplicatia de !aze de date 1reati o !aza de date noua cu numele baza de date pe 1)@ 0tiliza;i func;ia 8elp pentru a c<uta informa;ii despre inregistrari $record% (fisati mai multe !are cu unelte de lucru 3alvati toate !azele de date create 'nchideti aplicatia de !aze de date